Znak sprawy: DA.III Zielona Góra, WYJAŚNIENIA TREŚCI SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 URZĄD MARSZAŁKOWSKI WOJEWÓDZTWA LUBUSKIEGO Zielona Góra ul. Podgórna 7 tel , fax Znak sprawy: DA.III Zielona Góra, otrzymują wg rozdzielnika WYJAŚNIENIA TREŚCI SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego pn. : Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych oraz paczek pocztowych i ewentualnych ich zwrotów dla Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego w Zielonej Górze przy ul. Podgórnej 7 oraz Wydziału Zamiejscowego Urzędu z siedzibą w Gorzowie Wlkp. przy ul. Łokietka 22 oraz odbioru i transportu przesyłek z siedziby głównej Zamawiającego do placówki nadawczej Wykonawcy. Działając na podstawie art. 38 ust. 1 pkt 3) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013, poz. 907 z późn. zm.) w związku z wpłynięciem w przedmiotowym postępowaniu pytań od Wykonawcy w odniesieniu do zapisów SIWZ, Zamawiający przytacza treść pytań oraz udziela następujących odpowiedzi: Pytanie 1 Załącznik nr 8 do SIWZ 2 ust. 2 oraz Załącznik nr 1 do SIWZ i umowy ust. 9.,,Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usług doręczania przesyłek do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu w Polsce i za granicami kraju. Czy w ocenie Zamawiającego wystarczającym jest dostarczanie przez Wykonawcę przesyłek nadawanych przez Zamawiającego do każdego miejsca w kraju i zagranicą, objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym? Wystarczającym jest dostarczanie przez Wykonawcę przesyłek nadawanych przez Zamawiającego do każdego miejsca w kraju i zagranicą, objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym. 1

2 Pytanie 2 W załączniku nr 8 do SIWZ - projekt umowy, w 5 ust. 4 Zamawiający wskazuje, że Ceny jednostkowe brutto podane przez Wykonawcę w ofercie pozostaną niezmienne przez cały okres realizacji zamówienia, wskazując jako wyjątki zmianę stawki VAT oraz obniżenie cen w toku realizacji zamówienia. Wykonawca zwraca uwagę, iż jako operator wyznaczony zobowiązany do świadczenia powszechnych usług pocztowych (które objęte są przedmiotem zamówienia) i nie może swobodnie ustalać cen za świadczenie tego typu usług. Art. 57 ustawy Prawo pocztowe wyznacza ścisły reżim ustalania opłat za świadczenie powszechnych usług pocztowych. Zatem w przypadku zmian cen w trakcie wykonywania umowy, zawartej w wyniku rozstrzygnięcia przedmiotowego postępowania, w świetle postanowień zawartych w projekcie umowy, Wykonawca zmuszony będzie do świadczenia powszechnych usług pocztowych z naruszeniem przepisów ustawowych, nie tylko z zakresu Prawa pocztowego, ale także cywilnego, czy antymonopolowego. Taki stan rzeczy byłby niedopuszczalny zarówno ze względu na ustawowe obowiązki ciążące na Wykonawcy jako operatorze wyznaczonym, jak również ze względu na narażenie Wykonawcy na odpowiedzialność odszkodowawczą, której zakres trudno przewidzieć. Czy w związku z faktem, że zgodnie z zapisami ustawy Prawo pocztowe, operator wyznaczony ustala wysokość opłat za świadczone usługi powszechne czyniąc to na podstawie kosztów ich świadczenia oraz w sposób przejrzysty i niedyskryminujący (art. 53 ust. 1 ustawy Prawo pocztowe) możliwe jest wprowadzenie w treści umowy zapisów dopuszczających możliwość zmiany cen jednostkowych świadczenia usług, zatwierdzonych przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, a wprowadzonych na podstawie stosownych aktów wewnętrznych Wykonawcy poprzez uzupełnienie treści wzoru umowy w 5 ust. 4 o zapis następującej treści: 3) w przypadku zmiany cen usług powszechnych wprowadzonych w trybie określonym w ustawie Prawo pocztowe, po ich zatwierdzeniu przez UKE, Zamawiający pozostawia bez zmian zapisy w załączniku nr 8 do SIWZ - projekt umowy, w 5 ust. 4. Pytanie 3 W odniesieniu do projektu umowy - zał. 8 do SIWZ 6 ust. 1 czy Wykonawca może uznać, że wystarczające dla Zamawiającego będzie przekazywanie wykazów zwracanych przesyłek rejestrowanych na bieżąco, tzn. codziennie w dni robocze wraz ze zwracanymi w danym dniu przesyłkami, przy zachowaniu zasady, że dane na fakturze będą zbieżne z przekazanymi wykazami, a do faktury Wykonawca dodatkowo dołączy specyfikację usług? Tak Wykonawca może uznać, że wystarczające dla Zamawiającego będzie przekazywanie wykazów zwracanych przesyłek rejestrowanych na bieżąco, tzn. codziennie w dni robocze wraz ze zwracanymi w danym dniu przesyłkami, przy zachowaniu zasady, że dane na fakturze będą zbieżne z przekazanymi wykazami, a do faktury Wykonawca dodatkowo dołączy specyfikację usług. 2

