Załącznik nr 1 do SIWZ Załącznik nr. do umowy nr z dnia Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia na świadczenie usług pocztowych w 2016 r. dla Urzędu Miasta Zamość 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych zwykłych i poleconych, paczek zwykłych i priorytetowych oraz przesyłek kurierskich na potrzeby Urzędu Miasta Zamość w okresie od dnia 1 stycznia 2016 r. do dnia 31 grudnia 2016 r. 2. Informacje dotyczące usługi i sposobu jej wykonania 2.1. Rodzaj przesyłek 1) przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe: a) zwykłe - przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, b) zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane listowe najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, c) polecone - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, d) polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, e) polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru - przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym, f) polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru - przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym, g) gabaryty: przez pojęcie gabaryt A rozumie się przesyłki o wymiarach: minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm przez pojęcie gabaryt B rozumie się przesyłki o wymiarach: 1
minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza: wysokość (grubość) 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, maksimum suma długości, szerokości i wysokości (grubości) 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm 2) przez paczki pocztowe, rozumie się paczki: a) zwykłe - rejestrowane nie będącą paczkami najszybszej kategorii, b) priorytetowe - rejestrowane najszybszej kategorii, c) gabaryty: przez pojęcie gabaryt A rozumie się paczki o wymiarach: minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm przez pojęcie gabaryt B rozumie się paczki o wymiarach: minimum jeśli choć jeden z wymiarów przekracza: długość 600 mm lub szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm maksimum suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm, 3) przesyłki kurierskie przesyłki, o wadze do 1 kilograma, które będą odbierane w dni robocze w godzinach od 7.30 do 15.00 z siedziby Zamawiającego na podstawie zgłoszenia telefonicznego oraz doręczane odbiorcom w kraju w następnym dniu roboczym do godziny 12.00, Zamawiający dopuszcza możliwość wykorzystania opakowań przesyłek dostarczonych przez Wykonawcę. 2.2. Sposób świadczenia usługi 1) waga przesyłki określona będzie w stanie zamkniętym, 2) Wykonawca zobowiązuje się do odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego (kancelaria ogólna Urzędu Miasta Zamość, Rynek Wielki 13) w każdy dzień roboczy od poniedziałku do piątku (z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy) w godzinach pomiędzy 14:00-15:00. Odbiór przesyłek potwierdzać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy za okazaniem stosownego upoważnienia, 3) w przypadku, gdy Wykonawca będzie posiadał siedzibę/filię w odległości nie większej niż 500 metrów od siedziby Zamawiającego, Zamawiający dopuszcza możliwość, dostarczania przesyłek przeznaczonych do wysłania do punktów Wykonawcy, możliwość nadawania przesyłek w siedzibie Wykonawcy jest uprawnieniem Zamawiającego, 4) Wykonawca będzie doręczał przesyłki krajowe i zagraniczne zaliczone do usług pocztowych z zachowaniem minimalnych wskaźników terminowości doręczeń przesyłek w obrocie krajowym wskazanych w Rozporządzeniu Ministra Administracji 2
i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r. poz. 545). 5) przesyłki dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego wskazanego miejsca w kraju i zagranicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym, 6) dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego, przez placówkę nadawczą, przez którą przesyłka została nadana, pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, w terminach określonych przez Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r. poz. 545) dla przesyłek listowych nie będących przesyłkami najszybszej kategorii, 7) formularze potwierdzenia odbioru Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć bezpłatnie do siedziby Zamawiającego. Wszelkie oznaczenia przesyłek rejestrowanych i priorytetowych zapewnia Wykonawca, 8) w przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni liczonych od następnego dnia po dniu pozostawienia