Załącznik nr 2 do ogłoszenia o zamówieniu

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do ogłoszenia o zamówieniu Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Dialog Edukacyjny Kraje Europy Środkowo-Wschodniej Chiny; posiedzenie Konsorcjum Uczelni Kraje EŚW Chiny; Polsko - Chińskie Forum Rektorów; Konferencja poświęcona tematyce Horyzontu 2020 i Otwartej Nauki. Spotkania mają odbywać się w jednym kompleksie budynków na terenie Warszawy, w odległości 3 km od Dworca Centralnego, mierzonej po drogach publicznych utwardzonych przejezdnych dla autokarów. I. Rezerwacja oraz zakup miejsc noclegowych w hotelu 1. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia: a) 70 pokoi w dniach września 2015 r. (w tym 50 pokoi w klasie standard i 20 pokoi o podwyższonym standardzie ) - łącznie 2 noclegi; b) 40 pokoi w tym samym obiekcie hotelowym (klasa standard) w dniach września 2015 r. (w tym 35 pokoi w klasie standard oraz 5 pokoi o podwyższonym standardzie) - 1 nocleg. 2. Hotel - pięciogwiazdkowy w Warszawie w odległości 3 km od Dworca Centralnego, mierzonej po drogach publicznych utwardzonych przejezdnych dla autokarów. 3. Zakwaterowanie - nocleg w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do jednoosobowego wykorzystania. 4. Zamówienie obejmuje obsługę rezerwacji noclegów i ich potwierdzeń na podstawie listy gości dostarczonej przez zamawiającego. 5. Wymagania i warunki konieczne: a) cena pokoju musi obejmować śniadanie; b) pokoje dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych; c) Internet w cenie pokoju; d) pokoje dla osób palących i niepalących; e) przechowalnia bagażu w cenie pokoju. 6. Wymagania dodatkowe - wykonawca zapewni taką samą cenę za nocleg w przypadku przedłużenia pobytu przez uczestnika spotkania o maksymalnie 2 noclegi. Wykonawca zapewnia taką samą cenę za nocleg w przypadku przyjazdu uczestnika spotkania o 2 dni wcześniej. 7. Obiekt hotelowy musi spełniać wymagania Sanepidu oraz wymogi w zakresie bezpieczeństwa i higieny żywności, przepisów przeciwpożarowych, prawa budowlanego i innych przepisów wymaganych przez przepisy prawa. 8. Obiekt hotelowy nie może być w trakcie prac remontowo - budowlanych przez cały okres trwania spotkania. 9. Wykonawca zapewni możliwość podjazdu pod hotel autokaru. 10. Wykonawca zapewni bezpłatne udostępnienie 5 miejsc parkingowych przy hotelu. 11. Uczestnicy spotkania będą sami pokrywają inne odpłatne usługi świadczone w hotelu na rzecz gości (m.in. koszty rozmów telefonicznych, mini bar etc.). 1

2 II. Sale konferencyjne Wszystkie sale konferencyjne muszą znajdować się w obiekcie hotelowym w którym zakwaterowani będą goście zgodnie ze specyfikacją wyszczególnioną w p. I 1. W dniu 21 września 2015 r. wykonawca zapewni: jedną salę na 250 osób na posiedzenie plenarne, jedną salę na 120 osób na posiedzenie plenarne, dwie sale na 30 osób, dwie sale na 10 osób oraz jedną salę na konferencję prasową. 1) Najem sali na 250 osób, wyposażonej: A. w podstawowe umeblowanie: a) mównicę; b) 6 eleganckich, nowoczesnych foteli (do akceptacji MNiSW); c) 3 niskie, nowoczesne stoliki (do akceptacji MNiSW) a) krzesła; B. sprzęt techniczny: a) nagłośnienie, w tym 8 mikrofonów bezprzewodowych; b) laptop podłączony do projektora multimedialnego wraz z czterema ekranami projekcyjnymi (zapewniającymi widoczność każdemu z uczestników konferencji) wraz z pilotem do zmiany slajdów i wskaźnikiem laserowym oraz podłączeniem do Internetu; c) możliwość podłączenia dodatkowego laptopa do projektora multimedialnego; d) możliwość podłączenia do gniazda zasilającego urządzeń multimedialnych dla