Nr postępowania: Z1/4303. Zapytanie ofertowe - Opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 Nr postępowania: Z1/4303 Zapytanie ofertowe - Opis przedmiotu zamówienia Zamówienie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986). Wartość zamówienia netto poniżej ,00 Euro. I. Nazwa i adres Zamawiającego: Miasto Opole Rynek-Ratusz Opole II. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest: organizacja konferencji z usługą cateringową i restauracyjną. Planowany termin realizacji usługi: dnia 6 czerwca 2019 r. Planowana liczba uczestników: 140 osób. Ostateczna liczba uczestników zostanie przekazana Wykonawcy najpóźniej na 10 dni roboczych przed terminem konferencji. Liczba ta zostanie wzięta pod uwagę przy rozliczeniu końcowym. Miejsce realizacji konferencji: Lokal znajdujący się na terenie Opola. Planowany czas trwania konferencji: od godz do godz KOD CPV Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków III. Obowiązki Wykonawcy: a) Sala konferencyjna, szatnia i rejestracja uczestników: 1) Zapewnienie przestronnej sali konferencyjnej na min. 140 osób przy układzie bankietowym stołów z zachowaniem odpowiednich odstępów, pozwalających swobodnie przechodzić od każdego stolika na scenę. Sala musi oferować dobra widoczność sceny uczestnikom konferencji z każdego miejsca. Wystrój sali musi być elegancki (bez motywów wystroju weselnego/komunijnego/dyskotekowego). 2) Zapewnienie odpowiedniego wyposażenia sali konferencyjnej m.in. w: ekran projekcyjny; projektor - wysokiej jakości, z którego obraz (np. prezentacja/film) będzie wyświetlany na ekranie. Projektor lub ekran musi zapewniać porównywalny stopień widoczności wszystkim uczestnikom konferencji, ewentualne zaciemnienie przestrzeni dla poprawy widoczności tego, co będzie na nim wyświetlane; scenę/podest (miejsce do występów); na scenie miejsce dla prelegenta tj. osobny stolik/ławka oraz miejsce siedzące; sprawną klimatyzację; dostęp do Internetu; pełne nagłośnienie dostosowane do powierzchni sali (głośniki i min. 2 mikrofony bezprzewodowe). Wykonawca zapewni obsługę techniczną sali w celu regulacji nagłośnienia; inne, niezbędne wyposażenie do poprawnego funkcjonowania sprzętu technicznego. Wykonawca wykorzysta technologię, która nie powoduje przepięć/zakłóceń. Strona 1 z 5

2 3) Zapewnienie z jednakowych (z jednego kompletu): okrągłych stołów wraz z białymi obrusami z materiału (obrusy na stoły okrągłe). Przy 1 jednym stole okrągłym bankietowym zasiadać będzie od 10 do 12 osób. Liczba osób przy stole zależeć będzie od wielkości posiadanych stołów i zostanie ustalona bezpośrednio z Wykonawcą; czystych i niezniszczonych krzeseł dla ok. 140 osób. Ponadto, Wykonawca będzie dysponował 10 krzesłami dodatkowymi, w przypadku gdy będzie konieczność zwiększenia ich liczby. 4) Zapewnienie na sali konferencyjnej dodatkowych 2-3 stołów (prostokątne/kwadratowe) nakrytych obrusami (w tym może być 1 stolik koktajlowy) przeznaczonych na sprawy organizacyjne Zamawiającego. Stoły ustawione blisko sceny. 5) Zapewnienie na stołach bankietowych, przy których zasiadają uczestnicy konferencji: akcentu florystycznego (1 wazon z kwiatem/małym bukietem na każdym stole w kolorach pastelowych); 140 serwetek flizelinowych (papierowych) w kolorze pastelowym (kolor ustali Zamawiający) o wymiarach min. 40 x 40 cm ułożone dekoracyjnie na stołach; serwetników z białymi serwetkami papierowymi/koktajlowymi (w serwetniku min. 20 serwetek). 6) Zapewnienie na sali konferencyjnej ok. 6 jednakowych dużych wazonów/estetycznych pojemników na kwiaty. 7) Udostępnienie szatni na odzież uczestników konferencji. 8) Zapewnienie miejsca do rejestracji uczestników konferencji - przygotowanie przed salą konferencyjną 2 stołów/ławek nakrytych obrusem do rejestracji przed rozpoczęciem konferencji (miejsce dla ok. 2-3 osób) oraz sztalugi/stojak na program konferencji. 9) Czytelne oznaczenie nawigacyjne poprzez wykorzystanie potykaczy/innego nośnika informacji do oznaczenia dla uczestników wejścia na sale konferencyjną. b) Usługa cateringowa: 1) Zorganizowanie cateringu konferencyjnego zgodnie z ustalonym menu tj. starter, deser/ciasto, obiadokolacja, serwis kawowy. 