ZESTAW DLA DOSTAWCÓW JAK WYSYŁAĆ FAKTURY ELEKTRONICZNE. Dostawcy postępują zgodnie z zasadami Zestawu dla dostawców. WRZESIEN 2018

Transkrypt

1 ZESTAW DLA DOSTAWCÓW JAK WYSYŁAĆ FAKTURY ELEKTRONICZNE Dostawcy postępują zgodnie z zasadami Zestawu dla dostawców. WRZESIEN 2018 Firma usprawnia cykl płatności i zwiększa efektywność procesu. Basware Corporation Copyright Basware Corporation Wszelkie prawa zastrzeżone. Faktury opłacane są terminowo, co pozawala zaoszczędzić czas i pieniądze.

2 2 (14) Zawartość Nowe wytyczne dotyczące wystawiania faktur przedsiębiorstwom wchodzącym w skład firmy... 3 Konkretne informacje dotyczące firmy jako odbiorcy faktur elektronicznych... 4 A. Adresy do faktur elektronicznych... 4 B. Zawartość faktury C. Dodatkowe informacje należy mieć na uwadze poniższe kwestie D. Wysyłanie faktur elektronicznych za pośrednictwem usługodawcy E. Wysyłanie faktur elektronicznych w formie plików PDF pocztą F. Dostępna usługa portalu Key-In G. Faktury w formie papierowej... 14

3 3 (14) Nowe wytyczne dotyczące wystawiania faktur przedsiębiorstwom wchodzącym w skład firmy Szanowny Dostawco! Firma zaczyna wystawiać faktury elektroniczne. Ze względu na nowe wytyczne dotyczące fakturowania będziemy odtąd używać formatu faktury elektronicznej jako preferowanej alternatywy oraz stopniowo wprowadzać ją jako jedyną opcję fakturowania. Wybraliśmy firmę Basware, aby była naszym partnerem w dziedzinie dostarczania faktur elektronicznych. Sposoby wysyłania faktur firmie : 1. Rozpoczęcie wysyłania faktur elektronicznych za pośrednictwem usługodawcy Można wysyłać firmie ustrukturyzowane dane faktur bezpośrednio z systemu rozliczeniowego za pośrednictwem usługodawcy. Należy zapoznać się z tym zestawem dla dostawców, który zawiera informacje dotyczące adresów do wystawiania faktur elektronicznych i wymagania dotyczące zawartości. 2. Rozpoczęcie wysyłania faktur elektronicznych w formie plików PDF Korzystając z bezpłatnej usługi PDF, można zacząć wysyłać firmie faktury w formie plików PDF pocztą . Ponieważ faktury są odczytywane w formie elektronicznej, faktury PDF muszą mieć format tekstu nadający się do odczytu maszynowego nie mogą być napisane odręcznie ani skanowane. Usługę można aktywować tutaj: Więcej instrukcji można znaleźć w części E tego Zestawu dla dostawców. 3. Rozpoczęcie korzystania z usługi portalu Key-In Po zarejestrowaniu się w portalu firmy Basware można zacząć wysyłać bezpłatne faktury elektroniczne za pomocą usługi portalu internetowego. Portal umożliwia wprowadzanie informacji dotyczących faktur oraz wysyłanie ich firmie jako faktur elektronicznych. W celu aktywacji tej usługi należy zarejestrować się w portalu firmy Basware za pomocą tego łącza: Więcej instrukcji można znaleźć w części F tego Zestawu dla dostawców. W razie pytań dotyczących wysyłania faktur firmie należy skontaktować się z nami zgodnie z następującymi wskazówkami: Dane kontaktowe Firma Basware Kontakt w sprawie pytań dotyczących faktur W przypadku pytań dotyczących usług portalu Dane kontaktowe Polska: ContactAP_PL@kone.com Formularz kontaktowy (po angielsku) Z poważaniem

