ZAPYTANIE OFERTOWE NR 27/OIL/OL/2017

Transkrypt

1 Gdańsk, dnia grudnia 207 r. Szanowni Państwo, ZAPYTANIE OFERTOWE NR 27/OIL/OL/207 LOTOS Oil Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, zaprasza Państwa do udziału w przetargu w zakresie obsługi dostaw transportu drobnicowego od zagranicznych dostawców do LOTOS Oil Sp. z o.o. w obu lokalizacjach firmy (Gdańsk i Czechowice-). I. Szczegółowy opis przedmiotu zapytania ofertowego i wytyczne do sporządzenia oferty zawierają Załączniki nr, 2 i 3 do niniejszego zapytania. Projekt umowy na świadczenie usług transportowych stanowi Załącznik nr 4 do niniejszego zapytania. II. Wymagany termin świadczenia usług : rozpoczęcie styczeń 208 zakończenie grudzień 209. III. Na pytania dotyczące zapytania ofertowego odpowiedzi udziela Komisja Przetargowa w formie pisemnej. Zapytania należy kierować za pośrednictwem platformy zakupowej LOTOS.LOGINTRADE.NET nie później niż do dnia r. do godz Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie, zostaną opublikowane przekazane wszystkim Oferentom w dniu do godz Pytania i wnioski, które wpłyną po wyznaczonym dniu nie będą rozpatrywane. IV. Kompletna oferta powinna zostać złożona w formie elektronicznej w jednym pliku formatu pdf oraz za pośrednictwem platformy zakupowej LOTOS.LOGINTRADE.NET, w terminie do dnia r. do godz Treść oferty należy sporządzić w języku polskim. Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane, zostać opatrzone pieczątką lub pełną nazwą firmy oraz posiadać następujące oznaczenie: Oferta nr 27/OIL/OL/207. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert częściowych V. Kompletna oferta powinna zawierać: a) Oświadczenie Oferenta, że akceptuje termin realizacji przedmiotu zapytania, oraz treść zapytania ofertowego i wszystkich załączników, oraz akceptację obowiązywania cen w okresie od stycznia 208 r. do grudnia 209 r. z zastrzeżeniem możliwości ich zmian wyłącznie na warunkach określonych we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 4. b) Ceny netto za realizację przedmiotu zapytania - tj. dokładnie wypełniony i podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli Załącznik nr do zapytania ofertowego (w EUR za transport poza granicami Polski). Uwaga! Brak wypełnienia wartości transportu na danej trasie, w celu oceny, będzie skutkowało wprowadzeniem wartości obliczonej jako 0% najwyższej wartości uzyskanej z innych ofert. c) Zaświadczenie, wydane przez właściwy oddział ZUS, że podmiot nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, (data wydania nie późniejsza niż 3 miesiące od daty złożenia). d) Zaświadczenie, wydane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego, że podmiot nie zalega z opłacaniem podatków stanowiących dochód budżetu państwa, (data wydania nie późniejsza niż 3 miesiące od daty złożenia). e) Aktualny odpis z właściwego rejestru, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Strona z 8

