Gmina Polanica-Zdrój ul. Jarosława Dąbrowskiego 3 NIP: 883-16-78-080 REGON: 000527061 Polanica-Zdrój dn. 05.02.2010 r INF/341/1/2010 Zapytanie ofertowe na zadanie pn. Świadczenie usług telekomunikacyjnych dla Urzędu Miejskiego w Polanicy-Zdroju - telefonia stacjonarna i usługi internetowe Na podstawie Zarządzenia Burmistrza Miasta Nr 97/2008 z dnia 18.11.2008 r. w oparciu o art.4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2007r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.) zwracamy się z prośbą o przedstawienie cen na usługi telekomunikacyjne poniżej 14 000 Euro. 1. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług telekomunikacyjnych na rzecz Zamawiającego: Część A : usługi telefonii stacjonarnej Część B : usługi udostępniania łącz internetowych (klasy DSL) w okresie dwóch lat od daty podpisania protokołu odbioru/uruchomienia usług. 2. Opis istniejącej struktury telekomunikacyjnej A. Telefonia stacjonarna 2.1. Urząd posiada obecnie w dyspozycji kilka różnych lokalizacji obiektów własnych posiadających zakończenia sieci operatora (TP S.A.). Linie te są w większości wpięte do centrali telefonicznej w budynku stanowiącym główną siedzibę Zamawiającego. Centrala telefoniczna jest własnością zamawiającego. Zakończenia linii są zlokalizowane w następujących adresach : 74 868 06. 57-320 Polanica-Zdrój, ul. J. Dąbrowskiego 3 (od 600 do 699 DDI zarządzany centralą telefoniczną zamawiającego Slican MAC 6400)- 6xISDN 2B+D 74 868 10 46 57-320 Polanica-Zdrój, ul. J. Dąbrowskiego 3 (DSL 8000 oraz fax) 74 868 12 28 57-320 Polanica-Zdrój, ul. Harcerska (postój taksówek) 74 868 13 33 57-320 Polanica-Zdrój, ul. Warszawska 24 (Neostrada 512 - promocja do kwietnia 2010) 74 868 21 73 57-320 Polanica-Zdrój, ul. Zdrojowa 13 (DSL 4000) 74 868 24 44 57-320 Polanica-Zdrój, ul. Zdrojowa 13 (ISDN) 74 869 02 52 57-320 Polanica-Zdrój, ul. J. Dąbrowskiego 3 (SDI 128) 1
2.2. Dane odnośnie struktury ruchu (przeciętny ruch miesięczny) : Połączenia do operatorów telefonii stacjonarnej 4100 minut w tym ruch międzystrefowy 600 minut ruch lokalny i strefowy 3500 minut Połączenia z telefonów stacjonarnych do sieci komórkowych 1100 minut Połączenia z telefonów stacjonarnych do sieci międzynarodowych 100 minut Ilość linii miejskich generujących połączenia telefoniczne 10 sztuk w tym linii telefonicznych analogowych 3 sztuki linii cyfrowych ISDN 2B+D 7 sztuk Na podstawie danych Wykonawca powinien wykonać kalkulację wysokości miesięcznych opłat za świadczone usługi. 2.3. Rozkład miesięcznego ruchu dla poszczególnych numerów telefonii stacjonarnej przedstawia się następująco (rozkład oczywiście może ulec zmianie ze względu na możliwe zmiany struktury organizacyjnej Urzędu: 074 868 06 (6xISDN BRA, łącznie 100 numerów z DDI) - 84,3% 074 868 10 46-2,1% 074 868 12 28-0 % 074 868 13 33-2,5% 074 868 21 73-2,1% 074 868 24 44 (ISDN BRA) - 9% 074 869 02 52-0% Obecnym dostawcą usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej jest Telekomunikacja Polska S.A. B. Usługi internetowe (klasy DSL) 2.4. Z uwagi na specyfikę usług internetowych (różne grupy dostawców) są one niniejszym wyodrębnione jako odrębną część zapytania ofertowego. Ta część postępowania dotyczy usług posiadających ustaloną lokalizację - zasadniczo więc przewiduje się dla nich zastosowanie technologii przewodowych. Nie wyklucza się jednak zastosowania do ich świadczenia również innych technologii, np. radiowych, pod warunkiem zachowania analogicznych parametrów. Obecnym dostawcą usług telekomunikacyjnych (DSL, SDI oraz Neostrada) jest Telekomunikacja Polska S.A. Przepustowości tych łączy to : 1) DSL 8 MBit/s dla lokalizacji Polanica-Zdrój, ulica J. Dąbrowskiego 3 (upload 640 Kbit/s) 2) DSL 4 Mbit/s dla lokalizacji Polanica-Zdrój, ulica Zdrojowa 13 (upload 512 Kbit/s) 3) SDI 128 Kbit/s dla lokalizacji Polanica-Zdrój ul. J. Dąbrowskiego 3 (upload 128 Kbit/s) 4) Neostrada 512 kbit/s dla lokalizacji Polanica-Zdrój ul. Warszawska 24 (upload 256Kbit/s) 3. Opis struktury telekomunikacyjnej po wykonaniu przedmiotu zamówienia. Część A Zakłada się, że po dokonaniu wyboru dostawcy usług numery posiadanych telefonów pozostaną nie zmienione. Lokalizacja oraz sposób połączenia do linii telefonicznych nie zmieni się. Zmieniony zostanie ilość łączy ISDN 2B+D z 6 sztuk na 4 sztuki dla lokalizacji na ul. J. Dąbrowskiego 3. (Łącza ISDN są wpięte do centrali telefonicznej zamawiającego) Zmiany zostaną przeprowadzone w ramach usługi przez firmę wybraną w niniejszym postępowaniu Część B 2
