Warsztat moderowany. Cel narzędzia Diagnoza stanu organizacji w zakresie zarządzania

Transkrypt

1 Nazwa narzędzia Warsztat moderowany Cel narzędzia Diagnoza stanu organizacji w zakresie zarządzania Sytuacje, w których zaleca się stosować narzędzie Kto może skorzystać z narzędzia Czas potrzebny na przygotowanie się Czas potrzebny na przeprowadzenie Czas potrzebny na podsumowanie (analizę, wnioski i sporządzenie raportu) zdrowiem pracowników Opracowanie propozycji zmian dostosowanych do potrzeb organizacji Gdy organizacja chce opracować i wdrożyć strategię zarządzania zdrowiem w swojej organizacji Gdy w organizacji notuje się zmiany wartości wskaźników przyjętych do obserwacji np. wzrost absencji chorobowej, liczby wypadków w pracy, pogorszenia atmosfery w pracy, spadek motywacji pracowników Kadra zarządzająca Pracownicy działu personalnego Przygotowanie listy uczestników, przygotowanie zaproszenia i wysłanie go 30 minut Przygotowanie wydruków i kart w kolorze żółtym, czerwonym i zielonym 30 minut Przygotowanie pomieszczenia na warsztat 30 minut Zapoznanie się z instrukcją przeprowadzenia warsztatu oraz rozdziałami Strategii Zarządzania Zdrowiem w przedsiębiorstwach mśp na temat analizy 90 minut 240 minut (4 h) 60 minut Zalecane ponowne użycie TAK/ NIE ile razy, jak często? w jakich sytuacjach? Materiał pomocniczy, z jakiego zaleca się skorzystać Kośmicka M., Strategia zarządzania zdrowiem w przedsiębiorstwach mśp, Analizy HR, Poznań, 2016 Nowak A., Katalog Dobrych Praktyk w zarządzaniu zdrowiem pracowników, Analizy HR, Poznań, 2016 Strona 1

2 Instrukcja przeprowadzenia warsztatu Strona 2 1. Zastanów się, kto powinien uczestniczyć w warsztacie. Powinny to być kluczowe osoby w Twojej organizacji. W zależności od wielkości Twojej organizacji i stanowisk, jakie w niej są, mogą to być lekarz zakładowy (firma duża, średnia), właściciel, szef, kierownik biura, specjalista ds. BHP, przedstawiciel rady pracowników (firma duża), inni kluczowi pracownicy. Optymalna liczebność wynosi od 4 do 8 osób. Maksymalnie 12 osób. Lista uczestników: Lp. Imię i nazwisko Stanowisko

3 2. Następnie zaplanuj dzień i godzinę spotkania, przewidywany czas trwania, sformułuj cel spotkania. Zadbaj o frekwencję, upewnij się, że termin nie koliduje z ważnymi zadaniami w Twojej organizacji i nieobecnością kluczowych pracowników. Przemyśl też, jaki moment będzie odpowiedni. Jeśli w Twojej organizacji była fala zwolnień, zaczekaj. Jeśli jest wysoki sezon w Twojej branży i macie nawał pracy, przesuń spotkanie na późniejszy termin. Pamiętaj też, że ludzie najczęściej inaczej odpowiadają wiosną niż jesienią. Najlepszy termin to: (dd mm rrrr, godzina) Strona 3 3. Przygotuj treść maila z zaproszeniem i wyślij je do uczestników z prośbą o potwierdzenie obecności. Pamiętaj o podaniu szczegółów, czasu od do, celu spotkania, znaczenia dla Twojej organizacji, zachęceniu do zaangażowania się. 4. Przeczytaj obszary do dyskusji moderowanej, zastanów się czy są dostosowane do Twojej organizacji, jeśli jest taka potrzeba zmodyfikuj listę, wydrukuj ją.

