Zapisz i autoryzuj płatności w folderze

Transkrypt

1 Krótki opis Celem tego dokumentu jest opisanie jak zapisać i zautoryzować płatności w folderach miedzy innymi: Tworzenie folderów Zapisanie jednej lub wielu płatności w pliku Sprawdzanie statusu płatności Zamykanie folderu i wybranie płatności z Listy płatności wychodzących oraz Listy folderów Użycie zbiorczego obciążenia rachunku Autoryzacja płatności w folderach Zapisywanie płatności w folderach Kiedy tworzysz płatność, możesz zaznaczyć pole Zapisz płatność w folderze jeżeli chcesz zapisać je w tym samym folderze. Tak wiec będziesz mięć możliwość zapisania np. wypłat lub płatności do kontrahentów w oddzielnym folderze. Co więcej masz również możliwość obciążenia zbiorczego w folderze. Sprawdź w oddzielnym dokumencie Tworzenie płatności jeżeli nie planujesz zapisywać płatności w folderach. Jeżeli planujesz zapisywać płatności w folderach, możesz ustawić na stale aby w zakładce Tworzenie płatności płatności zapisywały się w folderach automatycznie. Utwórz nowy folder Jeżeli zaznaczysz opcje zapisywania w folderach, standardowo folder zostanie opisany nazwa złożona z daty jego tworzenia, twojego nr użytkownika oraz kolejnego numeru tworzonego dokumentu danego dnia, np Kliknij na przycisk Utwórz folder jeżeli chcesz nadąć folderowi bardziej spersonalizowana nazwę, np. Wynagrodzenia. Jeżeli chcesz dokonać płatności zbiorczych, zaznacz okno Obciążenie zbiorcze. Odnieś się do sekcji Obciążenia zbiorcze. 1

2 Podsumowanie płatności Kiedy wprowadzisz wszystkie dane płatności, na końcu masz następujące opcje: Możliwe jest stworzenie większej liczby płatności w tym samym folderze. Jeżeli nie chcesz tworzyć większej liczby płatności, odznacz znaczek przy polu Utwórz więcej płatności po utworzeniu ostatniej płatności. Kliknij na przycisk OK.. Stworzyłeś właśnie płatność w Business Online, jednocześnie zapisując ja w folderze. Ty decydujesz ile chcesz mieć płatności w każdym z folderów. Sprawdzanie płatności Zanim płatności zostaną przetworzone, masz możliwość sprawdzenia ilości oraz sumy twoich płatności. Kiedy chcesz sprawdzić swoje płatności, używasz górnego menu: Lista folderów zawiera foldery, z którymi pracowałeś w dniu dzisiejszym. Masz również możliwość wyszukiwania folderów z wcześniejszych dni. W linii danego folderu, możesz zobaczyć sumę płatności w kolumnie Sprawdź sumę W kolumnie Numer znajdziesz informacje ile płatności wchodzi w skład zapisanego folderu. W kolumnie Nie mogły byc przetworzone znajduje sie liczba błędnych przelewów które nie mogły zostać przetworzone. 2

3 Możesz sprawdzić szczegółowe informacje płatności poprzez. kliknij na strzałkę funkcyjna po lewej stronie konkretnego folderu Zamknij folder i zautoryzuj płatności Aby przetworzyć wszystkie płatności, musisz zamknąć folder a płatności musza zostać zautoryzowane przez jednego lub dwóch użytkowników, w zależności od posiadanych uprawnię. Kolejność zamykania folderu i autoryzacja płatności jest nieistotna i obie mogą być wykonane podczas tej samej akcji. Kiedy folder został zamknięty, nie ma juz możliwości dodania kolejnych płatności do folderu. Płatności jeszcze nie przetworzone, mogą zostać edytowane lub usunięte (możesz dodatkowo zapoznać sie z sekcja Obciążenie zbiorcze ). Każdy użytkownik może zamknąć folder, natomiast jedynie użytkownik który jest uprawniony do operacji na rachunku może dokonać autoryzacji płatności. Jeżeli tworzysz płatności w Business Online, możesz zamknąć folder i / lub dokonać autoryzacji w tym samym czasie kiedy tworzysz płatności. Możesz to zrobić również później w Liście płatności wychodzących lub w Liście folderów. Jeżeli wysyłasz plik z płatnościami do Banku, możesz również zdecydować aby zamknąć folder i / lub dokonać autoryzacji płatności w Liście płatności wychodzących lub w Liście folderów. W ostatnich dwóch przypadkach, zalecamy aby przestrzegać procedury opisanej w sekcji Autoryzacja z poziomu Lista folderów. Autoryzacja w trakcje tworzenia Kiedy stworzyłeś ostatnia płatność, na stronie Twórz okno płatności możesz zaznaczyc opcje Autoryzuj wszystkie płatności i zamknij folder a następnie zatwierdzić przez Utwórz.. 3