2 f) Zaświadczenie o niekaralności osób zarządzających podmiotem wydane przez Krajowy Rejestr Karny (data wydania nie późniejsza niż 3 miesiące od daty złożenia). g) Podpisane oświadczenie Oferenta, że zobowiązuje się do zachowania poufności we wszystkich sprawach związanych z zapytaniem ofertowym nr 27/OIL/OL/207. h) Podpisane oświadczenie Oferenta w sprawie: ochrony środowiska, praw człowieka, działań integrujących oraz braku konfliktu interesów (załącznik nr 7). i) Oświadczenie o możliwości obsługi przewozu towarów objętych ustawą z dnia 9 marca 207r. o systemie monitorowania drogowego przewozu towarów (SENT) oraz ustawą z dnia 9 sierpnia 20r. o przewozie towarów niebezpiecznych (ADR). j) Przedstawienie pozwolenia na wykonywanie przewozu oraz ważnej polisy przewoźnika od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia obejmującej odpowiedzialność za pokrycie szkód Zamawiającego o sumie ubezpieczenia nie niższej niż PLN netto (słownie: pięćdziesiąt tysięcy netto). k) Wypełniona ankieta stanowiąca Załącznik nr 2. l) Akceptacja proponowanych warunków płatności termin płatności nie krótszy niż 30 dni od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego. m) Oświadczenie Oferenta o ilości zakupu paliw i olejów od Grupy LOTOS S.A. w trakcie trwania umowy, jeżeli Oferent wyraża chęć zakupu paliw i olejów od Grupy LOTOS S.A. n) Oświadczenie Oferenta, że podda się audytowi przeprowadzonemu przez Zamawiającego przed podpisaniem umowy i w trakcie jej trwania, w ustalonym obustronnie terminie. Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania oferenta. Oferent gwarantuje związanie z ofertą przez okres 4 miesięcy od dnia jej złożenia. VI. Kryteria wyboru Oferenta: a) Przeciętny koszt transportu przemnożony przez ilość zleceń na trasie dokładnie wypełniony Załącznik nr, b) Termin realizacji zlecenia od daty jego otrzymania c) Deklaracja ilości zakupionego paliwa i oleju silnikowego od Grupy LOTOS S.A.. d) Termin płatności, minimum 30 dni. VII. Zawarcie umowy. W drodze przetargowej zostanie wyłoniony jeden Oferent, który zaproponuje najkorzystniejsze warunki w danej grupie przewozów. Z Oferentem, zostanie podpisana umowa stanowiąca Załącznik nr 4. Złożenie oferty jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na zaproponowane warunki umowy. LOTOS Oil Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wyboru kilku Oferentów w danej grupie, którzy zaproponowali najkorzystniejsze warunki i podpisania umów na warunkach przewidzianych w przesłanych ofertach. Jednocześnie LOTOS Oil Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo podzielenia między Oferentami, o których mowa w zdaniu poprzedzającym tras i ilości szacowanych wysyłek (Załącznik nr do zapytania) wg wewnętrznych kryteriów. LOTOS Oil Sp. z o.o. zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian do załączonego wzoru umowy. Jednocześnie informuję, że LOTOS Oil Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania zapytania ofertowego i / lub oferty bez podania przyczyny na każdym jej etapie. Strona 2 z 8

3 UWAGA! LOTOS Oil Sp. z o.o. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. BHP, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe. Obsługę ruchu osobowego, samochodowego, materiałowego i majątkowego firm obcych na terenie Grupy LOTOS S.A. prowadzi odpłatnie LOTOS Ochrona sp. z o.o. LOTOS Oil Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo przeprowadzenia negocjacji z wybranymi oferentami. LOTOS Oil Sp. z o.o. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty. Ocena ofert dokonana będzie przez Komisję według zasad określonych w procedurze z dnia 30 maja 207 r. OIL Zakupy towarów i usług, dostępnej do wglądu w siedzibie LOTOS Oil Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 35. Z poważaniem Członkowie Komisji PWK 27/OIL/OL/207 Załączniki: ) Załącznik nr przewidywane zapotrzebowanie na usługi z podziałem na miejsca odbioru lub pobrania przesyłek. wraz z tabelami cenowymi do wypełnienia przez Oferenta, 2) Załącznik nr 2 ankieta, 3) Załącznik nr 3 specyfikacje odbiorów i dostaw przesyłek, wskaźniki oceny dostawcy, 4) Załącznik nr 4 wzór umowy, 5) Załącznik nr 5 Deklaracja rocznych zakupu produktów Grupy LOTOS S.A. 6) Załącznik nr 6 Taryfikator wykroczeń 7) Załącznik nr 7 Oświadczenie Oferenta w sprawie: ochrony środowiska, praw człowieka działań integrujących oraz braku konfliktu interesów. Strona 3 z 8

