Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska fax:

Transkrypt

1 WARSZAWA ul. BartyckallOA tel ; AT KZ Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska fax: Warszawa, r. Dotyczy: Przetargu nieograniczonego na świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych. Wyjaśnienie treści SIWZ W ww. postępowaniu wpłynęła do Zamawiającego prośba o udzielenie wyjaśnień o następującej treści: 1. Ogłoszony przetarg jest na: świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych natomiast w Formularzu Ofertowym jest również pozycja Odbiór przesyłek od Zamawiającego". Zgodnie z zapisami ustaw Prawo pocztowe - art 2 ust. l pkt, l i 2) usługa pocztowa polega na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek. Nie jest usługą pocztową odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego - odbiór przesyłek jest usługą transportową. Czy Zamawiający dopuszcza zmianę Formularza Ofertowego poprzez wyodrębnienie w formularzu ofertowym pozycji dot. odbioru korespondencji celem ustalenia ceny jednostkowej (opłata miesięczna) za odbiór? wykonawca informuje, że usługa odbioru nie jest uzależniona od ilości przesyłek, ale od częstotliwości i lokalizacji punktów wskazanych do odbioru przesyłek. Ponadto Wykonawca informuje, że opłaty za usługę transportową odbiór są uzależnione od w/w czynników i ustalane są, jako miesięczne abonamenty. Wobec powyższego Wykonawca zwraca się z prośbą o uwzględnienie powyższego w Formularzu Ofertowym. Zamawiający zgadza się na zmianę formularza ofertowego i usuwa pozycję nr 7 odbiór korespondencji", czyli Zamawiający rezygnuje z usługi transportowej. 2. Wykonawca zwraca się z prośbą o doprecyzowanie rodzaju przesyłek wskazanych w pkt 4 Opisu Przedmiotu Zamówienia oraz konsekwentnie w Formularzu Ofertowym i Ogólnych Warunkach Umowy: - przesyłki nierejestrowane (zwykłe) do i powyżej 350g - czy Zamawiający ma na myśli przesyłki ekonomiczne czy priorytetowe? Zamawiający określa powyższe przesyłki jako ekonomiczne. 2a. Przesyłki rejestrowane polecone do i powyżej 350g - czy Zamawiający ma na myśli przesyłki ekonomiczne czy priorytetowe

2 Zamawiający określa powyższe przesyłki jako ekonomiczne. 2b.Przesyłki priorytetowe ekonomiczne, rejestrowane - czy Zamawiający ma na myśli przesyłki ekonomiczne czy priorytetowe? Czy Zamawiający może określić masę tych przesyłek? Zamawiający określa powyższe przesyłki jako ekonomiczne. Przesyłki te mieszczą się w przedziale wagowym do looog. 3. Wykonawca zwraca się z prośbą o doprecyzowanie masy przesyłek określonych, jako powyżej 35Ogram". Zamawiający określa masę przesyłek od 350g do looog. 4. Zamawiający w pkt 5 Opisu Przedmiotu Zamówienia oraz w 3 pkt.l Ogólnych Warunków Umowy wskazuje godziny doręczania przesyłek przychodzących do Zamawiającego. Wykonawca informuje, że zgodnie z zapisami ustawy Prawo Pocztowe art 46 ust.2 pkt 5 zobowiązany jest do doręczania przesyłek co najmniej w każdy dzień roboczy i nie mniej niż 5 dni w tygodniu z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Jednocześnie Wykonawca informuje, że zobowiązanie operatora wyznaczonego do doręczania przesyłek w określonych godzinach w istotny sposób narusza zapisy art. 46 ust 2 pkt. l, który obliguje go do świadczenia usług powszechnych w sposób jednolity w porównywalnych warunkach. Wobec powyższego Wykonawca prosi o modyfikację zapisu w zakresie rezygnacji z określania konkretnych godzin doręczania przesyłek nadchodzących do oddziałów Zamawiającego. Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę pkt 5 Opisu Przedmiotu Zamówienia i 3 pkt.l Ogólnych Warunków Umowy. Zamawiający jako urząd administracji państwowej musi otrzymywać przesyłki pocztowe w godzinach urzędowania umożliwiające terminowe załatwianie spraw - często w tym samym dniu. 5. Zamawiający w pkt, 8 Opisu Przedmioty Zamówienia oraz w 3 pkt4 Ogólnych Warunków Urnowy określa warunki odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego. Wykonawca informuje, że moment odbioru przesyłek nie jest momentem ich nadania. Wobec powyższego potwierdzenie odbioru przesyłek nie jest tożsame z potwierdzeniem ich nadania, a tym samym nie może być kwitowane w dokumentach nadawczych (zestawienie dla przesyłek nierejestrowanych i książka nadawcza dla przesyłek rejestrowanych). Nadanie odbywa się w placówce Wykonawcy w momencie przyjęcia do przemieszczenia i doręczenia potwierdzonych, co do zgodności z wpisami w dokumentach nadawczych przesyłek przekazanych do nadania. Realizacja usługi transportowej, jaką jest odbiór przesyłek z siedziby Zamawiającego potwierdzana jest w momencie odbioru przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy każdorazowo podpisem i datą na formularzu odbioru przesyłek (zgodnie ze wzorem ustalonym z Wykonawcą), Czy Zamawiający wyraża zgodę na modyfikację w powyższym zakresie następująco:

