Wprowadzenie. wersja SYSTIM

Transkrypt

1 Wprowadzenie wersja SYSTIM

2 Spis treści SYSTIM...1 Rozdział 1. Rozpoczęcie Pracy z Systim Numer konta Dane firmy Magazyn Szablony Użytkownicy...5 Rozdział 2. Przygotowanie Systemu do składania zamówień Magazyn Ustawienia Produkty Kontrahenci Użytkownicy...8

3 Rozdział 1. Rozpoczęcie Pracy z Systim Aby rozpocząć pracę z Systim najpierw należy przeprowadzić kilka czynności wprowadzających. Poniższy poradnik krok po kroku pokazuje w jaki sposób należy uzupełnić wszelkie informacje. 1.1 Numer konta Jedną z pierwszych a zarazem podstawowych czynności jakie należy wykonać w programie, jest wpisanie numeru konta. Aby to zrobić należy przejść do modułu administracja wszystkie opcje dodaj konto (rys.1.1.a). W tym miejscu także dodajemy kolejne konta, edytujemy bądź usuwamy dane konto. Co najmniej jedno konto musi znajdować się w programie. W przypadku, gdy zdefiniowane jest tylko jedno, nie ma możliwości usunięcia go. Należy dodać kolejne, aby usunąć poprzednie. (rys.1.1.a) Zakładka administracja konta pokazuje zestawienie wprowadzonych przez administratora kont w programie. Na podstawie poniższego przykładu (rys.1.1.b) widzimy numer konta, nazwę oraz bank (rys. 1.1.b). Dodatkowo opcje: oraz oznaczają odpowiednio: edycję danych konta oraz usunięcie go. (rys.1.1.b) 1.2 Dane firmy Kolejnym etapem jest weryfikacja danych firmy. W tym celu należy przejść do zakładki kontrahenci znajdującej się zarówno w module Handel i Magazyn jak i CRM, Terminarz, Projekt. Umożliwia ona zmianę danych firmy użytkownika. Zmiana danych własnej firmy odbywa się w ten sam sposób jak w przypadku pozostałych kontrahentów. Dane dotyczące firmy użytkownika znajdują się na pozycji pierwszej i nie ma możliwości ich usunięcia. Kliknięcie ikony skutkuje przejściem do edycji danych kontrahenta (rys.1.2a).

4 (rys.1.2a) 1.3 Magazyn Kolejnym krokiem który należy wykonać jest wybór magazynu. Aby to zrobić należy przejść do modułu Administracja opcje ustawienia i wybrać z której opcji chcemy korzystać. Do wyboru mamy magazyn uproszczony (w którym każdy z produktów ma przypisaną konkretną ilość) oraz magazyn zaawansowany, który pozwala na wystawianie dokumentów PZ, WZ, itd. Magazyn zaawansowany jest domyślnie wyłączony. Przykład znajduje się poniżej (rys. 1.3.a). (rys. 1.3.a) 1.4 Szablony Aby przygotować szablony dokumentów (np. faktur, rachunków, zamówień, dokumentów magazynowych czy umów o pracę), należy przejść do modułu administracja opcje szablony dokumentów. Pojawia się tam zestawienie wszystkich szablonów dostępnych w programie, poniżej zaprezentowano przykład (rys.1.4.a). (rys.1.4.a)