uczestników; e) dostęp do bezpłatnego Internetu bezprzewodowego wi-fi w sali konferencyjnej; f) odpowiednie oświetlenie z możliwością zmiany natężenia; g) równomierne nagłośnienie w całej sali; h) sprawna klimatyzacja i systemy wentylacyjne; 2) Najem sali na 120 osób, wyposażonej: A. w podstawowe umeblowanie: a) stół prezydialny dla 10 osób; b) 12 dwuosobowe stoły ustawione w tzw. prostokąt połączony ze stołem prezydialnym; c) krzesła; Przewidywane ustawienie: przy stołach 34 osoby, pozostali uczestnicy na krzesłach w wokół stołów (za plecami osób siedzących przy stołach). B. sprzęt techniczny: a) nagłośnienie: w tym 10 mikrofonów pulpitowych na stole prezydialnym i 12 mikrofonów pulpitowych na pozostałych stołach zapewniające możliwość prowadzenia dyskusji; dodatkowo 5 mikrofonów bezprzewodowych; b) laptop podłączony do projektora multimedialnego wraz z czterema ekranami projekcyjnymi (zapewniającymi widoczność każdemu 2

3 z uczestników konferencji) wraz z pilotem do zmiany slajdów i wskaźnikiem laserowym oraz podłączeniem do Internetu; c) możliwość podłączenia dodatkowego laptopa do projektora multimedialnego; d) możliwość podłączenia do gniazda zasilającego urządzeń multimedialnych dla uczestników; e) dostęp do bezpłatnego Internetu bezprzewodowego wi-fi w sali konferencyjnej; f) odpowiednie oświetlenie z możliwością zmiany natężenia; g) równomierne nagłośnienie w całej sali; h) sprawna klimatyzacja i systemy wentylacyjne; i) zapewnienie flipchart z kompletem markerów i zapasem papieru lub tablicy sucho ścieralnej z kompletem pisaków; j) 1 dźwiękoszczelna kabina dla tłumaczy z pełnym wyposażaniem; k) 120 odbiorników bezprzewodowych ze słuchawkami (do tłumaczeń). l) 3 duże ekrany multimedialne dotykowe, na których można będzie prezentować stronę internetową go-poland.cn podłączone do Internetu 3. Najem 2 sal na 30 osób, wyposażonych: A. w podstawowe umeblowanie: stoły, krzesła z ustawieniem stołu i krzeseł w tzw. prostokąt; B. sprzęt techniczny w każdej z dwóch sal: a) nagłośnienie, w tym 15 mikrofonów pulpitowych; b) laptop podłączony do projektora multimedialnego wraz z ekranem projekcyjnym (zapewniającym widoczność każdemu z uczestników konferencji) wraz z pilotem do zmiany slajdów i wskaźnikiem laserowym oraz podłączeniem do Internetu; c) możliwość zainstalowania dodatkowych wstawienie ekranów LCD zapewniających uczestnikom odpowiednią widoczność; d) możliwość podłączenia dodatkowego laptopa do projektora multimedialnego; e) możliwość podłączenia do gniazda zasilającego urządzeń multimedialnych dla uczestników; f) zapewnienie bezpłatnego dostępu do Internetu bezprzewodowego wi-fi w sali konferencyjnej; g) odpowiednie oświetlenie z możliwością zmiany natężenia; h) równomierne nagłośnienie w całej sali; i) sprawna klimatyzacja i systemy wentylacyjne; j) zapewnienie flipchart z kompletem markerów i zapasem papieru lub tablicy sucho ścieralnej z kompletem pisaków; k) 1 dźwiękoszczelna kabina dla tłumaczy z pełnym wyposażaniem; l) 30 odbiorników bezprzewodowych ze słuchawkami (do tłumaczeń). 3

4 4. Najem dwóch sal na 10 osób oraz sali na konferencję prasową, wyposażonych; A. w podstawowe umeblowanie: stół, mównicę, krzesła oraz dodatkowo stół i krzesła w pobliżu wejścia do sali; B. sprzęt techniczny - sala na konferencję prasową powinna być wyposażona w odpowiedni sprzęt niezbędny do przeprowadzenia konferencji prasowej, w tym m.in.: a) nagłośnienie, mikrofony, kostkę dziennikarską; b) zapewnienie dodatkowo w miejscu/pomieszczeniu dla organizatorów w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej min. jednego stanowiska komputerowego