Załącznik do zarządzenia Rektora UŚ nr 94 z dnia 31 lipca 2012 r. PROCEDURY KONTROLI FINANSOWEJ W UNIWERSYTECIE ŚLĄSKIM W KATOWICACH- spis treści I. USTALENIA WSTĘPNE 1.1. Definicja kontroli finansowej 1.2. Cele kontroli finansowej II. KRYTERIA KONTROLI FINANSOWEJ 2.1. Kryterium legalności 2.2. Kryterium gospodarności 2.3. Kryterium celowości 2.4. Kryterium rzetelności 2.5. Kryterium przejrzystości 2.6. Kryterium jawności 2.7. Kryterium skuteczności i efektywności działania III.FORMY ORGANIZACYJNE KONTROLI FINANSOWEJ 3.1. Samokontrola 3.2. Kontrola funkcjonalna 3.3. Kontrola instytucjonalna IV.SYSTEM KONTROLI FUNKCJONALNEJ 4.1. Kontrola funkcjonalna pionowa 4.2. Kontrola funkcjonalna pozioma 4.3. Kontrola finansowo-księgowa V. ŚRODKI KONTROLI FINANSOWEJ VI.PROCEDURY KONTROLI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ 6.1. Procedury kontroli finansowej dotyczące pobierania i gromadzenia środków 6.2. Procedury kontroli finansowej gospodarowania mieniem 6.2.1. Kontrola środków pieniężnych 6.2.2. Procedura kontroli windykacji należności 6.2.3. Kontrola finansowa zapasów 6.2.4. Kontrola finansowa aktywów trwałych 6.2.5. Kontrola finansowa działalności inwestycyjnej /środki trwałe w budowie/ oraz realizacji remontów 6.3. Procedury kontroli finansowej zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków 6.3.1. Procedury kontroli wynagrodzeń 6.3.2. Procedury przyznawania i wypłacania pomocy materialnej studentom i doktorantom 6.3.3. Procedury przyznawania i wypłacania stypendiów doktoranckich oraz zwiększenia stypendiów doktoranckich 6.3.4. Procedury kontroli finansowej zakupów towarów i usług 6.3.5. Procedury kontroli finansowej kosztów podróży służbowych 6.3.6. Procedury przyznania świadczeń z ZFŚS 6.4. Procedury kontroli finansowej funduszy Uczelni 6.5. Procedury kontroli systemów informatycznych 6.6. Inwentaryzacja jako element kontroli finansowo-księgowej 1
6.7. Kontrola udzielania zamówień publicznych 6.8. Kontrola ksiąg rachunkowych 6.8.1. Procedura kontroli ksiąg rachunkowych 6.8.2. Procedura kontroli sporządzania dziennika 6.8.3. Procedura kontroli rozrachunków i rozliczeń 6.9. Sporządzanie i kontrola realizacji planu rzeczowo-finansowego 6.10.Procedura kontroli realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych. VII. REJESTROWANIE ODSTĘPSTW VIII. OCENA SYSTEMU KONTROLI FINANSOWEJ PRZEZ AUDYTORA WEWNĘTRZNEGO W UCZELNI IX. SPOSÓB WYKORZYSTANIA WYNIKÓW KONTROLI 2
PROCEDURY KONTROLI FINANSOWEJ W UNIWERSYTECIE ŚLĄSKIM W KATOWICACH I. USTALENIA WSTĘPNE 1.1. Definicja kontroli finansowej Kontrola finansowa jest elementem zarządzania gospodarką finansową Uczelni. Jej przedmiotem są w szczególności procesy związane z gromadzeniem i wykorzystywaniem środków oraz gospodarowanie mieniem Uczelni. Przez kontrolę finansową należy rozumieć : zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych. 1.2. Cele kontroli finansowej: zapewnienie przestrzegania zasad prowadzenia gospodarki finansowej, tj. zasady legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, przejrzystości i jawności, zagwarantowanie zgodnego z prawem pobierania należnych środków w wysokości oraz terminach zgodnych z przepisami i stanem faktycznym, zapewnienie ponoszenia wydatków w sposób celowy i oszczędny / efektywny /, zapobieganie i wykrywanie defraudacji ( błędów, nieprawidłowości, niekorzystnych zjawisk), zabezpieczenie mienia Uczelni przed utratą i zniszczeniem, zapewnienie, że jednostka realizuje swoje cele w sposób skuteczny i efektywny. II. KRYTERIA KONTROLI FINANSOWEJ Kontrola według poszczególnych kryteriów obejmuje w szczególności sprawdzenie: 2.1. Kryterium legalności w zakresie: zgodności wydatkowania środków z obowiązującymi przepisami prawa, prawidłowości stanowienia przepisów wewnętrznych, obowiązujących w Uczelni w ramach wykonywania jej zadań, zgodności działalności z aktami administracyjnymi, orzeczeniami sądowymi, umowami cywilnoprawnymi oraz innymi obowiązującymi aktami i normami, zaniechania działania pomimo prawnie określonego obowiązku. 2.2. Kryterium gospodarności w zakresie: oszczędnego i efektywnego wykorzystania środków, 3
uzyskania właściwej relacji nakładów do efektów / czy taki sam wynik działalności można było osiągnąć mniejszym nakładem środków lub czy przy zastosowaniu takich samych środków można było osiągnąć lepszy wynik/, wykorzystania możliwości zapobiegania lub ograniczenia wysokości szkód powstałych w działalności. 2.3. Kryterium celowości w zakresie: zgodności działań Uczelni z jej celami statutowymi, optymalizacji zastosowania metod i środków, ich adekwatności dla osiągnięcia założonych celów, zakresu przyjętych kryteriów oceny realizacji celów i zadań. 