SPIS TREŚCI. I. Podstawy pracy z Microsoft Excel II. Twój pierwszy skoroszyt. III. Formatowanie komórek. Od autora 8

Transkrypt

1 SPIS TREŚCI Od autora 8 I. Podstawy pracy z Microsoft Excel Uruchamiamy program 10. Uzyskujemy dostęp do systemu pomocy Poznajemy elementy okna głównego 0 4. Otwieramy istniejące dokumenty 5. Tworzymy nowy skoroszyt 5 6. Poznajemy tryby podglądu arkusza Zmniejszamy i powiększamy arkusz Zamykamy i zapisujemy skoroszyt 37 II. Twój pierwszy skoroszyt 1. Poznajemy elementy nawigacyjne arkusza 4. Zaznaczamy komórki arkusza Wprowadzamy dane Poznajemy inne metody wprowadzania danych Edytujemy zawartość komórek Wstawiamy symbole, hiperłącza i znaki specjalne Kopiujemy, wycinamy i wklejamy dane Poznajemy dodatkowe funkcje Schowka pakietu Office Znajdujemy i zamieniamy, czyli oszczędzamy czas Tworzymy tabele Sprawdzamy pisownię 73 III. Formatowanie komórek 1. Formatujemy zawartość komórek w zależności od typu danych 76. Cyzelujemy graficznie komórki Wybieramy style w komórkach Poznajemy formatowanie warunkowe Korzystamy z Malarza formatów Dzielimy i scalamy komórki 97

2 7. Wstawiamy i usuwamy komórki, kolumny i wiersze Ukrywamy i odkrywamy kolumny i wiersze Grupujemy komórki Blokujemy zmiany w komórkach 110 IV. Praca z arkuszami 1. Zaznaczamy i przenosimy arkusze 11. Wstawiamy i podglądamy arkusze Zmieniamy nazwy i kolory kart arkuszy Wprowadzamy dane do wielu arkuszy jednocześnie Formatujemy wiele arkuszy jednocześnie Korzystamy z widoków arkusza 1 V. Formuły i funkcje 1. Poznajemy metody wprowadzania formuł 18. Tworzymy adresy względne i bezwzględne Formuły a zakresy komórek Poznajemy działanie autoobliczeń Korzystamy z Biblioteki funkcji Poznajemy funkcje warunkowe Korzystamy z inspekcji formuł Likwidujemy błędy w formułach 155 VI. Wykresy i graficzne prezentacje danych 1. Poznajemy wykresy typowe i nietypowe oraz ich zastosowanie 158. Poznajemy wykresy przebiegu w czasie (linie trendu) w komórkach Uczymy się szybkiego wstawiania wykresu Formatujemy i modyfikujemy elementy wykresu Zmieniamy dane na wykresie 175 VII. Filtrowanie i sortowanie danych 1. Poznajemy sposoby sortowania danych 180. Tworzymy własne listy sortowania Poznajemy autofiltr, czyli sposób na szybkie filtrowanie Tworzymy własne filtry danych Korzystamy z funkcji WYSZUKAJ Poznajemy tabele przestawne Stosujemy kontrolę poprawności danych 199

3 VIII. Grafiki, ilustracje i równania 1. Wstawiamy obiekty graficzne do arkusza 0. Formatujemy i modyfikujemy obrazy i grafikę Wykorzystujemy efekty graficzne w arkuszu Wstawiamy obiekty typu Clipart i WordArt 1 5. Wstawiamy diagramy i schematy organizacyjne Wstawiamy równania do arkusza z gotowej biblioteki Konstruujemy równania z zestawu symboli 17 IX. Drukowanie 1. Poznajemy podgląd wydruku 0. Wybieramy drukarkę i format 3. Zmieniamy orientację strony i skalę druku 4 4. Tworzymy nagłówki i stopki dla wydruków 6 5. Drukujemy arkusz i elementy dodatkowe 8 6. Wstawiamy nagłówki kolumn lub wierszy na każdej stronie 3 X. Praca grupowa nad arkuszem 1. Tworzymy zapis w lokalizacjach ogólnodostępnych 36. Dodajemy komentarze bezpośrednio w komórkach Uczymy się współdzielenia skoroszytów Śledzimy zmiany w skoroszytach Zapisujemy skoroszyt w internecie Udostępniamy skoroszyt zapisany w internecie Korzystamy z udostępnionych skoroszytów 50 Słowniczek 51

