enova Projekty Soneta Sp z o.o. podręcznik Użytkownika

Transkrypt

1 Soneta Sp z o.o. ul. Wadowicka 8A Kraków tel./fax (0-12) info@enova.pl crm@enova.pl enova Projekty podręcznik Użytkownika wersja 8.1

2 Spis treści Spis treści... 2 Budżetowanie... 3 Wprowadzanie budżetu do projektu... 3 Tworzenie budżetu... 3 Wprowadzanie pozycji kosztów i przychodów... 6 Zatwierdzanie budżetu... 8 Stan realizacji budżetu Opis dokumentów Opisywanie dokumentów Generowanie opisów Konfiguracja generatora opisów Tworzenie schematu podziałowego Zestawy podzielników

3 Budżetowanie Opisana w tym rozdziale funkcjonalność dotyczy wyłącznie licencji Projekty. Użytkownicy posiadający licencję CRM nie posiadają dostępu do funkcji budżetowania. Budżetowanie służy do planowania oraz kontroli realizacji budżetu projektów. Moduł Projekty zawiera w sobie pełną funkcjonalność modułu CRM (bez Sewisu i Wypożyczeń) oraz funkcje związane z budżetowaniem projektów: Tworzenie budżetu dla projektu, planowanie kwot kosztów i przychodów, wprowadzanie korekt, kontrolę kwot zrealizowanych Przypisywanie dokumentów do projektów co wpływa na stopień realizacji budżetu projektu Tworzenie schematów podziałowych dla dokumentów, które umożliwiają automatyzację procesu przypisywanie dokumentów do projektów Budżet może być planowany wyłącznie w ujęciu wartościowym (kwota kosztów i przychodów), lub ilościowo-wartościowym (dodatkowe planowanie np. ilości materiałów potrzebnych do zrealizowania projektu). Może być również zrealizowany model mieszany część pozycji będzie miała planowane wyłącznie wartości, a część wartości i ilości. Oprócz licencji Projekty, dostępna jest również licencja Opis analityczny -aktywacja, która umożliwia przypisywanie dokumentów do projektów. Oznacza to, że licencje te są przeznaczone: Projekty dla osób, które będą tworzyć budżety, kontrolować ich realizację Opis analityczny-aktywacja dla osób, które będą dokonywać kwalifikacji kosztów (opisywać dokumenty) a równocześnie nie potrzebują pełnego dostępu do projektów i szczegółowych informacji o budżecie. Aby korzystać z licencji Opis analityczny-aktywacja, konieczne jest posiadanie dostępu do opisywanych dokumentów. Przykładowo kierownik projektu, który będzie opisywał dokumenty RW, musi posiadać licencję na moduły Handel oraz Projekty-aktywacja. Wprowadzanie budżetu do projektu Tworzenie budżetu Nowy budżet tworzony jest dla projektu za pomocą funkcji w menu Czynności->Utwórz budżet (funkcja dostępna na formularzu projektu). Po wykonaniu tej czynności na formatce projektu pojawia się nowa zakładka Budżet. Zakładka podzielona jest na dwie zasadnicze części w górnej znajdują się ogólne ustawienia dla budżetu a w dolnej lista pozycji kosztowych i przychodowych. Ogólne ustawienia budżetu Górna część zakładki zawiera następujące pola: 3

4 Sposób rozliczania ustawienie to wskazuje, czy planowane kwoty będą wprowadzane dla każdego etapu budżetu oddzielnie, dla każdego okresu, czy dla całego projektu łącznie. Jesli wybrano w parametrze Dla etapów lub dla okresów należy wprowadzić plan kolejno dla każdego etapu/okresu. Sprawdzanie stanu realizacji budżetu może odbywać się dla wskazanego etapu lub narastająco dla całego projektu. Jeżeli zostaną wprowadzone jakiekolwiek kwoty do budżetu, wówczas pole to nie może zostać już zmienione. Etap budżetu pole to jest aktywne wyłącznie, jeśli w polu Sposób rozliczania wybrano wartość Dla etapów. Wpływa na wyświetlanie kwot planowanych i zrealizowanych w budżecie jeśli w polu tym wybrany zostanie etap, wówczas wszystkie wartości (plan, realizacja) wyświetlane są w odniesieniu do tego etapu. Jeżeli pole jest puste, wówczas wszystkie wartości wyświetlane są sumarycznie dla całego projektu. Typ okresu Jeśli w polu Sposób rozliczania wybrano Dla okresów, istnieje możliwość wprowadzenia typu okresu. Do wyboru: miesięczny, kwartalny, półroczny, roczny Okres budżetu Pole pełni dwie role. Po pierwsze pozwala wybrać konkretny okres w przedziale określonym w polu Typ Okresu w przypadku budżetu rozliczanego Dla Okresów. W takim przypadku dane wprowadzane na liscie pozycji dotyczące planów, są wprowadzane na dany okres a realizacja prezentowana jest za wskazany okres. Po drugie, jeśli budżet nie jest rozliczany Dla okresów, a narastająco lub Dla etapów, ustawienie okresu w polu powoduje prezentowanie kwot planów i realizacji na liście w wybranym okresie. Stan pole wskazuje na stan budżetu. Może przyjmować wartości: Bufor, Zatwierdzony, Korygowany. Wartość tego pola nie może zostać zmieniona ręcznie jest ona zmieniana poprzez wykonanie czynności np. Zatwierdź budżet lub Korekta budżetu. Data zamknięcia jeżeli budżet jest zamknięty, w polu tym jest wyświetlana data zamknięcia. Wymiar księgowy pole to ułatwia opisywanie dokumentów. Kwalifikacja dokumentów do poszczególnych pozycji budżetu odbywa się poprzez opisy analityczne. Jeżeli pole Wymiar księgowy jest uzupełnione, wówczas po wybraniu projektu na opisie analitycznym uzupełniane jest automatycznie pole wymiar księgowy na tym opisie. 4

