ZAPYTANIE OFERTOWE nr 33/10/MARK/2015 PKP Intercity S.A., działając jako Zamawiający w postępowaniu dotyczącym zakupu Zakup usługi przeprowadzenia 5 aktywności eventowych promujących nowy rozkład jazdy PKP Intercity S.A. (nr postępowania 33/10/MARK/2015) przekazuje poniżej treść otrzymanych zapytań od Wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia wraz z udzielonymi odpowiedziami. Wykonawcy zobowiązani są uwzględnić poniższe wyjaśnienia podczas sporządzania oferty. PYTANIE 1 Czy Państwo zapewniacie urządzenie do parzenia kawy, o którym mowa w OPZ? W stosunku do promotorów pada określenie: serwujący kawę w sposób mobilny z maszyny z plecaka. Czy mamy przez to rozumieć termos, czy inne urządzenie? Czy ma je zapewnić Wykonawca? Czy np. robicie to Państwo we współpracy z WARS? Zamawiający oczekuje zapewnienia usługi przez Wykonawcę. PYTANIE 2 Czy do oferty należy włączyć projekt zaproszenia elektronicznego i banneru na stronę www? Zamawiający, zgodnie z zapisami OPZ, oczkuje załączenia zaproszenia elektronicznego oraz banneru na stronę www. PYTANIE 3 Czy zawieszka na bagaż (Załącznik nr 6) może być zamiast koloru granatowego czarna, z uwagi na dostępność gotowych modeli? Zamawiający informuje, że rekomendowany kolor zawieszki to granatowy i pomarańczowy, jako kolory firmowe, ewentualnie biały. Kolor czarny, nie jest kolorem firmowym. Na wizualizacji pojawił się, jako tło do logotypu w kontrze. PYTANIE 4 Czy w czasie jazdy możemy korzystać z nagłośnienia w pociągach Flirt 3 i PesaDART do komunikowania się z pasażerami? Zamawiający informuje, ze w czasie jazdy nie ma możliwości zakłócania przestrzeni pasażerskiej. O odbywającym się evencie poinformujemy wraz z zapowiedzią konduktorską przy powitaniu pasażerów. PYTANIE 5 Czego ma dotyczyć prezentacja multimedialna z pkt 8.10 czy Agencja otrzyma materiały wyjściowe?
Prezentacja dotyczy reportażu z przeprowadzonych działań. Dostarczone materiały powinny być wystarczające, a wszelkie ustalenia dodatkowe zostaną przekazane wyłonionemu w postępowaniu Wykonawcy. PYTANIE 6 Przewidziana jest stylistka w pkt 8.19 czy jednak ze względu na liczbę kilkunastu osób i rozpoczęcie akcji wczesnym rankiem możemy uwzględnić w wycenie 3 takie stylistyki? Zamawiający informuje, że odpowiedzialność za terminowe wykonanie usługi oraz sposób przeprowadzenia usługi leży po stronie Wykonawcy. PYTANIE 7 Czy strój dla hostessy przy moderatorze może obejmować zamiast butów na obcasie buty płaskie lub na koturnie? Zamawiający oczekuje, że buty hostessy będą na obcasie, ewentualnie na koturnie. Zależy nam, by strój hostessy był bardzo dopracowany i reprezentacyjny. PYTANIE 8 Czy strojów w każdej lokalizacji ma być o 2 sztuki więcej w formie zapasu? Zamawiający informuje, że w każdym punkcie OPZ jest wskazana liczba strojów wraz z liczbą zapasową. PYTANIE 9 Czy w stroju moderatora wszystko ma być czerwone, czy tylko kurtka oraz czy możemy przewidzieć dla niego również szalik/ komin i rękawiczki? Wskazane elementu stroju są konieczne i maja być w kolorze czerwonym: kurtka/ marynarka, spodnie i czapka wszystko w stylu casual, eleganckie i zgrabne. Dodatkowe elementy leżą po stronie koncepcji Wykonawcy ale tak dobrane, by nadal były eleganckie i dostosowane do stylistyki. PYTANIE 10 Czy strój hostessy asystującej moderatorowi ma być cały biały poza czapką, która będzie czerwona, czy mogą pojawić się również elementy stroju, które będą czerwone? Czy możemy przewidzieć szalik i rękawiczki dla hostessy? Całe ubranie hostessy powinno być w kolorze białym, ale w stylistyce świątecznej. Strój dla hostessy asystującej moderatorowi w korelacji do Mikołaja z akcentami świątecznymi, mikołajowymi, również z czapką mikołajową, ale ubranie w kolorze białym, elegancki płaszczyk, sukienka, białe buty na obcasie, ubranie ciepłe, proszę przewidzieć, że hostessa pracuje w strefie Dworca. PYTANIE 11 Czy tylko szaliko-czapka dla dorosłych ma mieć logotyp, czy dziecięca również? Pkt 8.20 f) Tak, jak wizualizacja przedstawia załącznik nr 7: czapko-szalik dziecięcy i dla dorosłych maja branding, naniesiony zgodnie z rysunkiem.