4 JAK KORZYSTAĆ Z KSIĄŻKI? Unikalny projekt graficzny serii książek komputerowych Samo Sedno został opracowany z myślą o czytelniku, który ceni przejrzysty układ treści, estetykę przekazu oraz praktyczny sposób podawania wiedzy. Zaproponowane w nim rozwiązania sprawiają, że nawet bardziej skomplikowane zagadnienia stają się zrozumiałe i nie nastręczają trudności. W poradniku zastosowano intuicyjne elementy nawigacji, takie jak zróżnicowanie tematyczno-kolorystyczne, uporządkowanie treści za pomocą wypunktowań i ramek, zilustrowanie teorii praktycznymi zrzutami ekranowymi. Materiał zgromadzony w książce został podzielony na tematyczne rozdziały. Poruszanie się po nich ułatwia przejrzysty układ kolorystyczny każdej części odpowiada wiodący kolor (uwzględniony również w nagłówkach spisu treści). Na początku każdego rozdziału znajduje się dodatkowo spis zagadnień z odniesieniem do numerów stron, na których można znaleźć omówienie danego problemu. Wszystkie rozdziały podzielone są na mniejsze sekcje. Każda z nich opisuje etapy poszczególnych czynności w formie czytelnych wypunktowań zaprezentowane są kolejne kroki postępowania, a treść idealnie uzupełniają wyraźne, kolorowe zrzuty ekranowe. Excel 010 VI Wykresy i graficzne prezentacje danych Szybkie wstawienie z wyborem typu wykresu 1 Zaznacz obszar danych źródłowych dla tworzonego wykresu. Pamiętaj, żeby zaznaczyć także etykiety danych (nagłówki tabel itp.). Uaktywnij na Wstążce kartę Wstawianie i wybierz z grupy Wykresy typ wykresu, klikając przycisk z jego nazwą. Na przykładzie zaznaczono przycisk wykresu słupkowego. 4. Formatujemy i modyfikujemy elementy wykresu W wielu przypadkach wystarczają standardowe ustawienia wykresów. Warto jednak wiedzieć, w jaki sposób zmienić ustawienia wykresu już umieszczonego w arkuszu. Styl wykresu definiuje m.in. kształt i kolorystykę jego elementów, np. słupków w przypadku wykresów kolumnowych czy słupkowych albo wycinków koła w wykresach kołowych. Excel dla każdego typu wykresu oferuje galerię predefiniowanych stylów. Zobacz, jak z niej skorzystać, aby zmienić styl wykresu. Excel Po kliknięciu przycisku z typem wykresu Excel wyświetli galerię różnych układów wykresu wybranego typu. Wskaż odpowiadający ci typ, klikając jego ikonę. 4 Excel wstawi ramkę z wykresem do aktualnie edytowanego arkusza. 5 Ponieważ wykres może przesłaniać część obszaru zajmowanego przez dane źródłowe, przesuń go, najeżdżając wskaźnikiem myszy na pusty obszar przy krawędzi ramki wykresu i przeciągając w nowe miejsce. CIEKAWOSTKA Podpowiedzi: Jeżeli przytrzymasz dłużej wskaźnik myszy nad dowolnym elementem galerii układów wykresu, Excel wyświetli dymek z podpowiedzią, dla jakich typów danych zaznaczony układ jest odpowiedni. 