ZARZĄDZANIE INFORMACJĄ

Transkrypt

1 Oszczędności w firmie i instytucji ZARZĄDZANIE INFORMACJĄ i PROCESAMI BIZNESOWYMI O DOKUMENCIE WIEMY WSZYSTKO

2 Zarządzanie dokumentem Zarządzanie korespondencją Zarządzanie terminami Zarządzanie kontaktami Zarządzanie zadaniami i projektami Modelowanie procesów

3 INNOWACYJNE ŚRODOWISKO DO BUDOWY ROZWIĄZAŃ ZARZĄDZANIA PRZEPŁYWEM INFORMACJI I IMPLEMENTACJI PROCESÓW BIZNESOWYCH Oprogramowanie Vario jest polskim rozwiązaniem w zakresie zarządzania informacjami i ich obiegiem. Bazuje na środowisku Vario.Framework i jest dostępne w różnych wydaniach produktowych. Vario to oprogramowanie zdolne do zarządzania szerokim spektrum informacji, środowiskiem przepływu informacji oraz pracy grupowej. Pozwala na łatwiejszy oraz efektywniejszy dostęp do informacji i danych, organizuje pracę użytkowników, a firmie zapewnia bezpieczeństwo posiadania informacji. Jednocześnie Vario należy do nielicznych rozwiązań, które mogą być dopasowywane, wręcz szyte na miarę do indywidualnych potrzeb klienta bez konieczności używania technik programistycznych. Vario to m.in.: zarządzanie dokumentami elektronicznymi i tradycyjnymi, elektroniczny system obiegu dokumentów, zarządzanie projektami, sprawami i realizacją zadań/poleceń, środowisko wymiany informacji i organizacji czasu pracy, środowisko implementacji i funkcjonowania procesów biznesowych. System doskonale sprawdza się w polskich przedsiębiorstwach, gdzie posiada bogate referencje i doskonale odzwierciedla specyfikę funkcjonowania naszego rynku. ZASTOSOWANIE Vario z powodzeniem może być stosowane do obsługi procesów biznesowych realizowanych przez przedsiębiorstwa. Konfiguracje produktowe umożliwiają wsparcie pracy przedsiębiorstwa/instytucji oferując w jednym rozwiązaniu obsługę różnych form informacji. Vario jest środowiskiem repozytoryjnym umożliwiającym wytwarzanie, gromadzenie, znakowanie, porządkowanie i udostępnianie informacji. Jednocześnie będąc środowiskiem przepływu informacji oferuje mechanizmy sterowania jej obiegiem i posiada zdolność do obsługi procesów w pełnym cyklu ich życia z utrzymywaniem ich zależności względem siebie. Przedstawione obok procesy mogą być obsługiwane w ramach konfiguracji produktowych systemu. Ponadto system może być wdrażany do obsługi innych procesów odpowiadających specyfice danej firmy. 1

