PREZYDENT MIASTA GLIWICE

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW Gliwice, 04 luty 2013 r. nr kor. UM-46427/2013 Pani Aleksandra Kruk PRZEDSZKOLE MIEJSKIE NR 28 ul. PADEREWSKIEGO GLIWICE ul.zwycięstwa Gliwice Tel Fax Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 12 listopada do 10 grudnia 2012 r. w Przedszkolu Miejskim nr 28 w Gliwicach, przy ul. Paderewskiego 70 przez pracowników Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW z dnia 12 listopada 2012 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 2 stycznia 2013 r. Temat kontroli. Kontrola dotyczyła przestrzegania przepisów i procedur dotyczących: dysponowania środkami budżetowymi oraz pozyskanymi z innych źródeł, gospodarowania mieniem, bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników i uczniów, organizacji pracy, ze szczególnym uwzględnieniem przestrzegania dyscypliny finansów publicznych. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. W jednostce w wielu przypadkach nie są przestrzegane przepisy, procedury oraz zapisy umów dotyczące: dysponowania środkami budżetowymi oraz pozyskanymi z innych źródeł, gospodarowania mieniem, bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników i uczniów, organizacji pracy. Obszary wymagające poprawy zostały opisane w dalszej części wystąpienia pokontrolnego.

2 Wnioski i zalecenia. 1. Wydatkowanie środków w 2011 r. w wysokości przekraczającej zatwierdzony plan finansowy o kwotę 9.550,10 zł, co narusza art. 44 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r., nr 157, poz z późn. zm.). Zalecenie nr 1 Nie dopuszczać do wydatkowania środków, nie mając odpowiedniego zabezpieczenia w planie finansowym. Zobowiązać osoby odpowiedzialne do bieżącego monitorowania planów finansowych. 2. Zaciągnięcie zobowiązań finansowych w 2011 r. na kwotę 911,13 zł przy braku zabezpieczonych środków w planie finansowym, co narusza art. 46 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Zalecenie nr 2 Nie dopuszczać do zaciągania zobowiązań finansowych nie mając zabezpieczonych środków w planie finansowym. Zobowiązać osoby odpowiedzialne do bieżącego monitorowania planów finansowych. 3. W zakresie wydatkowania środków finansowych na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i podatek dochodowy: a) opłacenie składek na ubezpieczenie zdrowotne za cały 2011 r. w wysokości niższej niż to wynika z dokumentacji źródłowej o kwotę 588,23 zł, b) opłacenie składek na ubezpieczenie społeczne za cały 2011 r. w wysokości wyższej niż to wynika z dokumentacji źródłowej o kwotę 1.551,71 zł, c) opłacenie składek na Fundusz Pracy za cały 2011 r. w wysokości wyższej niż to wynika z dokumentacji źródłowej o kwotę 673,23 zł, d) naliczanie składek na Fundusz Pracy od osób zwolnionych z wpłat z tego tytułu, co narusza art. 104 a i b ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (jt. Dz.U. z r nr 69, poz. 415 z późn. zm.) i skutkowało zapłatą składek w zawyżonej wysokości w 2011 r. w kwocie 483,51 zł, w 2012 r. w kwocie 860,20 zł, e) wystąpienie w czerwcu 2011 r. różnicy pomiędzy listami płac (przelewami), a danymi wykazanymi w deklaracji rocznej PIT 4R w kwocie 921,00 zł z tyt. zaliczki na podatek dochodowy. Zalecenie nr 3 Wydatki dokonywać w wysokościach wynikających z posiadanych zobowiązań. Skorygować nieprawidłowo odprowadzone składki na Fundusz Pracy. Uzgodnić deklaracje podatkowe z dokumentacją dotyczącą wypłaconych wynagrodzeń. 4. Nieprawidłowości w zakresie prowadzenia rachunkowości: a) przypadki dokonywania zapisów w księgach rachunkowych bez włączenia do ksiąg dowodów księgowych, co narusza art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r., nr 152, poz z późn. zm.), b) przypadki braku na dowodach księgowych informacji o sprawdzeniu ich pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, co narusza art. 21 ust. 1 ww. ustawy, c) brak ewidencji na kontach księgowych 998 zaangażowanie i 980 plan finansowy oraz ewidencjonowanie rozrachunków na kontach 201 i 202 bez podziału na poszczególne rozdziały i paragrafy, co narusza przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek 2

