WYJAŚNIENIE TREŚCI SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

JEDNOSTKA WOJSKOWA NR 4226 04-470 Warszawa, ul. Marsa 110 JW - 5 Warszawa, dnia 19.08.2015 r. WYJAŚNIENIE TREŚCI SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Dotyczy: numer postępowania: D/183/2015. Na podstawie art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013r., poz. 907 ze zm.) Zamawiający JW 4226 zawiadamia, że w postępowaniu na dostawę produktów naftowych oraz preparatów smarnych (inhibitora korozji), wpłynęły wnioski o wyjaśnienie treści Specyfikacji istotnych warunków zamówienia następującej treści: Pytanie nr 1 Czy Zamawiający dopuści do przetargu w zakresie zadania nr 4 produkt dopuszczony w postępowaniu 38/2015 przeprowadzonym przez JW. 4224 w Wałczu. Dopuszczenie IWSZ z dnia 07.04.2015 dotyczy produktu o nazwie handlowej Avia Fluid ATF 92S. Zamawiający dopuszcza w zakresie zadania nr 4 zaoferowanie produktów równoważnych, w tym oleju o nazwie handlowej Avia Fluid ATF 92S pod warunkiem przedstawienia przez Wykonawcę zaświadczenia wystawionego przez Szefa Szefostwa Służby MPS IWspSZ potwierdzającego dopuszczenie dostarczanego produktu do eksploatacji w technice wojskowej warunek określony w Załączniku nr 1 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia (Wymagania Jakościowe 180/2014 pkt II ppkt 5). Pytanie nr 2 Czy w przypadku zadań nr 2, 4, 5 Zamawiający odstąpi od pełnego zakresu badań odbiorczych z przyczyn ekonomicznych. Koszty badań wymaganych przy odbiorze produktu przez RPW znacznie przekraczają wartość produktu. Czy Zamawiający dopuści w tych zadaniach oświadczenie producenta o spełnieniu Wymagań Jakościowych? Strona 1 z 12

Zamawiający nie wyraża zgody na odstąpienie od pełnego zakresu badań produktów w zakresie zadań nr 2, 4, 5, a tym samym ich zakup wyłącznie w oparciu o oświadczenie producenta o spełnieniu Wymagań Jakościowych. Pytanie nr 3 W pkt 6.2 oraz w Rozdziale VI pkt 2.2.2 SIWZ Zamawiający wymaga dołączenia do oferty zaświadczenia wystawionego przez Szefa Szefostwa Służby MPS IWsp SZ potwierdzającego dopuszczenie produktu równoważnego do stosowania w technice wojskowej. Czy wymóg ten odnosi się jedynie do oleju z zadania nr 4? Zdaniem Wykonawcy, Zamawiający błędnie zapisał, że dotyczy to produktów z zadań nr 1-8. W szczegółowym opisie zamówienia (załącznik nr 1 do SIWZ) o w/w zaświadczeniu mowa jest tylko w zadaniu 4. Zamawiający informuje, iż dokonał zmiany treść SIWZ w zakresie wymogu dotyczącego posiadania zaświadczenia wystawianego przez Szefa Szefostwa Służby MPS IWsp SZ ponieważ w/w zapis dotyczy wyłącznie produktu wymienionego w zadaniu nr 4. Zamawiający informuje, iż dokonał zmiany w przedmiocie sprawy. Pytanie nr 4 Czy Zamawiający żąda wniesienia wadium jedynie na zadanie 1 i 9 tak jak zostało to zapisane w Rozdziale VIII SIWZ? Zamawiający informuje, iż zgodnie z Rozdziałem VIII pkt. 1 SIWZ żąda wniesienia wadium w zakresie zadań nr 1 i 9. Strona 2 z 12