4 ZARZĄDZANIE DOKUMENTAMI Jednym z podstawowych obszarów wykorzystania systemu Vario jest praca z dokumentami. System umożliwia praktyczne zarządzanie cyklem życia dokumentu wraz z jego edycjami, wersjami oraz różnorodnością form elektronicznych i tradycyjnych. Dzięki temu obszarowi można sprawnie wytwarzać, gromadzić, porządkować i zespołowo korzystać z dokumentów niezależnie od czasu ich wytworzenia czy formy. Wybrane funkcjonalności * Szybki dostęp do dokumentu niezależnie od jego postaci Standaryzacja procesu wytwarzania i pozyskiwania dokumentów Opisywanie i znakowanie dokumentów umożliwiające ich szybką identyfikacje i wyszukiwanie Podejmowanie decyzji na podstawie aktualnych danych Budowa zaufania w pracy zespołowej Wsparcie dla urządzeń skanujących i wielofunkcyjnych Odzwierciedlenie wszystkich wariantów pozyskiwania i wytwarzania dokumentów. Vario pozwala na utworzenie dokumentów pustych lub opartych o szablony zgromadzone w zasobach systemu oraz na opisanie ich zdefiniowanym zbiorem danych. Istnieje również możliwość importu dokumentów z zewnątrz systemu przy wykorzystaniu mechanizmu importu pojedynczych plików lub plików indeksowych oraz przy użyciu modułu skanowania. Wielopostaciowość dokumentów w systemie Vario pozwala na równoległe przechowywanie dokumentu w różnych postaciach plikowych np. zbioru edytowalnego oraz wersji tylko do odczytu (np. PDF). Praca zespołowa nad dokumentami. Zastosowanie mechanizmu pobierania dokumentu do edycji i zwracania go wspiera pracę grupową oraz zwiększa bezpieczeństwo danych. Użytkownicy pobierający dokument, mogą wprowadzać zmiany w dokumencie, a pozostali tylko odczytywać jego treść. Operowanie statusami dokumentów. Każdy z dokumentów może przechodzić od statusu początkowego, jakim jest stan Edytowalny poprzez statusy związane ze sprawdzaniem dokumentu, jego zatwierdzaniem oraz anulowaniem. Wersjonowanie dokumentów. Vario posiada mechanizm, który umożliwia utworzenie nowej pustej wersji dokumentu i podpięcie do niej dowolnego źródła lub utworzenie nowej wersji z aktualnej. System automatycznie ustala, która z nich jest najbardziej aktualna. Strukturalizowanie dokumentów przedstawia stan rzeczywisty, w którym dokumenty fizycznie lub logicznie odzwierciedlają ich wieloskładnikowość. Specyfikowanie zawartości folderów pozwala na nadawanie mu cech wymuszających występowanie w nim wyłącznie dokumentów i innych folderów ograniczonych do określonych kategorii, co umożliwia tworzenie rejestrów t.j. umów, faktur, rysunków, itp. Kontrola duplikatów. Vario posiada mechanizm kontroli ilości wystąpień dokumentu w zasobach systemu. Daje to użytkownikowi pewność jednoznacznej identyfikacji dokumentu. Zarządzanie postaciami tradycyjnymi/oryginałami jest udostępnione poprzez system znakowania bieżącego ulokowania postaci tradycyjnej/oryginału dokumentu oraz system przekazywania postaci tradycyjnej wraz z obsługą potwierdzeń otrzymania oryginału. Użytkownik może w dowolnej chwili zlokalizować oryginał dokumentu. Wyszukiwanie pełno tekstowe. Vario oferuje wszechstronne narzędzie wyszukiwania dokumentów wg wielu kryteriów, w tym także wyszukiwanie po treści dokumentu. Folder monitorowany to funkcjonalność przyspieszająca rejestrację dokumentu w Vario dzięki możliwości ustawienia nasłuchu folderów dyskowych, do których skanowane są dokumenty z urządzeń MFP. Można ustawić wiele takich folderów i w ten sposób dokonać automatycznej rejestracji i pierwszej klasyfikacji dokumentu. * funkcjonalności są różnicowane wśród wersji produktowych Vario oraz typów dostępnych elementów. 2