1 1 Kliknij wykres, który chcesz zmienić w ten sposób go zaznaczysz. Samo zaznaczenie wykresu automatycznie aktywuje na Wstążce kartę Narzędzia wykresów rzędną Projektowanie (b). Odszukaj na Wstążce grupę Style wykresu (a), kliknij przycisk Więcej 1a a prawej stronie fragmentu galerii stylów. 3 Wyświetli się galeria wbudowanych stylów wykresu. Wybierz styl kliknięciem. 4 Excel natychmiast zastosuje kolorystykę i efekty graficzne zdefiniowane w wybranym stylu. VIII Grafiki, ilustracje i równania Wiesz już, jak przemieszczać wstawione obiekty graficzne wewnątrz arkusza. Ich ręczne wyrównywanie może być jednak kłopotliwe. Excel skutecznie cię w tym wyręczy dzięki funkcjom umieszczonym w grupie Rozmieszczanie. 1b 1 Zaznacz elementy graficzne, które chcesz wyrównać. Aby oznaczyć więcej niż jeden obiekt graficzny, b po kliknięciu pierwszego wciśnij i przytrzymaj klawisz [Ctrl], a następnie zaznaczaj kolejne. Gdy uporasz się ze wszystkimi, które chcesz wyrównać, puść klawisz [Ctrl]. Uaktywnij na Wstążce kartę Narzędzia obrazów lub Narzędzia do rysowania (a), a potem podkartę Formatowanie (b). W grupie Rozmieszczanie kliknij przycisk Wyrównaj (c). 3 Wyświetli się menu opcji automatycznego wyrównania obiektów graficznych. Jeśli chcesz rozmieścić wszystkie zaznaczone obiekty w pionie, wzdłuż lewej krawędzi obszaru roboczego arkusza, wybierz pozycję Wyrównaj do lewej. 167 a c b Po wybraniu konturu odpowiedniej grubości możesz zmienić jego styl, wskazując odpowiednią pozycję z menu Kreski, lub dopasować kolor, klikając kwadracik z odpowiednią barwą. Większość kształtów ma od razu przypisany kontur. Możesz jednak zmienić jego parametry oraz wypełnienie danego kształtu. 1 Zaznacz kształt, którego kontur chcesz zmienić, i na Wstążce w grupie Style kształtów (karty Narzędzia do rysowania i Formatowanie) kliknij przycisk Kontury kształtu. Z rozwiniętego menu możesz wybrać kolor konturu, a także regulować jego grubość (pozycja Grubość), styl (pozycja Kreski) czy zakończenia (pozycja Strzałki). 4 Excel automatycznie wyrówna zaznaczone obiekty graficzne Zdjęcie umieszczone w arkuszu nie ma dodanej ramki. Jeżeli chcesz to zmienić, wykonaj opisane poniżej działania. 1 Zaznacz fotografię, której chcesz nadać dodatkowe obramowanie. Na kartach Narzędzia obrazów i Formatowanie, w grupie Style obrazu, kliknij przycisk Obramowanie obrazu. 3 Z menu wybierz najpierw Grubość, a następnie kliknij odpowiadającą ającą ci grubość konturu.