Pytanie nr 5 Czy wadium należy wpłacać na rachunek bankowy wskazany w Rozdziale I SIWZ? Zamawiający informuje, iż w przypadku gdy wadium zostanie wniesione w pieniądzu przelewem, należy je wpłacać na rachunek bankowy Zamawiającego wskazany w Rozdziale I Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Pytanie nr 6 Czy Zamawiający dopuszcza złożenie oferty w trybie zwolnionej akcyzy? Zamawiający informuje, iż nie dopuszcza składania ofert w trybie zwolnionej akcyzy. Pytanie nr 7 Dotyczy: zadań nr 3 i 7. Poniższe badania są badaniami kosztownymi, długotrwałymi oraz są przeprowadzane w specjalistycznych laboratoriach zewnętrznych, m.in. w Instytucie Technicznym Wojsk Lotniczych w Warszawie, Instytucie Technicznym Nafty i Gazu w Krakowie i Zakładach Mechanicznych w Mikulczycach. Proces produkcji towarów dla potrzeb wojska wymaga przygotowania szczegółowych planów, gdyż w/w zadania są poprzedzone odbiorem wojskowym co dodatkowo ogranicza Wykonawcy czas na produkcję oraz przeprowadzenie stosownych analiz. W związku z powyższym zwracamy się z uprzejmą prośbą o wyrażenie zgody na zamieszczenie na orzeczeniach laboratoryjnych przedkładanych przy odbiorze jakościowym, jak również podczas wojskowego odbioru jakościowego, wyników badań wykonywanych okresowo dla następujących parametrów: a) znajdujących się w Wymaganiach Jakościowych nr 13/2014 dotyczących oleju do przekładni samochodowych GL-4 80W/90: - płynności w niskich temperaturach, - odporności na utlenienie. Strona 3 z 12

b) znajdujących się w Wymaganiach Jakościowych nr 27/2014 dotyczących oleju wielofunkcyjnego dla ciężkiego sprzętu wojskowego SAE 5W/40: - właściwości przeciwzużyciowe w badaniu w ciągu 250h na stanowisku z pompą Vickersa, zużycie pierścieni i łopatek, - odporność na utlenianie: przyrost lepkości kinematycznej w temp. 100ºC, zawartość zanieczyszczeń nierozpuszczalnych w n-pentanie, zawartość zanieczyszczeń nierozpuszczalnych w toluenie, przyrost liczby kwasowej, ubytek masy katalizatora, ubytek masy oleju, wygląd osadów na powierzchni kół zębatych i katalizatora, - próby hamownianej wg programu ZM MIKULCZYCE. Zamawiający informuje, iż wyraża zgodę na przedstawienie i zamieszczenie w orzeczeniach przedkładanych w trakcie odbioru wojskowego wyników badań wykonywanych okresowo dla następujących parametrów: 1. Znajdujących się w Wymaganiach Jakościowych Nr 27/2014 dotyczących oleju wielofunkcyjnego dla ciężkiego sprzętu wojskowego AE 5W/40: - właściwości przeciwzużyciowe w badaniu w ciągu 250 h na stanowisku z pompą Vickersa, zużycie pierścieni łopatek, -odporność na utlenianie: przyrost lepkości kinematycznej w temp. 100 C, zawartość zanieczyszczeń nierozpuszczalnych w n-pentanie, zawartość zanieczyszczeń nierozpuszczalnych w toluenie, przyrost liczby kwasowej, ubytek masy katalizatora, ubytek masy oleju, wygląd osadów na powierzchni kół zębatych i katalizatora, - próby hamownianej wg programu ZM MIKULCZYCE. 2. Znajdujących się w Wymaganiach Jakościowych Nr 13/2014 dotyczących oleju do przekładni samochodowych GL-4 80W/90: - płynności w niskich temperaturach, - odporności na utlenianie Jednocześnie dostawca zamieszczając przedmiotowe wyniki zobligowany jest do złożenia oświadczenia dla danej partii produktu, że technologia produkcji, formulacja ani surowce użyte w trakcie produkcji nie uległy zmianie. Strona 4 z 12