z dostępem do Internetu, drukarkę/kserokopiarkę (możliwość bezpłatnego kopiowania dokumentów - maksymalnie do 200 stron podczas spotkania). C. sprzęt techniczny dwie sale na 10 osób powinny być wyposażone w laptop podłączony do projektora multimedialnego wraz z ekranem projekcyjnym (zapewniającym widoczność każdemu z uczestników konferencji) wraz z pilotem do zmiany slajdów i wskaźnikiem laserowym oraz podłączeniem do Internetu; 5. Wykonawca zapewni dodatkowo: 1) miejsce/pomieszczenie dla organizatorów w bezpośrednim sąsiedztwie sal konferencyjnych, mieszczące minimum 5 osób, wyposażone w szafę zamykaną na klucz, lustro; 2) szatnię oraz toalety w bezpośrednim sąsiedztwie sal konferencyjnych dla wszystkich uczestników spotkania; 3) dwie recepcje spotkania (stoły, krzesła w dogodnie usytuowanym miejscu przy wejściu na salę); 4) oznakowanie wejść do obiektu i korytarzy, umożliwiające sprawne dotarcie do sal; 5) widoczne oznakowanie strefy dla osób palących. Wykonawca zapewni sprzątanie sal przed i po imprezie. 2) W dniu 22 września 2015 r. wykonawca zapewni: jedną salę dla 250 osób na posiedzenie plenarne oraz cztery sale na 70 osób. 1. Najem sali na 250 osób, wyposażonej: A. w podstawowe umeblowanie: a) 3 kwadratowe, niskie, nowoczesne stoliki (do akceptacji MNiSW); b) 6 eleganckich, nowoczesnych foteli (do akceptacji MNiSW); c) krzesła; B. sprzęt techniczny: 4

5 a) nagłośnienie w tym: 8 mikrofonów bezprzewodowych; b) laptop podłączony do projektora multimedialnego wraz z czterema ekranami projekcyjnym (zapewniającymi widoczność każdemu z uczestników konferencji) wraz z pilotem do zmiany slajdów i wskaźnikiem laserowym oraz podłączeniem do Internetu; c) możliwość podłączenia dodatkowego laptopa do projektora multimedialnego; d) możliwość podłączenia do gniazda zasilającego urządzeń multimedialnych dla uczestników; e) dostęp do bezpłatnego Internetu bezprzewodowego wifi w sali konferencyjnej; f) odpowiednie oświetlenie z możliwością zmiany natężenia; g) równomierne nagłośnienie w całej sali; h) sprawna klimatyzacja i systemy wentylacyjne; i) zapewnienie flipchart z kompletem markerów i zapasem papieru lub tablicy sucho ścieralnej z kompletem pisaków; j) 1 dźwiękoszczelna kabina dla tłumaczy z pełnym wyposażaniem; k) 250 odbiorników bezprzewodowych ze słuchawkami (do tłumaczeń) l) 3 duże ekrany multimedialne - dotykowe na których można będzie prezentować stronę internetową gopoland.cn podłączone do Internetu 2. Cztery sale na 70 osób, wyposażone: A. w podstawowe umeblowanie: a) stół prezydialny dla 5 osób, b) mównicę, c) krzesła; B. sprzęt techniczny: a) nagłośnienie: 5 mikrofonów bezprzewodowych; b) laptop podłączony do projektora multimedialnego wraz z czterema ekranami projekcyjnym (zapewniającymi widoczność każdemu z uczestników konferencji) wraz z pilotem do zmiany slajdów i wskaźnikiem laserowym oraz podłączeniem do Internetu; c) możliwość podłączenia dodatkowego laptop do projektora multimedialnego; d) możliwość podłączenia do gniazda zasilającego urządzeń multimedialnych dla uczestników; 5

6 e) dostęp do bezpłatnego Internetu bezprzewodowego wifi w sali konferencyjnej; f) odpowiednie oświetlenie z możliwością zmiany natężenia; g) równomierne nagłośnienie w całej sali; h) sprawna klimatyzacja i systemy wentylacyjne; i) zapewnienie flipchart z kompletem markerów i zapasem papieru lub tablicy sucho ścieralnej z kompletem pisaków; j) 1 dźwiękoszczelna kabina dla tłumaczy z pełnym wyposażaniem; k) 70 odbiorników bezprzewodowych ze słuchawkami (do tłumaczeń) dla każdej z sal Wykonawca zapewni dodatkowo: 1) 10 miejsc parkingowych w obiekcie