3 Pytanie 4 Załącznik 8 do SIWZ projekt umowy 6 ust. 2 i ust obecny zapis: "2. Należności wynikające z faktur Zamawiający regulować będzie przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze w terminie 14 dni od daty jej dostarczenia Zamawiającemu. 3. Za dzień dokonania zapłaty przyjmuje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego." Mając na uwadze fakt, że wynagrodzenie Wykonawcy będzie płatne przez Zamawiającego w formie opłaty z dołu i okres kredytowania dla przesyłek nadanych w pierwszym dniu okresu rozliczeniowego będzie wynosił ponad 50 dni, czy Zamawiający zgadza się na zmianę zapisów na: Należności wynikające z faktur Zamawiający regulować będzie przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze w terminie 14 dni od daty jej wystawienia Zamawiającemu. Za dzień dokonania zapłaty przyjmuje się datę uznania rachunku bankowego Wykonawcy." Zamawiający pozostawia bez zmiany Załącznik 8 do SIWZ projekt umowy 6 ust. 2 i ust. 3. Pytanie 5 Zamawiający w zał. 8 do SIWZ w 7 ust. 1 wskazuje na podwyższoną staranność. Wykonawca wskazuje, że realizuje wszystkie swoje zadania z należytą starannością w oparciu o obowiązujące normy, regulaminy oraz przepisy nałożone przez ustawodawcę. Czy w ocenie Zamawiającego zadania realizowane przez Wykonawcę na podstawie obowiązujących aktów prawnych i zapisów SIWZ będą wykonywane z należytą starannością? Tak, w ocenie Zamawiającego zadania realizowane przez Wykonawcę na podstawie obowiązujących aktów prawnych i zapisów SIWZ będą uznane za wykonywane z podwyższoną starannością. Pytanie 6 W projekcie umowy zał. 8 do SIWZ w 7 ust. 6 oraz w zał. nr 1 do SIWZ stanowiącym Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, w ust 30 Zamawiający wskazuje, że termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od otrzymania przez Wykonawcę reklamacji. Wykonawca zwraca się z prośbą o zmianę zapisu na następujący: Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni dla przesyłek krajowych oraz 90 dni dla przesyłek zagranicznych od dnia otrzymania przez Wykonawcę reklamacji. Zamawiający informuje, że zapisy w załączniku nr 8 do SIWZ w 7 ust. 6 oraz w zał. nr 1 do SIWZ stanowiącym Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, w ust 30 pozostawia bez zmian. 3

4 Pytanie 7 W załączniku nr 1 do SIWZ stanowiącym Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, w ust 31 Zamawiający bezwzględnie wymaga realizacji usługi odbioru przesyłek i jednocześnie nie uwzględnia w treści SIWZ okoliczności spowodowanych przyczynami niezawinionymi przez Wykonawcę. Wśród nich można wymienić w szczególności działania siły wyższej oraz innych zakłóceń w pracy Wykonawcy o charakterze stałym, a zatem okoliczności uniemożliwiające wykonanie usługi w całości lub w jakiejkolwiek części (władcze działania organów państwowych, samorządowych oraz organizacji międzynarodowych, zmiana przepisów prawa, działania wojenne i inne operacje wojskowe, rozruchy, niepokoje społeczne, strajki, ograniczenia i zakazy wydane przez właściwe władze, stany nadzwyczajne w tym stan wojenny lub wyjątkowy na całości lub na jakiejkolwiek części terytorium Polski, konflikty zbrojne, ataki terrorystyczne, działalność przestępczą osób trzecich, lokauty, powodzie, pożary, awarie energetyczne oraz działanie innych sił przyrody). Dodatkowo należy wskazać nadzwyczajne okoliczności o charakterze zewnętrznym pozostające poza kontrolą Wykonawcy, których nie można przewidzieć, a które ze względu na wywierane skutki uniemożliwiają bądź znacznie utrudniają wykonanie usługi odbioru przesyłek. Czy Zamawiający uwzględni wyłączenie odpowiedzialności Wykonawcy, w przypadku wystąpienia okoliczności spowodowanych przyczynami niezawinionymi przez Wykonawcę? Jednocześnie czy uwzględniając wewnętrzne regulacje Wykonawcy w zakresie usługi odbioru przesyłek, Zamawiający dopuszcza ograniczenie skutków niewykonania usługi do kary umownej za niezgłoszenie się Wykonawcy po odbiór przesyłek w oznaczonym dniu, w wysokości 200% opłaty za jeden odbiór? Zgodnie z zapisami umowy 9 ust.3 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% od opłaty miesięcznej za usługę odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego za każde jednodniowe opóźnienie w odbiorze przesyłek pocztowych. Pytanie 8 W projekcie umowy - zał. 8 do SIWZ w 2 ust. 16 oraz w zał. nr 1 do SIWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, w ust 16, stanowiącym Zamawiający wskazał, iż wymaga aby Wykonawca dysponował na czas realizacji umowy placówką nadawczą w Gorzowie Wielkopolskim oraz co najmniej jednym punktem odbioru niedoręczonych pod adresem przesyłek (awizowanych) na terenie każdej gminy. Na potwierdzenie powyższego Zamawiający wymaga przed podpisaniem umowy przedstawienie Wykazu posiadanych placówek oraz umowę zawartą z podwykonawcami na dostarczanie przesyłek. Zamawiający nie wskazał jakie warunki powinien spełnić placówka nadawcza niedoręczonych pod adres przesyłek. oraz punkty odbioru Zgodnie z ustawą Prawo pocztowe przez placówkę pocztową należy rozumieć jednostkę organizacyjną operatora pocztowego lub agenta pocztowego, w której można zawrzeć umowę o świadczenie usługi pocztowej lub która doręcza adresatom przesyłki pocztowe lub kwoty pieniężne określone w przekazach pocztowych, albo inne wyodrębnione i oznaczone przez operatora pocztowego miejsce, w którym można zawrzeć umowę o świadczenie usługi pocztowej lub odebrać przesyłkę pocztową lub kwotę pieniężną określoną w przekazie pocztowym. 4

