ZAPYTANIE OFERTOWE NR 11787/

Transkrypt

1 Gdańsk, r. ZAPYTANIE OFERTOWE NR 11787/ Szanowni Państwo, Grupa LOTOS S.A. z siedzibą w Gdańsku przy ul. Elbląska 135, (zwana dalej Zamawiającym) zaprasza do udziału w postępowaniu na dostawę prenumeraty prasy na potrzeby spółek z grupy kapitałowej LOTOS. Wykonawca zostanie wyłoniony w procesie wyboru kontrahenta w trybie otwartym (nieograniczonym) I. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTU I SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ: Osobą upoważnioną do kontaktu z wykonawcami w toku postępowania przetargowego jest Mariusz Szwocher, mariusz.szwocher@grupalotos.pl Informacje będą udzielane w dni robocze, w godzinach 9ºº - 14ºº za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE w terminie wskazanym na platformie zakupowej LOGINTRADE. II. PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO 1. Przedmiotem zapytania ofertowego jest dostawa prenumeraty prasy do siedzib wybranych spółek z grupy kapitałowej LOTOS. 2. Zamawiający wymaga, aby dostawa prasy odbywała się do następujących lokalizacji: ul. Elbląska 135, Gdańsk Plac Bankowy 1, Warszawa ul. Łukasiewicza 2, Czechowice-Dziedzice ul. Strzeszyńska 61, Poznań Stary Dwór 9, Gdańsk Do następujących spółek z GK LOTOS: LOTOS Biopaliwa, LOTOS Oil, LOTOS Paliwa, LOTOS Petrobaltic, LOTOS Terminale, RC Ekoenergia, Grupa LOTOS. 3. Przedmiot zamówienia dotyczy łącznie 118 tytułów (357 egzemplarzy) prasy, które dostarczane są do powyższych lokalizacji. Powyższe ilości są ilościami szacunkowymi (planowanymi), Zamawiający nie jest zobowiązany do zamówienia w okresie obowiązywania umowy ilości wskazanej w Formularzu cenowym oraz żadnej innej minimalnej ilości asortymentu. 4. Wymagania Zamawiającego w zakresie wykonywania przedmiotu zapytania ofertowego: Strona 1 z 5

2 1) Wykonawca zobowiązany będzie załączać do faktur comiesięczne raporty zawierające takie dane jak: tytuł, ilość egz., miejsce dostawy, mpk, cenę netto, cenę brutto, vat (wzór raportu stanowić będzie załącznik do umowy) na podstawie których będą rozliczane faktury vat. 2) Wykonawca zobowiązany będzie wystawiać oddzielne fv na każdą lokalizację i każdą spółkę odrębnie. 3) Comiesięczne płatności z tytułu realizacji dostaw będą następować z dołu. 4) Dostawa prasy realizowana będzie codziennie w dni robocze w formie tradycyjnej w godzinach 05:30-06:00 do wskazanych miejsc odbioru. 5) Prasa codzienna oraz periodyki dostarczane będą w dniu wydania (nie dotyczy wydawnictw zagranicznych). 6) Podane ceny prenumeraty będą obowiązywać cały rok Szczegółowy opis przedmiotu zapytania ofertowego zawiera Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania stanowiący równocześnie formularz cenowy. 6. Zamawiający informuje, iż z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejsza zostanie zawarta umowa, której stroną będzie Grupa LOTOS S.A., na warunkach określonych w niniejszym Zapytaniu Ofertowym. Pozostałe spółki z Grupy Kapitałowej Grupy LOTOS S.A. w zależności od potrzeb będą mogły z wybranym Wykonawcą zawrzeć odrębne umowy na dostawę prenumeraty prasy na warunkach tożsamych z warunkami uzyskanymi przez Grupę LOTOS S.A. w wyniku przeprowadzonego procesu wyboru kontrahenta. III. TERMIN REALIZACJI Przedmiot zapytania ofertowego będzie realizowany w okresie r. do r. IV. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW 1. Zamawiający wymaga, aby przedmiot zamówienia wykonywany był przez Wykonawców posiadających niezbędną wiedzę i doświadczenie, tj. posiadających doświadczenie w wykonywaniu usługi o charakterze podobnym do niniejszego przedmiotu zamówienia tj. Wykonawców, którzy wykonali lub wykonują w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, co najmniej jedną usługę polegającą na dystrybucji prasy i wydawnictw na polskim rynku. W tym celu Zamawiający wymaga przedłożenia wraz z ofertą wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane. Strona 2 z 5