4 4 (14) Konkretne informacje dotyczące firmy jako odbiorcy faktur elektronicznych A. Adresy do faktur elektronicznych Prawidłowy adres do faktur elektronicznych jest wymagany do właściwej dostawy faktur elektronicznych firmie. Nasze adresy do faktur elektronicznych są następujące: Przedsiębiorstwo NIP lub inny nr identyfikacyjny Adres do faktur elektronicznych Adres do faktur w formie plików PDF (wymaga rejestracji) AUSTRALIA: KEP AU (Australia) KEP NZ (New Zealand) Holdings (Australia) Ltd. AUSTRIA: KEPAU201 kone.kep.au@ .basware.com KEPNZ202 kone.kep.nz@ .basware.com ACN ACN kone.holdings.au@ .basware.com AG ATU ATU kone.ag@ .basware.com BAHRAIN: Bahrain SPC Elevators SPC BELGIUM: Belgium S.A. International N.V. CANADA: Inc. CKE Inc. CKQ CYPRUS: Elevators Cyprus Ltd BH Bahrain.SPC@ .basware.com BH Elevators.SPC@ .basware.com BE BE kone.belgium.sa@ .basware.com BE BE kone.international.nv@ .basware.com CKE kone.inc.cke@ .basware.com CKQ kone.inc.ckq@ .basware.com J CY J.Elevators.Cyprus.Ltd@ .basware.com

5 5 (14) CZECH REPUBLIC: a.s. CZ CZ Industrial - koncern s.r.o. DENMARK: Elevator A/S EGYPT: CZ CZ kone.industrial.koncern@ .basware.com DK DK kone.elevator.as@ .basware.com LLC EG67523.LLC@ .basware.com ESTONIA: AS EE EE AS.@ .basware.com FINLAND: Oyj FI kone.oyj@ .basware.com Industrial Oy Elevators Oy Export Oy FI DE FR ATU IT FI DE FR HU MVA HR kone.industrial.oy@ .basware.com kone.hissit@ .basware.com FI kone.export.oy@ .basware.com FRANCE: KONÉ S.A. FR GERMANY: FR kone.sa@ .basware.com Montage GmbH GmbH, (Frontline) Holding GmbH DE DE kone.montage.gmbh@ .basware.com DE DE kone.gmbh@ .basware.com DE DE KGM kone.holding.gmbh@ .basware.com

6 6 (14) Escalator SSC Europe GmbH Automatiktür en GmbH Servicezentr ale GmbH HONG KONG: Elevator (HK) Limited Ben Fung Machineries and Engineering Ltd HUNGARY: Felvonó Kft IRELAND: Ireland Limited ITALY: DE DE DE DE DE DE HK HK IE T IE T Slimpa S.p.A IT IT Industrial S.p.A IT IT S.p.A IT IT KENYA: Kenya Limited LATVIA: SIA Lifti Latvija LITHUANIA: A P LV LV UAB LT LT LUXEMBOURG: Luxembourg S.A.R.L. LU LU

7 7 (14) LUMICO SARL MALAYSIA: Elevator (M) Sdn. Bhd B LUB kone.lumico@ .basware.com MY kone.elevator.my@ .basware.com MEXICO: Mexico S.A. de C.V. Industrial S.A. de C.V. KME880401DZ8 KME880401DZ8 N/A KIN KIN N/A Industrial Servicios S.A. de C.V. NETHERLANDS: KIS050429B79 KIS050429B79 N/A Holland B.V NL kone.holland@ .basware.com B.V NL kone.bv@ .basware.com Hissi B.V NL hissi.bv@ .basware.com Nederland Holding B.V. Deursystem en B.V. Kone Finance Holding BV NL kone.nederland.holding@ .basware.com NL kone.deursystem@ .basware.com NL kone.finance.holding@ .basware.com NORWAY: Aksjeselskap AS MVA NO MVA kone.aksjeselskap.as@ .basware.com OMAN: Assarain LLC OM Assarain.LLC@ .basware.com POLAND: Sp.zo.o. PL PL kone.sp.zoo@ .basware.com