5 Najważniejsze informacje zostały zebrane w ramkach. WSKAZÓWKA Wskazówka przedstawia problemy, które mogą wystąpić w trakcie realizacji danego zadania, oraz wskazówki dotyczące ich rozwiązania. WAŻNE Ważne zwraca uwagę na treści szczególnie istotne w pracy z programem Excel 010. CIEKAWOSTKA Ciekawostka podpowiada inne możliwości wykonania danej czynności (np. mniej czasochłonne albo wymagające większych umiejętności). Na zrzutach ekranowych znajdują się odnośniki wskazujące poszczególne etapy właśnie wykonywanej czynności. 3 1 Na końcu poradnika znajduje się Słowniczek, w którym zostały wyjaśnione najważniejsze terminy pojawiające się w treści książki.

6 3. I Podstawy pracy z Microsoft Excel 010 Interfejs programu to w uproszczeniu jego wygląd i sposób działania wszystkich elementów, które widzisz na ekranie. Za pomocą interfejsu komunikujesz się z programem, wydajesz mu polecenia i korzystasz z oferowanych funkcji. Jeżeli nie masz jeszcze otwartego okna Excela na ekranie, uruchom je. Poniżej krótki opis jego najważniejszych elementów. 1 Jeśli spojrzysz od góry, jako pierwszy widoczny element zobaczysz pasek tytułowy okna programu. W centralnej części zawiera on nazwę programu (a) oraz aktualnie otwartego dokumentu (b). Po lewej stronie paska znajduje się pasek narzędzi Szybki dostęp (c), a po prawej standardowe przyciski systemu Windows (d). 1c 1b 1a 1d Ważnym elementem okna jest Wstążka. Znajdują się na niej karty, na których rozmieszczone są ikonki i przyciski reprezentujące niemal każdą funkcję programu. Po uruchomieniu Excela uaktywnia się karta Narzędzia główne. Kolejne karty możesz otworzyć, klikając ich nazwy. 3 Po lewej stronie wstążki widoczna jest karta Plik. W odróżnieniu od pozostałych ma ona kolor zielony. Inaczej się też zachowuje. Kliknięcie karty Plik wywołuje widok Microsoft Office Backstage. Wszystkie pozostałe karty Wstążki dają dostęp do funkcji kontrolujących zawartość aktualnie otwartego dokumentu, natomiast widok Microsoft Office Backstage zawiera funkcje związane z zarządzaniem plikami. Ponownie klikając kartę Plik, zamkniesz widok Backstage i powrócisz do głównego okna programu Bezpośrednio pod Wstążką umieszczono wąski poziomy pasek, który zawiera dwa istotne elementy: pole nazwy (a) oraz pasek formuły (b). 4a 4b

7 Excel Kolejny, największy fragment okna programu to obszar roboczy, w którym wyświetlany jest tzw. arkusz Excela. Opracowywane są w nim dokumenty. Liczby widoczne wzdłuż bocznej krawędzi obszaru roboczego to numery kolejnych nagłówków wierszy (a). W poziomie, w nagłówkach kolumn (tuż pod paskiem formuły) znajdują się kolejne litery alfabetu (b). Natomiast z prawej strony okna, wzdłuż pionowej krawędzi obszaru roboczego, widoczny jest pasek przewijania (c). 5b 5a 5c 6 Każda ramka w obszarze ograniczonym przez boki wierszy z lewej i nagłówki kolumn z góry jest tzw. komórką arkusza. Po uruchomieniu Excela jedna z komórek zostaje wyróżniona pogrubioną ramką. To tzw. aktywna komórka arkusza. 7 Bezpośrednio pod obszarem roboczym znajdują się karty arkuszy (a), przycisk wstawiania kolejnych arkuszy do aktualnie edytowanego dokumentu (b) oraz poziomy pasek przewijania (c). 7a 7b 7c 8 Ostatnim ważnym elementem interfejsu programu jest widoczny wzdłuż dolnej poziomej krawędzi okna Excela pasek stanu. WAŻNE Adres komórki arkusza: Każda komórka w arkuszu Excela ma swój adres. Tworzy się go z litery kolumny i numeru wiersza, na przecięciu których dana komórka się znajduje. Gdy uruchamiasz program bez otwierania konkretnego pliku, uaktywnia się zawsze komórka znajdująca się na przecięciu wiersza o numerze 1 i kolumny A (podświetlony zostaje też odpowiedni nagłówek wiersza i nagłówek kolumny). Adres tej komórki to A1. 1

