REGULAMIN POSTĘPOWANIA PRZY UDZIELANIU ZAMÓWIEŃ PRZEZ PEC SP. Z O.O. W ŚWINOUJŚCIU

Transkrypt

1 REGULAMIN POSTĘPOWANIA PRZY UDZIELANIU ZAMÓWIEŃ PRZEZ PEC SP. Z O.O. W ŚWINOUJŚCIU 1 PRZEPISY OGÓLNE 1. Regulamin udzielania zamówień przez PEC Sp. z o.o., zwany dalej Regulaminem określa zasady, procedury i tryb udzielania zamówień wobec których nie ma zastosowania ustawa Prawo zamówień publicznych z r. (Dz.U. 2010r. nr 113 poz.759 z późniejszymi zmianami), zwana dalej Ustawą, tj. do zamówień sektorowych o wartości szacunkowej, która nie przekracza kwoty określonej w 11 ust. 8 Ustawy. 2. Do spraw nie uregulowanych w Regulaminie stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego. 3. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: a) zamówieniach należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między Zamawiającym a Oferentem, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, b) Zamawiającym należy przez to rozumieć PEC Sp. z o.o. w Świnoujściu, c) Oferencie należy przez to rozumieć osobę fizyczną lub prawną, a także jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która złożyła ofertę i ubiega się o udzielenie zamówienia, d) najkorzystniejszej ofercie należy przez to rozumieć ofertę, która najpełniej spełnia warunki określone przez Zamawiającego, e) dostawach należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu, f) usługach należy przez to rozumieć świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane oraz dostawy, g) robotach budowlanych należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dn r. Prawo budowlane (Dz.U. 2010r. nr 243 poz.1623, z późniejszymi zmianami), a także realizację obiektu budowlanego w rozumieniu ustawy z dn r. Prawo Budowlane, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego, h) SWZ (Specyfikacja Warunków Zamówienia) - należy przez to rozumieć dokument sporządzony przez Zamawiającego zawierający opis przedmiotu zamówienia oraz warunki udziału w przetargu, i) LKD Lista Kwalifikowanych Dostawców należy przez to rozumieć listę, na której Zamawiający umieszcza wykonawców, którzy wykonali prawidłowo i bez zastrzeżeń zadania dla PEC Sp. z o.o. j) Wykonawcach - należy przez to rozumieć wykonawców dostaw, usług i robót budowlanych. 1

2 4. Zamawiający przeprowadza zamówienia w sposób zapewniający bezstronność, zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie Oferentów. 5. Wszelkie prace objęte niniejszym regulaminem koordynuje i nadzoruje Kierownik Działu FL. 2 ZAMÓWIENIA SEKTOROWE Za zamówienia sektorowe uważa się zamówienia opisane w art. 132 ust.1 pkt.3 Ustawy, których przedmiot związany jest wprost z bezpośrednią działalnością i dotyczącą m.in.: 1. dostaw elementów, armatury, urządzeń oraz materiałów pomocniczych związanych z siecią ciepłowniczą służącą do przesyłu (sieci magistralne i przyłącza) i dystrybucji ciepła (wymienniki, liczniki, itp.), 2. dostaw armatury, urządzeń oraz instalacji związanych ze źródłem ciepła i nośnikiem ciepła (kotłów, kominów, pompowni, instalacji odpylających, instalacji uzdatniania wody oraz nawęglania i odżużlania itp.), 3. dostaw części zamiennych do urządzeń ciepłowniczych, 4. robót budowlanych zlecanych na zewnątrz związanych z budową i remontem sieci ciepłowniczej służącej do przesyłu i dystrybucji ciepła oraz nośnika i źródła ciepła, 5. usług związanych z budową, remontem i kierowaniem nośnikiem i źródłem ciepła oraz siecią ciepłowniczą służącą do przesyłu i dystrybucji ciepła, w tym między innymi: świadczenie usług inspektora nadzoru/kierownika budowy, wykonywania ekspertyz, usług projektowych, geodezyjnych, badania spawów, czyszczenia kotłów, czyszczenia kanałów spalin, wymiany złóż i płukania membran w Stacji Uzdatniania Wody, legalizacji ciepłomierzy, badań opału, pomiarów środowiskowych itp., 6. sterowania i monitorowania siecią ciepłowniczą służącą do przesyłu i dystrybucji ciepła oraz nośnika i źródła ciepła (oprogramowanie, urządzenia teleinformatyczne itp.), 7. pozostałych dostaw, usług i robót budowlanych wyżej nie wymienionych, a związanych z budową, remontem lub kierowaniem nośnikiem i źródłem ciepła oraz siecią ciepłowniczą służącą do przesyłu i dystrybucji ciepła (dostawy energii elektrycznej, dostawy wody, odprowadzanie ścieków, wywóz śmieci itp.) 3 WYŁĄCZENIA 1. Zapisy niniejszego regulaminu nie obejmują zamówień dotyczących realizacji zadań awaryjnych Spółki. 2. Zamówienia dotyczące zadań awaryjnych realizowane są po zatwierdzeniu przez DN protokołu awaryjnego, na podstawie przekazanego do Działu Logistyki FL zapotrzebowania według załączonego wzoru (ZAŁĄCZNIK NR 1 Regulaminu), zatwierdzonego zgodnie z obowiązującym schematem organizacyjnym PEC. 2