8 8 (14) PORTUGAL: Portugal - Elevadores Lda QATAR: Elevators LLC RUSSIA: R3 PT46630R3 kone.portugal@ .basware.com QA32647.Elevators.LLC@ .basware.com CJSC Lifts SAUDI ARABIA: RO N/A Areeco Ltd SINGAPORE: SA Areeco.Ltd@ .basware.com Pte. Ltd N N kone.pte.ltd@ .basware.com SLOVAKIA: s.r.o. SK SK kone.sro@ .basware.com SSC s.r.o. SLOVENIA: SX kone.ssc@ .basware.com d.o.o. SI SI kone.doo@ .basware.com SOUTH AFRICA: Elevators South Africa (Pty) Ltd. SPAIN: Elevadores S.A. Marvi Ascensores SL SWEDEN: ZA South.Africa.Pty.Ltd@ .basware.com A A kone.elevadores@ .basware.com B B marvi.ascensore@ .basware.com Ab SE SE kone.ab@ .basware.com SWITZERLAND: (Schweiz) AG CHE MWST CHE MWST kone.schweiz@ .basware.com

9 9 (14) TURKEY: Kone Asansör Sanayi ve Ticaret A.S. UGANDA: TR N/A Uganda Limited UNITED ARAB EMIRATES: Middle East LCC UNITED KINGDOM: Plc. GB GB (NI) Ltd. USA: GB GB Inc US MKO Marine Elevators LLC US MUS Brak możliwości wysyłania faktur elektronicznych: W razie braku możliwości wysyłania faktur elektronicznych należy skontaktować się z nami pod jednym z adresów wymienionych na stronie 3. Inne dokumenty: Jakiekolwiek inne dokumenty, takie jak informacje handlowe, gwarancje bankowe, świadectwa pochodzenia oraz wyciągi z rachunków i inne podobne dokumenty należy wysyłać na adres pocztowy. Informacje o usługodawcy Wszystkie faktury elektroniczne wysyłane do firmy są kierowane przez sieć usługodawcy Basware. Rolą firmy Basware jest zapewnienie firmie otrzymywania faktur w odpowiednim formacie, aby umożliwić jej ich automatyzację. Usługodawca Identyfikator operatora Więcej informacji Basware BAWCFI22

10 10 (14) B. Zawartość faktury Poniższa tabela przedstawia informacje, które należy uwzględnić na fakturach elektronicznych dla firmy. Pozostałe informacje wymagane przez prawo i umowę z firmą. Typ informacji Adres dostawcy do faktur elektronicznych Nazwa dostawcy Adres dostawcy NIP dostawcy Rachunek bankowy/numer IBAN dostawcy Nazwa banku i kod SWIFT/BIC dostawcy Adres firmy do faktur elektronicznych Nazwa firmy Adres firmy Numer faktury Data faktury Termin faktury Kwota brutto faktury Kwota netto faktury Waluta Numer zamówienia Nr referencyjny firmy Komentarz NIP Do płatności SEPA jest wymagany prawidłowy numer IBAN. Do płatności SEPA jest wymagany prawidłowy kod BIC. Zob. część A. Należy wyraźnie określić, do której firmy jest kierowana faktura. Na fakturze musi widnieć jej termin. Waluta (kod) musi być wyraźnie podana. Jeśli podstawą faktury jest zamówienie, musi być podany numer zamówienia. Numer zamówienia podaje firma. Numer referencyjny żądany przez firmę, np. osoba wyznaczona przez firmę do kontaktu lub centrum kosztów.