4 5. Przygotuj dla każdego uczestnika 3 karty w kolorze żółtym, zielonym i czerwonym. 6. Przygotuj pomieszczenie, sprawdź ustawienie krzeseł i stołów, tak aby była dobra widoczność prowadzącego i flipcharta, zadbaj o napoje, przewietrz. 7. Przygotuj flipchart i pisaki. Przepisz na flipchart tabelę. 8. Przywitaj uczestników, przedstaw im cel spotkania, powiedz, jaki temat jest dla Ciebie ważny, zachęć do zaangażowania, powiedz jakie będą dalsze kroki po spotkaniu. 9. W czasie całego spotkania pamiętaj o angażowaniu uczestników, wciąganiu w dyskusję i ustalenia. 10. Rozdaj kolorowe karty. Każda osoba otrzymuje trzy karty w kolorze zielonym, żółtym i czerwonym. 11. Przedstaw zasady dokonywania oceny wybranych obszarów za pomocą dostarczanych różnokolorowych kart. Zasady oceny: Po przeczytaniu ocenianego obszaru, uczestnicy jednocześnie podnoszą kartę w wybranym przez siebie kolorze. Kolor zielony oznacza, że nie są potrzebne żadne działania, gdyż proces przebiega sprawnie. Kolor żółty sugeruje, że wiele aspektów powinno ulec poprawie, zaś wybór koloru czerwonego oznacza, że sytuacja jest bardzo poważna i należy działać zdecydowanie i szybko w celu poprawy konkretnych warunków. Po przeanalizowaniu w taki sposób zadanych obszarów, wybiera się ten, który uzyskał najwięcej czerwonych głosów i poszukuje sposobów na jego usprawnienie. 12. Przejdź po kolei listę. Po każdym punkcie poproś uczestników o jednoczesne podniesienie karty w wybranym przez siebie kolorze. Policz liczbę kart w każdym kolorze. Zanotuj liczby na flipcharcie. 13. Dokonaj oceny, który z obszarów ma najwięcej zebranych czerwonych kart. Wybierz 2 do 3 obszarów, które wymagają podjęcia działań. Strona 4

5 14. Poproś uczestników, aby opisali problemy, które występują w każdym z wybranych obszarów. Notuj hasła. Zbierz jak najwięcej faktów na temat występujących problemów w danym obszarze. Jeden flipchart na 1 problem. 15. Przeprowadź sesję kreatywną mającą na celu poszukiwanie pomysłów na działania w wybranych obszarach. Poproś uczestników o podawanie pomysłów. 16. Zapisuj je na flipcharcie. 17. Pilnuj przestrzegania zasad: a. Niepoddawania pomysłów krytyce na etapie zbierania rozwiązań, b. Podawania jak największej liczby pomysłów, c. Nieskrępowanej kreatywności, otwartości na nowatorskie, niestereotypowe rozwiązania. 18. Po fazie generowania pomysłów wybierzcie kryteria do oceny pomysłów np. użyteczność, oryginalność, skuteczność, koszty, innowacyjność (w zależności od potrzeb). 19. Narysuj na flipcharcie macierz i dokonaj kategoryzacji pomysłów: Strona 5 Poniżej przykład matryc sesji kreatywnej: Kosztowne UŻYTECZNE NIEUŻYTECZNE Mało kosztowne 20. Do realizacji przyjmuje się te pomysły, które zdaniem grupy oceniającej spełniają wybrane kryteria. 21. Sporządźcie listę planowanych działań.

6 22. Możesz się dodatkowo zainspirować przykładami działań opisanymi w Strategii zarządzania zdrowiem w przedsiębiorstwach mśp (M. Kośmicka) lub w Katalogu dobrych praktyk w zarządzaniu zdrowiem pracowników (A. Nowak) 23. Zachęć uczestników do działań poprawiających sytuację w Waszej organizacji. Ustalcie efekty jakie chcecie osiągnąć, zadania, terminy realizacji, osoby odpowiedzialne za realizację, terminy raportowania efektów, do kogo należy raportować. 24. Opracuj notatkę z warsztatu i prześlij ją uczestnikom. 25. Konsekwentnie przestrzegaj ustaleń. Monitoruj postępy. 26. Doceniaj sukcesy! Strona 6

7 Lp. Lista obszarów do badania Zaznacz krzyżykiem wybrane pole. Opis badanego obszaru Związane z zakresem pracy 1. Obciążenia / środowisko pracy 2. Ilościowe wymagania 3. Potencjalne ryzyka / odpowiedzialność 4. Urozmaicanie / możliwości rozwoju 5. Postępowanie z klientami Związane z organizacją pracy 6. Przerwy w pracy 7. Jasne cele w pracy 8. Swoboda w zakresie działania 9. Informacje / zalecenia dotyczące pracy 10. Wymagania i kwalifikacje 11. Uczestniczenie w procesach w pracy Związane z Kierownictwem i otoczeniem społecznym 12. Kierownictwo 13. Komunikacja i kooperacja 14. Współpraca i konflikty między pracownikami 15. Zapewnienie miejsca pracy Strona 7 Źródło: Opracowanie Małgorzata Kośmicka na podstawie materiałów firmy B.A.D. Gesundheitsvorsorge und Sicherheitstechnik GmbH