PYTANIE 12 Jaka grafika powinna być umieszczona na przodzie bluzy misia z 8.20 f) czy tylko logo PKP IC? Logotyp PKP Intercity w wersji podstawowej. PYTANIE 13 Podczas jazdy Bydgoszcz Główna Warszawa Centralna po ile sztuk mają być pakowane czekoladki? Czy mają być po prostu z mlecznej czekolady czy z jakimś nadzieniem, jeśli tak to z jakim, czy jest tu sugestia ze strony Klienta? Każda czekoladka/pralinka jest zapakowana pojedynczo w kartonowe pudełeczko ze wstążką. Rekomendacja smaku po stronie Wykonawcy. PYTANIE 14 Czy w ramach oferty cenowej mamy przedstawić wyłącznie kwotę total za wszystkie działania czy też mamy załączyć kosztorysy szczegółowe? Zamawiający oczekuje dołączenia do Formularza oferty handlowej szczegółowego kosztorysu cenowego. PYTANIE 15 Jakie dokładnie projekty graficzne wymagane są do załączenia w ofercie? Nie wynika to jasno z OPZ. Czy na tym etapie mamy przedstawić wyłącznie projekty, które są wymienione jako to, które będą podlegały ocenie merytorycznej a dopiero wybrana Agencja będzie przygotowywała projekty typu KV, plakaty, ścianki, itp.? Na tym etapie Zamawiający prosi o przedstawienie projektów, które są przedmiotem oceny, przy czym należy zauważyć, że przedmiotem oceny jest wizualizacja strefy. Zatem elementy strefy opisane w p. 8.23 powinny być przedstawione. PYTANIE 16 Jaka powierzchnia została przeznaczona do zagospodarowania pod event na Dworcach? Prosiłabym o podanie powierzchni użytkowej dla każdej lokalizacji i (jeśli występuje różnica). Na Dworcu Centralnym strefa 5x5m do strefy animacji, ponadto osobne miejsce na pressroom (powierzchnia w toku ustaleń, powierzchnia na ścianki informacyjne i flagi), na pozostałych Dworcach powierzchnia na ścianki i flagi bez określenia dokładnie w metrach, jeszcze w toku ustaleń). PYTANIE 17 Czy pressroom będzie wydzieloną częścią powierzchni dworca czy na ten użytek zostanie zagospodarowane pomieszczenie znajdujące się w budynku? Czy pressroom będzie spełniał warunki pomieszczenia magazynowego? Pressroom przeznaczone na ten cel pomieszczenie na dworcu lub ewentualnie wydzielona przestrzeń w strefie dworca. Nie będzie to pomieszczenie magazynowe. PYTANIE 18 Czy posiadają Państwo scenariusz konkursu, który byłby przeprowadzany w aktywnościach w pociągu czy regulamin i zasady tego konkursu leżą po naszej stronie?
