ZAPYTANIE O OFERTĘ. Zamawiający

Transkrypt

1 ZAPYTANIE O OFERTĘ dotycząca zamówienia, którego udzielenie wyłączone jest z obowiązku stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Usługa wynajmu sali konferencyjnej wraz z cateringiem w mieście Szczecin w ramach czterech spotkań z potencjalnymi partnerami na potrzeby Projektu Zachodniopomorskie Gwarancje dla Młodzieży Zamawiający 1. Województwo Zachodniopomorskie Wojewódzki Urząd Pracy, Szczecin, ul. A. Mickiewicza 41, tel.: 91/ , fax.: 91/ Znak postępowania: WUP.IX.B/333/52/MW/14 UWAGA: w korespondencji kierowanej do Zamawiającego należy posługiwać się tym znakiem. Przedmiot zamówienia Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest usługa wynajmu sali konferencyjnej wraz z cateringiem w mieście Szczecin w ramach czterech spotkań z potencjalnymi partnerami na potrzeby Projektu Zachodniopomorskie Gwarancje dla Młodzieży. Miejsce i terminy spotkań to: Szczecin 3 spotkania w przedziale czasowym pomiędzy października 2014 roku (z wyłączeniem soboty i niedzieli, do ustalenia z Zamawiającym po zawarciu umowy), 1 spotkanie w dniu 16 grudnia 2014 roku. W ramach zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do: 1. Zapewnienia miejsca spotkań- sali/sal, w których odbędą się cztery spotkania. Obiekt hotelarski/ konferencyjny, w którym będzie znajdowała się sala, musi być zlokalizowany w obrębie Szczecina (wyklucza się dzielnicę Prawobrzeże), ze względu na łatwą dostępność komunikacyjną dla uczestników. Na każde spotkanie Wykonawca może zaproponować 1 obiekt z salą lub cztery obiekty, z salami. Obiekt bez barier architektonicznych. 1

2 Wymagania Zamawiającego: 1.Wykonawca zabezpiecza obsługę techniczną sali i sprzętu oraz zobowiązany jest do interwencji w ciągu maksymalnie 10 minut od momentu zgłoszenia problemu. 2.Wynajem sali obejmuje sprzęt konferencyjny nagłośnienie z możliwością korzystania z mikrofonu- 2 szt., notebook, projektor multimedialny wraz z tablicą. 3.Czas wynajęcia Sali Ilość osób uczestniczących w każdym spotkaniu min.50 max.55 osób, 5.Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić: miejsca siedzące w odpowiedniej ilości do liczby uczestników spotkania ustawienie miejsc teatralne, stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla 4 osób prowadzących spotkanie (prowadzący widoczni dla każdego uczestnika spotkania z każdego miejsca sali). 6.Nagłośnienie: 2 mikrofony bezprzewodowe dla osób prowadzących szkolenie oraz nagłośnienie zapewniające dobrą słyszalność w każdym punkcie sali. 7.Wykonawca zapewni notebooka z odpowiednim oprogramowaniem, umożliwiającym odczyt plików w formacie docx, pdf. 8.Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić projektor multimedialny kompatybilny z notebookiem oraz ekranem (obraz na ekranie widoczny przez każdego z uczestników spotkania). 9.Wykonawca zapewni miejsce i 2 stoliki przed salą konferencyjną, na których przeprowadzana będzie rejestracja uczestników. 10.Wykonawca zapewni bezpłatną szatnię z obsługą dla uczestników szkolenia. 11.Wykonawca zapewni zaplecze sanitarne: osobne toalety dla mężczyzn i kobiet oraz dostosowane dla potrzeb osób niepełnosprawnych. 12. Wykonawca zapewni bezpłatne dwa miejsca parkingowe dla prowadzących spotkania. 13.Koszty wynajmu sali wykładowej muszą obejmować wszystkie elementy eksploatacyjne (m.in. energię elektryczną, ogrzewanie, koszty ochrony, sprzątania itd.) 14.Sala musi spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są konferencje/seminaria. Wykonawca, w ramach opłat za wynajem, ma obowiązek utrzymać pomieszczenia w czystości i porządku, bezpłatny dostęp do sanitariatów i szatni. 15.Wykonawca obowiązany będzie do oznaczenia budynku oraz sali konferencyjnej informacjami promocyjnymi, dotyczącymi projektu (informacja o realizowanym spotkaniu, materiały przekazane przez Zamawiającego na 3 dni kalendarzowe przed rozpoczęciem 1 spotkania, inne informacje) w widocznym miejscu. 2. Zapewnienia lunchu oraz poczęstunku, który obejmować będzie: Ciepłe napoje: 2 kawy oraz 2 herbaty wraz z dodatkami. Za dodatki do kawy Zamawiający rozumie: mleko do kawy, cukier w saszetkach (po 2 szt. na osobę). Za dodatki do herbaty Zamawiający rozumie: cukier, cytrynę. 2