11 11 (14) C. Dodatkowe informacje należy mieć na uwadze poniższe kwestie 1. Inne dokumenty: Jakiekolwiek inne dokumenty, takie jak informacje handlowe, gwarancje bankowe, świadectwa pochodzenia oraz wyciągi z rachunków i inne podobne dokumenty należy wysyłać na adres pocztowy albo adres (zob. dane kontaktowe na stronie 3). 2. Stosujemy numer REFERENCYJNY do automatyzacji przetwarzania faktur: Ważne jest podanie numeru wskazanego przez nas na fakturze. Należy pamiętać o podaniu numeru referencyjnego na otrzymanym identycznym formularzu w polach Purchase order number (Numer zamówienia) oraz Customer reference (Buyers name) (Numer referencyjny klienta (nazwa nabywcy)). Nie należy dodawać niczego do numeru ani nazwy, ani niczego od nich nie odejmować. 3. Wraz z fakturą elektroniczną należy dostarczyć załączniki: Należy uwzględnić wszystkie załączniki do faktur elektronicznych. Faktury i załączniki dostarczane osobno nie są zatwierdzane. 4. Faktury pojedyncze i zbiorowe: Preferujemy wysyłanie wszystkich faktur jako faktur pojedynczych. Gwarantuje to automatyczne przetwarzanie faktur i zautomatyzowane procesy na większą skalę oraz umożliwia natychmiastowe rozliczanie faktur. Chociaż możliwe jest również rozsyłanie faktur zbiorczych drogą elektroniczną, odradzamy to. Faktury zbiorcze zmniejszają możliwości automatycznego przetwarzania faktur i utrudniają utrzymanie zautomatyzowanych procesów. Faktury zbiorcze mogą również wymagać układu dostosowanego do klienta, zwiększając koszt dla wszystkich zaangażowanych stron. 5. Specjalne wymagania poszczególnych dostawców: Poza wymogami przedstawionymi w tym dokumencie w przypadku niektórych dostawców może być wymagane załączenie dodatkowych informacji. Takie dodatkowe wymagania podlegają i będą podlegać postanowieniom umowy z firmą. 6. Format: Możemy otrzymywać faktury we wszystkich istotnych standaryzowanych formatach XML. W tym dokumencie zakłada się stosowanie najnowszej wersji _XML format_. Szczegółowy opis formatu można uzyskać od firmy Basware lub od dostawcy usług faktur elektronicznych. 7. Załączone obrazy faktur: Wszystkie załączone obrazy faktur muszą być w formacie pliku PDF lub TIFF. W razie niezałączenia żadnego obrazu faktury firma Basware wygeneruje standardowy obraz faktury. Obraz wygenerowany przez firmę Basware nie może zawierać wszystkich informacji, które mają być udostępnione firmie. Dlatego też zdecydowanie zalecane jest załączenie własnej kopii pliku PDF/TIFF.

12 12 (14) D. Wysyłanie faktur elektronicznych za pośrednictwem usługodawcy Klienci, którzy wysyłają ponad 500 faktur miesięcznie i zawarli umowę z dostawcą usług faktur elektronicznych, mogą wysyłać faktury bezpośrednio z systemu fakturowania. KROK 1. Kontakt z dostawcą usług faktur elektronicznych Klienci, którzy już współpracując z dostawcą usług faktur elektronicznych, powinni się z nim skontaktować, aby zapewnić, że mają połączenie z systemem firmy Basware. Listę dostępnych partnerów będących operatorami można znaleźć tutaj: ( Jeśli operatora nie ma na tej liście, należy przekazać usługodawcy Kwestionariusz operatora. Dokument można pobrać tutaj: Jeśli obecnie nie można wysyłać faktur elektronicznych lub nie ma połączenia z operatorem faktur elektronicznych, z przyjemnością udzielimy pomocy należy skontaktować się z naszym działem sprzedaży pod adresem: KROK 2. Zawartość faktury Faktura powinna spełniać wymagania dotyczące zawartości wymienione w tym Zestawie dla dostawców, aby firma była w stanie zautomatyzować przetwarzanie faktur. KROK 3. Rozpoczęcie wysyłania faktur elektronicznych Faktury należy wysyłać do serwera firmy Basware bt.basware.com. Należy poprosić usługodawcę o kierowanie faktur elektronicznych za pośrednictwem firmy Basware do firmy. Należy informować firmę (wysyłając wiadomość na konkretny adres w kraju podany na stronie 3) o wysłaniu pierwszej faktury elektronicznej będziemy monitorować prawidłowy odbiór faktury. Nie jest konieczne wysłanie faktur testowych. W razie niejasnych sytuacji należy poprosić operatora o potwierdzenie dostarczenia faktury firmie Basware.