4 Autoryzujesz płatność poprzez wprowadzenie podpisu elektronicznego. Robisz to wpisując swoje hasło i zatwierdzasz poprzez OK.. Twoja płatność została zautoryzowana, folder jest zamknięty a płatność jest gotowa do przetworzenia z datą transakcji. Usuń podpis elektroniczny Jeżeli klikniesz na przycisk Usuń w oknie dialogowym Podpis elektroniczny, zobaczysz przegląd Zautoryzowane płatności. W kolumnie Przyczyna możesz sprawdzić, z jakiego powodu płatność nie może zostać zautoryzowana. Kliknij OK., aby wrócić do okna dialogowego Podpis elektroniczny, jeżeli nadal chcesz dokonać autoryzacji płatności, które mogą zostać zautoryzowane. 4

5 Autoryzacja z poziomu Lista folderów Kiedy wysłałeś plik do Banku lub stworzyłeś w systemie Business Online płatność, która wymaga zamknięcia folderu i / lub autoryzacji płatności, robisz to poprzez Listę folderów. Kiedy chcesz otworzyć Listę folderów, użyj górnego menu: Kliknij na strzałkę funkcyjna po lewej stronie wybranego folderu i wybierz z menu Autoryzuj wszystkie płatności i zamknij folder. Alternatywnie, możesz wybrać Zamknij folder oraz Zautoryzuj wszystkie płatności jeśli tylko jedna z tych czynności ma być wykonana w tym momencie. Następnie musisz dodać swój podpis elektroniczny do płatności, jak to było przedstawione wcześniej i w tym momencie płatności sa gotowe do przetworzenia w dacie transakcji. Jeżeli chcesz zobaczyć następne informacje dotyczące płatności w folderze, zanim np. dokonasz autoryzacji płatności, możesz kliknąć na nazwę folderu. Wejdziesz wtedy w Listę płatności wychodzących, gdzie możesz również zamknąć folder i / lub dokonać autoryzacji płatności. 5

6 Kliknij na przycisk Zautoryzuj wszystkie płatności i zamknij folder, aby wykonać obie czynności w tym samym czasie. Autoryzacja z poziomu Lista płatności wychodzących Uwaga: Jeżeli folder juz jest zamknięty, dwa dolne nie będą widoczne a ty możesz zautoryzować płatności zgodnie z opisem w sekcji poniżej. Możesz dokonywać autoryzacji płatności z poziomu Lista płatności wychodzących Kiedy chcesz otworzyć Listę płatności wychodzących, użyj górnego menu: Uwaga: Kiedy wybierzesz Lista płatności wychodzących z górnego menu, będziesz widzieć płatności jedynie z 7 dni do przodu. Możesz oczywiście zmienić przedział czasowy w Data transakcji lub wybrać dostęp do płatności w konkretnym folderze. Jeżeli nie jesteś tego świadomy ryzykujesz, ze nie zostaną zautoryzowane wszystkie płatności oczekujące na autoryzacje. 6