2.4. Kryterium rzetelności w zakresie: wypełnienia obowiązków przez pracowników z należytą starannością, sumiennie i terminowo, należytego wypełnienia zadań Uczelni oraz obowiązków określonych dla poszczególnych jednostek organizacyjnych i osób, dokumentowania określonych działań lub stanów faktycznych, zgodnie z rzeczywistością, we właściwej formie, w wymaganych terminach, z uwzględnieniem wszystkich faktów i okoliczności. 2.5. Kryterium przejrzystości w zakresie: stosowania obowiązujących zasad rachunkowości, prowadzenia sprawozdawczości finansowej, innej. 2.6. Kryterium jawności w zakresie: udostępniania sprawozdań dotyczących finansów i działalności, udostępniania innych informacji dotyczących funkcjonowania i podejmowania decyzji. 2.7. Kryterium skuteczności i efektywności działania oznacza sprawdzenie czy osiągnięto jak najlepsze efekty z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów w sposób umożliwiający terminową realizację zadań. III. FORMY ORGANIZACYJNE KONTROLI FINANSOWEJ 3.1. Samokontrola prawidłowość wykonywania własnej pracy. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy, zgodnie z zakresami obowiązków. 3.2. Kontrola funkcjonalna: pionowa sprawowana w ramach obowiązków nadzoru przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach samodzielnych, współdziałających przy realizacji danych operacji, procesów i opracowania dokumentów o ile zostali zobowiązani w zakresie czynności do ich wykonywania, pozioma sprawowana jest przez określone komórki administracyjne wobec innych komórek i jednostek Uczelni z tytułu posiadanych kompetencji. 4
3.3. Kontrola instytucjonalna polega na poddaniu czynnościom kontrolnym zadań statutowych Uczelni, operacji gospodarczych i technicznych w czasie odległym od ich zaistnienia. Sprawowana jest ona przez wyodrębnione organizacyjnie komórki: a/ Dział Kontroli Wewnętrznej, b/ Dział Inwentaryzacji. Zasady funkcjonowania tych komórek regulują odpowiednio : a/ Regulamin instytucjonalnej kontroli wewnętrznej w Uniwersytecie Śląskim, b/ Instrukcja w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim. IV. SYSTEM KONTROLI FUNKCJONALNEJ 4.1. Kontrola funkcjonalna pionowa Kontrolę funkcjonalną pionową sprawują kierownicy wszystkich szczebli zarządzania w Uczelni: rektor, prorektorzy, dziekani, dyrektorzy instytutów, kierownicy katedr i zakładów, dyrektorzy i kierownicy jednostek ogólnouczelnianych, międzywydziałowych, pozawydziałowych, dyrektor biblioteki UŚ i kierownicy bibliotek specjalistycznych, kanclerz, zastępcy kanclerza, kierownicy komórek administracyjnych i pozostałych jednostek w stosunku do podległych im pracowników. Kontrola funkcjonalna pionowa realizowana przez kierowników polega w szczególności na : a/ bieżącym sprawdzaniu zadań realizowanych przez Uczelnię w tym: operacji gospodarczych i technicznych realizowanych przez podległą jednostkę; b/ sprawowaniu bezpośredniego nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości; c/ sprawdzaniu przestrzegania odpowiednich procedur przed rozpoczęciem przedsięwzięcia oraz w toku jego realizacji; d/ sprawowaniu nadzoru nad właściwym zabezpieczeniem mienia Uczelni pozostającego w gestii podległej jednostki przed zniszczeniem i kradzieżą; e/ bieżącym kontrolowaniu ponoszonych przez jednostkę kosztów; f/ sprawowaniu nadzoru w zakresie dyscypliny pracy, przestrzegania przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przeciwpożarowych, a także przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz danych osobowych; g/ sprawowaniu nadzoru nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. W celu realizacji zadań kierownicy wszystkich szczebli zarządzania zobowiązani są do : a/ wstępnej oceny wydatków pod względem : zgodności z zatwierdzonym planem rzeczowo-finansowym, celowości i oszczędności, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów; b/ bieżącej kontroli realizowanych przedsięwzięć, w celu zapewnienia ich zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami; c/ realizacji dostaw, usług i robót budowlanych zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Śląskim; d/ planowania i dokonywania wydatków na realizację każdego kolejnego przedsięwzięcia po przeprowadzeniu analizy i oceny efektów uzyskanych w etapach poprzednich; 5
e/ dokonywania wydatków w sposób umożliwiający terminową realizację poszczególnych zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Na dowód dokonanej kontroli dokumentów kierownicy jednostek : a/ opatrują zamówienie lub fakturę stwierdzeniem: sprawdzono pod względem legalności, celowości oraz gospodarności ; b/ określają źródło finansowania; c/ potwierdzają fakt finansowania zadania w ramach środków ujętych w planie rzeczowo- finansowym. 