5 W związku z powyższym, zwracamy się z prośbą o wyjaśnienie czy Zamawiający wymaga, aby placówka nadawcza wykonawcy była: (i) oznaczona np. szyldem, logo wykonawcy i (ii) wyodrębniona, tj. np. być odpowiednio oznakowana, fizycznie wyodrębniona (w stosunku do stanowiska służącego do prowadzenia, np. innej działalności gospodarczej), tak aby nie było możliwe prowadzenie na jednym stanowisku działalności pocztowej i innej działalności, co ma służyć zabezpieczeniu tajemnicy korespondencji. Niezależnie od powyższego Wykonawca, zwraca się z pytaniem czy należy uznać, że placówki nadawcze oraz punkt odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek awizowanych powinny spełniać standardy dostępności dla osób niepełnosprawnych, poruszających się za pomocą wózka inwalidzkiego, przewidziane dla placówek pocztowych w prawie powszechnym. Wykonawca prosi również o wyjaśnienie, czy Zamawiający wymaga, aby placówki nadawcze i będące punktami odbioru niedoręczonych przesyłek posiadały adres zgodnie z art. 47a ust. 4 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2010 r. Nr 193, poz. 1287, ze późn. zm.) a w odniesieniu do definicji lokalu i/lub budynku miały zastosowanie przepisy art. 2 ust.2 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2000 r. Nr 80 poz. 903, z późne. zm.) oraz paragraf 3 pkt 14 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (Dz. U. z 2002 r. Nr 75 poz. 690, ze późn. zm.). Zamawiający nie wprowadza zmian w projekcie umowy- zał. 8 do SIWZ w 2 ust. 16 oraz w zał. nr 1 do SIWZ stanowiącym Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, w ust 16. Pytanie 9 Załącznik nr 1 do SIWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia - ust. 4 Zamawiający zwraca się z pytaniem w sprawie terminów doręczania przesyłek listowych priorytetowych i ekonomicznych do każdego miejsca w kraju. Czy zamawiający uzna za wystarczające gdy: Operator zobowiązuje się doręczyć przesyłki listowe przyjęte do przemieszczenia i doręczenia: w dniu następnym jednak nie później niż w 4 dniu po dniu nadania w przypadku przesyłki listowej najszybszej kategorii, w dniu następnym jednak nie później niż w 6 dniu po dniu nadania w przypadku przesyłki nie będącej przesyłką najszybszej kategorii. Załącznik nr 1 do SIWZ Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia - ust. 4 nie określa terminów na dostarczanie przesyłek, lecz wskazuje rodzaje przesyłek pocztowych. Pytanie 10 SIWZ ust XXI pkt. 9 oraz Załącznik nr 2b do SIWZ Formularz cenowy podatek VAT. Wykonawca zauważa, iż Zamawiający w Formularzu cenowym, który jednocześnie po uzupełnieniu przez Wykonawcę ma stanowić integralną część oferty, określił jedynie wymóg podania Ceny jednostkowej brutto (kol. 6) oraz Wartość brutto (kol. 7, jako iloczyn kol. 5 i 6). 5

6 Z uwagi na fakt, iż świadczone przez Wykonawcę usługi objęte są podatkiem VAT, który wyodrębniany jest zgodnie z przepisami podatkowymi na wystawianych przez Wykonawcę fakturach VAT, w celu uniknięcia ewentualnych nieporozumień na etapie fakturowania oraz wzajemnych rozliczeń, Wykonawca wnosi do Zamawiającego o dokonanie modyfikacji Formularza cenowego poprzez dodanie kolumn o nr (odpowiednio 6) Cena jednostkowa netto /zł/ oraz (odpowiednio 7) Podatek VAT /%/. Zamawiający informuje, że zapisy w Załączniku nr 2b do SIWZ Formularz cenowy pozostawia bez zmian. 6