KONKURS OFERT nr: 2014-06/01 BSBITS Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu, ul. Łódzka 31/4, w ramach realizacji projektu: "Stworzenie internetowego serwisu automatycznych rezerwacji wizyt oraz generatora stron internetowych" ogłasza konkurs ofert na wykonanie usług promocyjnych - marketingowych w ramach działania: Usługi związane z promocją projektu Zamówienie jest współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013. Umowa o dofinansowanie: UDA-POIG.08.01.00-02-227/11 Wrocław, 30 czerwca 2014r. 1
1. ZAMAWIAJĄCY BSBITS Sp. z o.o. ul. Łódzka 31/4, 50-521 Wrocław, fax. +48 71 707 24 51, tel. +48 783 955 554 NIP: 894-302-22-55, KRS: 0000384389, REGON: 021508512 zwana dalej Zamawiającym, zaprasza do składania ofert w postępowaniu numer 2014-06/01 o udzielenie zamówienia na wykonanie usług promocyjnych - marketingowych w ramach działania Usługi związane z promocją projektu w projekcie "Stworzenie internetowego serwisu automatycznych rezerwacji wizyt oraz generatora stron internetowych". W ramach projektu zaimplementowano i wdrożono aplikację internetową Medmemo.pl. Jest to system rezerwacji wizyt medycznych, gdzie każdy może zarejestrować się do lekarza drogą elektroniczną. Serwis oferuje wiele innowacyjnych funkcji, a wśród nich góruje wyszukiwarka, która znajduje odpowiedniego lekarza po wpisaniu objawów dolegliwości, choroby lub poszukiwanej specjalizacji medycznej. Do tego baza wiedzy, gdzie szukając symptomów, otwiera nam się lista pasujących do nich chorób. Ponadto forum, na którym możemy dzielić się swoimi spostrzeżeniami z innymi pacjentami i ciekawe artykuły tworzone przez specjalistów. Lekarze na medmemo.pl mają do dyspozycji terminarze, dzięki którym optymalizują swój czas pracy i zapełniają ewentualne luki w grafikach, dodatkowo karty pacjentów, wizytówkę gabinetu i bazę usług medycznych. Każdy gabinet może też w kilka minut stać się właścicielem własnej strony internetowej. To wszystko, w połączeniu, stworzyło innowacyjny serwis, który swobodnie pozwala na efektywne zarządzanie gabinetem lekarskim. 2. TRYB POSTĘPOWANIA Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach finansowania Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 oraz wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Po złożeniu ofert i ich weryfikacji przez Zamawiającego, Wykonawca zostanie wybrany w wyniku oceny ofert dokonanej zgodnie z przyjętymi w niniejszym zapytaniu kryteriami oceny. Przed zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą. Niniejsze Zapytanie zostało wysłane do co najmniej trzech potencjalnych Wykonawców oraz zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego www.bsbits.pl. 2
3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiot zamówienia stanowi część realizacji projektu "Stworzenie internetowego serwisu automatycznych rezerwacji wizyt oraz generatora stron internetowych. Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007 2013, Umowa o dofinansowanie: UDA-POIG.08.01.00-02-227/11. Kod i nazwa według Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 79342200-5 Usługi w zakresie promocji Wymienione niżej prace muszą być zrealizowane w terminie do 28 sierpnia 2014r. Zakres prac, będących przedmiotem zamówienia obejmuje wykonanie poniższych usług: 1. Prowadzenie działań z zakresu Public Relations, obejmujące opracowanie i opublikowanie materiałów prasowych na temat aplikacji internetowej medememo.pl, w tym: a) zapoznanie się Wykonawcy z ofertą produktową i usługową Zamawiającego, na temat której publikowane będą materiały prasowe, b) opracowanie we współpracy z Zamawiającym 2 różnych tematów, które będą przekazywane do mediów zewnętrznych, c) publikacja opracowanych materiałów prasowych w co najmniej 10 serwisach internetowych lub wydawnictwach prasowych, d) prowadzenie Monitoringu mediów i opracowanie raportu. 2. Content marketing (tzw. marketing treści), czyli realizacja strategii polegającej na pozyskiwaniu dla e-usług Zamawiającego potencjalnych klientów poprzez publikowanie atrakcyjnych i przydatnych treści w serwisie medmemo.pl, które zainteresują ściśle sprecyzowaną grupę odbiorców, tj.: - potencjalnych pacjentów gabinetów lekarskich zarejestrowanych na medmemo.pl, - osoby zainteresowane zagadnieniami medycznymi, ochroną zdrowia i zdrowym trybem życia. W ramach działania powinno zostać opracowane i opublikowane w serwisie medmemo.pl 100 artykułów, których podstawowym zadaniem ma być dostarczenie internautom wiarygodnych i pożądanych przez nich wiadomości i informacji. 3