4.2. Kontrola funkcjonalna pozioma Kontrolę funkcjonalną poziomą sprawują: a/ określone komórki administracji uprawnione do kontrolowania pracy innych komórek lub jednostek Uczelni w zakresie wynikającym z pełnionych przez nie funkcji i posiadanych z tego tytułu kompetencji; b/ pracownicy zatrudnieni na stanowiskach nie kierowniczych zobowiązani do wykonywania określonych czynności kontrolnych w powierzonych im zakresach obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Zakres kompetencji kontrolnych administracji względem innych komórek i jednostek określa regulamin organizacyjny administracji. Kontrola funkcjonalna pozioma polega na badaniu dokumentów w trakcie realizowania operacji gospodarczych i technicznych, zgodnie z zasadami określonymi w punkcie 4.1 myślnik czwarty i dotyczy: a/ zapobiegania nieprzewidzianym lub nielegalnym działaniom w drodze badania zamierzonych czynności i dyspozycji projektów umów, porozumień i innych dokumentów, powodujących powstawanie zobowiązań / kontrola wstępna /; b/ badania dokumentów, powstających w toku realizacji operacji gospodarczych i technicznych, mających na celu stwierdzenie, czy realizacja ta przebiega prawidłowo i zgodnie z przepisami / kontrola bieżąca/; c/ badania dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane / kontrola następna /. W ramach czynności kontrolnych pomocy prawnej udziela Zespół Radców Prawnych. Kontrola funkcjonalna pozioma polega również na sprawdzaniu dokumentów operacji gospodarczych pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym: Kontrola pod względem merytorycznym polega na ustalaniu czy: a/ ujęcie operacji w dokumentach odpowiada rzeczywistości oraz zasadom gospodarności, a w przypadku gdy dana operacja należy do rzędu działań planowych, że jest zgodna z planem; b/ dana operacja jest zgodna z obowiązującymi przepisami, a także cennikami, katalogami, ofertami, zamówieniami itp. Kontrola pod względem formalnym ma na celu stwierdzenie, czy dokument / zwłaszcza dowód księgowy / został wystawiony w sposób prawidłowy i posiada wszystkie cechy prawidłowo wystawionego dowodu, a mianowicie: 6
a/ określenie rodzaju dowodu; b/ określenie stron / nazwy, adresy / dokonujących operacji gospodarczych; c/ opis operacji oraz wartość, jeżeli jest to możliwe, określoną w jednostkach naturalnych; d/ wyszczególnienie należności wynikających z przeprowadzenia operacji; e/ datę wykonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, także datę sporządzenia dowodu; f/ podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe; g/ numer identyfikacyjny dowodu; h/ stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, potwierdzone podpisem osoby odpowiedzialnej za to zakwalifikowanie. Kontrola pod względem rachunkowym polega na sprawdzeniu, czy dane liczbowe nie zawierają błędów rachunkowych. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli funkcjonalnej wstępnej, kontrolujący : a/ odmawia podpisania dokumentów nieprawidłowo sporządzonych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami; b/ zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym organizacyjnie stanowiskom pracy z wnioskiem o dokonanie odpowiednich zmian i uzupełnień lub sprostowania dowodów księgowych: błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej, błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej; nie można poprawiać pojedynczych cyfr lub liter. W razie ujawnienia w toku wykonywania kontroli funkcjonalnej bieżącej /następnej /: a/ nieprawidłowości w przebiegu operacji gospodarczej osoba odpowiedzialna za kontrolę danego odcinka pracy obowiązana jest niezwłocznie zawiadomić bezpośredniego przełożonego, który z kolei zobowiązany jest przedsięwziąć niezbędne kroki zmierzające do usunięcia wykrytych nieprawidłowości oraz obowiązkowo zabezpieczyć dokumenty jako dowód w sprawie; b/ faktu nadużycia - kontrolujący obowiązany jest niezwłocznie zawiadomić o tym na piśmie rektora lub kanclerza oraz zabezpieczyć dokumenty i przedmioty, stanowiące dowód nadużycia. Dalszy tok postępowania dotyczący ujawnionych nadużyć ustala rektor lub kanclerz. 4.3. Kontrola finansowo-księgowa Kontrolę finansowo-księgową wykonuje kwestor osobiście lub poprzez zastępców kwestora oraz podległych mu pracowników kwestury. Wewnętrzna kontrola finansowo-księgowa obejmuje ogół czynności podejmowanych w celu sprawdzenia pod względem legalności, rzetelności 7
i prawidłowości operacji gospodarczych przed ich powstaniem oraz po ich dokonaniu na podstawie dokumentów księgowych, jak również w celu sprawdzenia prawidłowości funkcjonowania rachunkowości i badania wyników działalności gospodarczej Uczelni. Kontroli legalności dokonuje kwestor w celu stwierdzenia, że wydatek został ujęty w planie rzeczowo-finansowym. Wewnętrzna kontrola finansowo-księgowa obejmuje kontrolę: a/ wstępną operacji gospodarczych ( kontrola ex-ante ); b/ bieżącą operacji gospodarczych, stanowiących przedmiot księgowań ( kontrola bieżąca - wykrywająca); c/ obiegu dokumentów księgowych; d/ wystawiania dokumentów poza kwesturą; e/ organizacji rachunkowości; f/ sprawozdawczości finansowej; g/ wysokości poniesionych kosztów funkcjonowania Uczelni poprzez analizę ekonomiczną; h/ dokumentów