8 4. dokumenty I Podstawy pracy z Microsoft Excel 010 Poznałeś kilka sposobów uruchamiania Excela. Najprostszym jest otwarcie istniejącego wcześniej dokumentu. Zobacz, jak za pomocą innych funkcji Excela możesz otworzyć istniejące dokumenty. 1 Kliknij kartę Plik. W widoku Backstage kliknij Otwórz. 1 3 Wyświetlone zostanie okno Otwieranie. W oknie wskaż plik, który chcesz otworzyć. Po jego zaznaczeniu kliknij przycisk Otwórz. Wybrany dokument otworzy się w oknie Excela. Excel zapamiętuje, które pliki były ostatnio otwierane w programie. Dzięki temu łatwo je ponownie otworzysz. Zobacz, jak to zrobić. 1 Kliknij kartę Plik. W widoku Backstage uaktywni się plansza Ostatnio używane. Jeśli nie, kliknij pozycję Ostatnio używane. Excel wyświetli listę ostatnio otwieranych skoroszytów, a także listę ostatnio używanych folderów lub dysków, z których były otwierane dokumenty. Chcąc ponownie otworzyć widoczny na liście dokument, kliknij jego nazwę. Zwróć uwagę na umieszczone w dolnej części pole wyboru Uzyskaj szybki dostęp do tej liczby ostatnio używanych skoroszytów. Obok niego znajduje się miejsce na wprowadzenie liczby (domyślnie jest to liczba 4). Jeżeli zaznaczysz to pole wyboru, Excel doda skróty do kilku (domyślnie: maksymalnie czterech) ostatnio otwieranych plików do bocznego panelu widoku Backstage. Panel ten jest wyświetlany po lewej stronie okna. CIEKAWOSTKA Pinezka: Po prawej stronie każdej pozycji na liście używanych skoroszytów znajduje się pinezka. Jeżeli ją klikniesz, to dany element zostanie na stałe przypięty do listy. Przypięte elementy są widoczne zawsze, bez względu na to, jak dawno były otwierane.

9 Excel 010 Kolejny, przedstawiony poniżej sposób otwierania dokumentów w Excelu możesz zastosować, jeżeli twój komputer pracuje pod kontrolą systemu Windows Vista lub Windows 7. Jeśli nie wiesz, gdzie zapisałeś skoroszyt, który chcesz otworzyć w Excelu, ale pamiętasz nazwę pliku, skorzystaj z wbudowanych w system mechanizmów wyszukiwawczych. Nie musisz nawet uruchamiać Excela, by odnaleźć właściwy plik. 1 Rozwiń menu Start (klikając symbol menu Start lub używając na klawiaturze przycisku ze znaczkiem Windows). Teraz w polu wyszukiwania (w dolnej części menu) wpisz nazwę pliku, którego szukasz. Zwykle wystarczy wpisać kilka początkowych liter nazwy, by komputer odnalazł właściwy plik i wyświetlił jego pełną nazwę w górnej części menu. Kliknięcie odnalezionego obiektu otworzy go w Excelu. W odniesieniu do plików otwieranych w Excelu można operować słowem dokument, ale częściej spotykamy się z pojęciami arkusz i skoroszyt. Skoroszyt to podstawowy typ pliku, który może być tworzony i edytowany w programie Microsoft Excel. Odgrywa rolę teczki jest spójnym, zapisanym w jednym pliku zbiorem powiązanych ze sobą arkuszy. Oczywiście o stopniu zależności pomiędzy arkuszami w skoroszycie decydujesz ty. Każdy nowy skoroszyt w Excelu jest standardowo wyposażony w trzy arkusze. Arkusz to podstawowa przestrzeń robocza, w której możesz wprowadzać dane i przeprowadzać obliczenia. Każdy plik w systemie Windows posiada więcej cech niż tylko nazwa czy rozmiar. Microsoft Excel pozwala przypisywać tworzonym i edytowanym w nim arkuszom wiele właściwości ułatwiających np. odnalezienie konkretnego dokumentu. Warto, byś skorzystał z możliwości wprowadzania dodatkowych informacji do każdego tworzonego skoroszytu. Dzięki temu później łatwiej odnajdziesz konkretny plik. 1 Otwórz skoroszyt i kliknij kartę Plik, by rozwinąć widok Backstage. Kliknij pozycję Informacje. 3 Zobaczysz panel Informacje o dokumencie. Po prawej stronie pojawi się miniatura aktualnie aktywnego arkusza wczytanego skoroszytu. Pod obrazkiem niektóre informacje o otwartym pliku. 3