hotelowym dla uczestników spotkania; 2) miejsce/pomieszczenie dla organizatorów w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej, mieszczące minimum 5 osób, szafę zamykaną na klucz, lustro; 3) szatnię oraz toalety w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej dla wszystkich uczestników spotkania; 4) recepcję spotkania (stoły, krzesła w dogodnie usytuowanym miejscu przy wejściu na salę); 5) oznakowanie wejść do obiektu i korytarzy, umożliwiające sprawne dotarcie do sal; 6) widoczne oznakowanie strefy dla osób palących. Wykonawca zapewni sprzątanie sal przed i po imprezie. III. Obsługa techniczna a) W dniu 21 września 2015 r. wykonawca zapewni personel techniczny (6 osób), który posiada wiedzę i umiejętności niezbędne do obsługi sprzętu i będzie odpowiadał m.in. za prawidłowy przebieg całego spotkania. Personel techniczny będzie obecny co najmniej 60 minut przed spotkaniem i w trakcie spotkania. b) W dniu 22 września 2015 r. wykonawca zapewni personel techniczny (4 osób), który posiada wiedzę i umiejętności niezbędne do obsługi sprzętu i będzie odpowiadał m.in. za prawidłowy przebieg całego spotkania. Personel techniczny będzie obecny co najmniej 60 minut przed spotkaniem i w trakcie spotkania 6

7 IV. Kolacja a) Kolacja w dniu 20 września Wykonawca zapewni kolację w formie zasiadanej w miejscu zakwaterowania gości w dniu 20 września dla 100 osób; Kolacja będzie obejmować: 1) przystawki (min. 2 rodzaje); 2) zupę (min. 2 rodzaje); 3) pieczywo; 4) danie mięsne (1 rodzaj); 5) danie wegetariańskie (1 rodzaj); 6) sałatki (min. 2 rodzaje); 7) deser (min. 2 rodzaje); 8) wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, podawaną w szklanych butelkach lub serwowaną w dzbankach (tylko niegazowana), minimum 0,5 l/osobę; 9) 100% soki owocowe (min. 2 smaki do wyboru), podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach, minimum 0,3 l/osobę; 10) kawę czarną bez ograniczeń z ekspresu wysokociśnieniowego; 11) herbatę w saszetkach bez ograniczeń (min. 3 rodzaje, w tym czarna) parzoną wrzątkiem; 12) cukier biały i brązowy, słodzik, śmietanka lub mleko do kawy w dzbanuszkach, cytryna w plasterkach. Posiłki powinny być wykonane z naturalnych produktów, metodami tradycyjnymi, bez użycia produktów typu instant lub gotowych mrożonych, ogólnodostępnych półproduktów. Wykonawca przedstawi do wyboru 3 przykładowe zestawy dla kolacji wraz z wyceną. Menu zostanie zatwierdzone przez Zamawiającego w późniejszym terminie. Wykonawca zapewni menu w języku angielskim dla każdego uczestnika kolacji. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską znającą podstawy języka angielskiego oraz ubraną w jednakową odzież kelnerską. Wykonawca zapewni zastawę (np. szklaną, porcelitową, porcelanową lub inną) wielokrotnego użytku (filiżanki, talerzyki), szklanki, widelczyki, łyżeczki, sztućce metalowe, papierowe serwetki oraz dekorację stołów. b) Uroczysta kolacja W dniu 21 września 2015 r. wykonawca zapewni uroczystą kolację dla 350 osób w formie bufetu stojącego w miejscu zakwaterowania gości. Kolacja będzie obejmować: 1) przystawki (min. 2 rodzaje); 2) zupę (min. 2 rodzaje); 3) pieczywo; 4) danie mięsne (1 rodzaj); 7

