ZAPYTANIE OFERTOWE NR 28/OIL/OL/2017

Transkrypt

1 Gdańsk, dnia 19 grudnia 017 r. Szanowni Państwo, ZAPYTANIE OFERTOWE NR 8/OIL/OL/017 LOTOS Oil Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, zaprasza Państwa do udziału w przetargu w zakresie obsługi dostaw transportu cało pojazdowego FTL od dostawców i do klientów LOTOS Oil Sp. z o.o. w obu lokalizacjach firmy (Gdańsk i ). I. Szczegółowy opis przedmiotu zapytania ofertowego i wytyczne do sporządzenia oferty zawierają Załączniki nr 1, i 3 do niniejszego zapytania. Projekt umowy na świadczenie usług transportowych stanowi Załącznik nr do niniejszego zapytania. II. Wymagany termin świadczenia usług : rozpoczęcie styczeń 018 zakończenie grudzień 019. III. Na pytania dotyczące zapytania ofertowego odpowiedzi udziela Komisja Przetargowa w formie pisemnej. Zapytania należy kierować za pośrednictwem platformy zakupowej LOTOS.LOGINTRADE.NET nie później niż do dnia r. do godz..00 Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie, zostaną opublikowane przekazane wszystkim Oferentom w dniu do godz Pytania i wnioski, które wpłyną po wyznaczonym dniu nie będą rozpatrywane. IV. Kompletna oferta powinna zostać złożona w formie elektronicznej w jednym pliku formatu pdf oraz za pośrednictwem platformy zakupowej LOTOS.LOGINTRADE.NET, w terminie do dnia r. do godz..00. Treść oferty należy sporządzić w języku polskim. Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane, zostać opatrzone pieczątką lub pełną nazwą firmy oraz posiadać następujące oznaczenie: Oferta nr 8/OIL/OL/017. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert częściowych V. Kompletna oferta powinna zawierać: a) Oświadczenie Oferenta, że akceptuje termin realizacji przedmiotu zapytania, oraz treść zapytania ofertowego i wszystkich załączników, oraz akceptację obowiązywania cen w okresie od stycznia 018 r. do grudnia 019 r. z zastrzeżeniem możliwości ich zmian wyłącznie na warunkach określonych we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr. b) Ceny netto za realizację przedmiotu zapytania - tj. dokładnie wypełniony i podpisany przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Uwaga! Brak wypełnienia wartości transportu na danej trasie, w celu oceny, będzie skutkowało wprowadzeniem wartości obliczonej jako 1% najwyższej wartości uzyskanej z innych ofert. c) Zaświadczenie, wydane przez właściwy oddział ZUS, że podmiot nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, (data wydania nie późniejsza niż 3 miesiące od daty złożenia). d) Zaświadczenie, wydane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego, że podmiot nie zalega z opłacaniem podatków stanowiących dochód budżetu państwa, (data wydania nie późniejsza niż 3 miesiące od daty złożenia). e) Aktualny odpis z właściwego rejestru, wystawiony nie wcześniej niż miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Strona 1 z 13

