Spis treści. Wykaz skrótów... Wprowadzenie...

Transkrypt

1 Wykaz skrótów... Wprowadzenie... XIII XIX Rozdział I. Obowiązek tworzenia dokumentacji pracowniczej Zakres podmiotowy Pracodawca Osoba reprezentująca pracodawcę w sprawach pracowniczych Pracownik Umowy cywilnoprawne Zakres przedmiotowy Pisma umieszczane w dokumentacji pracowniczej Dokumenty kandydata do pracy Dokumenty z okresu zatrudnienia pracownika Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia Dokumenty związane z ponoszeniem odpowiedzialności przez pracownika Rozdział II. Dokumentacja pracownicza a akta osobowe Rozdział III. Prowadzenie akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy Termin założenia dokumentacji pracowniczej Sposób prowadzenia akt osobowych Wymogi techniczne dla teczki osobowej w formie papierowej Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej Zmiana postaci prowadzonej dokumentacji pracowniczej Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy Rozdział IV. Warunki, miejsce i okres przechowywania dokumentacji Miejsce i warunki przechowywania akt osobowych w formie papierowej Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji elektronicznej V

2 3. Miejsce i warunki przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej Kodeksowe wydłużenie 10-letniego okresu przechowywania Pięćdziesięcioletni okres przechowywania Upadłość lub likwidacja pracodawcy Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji dla pracowników zatrudnionych od r. do r Informacja o możliwości odebrania archiwalnej dokumentacji pracowniczej przez byłego pracownika Odbiór archiwalnej dokumentacji po upływie okresu jej przechowywania Niszczenie nieodebranej dokumentacji po upływie okresu obowiązkowego jej przechowywania Przechowywanie akt osobowych w firmie zewnętrznej (outsourcing) Rozdział V. Ochrona danych osobowych Dane kandydatów i pracowników, które pracodawca może przetwarzać Upoważnienie w zakresie dostępu do danych osobowych Pisemna ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych Opracowanie i wdrożenie dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych oraz środki zapewniające ochronę danych Lista obecności zakres danych Wykorzystanie zdjęcia pracownika do celów służbowych Rozdział VI. Udostępnianie dokumentacji pracowniczej Umożliwienie pracownikom dostępu do ich dokumentów Udostępnianie dokumentacji pracowniczej podmiotom zewnętrznym Udostępnienie akt osobowych innej osobie zatrudnionej u pracodawcy Rozdział VII. Postępowanie z aktami w związku z przejściem pracownika do innego pracodawcy Obowiązek przekazania dokumentacji pracowniczej Ustalenie, czy nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części Poglądy Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości Poglądy wyrażane w orzecznictwie krajowym Ocena konkretnego przypadku Rozdział VIII. Postępowanie z aktami osobowymi w przypadku upadłości lub likwidacji pracodawcy Obowiązek przekazania akt osobowych Likwidacja pracodawcy prywatnego Likwidacja pracodawcy będącego państwową lub samorządową jednostką organizacyjną Likwidacja pracodawcy będącego spółdzielnią VI

3 Rozdział IX. Postępowanie w przypadku zniszczenia lub zaginięcia dokumentacji Uwagi ogólne Odtworzenie dokumentacji pracowniczej Rozdział X. Odpowiedzialność za nieprowadzenie akt lub inne nieprawidłowości w dokumentacji pracowniczej Konsekwencje niewykonania obowiązku prowadzenia akt osobowych Odpowiedzialność cywilna pracodawcy Odpowiedzialność za niezwrócenie oryginałów dokumentów Odpowiedzialność wykroczeniowa Odpowiedzialność pracownika działu kadr Rozdział XI. Najczęściej popełniane błędy w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej Uwagi ogólne Zwłoka w założeniu dokumentacji pracowniczej Zwłoka w dokładaniu dokumentów do teczek Kilka teczek akt osobowych dla jednej osoby Zaniechanie podziału dokumentów na cztery części Brak numeracji dokumentów oraz wykazów dokumentów Umieszczanie dokumentów w niewłaściwych częściach akt Brak dokumentów, które powinny się znajdować w danej części akt Wprowadzanie do akt oryginałów dokumentów Zbyt długie przechowywanie w aktach zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową Kopiowanie dowodu osobistego pracownika do akt Przechowywanie zaświadczenia o niekaralności pracownika bez uzasadnienia Umieszczanie w aktach osobowych pracownika dokumentacji umów cywilnoprawnych Rozdział XII. Język dokumentacji wytwarzanej i składanej do akt Rozdział XIII. Podpis, parafa, faksymile, pieczątka, potwierdzanie za zgodność Pojęcie dokumentu Podpis pod dokumentem Potwierdzanie kopii dokumentów osobowych za zgodność z oryginałem Rozdział XIV. Dokumenty osobowe, w których najczęściej popełniane są błędy Uwagi ogólne Część A akt osobowych Skierowanie na profilaktyczne badanie lekarskie Kwestionariusz osobowy kandydata i pracownika Część B akt osobowych Umowa o pracę VII

