ZAPYTANIE OFERTOWE. I. Zamawiający: Przedmiot zamówienia: Lublin, dnia r.

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE Lublin, dnia r. Dotyczy projektu Budujemy drogi specjalistyczne szkolenia dla branży budowlanej współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki, Działanie 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie, Poddziałanie Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw realizowanego w województwie lubelskim na podstawie umowy podpisanej z Województwem Lubelskim Zarządem Województwa Lubelskiego nr 786/POKL /13-00, pełniącym rolę Instytucji Pośredniczącej II stopnia. Postępowanie prowadzone jest w formie zapytania ofertowego z zachowaniem zasady konkurencyjności zapisanej w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia r. Informujemy, iż niniejsze zapytanie ofertowe stanowi część z zapytań ogłaszanych przez Zamawiającego w ramach projektu. I. Zamawiający: Tomasz Sobkowicz ICN Centrum Kompetencji, ul. Związkowa 4, Lublin, tel./fax: (81) /(81) , biuro@masybitumiczne.icn.pl; II. Przedmiot zamówienia: Rodzaj zamówienia: Usługi Określenie przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług cateringowych dla 73 uczestników projektu Budujemy drogi specjalistyczne szkolenia dla branży budowlanej Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Usługi przygotowywania posiłków Usługi podawania posiłków Usługi dostarczania posiłków Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych. Zamawiający nie będzie zawierał umowy ramowej. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert równoważnych. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Zamawiający nie przewiduje się udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia. 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług cateringowych polegających na przygotowaniu, dostarczeniu we wskazane przez Zamawiającego miejsce na terenie miasta Lublin oraz podanie ciepłych posiłków dla 73 uczestników projektu Budujemy drogi specjalistyczne szkolenia dla branży budowlanej 2. Termin wykonania zamówienia: listopad 2014 r. maj 2015 r. Zajęcia będą odbywać się w trybie dziennym, popołudniowym, w dni robocze od poniedziałku do piątku i/lub w weekendy pomiędzy godz

2 Szczegółowy harmonogram dostarczony będzie przez Zamawiającego każdorazowo przed każdym szkoleniem. 3. Miejsce dostarczenia zamówienia: na terenie miasta Lublin Wykonawca będzie zobowiązany dostarczyć zamówienie na adresy wskazane przez Zamawiającego, które będą na terenie miasta Lublin. Z uwagi na fakt, że w ramach projektu są planowane specjalistyczne szkolenia, mogą wystąpić maksymalnie cztery różne lokalizacje. Wykonawca zostanie o nich powiadomiony w formie elektronicznej przez Zamawiającego w terminie późniejszym. Ogólna zaplanowana liczba posiłków/osobodni/ podlegająca zamówieniu 1124 Zaplanowana liczba może ulec zmianie ze względu na zmianę liczby uczestników szkolenia, zmianę liczby dni szkoleniowych, a także miejsca szkolenia. Zmiany mogą również wynikać ze zmiany warunków umowy o dofinansowanie realizacji Projektu. 4. Obowiązki Wykonawcy w ramach zamówienia: a) Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania, dostarczenia we wskazane przez Zamawiającego miejsca na terenie miasta Lublin oraz podania ciepłych posiłków dla 73 uczestników projektu Budujemy drogi specjalistyczne szkolenia dla branży budowlanej. b) Posiłek dla każdego uczestnika powinien być ciepły, wysokiej jakości zarówno co do wartości odżywczej, jak i gramatury wg poniższego: Ciepły posiłek oznacza: I danie - gorąca zupa 300ml/na osobę: zupa gotowana świeża na wkładce mięsnej lub jarska (nie dopuszcza się zup typu instant) II danie obiadowe w formie: a) danie mięsne: ziemniaki lub zamiennie: makaron, ryż, kasza 200 g na osobę, mięso 150 g na osobę, surówka lub warzywa gotowane 150 g na osobę, b) danie bezmięsne: ziemniaki lub zamiennie: makaron, ryż, kasza 200 g na osobę, ryba 150 g na osobę, surówka 150 g na osobę, deser: domowe ciasto pieczone po 2 kawałki dla każdego uczestnika, napój/sok owocowy 0,2 ml na osobę c) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić nieodpłatnie każdorazowo taki sam posiłek dla prowadzącego szkolenie (max liczba osób prowadzących szkolenie wynosi 2). Ogólna liczba osobodni dla prowadzących szkolenie wynosi 322. d) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić nieodpłatnie w ramach usługi bufet kawowy dla każdego uczestnika/uczestniczki projektu oraz dla osób prowadzących szkolenie w każdym dniu odbywania się zajęć zgodnie z otrzymanym od Zamawiającego harmonogramem.