5 OBSŁUGA KORESPONDENCJI System Vario posiada funkcjonalność programu pocztowego, jednak nie jest stricte programem pocztowym. Oferuje obsługę korespondencji elektronicznej, jak i tradycyjnej, wraz z funkcjonalnością lokalnych centrów wydruku i wysyłki. Użytkownik ma możliwość redagowania i rejestrowania korespondencji oraz wysyłania jej do adresatów zarówno zewnętrznych, jak i wewnętrznych. Sposób transportu korespondencji może być różnicowany, jedną korespondencję można wysyłać em do jednego adresata, a faksem do drugiego. Wśród dostępnych typów medium jest również korespondencja tradycyjna realizowana przez operatora kancelaryjnego. Wybrane funkcjonalności * Obsługa korespondencji elektronicznej oraz tradycyjnej Śledzenie korespondencji w obiegach wewnętrznych Szybka identyfikacja/wyszukanie korespondencji niezależnie od autora/miejsca jej zarejestrowania Możliwość rejestracji korespondencji przez wielu operatorów Automatyczne budowanie centralnego dziennika korespondencji Rejestrowanie korespondencji. Vario udostępnia każdemu uprawnionemu użytkownikowi funkcję rejestracji korespondencji tradycyjnej z możliwością odzwierciedlenia wszystkich istotnych dla formy korespondencji danych oraz jej zawartości. Klient poczty elektronicznej umożliwia pobieranie i wysyłanie przez Vario poczty elektronicznej z serwerów pocztowych. Vario współpracuje w tym zakresie z serwerami pocztowymi w standardach POP3, IMAP4 oraz SMTP. Jednocześnie system Vario udostępnia wielowariantową możliwość redagowania korespondencji z różnicowaniem jej na typy np. , faks, list, list polecony. Skrzynki pocztowe użytkowników systemu udostępniają, podobnie jak w systemach poczty elektronicznej, jednostki korespondencji otrzymane przez użytkownika, jednak zasadnicza różnica obejmuje udostępnianie w nich korespondencji wewnętrznej, tradycyjnej w postaci listów, przesyłek oraz faksów. Rozbudowane funkcje pocztowe obejmujące oprócz tradycyjnych, takich jak: odpowiedz, funkcję dekretuj, konsultuj czy odpowiedz rejestrującemu umożliwiają użytkownikowi operowanie każdym rodzajem korespondencji w trybach przewidzianych dla korespondencji tradycyjnej eliminując braki funkcjonalne powszechnie eksploatowanych programów do obsługi poczty elektronicznej. Dekretacja korespondencji umożliwia ustalanie właściwego adresata wpływającej korespondencji oraz przekazywanie jej dalej w trybie dekretacji wielokrotnej. Operacja dekretowania nie zmienia w tym wypadku oryginalnego nadawcy korespondencji, a dekretującemu umożliwia opisanie jej poleceniem/notatką dla osoby, której jest dekretowana. Konsultacja umożliwia automatyczne zainicjowanie zredagowania korespondencji w odpowiedzi bez konieczności ręcznego przepinania załączników z korespondencji otrzymanej. W opcji z wersjonowaniem dokumentów, Vario automatycznie generuje nową wersję dokumentu, w przypadku, jeżeli otrzymany załącznik posiada blokadę modyfikacji dokumentu otrzymanego. Dzienniki korespondencji dostępne w systemie prezentują ujednoliconą postać dziennika korespondencji automatycznie uzupełniając postać dziennika o korespondencje typu oraz faksy, również niezależnie od ilości operatorów rejestrujących korespondencję. * funkcjonalności są różnicowane wśród wersji produktowych Vario oraz typów dostępnych elementów. 3

