INSTRUKCJA nr I.O. NK 64-16/I. Działania po dostawie sprzętu. INSTRUKCJA nr I.O. NK 64-16/I

Transkrypt

1 Załącznik nr 6 do procedury QP/4.2.3/NJ INSTRUKCJA nr I.O. NK 64-16/I Działania po dostawie sprzętu Wyd. 04 Egz. nr Str./Na str. 1 / (data wydania) INSTRUKCJA nr I.O. NK 64-16/I Działania po dostawie sprzętu Opracował Sprawdził Zatwierdził Stanowisko Imię i nazwisko Data Podpis Kierownik Działu Kontroli Jakości Andrzej GRUCA Specjalista ds. Reklamacji Artur SZCZEPANIK Prezes Zarządu Dyrektor Naczelny Leszek WALCZAK

2 Zał. Nr 4 do Instrukcji Publikowania wewnętrznych aktów normatywnych Działania po dostawie sprzętu (Nazwa dokumentacji) I.O. NK 64-16/I (Nr dokumentu) Ark. Nr 2 Na ark. 7 ARKUSZ REJESTRACJI KART ZMIAN L.p. Nr Karty Zmian Nr Oper. Nr Ark. Data wprowadzenia Obowiązuje od dnia Nazwisko wprowadzającego Podpis i pieczątka Stanowisko Nazwisko Podpis Data Opracował Zmiana Nr zmiany Data Podpis

3 Załącznik nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ INSTRUKCJA nr I.O. NK 64-16/I Wydanie 04 / 01 / (wyd.dok./wyd.str./data) Działania po dostawie sprzętu Str. / Na str. 3 / 7 SPIS TREŚCI strona - Arkusz rejestracji kart zmian. 2 - Spis treści Cel instrukcji Przedmiot instrukcji Zakres stosowania Odpowiedzialność Opis postępowania Dokumenty związane Wykaz formularzy Rozdzielnik... 7

4 Załącznik nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ INSTRUKCJA nr I.O. NK 64-16/I Wydanie 04 / 01 / (wyd.dok./wyd.str./data) Działania po dostawie sprzętu Str. / Na str. 4 / 7 1. Cel instrukcji. Celem instrukcji jest zapewnienie wykonania wynikających z umów zobowiązań WZL Nr 4 S.A. wobec Odbiorcy. 2. Przedmiot instrukcji. Instrukcja dotyczy reklamacji na usługi wykonane przez Zakład. Ma również zastosowanie dla usług pogwarancyjnych. 3. Zakres stosowania. Instrukcja obowiązuje od momentu przyjęcia zgłoszenia o zaistniałej nieprawidłowości (niesprawności) do zaspokojenia roszczeń Użytkownika i podjęcia odpowiednich działań profilaktycznych. 4. Odpowiedzialność. 4.1 Szef Zakładowej Kontroli Jakości (JK) Sprawuje nadzór nad przestrzeganiem zasad ujętych w Instrukcji oraz: - zapoznaje się z treścią zgłoszonej niezgodności (w szczególnym przypadku podejmuje od razu działania profilaktyczne); - wyznacza osobę (kierownika Wydziałowej Kontroli Jakości Produkcji KP-...) odpowiedzialną za przygotowanie ekipy wyjazdowej (pracowników); - zapoznaje się z proponowanym trybem postępowania ekipy; - informuje Dyrektora Jakości NJ o trybie postępowania i zakresie podjętych czynności; - zleca Sekcji ds. Reklamacji (KR) przygotowanie odpowiednich dokumentów (Zał. 1, 2, 3, 4). Po powrocie ekipy: - przyjmuje relacje z przebiegu działań ekipy i dokumenty; - informuje Dyrektora Jakości NJ o przebiegu działań; - w razie konieczności wyznacza przewodniczącego Komisji badającej przyczynę niesprawności, odpowiedzialnego za sporządzenie protokołu (Zał. 5 lub Zał. 6); - nadzoruje wprowadzenie zaleceń profilaktycznych wynikających z protokołów. 4.2 Dyrektor Jakości (NJ) Sprawuje nadzór nad przestrzeganiem zasad ujętych w Instrukcji oraz podejmowanymi zgodnie z nią działaniami.