Zamawiający informuje, iż dokonał zmiany w przedmiocie sprawy. Pytanie nr 8 Dotyczy: 5 ust. 1 Umowy zbyt daleko idące zakreślenie odpowiedzialności Wykonawcy ( i ponosi z tego tytułu wszelkie zobowiązania ). Ewentualna odpowiedzialność Wykonawcy winna być ograniczona do szkód spowodowanych wyłącznie wadliwym towarem i tylko wówczas, jeśli wady oraz zaistniała szkoda będą wyraźnie stwierdzone i nie będzie w tym zakresie żadnej wątpliwości, że za te okoliczności odpowiedzialność ponosi Wykonawca. Pytanie nr 9 Dotyczy: 5 ust. 9 pkt 2) lit. a) i e) Umowy okres 30 dni winien być liczony od dnia uznania reklamacji, a nie od dnia otrzymania Protokołu reklamacji. Przykładowo po rozpatrzeniu reklamacji i nie uznaniu jej przez Wykonawcę zgodnie z 5 ust. 9 pkt 3) Odbiorca przekazuje wadliwy przedmiot umowy do komisyjnego zbadania. Procedura ta wymaga czasu, dlatego też okres 30 dni, o którym mowa 5 ust. 9 pkt 2) lit. a) i e) Umowy powinien być liczony od dnia uznania reklamacji. Zamawiający informuje, iż dokonał zmiany treść zapisu Załącznika nr 4 do SIWZ (w zakresie zadań nr 1-8) - wzoru umowy w 5 ust. 9 pkt 2) lit. a) i e) i nadał im następujące brzmienie: 5 ust. 9 pkt 2) lit. a) usunie wady w przedmiocie umowy w terminie 30 dni licząc od daty uznania reklamacji. 5 ust. 9 pkt 2) lit. e)wymieni wadliwy przedmiot na nowy w terminie 30 dni od daty uznania reklamacji, jeżeli usunięcie wad będzie niemożliwe lub niewskazane. Zamawiający informuje, iż dokonał zmiany w przedmiocie sprawy. Strona 5 z 12

Pytanie nr 10 Dotyczy: 5 ust. 9 pkt 3) Umowy przekazanie komisyjnie do badań czy w przekazaniu próbek do badań może uczestniczyć również Wykonawca? Zamawiający informuje, iż nie narzuca Wykonawcy takiego obowiązku, nie mniej jednak dopuszcza udział przedstawiciela Wykonawcy w komisyjnym przekazywaniu próbek do badań na jego Wniosek. Pytanie nr 11 Dotyczy: 5 ust. 9 pkt 5) Umowy należy doprecyzować, iż wymiana towaru na wolny od wad będzie mogła nastąpić jedynie wówczas, jeśli badanie wykaże rzeczywiście wadliwość towaru. Zamawiający informuje, iż 5 ust. 9 pkt 5) Załącznika nr 4 do SIWZ (w zakresie zadań nr 1-8) - Wzoru umowy odnosi się wyłącznie do wymiany wadliwego towaru a nie każdego poddanego procedurze reklamacyjnej. Pytanie nr 12 Dotyczy: 8 ust. 1 Umowy brak przesłanek uzasadniających obciążanie Wykonawcy karą umowną z powodu okoliczności niezależnych od Wykonawcy. Proponujemy zatem, aby kary umowne były naliczane wyłącznie za okoliczności zależne od Wykonawcy. Strona 6 z 12

Pytanie nr 13 Dotyczy: 8 ust. 1 pkt 2) Umowy czy sytuacja opisana w 9 ust. 3 Umowy może być traktowana jako przyczyna niezależna od Zamawiającego, co skutkować może obciążeniem Wykonawcy karą umowną? Proponujemy, by w 8 ust. 1 pkt 2) Umowy dodać zapis: ( ) co nie dotyczy przypadku określonego w 9 ust. 3 Umowy. Ponadto kara umowna winna być liczona wyłącznie za sytuacje, za które Wykonawca odpowiada. Trudno bowiem obciążać karą Wykonawcę za okoliczności, na które nie miał wpływu. Pytanie nr 14 Dotyczy: 8 ust. 1 pkt 4) Umowy proponujemy, by w postanowieniach określonych pod lit. a) i b) słowo opóźnienie zastąpiono słowem zwłoka. Pytanie nr 15 Dotyczy: 9 ust. 1 pkt 1) Umowy proponujemy usunięcie sformułowania lub innego niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, gdyż daje Zamawiającemu pełną dowolność w odstąpieniu od Umowy, nawet gdy uchybienia Wykonawcy były drobne i nie wpłynęły w żaden sposób na wykonanie zobowiązania i na poniesienie jakiejkolwiek szkody przez Zamawiającego. Strona 7 z 12