6 ZARZĄDZANIE KONTAKTAMI System Vario wspomaga rejestrację i śledzenie relacji z kontrahentem, począwszy od nawiązania kontaktu, poprzez negocjacje, do sprzedaży i usług posprzedażowych. Głównym miejscem udostępniającym zebrane dane jest sam kontakt, który prezentuje wszelkie zgromadzone informacje dotyczące danego podmiotu/osoby, jednocześnie umożliwiając operowanie tymi pozycjami oraz wytwarzanie nowych, takich jak: dokumenty, zadania, terminy, notatki ze spotkań, rozmów telefonicznych oraz inne pozycje w zależności od konfiguracji produktowej Vario. Szybki dostęp do historii kontaktów Spójność danych kontaktowych dostępnych w organizacji Możliwość zarejestrowania dowolnego typu kontaktu Szybka analiza historii działań Szybkie przygotowywanie list dystrybucyjnych/etykiet Wsparcie działań pro-sprzedażowych Tworzenie spójnego obrazu klienta Wybrane funkcjonalności * Tworzenie indeksów osób i podmiotów, które zawierają dane adresowe i kontaktowe wykorzystywane w codziennej pracy. Zarówno osoby, jak i podmioty można opisać szeregiem danych (np. dane adresowe, numery telefonów i faksów, czy adresy ). Kategoryzacja kontaktów wg wielopoziomowych i wielogałęziowych systemów kategoryzacji daje możliwość precyzyjnego określenia cech kontaktu oraz jego roli. Elastyczność i wszechstronność, która objawia się m. in. w możliwości kojarzenia z osobą czy podmiotem dowolnej liczby numerów telefonów, faksów i adresów e- mail, pozwala na efektywne prowadzenie rozmów i korespondencji z klientami. Możliwość budowania związków, podmiot oddział oraz podmiot osoba kontaktowa. Historia korespondencji. System udostępnia widoki kierunkowe tj. prezentujące odrębnie wiadomości wychodzące i przychodzące oraz widok chronologiczny przedstawiający historię korespondencji z danym klientem. Możliwość tworzenia dokumentów bezpośrednio pod kontaktem porządkuje kierunkowość ich produkcji. Dostęp do spraw i projektów w ramach kontaktów umożliwia płynne poruszanie się wśród istotnych danych zgromadzonych w trakcie realizacji działań na rzecz danego kontaktu. * funkcjonalności są różnicowane wśród wersji produktowych Vario oraz typów dostępnych elementów. 4

7 PRACA ZADANIOWA Planowanie działań odgrywa zasadniczą rolę zarówno w efektywnej pracy zespołowej, jak również przy pracy indywidualnej. Wsparcie tych działań jest realizowane w systemie Vario poprzez rozbudowany obszar zadaniowy udostępniający proste i zaawansowane formy zadaniowe, wśród których mogą występować m.in. zadania, polecenia oraz sprawy i projekty. Organizacja pracy indywidualnej i zespołowej Przewidywalność planowanych działań Skuteczny nadzór nad członkami zespołu Świadome podejmowanie decyzji Wybrane funkcjonalności * Pełny zestaw funkcjonalności umożliwiających zarządzanie sprawą/projektem. Środowisko pracy użytkownika systemu Vario zostało tak skonstruowane, aby wszystkie czynności, które wykonuje, mogły być realizowane na poczet wcześniej zdefiniowanej sprawy/projektu. Tworzenie elementów zadaniowych odbywa się z uwzględnieniem niezbędnych cech zadaniowych, takich jak: terminy, opisy, daty realizacji, numeracja zadania wraz ze zdolnością do wytwarzania i/lub organizacji zawartości zadania. Redagowanie elementów zawartości zadania odbywa się poprzez tworzenie w ramach zadania lub wpinanie do zawartości zadania elementów z innych obszarów systemu Vario, takich jak: foldery z dokumentami, dokumenty, terminy, korespondencja. System umożliwia dobór zespołu operatorów i prowadzącego danego zadania z zakresu zarówno użytkowników systemu jak i ról oraz stanowisk zdefiniowanych przez uprawnionych użytkowników. Podział zadania na zadania składowe pozwala właścicielowi zadania oraz prowadzącemu podział zadania na składniki zadaniowe realizacji, umożliwiając odzwierciedlenie układów zadanie-podzadanie o dowolnym stopniu zagłębienia. Przekazywanie zadania do realizacji następuje po zredagowaniu zadania oraz doborze prowadzącego, a skutkiem przekazania jest pojawianie się zadania na liście do realizacji u jego operatorów oraz u osoby nadzorującej (właściciela). Dekretacja realizacji zadania może następować w sytuacji pracy z zadaniem w ramach zespołu. W tym wypadku prowadzący zadanie ma możliwość przydziału jego realizacji na członków zespołu wraz z dodatkowymi poleceniami przypisywanymi w trakcie dekretacji. Znakowanie postępu realizacji prezentuje następujące stany realizacji zadania: opracowywany, w trakcie realizacji, odłożony, oczekiwanie, zakończony oraz procentowe wskaźniki postępu prezentujące stopień zaawansowania realizacji zadania. Agregacja wskaźników postępu następuje automatycznie z zadań składowych w zakresie stanów realizacji oraz procentowego wskaźnika zaawansowania. Sekwencje zadań umożliwiają ustawienie zależności typu poprzednik-następnik pomiędzy zadaniami składowymi. Skutkiem tego działania jest półautomatyczne planowanie terminów realizacji zadań oraz automatyczne przekazywanie zadań do realizacji w przypadku zakończenia zadań poprzedzających. * funkcjonalności są różnicowane wśród wersji produktowych Vario oraz typów dostępnych elementów. 5

