Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Program Erasmus Warszawa, 22 czerwca 2012 Spotkanie dla koordynatorów programu Erasmus. Realizacja i finansowanie działań zdecentralizowanych związanych z mobilnością w roku akademickim 2012/13
Program spotkania Struktura umowy finansowej 2012/13 Harmonogram sprawozdawczości Sposób podpisania umowy Zmiany w zasadach finansowania w stosunku do roku 2011/12 Omówienie zasad realizacji i finansowania działań programu Erasmus związanych z mobilnością w roku akademickim 2012/13 PRZEWODNIK DLA BENEFICJENTA 2012/13 Pytania i odpowiedzi Krótka informacja o 25-leciu programu Erasmus 2
Zespół programów Erasmus, Erasmus Mundus, Tempus, Eksperci Bolońscy koordynacja Beata Skibińska Zespół programu Erasmus: Dorota Rytwińska Koordynator Renata Decewicz mobilność Magdalena Kazińska - mobilność Tomasz Jasiński - mobilność Anna Rogowicz-Pierzchała - mobilność Małgorzata Członkowska-Naumiuk EILC Renata Smolarczyk kursy intensywne Katarzyna Żochowska (część etatu) Zespół programu Erasmus Mundus, Tempus: Anna Bielecka Koordynator Katarzyna Żochowska (część etatu) Zespół Ekspertów Bolońskich: Joanna Jóźwik Koordynator Katarzyna Lasota Aleksandra Bałchan- Wiśniewska (czasowo) 3
Współpraca NA - Uczelnia Wykaz osób kontaktowych na stronie www.erasmus.org.pl Planowana zmiana osób kontaktowych od października 2012 Rozdział nadzoru merytorycznego i finansowego - osoba kontaktowa ds. Erasmusa w Zespole Rozliczeń Finansowych p. Aneta Pomorska 4
Struktura umowy ERA_MOB-SW_2012 Warunki szczególne : I. Cel dofinansowania II. Okres obowiązywania III. Współfinansowanie działania BUDŻET w IV. Warunki płatności V. Rachunek bankowy VI. Ogólne postanowienia administracyjne VII. Prawo właściwe i jurysdykcja sądowa VIII.Ochrona danych IX. Pozostałe warunki szczególne Warunki ogólne opublikowane na stronie www 5
Struktura umowy ERA_MOB-SW_2012 Załączniki : http://erasmus.org.pl (strefa uczelni> dokumenty do pobrania> Umowa ERA_MOB-SW_2012) I. Wniosek Beneficjenta o dofinansowanie II. Formularze raportów III. Zobowiązania Beneficjenta dot. wyjazdów IV. Umowa międzyinstytucjonalna (uczelnia-uczelnia) V. Uzgodnienia uczelnia-stypendysta (wzory dokumentów) VI. Przewodnik dla uczelni z zasadami w roku 2012/13 VII. Wzór potwierdzenia otrzymanych środków finansowych VIII. Przewodnik po programie Uczenie się przez całe życie 2012 6
Okres obowiązywania umowy: 1 czerwca 2012 30 września 2013 Art. IX.2 7
Struktura budżetu Ogólna kwota maksymalnego dofinansowania obejmująca: SMS STA OM SMP STT Dla kategorii SMS, SMP, STA, STT: - szacunkowa łączna liczba wyjeżdżających - Szacunkowy łączny czas trwania wyjazdów Dla kategorii OM: - kwota gwarantowana pod warunkiem realizacji określonej liczby wyjazdów 8
Warunki płatności Standardowe: 80% ogólnej kwoty umowy jako I płatność zaliczkowa 20% ogólnej kwoty umowy jako II płatność zaliczkowa (po złożeniu I raportu postępu/otrzymaniu przez NA wniosku o II płatność zaliczkową) Niestandardowe (wynik badania zdolności finansowej): Pod warunkiem przedłożenia gwarancji bankowej Pod warunkiem przedłożenia weksla Finansowanie post-factum Przekazywanie płatności w niższych ratach (więcej płatności zaliczkowych, np. 40%+40%+20%) 9
Badanie zdolności finansowej Dotyczy uczelni niepublicznych: nowych, realizujących umowę z NA po raz pierwszy* wszystkich z grantem powyżej 25.000 Będziemy prosić o nadesłanie: kopii bilansu oraz rachunku wyników za ostatni okres sprawozdawczy z opinią niezależnego biegłego rewidenta lub zewnętrznej firmy audytorskiej (jeżeli opinia niezależnego rewidenta nie dotyczy uczelni - oświadczenia o przyczynach zwolnienia instytucji z dokonania badania w/w dokumentów przez zewnętrznego audytora). * bez umowy w roku 2011/12 10