2 f) Zaświadczenie o niekaralności osób zarządzających podmiotem wydane przez Krajowy Rejestr Karny (data wydania nie późniejsza niż 3 miesiące od daty złożenia). g) Podpisane oświadczenie Oferenta, że zobowiązuje się do zachowania poufności we wszystkich sprawach związanych z zapytaniem ofertowym nr 8/OIL/OL/017. h) Podpisane oświadczenie Oferenta w sprawie: ochrony środowiska, praw człowieka, działań integrujących oraz braku konfliktu interesów (załącznik nr 7). i) Oświadczenie o możliwości obsługi przewozu towarów objętych ustawą z dnia 9 marca 017r. o systemie monitorowania drogowego przewozu towarów (SENT) oraz ustawą z dnia 19 sierpnia 011r. o przewozie towarów niebezpiecznych (ADR). j) Przedstawienie pozwolenia na wykonywanie przewozu oraz ważnej polisy przewoźnika od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia obejmującej odpowiedzialność za pokrycie szkód Zamawiającego z jednego zdarzenia o sumie ubezpieczenia nie niższej niż 0 000,00 PLN netto (słownie: pięćdziesiąt tysięcy netto). k) Wypełniona ankieta stanowiąca Załącznik nr. l) Akceptacja proponowanych warunków płatności termin płatności nie krótszy niż 30 dni od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego. m) Oświadczenie Oferenta o ilości zakupu paliw i olejów od Grupy LOTOS S.A. w trakcie trwania umowy, jeżeli Oferent wyraża chęć zakupu paliw i olejów od Grupy LOTOS S.A. n) Oświadczenie Oferenta, że podda się audytowi przeprowadzonemu przez Zamawiającego przed podpisaniem umowy i w trakcie jej trwania, w ustalonym obustronnie terminie. Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania oferenta. Oferent gwarantuje związanie z ofertą przez okres miesięcy od dnia jej złożenia. VI. Kryteria wyboru Oferenta: a) Przeciętny koszt transportu przemnożony przez ilość zleceń na trasie dokładnie wypełniony Załącznik nr 1, b) Termin realizacji zlecenia od daty jego otrzymania c) Deklaracja ilości zakupionego paliwa i oleju silnikowego od Grupy LOTOS S.A. i Lotos Oil sp. z o.o. d) Termin płatności, minimum 30 dni. VII. Zawarcie umowy. W drodze przetargowej zostanie wyłoniony jeden Oferent, który zaproponuje najkorzystniejsze warunki w danej grupie przewozów. Z Oferentem, zostanie podpisana umowa stanowiąca Załącznik nr. Złożenie oferty jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na zaproponowane warunki umowy. LOTOS Oil Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wyboru kilku Oferentów, którzy zaproponowali najkorzystniejsze warunki i podpisania umów na warunkach przewidzianych w przesłanych ofertach. Jednocześnie LOTOS Oil Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo podzielenia między Oferentami, o których mowa w zdaniu poprzedzającym tras i ilości szacowanych wysyłek (Załącznik nr 1 do zapytania) wg wewnętrznych kryteriów. LOTOS Oil Sp. z o.o. zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian do załączonego wzoru umowy. Jednocześnie informuję, że LOTOS Oil Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania zapytania ofertowego i / lub oferty bez podania przyczyny na każdym jej etapie. Strona z 13

3 UWAGA! LOTOS Oil Sp. z o.o. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. BHP, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe. Obsługę ruchu osobowego, samochodowego, materiałowego i majątkowego firm obcych na terenie Grupy LOTOS S.A. prowadzi odpłatnie LOTOS Ochrona sp. z o.o. LOTOS Oil Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo przeprowadzenia negocjacji z wybranymi oferentami. LOTOS Oil Sp. z o.o. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty. Przed podpisaniem umowy, ze względu na wartość umowy, zostanie przeprowadzona weryfikacja kontrahenta zgodnie z zapisami procedury nr GLS na co kontrahent przystępując do przetargu wyraża zgodę. Ocena ofert dokonana będzie przez Komisję według zasad określonych w procedurze z dnia 30 maja 017 r. OIL Zakupy towarów i usług, dostępnej do wglądu w siedzibie LOTOS Oil Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 13. Z poważaniem Członkowie Komisji PWK 8/OIL/OL/017 Załączniki: 1) Załącznik nr 1 przewidywane zapotrzebowanie na usługi z podziałem na miejsca odbioru lub pobrania przesyłek. wraz z tabelami cenowymi do wypełnienia przez Oferenta, ) Załącznik nr ankieta, 3) Załącznik nr 3 wskaźniki oceny dostawcy, ) Załącznik nr wzór umowy, ) Załącznik nr Deklaracja rocznych zakupu produktów Grupy LOTOS S.A. ) Załącznik nr Taryfikator wykroczeń 7) Załącznik nr7 Oświadczenie Oferenta w sprawie: ochrony środowiska, praw człowieka działań integrujących oraz braku konfliktu interesów. Strona 3 z 13

4 Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego nr 8/OIL/OL/017 Lista tras wraz z planowaną roczną ilością zleceń transportu cało pojazdowego (FTL) w 018 / 019 roku. Miejsce wysyłki / kod pocztowy Miejsce docelowe / kod pocztowy Nazwa towaru Szacowana ilość zleceń w ciągu roku Cena za przewóz Gdańsk Będzin -0 Gdańsk Białystok Gdańsk Błonie Gdańsk Brzezie -01 Gdańsk Bogatynia 9-91 Gdańsk Bytkowo -090 Gdańsk Bytom 1-90 Gdańsk Chełm -0 Gdańsk Czechowice Dziedzice Gdańsk Gdynia Gdańsk Grabica Gdańsk Gołuchów Strona z 13