8 ZARZĄDZANIE PROJEKTEM Vario oferuje pełny zakres funkcjonalności składający się na obszar zarządzania projektem w każdej firmie. Funkcjonalności obejmują m.in.: zarządzanie projektem oraz jego dokumentacją, prowadzenie informatorium projektu, zarządzanie podwykonawcami, kontrolę przebiegu projektu, raportowanie, monitorowanie postępu prac, zarządzanie zmianą, zarządzanie portfelem projektów, standaryzację zarządzania projektami, opracowywanie i rozwój metodyki firmowej. Sprawne i efektywne działanie procesowe, związane z przygotowaniem działań projektowych i okołoprojektowych Panowanie nad cyklem życia realizacji projektu Usprawnienie komunikacji wewnętrznej oraz koordynacji pracy zespołów projektowych, realizacyjnych, opiniodawczych Przyspieszenie czasu dotarcia do wartościowych informacji i dokumentów gromadzonych systematycznie pod odpowiednim projektem Zmniejszenie ryzyka utraty informacji i oszczędzenie cennego czasu na podejmowanie decyzji i zarządzanie przedsiębiorstwem Wzrost efektywności pracy Pełna kontrola nad funkcjonowaniem wszystkich obszarów firmy Wybrane funkcjonalności * Projekty udostępniają jako element procesowości obszar planowania realizacji i nadzoru operacyjnego realizacji oparty o wieloskładnikowe elementy zadaniowe (możliwość rozbicia elementu na wiele składników), rozszerzone o dane obejmujące plany nakładów czasowych oraz finansowych. Obszar ten posiada wszelkie cechy obszaru zadaniowego. Wielopostaciowe gromadzenie danych umożliwia skupianie w projekcie i jego składnikach wszystkich istotnych dla przebiegu projektu informacji. Wśród nich zarówno informacji wytwarzanych w trakcie pracy z projektem, jak i istniejących lub wpływających, będących powiązanymi z projektem lub jego częścią (np. korespondencję, dokumenty w tym np. protokoły, notatki ze spotkań). Etapowość projektów jest realizowana w oparciu o wieloskładnikowość elementów zadaniowych pozwalającą na modelowanie etapów realizacji projektu oraz struktury zadań realizacyjnych. Wykres Gantta poglądowo prezentuje strukturę projektu wraz z zależnościami pomiędzy elementami zadaniowymi projektu oraz graficzne oznaczanie postępu realizacji oraz sytuacji niepożądanych np. przekroczenia realizacji. Wzorce projektowe umożliwiają budowę struktur predefiniowanych projektu selektywnie udostępniając aktualne wzorce dla uprawnionych użytkowników oraz umożliwiając szybkie zakładanie niejednokrotnie skomplikowanych struktur projektów lub jego części. Rejestracja kosztów projektu następuje w drodze rejestracji, obiegu i opiniowania rachunków wiązanych z projektem lub jego częścią, agregując wartości na poszczególnych poziomach projektu. Karty pracy umożliwiają przypisywanie zrealizowanych nakładów czasowych związanych z częściami projektu, agregując automatycznie sumy nakładów w poszczególnych częściach projektu. Nadzór nad realizacją projektu następuje na bieżąco, bazując na postępie realizacji składników zadaniowych struktury projektu oraz danych zbieranych podczas obiegu faktur i rachunków kosztowych, w procesie rejestrowania, wnioskowania oraz rozliczania kart pracy. * funkcjonalności są różnicowane wśród wersji produktowych Vario oraz typów dostępnych elementów. 6