dotyczących opracowania i wykonania planu rzeczowofinansowego Uczelni; i/ kontrola ex-post. Na dowód dokonywanej kontroli oraz na dowód zabezpieczenia środków w budżecie Uczelni kwestor opatruje dokumenty podpisem. W celu realizacji swych zadań kwestor ma prawo: a/ określić zasady, według których mają być realizowane przez inne komórki i jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej, kalkulacji kosztów, sprawozdawczości finansowej; b/ żądać od innych komórek i jednostek udzielania niezbędnych informacji i wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń, będących źródłem tych informacji i wyjaśnień; c/ żądać usunięcia przez inne komórki i jednostki w odpowiednim terminie ujawnionych nieprawidłowości, w szczególności w zakresie umów oraz emisji i obiegu dowodów księgowych; d/ odmówić podpisu dokumentu, w którym wykrył nieprawidłowości. V. ŚRODKI KONTROLI FINANSOWEJ Mechanizmy (środki) kontroli finansowej stosowane w Uczelni określone zostały w wewnętrznych aktach prawnych wymaganych przepisami wyższego rzędu, a w szczególności w: a/ statucie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach; b/ Regulaminie Organizacyjnym Administracji Uniwersytetu Śląskiego; c/ Regulaminie udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Śląskim; d/ Regulaminie ustalania wysokości, przyznawania i wypłacania świadczeń pomocy materialnej dla studentów Uniwersytetu Śląskiego; e/ Regulaminie ustalania wysokości, przyznawania i wypłacania świadczeń pomocy materialnej dla doktorantów Uniwersytetu Śląskiego; f/ Regulamin przyznawania stypendiów doktoranckich i zwiększenia stypendium z dotacji projakościowej w Uniwersytecie Śląskim; g/ Regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych; h/ Instrukcji kasowej; 8
i/ Instrukcji obiegu dowodów finansowo-księgowych w Uniwersytecie Śląskim, j/ Uczelnianym planie kont, k/ Instrukcji w sprawie zasad inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, l/ Instrukcji o gospodarce magazynowej, m/ Zarządzeniu w sprawie zasad polityki finansowej Uniwersytetu Śląskiego, n/ Zarządzeniu w sprawie opracowania i wdrożenia w Uniwersytecie Śląskim systemu kontroli zarządczej, o/ Regulaminie instytucjonalnej kontroli wewnętrznej w Uniwersytecie Śląskim, p/ zakresach czynności pracowników. VI. PROCEDURY KONTROLI FINANSOWO-KSIĘGOWEJ Procedury kontroli finansowo-księgowej związane są z nadzorem w zakresie wydatkowania środków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Instrukcja obiegu dowodów finansowo-księgowych Uniwersytetu Śląskiego zawiera procedury kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej oraz przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Ustala się następujące procedury kontroli finansowej: 6.1 pobierania i gromadzenia środków, 6.2 gospodarowania mieniem, 6.3 zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków, 6.4 funduszy Uczelni, 6.5 systemów informatycznych, 6.6 inwentaryzacji, 6.7 zamówień publicznych, 6.8 ksiąg rachunkowych, 6.9 sporządzania i kontroli realizacji planu rzeczowo-finansowego Uczelni, 6.10 realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych. 6.1. Procedury kontroli finansowej dotyczące pobierania i gromadzenia środków. Kontrola dochodów Uczelni ma na celu sprawdzenie: terminowości wpływu i właściwej wysokości wpływu z następujących tytułów: dotacji, należności od kontrahentów z tytułu umów najmu, usług naukowobadawczych, usług hotelowych, sprzedaży materiałów, pożyczek z ZFŚS, opłat za usługi edukacyjne, opłat za korzystanie z domów studenta, opłat rekrutacyjnych, opłat za druki / legitymacje studenckie i pracownicze/, środków z funduszy Unii Europejskiej, z umów międzynarodowych. prawidłowości ewidencji księgowej dochodów oraz sprawozdawczości, 9
prawidłowości naliczanych odsetek oraz kar umownych, terminowości wystawianych wezwań do zapłaty, prawidłowości postępowania, zmierzającego do wyegzekwowania należności. Procedura kontroli finansowej dotycząca pobierania i gromadzenia środków stanowi załącznik nr 6.1. do niniejszego Regulaminu. 6.2. Procedury kontroli finansowej gospodarowania mieniem 6.2.1. Kontrola środków pieniężnych. Kontrola środków pieniężnych ma na celu sprawdzenie: udokumentowania operacji kasowych dowodami sprawdzonymi pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, zgodności gotówki w kasie ze stanem ewidencyjnym, tj. ze stanem wynikającym z raportu kasowego, zasadności pobierania zaliczek i terminowości ich rozliczenia, sposobu zabezpieczenia, przechowywania i przenoszenia gotówki, przestrzegania górnej granicy rozliczeń gotówkowych dla jednorazowej transakcji, ewidencji depozytów i ich zabezpieczenie, prawidłowości w przeprowadzeniu doraźnych kontroli kasy i rozliczenia powstałych różnic, prawidłowości przeprowadzonych inwentaryzacji kasy i ich rozliczenia, dokumentacji obrotu bezgotówkowego z równoczesnym sprawdzeniem źródłowej dokumentacji, stanowiącej podstawę ich wystawienia, zgodności salda konta z wyciągami bankowymi, prawidłowości wykorzystania kredytów bankowych, terminowości spłat rat kredytu i wysokości odsetek oraz prowizji. Procedura kontroli środków pieniężnych stanowi załącznik nr 6.2.1 do niniejszego Regulaminu. 