Konkurs i regulamin po stronie Wykonawcy szczegóły do akceptacji Zamawiającego. PYTANIE 19 Jak długo trwałoby każdorazowe wyświetlanie banerów na monitorach przy kasach? Jaka byłaby specyfikacja pliku filmowego? Spoty/plansze powinny trwać 15 Specyfikacja materiałów na ekrany przy kasach (Screen Network) 1. Filmy format: avi lub mp4 lub mov kodowanie: Xvid-avi: profil highdef lub plik nieskompresowany lub H264 1920x1080 (ewentualnie 1280x720) [squarepixel] proporcja: 16:9 2. Grafika dźwięk: brak formaty:.jpg,.gif,.bmp,.tiff,.png 1920x1080 (ewentualnie 1280x720) [squarepixel] proporcja: 16:9 PYTANIE 20 Rozumiem, że wszystkie załączniki i materiały graficzne są do odebrania w Państwa siedzibie? W jakiej formie odbiór jest możliwy? Czy jest potrzeba zabrania własnego nośnika? Czy moglibyśmy prosić o ich wysłanie kurierem? Zgodnie z informacją podaną na stronie internetowej Zamawiający informuje, że z uwagi na rozmiar plików załączniki do OPZ dostępne są w siedzibie Zamawiającego "PKP Intercity" S.A., ul. Żelazna 59a, 00-848 Warszawa, pokój 302 (piętro III). Oferenci zainteresowani udziałem w postępowaniu proszeni są o kontakt e-mailowy na adres: beata.bartosiak@intercity.pl w celu ustalenia daty i godziny odbioru załączników. PYTANIE 21 W jakim, najpóźniejszym terminie od dostarczenia oferty będziemy mogli spodziewać się odpowiedzi? Zamawiający nie jest w stanie udzielić odpowiedzi na to pytanie, niemniej jednak z uwagi na bliski termin realizacji eventów, Zamawiający dołoży wszelkich starań, aby odpowiedzi udzielić niezwłocznie. PYTANIE 22 Proszę o podanie daty planowanego termin podpisania umowy - niezbędne do weryfikacji produkcji poszczególnych elementów z briefu. Zamawiający nie jest w stanie udzielić odpowiedzi na powyższe pytanie, niemniej jednak z uwagi na bliski termin realizacji eventów, Zamawiający dołoży wszelkich starań, aby umowa została podpisane niezwłocznie po uzyskaniu akceptacji wyboru dostawcy. PYTANIE 23 W briefie znajduje się informacja: "Event na Dworcu Białystok w dniu 13.12.2015r.w godzinach: 05.-12.00 (w tym przypadku jest możliwa zmiana lokalizacji na inne miasto, wynikające z rozkładu jazdy i wprowadzenia pociągu kategorii IC"
Proszę o wskazanie alternatywnej lokalizacji w celu oszacowania kosztów logistyki i noclegu. Kraków Dworzec Kraków PYTANIE 24 Proszę o wskazanie liczby wagonów, która będzie do dyspozycji w przypadku organizacji eventów w pociągach. Składy EZT nie są podzielone na odrębne wagony. Opis składów znajduje się w załączniku 1 i 2. PYTANIE 25 W briefie znajduje się informacja w pkt 1 ppkt e: "Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany aktywności/lokalizacji wskazanej w pkt. c) i e) powyżej na inną wynikającą z wprowadzanego nowego rozkładu jazdy oraz zmiany strategii komunikacji marketingowej, z zastrzeżeniem, że zmiana ta nastąpi najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem wydarzenia." Jaką Wykonawca ma gwarancję, że zmiana, o której mowa nie spowoduje wyższych kosztów realizacji, wychodzących poza budżet wskazany na podstawie aktualnych założeń z briefu? Proszę o wskazanie alternatywnej lokalizacji w celu oszacowania kosztów logistyki i noclegu. Jest ewentualna zmiana przejazdu na relację Kraków Główny Warszawa Centralna. Pozostałe założenia