3 Bufet kawowy oznacza: kawa rozpuszczalna typu Jacobs, Tchibo, Nescafe (bądź też równorzędnej kategorii jakościowej) - 10g na osobę dziennie herbata czarna typu Lipton, Tetley (bądź też równorzędnej kategorii jakościowej) - 2 saszetki na osobę cukier w op. 5 g. 4 porcje na osobę dziennie 0,2 l mleka na osobę dziennie woda mineralna gazowana i niegazowana w butelkach 0,5 l na osobę dziennie + kubeczki jednorazowe, min. 2 szt./os. dziennie ciastka suche koktajlowe różnego rodzaju 20 dkg. na osobę dziennie cytryna 2 plasterki/1 os. czajnik elektryczny lub elektryczny podgrzewacz do wody szklanki/termiczne kubki do gorących napojów - min. 2 szt. na osobę dziennie e) Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia cateringu oraz filiżanek, sztućców, tac, serwetek i wszystkich pozostałych elementów wymaganych do prawidłowej realizacji usługi cateringu, estetycznego podania posiłków, ciastek i napojów jak również posprzątania każdorazowo pomieszczenia po zakończeniu szkolenia. f) Zabrania się używania jednorazowych naczyń i sztućców do podawania ciepłego posiłku. g) Wykonawca musi zapewnić różnorodność posiłków przez 3 kolejne dni świadczenia usługi. Zapewnienie różnorodności będzie uznane przez Zamawiającego za spełnione, jeżeli przedstawiona przed szkoleniem propozycja posiłków nie będzie się powtarzać w ciągu 3 dni szkolenia. h) Wykonawca w razie zapotrzebowania zobowiązany będzie do przygotowania posiłku wegetariańskiego, o czym zostanie powiadomiony przez Zamawiającego. i) Dostawa zamówionej usługi odbywać się będzie sukcesywnie, bufet kawowy zapewniony będzie przez cały czas trwania zajęć, dostarczenie posiłku nastąpi do dwóch godzin od złożenia zamówienia drogą telefoniczną, do miejsca wskazanego przez Zamawiającego. j) W ramach zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do: świadczenia usług cateringowych wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. nr 171 poz ze zm.). k) Wykonawca odpowiada za usuwanie i utylizację śmieci w każdym dniu świadczenia usługi. l) W przypadku nagminnie powtarzających się niepochlebnych uwag (3-krotne zgłoszenie przez uczestników projektu), co do jakości świadczonej usługi Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od umowy bez ponoszenia żadnych z tego tytułu kosztów. m) Wykonawca otrzyma wynagrodzenie za faktycznie przygotowane i wydane ciepłe posiłki. n) Warunkiem otrzymania wynagrodzenia przez Wykonawcę jest przedłożona poprawnie wystawiona faktura VAT (dopuszcza się możliwość składania faktur VAT za częściową realizację usługi). III. Warunki udziału w postępowaniu: 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki: posiadają aktualne uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;

4 dysponują odpowiednim potencjałem technicznym, finansowym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; posiadają wdrożony system HACCP; nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym; Opis sposobu dokonywania oceny spełniania ww. warunków: a) W odniesieniu do warunku posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, za spełnienie warunku udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawcę, który wykaże, że posiada aktualny (nie starszy niż 3 m-ce) odpis z ewidencji działalności gospodarczej lub KRS (PKD z grupy 56 Działalność usługowa związana z wyżywieniem) należy dołączyć kopię dokumentu potwierdzoną za zgodność z oryginałem i podpisaną przez osobę upoważnioną, b) W odniesieniu do warunku dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym, finansowym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia za spełnienie warunku udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawcę, który wykaże, że wykonał, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, co najmniej trzy usługi tożsame z przedmiotem zamówienia o wartości nie mniejszej niż 30, 000,00 zł brutto każda z usług, z podaniem ich dat wykonania, odbiorców, ich wartości wraz z referencjami potwierdzającymi, że te usługi zostały wykonane należycie należy dołączyć wykaz usług stanowiący załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego wraz z co najmniej trzema kopiami referencji potwierdzonych za zgodność z oryginałem i podpisanymi przez osobę upoważnioną, c) W odniesieniu do warunku posiadania wdrożonego systemu HACCP za spełnienie warunku udziału w postępowaniu Zamawiający uzna Wykonawcę, który dołączy kopie dokumentu potwierdzającego posiadanie wdrożonego systemu HACCP potwierdzoną za zgodność z oryginałem i podpisaną przez osobę upoważnioną, d) Z zamówienia wykluczone są podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo w rozumieniu Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Rozdział 3 Ogólne zasady kwalifikowania wydatków, Podsekcja 1 Zasada konkurencyjności, pkt 8) obowiązujących od dnia roku. Przez powiązanie kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli; Wykonawca nie może być powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, na potwierdzenie spełnienia tego warunku - należy dołączyć oświadczenie stanowiące załącznik 3 nr do Zapytania Ofertowego. Wzór umowy określony został w załączniku nr 4 do zapytania, której Wykonawca akceptuje treść