7 Jeżeli chcesz dokonać autoryzacji pojedynczej płatności, musisz kliknąć na strzałkę funkcyjna po lewej stronie płatności i wybrać z menu opcje Autoryzuj. Autoryzacja kilku płatności z Lista płatności wychodzących Jeżeli chcesz dokonać autoryzacji kilku płatności w tym samym czasie w Liście płatności wychodzących, musisz zaznaczyć okno przy każdej wybranej płatności a następnie kliknąć na Autoryzuj płatności Jeżeli chcesz dokonać autoryzacji wszystkich płatności na jednej stronie, możesz zaznaczyć je wszytki zaznaczając okno Zaznacz wszystkie na górze listy. Musisz wtedy dodać swój podpis elektroniczny do płatności. Pamiętaj aby zamknąć folder celem przetworzeni płatności z data transakcji. 7

8 Druga akceptacja płatności Jeżeli mandaty wymagają dwóch akceptacji płatności, inny użytkownik musi zalogować się do Business Online i zaakceptować płatności, zanim będą one mogły być przetworzone z datą transakcji. Kliknij na strzałkę funkcyjna po lewej stronie danego folderu. Wybierz z menu Dokonaj autoryzacji wszystkich płatności i zamknij folder Wprowadź hasło, aby potwierdzić płatności swoim podpisem elektronicznym. Kliknij przycisk OK.. Płatności sa teraz zautoryzowane i folder jest zamknięty. Płatności sa teraz gotowe do przetworzenia z data płatności. Obciążenie zbiorcze Zbiorcze obciążenie rachunku oznacza, ze kilka płatności jest dokonanych z konta zleceniodawcy z jedna grupową sumą, zamiast pojedynczych kwot. Tylko lokalne typy płatności mogą występować jako obciążenie zbiorcze, natomiast folder zaznaczony jako zbiorcze obciążenie rachunku może zawierać rożne typy płatności. Nie mniej jednak nie ma możliwości stworzyć obciążenia zbiorczego z typami płatności: Płatność zagraniczna i Czek zagraniczny Obciążenie zbiorcze na ogół składają się z tych samych: typów płatności numerów rachunków zleceniodawcy data wykonania Jeżeli chcesz tworzyć płatności jako obciążenie zbiorcze, zalecamy aby zaznaczyć pole obciążenia zbiorczego zanim zaczniesz tworzyć płatność. Nie ma możliwości wybrania obciążenia zbiorczego po tym gdy folder jest już zamknięty. Zaznaczasz Obciążenie zbiorcze z menu strzałki funkcyjnej przy danym folderze, który ma być obciążeniem zbiorczym. Sa pewne specjalne warunki dla zamykania folderu i autoryzacji płatności w przypadku Obciążenia zbiorczego. Niezależnie od tego czy tworzysz płatność w Business Online czy wysyłasz plik z płatnościami do Banku poprzez Business Online, konwersja z pojedynczej płatności do łącznej płatności nie nastąpi do czasu zamknięcia folderu. To może czasem skutkować kilkoma płatnościami, gdyż obciążenia zbiorcze zakładają zawsze ten sam typ płatności (nie odnosi się to do płatności zagranicznych), rachunek zleceniodawcy oraz data transakcji, jak to było opisane powyżej. Wcześniejsza autoryzacja płatności, które teraz sa włączane do obciążenia zbiorczego, nie jest już ważna. W tej sytuacji, płatności podciągnięte pod obciążenie zbiorcze będą wymagały ponownej autoryzacji. Płatności wysłane w plikach poprzez Business Online musza zawsze być ponownie zautoryzowane, jeżeli chcesz aby były przetworzone jako obciążenie zbiorcze. 8

9 Automatyczne zamykanie folderów. Jeżeli chcesz uniknąć konieczności zamykania folderów, możesz ustawić aby folder zamykany był automatycznie. Możesz to zrobić poprzez: lub poprzez: Uwaga: Jeżeli ustawisz Automatycznie zamknij foldery posiadasz samodzielną autoryzację, płatności zostaną przetworzone tak szybko jak tylko dotrą do Banku. 9

10 Strona pomocy Możesz uzyskać więcej pomocy w wypełnianiu każdego z pól na stronie. Kliknij na znak zapytania w prawym ornym rogu strony aby dostać się do pomocy i wybierz temat o którym chcesz wiedzieć więcej. Powiązane tematy Tworzenie płatności Autoryzacja płatności Kontrahenci 10