5 Rys. 1 Wprowadzanie budżetu do projektu W dolnej części zakładki znajduje się lista pozycji budżetu. Pozycje budżetu mogą być prezentowane w układzie hierarchicznym (drzewiastym)ilość zagłębień drzewa jest dowolna np. możliwe byłoby utworzenie dla pozycji Koszty/Materiały i urządzenia, kolejnych pozycji podrzędnych zawierających wyszczególnione rodzaje materiałów. Pozycje budżetowe dzielą się na trzy zasadnicze kategorie przychody, koszty, zbiorcze. Nad listą umieszczone jest pole wyboru: Rodzaj pozycji. Można na nim wybrać wartości: Wszystkie powoduje wyświetlenie wszystkich pozycji budżetu Przychód wyświetla tylko pozycje przychodowe znajdujące się na najniższym poziomie drzewa Koszt wyświetla tylko pozycje kosztowe znajdujące się na najniższym poziomie drzewa Zbiorcze wyświetla pozycje zbiorcze tzn. pozycje znajdujące się na poziomie innym niż najniższy Lista zawiera standardowe przyciski (Nowy, Otwórz, Usuń), przy czym przycisk Nowy posiada rozwijane menu: Pozycja główna powoduje dodanie nowej pozycji na najwyższym poziomie drzewa Pozycja podrzędna powoduje dodanie pozycji podrzędnej (zagnieżdżonej) do tej, na której aktualnie ustawiony jest kursor. 5

6 Zwijania i rozwijania poszczególnych gałęzi drzewa można dokonać poprzez kliknięcie w znaczek trójkąta z lewej strony pozycji. W przypadku listy pozycji budżetu warto zwrócić uwagę w Organizatorze listy na zawartość gałęzi Workers->PozycjeBudzProjInfo na liście dostępnych pól. Znajduje się tam szereg pól, które mogą być umieszczone jako kolumny na liście, a które zawierają użyteczne informacje np. o stanie realizacji budżetu, kwocie pozostającej do zrealizowania, przekroczeniu kosztów itp. Wprowadzanie pozycji kosztów i przychodów Wprowadzanie pozycji kosztów lub przychodów do budżetu może odbywać się poprzez formularz pozycji, lub poprzez edycję pól pozycji bezpośrednio na liście (tzw. edit-in-place). Wprowadzanie danych bezpośrednio na liście jest bardzo wygodną metodą oczywiście w takim wypadku na liście należy umieścić wszystkie kolumny, które mają być wypełnione. Formularz pozycji budżetu podzielony jest na dwie zasadnicze grupy dane ogólne, oraz kwoty i ilości (planowane i zrealizowane). W górnej części formularza znajdują się następujące pola: Projekt pole informacyjne (tylko do odczytu), zawiera nazwę projektu dla którego wprowadzany jest budżet. Rodzaj pozycji budżetu do wyboru Koszt lub Przychód. Pole to można wybrać na pozycji na najniższym poziomie drzewa (wszystkie pozycje nadrzędne są takiego samego rodzaju, ). Ponadto rodzaju nie można zmieniać na pozycji, która posiada jakiekolwiek pozycje podrzędne lub jakiekolwiek kwoty. W takim wypadku na pozycji nadrzędnej ustawiany jest rodzaj Zbiorcze. Symbol symbol pozycji budżetu. Pole jest wymagane. Pole jest unikalne w obrębie ścieżki. Tzn. na jednym poziomie drzewa pozycji budżetu, nie może być dwóch pozycji o tym samym symbolu. Jednak już w dwóch osobnych gałęziach mogą wystąpić. Nazwa nazwa pozycji może zawierać dowolną wartość. Pole jest wymagane. Symbol konta pole to ułatwia opisywanie dokumentów. Kwalifikacja dokumentów do poszczególnych pozycji budżetu odbywa się poprzez opisy analityczne. Jeżeli pole Symbol konta jest uzupełnione, wówczas po wybraniu pozycji budżetu na opisie analitycznym uzupełniane jest automatycznie pole symbol na tym opisie Nadrzędna pole informacyjne (tylko do odczytu), zawiera nazwę nadrzędnej pozycji budżetu w drzewie Rozliczanie ilości budżet pozwala na wprowadzanie planów oraz kontrolę realizacji nie tylko wartości, ale również ilości (np. ilość materiałów niezbędnych do zrealizowania projektu). Zaznaczenie tego pola powoduje, że dostępne są do wypełnienia pola związane z planami ilościowymi. Są zapisy pole informacyjne (tylko do odczytu) pokazujące, czy do danej pozycji budżetowej zostały już przypisane jakieś dokumenty wpływające na realizację budżetu. Są podrzędne pole informacyjne (tylko do odczytu) pokazujące, czy do danej pozycji są przypisane jakiekolwiek pozycje podrzędne. 6