5 Załącznik nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ INSTRUKCJA nr I.O. NK 64-16/I Wydanie 04 / 01 / (wyd.dok./wyd.str./data) Działania po dostawie sprzętu Str. / Na str. 5 / Dyrektor Handlowy (NH) Odpowiada za całość procesu przeglądu umowy oraz: - przyjmuje i analizuje zamówienie usługi pod względem kompletności istotnych warunków wykonania; - koordynuje działania związane z opiniowaniem umów; - analizuje realizację usług; - nadzoruje opracowywanie zapytań ofertowych, zamówień i umów; - koordynuje działania związane z obsługą klienta; - sprawdza dokumentację w podległych komórkach pod względem poprawności, nie mniej niż raz w miesiącu; - wyznacza pracownika prowadzącego usługę; - informuje szefów pionów o otwarciu zlecenia produkcyjnego oraz o innych sprawach związanych z zapewnieniem jakości wykonania usługi. 4.4 Kierownik Wydziałowej Kontroli Jakości Produkcji (KP) - analizuje treść zgłoszenia; - ustala skład ekipy i wyznacza jej kierownika; - udziela instruktażu wyjeżdżającym pracownikom na temat sposobu usunięcia niezgodności. 4.5 Kierownik ekipy - analizuje zgłoszenie; - pobiera z Sekcji ds. Reklamacji niezbędne dokumenty (Zał. 1,2,3,4) oraz delegacje; - kieruje pracą ekipy u Użytkownika; - wypełnia z Użytkownikiem protokoły (Zał. 1,2); - po powrocie zdaje relację JK z przebiegu działań ekipy oraz przekazuje dokumenty; - przekazuje informację o pracach wykonanych przez ekipę do KR. 4.6 KR - prowadzi Rejestr reklamacji ; - przygotowuje niezbędne dokumenty związane z wyjazdem (Zał. 1,2,3,4,7); - na bieżąco interesuje się przebiegiem prac ekipy u Użytkownika. 4.7 Dział Marketingu (HH) - prowadzi Rejestr Usług ; - sprawdza kompletność istotnych warunków realizacji usługi; - udziela klientowi informacji o odmowie realizacji usługi; - koordynuje prace związane z przygotowaniem umowy i projektu oferty zakładu po uzyskaniu opinii odpowiednich służb.

6 5. Opis postępowania Załącznik nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ INSTRUKCJA nr I.O. NK 64-16/I Wydanie 04 / 01 / (wyd.dok./wyd.str./data) Działania po dostawie sprzętu Str. / Na str. 6 / Przyjęcie informacji Informacja przyjmowana faksowa lub telefoniczna i poprzez dekretację Dyrektora kierowana jest do: - NJ reklamacje; - NH usługi Działanie Działanie reklamacyjne Zgłoszona reklamacja jest kierowana do JK, który zapoznaje się z treścią niezgodności i ustala dalszy sposób postępowania (zgodnie z pkt. 4.1). Jednocześnie następuje rejestracja niezgodności w Ewidencji reklamacji (zał.9) przez KR, który otwiera zlecenie z kodem Działania usługowe Zgłoszenie niesprawności przyjmuje NH, który uruchamia proces przeglądu umowy, zgodnie z Instrukcją Przegląd Umowy pkt 5 Opis postępowania. Wystawia wówczas dokumenty zawarte w Zał. nr 3 i 4. Poświadczeniem wykonanej usługi jest dokument Zał. nr 2 6. Dokumenty związane 1. Instrukcja ustalająca tryb wnoszenia i załatwiania u dostawców krajowych reklamacji na technikę lotniczą (Dep. U i Sz/95) 2. Ramowy zbiór wymagań techniczno-organizacyjnych.. (US. 7951) 3. Instrukcja I.O.NH 56-25/III Przegląd umowy 4. Instrukcja W sprawie udokumentowania, ewidencji i rozliczania wyrobów niezgodnych z wymaganiami I.O. NK 61-9/I 7. Wykaz formularzy. Załącznik nr 1 Protokół reklamacyjny nr... Załącznik nr 2 Protokół techniczny usunięcia niesprawności sprzętu reklamowanego Załącznik nr 3 Zgoda na wystawienie delegacji Załącznik nr 4 Przepustka materiałowa Nr Załącznik nr 5 Protokół Nr z posiedzenia WKAJ Załącznik nr 6 Protokół techniczny z komisyjnego badania sprzętu w Zakładzie-Dostawcy Załącznik nr 7 Zamówienie Nr (otwarcia zlecenia) Załącznik nr 8 Zgłoszenie zamknięcia zlecenia Załącznik nr 9 Ewidencja reklamacji