wynikające z opisu tej aktywności są w zasadzie bez zmian. Komunikacja marketingowa dotyczyć może właśnie wymiany lokalizacji i zmiany trasy przejazdu. PYTANIE 26 pkt 6. Harmonogram: a) Harmonogram dnia Dworzec Warszawa Centralna: 12.12.2015: 18:00-20.00 odprawa - jakie elementy są wymagane przez zamawiającego w ramach pozycji "odprawa" b) Harmonogram dnia Dworzec Bydgoszcz Główna: 12.12.2015: 19.00-20.00 odprawa - jakie elementy są wymagane przez zamawiającego w ramach pozycji "odprawa" c) Harmonogram dnia Dworzec Białystok: 12.12.2015: 19.00-20.00 odprawa - jakie elementy są wymagane przez zamawiającego w ramach pozycji "odprawa" Odprawa oznacza spotkanie przedstawicieli agencji oraz zespołu ze strony Zamawiającego w celu ostatecznego podsumowania zadań na dzień następny, zweryfikowania wszelkich punków briefu, ostatecznej wizji lokalnej i przedstawienia miejsc pracy promotorom. PYTANIE 27 Czy w ramach eventów przeprowadzonych podczas dwóch przejazdów pociągów (Bydgoszcz - Warszawa; Białystok - Warszawa) Wykonawca ma zapewnić bilety dla osób zabezpieczających vent? Zapewnienie biletów jest po stronie Zamawiającego. PYTANIE 28 Jaka powierzchnia ekspozycyjna zostanie udostępniona agencji do realizacji aktywności odpowiednio na Dworcu w Warszawie, Bydgoszczy i Białymstoku?
Na Dworcu Centralnym strefa 5x5m do strefy animacji, ponadto osobne miejsce na pressroom (powierzchnia w toku ustaleń, powierzchnia na ścianki informacyjne i flagi), na pozostałych Dworcach powierzchnia na ścianki i flagi bez określenia dokładnie w metrach, jeszcze w toku ustaleń PYTANIE 29 Czy Zamawiający przewiduje pressroom w Bydgoszczy i Białymstoku? Nie. Briefing prassowy będzie w przestrzeni Dworca, przy pociągu lub przy ściance. PYTANIE 30 Czy w ramach oferty Agencja ma przedstawić propozycje treści zapowiedzi peronowych? W ramach oferty nie ma takiej konieczności, nie jest to przedmiotem oceny. PYTANIE 31 Czy propozycja animacji dla informatorów mobilnych może być przedmiotem zadań Wykonawcy i podlegać ocenie? Jeśli tak proszę o informacje ilu informatorów jest przewidzianych do animacji w każdej z lokalizacji oraz jakie są założenia Zamawiającego co do ubioru i scenariusza animacji tych osób. Nie. To działanie jest po stronie Zamawiającego. PYTANIE 32 Czy z miejsc parkingowych w strefach trzech dworców może korzystać Wykonawca? Tak. Będziemy się starać o takie miejsca dla Wykonawcy. PYTANIE 33 Ppkt 8.3-8.4 projekty ścianek mają być przeformatowaniem KV Tak dla punktu 8.4. Dla punktu 8.3 - mapa połączeń utrzymana w tej samej stylistyce projektu, ale jest głównym tematem ścianki. PYTANIE 34 Ppkt 8.5 - na jakie informacje i ile miejsca do uzupełnienia markerem należy zapewnić planując grafikę na plakat? 30% powierzchni. Miejsce, godziny, aktywność np. Pressroom, godzina briefingu prasowego, miejsce. PYTANIE 35 Ppkt 8.6 - czy w ramach oferty Wykonawca ma zaproponować projekt zaproszenia? W ramach oferty nie. Docelowo wyłoniony Wykonawca tak. PYTANIE 36 Ppkt 8.7 - proszę o uściślenie - projekt statyczny czy dynamiczny? Projekt w oparciu o KV? Jaka specyfikacja do przygotowania plików? (jaki format?) Czy w ramach oferty Wykonawca ma zaproponować projekt? Projekt statyczny. W oparciu o KV. W ramach oferty nie. Docelowo wyłoniony Wykonawca tak.