7 Wprowadzanie planowanych kwot i ilości możliwe jest wyłącznie na jednej z pozycji w gałęzi drzewa..program nie pozwoli wpisać kwot lub ilości planu na pozycji nadrzędnej i podrzędnej. Możliwe jest przypisanie kwot planowanych pozycjom na tym samym poziomie lub znajdujących się w różnych gałęziach budżetu. Inaczej jest z przypisywaniem dokumentów wpływających na realizację budżetu. Dokumenty za pomocą opisu analitycznego mogą być podpinane wyłącznie do pozycji najniższego poziomu. Wartości na pozycjach posiadających pozycje podrzędne, są zawsze wyliczane jako suma wartości podrzędnych. Dolna część formularza zawiera informacje o kwotach i ilościach zarówno planowanych jak i zrealizowanych i w zakresie planów pozwala na edycję kwot i ilości. Rys. 2 Formularz pozycji budżetu 7

8 Pole Etap budżetu jest aktywne wyłącznie, jeśli na budżecie zaznaczony jest parametr Dla etapów. Wpływa na wyświetlanie kwot planowanych i zrealizowanych w ramach danej pozycji jeśli w polu tym wybrany zostanie etap, wówczas wszystkie wartości (plan, realizacja) wyświetlane są w odniesieniu do tego etapu. Jeżeli pole jest puste, wówczas wszystkie wartości wyświetlane są sumarycznie dla całego projektu. Jeżeli na budżecie zaznaczono Dla etapów wówczas wprowadzanie kwot planowanych może odbywać się wyłącznie dla wybranego etapu. Poniżej pola Etap znajduje się zestawienie kwot i ilości: Plan w polach tych znajdują się kwoty planowane. Jeśli wybrano etap, są to wartości planowane w danym etapie. Jeśli nie wybrano etapu są to wartości sumaryczne dla całego projektu. Plan narastająco w tych polach znajdują się wartości planowane narastająco od początku projektu do wybranego etapu. Jeśli nie wybrano etapu, wówczas są to wartości sumaryczne dla całego projektu. Realizacja pola zawierają kwoty zrealizowane obliczone na podstawie dokumentów przypisanych do projektu. Jeśli wybrano etap, są to wartości zrealizowane w danym etapie. Jeśli nie wybrano etapu są to wartości sumaryczne dla całego projektu. Realizacja narastająco - w tych polach znajdują się wartości zrealizowane narastająco od początku projektu do wybranego etapu. Jeśli nie wybrano etapu, wówczas są to wartości sumaryczne dla całego projektu. Zatwierdzanie budżetu Wszelkie zmiany stanu budżetu odbywają się poprzez wybranie odpowiedniej czynności. Aby zatwierdzić budżet, należy na formularzu projektu wybrać z menu Czynności->Zatwierdź budżet. Zatwierdzenie budżetu powoduje zablokowanie budżetu przed zmianami (dodawaniem, usuwaniem i edycją pozycji, zmianą kwot planowanych). Prawo do zatwierdzania budżetu może zostać ustawione dla roli, w gałęzi praw: Zadania- >Projekt CRM->Worker->Zatwierdź budżet. Często pojawia się potrzeba zmiany już zatwierdzonego budżetu (np. zmiana zaplanowanych kwot związana ze wzrostem cen). W takim wypadku mamy do dyspozycji dwie metody: Korekta budżetu pozwala na zachowanie informacji o pierwotnych zaplanowanych wartościach i wprowadzenie dodatkowej informacji np. o zwiększeniu planowanych kosztów. W ten sposób w systemie zostaje zapisana informacja kto, kiedy i z jakiego powodu dokonał korekty. Cofnięcie do bufora pozwala na przywrócenie budżetu do bufora, dokonanie w nim zmian i ponowne zatwierdzenie. Ta metoda nie pozostawia żadnych informacji o dokonanych zmianach. Nie jest możliwe cofnięcie do bufora budżetu, który jest w stanie Korygowany. Do obu tych metod można ustalić prawa dostępu dla roli, w gałęzi praw Zadania- >Projekt CRM->Worker->Przywróć budżet do bufora oraz Zadania->Pozycje budżetu projektu ->Worker->Korekta budżetu. Korygowanie budżetu. Korekta budżetu jest dokonywana zawsze na poziomie pozycji aby skorygować wartość w wybranej pozycji budżetu należy otworzyć formularz pozycji i wybrać z menu 8

