Systemy klasy DMS System CVS.NovaDMS jako system klasy DMS Podstawowe moduły systemu CVS.NovaDMS Repozytorium...

Transkrypt

1 CyberVision Software

2 Spis treści: Systemy klasy DMS... 3 System CVS.NovaDMS jako system klasy DMS... 4 Podstawowe moduły systemu CVS.NovaDMS... 5 Repozytorium... 5 Korespondencja... 6 Zadania i projekty... 7 Terminarz... 8 Zarządzanie System CVS.NovaDMS jako system klasy CRM System CVS.NovaDMS jako system wdrożony w Paostwa firmie Spis funkcjonalności systemu CVS.NovaDMS Repozytorium Korespondencja Zadania i projekty Terminarz Zarządzanie... 14

3 Systemy klasy DMS Informacja nie jest własnością pracownika, ale całego przedsiębiorstwa Wiele firm i przedsiębiorstw boryka się aktualnie z problemem gromadzenia i przetwarzania dokumentów w postaci tradycyjnej, papierowej. Na biurku każdego pracownika leży sterta niepotrzebnie wydrukowanych stron różnych dokumentów, a skrzynki korespondencji są zapełnianie nadmiarowymi kopiami przesyłanych korespondencji elektronicznych. W takich warunkach bardzo łatwo zagubid lub przeoczyd często krytyczne w danej chwili i sytuacji firmy informacje czy dokumenty. Systemy klasy DMS (z ang. Document Management System), czyli systemy zarządzania obiegiem dokumentów, mają na celu uporządkowanie, opisanie i kategoryzację dokumentów oraz informacji gromadzonych i wytwarzanych podczas realizacji procesów każdego przedsiębiorstwa. Wśród podstawowych zalet systemu klasy DMS można wyróżnid: transformację i przechowywanie dokumentów oraz innych form informacji w postaci elektronicznej w centralnym repozytorium; opisanie, kategoryzację, stypowanie, czy wersjonowanie każdej informacji wytwarzanej bądź gromadzonej podczas realizacji procesów; ograniczanie dostępu do przechowywanych dokumentów i informacji; dostęp do historii zmian każdej gromadzonej informacji; szybszy i łatwiejszy dostęp do informacji, krótszy czas ich wyszukiwania. Wdrożenie systemu klasy DMS w przedsiębiorstwie: zwiększa wydajnośd pracowników; zwiększa efektywnośd ich pracy; ułatwia i organizuje pracę z dokumentami oraz innymi formami informacji; wspiera i dostarcza efektywne narzędzia pracy kadrze menadżerskiej. Systemy klasy DMS można z powodzeniem wdrażad w każdym przedsiębiorstwie, nie zależnie od ilości stanowisk komputerowych oraz procesów realizowanych przez dane przedsiębiorstwo.

4 System CVS.NovaDMS jako system klasy DMS System CVS.NovaDMS jest systemem klasy DMS kompleksowo wspierającym zarządzanie wszelkiego rodzaju informacjami oraz dokumentami generowanymi i gromadzonymi podczas procesów realizowanych w każdej firmie czy przedsiębiorstwie. Modułowa budowa, prosty, przejrzysty i intuicyjny interfejs oraz rozbudowana funkcjonalnośd systemu CVS.NovaDMS pozwala na diametralne zwiększenie wydajności pracy z dokumentami pracowników i kadry kierowniczej, zmniejszenie tzw. papierologii poprzez wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, a przez to zwiększenie ekonomiczności i ekologiczności przedsiębiorstwa. CVS.NovaDMS zielonym oprogramowaniem

5 Podstawowe moduły systemu CVS.NovaDMS Repozytorium Moduł Repozytorium pozwala gromadzid w eksplorowalnej strukturze pulpitów i folderów wszelkiego rodzaju dokumenty i inne informacje. Repozytorium zostało podzielone na dwa obszary: prywatny i współdzielony, dzięki czemu pracownik otrzymuje możliwośd pracy nad własnymi dokumentami i współdzielonymi z innymi członkami zespołów, czy grup użytkowników. Każdy element repozytorium posiada podstawowe pola opisowe takie, jak Nazwa, Notatki, Data utworzenia w systemie, Autor, Data ostatniej modyfikacji, Modyfikujący, dodatkowe pola etykietowe (tzw. wartości tagowane), itd. Każdy element charakteryzuje również Status, który przedstawia aktualny jego stan oraz Status dostępności, który opisuje dostępnośd elementu dla użytkownika. Mechanizm nadawania kategorii dla każdego elementu systemu pozwala dodatkowo opisad go przez różne kategorie. System CVS.NovaDMS umożliwia również stworzenie skalowalnej, bardziej dopasowanej konfiguracji, w której każdy element repozytorium posiada własny typ oraz ściśle określone pola opisowe zawierające dane o ustalonym typie lub odwołania do innych elementów repozytorium. Stypowany element repozytorium system pozwala umieścid tylko w odpowiednio przygotowanej strukturze folderów. Każdy element repozytorium może posiadad zdefiniowaną zawartośd, a dokumenty dodatkowo zaimportowany lub utworzony z szablonu dokument źródłowy, który pracownik może edytowad wykorzystując zainstalowane na stanowisku komputerowym oprogramowanie. Integracja systemu CVS.NovaDMS z pakietem MS Office umożliwia wypełnianie odpowiednio przygotowanych dokumentów danymi z systemu. Dokument, dzięki mechanizmowi wielopostaciowości źródła, może posiadad postad edytowalną oraz nieedytowalną, np.: opublikowany dokument źródłowy w formacie PDF. Mechanizmy pobierania i zwracania elementów, wersjonowania oraz rozbudowany system uprawnieo wspiera pracę grupową.