7 Załącznik nr 7 do procedury QP/4.2.3/NJ INSTRUKCJA nr I.O. NK 64-16/I Wydanie 04 / 01 / (wyd.dok./wyd.str./data) Działania po dostawie sprzętu Str. / Na str. 7 / Załączniki nr 1, 2, 5, 6 przechowywane są w JK przez okres równy kalendarzowemu, międzyremontowemu, resursowi i po tym czasie przekazywane są do archiwum JK. Załącznik nr 9 przechowywany jest przez dwa lata w sekcji ds. reklamacji i po tym czasie przekazywany jest do archiwum JK. 8. Rozdzielnik NH, NJ, JK, KR, KP-1,2, KP-3, KP-4,5, KP-6

8 załącznik nr 1 do Instrukcji I.O. NK 64-16/I Działania po dostawie sprzętu PROTOKÓŁ REKLAMACYJNY NR... Na podstawie zgłoszenia reklamacyjnego, telegramu nr... z dnia... Zgłoszenia dodatkowego reklamacji nr... z dnia... w dniu... w JW... (nr JW i miejscowość) Komisja w składzie : Przewodniczący :... Członkowie : Rzeczoznawca : w dniu... na terenie... zapoznała się ze stanem... (nazwa sprzętu) i stwierdza, że : 1. Sprzęt... nr... wyprodukowany przez (nazwa, typ)... z silnikiem... nr... (nazwa, typ) wyprodukowanym przez... przyjętym przez PW dnia... (cykli)... z okresem gwarancyjnym... godz. (cykli) pracy, w czasie... miesięcy, przepracował od początku eksploatacji... godz....minut, na... ziemi... godz.... minut, w warunkach

9 eksploatacji... (zgodne lub niezgodne z instrukcją eksploatacji) (w tym ostatnim przypadku podać niezgodności, które miały wpływ na zaistnienie niesprawności sprzętu) 2. Od początku eksploatacji wykonano na sprzęcie (samolocie, silniku lub innym urządzeniu) następujące czynności okresowe :... (wymienić rodzaje czynności okresowych i remontów data wykonania czynności i remontów) 3. Formularze ( lub inna dokumentacja towarzysząca ) (podać uwagi o prowadzeniu dokumentacji, aktualności zapisów przestrzegania jednolitych zestawów czynności obsług technicznych i instrukcji eksploatacji) 4. Opis niesprawności... (podać datę oraz krótki opis niesprawności oraz okoliczności jej powstania i wykrycia) 5. Niesprawności sprzętu stwierdzone przez komisję:

10 6. Przyczyny wystąpienia niesprawności sprzętu : a) potwierdzone faktami: b) prawdopodobne: Wykaz agregatów (zespołów) podlegających wymianie: agregat (zespół)... (nazwa, typ i numer) wyprodukowany przez... z okresem gwarancyjnym... godz. (cykli), w czasie... napracował do chwili wykrycia niesprawności... godz. w czasie kalendarzowym Reklamację wnosi się do:... (nazwa zakładu) 9. Orzeczenie komisji: Sprzęt:... (nazwa sprzętu, typ i numer) nie nadaje się (nadaje się * ) do dalszej eksploatacji i podlega (remontowi, spisaniu, dalszemu badaniu, itp.) 10. Remont sprzętu przeprowadzi się na koszt Uwagi członków komisji :... (wypełnia się w przypadku rozbieżności zdań członków komisji co do przyczyny powstania niesprawności sprzętu)