9 Czynności->Korekta budżetu. Jeżeli budżet ma zaznaczone pole Dla etapów, aby skorygować pozycję budżetu musi być wypełnione pole Etap nad kwotami. Pojawia się okno do wprowadzenia korekty, zawierające pola: Kwota Pole do wpisania planowanej kwoty po zmianie (wprowadzamy kwotę końcową, a nie różnicę). Ilość pole do wpisania planowanej ilości po zmienie. Uwagi pole do wpisania przyczyny wprowadzenia korekty. Na zakładce Plan na formularzu pozycji budżetu można zobaczyć pełną listę wprowadzanych planów zarówno wartości wpisane na oryginalnym budżecie dla poszczególnych etapów, jak i wszystkie wprowadzone korekty. W przypadku korekt pola Kwota i Ilość na tej liście zawierają wartości różnicowe (tzn. kwotę zwiększenia lub zmniejszenia planów a nie kwotę po zmianie) Rys. 3 Historia zmian budżetu Po wprowadzeniu pierwszej korekty, stan budżetu automatycznie zmienia się na Korygowany. Korekt budżetu można dokonywać wielokrotnie. Wszystkie zmiany są widoczne na zakładce Plan. Jeżeli budżet był korygowany, to istnieje możliwość usunięcia wszystkich korekt. W tym celu należy: Na pozycji budżetu wybrać z menu Czynności->Usuń korekty pozycji powoduje usunięcie wszystkich korekt wprowadzonych do wybranej pozycji. Na formularzu projektu wybrać z menu Czynności->Usuń korekty budżetu powoduje to usunięcie korekt do wszystkich pozycji tego budżetu. Po usunięciu wszystkich korekt budżet ma stan Zatwierdzony. Prawo do usuwania korekt można ustawić dla roli w gałęzi praw Zadania->Pozycje budżetu projektu ->Worker->Usuń korekty pozycji i Zadania->Projekt CRM->Worker- >Usuń korekty budżetu. 9

10 Cofanie do bufora Jeżeli budżet jest zatwierdzony i nie ma wprowadzonych żadnych korekt, może zostać przeniesiony do bufora. Wykonuje się to przez wybranie z menu Czynności->Przywróć budżet do bufora. Czynność ta może zostać zablokowana poprzez prawa dostępu dla operatora. Stan realizacji budżetu Realizacja budżetu jest wykonywana poprzez przypisywanie dokumentów (kosztowych lub przychodowych) do poszczególnych pozycji budżetu. Takiego przypisania dokonuje się poprzez wypełnienie opisu analitycznego na dokumencie. Opis analityczny może być wykonany dla dokumentów w Ewidencji dokumentów, ale także dla: Dokumentów zapłat Pozycji dokumentów handlowych Płatności Przy czym wykonanie opisu analitycznego np. dla pozycji dokumentu handlowego powoduje, że opis ten będzie również widoczny na odpowiednim dokumencie w ewidencji dokumentów. Jeżeli budżet projektu ma zaznaczone pole Dla etapów, wówczas dokument jest przypisywany do danego etapu na podstawie daty na opisie analitycznym (jest to domyślnie data dokumentu, ale może być zmieniona na formularzu elementu opisu analitycznego). Oczywiście w takim wypadku muszą być określone daty trwania poszczególnych etapów. Rys. 4 Dokumenty wpływające na realizację budżetu Stopień realizacji budżetu możemy sprawdzać w kilku miejscach na różnym stopniu szczegółowości: Na liście projektów poprzez wstawienie na listę (za pomocą organizatora listy) kolumn z gałęzi BudzetPodstawowy->Workers->BudzetProjektuInfo. W tym miejscu są dostępne informacje ogólne, dotyczące całego budżetu np. stopień 10

