ZAPYTANIE OFERTOWE Z DNIA 28.03.2014 r. ZGODNE Z ZASADĄ KONKURENCYJNOŚCI Zamawiający Fundacja Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości z siedzibą w Warszawie, 00-672 Warszawa, ul. Piękna 68, wpisaną do rejestru fundacji i stowarzyszeń Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy Wydział XII Gospodarczy - KRS, pod numerem KRS 199402, posiadająca NIP 5242495143, REGON: 01569001300021, w imieniu której działają: - Dariusz Żuk Prezes Zarządu; - Jacek Aleksandrowicz Wiceprezes Zarządu Dane do bieżących kontaktów, w tym udzielania odpowiedzi na pytania Oferentów: tomasz.sajewski@przedsiebiorca.pl Droga do Polski Przedsiębiorczej Tytuł projektu Działanie 5.2 Wspieranie instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka Przedmiot zamówienia Organizacja eventu informacyjno-promocyjnego. W ramach zamówienia Wykonawca powinien zorganizować event informacyjno-promocyjny podczas trwania targów wystawienniczych: Wrocław Career Expo 2014. Opis zamówienia Celem wykonania ww. zlecenia są działania informacyjno-promocyjne oraz pokazanie zakresu i dotychczasowych efektów projektu Droga do Polski Przedsiębiorczej współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Zasadniczym celem ww. projektu jest stworzenie i wdrożenie najlepszego na skalę europejską zintegrowanego systemu kreowania przedsiębiorczości akademickiej w Polsce w postaci współdziałających ze sobą instytucji: Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości i AIP Business Linki.
Wykonanie zamówienia powinno zawierać: 1. Zapewnienie powierzchni wystawienniczej nie mniejszej niż 18m 2 (2x9m) do organizacji stoiska informacyjno-promocyjnego Zamawiającego w następującej lokalizacji i terminie: o Lokalizacja: Wrocław Targi Career Expo 2014, 51-618 Wrocław, ul. Wystawowa 1, Hala Stulecia Terminy: Dostawa oraz montaż i aranżacja stoiska do dnia 8 kwietnia 2014r. do godz. 9.00 Oddanie do użytku stoiska bezpośrednio przedstawicielowi Zamawiającego w dniu 8 kwietnia 2014r. godzinach 11.00-19.00. Demontaż stoiska po zakończonych targach w dniu 8 kwietnia 2014r. w godzinach 19.00-24.00. 2. W lokalizacji, o której mowa w pkt. 1 Wykonawca zapewni wyposażenie stoiska Zamawiającego obejmujące: a) 2 standy/holdery, z których pierwszy powinien być wykorzystany do ekspozycji materiałów informacyjno-promocyjnych Zamawiającego (broszur, folderów, ulotek itp.), natomiast drugi powinien zawierać informację nt. projektu Droga do Polski Przedsiębiorczej współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. b) Prąd (10x gniazda 220V) oraz dostęp do Internetu na stoisku. c) Wykładzina o wymiarach równych wymiarom stoiska: 9x2m. 3. Wykonawca będzie zobowiązany do odbioru materiałów informacyjno-promocyjnych z poniżej wymienionych lokalizacji: a) Trzy ścianki wystawiennicze - Ścianka nr 1, 2,3 Ul. Rzeźnicza 28-31, 50-130 Wrocław. Ścianka informacyjno-promocyjna: Rodzaj ścianki: łukowa. Rozmiar: 260x238cm. Profile aluminiowe. Listwy magnetyczne. b) Roll up Ul. Rzeźnicza 28-31, 50-130 Wrocław. Roll up informacyjno-promocyjny: Kaseta o kolorze srebrnym, 2 stopki podporowe. Format: 85x210cm. c) Broszury Ul. Komandorska 118/120 bud. B/M, 53-345 Wrocław. Broszury informacyjno-promocyjne: 250 sztuk broszur zawierających wszelkie niezbędne informacje dotyczące działań Zamawiającego i wszystkich jego produktów. W przypadku wykorzystania wszystkich
materiałów informacyjno-promocyjnych przez przedstawicieli Zamawiającego, nie będą one podlegały zwrotowi do siedziby Zamawiającego, o którym mowa w pkt. 4 4. Po zakończeniu eventu informacyjno-promocyjnego, o którym mowa w pkt. 1, w dniu 09 kwietnia 2014 Wykonawca będzie zobowiązany do zwrotu Zamawiającemu materiałów informacyjno-promocyjnych na poniższy adres: Ścianka nr 1, Ścianka nr 2, Ścianka nr 3, Roll up, Broszury Ul. Rzeźnicza 28-31,50-130 Wrocław Poprzez dostarczenie należy rozumieć pakowanie, wniesienie, transport, rozładunek, montaż i aranżację poszczególnych materiałów informacyjno-promocyjnych przekazanych przez Zamawiającego. 