9 VARIO W PRODUKTACH Oferta VARIO obejmuje dwa podstawowe produkty skonfigurowane tak, że każdy z nich oferuje kompletny zestaw funkcjonalności oraz możliwość dopasowania do indywidualnych potrzeb Klienta. Gromadzenie i zabezpieczanie informacji na rzecz firmy/instytucji Skalowalność rozwiązań Możliwość modyfikacji i rozwoju rozwiązania we własnym zakresie Vario.ONE Program zapewniający doskonałą obsługę w zakresie sprawnego stanowiskowego lub zespołowego zarządzania dokumentami oraz sterowania ich przepływem. Posiada centralne, wielopoziomowe repozytorium, pozwalające na składowanie dokumentów w postaci elektronicznej oraz obsługę lokalizacji oryginałów. Daje szybki i pewny dostęp do swoich zasobów dla uprawnionych osób, a intuicyjny interfejs systemu sprawia, że użytkownik bez najmniejszego problemu może zarządzać wszystkimi dostępnymi dla niego informacjami. Graficzny modeler obiegu dokumentów pozwala projektować i uruchamiać przepływy dokumentów w zaplanowanych ścieżkach. Vario.ONE stanowi doskonałe uzupełnienie funkcjonalności urządzeń wielofunkcyjnych-mfp. Współdziałanie z nimi umożliwia pozyskiwanie elektronicznej wersji dokumentów oraz ich swobodne katalogowanie, indeksowanie oraz współdzielenie. Vario.BPM System, którego celem jest wspomaganie realizacji procesów biznesowych zarządzanie projektami oraz umożliwienie łatwiejszego i efektywniejszego dostępu do informacji oraz danych. Połączenie intuicyjnej obsługi z bogatą funkcjonalnością pozwala na odzwierciedlenie i wsparcie większości procesów realizowanych w danym przedsiębiorstwie oraz szybki dostęp do pełnej, aktualnej i przetworzonej informacji. Jego wszechstronność i możliwości konfiguracji czynią go produktem niemal dla każdej organizacji. System może być rozbudowywany samodzielnie przez uprawnionych użytkowników w zakresie tworzenia dodatkowych obszarów jego eksploatacji, rozszerzających i uszczegóławiających funkcjonalności standardowo w nim dostępne. 7