11 realizacji budżetu w sumarycznym ujęciu kosztów i przychodów, kwoty pozostające do zrealizowania. Na liście pozycji budżetu, na formularzu projektu poprzez wstawienie na listę (za pomocą organizatora listy) kolumn z gałęzi Workers->PozycjaBudzProjInfo. W tym miejscu są dostępne informacje dotyczące stopnia realizacji budżetu konkretnej pozycji. Na formularzu pozycji budżetu na zakładce Realizacja widoczna jest lista wszystkich dokumentów, które wpływają na stan realizacji pozycji budżetu. Opis dokumentów Przypisywanie kosztów oraz przychodów do projektów (a dokładniej do poszczególnych pozycji w budżecie projektu) odbywa się poprzez wykorzystanie mechanizmu opisu analitycznego. Opis analityczny dostępny jest na: Dokumentach w ewidencji dokumentów Pozycjach dokumentów handlowych Zapłatach Płatnościach Opis analityczny wykorzystywany jest głównie w księgowości. Pozwala on na podzielenie kwoty danego dokumentu wg różnych kryteriów, co potem wykorzystywane jest w procesie księgowania dokumentów. Natomiast z punktu widzenia budżetowania projektów, jednym z kryteriów podziału kwoty dokumentu (czyli opisu analitycznego dokumentu) mogą być projekty oraz pozycje w budżetach tych projektów. Oczywiście opis analityczny wykonany pod kątem budżetowania może być wykorzystany również w procesie księgowania. Opisywanie dokumentów Aby dokonać przypisania kosztów lub przychodów z dokumentu do projektu, należy otworzyć dokument np. w ewidencji dokumentów i wybrać zakładkę Opis analityczny. Następnie dodajemy Nowy (Element opisu). W zależności od posiadanych licencji okno elementu opisu analitycznego może mieć dwie zakładki: Ogólne i Budżet. Zakładka Ogólne przeznaczona głownie do wykorzystania z punktu widzenia księgowego. Z punktu widzenia rozliczania projektów będziemy wykorzystywać zakładkę Budżet. Jeśli operator będzie opisywał analitycznie dokumenty, musi posiadać licencję na księgowość, projekty lub opis analityczny aktywacja. Dla każdego dokumentu można dodać wiele elementów opisu analitycznego w ten sposób dokonując podziału wartości dokumentu pomiędzy kilka różnych projektów, lub na kilka różnych pozycji budżetowych w ramach jednego projektu.. Na formularzu elementu opisu, na zakładce Budżet umieszczone są następujące pola: Budżet służy do wybrania projektu, do którego przypisujemy koszt lub przychód. Możliwe jest wybranie wyłącznie projektu, dla którego został utworzony budżet. 11

12 Pozycja budżetu w tym polu wybiera się pozycję budżetu, do której ma zostać przypisany koszt lub przychód. Wybranie pozycji możliwe jest wyłącznie po wcześniejszym wskazaniu budżetu (projektu) lista podpowiedzi zawiera wyłącznie pozycje należące do wskazanego budżetu i tylko te pozycje, które znajdują się na najniższym poziomie drzewa pozycji (czyli takie, które nie posiadają pozycji podrzędnych). Wynika to stąd, że zarówno wartości planowane jak i zrealizowane można przypisywać wyłącznie na tych pozycjach, które nie posiadają pozycji podrzędnych. Dla pozycji nadrzędnych, wartości są liczone jako suma podrzędnych. Kwota określamy jaką część kwoty dokumentu przypisujemy do danej pozycji budżetu. Standardowo program proponuje przypisanie dla pierwszego elementu opisu przypisanie całej kwoty, a dla kolejnych kwoty będącej różnicą pomiędzy wartością dokumentu, a kwotą już podzieloną. Uwaga program proponuje zawsze podział pełnej wartości dokumentu na poszczególne elementy opisu analitycznego, jednakże umożliwia także odstępstwa od tej zasady (czyli np. przypisanie do projektów tylko części kosztów wynikających z dokumentu) Ilość to pole jest przeznaczone do wprowadzenia ilości wpływającej na realizację budżetu o ile na pozycji budżetowej zaznaczono Rozliczanie ilości. W przypadku dokumentów innych niż dokumenty handlowe pole to może zostać wypełnione wyłącznie ręcznie. Na pozycjach dokumentu handlowego wartość tego pola jest przez program automatycznie proponowana na takiej samej zasadzie, jak w przypadku kwoty. Uwaga ilości przypisywane do pozycji budżetu muszą być w takiej samej jednostce miary, jak wpisany plan (przykładowo - jeżeli plan ilościowy został wprowadzony w sztukach, to nie można realizacji planu mierzyć w kilogramach). Rys. 5 Dodawanie opisu do dokumentu Data data opisu, domyślnie proponowana jako data dokumentu. Należy pamiętać o tym, że w przypadku budżetów planowanych dla etapów, data ta decyduje o tym, do realizacji jakiego etapu zostanie przypisany opisywany dokument. Opis dowolne pole opisu. 12