6 Korespondencja Moduł Korespondencja umożliwia przechowywanie w eksplorowalnej strukturze folderów wysyłaną i odbieraną korespondencję zarówno wewnętrzną, jak i zewnętrzną. Dzięki wbudowanemu mechanizmowi wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej pracownik otrzymuje narzędzie spełniające rolę programu pocztowego rozszerzonego o takie funkcje, jak rozdzielnik czy dekretacja korespondencji.

7 Mechanizm wstawiania pól wyliczanych do treści korespondencji pozwala na wypełnianie jej danymi z systemu oraz kreację korespondencji seryjnej. System CVS.NovaDMS może zostad doposażony w dodatkowe moduły pracujące w tle odpowiedzialne za wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznej oraz faksowej, odciążając w ten sposób stanowisko komputerowe pracownika i wewnętrzną sied komputerową firmy. Zadania i projekty Moduł Zadania i projekty pozwala zarządzad jednostkowymi zadaniami oraz organizowad poszczególne zadania w strukturalne projekty. Każde zadanie posiada status i wskaźnik postępu prac, wskaźnik efektywności, ramy czasowe oraz rzeczywiste czasy rozpoczęcia i zakooczenia jego realizacji. Dzięki mechanizmowi przydzielania zadao użytkownikom systemu kadra menedżerska otrzymuje sprawne narzędzie zarządzania czasem i zasobami ludzkimi. System CVS.NovaDMS pozwala również tworzyd i zarządzad grupami zadao organizując je w strukturalne projekty, które poza wszystkimi cechami jednostkowego zadania posiadają dodatkowo możliwośd zdefiniowania menedżera odpowiedzialnego za nadzór nad projektem oraz określenia terminów ważnych dla jego realizacji. W ramach projektu menedżer może zdefiniowad zadania projektowe pozwalające na wykonanie poszczególnych operacji oraz utworzyd wielopoziomową strukturę jego etapów. System CVS.NovaDMS został dodatkowo wyposażony w mechanizm workflow pozwalający na definiowanie oraz realizację marszrut obiegów dokumentów i informacji. Mechanizm ten pozwala na modelowanie i implementację każdego procesu obecnego w przedsiębiorstwie, a dzięki temu pozwala na jego optymalizację i automatyzację.

8 Terminarz Terminarz ułatwia planowanie i zarządzanie czasem pracowników oraz członków zespołów i grup użytkowników. Każdy utworzony termin posiada podstawowe pola opisowe takie, jak Nazwa, Czas rozpoczęcia i zakooczenia, Treśd, Miejsce, czy Priorytet. Każdy termin posiada również pole Adresat, które umożliwia utworzenie terminu dla wybranego pracownika, zespołu, grupy czy całego przedsiębiorstwa, dzięki czemu użytkownik systemu CVS.NovaDMS otrzymuje możliwośd nie tylko planowania i zarządzania własnym czasem, ale również czasem innych użytkowników.

9 Intuicyjny interfejs użytkownika, wyposażony w różne widoki terminarza, filtrowanie i grupowanie, czy zmianę kolorystyki wyświetlanych terminów, pozwala łatwo nimi zarządzad, a możliwośd tworzenia wielu przypomnieo dla poszczególnych terminów oraz wyświetlanie w terminarzu przydzielonych zadao i projektów ułatwia planowanie zawodowej codzienności pracownika.

10 Zarządzanie Moduł Zarządzanie pozwala administratorowi systemu CVS.NovaDMS sprawnie tworzyd i zarządzad użytkownikami, zespołami, grupami użytkowników, kategoriami oraz bieżącą konfiguracją.

11 System CVS.NovaDMS jako system klasy CRM System CVS.NovaDMS został wyposażony w rozbudowany moduł CRM ułatwiający tworzenie i zarządzanie relacjami z klientem. Wbudowane w system mechanizmy pozwalają na błyskawiczny dostęp do wszystkich informacji tak potrzebnych do sprawnej pracy z klientem. Proste i intuicyjne wyszukiwanie oraz filtrowanie wyświetlanych informacji, dostęp do historii kontaktów i korespondencji, duże możliwości szczegółowego opisu klienta oraz jego danych kontaktowych i adresowych, jak również mechanizmy pozwalające na rozszerzanie tego opisu o dowolne pola czynią z systemu CVS.NovaDMS bardzo wydajne i elastyczne narzędzie pracy dla m.in. handlowców, marketingowców, czy specjalistów PR.