pierwszego awizo; w tym terminie przesyłka jest awizowana powtórnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny niedoręczenia (zgodnie z art. 150 Ordynacji podatkowej bądź art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego), 9) Zamawiający wymaga aby punkty doręczenia we własnym zakresie korespondencji do wysłania spełniały wymogi odnoszące się do placówki pocztowej w rozumieniu art. 3 pkt 15 ustawy Prawo Pocztowe (Dz. U. poz. 1529) oraz by były oznakowane w sposób widoczny nazwą i logo Wykonawcy, jednoznacznie wskazującym na jednostkę Wykonawcy. Jeżeli wskazana placówka pocztowa znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, placówka powinna spełniać wymagania, aby w jej lokalu znajdowało się wyodrębnione i oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji placówek pocztowych w tym zakresie po wyborze najkorzystniejszej oferty i przed podpisaniem umowy o udzielenie zamówienia publicznego. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego, że placówki pocztowe nie spełniają ww. wymogów ustawy Prawo pocztowe, a stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych nie jest wyodrębnione i oznakowane w sposób widoczny nazwą i logo Wykonawców nastąpi skutek w postaci odstąpienie od umowy, z winy Wykonawcy oraz zatrzymaniem wadium na podstawie art. 46 ust.5 pkt. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. 10) Zamawiający wymaga, aby placówki pocztowe Wykonawcy były czynne we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem sobót, co najmniej 5 dni w tygodniu, a jeżeli w 3
tygodniu przypada dzień ustawowo wolny od pracy, liczba ta może być odpowiednio niższa 11) uiszczanie opłat od przesyłek listowych będzie z dołu w formie bezgotówkowej. Zamawiający będzie umieszczał oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą, 12) opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana), 13) Zamawiający wymaga aby Wykonawca posiadał elektroniczny system umożliwiający śledzenie i określanie statusów przesyłek poleconych i paczek pocztowych na podstawie nadanego przez Wykonawcę numeru nadawczego. Jednocześnie Zamawiający wymaga by system ten umożliwił Zamawiającemu lub adresatowi nadanej przez Zamawiającego przesyłki dostęp za pośrednictwem wskazanej przez Wykonawcę strony internetowej do statusu przesyłki, w tym: daty nadania, daty doręczenia lub awizowania przesyłki oraz danych dotyczących placówki (adres i godziny urzędowania), w której awizowana przesyłka oczekuje na odebranie. 14) Zamawiający za okres rozliczeniowy do fakturowania uznaje miesiąc kalendarzowy, 15) wynagrodzenie Wykonawcy w okresie rozliczeniowym stanowić będzie suma opłat za faktyczną ilość przesyłek nadanych oraz zwróconych, w oparciu o dokumenty nadawcze i oddawcze. Wynagrodzenie z tytułu wykonywania przedmiotu zamówienia będzie rozliczane w okresach rozliczeniowych odpowiadających miesiącom kalendarzowym. Wynagrodzenie będzie płatne na podstawie prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT w oparciu o zestawienie usług zrealizowanych w zakończonym okresie rozliczeniowym. Wynagrodzenie będzie płatne w terminie 21 dni od wystawienia Zamawiającemu faktury VAT, 16) przesyłki nadawane w ramach realizacji przedsięwzięcia odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych z terenu Miasta Zamość będą rozliczane w oparciu o odrębną fakturę, 17) przewidywana ilość przesyłek różnych rodzajów została wskazana w zestawieniu przesyłek i paczek pocztowych oraz w formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 2 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający zastrzega, że rzeczywiste ilości przesyłek będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego i mogą odbiegać od ilości podanych w zestawieniu przesyłek i paczek pocztowych oraz formularzu ofertowym. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o wykonanie ilości przesyłek określonej w zestawieniu przesyłek i paczek pocztowych oraz w formularzu ofertowym, 18) usługi będą rozliczane według cen jednostkowych wynikających z formularza ofertowego, 19) podane w formularzu ofertowym, złożonym wraz z ofertą ilości poszczególnych przesyłek, są ilościami szacunkowymi, 4
20) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia poniższych okoliczności: a) gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym dotyczące funkcjonowania rynku usług pocztowych, w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy, b) gdy nastąpi zmiana stawki podatku VAT, Wykonawca będzie uprawniony do wystawienia faktury VAT uwzględniającą obowiązującą na dzień powstania obowiązku podatkowego stawkę podatku VAT, c) gdy zaistnieje inna, niemożliwa do przewidzenia w momencie zawarcia umowy okoliczność prawna, ekonomiczna lub techniczna, za którą żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, skutkująca brakiem możliwości należytego wykonania umowy, d) zmiana podwykonawcy lub rezygnacja z udziału podwykonawcy przy realizacji przedmiotu zamówienia. Zmiana może nastąpić wyłącznie po przedstawieniu przez Wykonawcę oświadczenia podwykonawcy o jego rezygnacji z udziału w realizacji przedmiotu zamówienia oraz o braku roszczeń wobec Wykonawcy z tytułu realizacji umowy. Jeżeli zmiana albo rezygnacja z podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego zasoby Wykonawca powoływał się, na zasadach określonych w art.26 ust. 2b ustawy Prawo zamówień publicznych, w celu wykazania spełnianie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, Zamawiający dopuści zmianę pod warunkiem, że Wykonawca wykaże, że proponowany inny podwykonawca (lub wykonawca samodzielnie) spełniania warunki w stopniu nie mniejszym niż wymagany w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia. e) w przypadku zaistnienia siły wyższej (powódź, pożar, zamieszki, strajki, ataki terrorystyczne, przerwy w dostawie energii elektrycznej) mającej wpływ na realizację umowy. 2.3. Zamawiający zobowiązuje się do: 1) prawidłowego adresowania przesyłek w sposób czytelny i zgodny ze standardami określonymi w normach, 2) sporządzania w dwóch egzemplarzach (w tym jeden dla Wykonawcy) zestawień ilościowo-wartościowych nadanych przesyłek nierejestrowanych z uwzględnieniem kategorii podziałów wagowych wg wzoru zestawienia uzgodnionego z Wykonawcą, 3) sporządzania w dwóch egzemplarzach (w tym jeden dla Wykonawcy) zestawień ilościowo-wartościowych nadanych przesyłek rejestrowanych z uwzględnieniem kategorii i podziałów wagowych wg wzoru zestawienia uzgodnionego z Wykonawcą, 2.4. Wybrany Wykonawca powinien przedłożyć projekt umowy uwzględniający wymogi określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w tym istotne postanowienia umowy określone w załączniku nr 6 do specyfikacji w terminie 3 dni od daty otrzymania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty. 5
2.5. Zgodnie z art. 29 ust.4 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający wymaga, by przedmiot zamówienia realizowany był przez Wykonawcę przy udziale osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, którym zostanie powierzona realizacja przedmiotu zamówienia w zakresie odbierania i doręczania korespondencji, obsługi korespondencji w placówkach pocztowych, spedycji i transportu, czynności ekspedycyjno- rozdzielczych, z uwzględnieniem personelu podwykonawcy. W razie niewywiązania się z zawartego w ofercie zobowiązania dotyczącego liczby pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w przeliczeniu na pełnozatrudnionych (z uwzględnieniem pracowników podwykonawcy), którym zostanie powierzona realizacja przedmiotu zamówienia, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5 % wynagrodzenia brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie możliwość kontroli zobowiązania Wykonawcy w zakresie liczby zatrudnionych pracowników w trakcie trwania umowy. Zestawienie ilościowe przesyłek i paczek Przesyłki krajowe L.p. Rodzaj przesyłki Gabaryt Prognozowana ilość przesyłek w okresie 12 miesięcy (w szt.) 1 przesyłka listowa zwykła do 50 g A 7500 2 przesyłka listowa zwykła ponad 50g do 350g A 650 3 przesyłka listowa zwykła ponad 350 do 1000g A 20 4 przesyłka listowa zwykła ponad 1000 do 2000g 0 5 przesyłka listowa polecona zwykła do 50 g A 4200 6 przesyłka listowa polecona zwykła ponad 50g do 350g 00 7 przesyłka listowa polecona zwykła ponad 350 do 1000g A 20 8 przesyłka listowa polecona zwykła ponad 1000 do 2000g 9 przesyłka listowa polecona zwykła ZPO do 50 g A 24200 10 przesyłka listowa polecona zwykła ZPO ponad 50g do 350g 00 11 przesyłka listowa polecona zwykła ZPO ponad 350 do 1000g 0 12 przesyłka listowa polecona zwykła ZPO ponad 1000 do 2000g 0 13 Przesyłka listowa priorytetowa do 50 g 00 14 przesyłka listowa priorytetowa ponad 50g do 350g 00 15 przesyłka listowa priorytetowa ponad 350 do 1000g A 30 16 przesyłka listowa priorytetowa ponad 1000 do 2000g 6