13 Wymiar jest to pole przeznaczone dla księgowości. Jeżeli na budżecie projektu określono Wymiar księgowy, wówczas pole to zostanie automatycznie wypełnione po wybraniu projektu i zazwyczaj nie ma potrzeby go zmieniać. Symbol jest to pole przeznaczone dla księgowości. Jeżeli na pozycji budżetu określono Symbol księgowy, wówczas pole to zostanie automatycznie wypełnione po wybraniu pozycji budżetu i zazwyczaj nie ma potrzeby go zmieniać. Dokumenty handlowe W przypadku tworzenia opisu analitycznego dla dokumentów handlowych należy pamiętać, że opisu dokonuje się na poziomie pozycji dokumentu. Wynika to m.in. z możliwością dokonywania rozliczania ilości. Na poziomie formularza dokumentu handlowego również dostępna jest zakładka Opis analityczny zawierająca zbiorczy opis wynikający ze wszystkich pozycji tego dokumentu. Na tej zakładce nie ma jednak możliwości dodawania nowych elementów opisu jest jednak możliwość uruchamiania czynności generowania opisu na podstawie schematu podziałowego (co jest opisane w następnym rozdziale). Generowanie opisów Jeżeli na etapie wdrożenia zostały zdefiniowane typowe sposoby tworzenia opisów analitycznych dla dokumentów (tzw. schematy podziałowe), możliwe jest zautomatyzowanie procesu tworzenia opisu analitycznego. W takim wypadku, zamiast dodawania pojedynczych elementów opisu poprzez przycisk Nowy (Element opisu), można wybrać z menu Czynności->Generuj opis analityczny wg: a następnie wskazać zdefiniowany schemat podziałowy. Spowoduje to utworzenie elementów opisu zgodnie ze zdefiniowanym schematem. W przypadku dokumentów handlowych czynność tą można wykonać zarówno na formularzu dokumentu (powoduje utworzenie opisu analitycznego dla wszystkich pozycji tego dokumentu), jak i na formularzu pozycji (powoduje utworzenie opisu analitycznego tylko dla tej pozycji). Jeżeli w menu Czynności na dokumencie nie jest dostępna funkcja Generuj opis analityczny wg:, oznacza to, że najprawdopodobniej na etapie Wdrożenia nie zostały utworzone takie schematy podziałowe. Konfiguracja generatora opisów Aby możliwe było automatyczne generowanie elementów opisu analitycznego na dokumentach, konieczne jest zdefiniowanie schematów podziałowych. Utworzenie schematów podziałowych należy zlecić firmie wdrażającej system enova w tym podręczniku zostaną podane tylko podstawowe informacje o tworzeniu schematów. Tworzenie schematu podziałowego Aby utworzyć nowy schemat podziałowy, należy uruchomić Opcje programu i otworzyć gałąź Podzielniki->Schematy podziałowe. Po wybraniu Nowy (Schemat podziałowy) pojawia się okno z pytaniem o wybór tabeli w tym miejscu określa się, dla jakiego rodzaju dokumentu będzie tworzony schemat. 13

14 W nagłówku schematu podziałowego określamy wyłącznie jego nazwę (wyświetlaną dla dokumentu w menu Czynności-> Generuj opis analityczny wg) i dodatkowy opis. Ponadto schemat może mieć status zablokowany nie pojawia się wówczas w menu dokumentu. Reguły generowania opisu analitycznego określa się na elemencie schematu podziałowego. Jeden schemat może posiadać wiele elementów, dzięki czemu: Możliwe jest tworzenie schematów podziałowych generujących opis analityczny wg różnych kryteriów np. równoczesne wygenerowanie opisu na potrzeby księgowości i budżetowania projektów Możliwe jest tworzenie schematów warunkowych, generujących opis analityczny zależny od rodzaju dokumentu (np. schemat podziałowy generujący różne opisy analityczne dla dokumentów RW i FZ). Na elemencie schematu podziałowego widoczne jest pięć zakładek z czego trzy służą do wybrania ustawień generowania opisu analitycznego, a dwie zawierają kod w języku C# i umożliwiają oprogramowanie (napisanie kodu) obsługującego zaawansowane lub niestandardowe przypadki. 14