11 12. Uzgodnione stanowisko Zamawiającego i Dyrekcji Zakładu - Dostawcy oraz Szefostwa SIL Użytkownika:... Podpisy członków komisji: Przewodniczący:... Członkowie: Rzeczoznawcy: Okrągła pieczęć z jawnym nr JW * - niepotrzebne skreślić

12 załącznik nr 2 do Instrukcji I.O. NK 64-16/I Działania po dostawie sprzętu PROTOKÓŁ TECHNICZNY usunięcia niesprawności sprzętu reklamowanego* spisany w... dnia... (nr JW, miejscowość) zgodnie z protokółem reklamacyjnym nr... z dnia przedstawiciel zakładu... (podać nazwę zakładu,... imię i nazwisko przedstawiciela) wykonał następujące prace na sprzęcie (podać nazwę, typ i nr sprzętu oraz rodzaj... wykonanych prac a także w przypadku wymiany... agregatów ( zespołów ) ich nazwę, typ i numer... i pozostały okres gwarancji) sprzęt napracował do chwili usunięcia... godz. (cykli)...min. Przeprowadzona próba sprzętu po usunięciu niesprawności dała wynik pozytywny. Sprzęt reklamowany nadaje się bez zastrzeżeń do dalszej eksploatacji. Do usunięcia niesprawności użyto następujące agregaty (zespoły) z zapasów Użytkownika*... (nazwa agregatów, numery i ich ilość)... Powyższe agregaty (zespoły)... (nazwa zakładu) zobowiązuję się zwrócić na własny koszt w terminie 30 dni od daty sporządzenia protokółu.* Przedstawiciel zakładu... (imię i nazwisko, podpis) Przedstawiciel JW... (imię i nazwisko, podpis) Okrągła pieczęć z jawnym nr JW. * - niepotrzebne skreślić

13 załącznik nr 3 do Instrukcji I.O. NK 64-16/I Działania po dostawie sprzętu Dział... Warszawa, dnia... DYREKTOR WOJSKOWE ZAKŁADY LOTNICZE NR 4 S.A. w miejscu Proszę o wyrażenie zgody na wystawienie delegacji służbowej dla Pana(i)... od dnia... do dnia... stanowisko służbowe... do miejscowości... w sprawie... środek lokomocji... Koszty delegacji wg poniższego zestawienia wynoszą podpis zapotrzebującego załącznik nr 4 do Instrukcji I.O. NK 64-16/I Działania po dostawie sprzętu

14 załącznik nr 5 do Instrukcji I.O. NK 64-16/I Działania po dostawie sprzętu ZATWIERDZAM" DYREKTOR NACZELNY WZL-4 S.A.... dn...,...r. PROTOKÓŁ NR... z posiedzenia Wydziałowej Komisji Analizy Jakości W dniu...,... r. WKAJ Wydziału... w składzie: Przewodniczący:... Członkowie: rozpatrywała reklamację... (nazwa reklamowanego sprzętu) typ:...nr...użytkowanego przez zgłoszoną telegramem (pismem) Nr... z dnia... Reklamowany(a)... (nazwa)... naprawiany(a) (reklamowanego sprzętu) był(a) przez WZL-4 S.A. w okresie od...,...r. do...,... r. na zlecenie nr... I. Reklamowane objawy: II. Czynności wykonane na sprzęcie oraz rozpoznanie defektu w miejscu jego użytkowania; podjęte decyzje: Czytelne nazwisko i imię, podpis załatwiającego reklamację *)