3 2. Niespełnienie ww. warunków udziału w postępowaniu stanowi podstawę do wykluczenia Wykonawcy i odrzucenia jego Oferty. 3. W przypadku działania Wykonawcy przez pełnomocników, należy dołączyć do Oferty skan pełnomocnictwa. V. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ ORAZ SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY 1. Kompletna Oferta powinna zawierać: 1) wypełniony i podpisany zgodnie z umocowaniem Formularz Ofertowy zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania, 2) Formularz cenowy 3) wykaz usług, o którym mowa w pkt. IV.1 powyżej. 4) pełnomocnictwo do podpisania Oferty, jeżeli uprawnienie do reprezentacji Wykonawcy nie wynika z dokumentów rejestrowych Wykonawcy (KRS, CEIDG); 2. Dokumenty sporządzone w języku obcym, muszą być złożone wraz z tłumaczeniami na język polski. 3. Wykonawca zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w zapytaniu ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę. 4. Wykonawca może złożyć tylko jedną Ofertę na wykonanie zamówienia. 5. Wykonawca składa Ofertę na własny koszt i ryzyko tzn. ponosi wszelkie konsekwencje oraz koszty związane z przygotowaniem i złożeniem Oferty. 6. Oferta oraz załączniki muszą być podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji Wykonawcy przez osobę (osoby) uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy uprawnienie to powinno wynikać z dokumentów załączonych do Oferty w niniejszym postępowaniu. W przypadku działania Wykonawcy przez pełnomocników należy dołączyć do oferty pełnomocnictwo. 7. Ofertę należy złożyć za pomocą Platformy Zakupowej LOGINTRADE, załączając jednocześnie skan kompletnej Oferty wraz z załącznikami, o których mowa powyżej. 8. Wszelka korespondencja w ramach niniejszego postępowania prowadzona jest z wykorzystaniem Platformy Zakupowej LOGINTRADE. 9. W przypadku, gdyby Oferta zawierała informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Wykonawca winien w sposób niebudzący wątpliwości zastrzec, które spośród informacji zawartych w ofercie lub w dokumentach złożonych wraz z ofertą stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Zamawiający sugeruje, aby skany dokumentów stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa zaopatrzyć w przedrostek tajemnica_. W przypadku nie zabezpieczenia przez Wykonawcę w ofercie informacji zastrzeżonych, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. VI. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Minimalny termin związania ofertą wynosi 60 dni od terminu składania Ofert. VII. KRYTERIA OCENY OFERT 1. Kryteria: najniższa cena Strona 3 z 5

4 VIII. TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Termin zadawania pytań: r. do godz. 14:00 2. Termin składania Ofert: r.. godz. 10:00 IX. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO 1. Wykonawca zobowiązany jest zapoznać się z informacjami zawartymi w niniejszym zapytaniu oraz jego załącznikami i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. 2. Zamawiający nie będzie ponosić jakichkolwiek kosztów Wykonawcy związanych ze sporządzeniem oferty i udziałem wykonawcy w ewentualnych negocjacjach. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia oferty Wykonawcy bez podania przyczyny. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania niniejszego zapytania bez podania przyczyny oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Wykonawcą lub Wykonawcami do chwili podpisania umowy. Wybór Wykonawcy lub Wykonawców do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu polskiego kodeksu cywilnego. 5. Zamawiający zastrzega, iż negocjacje, o których mowa w pkt. 4 powyżej mogą przyjąć formę aukcji elektronicznej. 6. Wykonawcy zostaną powiadomieni o dokonanym rozstrzygnięciu. X. ZAŁĄCZNIKI: 1. Formularz ofertowy Załącznik nr 1 2. Formularz cenowy Załącznik nr 2 3. Wzór umowy Załącznik nr 3 4. Wzór wykazu usług Załącznik nr 4 UWAGA! Grupa LOTOS S.A. prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego. Grupa LOTOS S.A. dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej na całym świecie działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych. Grupa LOTOS S.A. w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu. Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie Strona 4 z 5

5 Grupa LOTOS S.A. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe. Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. procedur. Grupa LOTOS S.A. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane Wykonawcom nadesłane oferty. Grupa LOTOS S.A. informuje, że każdy Wykonawca powinien posiadać polisę ubezpieczeniową stwierdzającą, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej i deliktowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, a w przypadku wyboru jego oferty zobowiązany będzie do utrzymywania ważności tej polisy i dodatkowo uzyska wszelkie, specyficzne dla danego rodzaju usługi lub prac, wymagane ubezpieczenia niezbędne do ich realizacji (np. OC pojazdów i sprzętu, OC za szkody wyrządzone w środkach transportu podczas prac ładunkowych, OC za szkody wynikłe z zanieczyszczenia lub skażenia powietrza, wody lub gruntu wskutek zdarzeń nagłych i nieprzewidzianych, itp.). W przypadku korzystania w ramach realizowanych prac z usług podwykonawców, w ramach polisy musi być zawarta klauzula dotycząca odpowiedzialności podwykonawców. Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Wykonawcy auditów w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze zamówienia. Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty. Grupa LOTOS S.A. zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język i prawo polskie. Ocena ofert dokonywana będzie przez Komisję wyboru kontrahenta powołaną przez Grupę LOTOS S.A. Prace komisji przebiegać będą według zasad określonych w procedurze nr GLS z dnia r., określającej zasady wyboru kontrahenta. Ewentualne informacje na temat ww. procedury można uzyskać w Dziale Zakupów Korporacyjnych Grupy LOTOS S.A. w Gdańsku. Strona 5 z 5