5 oświadczeniem zawartym w treści Formularza ofertowego. Przyjęcie przez Wykonawcę postanowień wzoru umowy stanowi jeden z warunków ważności oferty (wzoru umowy nie należy wypełniać ani dołączać do oferty) Zamawiający dokona oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu na podstawie oświadczeń i dokumentów złożonych przez Wykonawcę wraz z ofertą. IV. Informacje o formie sporządzenia oferty, jej trybie składania i otwarcia: 1. Niniejsze zapytanie ofertowe wraz z formularzami jest dostępne na stronie internetowej projektu: i/lub w zakładce Aktualności. 2. Zapytanie wysłano drogą elektroniczną do minimum trzech potencjalnych Wykonawców. 3. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 4. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 5. Ofertę należy sporządzić zgodnie z wymaganiami Zapytania ofertowego oraz dołączyć wszystkie wymagane dokumenty. 6. Termin związania ofertą wynosi 30 dni od upływu terminu składania ofert. 7. Na ofertę składają się następujące dokumenty: Formularz ofertowy załącznik nr 1 Wykaz usług tożsamych do przedmiotu zamówienia załącznik nr 2 Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym załącznik nr 3 Aktualny odpis z właściwego rejestru wystawiony nie wcześniej niż 3 miesięcy przed datą otrzymania zapytania ofertowego załącznik nr 4 Kserokopie dokumentu potwierdzającego posiadanie wdrożonego systemu HACCP załącznik nr 5 8. Oferta musi być czytelna i złożona w języku polskim w formie pisemnej. 9. Oferta musi być spięta w sposób trwały, uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie. 10. Oferta Wykonawcy oraz załączniki muszą być podpisane przez Wykonawcę oraz posiadać datę ich sporządzenia. 11. Wszelkie zmiany w tekście oferty (przekreślenia, poprawki dopiski) powinny być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę, w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane. 12. Przed upływem terminu składania ofert, Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę. Zmiany lub wycofanie powinny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu winno być opakowane tak, jak oferta, a koperta zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazami odpowiednio ZMIANA lub WYCOFANIE. 13. Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert. 14. Oferta powinna zostać złożona w zamkniętej i opisanej kopercie według poniższego wzoru. Koperta powinna zawierać informacje umożliwiające identyfikację Wykonawcy (tj. imię, nazwisko, adres zamieszkania).