4 Rodzaj umowy o pracę Strony umowy Data zawarcia umowy Rodzaj pracy Miejsce wykonywania pracy Wynagrodzenie za pracę Wymiar czasu pracy Klauzula określająca dodatek za przekroczenie wymiaru czasu pracy Termin rozpoczęcia pracy Podpisy stron Potwierdzenie zawarcia umowy w innej formie niż pisemna Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia Uwagi ogólne Zakres informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia Norma czasu pracy Częstotliwość wypłat wynagrodzenia za pracę Wymiar urlopu wypoczynkowego Długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę Objęcie pracownika układem zbiorowym pracy Metody sformułowania informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia u pracodawcy zatrudniającego do 50 osób Informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia u pracodawcy kierującego pracownika do pracy na terytorium państwa spoza UE Informacja o zmianie dodatkowych warunków zatrudnienia pracownika Dokumenty sporządzane przed przystąpieniem pracownika do pracy Część C akt osobowych Uwagi ogólne Porozumienie rozwiązujące umowę o pracę Wypowiedzenie umowy o pracę Ustalenie długości okresu wypowiedzenia Przyjęcie wypowiedzenia przez pracownika Wskazanie przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie Pouczenie o prawie odwołania się do sądu pracy Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika Termin na złożenie oświadczenia pracownikowi Data rozwiązania umowy Forma i treść oświadczenia pracodawcy VIII

5 4.5. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia bez winy pracownika Świadectwo pracy Uwagi ogólne Zbiorcze świadectwo pracy za umowy terminowe Wypełnianie świadectwa pracy Miejscowość i data Dane identyfikacyjne pracodawcy i pracownika Okres zatrudnienia Wymiar czasu pracy Rodzaj wykonywanej pracy Podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy Zastosowanie skróconego okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 361 KP Urlop wypoczynkowy wykorzystany przez pracownika Okres korzystania z urlopu bezpłatnego Okres korzystania z urlopu ojcowskiego Okres korzystania z urlopu rodzicielskiego Okres korzystania z urlopu wychowawczego Okres korzystania z ochrony stosunku pracy na podstawie art pkt 2 KP Wykorzystanie zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 KP Liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie gwarancyjne Liczba dni, za które pracownik nie otrzymał wynagrodzenia gwarancyjnego w 2003 r Okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych Okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze Wykorzystanie dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia przewidzianego przepisami prawa pracy Okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty Wzmianka o zajęciu wynagrodzenia za pracę Informacje uzupełniające Podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej Pouczenie o przysługujących uprawnieniach Informacje, których nie wpisuje się do świadectwa pracy Opinia o pracowniku (referencje) Obiegówka na zakończenie zatrudnienia IX

6 Rozdział XV. Przechowywanie w aktach osobowych dokumentów niewymienionych w DokPracR Przechowywanie w aktach osobowych notatek służbowych Miejsce przechowywania nietypowych dokumentów Zaświadczenie lekarskie o potrzebie stosowania okularów korygujących wzrok Zaświadczenie lekarskie o przeprowadzeniu konsultacji psychologicznej Zaświadczenie lekarskie przed przystąpieniem pracownika do egzaminu na kierowcę wózków jezdniowych Wniosek niepełnosprawnego o stosowanie skróconej normy czasu pracy Notatki dotyczące badania stanu trzeźwości Dokumentacja zajęć komorniczych Dokumenty związane z naliczaniem wynagrodzenia Dokumentacja czasu pracy Dokumentacja korzystania z urlopów wypoczynkowych i zwolnień okolicznościowych Kwestionariusze ocen okresowych Dokumenty zgłoszeniowe do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Korespondencja z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, dokumenty zasiłkowe Dokumenty związane z ubieganiem się o pomoc socjalną Odpis aktu zawarcia związku małżeńskiego Oświadczenie lustracyjne Rozdział XVI. Postępowanie z fałszywym dokumentem złożonym przez pracownika Rozdział XVII. Prowadzenie akt osobowych w pytaniach i odpowiedziach Udokumentowanie okresu zaliczanego do stażu pracy a wymiar urlopu wypoczynkowego Podstawa zaliczenia danego okresu pracy do stażu pracy Świadectwo pracy w języku obcym Aktualny adres na wypowiedzeniu Dokument potwierdzający zmianę danych osobowych pracownika Dokumentacja urlopu macierzyńskiego i wypłaty zasiłku Nazwisko panieńskie na dyplomie składanym do akt Dokumenty procesowe odwołania od kary porządkowej Informacja o zaprzestaniu korzystania z przerw na karmienie dziecka Karta kontrolna wykorzystania urlopu wypoczynkowego Łączony kwestionariusz osobowy Brak w aktach osobowych świadectwa pracy a możliwość wydania zaświadczenia o zatrudnieniu Podwójne prowadzenie akt osobowych w oddziale i w centrali X

7 14. Ponowne zatrudnienie pracownika z wykorzystaniem starej teczki osobowej Zmiana daty urodzenia przez pracownika Obowiązek przechowywania w aktach oświadczenia o wypowiedzeniu po zmianie trybu rozwiązania umowy na porozumienie stron Zakres danych w archiwalnych aktach osobowych Dokumenty konkursowe w aktach osobowych Kserokopie świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy w aktach osobowych Część czwarta akt osobowych (D) w teczkach pracowniczych założonych przed r Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej po kolejnych umowach na czas określony zawartych przed i po r Rozdział XVIII. Akty prawne Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L 2016 Nr 119, str. 1) Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369) Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1289) XI