5 Po prawej stronie zestawienia znajdują się trzy ikony. Kliknięcie umożliwia pobranie szablonu na dysk komputera. Natomiast oznacza zmianę szablonu. Po kliknięciu tej opcji Użytkownik zostaje przekierowany do okna umożliwiającego wczytanie konkretnego szablonu do programu (rys. 1.4.b). Dzięki ikonie możliwe jest także przywrócenie oryginalnego szablonu dokumentu. (rys. 1.4.b) Przykładowo, aby zmodyfikować szablon faktury VAT, najpierw klikamy ikonę i zapisujemy szablon w dowolnym miejscu na dysku komputera. Otwieramy szablon w programie Open Office Writer, klikając na niego dwa razy lewym przyciskiem myszy. Edytujemy dane w nim zawarte, następnie zapisujemy gotowy dokument. Wracamy z powrotem do programu do modułu administracja opcje szablony dokumentów. Przy szablonie Faktur VAT i faktur proforma klikamy ikonę znajdującą się po prawej stronie. Klikamy opcję, znajdujemy zmodyfikowany szablon a następnie wczytujemy do programu. Na koniec klikamy przycisk. UWAGA! Program Open Office Writer, można bezpłatnie pobrać na stronie: UWAGA! Edytując szablon dokumentu mamy możliwość zmian niektórych pól, które są automatycznie ge generowane na dokumencie (np. #DATA_WYSTAWIENIA#). Rodzaje pól do dyspozycji zostały szczegółowo opisane w podręczniku użytkownika. 1.5 Użytkownicy W następnym kroku należy zdefiniować oraz dodać nowych użytkowników. W tym celu przechodzimy do modułu Umowy, Kadry, Użytkownicy dodaj nowego użytkownika. Liczba użytkowników których można dodać jest ograniczona do ilości zakupionych kont, które posiada użytkownik (w wersji bezpłatnej jest to tylko jeden użytkownik). Aby dodać użytkownika należy wybrać rodzaj konta, a następnie przypisać określony poziom uprawnień. Wersja jednostanowiskowa wiąże się z możliwością utworzenia jednego stanowiska (jednego konta dla jednego użytkownika) w postaci administratora. Podanie pola w danych użytkownika nie jest wymagane, ale jest bardzo zalecane. Podanie adresu umożliwi w przyszłości odzyskanie hasła do konta, gdyby zostało ono zapomniane. UWAGA! W programie mamy możliwość tworzenia nieograniczonej liczby loginów do kont kontrahentów.

6 Rozdział 2. Przygotowanie Systemu do składania zamówień Kolejnym etapem jest przygotowanie systemu do składania zamówień, aby tego dokonać należy przeprowadzić szereg czynności opisanych poniżej. 2.1 Magazyn Przygotowanie systemu do składania zamówień rozpoczynamy od zdefiniowania magazynu. Do wyboru jest magazyn zaawansowany lub uproszczony. Domyślnie dostępny jest uproszczony. Jeżeli w poprzednich krokach kwestia magazynu została już uregulowana, pomijamy ten krok. 2.2 Ustawienia Kolejnym krokiem jest konfiguracja do wysyłania wiadomości z programu. Ponownie należy przejść do modułu administracja ustawienia. Należy podać adres oraz zmienić nadawcę wiadomości na nazwę firmy (rys. 2.2.a). (rys. 2.2.a). 2.3 Produkty Aby dodać nowy produkt bądź usługę, najpierw należy zdefiniować drzewka kategorii. Aby tego dokonać należy przejść do modułu administracja kategorie dodaj kategorię (rys. 2.3.a).

7 (rys. 2.3.a) Następnie należy przejść do modułu handel i magazyn produkty dodaj produkt (rys. 2.3.b).

8 (rys. 2.3.b) Wybierając kategorię, do której chcemy przypisać dany produkt, należy kliknąć ikonę. Edycja parametrów dodatkowych produktów znajduje się w: administracja parametry produktów gdzie można usuwać parametr bądź go edytować. Dodawanie kolejnych parametrów również znajduje się w module administracja opcje, natomiast należy kliknąć kolejną opcję tj: dodaj parametr (rys. 2.3.c). (rys. 2.3.c) Po dodaniu określonych produktów wystawiamy dokumenty PZ (Przyjęcie na magazyn). Należy pozostać w module Handel i Magazyn, kliknąć produkty nowy dokument. Dzięki temu dokonamy wprowadzenia produktów na magazyn (zatowarowanie magazynu). 2.4 Kontrahenci W poprzednim rozdziale został omówiony sposób tworzenia oraz zapisywania danych firmy. Dane dotyczące kontrahentów należy wprowadzić w tym samym miejscu, mianowicie: handel magazyn / CRM, terminarz, projekty kontrahenci dodaj kontrahenta. Dane dotyczące firmy użytkownika programu, znajdować się będą na miejscu pierwszym, natomiast dane klientów na pozostałych pozycjach w zestawieniu. Nowych kontrahentów można tworzyć w programie również z okna wystawiania nowego dokumentu (faktur czy dokumentów magazynowych). 2.4 Użytkownicy W poprzednim rozdziale został omówiony sposób tworzenia nowych użytkowników - ich ilość ograniczona jest do ilości zakupionych kont. Takiego ograniczenia nie ma w przypadku tworzenia kont kontrahentom, o czym była mowa również w poprzednim rozdziale. Zakładając konto dla danego kontrahenta, należy przypisać mu firmę do której należy. Trzeba także przypisać mu adres , gdyż w przeciwnym razie nie będzie otrzymywać powiadomień o statusie swoich zamówień. Powiadomienia zostają wysłane tylko w przypadku gdy podamy adres .