Pytanie nr 16 Dotyczy: 9 ust. 1 pkt 2) Umowy zapis nieprecyzyjny, gdyż nie wskazuje, kto ma decydować o tym, czy powstało zagrożenie upadłości bądź rozwiązania firmy Wykonawcy/likwidacji przedsiębiorcy. Proponujemy zmianę na: zostanie złożony wniosek o upadłość lub rozpocznie się proces likwidacji firmy Wykonawcy. Pytanie nr 17 Dotyczy: 9 ust. 1 pkt 3) Umowy proponujemy jego usunięcie. Nawet bowiem jakakolwiek egzekucja skierowana przeciwko Wykonawcy, uprawniać będzie Zamawiającego do wypowiedzenia Umowy w trybie natychmiastowym i naliczenia kary umownej. Pytanie nr 18 Dotyczy: 9 ust. 2 i 5 Umowy czy skorzystanie z tej okoliczności przez Wykonawcę do odstąpienia od Umowy skutkować będzie obciążeniem Wykonawcy karą umowną? Zamawiający informuje, iż obciążenie Wykonawcy karami umownymi nastąpi wyłącznie z przyczyn i na zasadach określonych w 8 Załącznika nr 4 do SIWZ (w zakresie zadań nr 1-8) wzór umowy. Pytanie nr 19 Zgodnie z zapisami Umowy termin realizacji zamówienia wynosi 60 dni od daty podpisania umowy (zadanie 1-8). Co zatem znaczy zapis, o którym mowa w 9 ust. 2, tj. Strona 8 z 12

Strony mogą odstąpić od umowy te terminie 6 miesięcy od upływu terminu realizacji przedmiotu umowy? Zamawiający informuje, iż 9 ust. 2 załącznika nr 4 do SIWZ (w zakresie zadań nr 1-8) wzór umowy, określa termin odstąpienia od umowy do 6 miesięcy od upływu terminu realizacji przedmiotu umowy. Zamawiający podtrzymuje zapisy SIWZ bez zmian. Pytanie nr 20 Dotyczy: 9 ust. 4 Umowy proponujemy by został on powiązany z postanowieniami 9 ust. 6 Umowy, bądź przynajmniej aby wskazano, że jeśli w terminie nie wykonano Umowy, aby Zamawiający wezwał do realizacji i wyznaczył dodatkowy, odpowiedni termin. Pytanie nr 21 Umowa nie zawiera postanowień odnośnie niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy na skutek siły wyższej. Proponujemy dodanie do treści Umowy następujących postanowień, ujętych w odrębną jednostkę redakcyjną: 1. Strony ponoszą odpowiedzialność za szkody wyrządzone drugiej Stronie na skutek niewykonania lub nienależytego wykonania w całości lub w części zobowiązań wynikających z Umowy, za wyjątkiem przypadku siły wyższej. 2. Przez siłę wyższą Strony rozumieją okoliczności niezależnie od woli i działań Stron, których powstania żadna ze Stron nie mogła przewidzieć i których powstaniu lub skutkom nie mogła zapobiec przy zachowaniu należytej staranności. Za siłę wyższą mogą być uznane w szczególności takie okoliczności jak; klęski żywiołowe i anormalne warunki pogodowe, katastrofy, mobilizację, embargo, strajki, Strona 9 z 12

zamknięcie granic lub istotne utrudnienie ruchu na granicach, wydane przez władze publiczne zakazy transportowe, uniemożliwiające całkowite lub częściowe wykonanie Umowy. Strona dotknięta działaniem siły wyższej jest zobowiązana do powiadomienia o tym fakcie w ciągu 7 dni roboczych drugiej Strony pod rygorem braku możliwości powoływania się na klauzulę siły wyższej. Strony zobowiązują się do podjęcia niezwłocznych działań, mających no celu określenie sposobu rozwiązania zaistniałej sytuacji w celu wykonania postanowień Umowy. 3. Jeśli okoliczności siły wyższej będą trwać nieprzerwanie dłużej niż jeden miesiąc, to każda ze Stron może rozwiązać niniejszą Umowę z zachowaniem 14 dniowego okresu wypowiedzenia nie ponosząc odpowiedzialności z tytułu rozwiązania Umowy. Pytanie nr 22 Prosimy o dodanie do treści umowy następującego postanowienia, ujętego w odrębną jednostkę redakcyjną: Strony zgodnie postanawiają, iż wszelkie płatności na rzecz Dostawcy wynikające z Umowy, realizowane będą na następujący rachunek bankowy Dostawcy nr Zmiana numeru rachunku bankowego wymaga zmiany Umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Zamawiający informuje, iż zgodnie z 12 ust. 1 Załącznika nr 4 do SIWZ (w zakresie zadań 1-8) wzoru umowy, zmiana postanowień zawartej umowy (w tym również zmiana numeru rachunku bankowego podawanego przy podpisaniu umowy) może nastąpić za zgodą obu stron wyrażoną na piśmie w formie aneksu. Strona 10 z 12