3 samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r., nr 128, poz. 861). Zalecenie nr 4 Zobowiązać główną księgową do przestrzegania ww. przepisów oraz uzupełnienia brakującej dokumentacji. 5. W zakresie sprawozdawczości: a) wykazanie w sprawozdaniach Rb-34S oraz RB-28S za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2011 r. kwot niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, co stanowi naruszenie przepisów 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 r., nr 20, poz. 103). b) brak zestawień stanu wszystkich kont na dzień sporządzenia sprawozdań Rb-34, co utrudnia weryfikację zgodności ewidencji księgowej ze sprawozdaniami w zakresie stanu należności i zobowiązań, c) ewidencjonowanie w 0750 dochodów z tyt. zwrotu kosztów wody, kanalizacji, centralnego ogrzewania, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010r., nr 38, poz. 207 z późn. zm.), d) w bilansie jednostki na dzień 31 grudnia 2011 r. wykazanie danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej w kolumnie Stan na początek roku: poz. II.1.4. Pozostałe należności kwota 1.790,13 zł a wg ewidencji księgowej konto kwota 3.709,87 zł, poz. II.1.1 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych kwota 1.790,13 zł a wg ewidencji księgowej konto 851 kwota 3.710,81 zł, poz. III.1.2. Środki pieniężne na rachunkach bankowych kwota 0,00 zł a wg ewidencji księgowej konto 135 kwota 0,94 zł. Zalecenie nr 5 Bezwzględnie przestrzegać ww. przepisów. W sprawozdaniach wykazywać dane zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. 6. W zakresie ustalania, dochodzenia i pobierania należności: a) nienaliczanie i nieewidencjonowanie w ewidencji księgowej odsetek od nieterminowych płatności za pobyt w przedszkolu i posiłki oraz za wynajem pomieszczeń na koniec każdego kwartału, co narusza przepisy art. 40 ust. 2 pkt 3) ustawy z dnia z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., nr 157, poz z późn. zm.), b) ustalenie stawki czynszu za lokal mieszkalny od 12 maja 2011 r. w wysokości niższej niż to wynika z zarządzenia nr PM-578/11 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 12 maja 2011 r. w sprawie ustalenia stawki bazowej czynszu za lokale mieszkalne i czynszu za najem lokali socjalnych oraz czynników podwyższających i obniżających stawkę bazową czynszu za najem lokali mieszkalnych na terenie miasta Gliwice, w związku z czym na koniec 2011 r. przypis z tyt. wynajmu lokalu mieszkalnego zaniżono o kwotę 170,75 zł a od stycznia do września 2012 r. o kwotę 241,08 zł, c) zaniżenie należności z tyt. rozliczania opłat za zużyte media na koniec 2010 r. o kwotę 243,21 zł oraz zawyżenie w okresie od r. do r. o kwotę 368,20 zł, w stosunku do prawidłowego naliczenia, d) prowadzenie ewidencji księgowej odpłatności za pobyt w przedszkolu razem z odpłatnością za żywienie i odsetkami za zwłokę w związku, z czym brak 3

4 możliwości ustalenia czy uzyskane dochody odprowadzono w prawidłowej wysokości do budżetu miasta, e) występowanie różnic pomiędzy ewidencją księgową a ewidencją źródłową w zakresie przypisu z tytułu odpłatności za żywienie i pobyt w przedszkolu, f) brak udokumentowania podstaw uzasadniających dokonywanie w ewidencji księgowej zmian w przypisie z tyt. odpłatności, g) brak możliwości sprawdzenia zgodności zobowiązań i należności na koncie 201 z tyt. odpłatności za przedszkole z ewidencją prowadzoną przez intendenta z uwagi na brak dokumentacji zestawienia dłużników i nadpłat. Zalecenie nr 6 Odsetki od nieterminowych płatności naliczać i ewidencjonować zgodnie z ww. ustawą, nie później niż na koniec każdego kwartału. Należności z tytułu wynajmu pomieszczeń oraz opłat za zużyte media naliczać i pobierać w wysokościach wynikających z prawidłowego obliczenia. Ewidencję odpłatności za pobyt i żywienie dzieci prowadzić w sposób umożliwiający ustalenie wysokości dochodu należnego do odprowadzenia do budżetu miasta. 