6.2.2. Procedura kontroli windykacji należności. Kontrola windykacji należności ma na celu sprawdzenie realności ujętych w księgach rachunkowych rozrachunków: z odbiorcami i dostawcami, rozliczeń publiczno-prawnych / ZUS, urzędy skarbowe /, roszczeń spornych i w postępowaniu sądowym, roszczeń i należności z tytułu niedoborów i szkód, rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń, pobranych zaliczek i innych tytułów. Kontrola polega na : a/ prawidłowości prowadzonej ewidencji księgowej rozrachunków na kontach syntetycznych i analitycznych; b/ sprawdzeniu terminowości uzgadniania sald należności i zobowiązań z kontrahentami; c/ sprawdzeniu czy i w jakiej wysokości oraz z jakich przyczyn istnieją należności przeterminowane, nieściągalne lub przedawnione; d/ sprawdzeniu bieżącej i terminowej windykacji należności i regulowania zobowiązań; e/ sprawdzeniu prawidłowości i terminowości rozrachunków z budżetem z tytułu podatków i opłat; 10
f/ sprawdzeniu zasadności dokonywanych odpisów należności w wyniku ich umorzenia, g/ sprawdzeniu prawidłowości i terminowości naliczania, zapłaty i windykacji należnych odsetek za zwłokę. Procedura kontroli windykacji należności stanowi załącznik nr 6.2.2. do niniejszego Regulaminu. 6.2.3. Kontrola finansowa zapasów Kontrola zapasów magazynowych ma na celu sprawdzenie: prawidłowości obrotu magazynowego, zgodności stanu faktycznego ze stanem ewidencyjnym, uzgodnienia stanu magazynowego ze stanem księgowym na koniec okresu sprawozdawczego, częstotliwości sporządzania inwentaryzacji. Procedura kontroli finansowej zapasów stanowi załącznik nr 6.2.3. do niniejszego Regulaminu. 6.2.4. Kontrola finansowa aktywów trwałych. Kontrola finansowa aktywów trwałych ma na celu sprawdzenie, kształtowania się struktury środków trwałych i stopnia ich zużycia, dokumentacji obrotu środkami trwałymi, klasyfikacji majątku trwałego według grup rodzajowych, ewidencji analitycznej środków trwałych, prawidłowości naliczania właściwych stawek amortyzacyjnych, prawidłowości przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji majątku trwałego, zasadności zakupów i likwidacji majątku trwałego, rzetelności likwidacji majątku trwałego, prawidłowości wykazania majątku trwałego w sprawozdawczości. Procedura kontroli finansowej aktywów trwałych stanowi załącznik nr 6.2.4. do niniejszego Regulaminu. 6.2.5. Kontrola finansowa działalności inwestycyjnej /środki trwałe w budowie/ oraz realizacji remontów. Kontrola finansowa ma na celu sprawdzenie: kompletności dokumentacji projektowo-kosztorysowej, prawidłowości dokumentacji procesów inwestycyjnych, terminowości realizacji inwestycji lub poszczególnych jej etapów, prawidłowości wystawiania dowodów OT, zgodności realizacji inwestycji z planem rzeczowo-finansowym oraz harmonogramem jej wykonania, przestrzegania ustawy Prawo zamówień publicznych, prawidłowości wykorzystania dotacji celowych na inwestycje, zaciągniętych pożyczek, kredytów oraz własnych środków na realizację inwestycji, przestrzegania zasady zapłata faktury po sporządzeniu protokołu odbioru robót, podpisanego przez inspektora nadzoru, prawidłowości prowadzenia ewidencji analitycznej, wydatków na poszczególne zadania inwestycyjne i ewidencjonowania w niej w sposób ciągły poniesionych nakładów od momentu rozpoczęcia inwestycji do jej zakończenia, 11
prawidłowości ujęcia w ewidencji środków trwałych przyjętych z inwestycji, prawidłowości i rzetelności opracowywania i przesyłania obowiązującej sprawozdawczości z działalności inwestycyjnej. Procedura kontroli finansowej działalności inwestycyjnej /środki trwałe w budowie/ stanowi załącznik nr 6.2.5.1 do niniejszego Regulaminu. Procedura kontroli finansowej realizacji remontów stanowi załącznik nr 6.2.5.2 do niniejszego Regulaminu. 6.3. Procedury kontroli finansowej zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków. Kontrola finansowa obejmuje bieżące koszty utrzymania Uczelni, w tym : wynagrodzenia wraz z pochodnymi, pomoc materialną dla studentów i doktorantów, stypendia doktoranckie, zakupy towarów i usług, podróże służbowe, pozostałe koszty / np. remonty /. 6.3.1. Procedury kontroli wynagrodzeń obejmują sprawdzenie : prawidłowości podstawy naliczania wynagrodzeń i zgodności z umową o pracę, prawidłowości zawartych umów cywilnoprawnych, zgodności wydatków z planem rzeczowo-finansowym, prawidłowości naliczania pochodnych od wynagrodzeń, terminowości dokonywania rozliczeń wynagrodzeń i ich pochodnych, prawidłowości sporządzenia list wynagrodzeń i ich zatwierdzenia, prawidłowości ujęcia kosztów wynagrodzeń w księgach rachunkowych Uczelni oraz sprawozdaniach. Procedura kontroli wynagrodzeń stanowi załącznik nr 6.3.1 do niniejszego Regulaminu. 