12 System CVS.NovaDMS jako system wdrożony w Państwa firmie System CVS.NovaDMS jest wysoce skalowalnym i elastycznym systemem klasy DMS zapewniającym bezpieczne i scentralizowane repozytorium dokumentów oraz innych form informacji, umożliwiającym rozbudowane ich opisanie, sprawne zarządzanie obiegiem, a także szybką wymianę informacji pomiędzy pracownikami przedsiębiorstwa, co jest ogromną zaletą w dzisiejszych czasach. Prosty w obsłudze i intuicyjny interfejs użytkownika, najnowsze technologie oraz mnogośd przydatnych funkcjonalności czyni pracę z systemem CVS.NovaDMS bezstresową i przyjemną. Wdrożenie systemu CVS.NovaDMS po prostu się opłaca

13 Spis funkcjonalności systemu CVS.NovaDMS Repozytorium Przechowywanie i archiwizacja dokumentów oraz innych typów informacji w eksplorowalnej strukturze pulpitów i folderów. Walidacja dostępu oraz wykonywania operacji na przechowywanych dokumentach i innych typach informacji oparta na mechanizmie dostępu do pulpitów oraz nadanych i zdefiniowanych uprawnieo. Mechanizm pobierz/zwród (checkin/checkout) umożliwiający pobieranie do edycji dokumentów i innych typów informacji. Dołączanie plików źródłowych do dokumentów. Import dokumentów wraz z plikami źródłowymi. Tworzenie dokumentów opartych na szablonach. Edycja dokumentów wykorzystując zainstalowane na stanowisku komputerowym oprogramowanie. Integracja systemu CVS.NovaDMS z pakietem MS Office. Kategoryzacja dokumentów oraz innych typów informacji. Rozszerzanie opisu dokumentów oraz innych typów informacji o dodatkowe pola wpisywane, słownikowe oraz wyliczane. Definiowanie marszrut obiegu dokumentów oraz innych typów informacji. Korespondencja Odbieranie i wysyłanie korespondencji wewnętrznej. Odbieranie i wysyłanie korespondencji . Import wiadomości w formacie.eml. Identyfikacja adresata i odbiorcy z książki adresowej istniejącej w systemie. Historia kontaktów dostępna pod poszczególnymi pozycjami książki adresowej. Korespondencja seryjna. Wstawianie do treści pól pobierających dane z systemu. Kategoryzacja korespondencji. Rozszerzanie opisu wiadomości o dodatkowe pola wpisywane, słownikowe oraz wyliczane. Automatyczne nadawanie numeru korespondencji. Definiowanie marszrut obiegu wiadomości. Zadania i projekty Tworzenie zadao i projektów. Przydzielanie zadao i projektów realizującym je użytkownikom. Przydzielanie menedżera dla projektu. Definiowanie etapów projektu oraz zadao projektowych. Definiowanie terminów związanych z projektem. Wizualizacja postępów realizacji zadao i projektów poprzez Status realizacji oraz wskaźnik zaawansowania. Wizualizacja efektywności prac. Rozpoczynanie, anulowanie, wstrzymywanie oraz zakaoczanie zadao i projektów. Kategoryzacja zadao i projektów. Rozszerzanie opisu zadao i projektów o dodatkowe pola wpisywane, słownikowe oraz wyliczane.

14 Definiowanie marszrut obiegu zadao i projektów. Terminarz Zarządzanie terminami i przypomnieniami użytkownika. Terminarz prywatny oraz służbowy z podziałem na zespoły i grupy użytkowników. Pole adresat umożliwiające tworzenie i zarządzanie terminami oraz przypomnieniami innych użytkowników. Tworzenie wielu przypomnieo dla jednego terminu. Wyświetlanie w terminarzu przydzielonych użytkownikowi zadao i projektów. Różne widoki terminarza. Kalendarz. Kategoryzacja terminów. Rozszerzanie opisu terminów o dodatkowe pola wpisywane, słownikowe oraz wyliczane. Zarządzanie Zarządzanie użytkownikami, zespołami i grupami użytkowników. Przydzielanie użytkowników do zespołów i grup. Tworzenie struktury podległości grup użytkowników. Zarządzanie drzewem kategorii. Zarządzanie definicjami konfiguracji systemu oraz relacjami między nimi. Definiowanie szablonów dokumentów oraz skryptów marszrut obiegów poszczególnych elementów systemu. Zarządzanie uprawnieniami użytkowników do poszczególnych elementów systemu. System uprawnieo oparty na zasadach nadawania i odbierania uprawnieo do poszczególnych elementów systemu. CyberVision Software biuro@cvs.net.pl