8 5) danie wegetariańskie (1 rodzaj); 6) sałatki (min. 2 rodzaje); 7) deser (min. 2 rodzaje); 8) wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, podawaną w szklanych butelkach lub serwowaną w dzbankach (tylko niegazowana), minimum 0,5 l/osobę; 9) 100% soki owocowe (min. 2 smaki do wyboru), podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach, minimum 0,3 l/osobę; 10) kawę czarną bez ograniczeń z ekspresu wysokociśnieniowego; 11) herbatę w saszetkach bez ograniczeń (min. 3 rodzaje, w tym czarna) parzoną wrzątkiem; 12) cukier biały i brązowy, słodzik, śmietanka lub mleko do kawy w dzbanuszkach, cytryna w plasterkach. Posiłki powinny być wykonane z naturalnych produktów, metodami tradycyjnymi, bez użycia produktów typu instant lub gotowych mrożonych, ogólnodostępnych półproduktów. Wykonawca przedstawi do wyboru 3 przykładowe zestawy dla uroczystej kolacji wraz z wyceną. Menu zostanie zatwierdzone przez Zamawiającego w późniejszym terminie. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską znającą podstawy języka angielskiego oraz ubraną w jednakową odzież kelnerską. Przy potrawach powinny zostać umieszczone napisy z nazwą potrawy w języku angielskim. Wykonawca zapewni zastawę (np. szklaną, porcelitową, porcelanową lub inną) wielokrotnego użytku (filiżanki, talerzyki), szklanki, widelczyki, łyżeczki, sztućce metalowe, papierowe serwetki oraz dekorację stołów c) kolacja networkingowa W dniu 22 września 2015 r. wykonawca zapewni kolację w godzinach w formie bufetu stojącego dla 250 uczestników w miejscu odbywania się wydarzenia. Wykonawca zapewni 4 większe stoliki bufetowe - tematyczne mieszczące ok 25 osób, przy których posiłek będą mogli spożywać przedstawiciele uczelni wg. tematycznego podziału. Dodatkowo kilkanaście mniejszych stolików bufetowych. Menu kolacji networkingowej będzie obejmować: 1) przystawki (min. 2 rodzaje); 2) zupę (min. 2 rodzaje); 3) pieczywo; 4) danie mięsne (1 rodzaj); 5) danie wegetariańskie (1 rodzaj); 6) sałatki (min. 2 rodzaje); 7) deser (min. 2 rodzaje); 8

9 8) wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, podawaną w szklanych butelkach lub serwowaną w dzbankach (tylko niegazowana), minimum 0,5l/osobę; 9) 100% soki owocowe (min. 2 smaki do wyboru), podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach, minimum 0,3l/osobę; 10) kawę czarną bez ograniczeń z ekspresu wysokociśnieniowego; 11) herbatę w saszetkach bez ograniczeń (min. 3 rodzaje, w tym czarna) parzoną wrzątkiem; 12) cukier biały i brązowy, słodzik, śmietanka lub mleko do kawy w dzbanuszkach, cytryna w plasterkach. Wykonawca przedstawi do wyboru 3 przykładowe zestawy dla kolacji networkingowej wraz z wyceną. Menu zostanie zatwierdzone przez Zamawiającego w późniejszym terminie. Posiłki powinny być wykonane z naturalnych produktów, metodami tradycyjnymi, bez użycia produktów typu instant lub gotowych mrożonych, ogólnodostępnych półproduktów. Przy potrawach powinny zostać umieszczone napisy z nazwą potrawy w języku angielskim. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską znającą podstawy języka angielskiego oraz ubraną w jednakową odzież kelnerską. Wykonawca zapewni zastawę (np. szklaną, porcelitową, porcelanową lub inną) wielokrotnego użytku (filiżanki, talerzyki), szklanki, widelczyki, łyżeczki, sztućce metalowe, papierowe serwetki, stoły bufetowe oraz dekorację stołów. V. Przerwa kawowa a) Poczęstunek powitany W dniu 21 września 2015 r. wykonawca zapewni poczęstunek w ramach kawy powitalnej dla 250 uczestników w miejscu odbywania się wydarzenia. Kawa powitalna będzie obejmować: kawę czarną bez ograniczeń z ekspresu wysokociśnieniowego; herbatę w saszetkach bez ograniczeń (minimum 3 rodzaje, w tym czarna) parzoną wrzątkiem; cukier biały i brązowy, słodzik, śmietanka lub mleko do kawy w dzbanuszkach, cytryna w plasterkach; 100% soki owocowe (min. 3 smaki do wyboru, w tym pomarańczowy), podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach, minimum 0,3 l/osobę croissanty, kanapki koktajlowe (minimum 3 rodzaje, minimum 2 szt./osobę); wodę mineralna gazowaną i niegazowaną, podawaną w szklanych butelkach lub serwowaną w dzbankach (tylko niegazowana), minimum 0,5 l/osobę. 9