3 Wytyczne do podania herbaty i kawy: Wykonawca zapewni wrzątek do zaparzania herbaty bez limitu, umieszczony w termosach gastronomicznych z kranikiem/pompką do nalewania. Herbata musi być wyłożona w saszetkach, z przeznaczeniem do samodzielnego zaparzania przez gości. Kawa gorąca, gotowa do spożycia, podana w dystrybutorach gastronomicznych z kranikiem/pompką, bez ograniczeń ilościowych. Zimne napoje: 0,5 litra wody mineralnej gazowanej, 0,5 litra wody niegazowanej oraz 0,2 litra soku/osobę; Ciasto: po 2 kawałki/osobę (2 rodzaje ciasta do wyboru, waga 1 kawałka nie mniejsza niż 100g Ciastka i wafelki - 10 dkg/osobę; Lunch (dania ciepłe): zupa-krem (dowolna), porcje mięsa: drobiowe i wieprzowe 2 szt. na osobę (1 szt. porcji drobiowej i 1 szt. wieprzowej), warzywa gotowane, sosy, ziemniaki, ryż. Dania ciepłe, podane w pojemnikach, z możliwością stałego podgrzewania i podtrzymania temperatury. W ramach zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do: Przygotowania i/lub dowozu i podawania posiłków w dni wskazane przez Zamawiającego do sal, w których będą odbywały się spotkania; przygotowania stołów, świadczenia usług cateringowych na zastawie szklanej, ceramicznej lub porcelanowej z użyciem sztućców nie jednorazowych, serwetek papierowych i czystych obrusów materiałowych; W przypadku filiżanek do serwowania kawy/herbaty konieczne jest zapewnienie naczyń w ilość 2 szt. dla każdego uczestnika. zapewnienia obsługi kelnerskiej w trakcie spotkania - liczba personelu obsługowego może być ustalona samodzielnie przez Wykonawcę, z zastrzeżeniem, iż musi być ona adekwatna do ilości uczestników spotkania, zapewniając przy tym płynną, sprawną realizację przedmiotu zamówienia, dostarczania posiłków na miejsce najpóźniej 60 minut przed rozpoczęciem spotkania; zebrania naczyń oraz resztek pokonsumpcyjnych najpóźniej 60 minut po zakończeniu spotkania, po otrzymaniu stosownej informacji od Zamawiającego. Godziny wydania posiłków: do ustalenia z Zamawiającym po podpisaniu umowy, jednakże przewiduje się, iż ciasto, ciastka, napoje zimne i ciepłe będą do dyspozycji uczestników podczas całego spotkania. Serwis kawowy i przerwa obiadowa zapewnione będą w tym samym budynku i mogą być w tym samym pomieszczeniu, w którym odbywa się spotkanie. 3

4 Potwierdzeniem prawidłowego wykonania usługi przez Wykonawcę, będzie pisemne potwierdzenie wykonanych usług, sporządzone przez wyznaczonego przedstawiciela Zamawiającego. Zakładana liczba osób na każde ze spotkań min. 50 max. 55 osób (Łącznie na 4 spotkaniach, min. 200 a max 220 osób). W przypadku mniejszej liczby uczestników niż 55 osób, całkowita wartość usługi będzie pomniejszona stosownie do liczby uczestników imprezy. Zamawiający do 3 kalendarzowych dni przed planowanymi spotkaniami określi dokładną liczbę osób uczestniczących. Wartość jaką Zamawiający może przeznaczyć to ,00 zł brutto (słownie: szesnaście tysięcy złotych 00/100 brutto). Termin wykonania przedmiotu zamówienia. Szczecin 3 spotkania w przedziale czasowym pomiędzy października 2014 roku (z wyłączeniem soboty i niedzieli, do ustalenia z Zamawiającym po zawarciu umowy), oraz 1 spotkanie w dniu 16 grudnia 2014 roku. Forma oferty. 1. Na ofertę składają się: a) Formularz nr 1 - Oferta cenowa. b) Formularz nr 2 - Wykaz usług. 2. O udzielenie zamówienia publicznego ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki, dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, Zamawiający żąda następujących dokumentów: Oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, zgodnie z wzorem oświadczenia stanowiącym Formularz nr 1 do zapytania ofertowego. 2) posiadania wiedzy i doświadczenia: W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunku posiadania wiedzy i doświadczenia, Zamawiający żąda następujących dokumentów: wykazu wykonanych usług, zrealizowanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, co najmniej jednej usługi o podobnym charakterze tj. usługi cateringowej wraz z wynajęciem Sali, dla przedsiębiorstw i/lub instytucji, dla minimum 30 4