3. Amplifying internetowy, polegający na etycznym i użytecznym propagowaniu informacji o produktach i usługach Zamawiającego w miejscach, gdzie potencjalni klienci mogą go szukać i potrzebować (fora tematyczne, blogi, dyskusje, serwisy tematyczne, agregatory treści). W ramach działania powinny być zrealizowane następujące czynności: a) przygotowanie merytoryczne amplifyierów i identyfikacja najpopularniejszych miejsc w Internecie, skupiających potencjalnych klientów Zamawiającego, b) etyczne i użyteczne rozpropagowanie informacji o produktach i usługach Zamawiającego w Internecie, w takich miejscach, gdzie jest duże prawdopodobieństwo natrafienia na potencjalnych klientów Zamawiającego (fora tematyczne, blogi, dyskusje, serwisy tematyczne, agregatory treści) w liczbie minimum 150 wpisów w okresie trwania umowy, z czego ok. 40% zawierać będzie link do serwisu internetowego medmemo.pl. c) fachowe wspieranie stworzonych wątków, prowadzonych dyskusji. 4. Publikacja w zewnętrznych katalogach lub serwisach internetowych 1200 wpisów lub linków do serwisu medemo.pl, informujących o zakresie funkcjonalnym i działaniu serwisu internetowego Zamawiającego. Wykonawca samodzielnie opracuje teksty, które mają informować o działaniu serwisu internetowego, zapewni ich publikację oraz pokryje wszelkie koszty z tym związane. 5. Prowadzenie i rozwijanie istniejącego zaplecza pozycjonerskiego dla serwisu medmemo.pl, w tym: a) wybór domen i stworzenie 2 nowych microblogów (mini stron www), na których publikowane będą merytoryczne artykuły, związane z tematyką serwisu medmemo.pl, b) prowadzenie, aktualizowanie i rozwijanie 14 już istniejących microblogów będących własnością Zamawiającego, c) opracowanie w okresie trwania umowy treści 200 nowych artykułów, dopasowanych tematycznie do treści i charakteru microblogów, d) administracja microblogami, w okresie trwania umowy. 6. Prowadzenie działań w serwisach społecznościowych: Facebook, Google Plus, Twitter, w tym publikacja wpisów, mająca na celu wzbudzenie zainteresowania społeczności internetowej w sumie w liczbie 30 wpisów w okresie trwania umowy. Uwaga: Wykonawca będzie zobowiązany umieścić logo Unii Europejskiej, logo Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka oraz informację o współfinansowaniu Projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach EFRR na wszystkich materiałach promocyjnych, które będą wykonane i publikowane w ramach udzielonego zamówienia. 4
4. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Termin związania ofertą wynosi 60 dni. 5. ZAWARTOŚĆ I POSTAĆ OFERTY. Oferta powinna zostać przygotowana w języku polskim, na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1. Oferent powinien dostarczyć pełną wersję Oferty, sporządzoną w formie pisemnej, podpisaną przez pełną reprezentację Wykonawcy, w wersji elektronicznej np. w postaci zeskanowanej w pliku PDF lub w formie wydrukowanej, papierowej. Do oferty należy dołączyć kopię dokumentu rejestrowego (odpis z KRS lub EDG) zawierającego dane aktualne na dzień złożenia Oferty, a przypadku, gdy Wykonawca jest spółką cywilną lub prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą - kopie dokumentów rejestrowych (odpisów z EDG lub KRS), zawierających dane aktualne na dzień złożenia Oferty, dla wszystkich wspólników. Zamawiający prosi o podanie w Ofercie wszystkich kwot związanych z pracami będącymi w zakresie niniejszego Zapytania w PLN (złotych polskich), natomiast kosztów ewentualnych licencji oprogramowania w PLN lub we właściwej walucie obcej. Wszystkie faktury za wykonane prace płatne będą w PLN według cen zawartych w ofercie. Ceny podane w walutach obcych będą przeliczone na złotówki po średnim kursie NBP z dnia wystawienia faktury. Termin płatności 14 dni od otrzymania faktury. Zamawiający zachowuje prawo do wyłączenia jakiejkolwiek części prac z umowy, jeśli uzna to za stosowne. Oferent ponosi wszelkie koszty związane ze sporządzeniem i przedłożeniem Oferty. 6. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA ORAZ OTWARCIA OFERT Ofertę przygotowaną zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszym Zapytaniu należy przesłać Zamawiającemu w formie elektronicznej na adres: biuro@bsbits.pl lub dostarczyć na adres siedziby spółki: ul. Łódzka 31/4, 50-521 Wrocław. Przyjmowane będą oferty wyłącznie od osób posiadających upoważnienie do składania ofert w imieniu Oferenta. Termin składania ofert upływa w poniedziałek 14 lipca 2014r. o godzinie 15:00. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 14 lipca 2014r. o godzinie 16.00 bez udziału oferentów. Zamawiający skontaktuje się z każdym z oferentów i powiadomi ich o wynikach postępowania konkursowego w dniu 14 lipca 2014r. o godzinie 17.00. 5