3 4 TRYBY POSTĘPOWANIA 1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia stosowane są następujące tryby: a) uproszczona forma zamówień z wolnej ręki dotyczy zakupów bieżących o niskiej wartości do kwoty 1000zł netto, bez konieczności stosowania poniższych procedur. b) zapytanie o cenę dotyczy zamówień o wartości od 1.000zł netto do 8.000zł netto, c) zaproszenie do składania ofert dotyczy zamówień o wartości od 8.000zł netto do wartości zł brutto. d) przetarg nieograniczony dotyczy zamówień o wartości od zł brutto do progów określonych w 11 ust. 8 Ustawy. 2. Zamówienia o wartości powyżej ,00zł brutto zatwierdzane są Uchwałą Zarządu Spółki. 3. Za zamówienia określone w ust.1 punkt a) i b) odpowiada i realizuje pracownik ds. zaopatrzenia. 4. Za zamówienia określone w ust.1 punkt c) i d) odpowiada i realizuje pracownik ds. zamówień. 5. Zamówienia dotyczące zadań pozaplanowych realizowane są po ich zatwierdzeniu przez osoby reprezentujące Spółkę, na podstawie przekazanego do Działu FL zapotrzebowania według załączonego wzoru (ZAŁĄCZNIK NR 1 Regulaminu), zatwierdzonego zgodnie z obowiązującym schematem organizacyjnym PEC. 5 HARMONOGRAM ZAMÓWIEŃ 1. Zamówienia przeprowadzane w trybach zaproszenia do składania ofert oraz przetargu nieograniczonego realizowane są na podstawie harmonogramu zamówień (ZAŁĄCZNIK NR 2 Regulaminu). 2. Harmonogram zamówień jest przygotowywany w oparciu o przyjęty przez Zarząd Spółki plan finansowy na kolejny rok kalendarzowy. 3. Harmonogram sporządza Kierownik Działu Logistyki. 4. Harmonogram zamówień zatwierdzany jest Uchwałą przez Zarząd Spółki. 6 ZAPYTANIE OCENĘ 1. Procedurę wszczyna się po przekazaniu do Działu FL zapotrzebowania według załączonego wzoru (ZAŁĄCZNIK NR 1 Regulaminu), zatwierdzonego zgodnie z obowiązującym schematem organizacyjnym PEC. 2. Zamawiający pyta o cenę nie mniej niż 3 wykonawców z wykorzystaniem listy LKD oraz informacji zebranych przez internet i telefon. 3. W sytuacji, w której ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia nie można wskazać 3 wykonawców dopuszcza się możliwość kierowania zapytań do mniejszej liczby wykonawców. 3

4 4. Pracownik ds. zaopatrzenia sporządza protokół z wyboru ofert (ZAŁĄCZNIK NR 3 Regulaminu), zaakceptowany przez Kierownika FL i spośród zebranych ofert wybiera ofertę najkorzystniejszą. 5. Zamówienia realizowane są na podstawie podpisanego przez osoby reprezentujące Spółkę: - zamówienia materiałowego - w odniesieniu do dostaw (ZAŁĄCZNIK NR 4 Regulaminu), - zlecenia - w odniesieniu do usług. 7 ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT 1. Zamawiający przesyła zaproszenie do składania ofert do przynajmniej 3 wykonawców. 2. Zaproszenie do składania ofert przesyłane jest według rozdzielnika, który tworzony jest na podstawie listy LKD oraz informacji zebranych przez internet i telefon. 3. Rozdzielnik zatwierdza Kierownik FL. 4. W sytuacji, w której ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia nie można wskazać 3 wykonawców dopuszcza się możliwość kierowania zaproszeń do mniejszej liczby wykonawców. 5. Zaproszenie do składania ofert zawiera m.in. opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału w postępowaniu, termin wykonania zamówienia, miejsce i termin składania i otwarcia ofert, wzór umowy. 6. Dalszy ciąg procedury udzielenia zamówienia w trybie zaproszenia do składania ofert określony jest w 9. 8 PRZETARG NIEOGRANICZONY 1. Przetarg nieograniczony jest trybem udzielania zamówienia, w którym w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy. 2. Przetarg jest zamieszczany na stronie internetowej Spółki. 3. Zamawiający może zamieścić przetarg na stronie internetowej IGCP oraz w prasie. 4. Dokumentem określającym warunki udziału w przetargu jest Specyfikacja Warunków Zamówienia, zawierająca m.in. opis przedmiotu zamówienia, termin wykonania zamówienia, miejsce i termin składania i otwarcia ofert, wymagania dotyczące wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy, okres związania ofertą, wzór umowy. 5. Ciąg dalszy procedury udzielenia zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego określony jest w 9. 9 KOMISJA PRZETARGOWA 1. Komisja przetargowa powoływana jest do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na wniosek Kierownika Działu FL - Zarządzeniem Dyrektora Spółki określającym skład komisji oraz termin przygotowania dokumentów przetargowych. 4