4 Załącznik nr do Zapytania Ofertowego nr 27/OIL/OL/207 Przewidywane zapotrzebowanie i rozkład ilości palet w jednej dostawie Miejsce wysyłki Gonfreville Orcher F Lauterbourg Miejsce dostawy Gdańsk/ Czechowice Ilość palet (20 x 20 cm) w dostawie Rouen Hamburg 7 B2030 Antwerpia Weiterstadt B-9042 Gent A B Ridderkerk 930- Beveren/Kallo STAWKI FRACHTOWE miejsce wysyłki Gonfreville l'orcher F Lauterbourg 7673 Rouen 223 Hamburg B2030 Antw erpia 6433 Weiterstadt B-9042 Gent 2980 AB Ridderkerk 930-Beveren/Kallo Gonfreville l'orcher F Lauterbourg 7673 Rouen 224 Hamburg B2030 Antw erpia 6433 Weiterstadt B-9042 Gent 2980 AB Ridderkerk 930-Beveren/Kallo miejsce dostawy Gdańsk Czechowice- ilość palet ( 20 X 20 cm ) w dostawie Strona 4 z 8

5 Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego nr 27/OIL/OL/207 Ankieta: Posiadanie systemu klasy TMS lub inny Certyfikaty ISO i podobne Okres obecności na rynku Tak,.. / Nie Nie posiadamy / posiadamy... lat Obsługa zleceń przewozu towarów objętych ADR % wartości zlecenia Czas potrzebny na organizację transportu Oświadczam, że jestem w stanie zorganizować jednostki transportowe po otrzymaniu zlecenia w terminie dni roboczych w miejscu załadunku zgodnie ze zleceniem. Oświadczam, że wszystkie informacje podane w procesie przetargowym są prawdziwe i mogą być poddane audytowi Zamawiającego, zarówno przed podpisaniem umowy, jak i w trakcie jej trwania, w ustalonym obustronnie terminie... Przewoźnik Strona 5 z 8

6 Załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego nr 27/OIL/OL/207 MIEJSCA WYSYŁKI MIEJSCA DOCELOWE ŚREDNIA ILOŚĆ ZLECEŃ MIESIĘCZNIE NIEKTÓRE SPECYFIKACJE ODBIORU TOWATRÓW Gonfreville l Orcher Gdańsk lub Czechowice- 4 wymagane awizowanie auta 48 h przed odbiorem, przepisów na terenie zakładu. Kierowca musi porozumiewać się w jednym z języków : angielski, niemiecki, francuski; F Lauterbourg 7673 Rouen 223 Hamburg B2030 Antwerpia 2980 AB Ridderkerk 6433 Weiterstadt 930 Beveren/Kallo B-9042 Gent Gdańsk lub Czechowice Gdańsk lub Czechowice Gdańsk lub Czechowice Gdańsk lub Czechowice wymagany kask ochronny, wymagane obuwie ochronne, wymagane awizowanie auta 48 h przed odbiorem, przepisów na terenie zakładu. Kierowca musi porozumiewać się w jednym z języków : angielski, niemiecki, francuski; wymagany kask ochronny, wymagane okulary ochronne, wymagane buty ochronne, wymagana obecność kierowcy przy ładowaniu towaru, przepisów na terenie zakładu, kierowca musi posługiwać się jednym z języków: angielski, niemiecki, francuski, duński lub flamandzki. wymagane buty ochronne, wymagany kask bezpieczeństwa oraz okulary lub gogle bezpieczeństwa, przyczepa z boczną zasłoną nie będzie ładowana, wymagane potwierdzenie zamówienia 48 h przed odbiorem, przepisów na terenie zakładu. wymagany certyfikat czystości luku ładunkowego, przepisów na terenie zakładu Kierowca musi porozumiewać się w jednym z języków : angielski, niemiecki, francuski; Strona 6 z 8