7. W zakresie funduszu premiowego dla pracowników samorządowych: a) zaplanowanie środków na fundusz premiowy w wysokościach znacznie przewyższających ustalone przez organ prowadzący limity (w latach łącznie o kwotę ,56), b) wydatkowanie środków na premie ponad ustalony limit przez organ prowadzący w 2010 r. o kwotę ,57 zł, w 2011 r. o kwotę ,78 zł, do listopada 2012 r. o kwotę ,80 zł. c) wydatkowanie środków na premie w wysokościach przekraczających ustalony w regulaminie fundusz (w 2011 r. o kwotę 8.081,98 zł), Zalecenie nr 7 Środki na wydatki planować do wysokości określonej przez organ prowadzący, a następnie nie przekraczać ustalonych planów. 8. W zakresie naliczania i wypłaty wynagrodzeń a) przyznanie i wypłata dodatku za wieloletnią pracę w okresie przebywania pracownika na urlopie macierzyńskim lub dodatkowym urlopie macierzyńskim, co jest niezgodne z 4 załącznika do uchwały nr XXIII/775/2009 Rady Miejskiej w Gliwicach z dnia 19 marca 2009 r.; skutkiem finansowym nieprawidłowości jest wydatkowanie środków z budżetu miasta z przekroczeniem zakresu upoważnienia w łącznej wysokości 2.962,97 zł, b) wypłata w lipcu 2011 r. nauczycielowi przebywającemu na zasiłku macierzyńskim wynagrodzenia z tytułu średniej urlopowej w wysokości 122,41 zł, co narusza art. 67 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tj.dz.u. z 2006 r., nr 97, poz. 674 z późn. zm.), c) w aktach osobowych głównego księgowego, intendenta i nauczyciela brak aneksów do umów o pracę związanych ze zmianą wynagrodzenia w latach 2009 i 2010 oraz przyznania dodatku funkcyjnego (za wychowawstwo) we wrześniu 2011 r., d) przyznanie w 2011 r. pracownikowi dodatku za wieloletnią pracę w wysokości zawyżonej o 1%, czego skutkiem finansowym było niecelowe wydatkowanie kwoty 191,64 zł, e) błędne ustalenie terminu nabycia prawa do nagrody jubileuszowej dla pracownika samorządowego, f) ustalenie wysokości nagrody jubileuszowej dla pracowników samorządowych z naruszeniem 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej 4

5 z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z r nr 2 poz. 14 z późn. zm.), w związku z czym zaniżono wypłatę nagród łącznie o kwotę 505,51 zł, g) ustalenie wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca niezgodnie z 11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie Pracy (D.U. z r nr 62 poz. 289 z późn. zm.) czego skutkiem jest dokonanie potrącenia za 3 dni niezdolności do pracy od wynagrodzenia zasadniczego w wysokości zaniżonej o kwotę 10,49 zł, h) przyjęcie błędnej podstawy wyliczania wynagrodzenia za czas choroby, co narusza art. 41 ust. 1 oraz 36 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczania społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z r nr 77 poz. 512 z póź. zm.) z uwagi na pominięcie premii uznaniowej i 1/12 dodatkowego wynagrodzenia rocznego (bez jego uzupełnienia) zaniżając w 1 przypadku wynagrodzenie o kwotę 27,03 zł, i) przypadki niezgodnego z regulacjami wewnętrznymi potrącania premii regulaminowej za czas niezdolności do pracy w wyniku zwolnienia lekarskiego, co skutkowało przyznaniem i wypłatą premii w zaniżonej wysokości w miesiącach styczniu i lutym łącznie o kwotę 92,20 zł oraz brakiem potrącenia premii za 1 dzień w wysokości 8,00 zł. Zalecenie 8 Dokonać korekty wszystkich nieprawidłowo naliczonych i wypłaconych pracownikom wynagrodzeń, nagród jubileuszowych, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, zasiłków, wynagrodzenia za czas choroby za miesiące, w których powstały nieprawidłowości. Przy ustalaniu prawa do premii regulaminowej przestrzegać regulacji wewnętrznych. 9. Błędne ustalenie podstawy naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego nauczycielowi przebywającemu w 2011 r. na urlopie macierzyńskim z uwagi na potrącenie w złej wysokości wynagrodzenia w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego (maj-październik) oraz z tytułu średniej urlopowej, co narusza art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. z r. 1997, nr 160, poz z późn. zm.) w związku z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (Dz.U. z 2001 r., nr 71, poz. 737 z poźn.zm). Zalecenie nr 9 Dokonać korekty nieprawidłowo naliczonego i wypłaconego pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2011 r. 10. W zakresie ustalania i przekazania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych: a) ustalenie wysokości odpisu na 1 zatrudnionego (w 2011 r.), 1 nauczyciela (w 2011 r.) oraz 1 nauczyciela pobierającego emeryturę, rentę lub świadczenie kompensacyjne (w 2011 r. i 2012 r.) niezgodnie z: art. 5 ww. ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, art. 53 ust.1 ust. 2 ustawy Karta Nauczyciela, b) ustalenie liczby etatów stanowiących podstawę naliczenia planowanego odpisu niezgodnie z 1 i 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 5