5. Ponadto Wykonawca będzie zobowiązany do odbioru elementów stoisk Zamawiającego z lokalizacji Zamawiającego AIP Business Link Wrocław, ul. Rzeźnicza 28, 29, 31 we Wrocławiu oraz ich dostarczenie do lokalizacji, o której mowa w pkt. 1. Zamawiający umożliwi Wykonawcy pobranie dodatkowych elementów stoisk w dniu 7 lub 8 kwietnia 2014r.. Po zakończeniu eventu informacyjno-promocyjnego, o którym mowa w pkt. 1, w terminie 1 dnia roboczego Wykonawca będzie zobowiązany do zwrotu Zamawiającemu pobranych elementów stoisk na ten sam adres, z którego zostały pobrane. Poprzez dostarczenie należy rozumieć pakowanie, wniesienie, transport, rozładunek, montaż i aranżację poszczególnych elementów przekazanych przez Zamawiającego. Elementami stoiska, o których mowa w pkt. 5 przez będą: a) 4 fotele b) 2 Stoliki. 6. Wykonawca będzie zobowiązany do uzyskania akceptacji Zamawiającego odnośnie planów rozmieszczenia i aranżacji stoiska na powierzchni lokalizacji, o której mowa w pkt. 1. Wykonawca przystąpi do montażu i aranżacji stoiska dopiero po uzyskaniu ww. akceptacji Zamawiającego. 7. Praca przy organizacji eventu w lokalizacji, o której mowa w pkt 1. powinna odbywać się z udziałem osób mających doświadczenie w montażu i aranżacji stoisk wystawienniczych. 8. Wykonawca zapewni udział Zamawiającego oraz jego przedstawicieli podczas eventu, o którym mowa w pkt. 1., w terminach trwania tego. Zamawiający przekaże Wykonawcy listę swoich przedstawicieli na etapie realizacji umowy.
Termin realizacji Termin realizacji zamówienia od momentu podpisania umowy nie później niż 07.04.2014 do dnia 9.04.2014r., przy zachowaniu szczegółowych terminów określonych w opisie zamówienia. Przelew na podstawie faktury VAT/rachunku po realizacji całości przedmiotu zamówienia Forma płatności Płatność realizowana będzie na podstawie rachunku/faktury VAT z 21- dniowym terminem płatności, przy czym Zamawiający zastrzega sobie prawo przesunięcia terminu płatności w przypadku opóźnień w przekazaniu środków publicznych na realizację projektu. Wykonawcy z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia. Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, na podstawie ceny całkowitej brutto za całość realizacji zamówienia. Kryteria oceny ofert Cena brutto 100% (za całość Zamówienia) Cena ofertowa brutto musi zawierać wartość wszystkich usług niezbędnych do wykonania Zamówienia oraz wszystkich kosztów niezbędnych do poniesienia w celu realizacji Zamówienia. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy: Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis dokonywania oceny tych warunków 1) posiadają uprawnienia do wykonywania działalności lub czynności określonej przedmiotem Zamówienia; 2) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie w wykonywaniu prac o podobnym charakterze, zakresie i złożoności; 3) dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania Zamówienia; 4) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia; 5) nie są w sporze sądowym z Zamawiającym oraz nie zostało dotychczas wydane żadne orzeczenie z którego wynika, że Zamawiającemu przysługują roszczenia odszkodowawcze w stosunku do Oferenta; 6) nie są podmiotem wykluczonym z postępowania o udzielenie zamówienia. 7) w ciągu 3 lat od daty składania ofert (liczy się termin zakończenia
realizacji usługi), zrealizowali min. 5 usług przygotowania stoisk na targach wystawienniczych dla podmiotów zewnętrznych. Warunki 1,2,3,4,5,6,7 zostaną uznane za spełnione, jeżeli Oferent przedstawi prawidłowo uzupełniony i podpisany Formularz ofertowy w tym zakresie wg wzoru, stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego. Zamawiający może wezwać Oferentów, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych w postępowaniu oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub którzy złożyli dokumenty zawierające błędy, albo złożyli dokumenty lub oświadczenia w nieodpowiedniej formie, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba, że mimo ich uzupełnienia oferta podlega odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Zamawiający może wezwać Oferentów do złożenia wyjaśnień dotyczących wszelkich przedstawionych w postępowaniu oświadczeń lub dokumentów oraz treści oferty. Opis sposobu przygotowania ofert Oferta powinna zawierać następujące elementy, uporządkowane w poniższej kolejności, celem ułatwienia analizy ofert: a) Odpis (lub wydruk) z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub odpowiedniego rejestru dla podmiotów zagranicznych potwierdzający, że osoba podpisująca ofertę ma prawo do reprezentowania Oferenta. b) Pełnomocnictwo udzielane osobom podpisującym ofertę, o ile prawo do reprezentowania Oferenta w powyższym zakresie nie wynika wprost z dokumentu rejestrowego (osoba podpisująca ofertę i inne niezbędne dokumenty, powinna jednocześnie złożyć pełnomocnictwo, z którego wynikać będzie jej umocowanie do występowania w imieniu Oferenta); c) Wypełniony i podpisany Załącznik nr 1 Formularz ofertowy; 1. Każdy Oferent może przysłać jedną ofertę, sporządzoną w sposób czytelny, w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym powinny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski poświadczonym przez Oferenta. 