3 Odbiór przesyłek przeznaczonych do wyekspediowania będzie każdorazowo potwierdzany przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy podpisem i datą na zestawieniu przesyłek przekazanych do przewozu, (zgodnie ze wzorem ustalonym z Wykonawcą)". Zamawiający rezygnuje z usługi transportowej. 6. Wykonawca zwraca się z prośbą o możliwość zmiany zapisu pkt. 17 Opisu Przedmiotu Zamówienia na następujący: Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru przesyłki niezwłocznie po doręczeniu przesyłki W przypadku nieobecności adresata, Wykonawcę w tym przedmiocie obowiązują przepisy Ustawa Prawo Pocztowe, Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych, (Dz. U póz. 545), Rozporządzanie Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. Nr 183, póz z późniejszymi zmianami) oraz regulaminy wewnętrzne Wykonawcy" Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę tego punktu. Zamawiający jest urzędem administracji państwowej i przesyłki odbiera (w tym potwierdzenia odbioru) w dniach i godzinach urzędowania. 7. Wykonawca informuje, że nie świadczy usługi dostarczania wykazu zwrotów przesyłek niedostarczonych. Czy Zamawiający dopuszcza zmianę zapisu 3 pkt5 Ogólnych Warunków Umowy na następującą: Wykonawca będzie dostarczał do poszczególnych lokalizacji Zamawiającego, określonych w 3 niniejszej umowy, zwrotne potwierdzenie odbioru przez adresata oraz zwroty przesyłek niedostarczonych. Wykonawca określi dodatkowo powód niepodjęcia przez adresata przesyłki. Zamawiający wyraża zgodę na proponowaną zmianę (zmiana Dotyczy 4 pkt 5, a nie. 3 pkt 5 jak podaje Wykonawca) 8. Wykonawca prosi o modyfikację zapisu 3 pkt.6 Ogólnych Warunków Umowy na następujący: Wykonawca zapewni bezpłatnie Zamawiającemu druki zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłek nakładu Wykonawcy." Jednocześnie Wykonawca informuje, że w przypadku druków zwrotnego potwierdzenia odbioru na zasadach specjalnych (KPA, KPK, Ordynacja podatkowa) obowiązek zapewnienia tych druków spoczywa na Zamawiającym. Z uwagi na fakt, że są to druki własnego nakładu, Wykonawca informuje, że Zamawiający ma obowiązek przedstawienia wzoru takiego druku do akceptacji Wykonawcy. Zamawiający wyraża zgodę na zmianę zapisu 4 pkt 6 Ogólnych warunków umowy (a nie 3 pkt 6 jak podaje Wykonawca). 9. Wykonawca informuje, że faktury za usługi pocztowe wystawiane są za pośrednictwem scentralizowanego systemu księgowego, którego wymogi określają takie kryteria jak termin

