ZAPYTANIE OFERTOWE NR 13439/ Wykonawca zostanie wyłoniony w procesie wyboru kontrahenta w trybie otwartym (nieograniczonym)

Transkrypt

1 Gdańsk, r. ZAPYTANIE OFERTOWE NR 13439/ Szanowni Państwo, LOTOS Ochrona Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku przy ul. Elbląska 135, (zwana dalej Zamawiającym) zaprasza do udziału w postępowaniu na sukcesywną dostawę umundurowania dla pracowników LOTOS Ochrona. Wykonawca zostanie wyłoniony w procesie wyboru kontrahenta w trybie otwartym (nieograniczonym) I. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTU I SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ: Osobą upoważnioną do kontaktu z wykonawcami w toku postępowania przetargowego jest Mariusz Szwocher, mariusz.szwocher@grupalotos.pl Informacje będą udzielane w dni robocze, w godzinach 9ºº - 14ºº za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE w terminie wskazanym na platformie zakupowej LOGINTRADE. II. PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO 1. Przedmiotem Zapytania Ofertowego jest sukcesywna dostawę umundurowania dla pracowników Zamawiającego. 2. Szczegółowy opis Przedmiotu Zapytania znajduje się w załączniku nr 3 do niniejszego Zamówienia stanowiącym jednocześnie Istotne Postanowienia Umowy (IPU). 3. W celu potwierdzenia, że oferowane dostawy odpowiadają wymaganiom określonym przez Zamawiającego oraz dokonania oceny jakości należy dostarczyć próbki po 1 szt./kpl. każdego asortymentu wymienionego w Formularzu Cenowym stanowiącym załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego. 4. Próbki, o których mowa powyżej należy dostarczyć do siedziby LOTOS Ochrona Sp. z o.o. (ul. Elbląska 135, Gdańsk) w zamkniętych pudłach, oznakowanych: ''Oferta w przetargu na dostawę umundurowania dla LOTOS Ochrona (ozn / ). Nie otwierać przed r. godz. 10:00, ponadto w każdym pudle powinien znajdować się wykaz umieszczonych na nim wzorów. Każdy wzór powinien być oznaczony numerem pozycji wg specyfikacji z Formularza Cenowego. Same próbki wewnątrz pudeł nie mogą zawierać informacji o Wykonawcy, który je dostarczył. 5. Informacje dotyczące standardów obowiązujących u Zamawiającego w zakresie niniejszego Przedmiotu Zamówienia zawarte są w załącznikach do niniejszego Zapytania Ofertowego. 6. Zamawiający dopuszcza zlecenia części bądź całości prac podwykonawcom. Strona 1 z 5

2 I. TERMIN REALIZACJI Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego: 2 lub 4 lata od daty zawarcia umowy. II. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW 1. Zamawiający wymaga, aby przedmiot zamówienia wykonywany był przez Wykonawców: 1) posiadających niezbędną wiedzę i doświadczenie, tj. posiadających doświadczenie w wykonywaniu dostaw o charakterze podobnym do niniejszego przedmiotu zamówienia tj. Wykonawców, którzy wykonali lub wykonują w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, co najmniej jedną dostawę polegającą na dostawie sortów odzieżowych odpowiadających przedmiotowi niniejszego zamówienia dla podmiotów zatrudniających co najmniej 100 pracowników. W tym celu Zamawiający wymaga przedłożenia wraz z ofertą wykazu dostaw wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane (np. protokoły zdawczo-odbiorcze zawierające informacje, że usługi zostały wykonane należycie). Wzór wykazu dostaw stanowi załącznik do Zapytania Ofertowego. 2) posiadających aktualny certyfikat ISO 9001:2015 systemu zarządzania jakością obejmującego projektowanie, produkcję, sprzedaż odzieży roboczej i ochronnej oraz środków ochrony indywidualnej, doradztwo w zakresie BHP i outsourcing w branży BHP lub równoważny. W tym celu Zamawiający wymaga przedłożenia wraz z ofertą kopii certyfikatu ISO 9001:20018 lub równoważnego. 2. Niespełnienie ww. warunków udziału w postępowaniu stanowi podstawę do wykluczenia Wykonawcy i odrzucenia jego Oferty. 3. W przypadku działania Wykonawcy przez pełnomocników, należy dołączyć do Oferty skan pełnomocnictwa. III. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ ORAZ SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY 1. Kompletna Oferta powinna zawierać: 1) wypełniony i podpisany zgodnie z umocowaniem Formularz Ofertowy zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania, 2) wykaz dostaw, o którym mowa w pkt. IV.1.1) powyżej, 3) kopia certyfikatu, o którym mowa w pkt. IV.1.2) powyżej, Strona 2 z 5