6 Tomasz Sobkowicz ICN Centrum Kompetencji, ul. Związkowa 4, Lublin Oferta na świadczenie usług cateringowych dla 73 uczestników projektu Budujemy drogi specjalistyczne szkolenia dla branży budowlanej Nie otwierać przed r. do godz. 10: Termin składania ofert wyznaczono na dzień r. do godz (wiążąca jest data wpływu oferty do biura projektu). 2. Ofertę należy złożyć osobiście lub pocztą w biurze projektu: ul. Związkowa 4, Lublin 3. Otwarcie ofert nastąpi w biurze projektu w dniu r. o godz O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie drogą elektroniczną lub telefonicznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty w ustalonym terminie. 5. Wszelkie pytania związanie z niniejszym zamówieniem należy kierować do biura projektu w formie pisemnej na adres biuro@masybitumiczne.icn.pl lub tel lub fax (w dni robocze w godz ) V. Tryb i zasady wyboru najkorzystniejszej oferty: 1. Oceny ofert będzie dokonywała komisja projektowa. 2. Oferty oceniane będą w dwóch etapach: I etap ocena formalna: badanie i ocena w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu: W I etapie Zamawiający będzie badał czy oceniana oferta spełnia/nie spełnia warunków udziału w postępowaniu. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie przeprowadzona w oparciu o przedłożone przez Wykonawcę dokumenty. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Oferty niekompletne nie będą rozpatrywane w ocenie merytorycznej, a Wykonawcy, którzy nie przedłożą dokumentów potwierdzających spełnienie wymaganych warunków zostaną wykluczeni z postępowania. II etap - ocena merytoryczna według kryteriów określonych poniżej: W II etapie rozpatrywane będą oferty nie podlegające odrzuceniu. W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający przyjął następujące kryteria przypisując im odpowiednio wagi procentowe: Kryterium I cena oferty brutto 70%. Kryterium II doświadczenie Wykonawcy 30% tj. doświadczenie w realizacji tożsamych usług do przedmiotu zamówienia o wartości nie mniejszej niż 30, 000,00 zł brutto każda z usług, z podaniem ich dat wykonania, odbiorców, ich wartości wraz z referencjami potwierdzającymi, że te usługi zostały wykonane należycie.

7 KRYTERIUM I W kryterium I cena oferty brutto ocena ofert zostanie dokonana przy zastosowaniu poniższego wzoru: oferta z najniższą ceną brutto wartość punktowa oferty = x 100 x 70% (kryterium I) cena brutto oferty ocenianej Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 70 pkt. KRYTERIUM II W ramach kryterium II doświadczenie Wykonawcy ocena ofert zostanie dokonana przy zastosowaniu poniższego wzoru: Punkty za to kryterium będą przyznawane na podstawie ilości zrealizowanych usług tożsamych do przedmiotu zamówienia o wartości nie mniejszej niż 30, 000,00 zł brutto każda z usług, z podaniem ich dat wykonania, odbiorców, ich wartości wraz z referencjami potwierdzającymi, że te usługi zostały wykonane należycie Punkty w tym kryterium zostaną przyznane w następujący sposób: - powyżej 15 usług - 30 pkt usług - 20 pkt usług - 10 pkt. - 3 usługi 0 pkt. (warunek udziału w postępowaniu) wartość punktowa oferty = liczba punktów uzyskanych za ocenianą ilość zrealizowanych usług x 100 x 30% (kryterium II) maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać wykonawca za ilość zrealizowanych usług Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 30 pkt. Łączna ilość punktów = ilość punktów zdobytych w kryterium I + ilość punktów zdobytych w kryterium II. Maksymalna ilość punktów do zdobycia 100. Postępowanie wygrywa oferta najkorzystniejsza - ta, która uzyska największą łączną ilość punktów. I. W przypadku gdy wybrana najkorzystniejsza z ofert przewyższy kwotę przeznaczoną w budżecie projektu na realizację usługi, Zamawiający ma możliwość zaproszenia Wykonawcy do negocjacji ceny. II. Tomasz Sobkowicz ICN Centrum Kompetencji zastrzega sobie prawo wyboru kolejnej najlepszej oferty w przypadku rezygnacji z podpisania umowy przez Wykonawcę, który został wybrany. Z chwilą złożenia oferty, Wykonawca zobowiązany jest nie ujawniać publicznie ani osobom trzecim, bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego, faktu złożenia oferty, prowadzenia i zakończenia negocjacji.

8 VI. Unieważnienie postępowania: Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania, w przypadku wystąpienia następujących okoliczności: W postępowaniu nie wpłynęła żadna ważna oferta; W postępowaniu wpłynęły wadliwe oferty i nie można usunąć ich wad; Cena oferty podana przez Wykonawcę przekracza kwotę przeznaczoną na realizację usługi, a w wyniku negocjacji nie zostało osiągnięte zgodne porozumienie; W toku postępowania ujawniono niemożliwą do usunięcia wadę postępowania uniemożliwiającą zawarcie zgodnej z projektem umowy z Wykonawcą; VII. Wykaz załączników: Załącznik nr 1 Formularz ofertowy Załącznik nr 2 Wykaz usług tożsamych do przedmiotu zamówienia Załącznik nr 3 Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym Załącznik nr 4 Wzór umowy z Wykonawcą Anna Jarzębska Koordynator projektu.. Podpis osoby upoważnionej przez Zamawiającego