10 b) Przerwa kawowa w dniu 21 września W dniu 21 września 2015 r. wykonawca zapewni jedną przerwę kawową dla 200 uczestników w miejscu odbywania się wydarzenia. Przerwa kawowa będzie obejmować: 1) wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, podawaną w szklanych butelkach lub serwowaną w dzbankach (tylko niegazowana), minimum 0,5 l/osobę; 2) 100% soki owocowe (min. 2 smaki do wyboru), podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach, minimum 0,3 l/osobę; 3) kawę czarną bez ograniczeń z ekspresu wysokociśnieniowego; 4) herbatę w saszetkach bez ograniczeń (min. 3 rodzaje, w tym czarna) parzoną wrzątkiem; 5) świeże ciasta (min. 2 rodzaje, minimum 2 porcje/osobę) lub ciastka świeżo pieczone (minimum 3 szt./ osobę); 6) cukier biały i brązowy, słodzik, śmietanka lub mleko do kawy w dzbanuszkach, cytryna w plasterkach. Posiłki powinny być wykonane z naturalnych produktów, metodami tradycyjnymi, bez użycia produktów typu instant lub gotowych mrożonych, ogólnodostępnych półproduktów. Wykonawca przedstawi do wyboru 3 przykładowe zestawy dla przerwy kawowej wraz z wyceną. Menu zostanie zatwierdzone przez Zamawiającego w późniejszym terminie. Przy potrawach powinny zostać umieszczone napisy z nazwą potrawy w języku angielskim. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską znającą podstawy języka angielskiego oraz ubraną w jednakową odzież kelnerską. Wykonawca zapewni zastawę (np. szklaną, porcelitową, porcelanową lub inną) wielokrotnego użytku (filiżanki, talerzyki), szklanki, widelczyki, łyżeczki, sztućce metalowe, papierowe serwetki, stoły bufetowe i koktajlowe oraz dekorację stołów. c) Poczęstunek powitany W dniu 22 września 2015 r. wykonawca zapewni poczęstunek w ramach kawy powitalnej dla 250 uczestników w miejscu odbywania się wydarzenia. Kawa powitalna będzie obejmować: kawę czarną bez ograniczeń z ekspresu wysokociśnieniowego; herbatę w saszetkach bez ograniczeń (minimum 3 rodzaje, w tym czarna) parzoną wrzątkiem; cukier biały i brązowy, słodzik, śmietanka lub mleko do kawy w dzbanuszkach, cytryna w plasterkach; 100% soki owocowe (min. 3 smaki do wyboru, w tym pomarańczowy), podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach, minimum 0,3 l/osobę croissanty, kanapki koktajlowe (minimum 3 rodzaje, minimum 2 szt./osobę); 10

11 wodę mineralna gazowaną i niegazowaną, podawaną w szklanych butelkach lub serwowaną w dzbankach (tylko niegazowana), minimum 0,5 l/osobę. d) Przerwa kawowa w dniu 22 września W dniu 22 września 2015 r. wykonawca zapewni przerwę kawową dla 250 uczestników w miejscu odbywania się wydarzenia (ok. godz ). Przerwa kawowa będzie obejmować: 1) wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, podawaną w szklanych butelkach lub serwowaną w dzbankach (tylko niegazowana), minimum 0,5l/osobę; 2) 100% soki owocowe (min. 2 smaki do wyboru), podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach, minimum 0,3l/osobę; 3) kawę czarną bez ograniczeń z ekspresu wysokociśnieniowego; 4) herbatę w saszetkach bez ograniczeń (min. 3 rodzaje, w tym czarna) parzoną wrzątkiem; 5) świeże ciasta (min. 2 rodzaje, minimum 2 porcje/1 osobę) lub ciastka świeżo pieczone (minimum 3 szt./1 osobę); 6) cukier biały i brązowy, słodzik, śmietanka lub mleko do kawy w dzbanuszkach, cytryna w plasterkach. Wykonawca przedstawi do wyboru 3 przykładowe zestawy dla przerwy kawowej wraz z wyceną. Menu zostanie zatwierdzone przez Zamawiającego w późniejszym terminie. Posiłki powinny być wykonane z naturalnych produktów, metodami tradycyjnymi, bez użycia produktów typu instant lub gotowych mrożonych, ogólnodostępnych półproduktów. Przy potrawach powinny zostać umieszczone napisy z nazwą potrawy w języku angielskim. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską znającą podstawy języka angielskiego oraz ubraną w jednakową odzież kelnerską. Wykonawca zapewni zastawę (np. szklaną, porcelitową, porcelanową lub inną) wielokrotnego użytku (filiżanki, talerzyki), szklanki, widelczyki, łyżeczki, sztućce metalowe, papierowe serwetki, stoły bufetowe oraz dekorację stołów. VI. Lunch a) Lunch w dniu 21 września W dniu 21 września 2015 r. wykonawca zapewni lunch w formie bufetu stojącego dla 450 uczestników w miejscu odbywania się wydarzenia. Menu lunchu będzie obejmować: 11

12 1) przystawki (min. 2 rodzaje); 2) zupę (min. 2 rodzaje); 3) pieczywo; 4) danie mięsne (1 rodzaj); 5) danie wegetariańskie (1 rodzaj); 6) sałatki (min. 2 rodzaje); 7) deser (min. 2 rodzaje); 8) wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, podawaną w szklanych butelkach lub serwowaną w dzbankach (tylko niegazowana), minimum 0,5 l/osobę; 9) 100% soki owocowe (min. 2 smaki do wyboru), podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach, minimum 0,3 l/osobę; 10) kawę czarną bez ograniczeń z ekspresu wysokociśnieniowego; 11) herbatę w saszetkach bez ograniczeń (min. 3 rodzaje, w tym czarna) parzoną wrzątkiem; 12) cukier biały i brązowy, słodzik, śmietanka lub mleko do kawy w dzbanuszkach, cytryna w plasterkach. Posiłki powinny być wykonane z naturalnych produktów, metodami tradycyjnymi, bez użycia produktów typu instant lub gotowych mrożonych, ogólnodostępnych półproduktów. Wykonawca przedstawi do wyboru 3 przykładowe zestawy dla przerwy lunchowej wraz z wyceną. Menu zostanie zatwierdzone przez Zamawiającego w późniejszym terminie. Przy potrawach powinny zostać umieszczone napisy z nazwą potrawy w języku angielskim. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską znającą podstawy języka angielskiego oraz ubraną w jednakową odzież kelnerską. Wykonawca zapewni zastawę (np. szklaną, porcelitową, porcelanową lub inną) wielokrotnego użytku (filiżanki, talerzyki), szklanki, widelczyki, łyżeczki, sztućce metalowe, papierowe serwetki, stoły bufetowe i koktajlowe oraz dekorację stołów. b) Lunch w dniu 22 września W dniu 22 września 2015 r. wykonawca zapewni lunch w formie bufetu stojącego dla 250 uczestników w miejscu odbywania się wydarzenia. Menu lunchu będzie obejmować: 1) przystawki (min. 2 rodzaje); 2) zupę (min. 2 rodzaje); 3) pieczywo; 4) danie mięsne (1 rodzaj); 5) danie wegetariańskie (1 rodzaj); 6) sałatki (min. 2 rodzaje); 7) deser (min. 2 rodzaje); 12

13 8) wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, podawaną w szklanych butelkach lub serwowaną w dzbankach (tylko niegazowana), minimum 0,5l/osobę; 9) 100% soki owocowe (min. 2 smaki do wyboru), podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach, minimum 0,3l/osobę; 10) kawę czarną bez ograniczeń z ekspresu wysokociśnieniowego; 11) herbatę w saszetkach bez ograniczeń (min. 3 rodzaje, w tym czarna) parzoną wrzątkiem; 12) cukier biały i brązowy, słodzik, śmietanka lub mleko do kawy w dzbanuszkach, cytryna w plasterkach. Wykonawca przedstawi do wyboru 3 przykładowe zestawy dla lunchu wraz z wyceną. Menu zostanie zatwierdzone przez Zamawiającego w późniejszym terminie. Posiłki powinny być wykonane z naturalnych produktów, metodami tradycyjnymi, bez użycia produktów typu instant lub gotowych mrożonych, ogólnodostępnych półproduktów. Przy potrawach