2) Zapewnienie zastawy stołowej oraz niezbędnego wyposażenia do obsługi usługi cateringowej tj. serwetki, naczynia (porcelanowe lub ceramiczne m.in. talerze, serwis do kawy i herbaty, talerzyki deserowe), szklanki, sztućce niezbędne do podania ustalonego niżej menu (niedopuszczalne są naczynia jednorazowe). Zamawiający zastrzega, że zastawa stołowa i wszystkie niezbędne podane naczynia, szklanki oraz sztućce muszą być z jednego kompletu (jednakowe), niezniszczone (estetycznie wyglądające). 3) Zapewnienie obsługi kelnerskiej (personel niezbędny do obsługi konferencji: serwowania posiłków i uzupełniania serwisu kawowego min. 1 kelner na 12 osób) oraz usługi sprzątania stołów po każdym zakończonym posiłku. Obsługa kelnerska musi być ubrana w schludny i czysty strój w jednakowym odcieniu. 4) Wszystkie posiłki i produkty zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże, potrawy przyrządzone w dniu świadczenia usługi: muszą charakteryzować się wysoką jakością w odniesieniu do użytych składników, estetyki podania i serwowane we właściwej temperaturze. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, woda i inne) będą posiadały odpowiednią datę przydatności do spożycia. Oferowane produkty, muszą spełniać wymogi SANEPIDU i obowiązujące normy jakości żywieniowej. Potrawy muszą być wykonane z najwyższej jakości produktów naturalnych (nieprzetworzonych), świeżych (niemrożonych) oraz składników sezonowych. 5) Posiłki muszą być przygotowywane w miejscu ich podawania Zamawiający nie dopuszcza dowozu gotowych dań na miejsce serwowania posiłku. Restauracja musi posiadać Strona 2 z 5

3 odpowiednie zaplecze (kuchnię), umożliwiające realizację przedmiotu zamówienia w zakresie wyżywienia jednocześnie dla 140 osób (nie jest możliwa realizacja wyżywienia w systemie na tury/zmiany ). 6) Wykonawca przedstawia Zamawiającemu po trzy propozycje menu dla każdego z posiłków (starter, deser/ciasto, obiadokolacja) do ostatecznego wyboru przez Zamawiającego. Menu konferencyjne: 1) Przerwa kawowa bez ograniczeń dla max. 140 osób z ciągłą dostępnością podczas spotkania z uzupełnianiem brakujących składników w razie konieczności podczas spotkania: Kawa serwowana przed rozpoczęciem konferencji bezpośrednio przez kelnerów dla każdego uczestnika: Gorąca kawa czarna parzona 100 % arabica dobrej jakości, serwowana przez kelnerów z dzbanka/termosu bezpośrednio dla każdego uczestnika. Dzbanki/karafki z wodą mineralną niegazowaną z cytrusami i miętą podane na stołach bankietowych. Termosy z gorącą wodą na herbatę i 3 rodzaje herbaty pakowanej pojedynczo (ok. 12 sztuk na stole: 4 szt. czarnej, 4 szt. zielonej, 4 szt. owocowej). Dodatki podane na stole bankietowym: świeża cytryna w plasterkach, cukier biały i trzcinowy w saszetkach (2 sztuki na os. x 5g, przy czym 1 szt. cukier biały i 1 szt. cukier trzcinowy), mleko do kawy w dzbanuszkach. Stół kawowy na końcu sali konferencyjnej z 2 ekspresami ciśnieniowymi do serowania kawy czarnej ziarnistej 100 % arabica. Każdy ekspres kawowy obsługiwany będzie tylko przez kelnera, który parzy kawę dla uczestnika. Dodatkowe wyposażenie przy stole kawowym: filiżanki do kawy, mleko do kawy w dzbanuszkach, cukier biały i trzcinowy w saszetkach (100 szt. x 5g, przy czym 50 szt. cukier biały i 50 szt. cukier trzcinowy). 2) Starter: Serwowany bezpośrednio dla każdego uczestnika konferencji przez obsługę przed rozpoczęciem konferencji. Dokładną godzinę rozpoczęcia konferencji podaje Zamawiający. Kelnerzy zbierają ze stołów naczynia po zjedzeniu starteru: 3 różne propozycje menu podaje Wykonawca w formularzu ofertowym. 3) Obiadokolacja: Serwowana przez obsługę dla każdego uczestnika o wyznaczonej godzinie przez Zamawiającego. Kelnerzy zbierają ze stołów naczynia po zjedzeniu obiadokolacji. 3 różne propozycje menu podaje Wykonawca w formularzu ofertowym (mięso lub ryba 200 g, dodatki skrobiowe 200 g, dodatek/dodatki warzywne 100 g). Strona 3 z 5