6 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2009 r., nr 43, poz. 349) oraz art. 53 ust.1 ustawy Karta Nauczyciela, c) do końca 2011 r. brak skorygowania wysokości odpisu, co wymagane jest 1 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w związku z czym odpis zaniżono co najmniej o kwotę 581,00 zł, co narusza art. 5 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tj. Dz.U. z r nr 70, poz. 335 z późn. zm.), d) na dzień 30 września 2012 r. zawyżenie odpisu o kwotę 2.574,00 zł w porównaniu do prawidłowego wyliczenia, e) brak określenia w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych rodzaju dokumentów stanowiących podstawę ustalenia wysokości pobieranych emerytur, rent oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych przez nauczycieli objętych w jednostce opieką socjalną oraz sposobu pozyskiwania tych informacji. Zalecenie nr 10 Bezwzględnie przestrzegać zasad ustalania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Określić w ww. regulaminie dokumenty stanowiące podstawę ustalenia wysokości pobieranych emerytur, rent oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych przez nauczycieli objętych w jednostce opieką socjalną oraz sposobu pozyskiwania tych informacji. 11. Zakwalifikowanie w 2011 r. wydatków na ogólną kwotę 2.298,14 zł oraz w 2012 r. na kwotę 1.000,00 zł do niewłaściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej, co narusza zasady wynikające z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r., nr 38, poz. 207 z późn. zm. Zalecenie nr 11 Wydatki klasyfikować zgodnie z ww. rozporządzeniem. 12. Nieprzestrzeganie obowiązującej klasyfikacji budżetowej w zakresie planowania wydatków w 2011 r. na łączną kwotę 738,13 zł, co narusza rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r., nr 38, poz. 207 z późn. zm.) Zalecenie nr 12 Planując wydatki budżetowe przestrzegać przepisów ww. rozporządzenia. 13. W zakresie terminowości regulowania zaciągniętych zobowiązań: a) dokonywanie wydatków z przekroczeniem terminów płatności (od 1 do 91 dni) w 2011 r. w łącznej wysokości 5.739,67 zł, natomiast w 2012 r. w łącznej wysokości 7.799,93 zł oraz przekroczenie terminu wpłat zaliczek na podatek dochodowy w 2011 r. (od 9 do 257 dni) łącznie w kwocie 832,00 zł, co narusza art. 44 ust. 3 pkt 3) ustawy o finansach publicznych, b) dokonywanie płatności zobowiązań więcej niż 1 dzień przed terminem ich wymagalności (od 2 do 14 dni) w łącznej wysokości ,01 zł, co narusza zasady wynikające z zarządzeń organizacyjnych Prezydenta Miasta Gliwice nr 86/07 z dnia 22 października 2007 r. w sprawie: planowania i realizacji harmonogramu dochodów i wydatków oraz nr 58/11 z dnia 2 września 2011 r. 6

7 w sprawie: planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów, c) wypłata wynagrodzenia z tytułu średniej urlopowej w dniu 28 lipca 2011 r. (za miesiąc lipiec 2011 r.) z naruszeniem art. 39 ust. 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r., Karta Nauczyciela (tj. z 2006 r. nr 97, poz. 674 z późn. zm.), d) występowanie rozbieżności pomiędzy terminami płatności określonymi w umowach, a terminami płatności wskazanymi na fakturach. Zalecenie nr 13 Bezwzględnie przestrzegać ustalonych terminów płatności wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań oraz ww. przepisów. Do umów zawieranych przez jednostkę wprowadzać następujące zapisy: 1) Zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2) Nie stanowi zmiany umowy w rozumieniu ust. 1 przyjęcie przez Przedszkole Miejskie nr 28 dokumentów księgowych (np. faktur, rachunków, not odsetkowych) związanych z realizacją niniejszej umowy, zawierających dane odnośnie terminu płatności niezgodne z treścią zawartej umowy. 