17 Przesyłka listowa polecona priorytetowa do 50 g 0 18 przesyłka listowa polecona priorytetowa ponad 50 g do 350g 0 19 przesyłka listowa polecona priorytetowa ponad 350 do 1000g 0 20 przesyłka listowa polecona priorytetowa ponad 1000 do 2000g 21 przesyłka listowa polecona ZPO priorytetowa do 50g A 450 22 50g do 350g 00 23 350 do 1000g 0 24 1000 do 2000g 0 25 przesyłka listowa zwykła do 50g B 40 26 przesyłka listowa zwykła ponad 50g do 350g B 10 27 przesyłka listowa zwykła ponad 350 do 1000g B 10 28 przesyłka listowa zwykła ponad 1000 do 2000g B 10 29 przesyłka listowa polecona zwykła do 50g B 40 30 przesyłka listowa polecona zwykła ponad 50g do 350g B 10 31 przesyłka listowa polecona zwykła ponad 350 do 1000g B 10 32 przesyłka listowa polecona zwykła ponad 1000 do 2000g B 10 33 przesyłka listowa polecona zwykła ZPO do 50g B 40 34 przesyłka listowa polecona zwykła ZPO ponad 50g do 350g 35 przesyłka listowa polecona zwykła ZPO ponad 350 do 1000g 36 przesyłka listowa polecona zwykła ZPO ponad 1000 do 2000g 37 przesyłka listowa priorytetowa do 50g B 30 38 przesyłka listowa priorytetowa ponad 50g do 350g B 8 39 przesyłka listowa priorytetowa ponad 350 do 1000g 40 przesyłka listowa priorytetowa ponad 1000 do 2000g 41 przesyłka listowa polecona priorytetowa do 50g B 40 42 przesyłka listowa polecona priorytetowa ponad 50g do 350g 43 przesyłka listowa polecona priorytetowa ponad 350 do 1000g 44 przesyłka listowa polecona priorytetowa ponad 1000 do 2000g 45 przesyłka listowa polecona ZPO priorytetowa do 50g B 35 46 50g do 350g 7
47 48 350 do 1000g 1000 do 2000g 49 Paczka zwykła do 1 kg 0 50 Paczka zwykła ponad 1kg do 2 kg 51 Paczka zwykła ponad 2 kg do 5 kg 52 Paczka zwykła ponad 5 kg do 10 kg 53 Paczka priorytetowa do 1 kg 0 54 Paczka priorytetowa ponad 1 kg do 2 kg 55 Paczka priorytetowa ponad 2 kg do 5 kg 56 Paczka priorytetowa ponad 5 kg do 10 kg 57 Paczka zwykła do 1 kg B 1 58 Paczka zwykła ponad 1 kg do 2 kg B 4 59 Paczka zwykła ponad 2 kg do 5 kg B 1 60 Paczka zwykła ponad 5 kg do 10 kg B 1 61 Paczka priorytetowa do 1 kg B 1 62 Paczka priorytetowa ponad 1 kg do 2 kg B 4 63 Paczka priorytetowa ponad 2 kg do 5 kg B 1 64 Paczka priorytetowa ponad 5 kg do 10 kg B 1 65 Przesyłki kurierskie 25 Zwroty przesyłek Gabaryt Prognozowana ilość usług w okresie 12 miesięcy (w szt.) 66 przesyłka listowa polecona zwykła 0 67 przesyłka listowa polecona zwykła ZPO A 2000 68 przesyłka listowa polecona priorytetowa 0 69 przesyłka listowa polecona ZPO priorytetowa 0 Przesyłki zagraniczne L.p. Rodzaj przesyłki Gabaryt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 przesyłka listowa zagr priorytet - strefa europejska do 50g przesyłka listowa zagr priorytet - strefa pozaeuropejska do 50g przesyłka listowa zagr priorytet - strefa europejska ponad 50g do 100g przesyłka listowa zagr priorytet - strefa pozaeuropejska ponad 50 do 100g przesyłka listowa zagr priorytet - strefa europejska ponad 100g do 350g przesyłka listowa zagr priorytet - strefa pozaeuropejska ponad 100g do 350g europejska do 50g pozaeuropejska do 50g europejska ponad 50 do 100g Prognozowana ilość przesyłek w okresie 12 miesięcy (w szt.) 0 5 8
10 11 12 13 14 15 16 17 18 pozaeuropejska ponad 50 do 100g europejska ponad 100 do 350g pozaeuropejska ponad 100 do 350g strefa europejska do 50g strefa pozaeuropejska do 50g strefa europejska ponad 50 do 100g strefa pozaeuropejska ponad 50 do 100g strefa europejska ponad 100 do 350g strefa pozaeuropejska ponad 100 do 350g A 20 19 Paczka priorytetowa Austria ponad 2 kg do 3 kg 1 20 Paczka priorytetowa Białoruś ponad 2 kg do 3 kg 1 21 Paczka priorytetowa Belgia ponad 2 kg do 3 kg 1 22 Paczka priorytetowa Chiny ponad 2 kg do 3 kg 1 23 Paczka priorytetowa Francja ponad 2 kg do 3 kg 1 24 Paczka priorytetowa Hiszpania ponad 2 kg do 3 kg 1 25 Paczka priorytetowa Izrael ponad 2 kg do 3 kg 1 26 Paczka priorytetowa Japonia ponad 2 kg do 3 kg 1 27 Paczka priorytetowa Niemcy ponad 2 kg do 3 kg 1 28 Paczka priorytetowa Norwegia ponad 2 kg do 3 kg 1 29 Paczka priorytetowa Rosja ponad 2 kg do 3 kg 1 30 Paczka priorytetowa Szwajcaria ponad 2 kg do 3 kg 1 31 Paczka priorytetowa Szwecja ponad 2 kg do 3 kg 1 32 Paczka priorytetowa Ukraina ponad 2 kg do 3 kg 1 33 Paczka priorytetowa Wielka Brytania ponad 2 kg do 3 kg 1 34 Paczka priorytetowa Włochy ponad 2 kg do 3 kg 1 35 Paczka priorytetowa USA ponad 2 kg do 3 kg 1 Zwroty przesyłek Ilość usług 36 37 przesyłka listowa zagr priorytet przesyłka listowa zagr polecona ZPO priorytet 9