5 Gdańsk Kajetany Gdańsk Kraków Gdańsk Koszalin Gdańsk Krosno Gdańsk Konin - Gdańsk Klewki -87 Gdańsk Legnica 9-0 Gdańsk Lidzbark Gdańsk Lubin Gdańsk Lubartów 1-0 Gdańsk Lublin -0-3 Gdańsk Łódź Gdańsk Nowy Dwór Wejherowski Gdańsk Opole -0 Strona z 13

6 Gdańsk Olsztyn --0 Gdańsk Ożarów Mazowiecki Gdańsk Radomyśl Wielki Gdańsk Rumia 8-3 Gdańsk Rzeszów -3- Gdańsk Przemyśl Gdańsk Płońsk 09-0 Gdańsk Płochocin Gdańsk Puchaczów Gdańsk Połaniec 8-30 Gdańsk Rybnik Gdańsk Rzeszów -3- Gdańsk Strzelin -7-0 Gdańsk Suchedniów Gdańsk Szubin Gdańsk Skarszewy Gdańsk Stalowa Wola Strona z 13

7 Gdańsk Szczecin Gdańsk Szczucin Gdańsk Świerże Górne Gdańsk Tomaszów Mazowiecki Gdańsk Warszawa 03-1 Gdańsk Wiry Gdańsk Wrocław 7-17 Gdańsk Zambrów Gdańsk Zielona Góra -89 Miejsce wysyłki / kod pocztowy Miejsce docelowe / kod pocztowy Nazwa towaru Szacowana ilość zleceń w ciągu roku Cena za przewóz Bełchatów Błonie Białystok Bogatynia 9-91 Bytkowo -090 Strona 7 z 13

8 Bytom 1-90 Częstochowa Chełm -0 Chorzów Gdańsk Grabica Gołuchów Kraków Krosno Koszalin Klewki -87 Lidzbark Lubartów 1-0 Strona 8 z 13

9 Lublin -0-3 Łódź Olsztyn --0 Ożarów Mazowiecki Radomyśl Wielki Rzeszów -3- Rybnik --07 Płońsk 09-0 Płochocin Strzelin -7-0 Suchedniów Szubin Strona 9 z 13

10 Skarszewy Stalowa Wola Szczecin Szczucin Tomaszów Mazowiecki Wiry Zambrów Olomouc Czech Republic 70 0 Ostrava Vitkovice Czech Republic 70 Palfa Hungary Hradec Kralove Czech Republic 908 HOF Germany Kiskunmajsa Hungary Strona z 13

11 Załącznik nr do Zapytania Ofertowego nr 8/OIL/OL/017 Ankieta: Posiadanie systemu klasy TMS lub inny Certyfikaty ISO i podobne Okres obecności na rynku Ilość posiadanych jednostek transportowych Tak,.. / Nie Nie posiadamy / posiadamy... lat Szt. Obsługa zleceń przewozu towarów objętych ADR % wartości zlecenia Czas potrzebny na organizację transportu Oświadczam, że jestem w stanie zorganizować jednostki transportowe po otrzymaniu zlecenia w terminie dni roboczych w miejscu załadunku zgodnie ze zleceniem. Oświadczam, że wszystkie informacje podane w procesie przetargowym są prawdziwe i mogą być poddane audytowi Zamawiającego, zarówno przed podpisaniem umowy, jak i w trakcie jej trwania, w ustalonym obustronnie terminie... Przewoźnik Strona 11 z 13