4 4) Deser/ciasto: Serwowany bezpośrednio dla każdego uczestnika lub podany do stołów przed rozpoczęciem konferencji sposób i godzina serwowania zostanie ustalona z Wykonawcą po wyborze rodzaju deseru/ciasta. 3 różne propozycje menu podaje Wykonawca w formularzu ofertowym (ciasto/deser min. 100 g na osobę). IV. Dodatkowe informacje: 1) Sala konferencyjna zostanie udostępniona Zamawiającemu przed rozpoczęciem spotkania w celu montażu i demontaż dodatkowego sprzętu lub nagłośnienia na potrzeby organizacji konferencji. Zamawiający w programie konferencji przewiduje wykłady dla uczestników oraz występy muzyczne (specjalistyczny sprzęt i nagłośnienie do występów muzycznych zabezpiecza Zamawiający). 2) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu wizualizację/plan ułożenia sali konferencyjnej przy układzie bankietowym zgodnie z opisem zamówienia. Poszczególne elementy będą mogły być uszczegółowione na etapie realizacji Zamówienia. 3) Zamawiający zastrzega, że może zmniejszyć liczbę uczestników (planowaną os.) o maksymalnie 10%. Stosowna informacja zostanie przekazana Wykonawcy najpóźniej na 10 dni roboczych przed terminem konferencji. W przypadku skorzystania z możliwości zmniejszenia uczestników, kwota zamówienia zostanie pomniejszona o wynagrodzenie przewidziane za tę część zamówienia (catering). 4) Ramowy program konferencji będzie obejmował: prezentacje, wystąpienia, występy muzyczne zespołu muzycznego. Zamawiający zapewnia sprzęt muzyczny i obsługę techniczną związany z przygotowaniem i nadzorowaniem zaplanowanych występów muzycznych. V. Warunki udziału w postępowaniu: 1) Wykonawca składając ofertę oświadcza, że: a) posiada uprawienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, b) posiada doświadczenie w realizacji co najmniej 5 podobnych konferencji, c) posiada możliwości techniczne i organizacyjne do wykonania zamówienia, d) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonanie zamówienia, e) nie jest powiązany osobowo i/lub kapitałowo z Zamawiającym. VI. Przygotowanie oferty: 1) Ofertę należy złożyć poprzez Platformę Zakupową LOGINTRADE wykazując cenę jednostkową brutto za 1 uczestnika wraz z dodatkowymi załącznikami: propozycje menu zgodnie z opisem zamówienia, wizualizację/plan ułożenia sali konferencyjnej przy układzie bankietowym zgodnie z opisem zamówienia, pełnomocnictwo (oryginał lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem), jeśli oferta została podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy. Strona 4 z 5

5 2) Oferowana cena jednostkowa musi uwzględniać wymagania wskazane w zapytaniu ofertowym oraz obejmować wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami, realizacji przedmiotu zamówienia. 3) Cenę jednostkową za 1 uczestnika podać w PLN brutto i wyliczyć na podstawie indywidualnej kalkulacji Wykonawcy, uwzględniając doświadczenie i wiedzę zawodową Wykonawcy, jak i wszelkie koszty niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, podatki oraz rabaty, upusty itp., których Wykonawca zamierza udzielić. 4) Cena oferty winna być podana do dwóch miejsc po przecinku. 5) Cena oferty powinna być ceną brutto zawierająca podatek VAT. 6) Cena brutto jednostkowa za 1 uczestnika podana w ofercie powinna być ceną kompletną, jednoznaczną i ostateczną. 7) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 8) Termin związania Wykonawcy złożoną ofertą wynosi 30 dni. 9) Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: cena 100%. 10) W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 11) Termin składania ofert: do godz. 8:00 w dniu 8 kwietnia 2019 r. VII. Pozostałe informacje: 1) Zamówienie nastąpi w drodze zawarcia umowy. 2) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 3) Osobą do kontaktu jest Pani Angelika Morytko-Włodarczyk, nr tel , angelika.wlodarczyk@um.opole.pl 4) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków zapytania ofertowego w trakcie jego ogłoszenia. 5) Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny na każdym jego etapie. Strona 5 z 5