4 wystawienia faktury, datę wysłania faktury do klienta, jak również termin płatności będący w ścisłej zależności z terminami sporządzania faktury. Wobec powyższego Wykonawca zwraca się z prośbą o akceptację stosowanych u niego warunków rozliczeń i zmianę zapisu w 5 pkt.4 Ogólnych Warunków Umowy na następujący: Wynagrodzenie płatne będzie na podstawie faktury VAT \v terminie 21 dni od daty wystawienia faktury przez Wykonawcę zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r, Należności wynikające z faktury płatne będą przelewem, na konto wskazane na fakturze z podaniem tytułu wpłaty - FVnr...,.., umowa nr Zamawiający wyraża zgodę na zmianę tego punktu według propozycji Wykonawcy dodając, że wystawiona faktura winna być wysłana Zamawiającemu niezwłocznie (najpóźniej w ciągu 3 dni od daty wystawienia) W 9 pkt.3 Ogólnych Warunków Umowy Zamawiający określa wysokość kar umownych. W odniesieniu do usługi odbioru przesyłek z siedziby, Wykonawca wnosi o modyfikację podstawy naliczenia kary na zgodne z regulaminem usługi obowiązującym u Wykonawcy: W przypadku nie zgłoszenia się po odbiór przesyłek w wyznaczonym dniu Zamawiającemu przysługuje prawo naliczenia kary w wysokości 200% opłaty za jeden odbiór. O wystąpieniu zdarzenia, o którym mowa powyżej Zamawiający poinformuje Wykonawcę w formie pisemnej w terminie 2 dni roboczych licząc od dnia następnego po dniu wystąpienia ". Zamawiający rezygnuje z zapisu 9 pkt 3 Ogólnych warunków umowy. 11. Wykonawca zwraca się z prośbą o rezygnację z zapisu w 9 pkt.4 Ogólnych Warunków Umowy dotyczącego zastępczego wykonania usługi przez innego operatora. Prośba podyktowana jest faktem nałożenia przez Zamawiającego dwukrotnej kary za to samo niewykonanie usługi odbioru; jedno na podstawie 9 pkt.3 oraz kolejne na podstawia 9 pkt.4. Zamawiający rezygnuje z zapisu 9 pkt 4 Ogólnych warunków umowy. 12. Wykonawca zwraca się z prośbą o modyfikację zapisu w 9 pkt.6 Ogólnych Warunków Umowy na następujący: Strony uzgadniają, że po przeprowadzeniu postępowania reklamacyjnego, odszkodowanie będzie wypłacone na wskazany przez Zamawiającego rachunek bankowy". Zamawiający wyraża zgodę na proponowany przez Wykonawcę zapis. 13. Wykonawca zwraca się z prośbą o rezygnację z zapisów w 9 Ogólnych Warunków Umowy dotyczących zabezpieczenia należytego wykonania umowy? Zamawiający rezygnuje z zapisów 10 Ogólnych warunków umowy (a nie 9 jak błędnie podaje Wykonawca) i nie żąda zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

5 14. Wykonawca zwraca się z prośbą o modyfikację zapisów 11 pkt.l Ogólnych Warunków Umowy poprzez dodanie ppkt,,c) Zmiany cenników Wykonawcy zgodnie z trybem przewidzianym w ustawie Prawo Pocztowe, d) Jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie podatku od towarów i usług, Zamawiający zobowiązuje się do mszczenia opłaty według obowiązujące} stawki" Zamawiający nie wyraża zgody na dodanie do 11 ust. l proponowanego przez Wykonawcę zapisu o zmianie cenników, bowiem Zamawiający przyjął zasadę nie zmienności ceny jednostkowej zamówienia przez czas trwania umowy. Propozycja Wykonawcy dodania zapisu w 11 ust. l ppkt d) do Ogólnych warunków urnowy jest nieaktualna, bowiem Zamawiający w tym paragrafie ujął zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, w tym VAT. 15. Czy Zamawiający dopuszcza zawarcie umowy zgodnej ze wzorem Wykonawcy, jego Regulaminami usług, przepisami prawa (Prawo Pocztowe, właściwe Rozporządzenia wykonawcze) oraz postanowieniami SIWZ. Czy w przypadku zgody Zamawiający wymaga dołączenia do oferty takiego wzoru? Zamawiający nie dopuszcza zmiany umowy z zastrzeżeniem 11 Ogólnych warunków umowy. W związku z modyfikacją SIWZ na świadczenie usług pocztowych Zamawiający informuje, że zmienia termin składania ofert z dnia r. godz na dzień r. godz Tekst zmodyfikowanej SIWZ zostanie ogłoszony r. Informacje o zmianie SIWZ zostaną ogłoszone w BZP. l! ZASTĘPCA MAZOWIECKIEGO WOJEWÓDZKIEGO OCHRONY ŚRODOWISKA Joanna Piekutowska