13 13 (14) E. Wysyłanie faktur elektronicznych w formie plików PDF pocztą Uprzejmie prosimy dostawców, którzy nie korzystają jeszcze z rozwiązania polegającego na wysyłaniu faktur elektronicznych, o rejestrację w usłudze wysyłania firmie faktur elektronicznych w formie plików PDF pocztą . Usługa jest bezpłatna dla dostawcy. Prosimy o obejrzenie tego krótkiego filmu o rejestracji, a także o aktywację usługi. Rejestrację można przeprowadzić tutaj: Korzystanie z usługi faktur elektronicznych w formie plików PDF: 1. rejestracja w usłudze za pomocą adresu , 2. odbiór wiadomości z potwierdzeniem, 3. otwarcie wiadomości z potwierdzeniem i ukończenie rejestracji, 4. załączenie faktury w formie pliku PDF do wiadomości w oprogramowaniu do wysyłania wiadomości lub fakturowania; rozpoczęcie wysyłania faktur w formie plików PDF na adresy firmy do faktur elektronicznych wymienione w Zestawie PDF dla dostawców. Ponieważ faktury są odczytywane w formie elektronicznej, faktury PDF muszą mieć format tekstu nadający się do odczytu maszynowego nie mogą być napisane odręcznie ani skanowane. F. Dostępna usługa portalu Key-In Dostawcom wysyłających mniej niż 100 faktur rocznie udostępniamy bezpłatne rozwiązanie do wysyłania faktur elektronicznych za pomocą portalu firmy Basware. Uprzejmie prosimy o rejestrację w usłudze portalu internetowego i rozpoczęcie generowania faktur elektronicznych dla firmy. Rejestrację można przeprowadzić tutaj: Korzystanie z usługi Key-In: 1. rejestracja w usłudze za pomocą adresu , 2. odbiór wiadomości z potwierdzeniem i potwierdzenie adresu , 3. ukończenie rejestracji, 4. wystawianie faktur dla firmy zgodnie z instrukcjami dla użytkowników dostępnymi tutaj. Pozostałe instrukcje można znaleźć na stronach pomocy w portalu.

14 14 (14) G. Faktury w formie papierowej Należy mieć na uwadze, że adresy skrytek pocztowych uległy zmianie i są przeznaczone tylko do faktur. Jeszcze nie wszystkie jednostki firmy mają nowe skrytki pocztowe. Faktury dla firmy należy wystawiać w pierwszej kolejności w postaci faktur elektronicznych, faktur elektronicznych w formie plików PDF oraz za pomocą usługi Key-In. Przedsiębiorstwo Oyj Industrial Oy Elevators Oy Ab SKRYTKA POCZTOWA PL 964, BASWARE PL 965, BASWARE PL 966, BASWARE FE779, Stockholm, Inc PO BOX 42608, Indianapolis, IN GmbH (pierwsza linia) Automatiktüren GmbH Elevator A/S Aksjeselskap AS Plc. (NI) Ltd. PO Box 4601, Berlin PO Box 4602, Berlin , 7996 Fakturaservice PO. Box 49, Økern 0251, Oslo, NORWEGIA PO Box 760, NORTHWICH, CW9 9TG PO Box 761, NORTHWICH, CW9 9TH Pte. Ltd. Jurong Point Post Office, PO Box 657, Singapore