6.3.2. Procedury przyznawania i wypłacania pomocy materialnej studentom i doktorantom obejmują sprawdzenie: prawidłowości przyznawania świadczeń zgodnie z regulaminami ustalania wysokości, przyznawania i wypłacania świadczeń pomocy materialnej dla studentów i doktorantów w Uniwersytecie Śląskim, prawidłowości sporządzenia listy wypłat i ich zatwierdzania, zgodności listy wypłat z listą uprawnionych, prawidłowości rozpoznawania odwołań od decyzji organów, terminowości dokonania wypłat i rozliczenia, prawidłowego ujęcia wypłat w księgach rachunkowych Uczelni oraz sprawozdaniach. Procedury przyznawania i wypłacania pomocy materialnej studentom i doktorantom stanowią załącznik nr 6.3.2. do niniejszego Regulaminu. 6.3.3. Procedury przyznawania i wypłacania stypendiów doktoranckich oraz zwiększenia stypendiów doktoranckich obejmują sprawdzenie: prawidłowości składanych wniosków, zgodności wniosków z limitem wydziałowym oraz z planem rzeczowofinansowym, prawidłowości przyznania stypendiów, prawidłowości sporządzenia listy wypłat i ich zatwierdzania, 12
zgodności listy wypłat z listą uprawnionych, terminowości wypłat i rozliczeń, prawidłowości ujęcia wypłat w księgach rachunkowych Uczelni oraz sprawozdaniach. Procedura przyznawania i wypłacania stypendiów doktoranckich oraz zwiększenia stypendiów doktoranckich stanowi załącznik nr 6.3.3. do niniejszego Regulaminu. 6.3.4.Procedury kontroli finansowej zakupu towarów i usług obejmują sprawdzenie: zabezpieczenia środków finansowych w planie rzeczowo-finansowym, prawidłowości w zakresie udzielenia zamówień publicznych, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, zasadności wydatkowania środków finansowych jednostki w sposób celowy, oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, prawidłowości dokonania odbioru pod względem ilościowym, jakościowym, w terminie określonym w umowie oraz czy są wystawione protokoły odbioru robót, dokonania kontroli merytorycznej wystawionych faktur za zakupione towary i usługi przez wyznaczonych w tym celu pracowników; terminowości uregulowania płatności wynikających z prawidłowo wystawionych faktur; prawidłowości ujęcia w ewidencji księgowej kosztu zakupu. Procedura kontroli finansowej zakupu towarów i usług stanowi załącznik nr 6.3.4. do niniejszego Regulaminu. 6.3.5. Procedury kontroli finansowej kosztów podróży służbowych Procedury kontroli finansowej wydatków na podróże służbowe obejmują: przestrzeganie zasad rozliczania wyłącznie kosztów podróży służbowych odbywanych w terminie, w miejscu oraz środkami lokomocji wskazanymi przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu służbowego; prawidłowość rozliczania kosztów wyjazdów służbowych, w tym naliczania: należnego ryczałtu na dojazdy środkami lokomocji miejscowej; należnego ryczałtu za noclegi; należnych diet; prawidłowość rozliczania kosztów wyjazdów podróży zagranicznych, w tym: rozliczania kosztów podróży odbywanych w terminach, w miejscu oraz środkami lokomocji wskazanymi przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu służbowego; poprawność naliczania diet, zwrotu kosztów przejazdu, noclegów; kontrolę rozliczania kosztów związanych z używaniem samochodów prywatnych do celów służbowych w zakresie: zawarcia umowy cywilnoprawnej na korzystanie z samochodu; określenia limitu kilometrów ustalonego zarządzeniem rektora; 13
rozliczania kosztów używania pojazdu do celów służbowych na podstawie złożonego w danym miesiącu pisemnego oświadczenia pracownika oraz odpowiednie ich zmniejszenie zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami; przestrzegania zgodności z planem rzeczowo-finansowym; prawidłowości ujęcia w księgach rachunkowych kosztów podróży służbowych. Procedura kontroli finansowej kosztów podróży służbowych stanowi załącznik nr 6.3.5. do niniejszego Regulaminu. 6.3.6. Procedury przyznania świadczeń z ZFŚS zostały określone w Regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Procedura przyznania świadczeń z ZFŚS stanowi załącznik nr 6.3.6. do niniejszego Regulaminu. 6.4. Procedury kontroli finansowej funduszy Uczelni Procedury kontroli finansowej obejmują dokumentację tworzenia, zwiększenia i wykorzystania funduszy Uczelni: funduszu zasadniczego Uczelni, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, funduszu pomocy materialnej dla studentów i doktorantów, własnego funduszu stypendialnego. Kontrola funduszu Uczelni obejmuje: prawidłowość dokumentacji tworzenia i wykorzystywania funduszu jednostki, zasadność zwiększeń i zmniejszeń funduszy i prawidłowość ich ewidencji, prawidłowość naliczenia funduszy, kontrolę ustalenia stanu funduszy i zgodności danych wykazanych w sprawozdawczości z ewidencją księgową. 