14. Przypadki dokonywania wydatków i zaciągania zobowiązań bez zachowania procedur kontroli finansowej wymaganych zarządzeniem nr 6/2010 dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 28 z dnia 20 grudnia 2010 r. w sprawie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości, tj.: brak sprawdzania zbiorczych list płac pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym i zatwierdzenia do wypłaty (w szczególności w zakresie obciążeń publicznoprawnych z tytułu ZUS opłacanego przez pracodawcę). Zalecenie nr 14 Przestrzegać zapisów dot. procedur kontroli finansowej. 15. Nieuzasadnione wydatkowanie środków w ramach 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń, na kwotę 750,00 zł z tyt. dofinansowanie zakupionego obuwia dla wszystkich pracowników, co jest niezgodne z wewnętrznymi uregulowaniami. Zalecenie nr 15 Środki publiczne wydatkować w sposób celowy i uzasadniony zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt 1) ustawy 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r., nr 157 poz z późn. zm.). 16. Przypadki dokonania zakupów poniżej kwoty ,00 euro niezgodnie z regulaminem wewnętrznym dla zamówień przekraczających kwotę 3.000,00 zł. Zalecenie nr 16 Zamówień na dostawy i usługi o wartości poniżej ,00 euro dokonywać zgodnie z uregulowaniami wewnętrznymi. 17. Nieprawidłowości w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych: a) na dzień 31 grudnia 2010 r. brak ujawnienia różnicy pomiędzy spisami z natury pozostałych środków trwałych a ewidencją analityczną prowadzoną w księgach inwentarzowych o kwotę 50,00 zł, 7

8 b) niedokonanie inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, c) brak rozliczenia druków arkuszy spisu z natury, co wymagane było Instrukcją inwentaryzacyjną wprowadzoną zarządzeniem Dyrektora PM 28 nr 01/2010 z dnia 1 marca 2010 r., d) powielanie się numeracji arkuszy spisowych, co jest niezgodne z zapisami zarządzenia nr 1/2010 Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 28 z dnia 30 listopada 2010 r., e) przepisanie danych z ewidencji ilościowo-wartościowej podstawowych środków trwałych oraz księgozbioru bibliotecznego na arkusze spisu zamiast przeprowadzenia spisu z natury. Zalecenie nr 17 Nie dopuszczać do powstawiania wyżej wymienionych nieprawidłowości. Na koniec każdego roku przeprowadzać inwentaryzację, o której mowa w art. 26 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z r. 2009, nr 152, poz z późn. zm.). Wyniki ww. inwentaryzacji dokumentować protokołami z weryfikacji. 18. Nieprawidłowości w prowadzeniu ewidencji księgowej i ilościowo-wartościowej środków trwałych, księgozbioru bibliotecznego, wartości niematerialnych i prawnych polegające m.in. na.: a) przypadkach ewidencjonowania składników majątkowych niezgodnie z zarządzeniem organizacyjnym nr 79/2010 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku, b) braku zgodności pomiędzy ewidencją analityczną (księgi inwentarzowe) a ewidencją księgową (konta 013, 014) na dzień 31 grudnia 2011 r.: pozostałych środków trwałych o kwotę 50,00 zł, księgozbioru bibliotecznego o kwotę 254,30 zł, co narusza art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości, c) braku wskazywania (w ewidencji analitycznej) miejsca znajdowania się składników majątkowych oraz braku powoływania numeru dowodu księgowego będącego podstawą rozchodu lub przychodu składników majątku, d) dokonywaniu zapisów w ewidencji analitycznej wartości niematerialnych i prawnych w sposób nietrwały. Zalecenie nr 18 Dokonać weryfikacji zapisów w ewidencji księgowej i ewidencji ilościowowartościowej pozostałych środków trwałych, księgozbioru oraz wartości niematerialnych i prawnych. Po wyjaśnieniu różnic sporządzić stosowne korekty. 19. Zakup krzeseł, stolików i biurek nie posiadających stosownych certyfikatów co wymagane jest 9 ust.3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach (Dz. U. z 2003 r., nr 6, poz. 69 z późn. zm.). Zalecenie nr 19 Nabywać wyposażenie posiadające odpowiednie atesty lub certyfikaty. 20. Brak poinformowania organu prowadzącego o zawartej umowie najmu mieszkania, co narusza art. 43 ust. 2 pkt. 3) ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tj. Dz.U. z r. 2010, nr 102, poz. 651 z późn. zm.). 8