15 Rys. 6 Element schematu podziałowego Zakładka Ogólne zawiera następujące pola: Nazwa nazwa elementu, można tu wpisać np. przeznaczenie danego elementu schematu. Podział elementu wg pole to pozwala na wybranie wartości Kwoty oznacza to, że w dalszej części konfigurowania elementu schematu konieczne będzie określenie dokładnych kwot (i opcjonalnie ilości) jakie mają znaleźć się na opisie analitycznym Proporcji oznacza, że w dalszej części konfigurowania elementu schematu nie będziemy podawać kwoty, jaka ma znaleźć się na elemencie opisu analitycznego, ale całkowitą kwotę dokumentu do podziału, oraz współczynnik, wg jakiego należy tą kwotę podzielić na poszczególne elementy opisu analitycznego. Zaokrąglenie kwoty jeżeli pole jest zaznaczone, wówczas zawsze suma kwot na utworzonym opisie analitycznym będzie zgadzała się z kwotą dokumentu. Jeżeli pole jest odznaczone, suma kwot opisu analitycznego może nie być zgodna z wartością dokumentu. 15

16 Algorytm pole to należy zaznaczyć wyłącznie w przypadku, gdy schemat będzie tworzony poprzez napisanie kodu w języku C#. Po zaznaczeniu tej opcji kod znajdujący się na zakładkach Kod kalkulatora podzielnika i Kod kalkulatora dla klucza będzie mógł być zmodyfikowany. Agregacja opisów zaznaczenie pola sprawi, że po wygenerowaniu opisów analitycznych na podstawie podzielnika, nastąpi analiza opisów, i w przypadku tych które będą związane z tą samą pozycją tego samego budżetu, podpięte pod ten sam dokument i związane z jednakowym numerem konta księgowego w ramach jednego wymiaru, nastąpi sumowanie wartości i agregacja do jednego opisu. Ustawienie pozwala ograniczyć ilość generowanych opisów do koniecznego minimum Zakładka Właściwości kalkulatora podzielnika służy do określenia całkowitej kwoty dokumentu oraz sposobu podziału tej kwoty na elementach opisu analitycznego. Zawiera następujące pola: Warunek pole wskazuje, czy opis analityczny na podstawie elementu schematu podziałowego ma zostać wygenerowany. Pole to powinno zawierać wyrażenie, przykładowo dla pozycji dokumentu handlowego poprawnym wyrażeniem sprawdzającym, czy mamy do czynienia z dokumentem RW, będzie: PozycjaDokHandlowego.Dokument.Definicja.Symbol== RW Jeżeli opis ma być zawsze generowany w polu Warunek można wpisać wartość true. Jeżeli w polu Warunek jest wpisana wartość false, wówczas opis nigdy nie będzie generowany. Kwota pole wskazuje jaka całkowita kwota dokumentu ma zostać podzielona w opisie analitycznym. Pole to powinno zawierać wyrażenie. Przykładowo dla pozycji dokumentu handlowego może to być wyrażenie PozycjaDokHandlowego.NettoCy Ilość pole wskazuje jaka całkowita ilość ma zostać podzielona w opisie analitycznym. Pole to powinno zawierać wyrażenie. Przykładowo dla pozycji dokumentu handlowego może to być wyrażenie: PozycjaDokHandlowego.IlośćWartośćMagazynu.Ilość Klucze to pole zawiera wyrażenie zwracające listę kluczy podziałowych, wg których kwota i ilość zostaną podzielone na poszczególne elementy opisu analitycznego. Uwaga: Przyciski znajdujące się obok pól umożliwiają wyświetlenie listy podpowiedzi właściwości (pól), które mogą być użyte w wyrażeniach. W procesie generowania opisu analitycznego, tworzonych jest tyle elementów opisu, ile pozycji znajduje się w liście kluczy podziałowych. Dla każdej pozycji z listy kluczy zostaje utworzony jeden element, którego wartość wynika z ustawień zakładki Właściwości kalkulatora dla klucza: Typ klucza zawiera informację, jakiego typu obiekty znajdują się na liście kluczy. Wartość tego pola należy wybrać z listy pomocniczej, zawierającej listę wszystkich rodzajów zapisów w systemie enova. Kwota zawiera wyrażenie na podstawie którego zostanie obliczona kwota na elemencie opisu analitycznego. Wyrażenie to należy wprowadzić tylko, jeśli na zakładce Ogólne wybrano Podział elementu wg: Kwoty. 16