6.5. Procedury kontroli systemów informatycznych Kontrola systemów informatycznych ma na celu sprawdzenie: wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych, wykazu i opisu (wraz z uwzględnieniem wersji i datą rozpoczęcia użytkowania) programów używanych do prowadzenia operacji księgowych, sposobu zabezpieczania dostępu do danych i systemów służących do ich przetwarzania, czytelności informacji zawartej w systemach informatycznych poprzez ich wydruk i/lub zapis na nośniku danych, ochrony zapisów przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem, poprawności przetworzenia danych oraz kompletności i identyczności zapisów, sposobu ochrony nośników wraz zawartymi na nich danymi przed zniszczeniem, zużyciem i niepowołanym dostępem, możliwości wydruku danych uznanych za archiwalne i złożonych na nośnikach elektronicznych. 14
Procedury kontroli systemów informatycznych stanowią załącznik nr 6.5. do niniejszego Regulaminu. 6.6. Inwentaryzacja jako element kontroli finansowo-księgowej Kontrola właściwego procesu inwentaryzacji polega na sprawdzeniu : przestrzegania określonych terminów inwentaryzacji wg zatwierdzonego planu Uczelni, prawidłowości w sporządzeniu dokumentacji spisów z natury, prawidłowości w ustaleniu za pomocą spisu, rzeczywistego stanu ilościowego wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, prawidłowości w wycenie składników majątkowych, prawidłowości w ustaleniu i wyjaśnieniu ilościowych i wartościowych różnic inwentaryzacyjnych w celu ustalenia rzeczywistego stanu ewidencyjnego majątku, właściwej oceny stanu jakościowego i przydatności majątku, prawidłowości w wystawieniu potwierdzeń sald rozrachunków, prawidłowości w ustaleniu pozostałych aktywów i pasywów drogą porównania stanów ewidencyjnych z dokumentacją. Procedura inwentaryzacja jako element kontroli finansowo-księgowej stanowi załącznik nr 6.6. do niniejszego Regulaminu. 6.7. Kontrola udzielania zamówień publicznych Kontrola procesu zamówień publicznych polega na zbadaniu zgodności postępowania z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Śląskim. W szczególności kontrola obejmuje: plan zamówień publicznych i ogłoszenie planu, właściwy / zgodnie z ustawą / wybór trybu postępowania, sporządzenie dokumentów rozpoczynających postępowanie / ogłoszenie, zaproszenie, specyfikacja istotnych warunków zamówienia itp./, tok prowadzenia postępowania wyjaśnienie zmiany, badanie ofert / wykluczenie wykonawców, odrzucenie ofert/, ocenę oferty / wybór oferty najkorzystniejszej, unieważnienie postępowania/; właściwe zastosowanie środków ochrony prawnej, dokumentację postępowania / protokół ZP-1 z załącznikami, protokół ZP-2 z załącznikami/, sporządzenie i zawarcie umowy oraz przyjęcie zabezpieczenia należytego wykonania umowy, wniesienie wadium, zwrot wadium lub jego zatrzymanie. Procedura kontroli udzielania zamówień publicznych stanowi załącznik nr 6.7. do niniejszego Regulaminu. 6.8. Kontrola ksiąg rachunkowych Przed sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego Uczelni należy sprawdzić czy: księgi były prowadzone na bieżąco i w sposób rzetelny, prawidłowy i kompletny z uwzględnieniem wszystkich urządzeń księgowych, na bieżąco uzgadniano salda rozrachunkowe z kontrahentami, ZUS-em, urzędem skarbowym, urzędami miast i gmin oraz pracownikami, systematycznie analizowano z radcą prawnym roszczenia sporne, należności dochodzone na drodze sadowej, należności zasądzone wyrokami sądowymi, egzekwowanie przez komornika, 15
systematycznie uzgadniano towary w drodze, dostawy i usługi nie fakturowane, materiały w przerobie, dokonano analizy prawidłowości i rzetelności sald na kontach pozabilansowych, jest prawidłowa i kompletna podręczna ewidencja wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodu, okresowo i przed inwentaryzacją uzgodniono stany ewidencji ilościowej i ewidencji ilościowo-wartościowej rzeczowych składników majątkowych, systematycznie w ciągu roku i przed inwentaryzacją roczną dokonywano likwidacji zniszczonych przedmiotów wyposażenia, objętych ewidencją ilościową i ilościowo-wartościową, zadbano o kompletność zasadności kosztów uzyskania przychodów i dochodów z działalności operacyjnej i finansowej, bieżąco uzgadniano i kontrolowano środki pieniężne i finansowe składników majątkowych oraz dokonano wyjaśnień i weryfikacji ewentualnych różnic i nieprawidłowości w księgach rachunkowych, bieżąco analizowano realność sald i obrotów na kontach rezerw i rozliczeń międzyokresowych. Procedura kontroli ksiąg rachunkowych stanowi załącznik nr 6.8.1. do niniejszego Regulaminu. Procedura kontroli sporządzania dziennika stanowi załącznik nr 6.8.2. do niniejszego Regulaminu. Procedura kontroli rozrachunków i rozliczeń stanowi załącznik nr 6.8.3. do niniejszego Regulaminu. 