3 4) pełnomocnictwo do podpisania Oferty, jeżeli uprawnienie do reprezentacji Wykonawcy nie wynika z dokumentów rejestrowych Wykonawcy (KRS, CEIDG); 2. Dokumenty sporządzone w języku obcym, muszą być złożone wraz z tłumaczeniami na język polski. 3. Wykonawca zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w zapytaniu ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę. 4. Wykonawca może złożyć tylko jedną Ofertę na wykonanie zamówienia. 5. Wykonawca składa Ofertę na własny koszt i ryzyko tzn. ponosi wszelkie konsekwencje oraz koszty związane z przygotowaniem i złożeniem Oferty. 6. Oferta oraz załączniki muszą być podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji Wykonawcy przez osobę (osoby) uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy uprawnienie to powinno wynikać z dokumentów załączonych do Oferty w niniejszym postępowaniu. W przypadku działania Wykonawcy przez pełnomocników należy dołączyć do oferty pełnomocnictwo. 7. Ofertę należy złożyć za pomocą Platformy Zakupowej LOGINTRADE, załączając jednocześnie skan kompletnej Oferty wraz z załącznikami, o których mowa powyżej. 8. Wszelka korespondencja w ramach niniejszego postępowania prowadzona jest z wykorzystaniem Platformy Zakupowej LOGINTRADE. 9. W przypadku, gdyby Oferta zawierała informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Wykonawca winien w sposób niebudzący wątpliwości zastrzec, które spośród informacji zawartych w ofercie lub w dokumentach złożonych wraz z ofertą stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Zamawiający sugeruje, aby skany dokumentów stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa zaopatrzyć w przedrostek tajemnica_. W przypadku nie zabezpieczenia przez Wykonawcę w ofercie informacji zastrzeżonych, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. IV. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Minimalny termin związania ofertą wynosi 60 dni od terminu składania Ofert. V. KRYTERIA OCENY OFERT 1. Kryteria: a) najniższa cena b) jakość* * Jakość będzie oceniana na podstawie dostarczonych przez Wykonawców próbek, o których mowa w pkt. II.3. VI. TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Termin zadawania pytań: r. do godz. 14:00 2. Termin składania Ofert: r. godz. 10:00 Strona 3 z 5

4 VII. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO 1. Wykonawca zobowiązany jest zapoznać się z informacjami zawartymi w niniejszym zapytaniu oraz jego załącznikami i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. 2. Zamawiający nie będzie ponosić jakichkolwiek kosztów Wykonawcy związanych ze sporządzeniem oferty i udziałem wykonawcy w ewentualnych negocjacjach. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia oferty Wykonawcy bez podania przyczyny. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania niniejszego zapytania bez podania przyczyny oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Wykonawcą lub Wykonawcami do chwili podpisania umowy. Wybór Wykonawcy lub Wykonawców do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu polskiego kodeksu cywilnego. 5. Zamawiający zastrzega, iż negocjacje, o których mowa w pkt. 4 powyżej mogą przyjąć formę aukcji elektronicznej. 6. Wykonawcy zostaną powiadomieni o dokonanym rozstrzygnięciu. 7. Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zobowiązany będzie dostarczyć na wezwanie Zamawiającego następujące dokumenty niezbędne do jego weryfikacji: a) Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE, b) Potwierdzenie posiadania zezwolenia/koncesji lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga jej posiadania, c) Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga jego opracowania, d) Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące, e) Inne dokumenty niezbędne do weryfikacji Wykonawcy. VIII. ZAŁĄCZNIKI: 1. Formularz Ofertowy Załącznik nr 1 2. Formularz Cenowy Załącznik nr 2 3. Istotne Postanowienia Umowy Załącznik nr 3 4. Wzór wykazu dostaw Załącznik nr 4 UWAGA! LOTOS Ochrona Sp. z o.o. prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego. LOTOS Ochrona Sp. z o.o. dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej na całym świecie działalności gospodarczej. W duchu społecznej Strona 4 z 5

5 odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro LOTOS Ochrona Sp. z o.o. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych. LOTOS Ochrona Sp. z o.o. w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu. Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie LOTOS Ochrona Sp. z o.o. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe. Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. procedur. LOTOS Ochrona Sp. z o.o. informuje, że każdy Wykonawca powinien posiadać polisę ubezpieczeniową stwierdzającą, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej i deliktowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, a w przypadku wyboru jego oferty zobowiązany będzie do utrzymywania ważności tej polisy i dodatkowo uzyska wszelkie, specyficzne dla danego rodzaju usługi lub prac, wymagane ubezpieczenia niezbędne do ich realizacji (np. OC pojazdów i sprzętu, OC za szkody wyrządzone w środkach transportu podczas prac ładunkowych, OC za szkody wynikłe z zanieczyszczenia lub skażenia powietrza, wody lub gruntu wskutek zdarzeń nagłych i nieprzewidzianych, itp.). W przypadku korzystania w ramach realizowanych prac z usług podwykonawców, w ramach polisy musi być zawarta klauzula dotycząca odpowiedzialności podwykonawców. Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, LOTOS Ochrona Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Wykonawcy auditów w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze zamówienia. LOTOS Ochrona Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty. LOTOS Ochrona Sp. z o.o. zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język i prawo polskie. Ocena ofert dokonywana będzie przez Komisję wyboru kontrahenta powołaną przez Grupę LOTOS S.A. Prace komisji przebiegać będą według zasad określonych w procedurze nr GLS z dnia r., określającej zasady wyboru kontrahenta. Ewentualne informacje na temat ww. procedury można uzyskać w Dziale Zakupów Korporacyjnych Grupy LOTOS S.A. w Gdańsku. Strona 5 z 5