Rachunek bankowy i waluta rachunku Preferowane rozwiązanie: odrębny rachunek prowadzony w euro Dopuszczalne rozwiązania: wszelkie, pod warunkiem prowadzenia analityki księgowej umożliwiającej sprawne przeprowadzenie kontroli finansowej poprawności wykorzystania środków. Art. IV.2 Wszelkie kwoty w raporcie końcowym będą wyrażone w walucie euro. W tym celu Beneficjent dokona przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków na euro stosując miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez KE i opublikowany na jej stronie internetowej. Kurs ten będzie stosowany do przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków począwszy od pierwszego dnia okresu kwalifikowalności kosztów, określonego w art. 2.2 do dnia poprzedzającego następną płatność zaliczkową. UWAGA. E-mail z informacją o zrealizowanej płatności zaliczkowej jest wysyłany przez NA w pierwszej połowie miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano płatności. 11
Rachunek bankowy i waluta rachunku Odsetki: Brak konieczności sprawozdawania IX.1 Zalecenie wykorzystywania ich na wydatki związane z programem (np. opłaty bankowe) Opłaty bankowe: nie mogą obciążać stypendystów!!! 12
Przechowywanie i archiwizacja umowy i dokumentów finansowych z nią związanych Miejsce? Czas? Do decyzji uczelni (np. Kwestura/ BWZ/ Biuro Rektora/ Inne) Co najmniej 5 lat od daty otrzymania listu zatwierdzającego sprawozdanie końcowe z realizacji danej umowy Zakres? Dokumenty wymagane do archiwizacji są wymienione w umowie (Załącznik VI Przewodnik dla beneficjenta), wymóg dotyczy również dokumentów rekrutacyjnych (w tym wniosków) 13
Umowa ERA_MOB-SW_2012 procedura podpisywania Umowa będzie wystawiona w systemie FRSE online (http://online.frse.org.pl) po wypełnieniu i odesłaniu do NA ankiety beneficjenta Kolejne kroki: wydrukowanie dwóch egzemplarzy umowy (najlepiej dwustronnie) podpisanie umowy przez prawnego przedstawiciela uczelni WAŻNE: na umowie podpis tej samej osoby, która została wpisana w umowie, jako prawny przedstawiciel uczelni); jeżeli w Ankiecie Beneficjenta inna osoba niż JM Rektor osoba konieczność dołączenia wyciągu ze statutu uczelni, lub pełnomocnictwa do podpisania umowy nadanego przez JM Rektora (ważne na dany rok/ umowę/ bezterminowo). 14
Umowa ERA_MOB-SW_2012 procedura podpisywania Parafowanie stron 30 dni na podpisanie umowy finansowej od daty wystawienia w systemie. Pierwsza płatność zaliczkowa na rok 2012/13 w ciągu 45 dni od daty podpisania umowy finansowej przez ostatnią ze stron, czyli FRSE. 15
ERA_MOB-SW_2012 Ważne terminy: 31 grudnia 2012 I raport postępu; 14 stycznia 2013 potwierdzenie otrzymania środków; 15 maja 2013 II raport postępu ; 15 listopada 2013 raport końcowy. 16
Raportowanie wymagane dane I /II Raport postępu Liczba osób zaakceptowanych do wyjazdu (decyzja o podpisaniu umowy finansowej ze stypendystą) Liczba miesięcy do sfinansowania (decyzja o podpisaniu umowy finansowej ze stypendystą) Stawki miesięczne do krajów (zgodnie z uczelnianymi zasadami finansowania wyjazdów) Wniosek o przyznanie dodatkowej kwoty wraz z określeniem jej maksymalnej wysokości 17
Raportowanie wymagane dane Raport końcowy Dane, jak w Data Dictionary 2011/12* czyli podobne jak obecnie wymagane choć zawsze istnieje możliwość wprowadzenia uzupełnień Sposób gromadzenia danych do raportu końcowego 18
Zasady alokacji środków, czyli sposób obliczenia kwoty dofinansowania Algorytm zdefiniowany dla uczelni: a) z danymi wynikowymi b) bez danych wynikowych Informacja o przyporządkowaniu uczelni do powyższych kategorii była dostępna na stronie internetowej (+ informacja w korespondencji seryjnej) Zmiany w stosunku do roku ubiegłego korzystne dla uczelni: a) zwiększona wartość jednostek obliczeniowych SMS, SMP, STA, STT b) rezygnacja z limitowania liczby wyjazdów na praktykę w stosunku do liczby wnioskowanej 19
Jednostki obliczeniowe zastosowane w algorytmie alokacji Stypendia SMS 390 SMP 480 STA i STT 900 Organizacja wymiany Skala 1 (1-25 osób) - 210 Skala 2 (26-100 osób) - 190 Skala 3 (101-400 osób) - 170 Skala 4 (> 400 osób) - 150 Obliczenie dla liczby 107 wyjazdów ogółem: 20.690 (25 x 210 + 75 x 190 + 7 x 170 ) 20