Pytanie nr 23 Jednocześnie, biorąc pod uwagę powyższe pytania prosimy o przedłużenie terminu składania ofert. Czas niezbędny na rzetelne przygotowanie oferty tj. przeanalizowanie udzielonych odpowiedzi, dostosowanie oferty do złożonych wyjaśnień, skompletowanie wymaganych dokumentów, wpłata wadium, skalkulowanie ceny, podpisanie jej przez osoby upoważnione (które ze względu na liczne obowiązki zawodowe nie zawsze są dostępne) oraz przesłanie do Zamawiającego drogą pocztową to, co najmniej 7 dni roboczych licząc od daty otrzymania odpowiedzi. W związku z powyższym prosimy jak na wstępie. Zamawiający informuje, iż dokonał zmiany w przedmiocie sprawy. Pytanie nr 24 Zwracamy się z prośbą o wyłączenie z wymagań szczegółowych badań hamownianych na silniku S-12U. Prośba dotyczy oleju do silników ciężkiego sprzętu wojskowego klasy CF- 4 SAE 20W-50 wg NO-91-A283 kod MPS O-9178. Prośba ta wynika z faktu, że brak jest stanowisk badawczych w znanych nam laboratoriach krajowych i zagranicznych, gdzie możliwe jest przeprowadzenie ww. badania. Zamawiający informuje, iż wyraża zgodę na odstąpienie od wykonywania podczas odbioru wojskowego badań hamowinianych na silniku S-12U w odniesieniu do oleju do silników ciężkiego sprzętu wojskowego klasy CF-4 SAE 20W/50 wg NO-91-A283 kod MPS O-9178, ze wzglądu na brak możliwości wykonania w/w badania. Zamawiający informuje, iż dokonał zmiany w przedmiocie sprawy. Pytanie nr 25 W dniu 06.08.2015 r. pismem znak: OIL/HK/1025/2015 Wykonawca zwrócił się do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie zapisów treści SIWZ na dostawę produktów naftowych oraz preparatów smarowych (inhibitora korozji) nr postępowania Strona 11 z 12

D/183/2015. Zamawiający do dnia dzisiejszego nie udzielił odpowiedzi. W związku z powyższym prosimy o przedłużenie terminu składania ofert, biorąc pod uwagę powyższe, oraz fakt, iż termin składania ofert upływa w dniu 24.08.2015 r., a czas niezbędny na rzetelne przygotowanie oferty, wpłacenie wadium, podpisanie jej przez osoby upoważnione oraz przesłanie do Zamawiającego drogą pocztową to, co najmniej 5 pełnych dni roboczych. Przy utrzymaniu powyższego terminu składania ofert Wykonawca musiałby ofertę wysłać do Zamawiającego w dniu 20.08.2015 r., jest to okres zbyt krótki aby Wykonawca mógł rzetelnie sporządzić ofertę (tj. przeanalizować odpowiedzi Zamawiającego, dostosować ofertę do złożonych wyjaśnień, przelać wadium, skalkulować ceny. Zamawiający informuje, iż dokonał zmiany w przedmiocie sprawy. Zamawiający informuje, iż w wyniku złożonych wyjaśnień treści SIWZ dokonał zmiany treści SIWZ oraz treści Ogłoszenia o zamówieniu. DOWÓDCA JW 4226 /-/płk dypl. Krzysztof PIEKARSKI Strona 12 z 12