7. INFORMACJA O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z OFERENTAMI Osobą uprawnioną do kontaktu z Oferentami jest Piotr Czajkowski, tel. 783 955 554, e-mail: biuro@bsbits.pl Oferent może zwrócić się za pośrednictwem poczty elektronicznej do Zamawiającego o wyjaśnienie szczegółów postępowania konkursowego oraz treści Załączników na e-mail: biuro@bsbits.pl Zamawiający zobowiązuje się do niezwłocznego udzielenia wyjaśnień. Termin przyjmowania zapytań upływa 2 dni przed terminem składania ofert. Odpowiedzi będą udzielane przez Zamawiającego wyłącznie drogą elektroniczną (e-mail) i rozesłane do wszystkich Oferentów. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie udzielenia odpowiedzi na pytania niezwiązane z przedmiotem niniejszego Zapytania. 8. MODYFIKACJA I WYCOFANIE OFERTY Oferent może zmodyfikować lub wycofać ofertę poprzez złożenie stosownego powiadomienia drogą elektroniczną (e-mail) na adres biuro@bsbits.pl przed wyznaczonym terminem składania ofert. 9. KRYTERIA WYBORU OFERTY I WYBÓR WYKONAWCY Wszystkie ceny muszą być wyrażone w złotych polskich. Cena ofertowa powinna zawierać wszelkie koszty, podatki, ubezpieczenia i inne opłaty z wyjątkiem podatku VAT. Ocena i porównanie ofert przez Zamawiającego będą dokonane zgodnie z tym założeniem. Ceny przedstawione przez Oferenta traktowane będą jako ryczałtowe i nie podlegają korekcie w trakcie realizacji Umowy. Oferty złożone zgodnie z zasadami opisanymi powyżej będą oceniane przez Zespół Oceniający powołany przez Zamawiającego. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami i ich znaczeniem oraz w następujący sposób będzie oceniać oferty w poszczególnych kryteriach: L.p. Kryterium Maksymalna liczba punktów 1 Cena 100 Razem 100 6
W kryterium Cena najwyższą liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem: Liczba punktów oferty = (cena oferty najniżej skalkulowanej x 100) / (cena oferty ocenianej). Punkty przyznane w poszczególnych kryteriach zostaną zsumowane, a Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta uzyskała największą liczbę punktów. Informacja o wynikach postępowania konkursowego zostanie ogłoszona w dniu 14 lipca 2014r. o godzinie 17.00. 10. ZAWARCIE UMOWY Umowa zostanie podpisana najpóźniej w ciągu 7 dni od ogłoszenia wyników postepowania konkursowego. Rozliczenia prowadzone będą w złotych polskich (PLN). 11. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA Zamawiający zastrzega sobie prawo do: 1) unieważnienia postępowania jeżeli nie złożono żadnej Oferty nie podlegającej odrzuceniu, 2) unieważnienia postępowania bez podania przyczyn. Z tytułu unieważnienia postępowania, odrzucenia Ofert, Oferentom nie przysługują żadne roszczenia przeciwko Zamawiającemu. Przekazana dokumentacja stanowi wyłączną własność Zamawiającego i jest poufna. 12. ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr 1 Formularz Oferty z oświadczeniem Wykonawcy 7
ZAŁĄCZNIK 1 - Formularz Oferty.. Nazwa firmy (miejscowość) (data).. Adres.. Telefon BSBITS Sp. z o.o. ul. Łódzka 31/4, 50-521 Wrocław OFERTA Dotyczy postępowania nr 2014-06/01 o udzielenie zamówienia na wykonanie usług promocyjnych-marketingowych w ramach działania: Usługi związane z promocją projektu w ramach realizacji projektu: "Stworzenie internetowego serwisu automatycznych rezerwacji wizyt oraz generatora stron internetowych" 1. DANE WYKONAWCY UBIEGAJĄCEGO SIĘ O ZAMÓWIENIE Nazwa Adres 1 2. OSOBA DO KONTAKTU Imię I nazwisko Nazwa firmy Adres Telefon Fax e-mail 8
3. TREŚĆ OFERTY W odpowiedzi na ogłoszenie o postępowaniu konkursowym, oświadczam, że: 1. 1. Oferujemy wykonanie zamówienia za całkowitą cenę netto: zł (słownie złotych:..). Do wynagrodzenia zostanie doliczony podatek od towarów i usług wg obowiązującej stawki. 2. Nie wszczęto w stosunku do nas postępowania upadłościowego oraz że nie znajdujemy się w stanie upadłości, 3. Dysponujemy odpowiednią wiedzą, doświadczeniem, potencjałem technicznym i ekonomicznym do wykonania zamówienia, 4. Zapoznaliśmy się z warunkami postępowania i przyjmujemy je bez zastrzeżeń, 5. Jesteśmy związani niniejszą ofertą na czas wskazany w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, 6. Realizując przedmiot Umowy nie będziemy wykorzystywać informacji, stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa podmiotów trzecich oraz nie będziemy naruszać praw autorskich osób trzecich, 7. Nie zalegamy z opłacaniem podatków i składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne... pieczątka i podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy 9