powinny zostać umieszczone napisy z nazwą potrawy w języku angielskim. Wykonawca zapewni obsługę kelnerską znającą podstawy języka angielskiego oraz ubraną w jednakową odzież kelnerską. Wykonawca zapewni zastawę (np. szklaną, porcelitową, porcelanową lub inną) wielokrotnego użytku (filiżanki, talerzyki), szklanki, widelczyki, łyżeczki, sztućce metalowe, papierowe serwetki, stoły bufetowe oraz dekorację stołów. VII. Obsługa tłumaczeniowa a) W dniu 21 września 2015 r. wykonawca zapewni obsługę tłumaczeniową wszystkich spotkań (z wyłączeniem sali na 250 osób), w tym dźwiękoszczelne kabiny dla tłumaczy z pełnym wyposażaniem, odbiorniki bezprzewodowe ze słuchawkami w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników oraz 6 tłumaczy symultanicznych (angielski-chiński-angielski). b) Wykonawca zapewni w dniu 22 września 2015 r. obsługę tłumaczeniową wszystkich spotkań, w tym dźwiękoszczelne kabiny dla tłumaczy z pełnym wyposażaniem, odbiorniki bezprzewodowe ze słuchawkami w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników oraz 6 tłumaczy kabinowych (polski-chiński-polski). VIII. Usługa transportowa Wykonawca zapewni: 1. W dniu 20 września 2015 r. transport uczestników z lotniska do hotelu (2 kursy łącznie na ok. 85 osób); 2. W dniu 21 września 2015 r. transport uczestników na terenie miasta stołecznego Warszawy (ok. 85 osób), nieprzerwanie na ok. 4 godziny; 13

14 3. W dniu 23 września 2015 r. transport uczestników z hotelu na lotnisko (2 kursy łącznie na ok. 85 osób). IX. Obsługa organizacyjna i ochrona a) W dniu 21 września 2015 r. wykonawca zapewni: - personel organizacyjny (8 osób) znający język angielski w stopniu komunikatywnym i wyposażony w jednakową odzież służbową, który będzie m.in udzielał informacji dotyczących organizacji spotkania i rozmieszczenia sal; - ochronę spotkania w postaci pracowników ochrony obiektu, w którym odbywać się będą spotkania (3 osoby) znającą język angielski w stopniu komunikatywnym i wyposażoną w jednakową odzież służbową, która będzie odpowiadać m.in. za organizację. b) w dniu 22 września 2015 r. - personel organizacyjny (4 osoby) znający język angielski w stopniu komunikatywnym i wyposażony w jednakową odzież służbową, który będzie m.in udzielał informacji dotyczących organizacji spotkania i rozmieszczenia sal. X. Streaming W dniu 21 września wykonawca zapewni usługę streamingu on-line z posiedzenia plenarnego w sali na 250 osób. W dniu 22 września 2015 r. wykonawca zapewni usługę streamingu on-line z posiedzenia plenarnego oraz 4 sesji panelowych (sesje panelowe będą odbywać się równolegle). Usługa streamingu on-line będzie obejmować: 1) zawieszenie na stronie podanej przez Zamawiającego okienka z transmisją na żywo lub automatyczne dołączenie do transmisji po kliknięciu linku; 2) zapewnienie niezbędnej infrastruktury, sprzętu, oprogramowania, nagłośnienia i obsługi do przeprowadzenia transmisji; 3) nagranie i zapisanie materiału w jakości HD na nośniku i przekazanie Zamawiającemu. XI. Obsługa fotograficzna W dniu 21 i 22 września 2015 r. wykonawca zapewni całodniową obsługę fotograficzną wszystkich spotkań wykona minimum 40 zdjęć w postaci fotoreportażu dokumentującego przebieg całego spotkania, w tym 21 września wykona zdjęcie grupowe. Zdjęcie grupowe z 21 września musi zostać dostarczone wydrukowane w 40 odbitkach wielkości 15x21 cm na papierze z połyskiem do godziny 12:00 w dniu 22 września, do osoby wskazanej przez Zamawiającego. Fotograf musi mieć do dyspozycji laptop z dostępem do internetu, aby na bieżąco przesyłać zdjęcia w formie roboczej na adres wskazany przez zamawiającego. 14