Zasady finansowania wyjazdów studentów (2012/13) Grupa 1 Grupa 2 Grupa 3 Kraje wchodzące w skład grupy Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Norwegia, Szwajcaria, Szwecja, Wielka Brytania Austria, Belgia, Cypr, Grecja, Hiszpania, Holandia, Luksemburg, Malta, Niemcy, Portugalia, Słowenia, Włochy Bułgaria, Chorwacja, Czechy, Estonia, Litwa, Łotwa, Rumunia, Słowacja, Turcja, Węgry Dolny sugerowany limit miesięcznego stypendium SMS (studia) Górny sugerowany limit miesięcznego stypendium SMS (studia) Dolny sugerowany limit miesięcznego stypendium SMP (praktyka) Górny sugerowany limit miesięcznego stypendium SMP (praktyka) 300 250 200 450 400 350 350 300 250 500 450 400 21
Zasady finansowania wyjazdów studentów (2012/13) Górny nieprzekraczalny limit miesięcznego stypendium dla studenta (SM) wynosi: 600 dla krajów przyporządkowanych do grupy 1; 500 dla krajów przyporządkowanych do grupy 2; 400 dla krajów przyporządkowanych do grupy 3. Dolny nieprzekraczalny limit miesięcznego stypendium dla studenta (SM) wynosi 200 dla wszystkich grup. 22
Zasady finansowania wyjazdów pracowników (2011/12) Z wyłączeniem kosztów podróży i wiz Łączne kwoty - pierwszy tydzień ( ) Łączna kwota ( ) Dodatkowa kwota za każdy tydzień Tydzień (7 1 dzień 2 dni 3 dni 4 dni 5 dni 6 dni Dwa tygodnie (tydzień 3-6) ( ) dni) Belgia BE 170 340 510 680 850 1.020 1.190 1.666 190 Bułgaria BG 110 220 330 440 550 660 770 1.078 123 Czechy CZ 150 300 450 600 750 900 1.050 1.470 168 Dania DK 230 460 690 920 1.150 1.380 1.610 2.254 258 Niemcy DE 160 320 480 640 800 960 1.120 1.568 179 Estonia EE 130 260 390 520 650 780 910 1.274 146 Grecja EL 160 320 480 640 800 960 1.120 1.568 179 Hiszpania ES 170 340 510 680 850 1.020 1.190 1.666 190 Francja FR 200 400 600 800 1.000 1.200 1.400 1.960 224 Irlandia IE 190 380 570 760 950 1.140 1.330 1.862 213 Włochy IT 190 380 570 760 950 1.140 1.330 1.862 213 Cypr CY 150 300 450 600 750 900 1.050 1.470 168 W tabeli podane są górne limity stawek stypendium; 23
Zasady finansowania wyjazdów pracowników Kwota stypendium może się składać z: a) Tylko ryczałtu na koszty utrzymania; b) Ryczałtu na koszty utrzymania + kwoty przeznaczonej na koszty podróży Koszty podróży = koszty rzeczywiste określane na podstawie biletu/ faktury Koszty podróży wybór środka transportu Samolot, pociąg, autobus, prom na podstawie kosztów rzeczywistych (bilet/faktura) Samochód prywatny oświadczenie o odbyciu podróży własnym samochodem: zwrot równowartości ceny biletu kolejowego lub stawki ryczałtowej na jeden km (max. 0,22 ) należy wybrać bardziej ekonomiczny wariant 24
Jak jest rozliczane dofinansowanie na stypendia dla osób indywidualnych? Na podstawie zaświadczenia wystawionego przez uczelnię/ instytucję przyjmującą Jeżeli czas pobytu krótszy, niż planowany (stanowiący podstawę obliczenia stypendium) konieczność weryfikacji kwoty dofinansowania i zażądania zwrotu Kiedy zwrot może nie być wymagany? Przypadki tzw. siły wyższej. Rozliczenie kosztów podróży przy wyjazdach STA i STT dodatkowe wymagania bilet, rachunek, karty pokładowe, itp. Dokumenty, jakie należy posiadać w odniesieniu do wyjazdów indywidualnych patrz Przewodnik dla beneficjenta. 25
Jak jest rozliczane dofinansowanie OM? Rozliczenie kwoty otrzymanej na OM zależne tylko od liczby zrealizowanych wyjazdów liczby rzeczywiście zrealizowanych wyjazdów: realizacja mniejszej liczby wyjazdów niż podstawa alokacji OM = proporcjonalne zmniejszenie kwoty OM realizacja większej liczby wyjazdów niż podstawa alokacji OM nie powoduje zwiększenia kwoty OM Uczelnie, które nie zrealizują żadnego wyjazdu będą musiały zwrócić otrzymany grant OM w całości. Minimalny OM przy realizacji chociaż jednego wyjazdu - 500 euro 26
Prosimy zapamiętać NOWOŚCI! Zaleca się, aby stawki stypendium ustalone na rok akademicki 2012/13 nie podlegały zmianom w okresie objętym umową finansową; Zmienione zasady redystrybucji; szczegółowe monitorowanie liczby wyjazdów na etapie alokacji, I oraz II raportu postępu; Teoretycznie zerowe szanse na dodatkowe środki uczelni, która wykona mniej wyjazdów, niż liczba stanowiąca podstawę alokacji; Zasady wnioskowania o dofinansowanie dla osób z niepełnosprawnością; Doprecyzowanie zasad przyznawania ryczałtu na czas trwania podróży wyjazdy STA i STT; Dane, jakich będziemy wymagać we wnioskach o dofinansowanie ma rok 2013/14 będą bardziej szczegółowe 27
Szczegółowe informacje i namiary na pracowników 28