9 Zalecenie nr 20 Zawiadamiać organ nadzorujący o oddaniu nieruchomości lub jej części w najem, dzierżawę albo użyczenie zgodnie z ww. przepisami. 21. Przypadki dopuszczenia do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, co narusza art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U z 1998 r., nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Zalecenie nr 21 Skierowania na badania lekarskie wydawać z odpowiednim wyprzedzeniem oraz zobligować pracowników do przestrzegania wyznaczonych terminów badań lekarskich. Nie dopuszczać do pracy pracowników bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. 22. W zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przypadki niedotrzymania terminów prowadzenia szkoleń okresowych, co narusza 15 ust. 1 i 4 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z r. 2004, nr 180, poz z późn. zm.). Zalecenie nr 22 Szkolenia okresowe przeprowadzać zgodnie z ww. przepisami. 23. Przeprowadzenie ostatniego badania instalacji odgromowej w 2002 r. tj. w terminie przekraczającym znacznie termin określony w art. 62 ust. 1 pkt 2) ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (tj. Dz. U. z 2010 r., nr 243, poz.1623). Zalecenie nr 23 Przestrzegać terminów przeprowadzania okresowych kontroli obiektów budowlanych określonych prawem. 24. W książce obiektu budowlanego brak danych identyfikujących osobę, która wystawiła dokument będący podstawą wpisu (imię i nazwisko, nr uprawnień osób przeprowadzających poszczególne kontrole), co jest wymagane rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. z 2003 r., nr 120, poz. 1134). Zalecenie nr 24 Książkę obiektu budowlanego prowadzić zgodnie wymogami określonymi ww. przepisami i uzupełnić brakujące dane. 25. Na protokole kontroli zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków korzystania z obiektów należących do przedszkola z 2011 r. brak potwierdzenia przekazania kopii protokołu do organu prowadzącego. Zalecenie nr 25 Potwierdzać fakt spełnienia obowiązków informacyjnych określonych w 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowe i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych i niepublicznych szkołach i placówkach (Dz. U. z 2003 r., nr 6, poz. 69 z późn. zm.). 26. W zakresie regulacji wewnętrznych: a) w obowiązującej polityce rachunkowości: 9

10 brak podania informacji o wersji i dacie przyjęcia do stosowania programu księgowego QWANT i QWARK a powołana wersja programu Qwark jest niezgodna z aktualnie obowiązującą art. 10 ust. 1 pkt 3c) ustawy o rachunkowości, zapisy dotyczące zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątkowych pozostają w sprzeczności z zarządzeniem Prezydenta Miasta Gliwice nr 79/10 z dnia 15 grudnia 2010 r. np.: w zakresie zasad umarzania, ulepszania składników majątkowych, brak określenia daty wejścia w życie, b) w regulaminach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz statucie powoływanie się na nieaktualne podstawy prawne odpowiednio: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zfśs (Dz.U. nr 43 poz. 168 z późn. zm.) uchyloną z dniem 18 marca 2009 r. i ustawę z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r., nr 249, poz. 2104), c) brak uzgodnienia z organizacją związkową działającą w jednostce treści regulaminu pracy co wymagane jest art ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. nr 21 poz. 94 z późn. zm.) oraz aneksu nr 1 z dnia 1 września 2009 r. do regulaminu wynagradzania pracowników niebędących nauczycielami co wymagane jest art ustawy Kodeks pracy, d) w regulaminie pracy zawarcie zapisów niezgodnych z art. 180 ustawy Kodeks pracy, a dotyczących wymiaru urlopu macierzyńskiego, e) brak określenia daty wejścia w życie regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, f) brak określenia w regulacjach wewnętrznych sposobu podawania do wiadomości pracownikom treści regulaminów obowiązujących w jednostce. Zalecenie nr 26 Usunąć ww. uchybienia występujące w regulacjach wewnętrznych. Przestrzegać zapisów ww. aktów prawnych. Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do sprawozdania należy dołączyć dokumentację potwierdzającą wykonanie zaleceń. Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 10