Spoty/plansze powinny trwać 15 Specyfikacja materiałów na ekrany przy kasach (Screen Network) Filmy format: avi lub mp4 lub mov kodowanie: Xvid-avi: profil highdef lub plik nieskompresowany lub H264 1920x1080 (ewentualnie 1280x720) [squarepixel] proporcja: 16:9 Grafika dźwięk: brak formaty:.jpg,.gif,.bmp,.tiff,.png 1920x1080 (ewentualnie 1280x720) [squarepixel] proporcja: 16:9 PYTANIE 37 Ppkt 8.8 - czy w ramach oferty Wykonawca ma zaproponować projekt zaproszenia? Jeśli tak proszę o wytyczne, zakres merytoryczny, informacje o grupie docelowej. W ramach oferty nie. Docelowo wyłoniony Wykonawca tak. PYTANIE 38 Ppkt 8.9 - czy projekt statyczny czy dynamiczny? Jeśli dynamiczny to ile odsłon? Projekt statyczny. PYTANIE 39 Ppkt 8.10 - czy Zamawiający przekaże Wykonawcy materiały merytoryczne / wsad do opracowania prezentacji? Czemu ma służyć prezentacja? Do jakich celów ma być przygotowana? Prezentacja jest reportażem z wydarzenia, podsumowaniem case u. Będzie docelowo zawierać zdjęcia i film z wydarzenia. Do opracowania z wyłonionym Wykonawcą. PYTANIE 40 Ppkt 8.14 - jaka powierzchnia jest przewidziana pod ekspozycję pressroom'u? Proszę o przesłanie zdjęcia pomieszczenia do aranżacji pressroom'u. Miejsce na pressroom będzie docelowo uzgodnione z wyłonionym Wykonawcą. Trwa remont na Dworcu Centralnym i nie możemy na dziś wskazać docelowo pomieszczenia oraz przesłać zdjęć. PYTANIE 41 Ppkt 8.17 - czy są wymagania co do jakości w jakiej ma być wykonane nagrania oraz wykorzystanego sprzętu do wykonania nagrania? Do rekomendacji Wykonawcy. Proszę o uwzględnienie faktu, że ujęcia będą wykonywane w strefie Dworca, peronów i w pociągach. Zatem należy wziąć pod uwagę kwestię światła i warunków zastanych. PYTANIE 42 Czy Wykonawca może założyć na potrzeby wyceny nakład poszczególnych elementów do produkcji, takich jak np. krówki, balony itp. sumując powtarzające się w opisach eventów ilości?
Tak. Podane ilości oraz przedmioty opisane w OPZ pozostaną dokładnie takie i nie będą ulegać zmianie. PYTANIE 43 Ppkt 9.3-9.4 - projekty ścianek mają być przeformatowaniem KV? Nie wynika to jednoznacznie z opisów natomiast można tak zrozumieć po zestawieniu elementów grafiki jakie mają się pojawić na projektach (które są wskazane w ppkt 9.3 i 9.4). Jeśli NIE i projekty mają się wyróżnić proszę o wskazanie wytycznych - priorytetowych elementów do projektów dla każdego z podpunktów (9.3 i 9.4) 1 ze ścianek to przeformatowanie KV, druga zaś zawiera mapę połączeń. Druga ze ścianek pozostaje w stylistyce KV, ale mapa połączeń jest głównym tematem ścianki. PYTANIE 44 Czy projekty wizualizacji, które w ofercie ma przygotować agencja dotyczą całego punktu 8. Z Opisu Przedmiotu Zamówienia, czy agencja ma jedynie skupić się na puncie 3. a. z Zapytania Ofertowego oceny merytorycznej? Projekty dotyczą strefy animacji opisanej w punkcie 8.23 OPZ strefa animacji wraz ze strojami podlega ocenie merytorycznej. Pozostałe projekty będą przedmiotem pracy z wyłonionym Wykonawcą. PYTANIE 45 Z uwagi na ilość pracy and przygotowaniem oferty składam prośbę o przesłużenie terminu na złożenie oferty o jedną dobę. Z uwagi na bliskość terminu realizacji usługi Zamawiający nie wyraża zgody na wydłużenie terminu składania ofert o jedną dobę. Zamawiający przesuwa termin składania ofert na godzinę 13:00 w dniu 16.11.2015.