15 III. Ustosunkowanie się do obowiązującej technologii w świetle zaistniałego wypadku: IV. Przedsięwzięcia mające na celu wyeliminowanie podobnych wypadków:

16 V. Winni zaistniałego wypadku:... Podpisy: Członkowie: Przewodniczący: VI. Opinia Głównego Technologa: Podpis... VII. Opinia Kierownika Działu Kontroli Jakości:

17 ... VIII. Opinia Dyrektora Technicznego: Podpis... Podpis... IX. Opinia Dyrektora Jakości: Podpis... UWAGI: *) Podpisy składa załatwiający reklamację poza terenem zakładu

18 załącznik nr 6 do Instrukcji I.O. NK 64-16/I Działania po dostawie sprzętu ZATWIERDZAM KIEROWNIK PW.... DYREKTOR TECHNICZNY... PROTOKÓŁ TECHNICZNY z komisyjnego badania sprzętu w Zakładzie-Dostawcy Zgodnie z protokółem reklamacyjnym nr.. z dnia. spisanym w JW.. w dniu.. komisja w składzie: Przewodniczący:... (stopień wojskowy imię i nazwisko i JW) Rzeczoznawca doskonalenia badania sprzętu... (podać nazwę, typ i numer sprzętu) w... (podać nazwę zakładu, w którym dokonano badań... i okres badań) I. Stwierdzenia i ustalenia komisji: 1. Kompletność sprzętu reklamowanego: a) sprzęt b) dokumentacja:......

19 2. Wnioski protokołu reklamacyjnego sporządzanego u użytkownika: Czynności wykonywane przez komisje ekspertyzy techniczne: Stwierdzenie uszkodzenia (niesprawności) i stan techniczny sprzętu po uszkodzeniu: Inne ustalenia lub informacje: Przyczyny niesprawności oraz proces jej powstawania:

20 7. Określenie strony ponoszącej winę za zaistnienie niesprawności:... (wymienić nazwę zakładu lub JW i gdy możliwe... II. Wnioski i zalecenia: wymienić osoby ponoszące winę) 1. Dotyczące przydatności i wykorzystania sprzętu: Dotyczące naprawy sprzętu i przedsięwzięć profilaktycznych: Ogólne: Załączniki: - ekspertyzy; - zdjęcia; - szkice; - tabele; - wykresy. Podpisy komisji: Przewodniczący:. Członkowie: Rzeczoznawcy:

21 ... Dnia r. (zamawiający) Zamówienie Nr... Proszę o wydanie zlecenia reklamacyjnego na wykonanie (remontu, usprawnienia, badania komisyjnego, załącznik nr 7 do Instrukcji I.O. NK 64-16/I Działania po dostawie sprzętu delegacji)... LP OPIS CZYNNOŚCI GODZ. GRUPA ZASZEREGOWANIA KALKUL. WSTĘPNA WARTOŚĆ UWAGI Zamawiający Kalkulator Wystawca zlecenia (podpis) (podpis) (podpis)

22

23 załącznik nr 8 do Instrukcji I.O. NK 64-16/I Działania po dostawie sprzętu ZGŁOSZENIE zamknięcia zlecenia Nr... Na podstawie zatwierdzonego Protokołu reklamacyjnego* Nr... z dnia... pisma wch.... z dn.... dotyczącego... (rodzaj sprzętu)... lub Protokółu technicznego* Nr... z dnia... zawiadamiam, iż Zlecenie Nr... z dnia... należy uznać za zakończone. Kosztami zlecenia należy obciążyć Warszawa, dnia... * niepotrzebne skreślić Szef Zakładowej Kontroli Jakości...

24 zał. nr 9 do Instrukcji I.O. NK 64-16/I Działania po dostawie sprzętu Lp. Data zgłoszenia reklamacji Typ Nr silnika miejscowość Zgłoszenie tel/fax. Data RG i napracowane godziny, objawy niesprawności silnika wg treści zgłoszenia Skład ekipy data i Nr delegacji Nr zlecenia Uwagi i wymiana części