10 ŚRODOWISKO WARSTWY BIBLIOTEKI UŻYTECZNOŚĆ Dokładne odzwierciedlenie specyfiki klienta, szycie na miarę Ewolucyjne wdrożenie Elastyczna rozbudowa Możliwość budowania rozwiązania przez klienta bez konieczności programowania Szybka reakcja na zmieniające się procesy firmy/instytucji bez konieczności ponoszenia kosztów zewnętrznych Vario.Framework jest środowiskiem o budowie obiektowej obejmującej grupę elementów charakteryzujących się właściwym i odmiennym dla każdego z nich zestawem funkcjonalności. Samo środowisko oferuje pełen zestaw elementów umożliwiających kreowanie rozwiązań w szerokiej gamie produktów docelowych od prostych systemów repozytoryjno-archiwalnych poprzez systemy obiegu dokumentów, zarządzania projektami, na systemach obsługi procesów biznesowych kończąc. Możliwym jest również kreowanie specyficznych rozwiązań odzwierciedlających inne modele powiązanych ze sobą obiektów wraz z ich cechami. Środowisko Vario posiada budowę trzech logicznych warstw, wśród których podstawową jest warstwa obiektów generycznych. Warstwa ta jest dostępna wyłącznie dla projektantów rozwiązań, a sama stanowi jądro systemu. Drugą warstwą jest warstwa definicji obiektów użytkowych, zaprojektowanych dla danego produktu lub rozwiązania wraz z ich związkami oraz zapisami uzupełniającymi. Trzecią warstwę stanowi warstwa użytkowa, która jest środowiskiem pracy użytkowników zaprojektowanego rozwiązania. Biblioteka obiektów generycznych zawiera pełen zestaw elementów umożliwiających odwzorowanie projektowanej rzeczywistości, w tym takie elementy generyczne jak: Resource (zasób), Document (dokument), DocumentVer (dokument wersjonowany), Binder (folder), Correspondence (korespondencja), Person (osoba), Company (firma), Task (zadanie), Schedule (termin), Field (pole), User (użytkownik), Group (grupa), Localization (lokalizacja), ContactEntry (wpis adresowy) oraz elementy organizacyjne, takie jak: UserDesktop (pulpit użytkownika), GroupDesktop (pulpit grupy) oraz SiteDesktop (pulpit organizacji). Samo nazewnictwo obiektów generycznych występuje wyłącznie w wersji angielskiej i z użytkowego punktu widzenia nie ma znaczenia, nie ma również znaczenia dla samego związku nazwy obiektu z elementem użytkowym eksploatowanym później przez użytkowników zaprojektowanego rozwiązania. Nazwy elementów generycznych wskazują bardziej na charakterystykę pierwotną obiektu bibliotecznego niż na finalną postać jego użycia. Przykładem może tutaj być stworzenie dla użytkownika końcowego definicji umowa. Sama umowa jest dokumentem, który powinien być wersjonowany, wieloskładnikowy (aneksy) i mieć możliwość zarządzania plikiem/plikami. Vario.Framework dla spełnienia tych wymagań oferuje nam trzy obiekty generyczne tj. Resource, Document i DocumentVer. Bazując na każdym z nich możemy uzyskać Umowę o wymaganych cechach, z tym, że np. dla cechy wersjonowania w pierwszym z nich będzie to jedynie cecha opisowa, opcjonalnie wybierana ze słownika lub wyliczana na podstawie przypisanego do pola wyrażenia. W przypadku oparcia definicji na pozostałych dwóch elementach cechę wersjonowania, wraz z przypisanymi do niej funkcjonalnościami uzyskujemy automatycznie. Natomiast różnica pomiędzy Document i DocumentVer jest określana, jako pasywne lub aktywne wersjonowanie tj. zdolność systemu do automatycznego wyświetlania użytkownikowi wersji najbardziej aktualnej danej Umowy lub wyświetlanie w każdym ze związków konkretnej w nim występującej wersji Umowy (cecha ta może być bardzo użyteczna np. do wyświetlania w danym miejscu systemu zawsze najbardziej aktualnej wersji Cennika ). Z każdym z elementów generycznych jest powiązany zestaw funkcjonalności, w części uniwersalny dla wszystkich elementów np. zmiana statusu opracowania, a w części charakterystyczny dla danego elementu generycznego np. przekaż do realizacji dla Task czy Dekretuj dla Correspondence. Większość z elementów generycznych posiada cechę eksplorowalności, która umożliwia łączenie definicji na nich opartych w związki zawierania (odzwierciedlanie relacji typu segregator-dokument czy firma-osoba, ale również np. pomieszczenie-mebel). Każda z definicji użytkowych (np. Umowa, Faktura etc.) może być uzupełniana o pola dodatkowe opisane cechami (słowniki, wyliczenia, wymagalność, inne), które precyzyjnie uzupełniają charakter elementu użytkowego obsługiwanego później przez użytkowników zaprojektowanego rozwiązania. Producentem systemu Vario jest firma z grupy ARCUS. 8

11 Zarządzanie dokumentem Zarządzanie korespondencją Telematyka i inteligetne sieci Systemy teleinformatyczne GRUPA ARCUS

12 Arcus S.A. ul. Kolejowa 5/ Warszawa tel fax Arcus S.A. Systemy Informatycznezne ul. Łąkowa 3/ Łódź tel fax Arcus S.A. Biuro Handlowe Katowice ul. Połomińska Katowice tel tel. kom Arcus S.A. ONE GRUPA ARCUS