2. Jeżeli Oferent zastrzega, że informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, nie mogą być udostępniane, informacje te należy umieścić w oddzielnej kopercie wewnątrz opakowania oferty, opisanej: Informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa. 3. Zamawiający nie przewiduje składania ofert cząstkowych ani wariantowych. 4. Zamawiający zastrzega, iż w toku sprawdzania dokumentów, w
przypadkach tego wymagających, będzie miał prawo żądać od Oferentów wyjaśnień, dotyczących treści złożonych dokumentów i treści oferty. Będzie miał również prawo wezwać Oferentów do uzupełnienia wymaganych dokumentów, jeśli nie zostaną one złożone lub będą zawierać błędy. W szczególności Zamawiający będzie miał prawo żądać wyjaśnień od Oferentów, których oferty będą zawierać rażąco niską cenę. Do dnia 04.04.2014 r. do godz. 17.00 Termin składania oferty UWAGA: decyduje termin doręczenia oferty. Oferty dostarczone po terminie podlegają odrzuceniu. Oferty prosimy składać w formie elektronicznej (format pliku tekstowego kompatybilny z Microsoft Word 2007 albo Adobe Acrobat Reader) na adres e-mail: tomasz.sajewski@przedsiebiorca.pl Sposób składania oferty lub w formie drukowanej w siedzibie Fundacji Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości: Fundacja Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości ul. Piękna 68, II piętro 00-672 Warszawa z dopiskiem Organizacja eventu informacyjno-promocyjnego Załączniki Załącznik 1: formularz ofertowy Informacje dodatkowe Termin związania ofertą Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Negocjacje z Oferentami Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z Oferentem, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, oraz prawo do odstąpienia od udzielenia zamówienia w wypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji. O konkretnym terminie negocjacji Oferent zostanie powiadomiony. Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdyby Oferent, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, odmówił podpisania umowy lub gdyby podpisanie
umowy z takim Oferentem stało się niemożliwe z innych przyczyn. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i/lub odstąpienia od ewentualnych negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. Przesłanki odrzucenia ofert Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: a) jej treść nie będzie odpowiadać treści Zapytania Ofertowego, b) zostanie złożona przez Oferenta niespełniającego warunków dostępu do udziału w postępowaniu, c) zostanie złożona po upływie terminu składania ofert, d) będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów, e) zostanie złożona przez Oferenta wykluczonego z udziału w postępowaniu wg zasad opisanych poniżej: Oferent nie może być powiązany osobowo i kapitałowo ze Zleceniodawcą, co rozumiane jest jako: o uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; o posiadanie co najmniej 5 % udziałów lub akcji; o pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; o pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Inne: Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji Zapytania Ofertowego i załączników przed terminem składania ofert oraz unieważnienia postępowania na każdym etapie postępowania bez podania przyczyny. Zamawiający ogłosi wybór Wykonawcy poprzez przesłanie Oferentom informacji drogą mailową.
Zamawiający nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez Oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. Niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego. Wszelka korespondencja Oferentami będzie prowadzona wyłącznie w języku polskim. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania zakupowego na każdym etapie bez podania przyczyny.