7 Wskaźniki kwartalnej oceny kontrahenta Wskaźniki Nazwa wskaźnika Definicja Górna granica Uszkodzenia wysyłanego towaru podczas usługi transportowej % przypadków w których doszło do uszkodzenia lub zanieczyszczenia towaru gdy problem zweryfikowano podczas rozładunku do ilości zrealizowanych rozładunków. Zdarzenia z winy Przewoźnika. 0,2 % Rozlania produktu każde udokumentowane zdarzenie, które spowodowało konieczność usunięcia, wymiany lub czyszczenia podłoża do ilości zrealizowanych rozładunków/załadunków. Zdarzenia z winy Przewoźnika. 0,5 % Zanieczyszczenie środowiska liczba przypadków, kiedy w wyniku wykonywania przewozu przez Przewoźnika doszło do skażenia środowiska. Zdarzenia z winy Przewoźnika Liczba zdarzeń na kwartał 0 Opóźnienia dostaw Opóźnienie dostawy skutkującym przestojem produkcji u klienta Opóźnienia załadunków Wypadki z rannymi Ubytek produktu Brak odbioru paliw i olejów Grupy Lotos % opóźnień w zapisanych w zleceniu transportowym terminach dostaw w stosunku do ilości zrealizowanych przewozów. Nie spełnienie warunków na zleceniu przewozowym jest traktowane jak opóźnienie (w tym znajomość języka obcego) Zdarzenia z winy Przewoźnika. liczba przypadków, kiedy w wyniku wykonywania przewozu przez Przewoźnika doszło do opóźnienia dostawy skutkującym przestojem produkcji u klienta według instrukcji ze zlecania transportowego Zdarzenia z winy Przewoźnika Liczba zdarzeń na kwartał % opóźnień w podstawieniu auta + zapisanych w zleceniu transportowym terminach załadunków w stosunku do ilości otrzymanych zleceń. Zdarzenia z winy Przewoźnika. % wypadków z rannymi/zabitymi w stosunku do ilości wykonanych przewozów na terenie zakładu. Zdarzenia z winy Przewoźnika % zdarzeń ubytku towaru w stosunku do zrealizowanych zleceń. Przypadki powyżej 50 kg wagi wykazanego ubytku. Nie spełnienie warunków dot. odbioru paliw i olejów Grupy Lotos,5 % 0 5 % 0, % 0,3 % Strona 7 z 8

8 Załącznik nr 5 do Zapytania Ofertowego nr 27/OIL/OL/207 Deklaracja rocznych zakupu produktów Grupy LOTOS: Niniejszym deklaruję chęć zakupów w ciągu danego roku kalendarzowego obowiązywania Umowy: Olejów silnikowych, hydraulicznych lub przekładniowych Dla celów realizacji świadczenia usług przewozowych objętych niniejszą Umową zobowiązuje się do nabywania paliw na stacjach LOTOS lub do własnych zbiorników od Grupy LOTOS S.A.. 2 Brak deklaracji zakupów 000 litrów olejów 2000 litrów olejów 3000 litrów olejów Brak deklaracji zakupów 00% paliwa potrzebnego do realizacji zleceń Powyżej 00% paliwa potrzebnego do realizacji zleceń Przewoźnik Zleceniodawca weryfikować będzie powyższe informacje w danym okresie rozliczeniowym w oparciu o faktury sprzedaży Produktów dostarczone przez oferenta do Przewoźnika. Przewoźnik będzie składał Zleceniodawcy Zamówienia na zakup i dostawę Produktów. Zamówienie powinno zostać złożone w formie pisemnej, za pomocą faksu lub poczty elektronicznej lub w formie elektronicznej. Warunki zamówienia, termin wydania i ewentualnego dostarczenia Produktów oraz cena za Produkty i termin płatności będzie ustalana przez Przewoźnika z przedstawicielem Działu Sprzedaży do Klientów Transportowych LOTOS OIL sp. z o.o. 2 Sprzedaż paliw odbywać się będzie na zasadach i przy użyciu Kart paliwowych LOTOS Biznes lub na podstawie faktur wystawionych przez Grupę LOTOS S.A. na Oferenta. Ilość paliwa, jaką Przewoźnik zobowiązuje się nabyć, określana będzie zgodnie z następującym wzorem określającym zużycie paliwa przez jednostkę transportową na danej trasie: Zużycie paliwa = x / 00 * y * z * (t%) x długość trasy, y ilość kursów na trasie, z średnie zużycie paliwa na 00 km wynoszące 30 l, t % deklarowanego użycia. Strona 8 z 8