17 Ilość zawiera wyrażenie na podstawie którego zostanie obliczona ilość na elemencie opisu analitycznego. Wyrażenie to należy wprowadzić tylko, jeśli budżety są rozliczane ilościowo, oraz jeśli na zakładce Ogólne wybrano Podział elementu wg: Kwoty. Proporcja zawiera wyrażenie na podstawie którego zostanie obliczona proporcja, wg której na elemencie opisu analitycznego zostanie wyliczona kwota i ilość, jako część pełnej kwoty (ilości) z opisywanego dokumentu. Wyrażenie to należy wprowadzić tylko, jeśli na zakładce Ogólne wybrano Podział elementu wg: Proporcji. Wymiar zawiera wyrażenie na podstawie którego zostanie podstawione pole Wymiar na elemencie opisu analitycznego. Jeżeli opis będzie generowany z uwzględnieniem projektów (budżetów) i na budżetach wypełnione są pola Wymiar księgowy, wówczas nie ma potrzeby konfigurowania tego pola w elemencie schematu. Symbol zawiera wyrażenie na podstawie którego zostanie podstawione pole Symbol na elemencie opisu analitycznego. Jeżeli opis będzie generowany z uwzględnieniem projektów (budżetów) i na pozycjach budżetu wypełnione są pola Symbol księgowy, wówczas nie ma potrzeby konfigurowania tego pola w elemencie schematu. Opis zawiera wyrażenie, na podstawie którego zostanie podstawione pole Opis na elemencie opisu analitycznego. Budżet zawiera wyrażenie, na podstawie którego zostanie podstawione pole Budżet (projekt) na elemencie opisu analitycznego. Jeżeli schemat podziałowy ma być wykorzystywany wyłącznie do celów księgowych (a nie do rozliczania projektów), wówczas nie ma potrzeby konfigurowania tego pola w elemencie schematu. Symbol budżetu zawiera wyrażenie, na podstawie którego zostanie podstawione pole Pozycja budżetu na elemencie opisu analitycznego. Wyrażenie to powinno zwrócić symbol pozycji budżetowe. Jeżeli schemat podziałowy ma być wykorzystywany wyłącznie do celów księgowych (a nie do rozliczania projektów), wówczas nie ma potrzeby konfigurowania tego pola w elemencie schematu. Szablony schematów Aby ułatwić rozpoczęcie tworzenia schematów podziałowych, w menu Czynności dostępna jest funkcja Generuj kod kluczy. Powoduje ona przygotowanie schematu podziałowego wg jednego z trzech szablonów: Wg podzielnika wymaga wybrania podzielnika kosztów, wg którego będzie generowany opis. Listę kluczy tworzą w tym wypadku elementy podziałowe wskazanego podzielnika. Wg obrotów kont analitycznych pozwala na utworzenie schematu podziałowego generującego opis analityczny na podstawie funkcji kont (np. obrotów, sald itp.). Wymaga podania numeru konta (posiadającego jakiekolwiek analityki) oraz funkcji konta. Kluczami podziałowymi jest w tym wypadku lista kont analitycznych wskazanego konta, natomiast proporcja podziału jest określana na podstawie funkcji tych kont (np. Obroty Wn). 17

18 Wg bieżącego generuje prosty jednoelementowy podział dokumentu (tzn. wygenerowanie jednego opisu analitycznego do dokumentu). Zestawy podzielników W enova istnieje możliwość tworzenia podzielników kosztów. Podzielniki te mogą służyć jako dane wejściowe dla generatorów opisów analitycznych (tak, jak opisano w poprzednim rozdziale w funkcji Generuj kod kluczy->na podstawie podzielnika). Tworzenie podzielnika zaczyna się od utworzenia definicji (Opcje->Podzielniki- >Definicje podzielników), gdzie określa się, jaki rodzaj danych będzie stanowił elementy podziałowe (np. elementami podziałowymi mogą być kontrahenci, banki, projekty itp.). Z punktu widzenia budżetowania, oczywiście najbardziej interesujące są podzielniki oparte o tabelę Projekty. Po utworzeniu bazy danych jest domyślnie stworzona jedna definicja podzielnika, oparta o Centra kosztów. Jeżeli mamy utworzoną definicję (lub wiele definicji) podzielnika, możemy przystąpić do tworzenia zestawu podzielników. Zestaw służy do spięcia wielu podzielników. Właściwy podzielnik tworzony jest przez dodanie do zestawu nowego podzielnika. Określamy na nim: Definicję definicja decyduje o tym, jakiego rodzaju zapisy będą elementami podziałowymi Nazwa dowolna, unikalna nazwa w ramach zestawu Elementy podziałowe jest to lista elementów (wybranych z odpowiedniego słownika, zgodnie z definicją, np. kontrahenci lub projekty) z przypisanym współczynnikiem dla każdego elementu. 18