5 2. Komisja przetargowa powoływana do realizacji zamówień przeprowadzanych w trybach: zaproszenia do składania ofert oraz przetargu nieograniczonego. 3. Tryb udzielenia zamówienia oraz dokumenty przetargowe zatwierdzane są Uchwałą Zarządu Spółki w przypadku kwoty szacunkowej zamówienia do ,00zł brutto lub Zarządzeniem Dyrektora Spółki w przypadku kwoty szacunkowej zamówienia od ,00zł brutto. 4. Komisja przetargowa bada i analizuje oferty, ocenia spełnianie przez oferentów warunków udziału w postępowaniu oraz dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty. 5. Sekretarz Komisji Przetargowej sporządza protokół postępowania (ZAŁĄCZNIK NR 5 Regulaminu). 6. W przypadku oferty niekompletnej komisja przetargowa może zwrócić się do oferenta o uzupełnienie brakujących dokumentów. 7. Komisja przetargowa dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty z spośród pozostałych ofert w sytuacji, w której oferent uchyla się od zawarcia umowy lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 8. Komisja przetargowa odrzuca ofertę, gdy nie spełnia ona warunków przetargu lub ofertę złożył oferent, który został wykluczony z listy LKD. 9. Wybór najkorzystniejszej oferty w postępowaniu przetargowym, informację o wyborze oferty oraz treść zawiadomienia Wykonawcy zatwierdzane są Zarządzeniem Dyrektora Spółki w przypadku kwoty szacunkowej zamówienia do ,00zł brutto lub Uchwałą Zarządu Spółki w przypadku kwoty szacunkowej zamówienia od ,00zł brutto na wniosek Komisji Przetargowej. 10. O wyniku postępowania Zamawiający pisemnie zawiadamia oferentów. 11. Zamawiający może zamknąć przetarg bez wyboru ofert. 12. Postępowania przetargowe przeprowadzane w trybach zaproszenia do składania ofert oraz przetargu nieograniczonego kończy się zawarciem umowy z wykonawcą. 10 DOSTAWY PALIW DO WYTWARZANIA CIEPŁA Zamówienia na dostawy paliw do wytwarzania ciepła realizowane są w następujący sposób: 1. Kierownik Działu Produkcji Ciepła TP składa do Działu FL wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia wraz z dokładnym określeniem przedmiotu zamówienia. Wniosek zatwierdzony jest przez Głównego Księgowego i Z-cę Dyrektora ds. techniczno-eksploatacyjnych (DTE). 2. Dokumenty przetargowe na dostawę paliw opiniowane są przez Radę Nadzorczą Spółki. 3. Pracownik ds. zamówień przeprowadza postępowanie przetargowe na dostawę paliw zgodnie 8 oraz 9 niniejszego Regulaminu. 4. Przetarg na dostawę paliw jest ogłaszany w prasie ogólnopolskiej oraz zamieszczany na stronie internetowej Spółki i stronie IGCP. 5

6 11 UMOWY 1. Do umów dotyczących zamówień stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego. 2. Wzór umowy / umowę sporządza pracownik na stanowisku ds. umów i windykacji. 3. Wzór umowy / umowa jest uzgadniana pod kątem prawnym z Radcą Prawnym Spółki oraz pod kątem merytorycznym z Kierownikiem Działu FL lub innymi pracownikami Spółki - zgodnie ze swoimi obowiązkami. 12 DOKUMENTOWANIE POSTĘPOWANIA 1. Dokumenty dotyczące zamówień kompletują, przechowują i sprawują nad nimi pieczę pracownicy ds. zaopatrzenia i ds. zamówień zgodnie ze swoimi obowiązkami. 2. Po upływie dwóch lat dokumenty przetargowe podlegają archiwizacji w składnicy akt. Załączniki: 1. Druk zapotrzebowania 2. Druk harmonogramu zamówień 3. Druk protokołu z wyboru ofert (Zapytanie o cenę) 4. Druk zamówienia materiałowego 5. Druk protokołu postępowania (Przetarg) 6