5 uczestników, o wartości nie mniejszej niż 3 tys. zł brutto każda, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których, usługa została wykonana, oraz załączeniem dowodów, czy została wykonana należycie. W celu potwierdzenia spełniania niniejszego warunku, Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć wykaz usług sporządzony wg propozycji stanowiącej Formularz nr 2 do zapytania ofertowego. 3. Dokumenty tworzące ofertę muszą być podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy. Upoważnienie do ich podpisania musi być dołączone do oferty, o ile nie wynika ono z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę. Pełnomocnictwo składane do oferty winno być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcę. Kopertę należy opisać następująco: Usługa wynajmu sali konferencyjnej wraz z cateringiem w mieście Szczecin w ramach czterech spotkań z potencjalnymi partnerami na potrzeby Projektu Zachodniopomorskie Gwarancje dla Młodzieży Na kopercie, oprócz opisu jw. należy umieścić nazwę i adres Wykonawcy. 4. Pytania należy kierować w godzinach pracy Urzędu od poniedziałku do piątku, w godz.: 7:30 15:30, na adres: Wojewódzki Urząd Pracy w Szczecinie, ul. A. Mickiewicza 41, Szczecin, FAX.: 91/ Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się: za pomocą faksu: 91/ elektronicznie: na adres przetargi@wup.pl, ROZDZIAŁ IX. Sposób kalkulacji ceny oferty 1. Wykonawca obowiązany jest przedłożyć ofertę cenową wypełnioną na Formularzu nr 1 do zapytania ofertowego. 2. W ofercie cenowej Wykonawca wpisuje łączną kwotę umowną brutto która stanowi iloczyn sumy cen brutto za usługę restauracyjną z wynajęciem sali za 1 uczestnika oraz liczby osób uczestniczących w czterech spotkaniach (max. 220 osób). Dodatkowo Wykonawca wskazuje obiekt lub obiekty, w których realizowane będą poszczególne spotkania. 3. Wykonawca zobowiązany będzie do wystawienia faktury za realizację zamówienia, ze stawką podatku VAT obowiązującą na dzień składania faktury. 5

6 4. Podana cena musi uwzględniać wszelkie koszty bezpośrednie, koszty pośrednie, upusty i rabaty, zniżki stosowane przez Wykonawcę oraz zysk. W cenie powinny być uwzględnione wszystkie podatki, ubezpieczenia, opłaty, itp., włącznie z podatkiem od towarów i usług VAT. 5. Wszelkie rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą związane z realizacją zamówienia publicznego, którego dotyczy niniejsza SIWZ będą prowadzone w walucie PLN. 6. Ceny określone przez Wykonawcę w ofercie cenowej nie będą zmieniane w toku realizacji zamówienia i nie będą podlegały waloryzacji. Składanie i otwarcie ofert 1. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego: Wojewódzki Urząd Pracy w Szczecinie ul. A. Mickiewicza 41, Szczecin, w Kancelarii pok Ofertom będą nadawane numery wg kolejności wpływu. 3. Oferty należy składać do dnia 6 października 2014 r., do godz Za termin złożenia oferty uważa się termin jej dotarcia do Zamawiającego. Wybór oferty najkorzystniejszej 1. Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosować będzie kryterium: - Cena - 100%, Oferta z najniższą zaoferowaną ceną brutto otrzyma 100 pkt Pozostałe oferty otrzymają punkty zgodnie z wyliczeniem wg wzoru: najniższa cena oferowana brutto C = x 100 pkt cena oferty badanej brutto Ocena w zakresie tego kryterium zostanie dokonana na podstawie wypełnionego formularza oferty cenowej i złożonej w nim deklaracji Wykonawcy. Maksymalna liczba punktów, która może zostać przyznana Wykonawcy w ocenie ww. kryterium wynosi 100 pkt. Zawarcie umowy 1. Z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, Zamawiający podpisze umowę w formie pisemnej pod rygorem nieważności, zgodnie z projektem umowy, stanowiącym Formularz nr Zawarta umowa będzie jawna i będzie podlegała udostępnianiu na zasadach określonych w przepisach o dostępie do informacji publicznej (art. 139 ust. 3 ustawy). 3. Zamawiający przewiduje możliwość zmian istotnych postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia, co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia: I. Zmiana będąca następstwem okoliczności leżących po stronie Zamawiającego: I.1. Zmiana terminu realizacji przedmiotu umowy spowodowana: 6

7 a) przedłużającymi się czynnościami prowadzącymi do wyboru najkorzystniejszej oferty w przedmiotowym postępowaniu. b) niewystarczającą liczbę uczestników poszczególnych spotkań. c) spowodowana czynnikami niezależnymi od Zamawiającego. 4. W przypadku wystąpienia okoliczności wymienionej w pkt 3 ppkt I.1., termin wykonania umowy może ulec odpowiedniemu przedłużeniu, o czas niezbędny do zakończenia wykonywania jej przedmiotu w sposób należyty, nie dłużej jednak niż o okres trwania tych okoliczności, lub nastąpi zmiana któregokolwiek terminu w porozumieniu z Wykonawcą. 5. Wszystkie powyższe postanowienia, o których mowa w pkt 3, stanowią katalog zmian na które, Zamawiający może wyrazić zgodę. Nie stanowią jednocześnie zobowiązania do wyrażenia takiej zgody. FORMULARZE FORMULARZ NR 1 FORMULARZ NR 2 FORMULARZ NR 3 Oferta cenowa. Wykaz usług. Projekt umowy. Przygotował: Marcin Białowąs Zapytanie ma charakter informacyjny i nie jest stanowi zobowiązania w myśl Kodeksu cywilnego. 7