6.9. Sporządzanie i kontrola realizacji planu rzeczowo-finansowego. Plan rzeczowo-finansowy sporządzany jest w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Uczelni poprzez prowadzenie nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności, celowości i efektywności. Plan rzeczowo-finansowy sporządzają wszystkie jednostki organizacyjne Uczelni, w formie zestawienia planowanych przychodów oraz planowanych kosztów i wydatków. Na podstawie planów jednostek Kwestor opracowuje plan budżetu dla całej Uczelni. Zbiorczy budżet obejmuje planowane przychody Uczelni, planowane koszty Uczelni, koszty remontów oraz wydatki w zakresie środków trwałych w budowie. Kontrola realizacji planu rzeczowo-finansowego przeprowadzana jest w jednostkach organizacyjnych w Uczelni. Analiza realizacji planu rzeczowo-finansowego przeprowadzana jest w sposób ciągły. Wprowadzane bezpośrednio do systemu SAP wnioski zapotrzebowań na dostawy, usługi, roboty budowlane podlegają weryfikacji pod względem dostępności środków w budżecie. Kontrola realizacji planu rzeczowo-finansowego przeprowadzana jest w sposób następujący: Kwestor na bieżąco kontroluje wydatki w zakresie zgodności z planem rzeczowo-finansowym. Dział Budżetowania i Kontrolingu na bieżąco analizuje koszty i przychody jednostek oraz dostarcza informacji o wysokości zarówno zadysponowanych jak i dostępnych środków. Jednostki sporządzające plany rzeczowo-finansowe sprawdzają realizację budżetu w oparciu o dostępne raporty. Kwestor kontroluje przebieg procesu realizacji planów jednostek i w razie potrzeby wnosi o jego korektę. 16
Po zamknięciu roku obrotowego sporządzane jest roczne sprawozdanie z realizacji planów poszczególnych jednostek organizacyjnych Uczelni ze wskazaniem odchyleń od wielkości planowanych. Kwestor przedkłada roczne sprawozdanie z wykonania planu rzeczowofinansowego Senackiej Komisji ds. Budżetu i Finansów. Procedura sporządzania i kontroli realizacji planu rzeczowo-finansowego stanowi załącznik nr 6.9. do niniejszego Regulaminu. 6.10. Procedura kontroli realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych. Kontrola realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych polega na: kontroli kwalifikowalności wydatków, kontroli prawidłowości opisu dowodów księgowych, prowadzeniu wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów, opracowaniu zasad polityki rachunkowości dla projektów, kontroli prawidłowości sporządzania wniosków o płatność, kontroli dokonywania zakupów zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, ewaluacji i monitoringu projektu. Procedura kontroli realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych stanowi załącznik nr 6.10. do niniejszego Regulaminu. VII. REJESTROWANIE ODSTĘPSTW Wszystkie przypadki, w których ze względu na nadzwyczajne okoliczności odstąpiono od przyjętych procedur, regulaminów, zarządzeń, instrukcji są każdorazowo uzasadniane pisemnie i zatwierdzane przez Rektora lub upoważnionego przez niego pracownika. VIII. OCENA SYSTEMU KONTROLI FINANSOWEJ PRZEZ AUDYTORA WEWNĘTRZNEGO W UCZELNI Obiektywna i niezależna ocena systemu kontroli finansowej prowadzona jest przez audytora wewnętrznego. Zakres audytu obejmuje w szczególności: przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych, ocenę przestrzegania przepisów prawa oraz regulacji wewnętrznych jednostki, ocenę systemu gospodarowania i zabezpieczenia mienia zasobów jednostki, przegląd programów i projektów w celu ustalenia zgodności funkcjonowania jednostki z planowanymi wynikami i celami, ocenę systemu pobierania i gromadzenia środków publicznych, ocenę przestrzegania zasady celowości, oszczędności i efektywności przy zaciąganiu zobowiązań finansowych i dokonywaniu wydatków ze środków publicznych oraz udzielaniu zamówień publicznych, ocenę przestrzegania terminów realizacji zadań i zaciągania zobowiązań, 17
dokonywanie oceny funkcjonującego w Uczelni systemu przepływu informacji pod katem jego dokładności, rzetelności, terminowości, użyteczności i spójności, dokonywanie oceny funkcjonowania w Uczelni informatycznych systemów przetwarzania danych, dokonywanie oceny funkcjonujących w Uczelni systemów archiwizowania pod względem bezpieczeństwa i zachowania wymaganych okresów przechowywania dokumentacji. IX. SPOSÓB WYKORZYSTANIA WYNIKÓW KONTROLI Wyniki kontroli i oceny służą do : ustalenia czy nie nastąpiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych oraz innych aktów prawnych i procedur, wynikających z przepisów wewnętrznych w zakresie gromadzenia środków, realizacji wydatków i gospodarowania mieniem, wszczęcia postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego w przypadku wystąpienia nieprawidłowości, podjęcia działań w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobiegania powstawaniu ich w przyszłości, doprowadzenia do zgodności z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa, prawa lokalnego, wewnętrznymi instrukcjami i regulaminami. 18