12 Załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego nr 8/OIL/OL/017 Wskaźniki kwartalnej oceny kontrahenta Wskaźniki Nazwa wskaźnika Definicja Górna granica Uszkodzenia wysyłanego towaru podczas usługi transportowej % przypadków w których doszło do uszkodzenia lub zanieczyszczenia towaru gdy problem zweryfikowano podczas rozładunku do ilości zrealizowanych rozładunków. Zdarzenia z winy Przewoźnika. Zdarzenia na kwartał 0, % Rozlania produktu każde udokumentowane zdarzenie, które spowodowało konieczność usunięcia, wymiany lub czyszczenia podłoża do ilości zrealizowanych rozładunków/załadunków. Zdarzenia z winy Przewoźnika. Zdarzenia na kwartał 0, % Zanieczyszczenie środowiska Opóźnienia dostaw Opóźnienie dostawy skutkującym przestojem produkcji u klienta Opóźnienia załadunków Wypadki z rannymi Ubytek produktu Brak odbioru paliw i olejów Grupy Lotos liczba przypadków, kiedy w wyniku wykonywania przewozu przez Przewoźnika doszło do skażenia środowiska. Zdarzenia z winy Przewoźnika Liczba zdarzeń na kwartał % opóźnień w zapisanych w zleceniu transportowym terminach dostaw w stosunku do ilości zrealizowanych przewozów. Nie spełnienie warunków na zleceniu przewozowym jest traktowane jak opóźnienie (w tym znajomość języka obcego) Zdarzenia z winy Przewoźnika. Zdarzenia na kwartał liczba przypadków, kiedy w wyniku wykonywania przewozu przez Przewoźnika doszło do opóźnienia dostawy skutkującym przestojem produkcji u klienta według instrukcji ze zlecania transportowego Zdarzenia z winy Przewoźnika Liczba zdarzeń na kwartał % opóźnień w podstawieniu auta + zapisanych w zleceniu transportowym terminach załadunków w stosunku do ilości otrzymanych zleceń. Zdarzenia z winy Przewoźnika. Zdarzenia na kwartał % wypadków z rannymi/zabitymi w stosunku do ilości wykonanych przewozów na terenie zakładu. Zdarzenia z winy Przewoźnika Zdarzenia na kwartał % zdarzeń ubytku towaru w stosunku do zrealizowanych zleceń. Przypadki powyżej kg wagi wykazanego ubytku. Zdarzenia na kwartał Nie spełnienie warunków dot. odbioru paliw i olejów Grupy Lotos 0 1, % 0 % 0,1 % 0,3 % 1 Strona 1 z 13

13 Załącznik nr do Zapytania Ofertowego nr 8/OIL/OL/017 Deklaracja rocznych zakupu produktów Grupy LOTOS: Niniejszym deklaruję chęć zakupów w ciągu danego roku kalendarzowego obowiązywania Umowy: Olejów silnikowych, hydraulicznych lub przekładniowych 1 Dla celów realizacji świadczenia usług przewozowych objętych niniejszą Umową zobowiązuje się do nabywania paliw na stacjach LOTOS lub do własnych zbiorników od Grupy LOTOS S.A.. Brak deklaracji zakupów 000 litrów olejów 3000 litrów olejów 000 litrów olejów Brak deklaracji zakupów 0% paliwa potrzebnego do realizacji zleceń Powyżej 0% paliwa potrzebnego do realizacji zleceń Przewoźnik Zleceniodawca weryfikować będzie powyższe informacje w danym okresie rozliczeniowym w oparciu o faktury sprzedaży Produktów dostarczone przez oferenta do Przewoźnika. 1 Przewoźnik będzie składał Zleceniodawcy Zamówienia na zakup i dostawę Produktów. Zamówienie powinno zostać złożone w formie pisemnej, za pomocą faksu lub poczty elektronicznej lub w formie elektronicznej. Warunki zamówienia, termin wydania i ewentualnego dostarczenia Produktów oraz cena za Produkty i termin płatności będzie ustalana przez Przewoźnika z przedstawicielem Działu Sprzedaży do Klientów Transportowych LOTOS OIL sp. z o.o. Sprzedaż paliw odbywać się będzie na zasadach i przy użyciu Kart paliwowych LOTOS Biznes lub na podstawie faktur wystawionych przez Grupę LOTOS S.A. na Oferenta. Ilość paliwa, jaką Przewoźnik zobowiązuje się nabyć, określana będzie zgodnie z następującym wzorem określającym zużycie paliwa przez jednostkę transportową na danej trasie: Zużycie paliwa = x / 0 * y * z * (t%) x długość trasy, y ilość kursów na trasie, z średnie zużycie paliwa na 0 km wynoszące 30 l, t % deklarowanego użycia. Strona 13 z 13