Oferty należy złożyć na następujące łącza internetowe zgodnie z załącznikiem nr 2 (opis infrastruktury po rozstrzygnięciu postępowania) : Obecnie DSL 8 Mbit/s upload 640 Kbit/s podstawowy modem DSL po przetargu łącze DSL 4 Mbit/s upload 1 Mbit/s podstawowy modem DSL Obecnie SDI 128 Kbit/s upload 128 Kbit/s CX po przetargu łącze DSL 4 MB/s upload 1 Mbit/s podstawowy modem DSL Obecnie DSL 4 Mbit/s upload 512 Kbit/s podstawowy modem DSL po przetargu łącze DSL 4 Mbit/s upload 1 Mbit/s podstawowy modem DSL Obecnie Noostrada 512 Kbit/s upload 256 Kbit/s modem USB/ sieć LAN utworzona własnym routerem po przetargu łącze Neostradę 1 MB/s upload 256 Kbit/s Od kwietnia 2010 po wygaśnięciu umowy z TP S.A. Urządzenia aktywne sieci niezbędne do zestawienia połączenia zapewnia oferent. Obecnie urządzenia aktywne sieci zainstalowane przez TP S.A to modemy DSL bez funkcjonalności routingu. Urząd posiada własne routery i nimi zarządza, zatem routery do podzielenia łączy internetowych nie będą wymagane. Jednak przy zmianie technologii można domniemywać ze takie zmiany będą potrzebne. Oferent powinien oszacować i jeśli uzna to za wskazane przed złożeniem oferty zweryfikować lokalizacje łączy i obecnie istniejąca infrastrukturę teleinformatyczną. Wszystkie powyższe łącza muszą mieć nieograniczony dostęp do Internetu jeśli chodzi o dostępność usługi i transfer danych tj. brak limitów w ilości pobieranych i wysyłanych danych 24 godziny/dobę. publiczny adres IP przydzielany dynamicznie dla dostępu typu Neostrada, natomiast dla każdego dostępu typu DSL - ośmioadresową podsieć - 5 użytkowych stałych adresów IP oraz dostęp do panelu administracyjnego umożliwiającego zarządzanie usługą Telekomunikacja Polska S.A. również dzierżawi łącza na rzecz Zamawiającego 4. Świadczenie usług telekomunikacyjnych będzie obejmowało: połączenia lokalne, połączenia międzystrefowe, połączenia do sieci komórkowych, połączenia międzynarodowe, zapewnienie transmisji dla faksu, połączenia pozostałe (połączenia do biura numerów 118913, teleinformatyczne, itp.) połączenia bezpłatne do służb powołanych ustawowo do niesienia pomocy posiadających numery skrócone tj.: 112, 999, 998, 997, 994, 992, 993, 991, 986, 985, 984, automatyczne serwisy informacyjne, infolinie 0-800;0-801;0-804; linie informacyjne, 91XX;93XX;95XX; - przekierowanie połączeń, Wykonawca zapewni (w ramach opłaty abonamentowej) i bez dodatkowego zgłoszenia ze strony zamawiającego w szczególności blokadę dostępu do wszelkich usług: podwyższonej opłacie ze świadczeniem dodatkowym (m.in. nr 0300x, 0400x, 070x) - prezentacja numeru itp. - bezpłatną całodobową możliwość telefonicznej obsługi klientów. - automatyczny wybór numeru prefiksu operatora Zamawiający zachowuje dotychczasowe numery telefoniczne. Wykonawca zapewni przeniesienie do własnej sieci dotychczasowych numerów przydzielonych i wykorzystywanych przez Zamawiającego z zachowaniem numerów (bez przerw w świadczeniu usług) zgodnie z art. 71 z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. z 2004 r. Nr 171, poz. 1800 ze zm.). 3
Zamawiający dopuszcza maksymalnie dwugodzinną (2h) techniczną przerwę w dostępie do sieci telekomunikacyjnej (w czasie procedury zmiany operatora) jednak jedynie poza godzinami normalnego urzędowania zamawiającego, tj. w dni powszednie od godziny 15:30 do godziny 20:00. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia wszystkich kosztów związanych z ofertą, również ponoszonych przez zamawiającego na rzecz podmiotów trzecich ( np. przejęcie obecnie posiadanej numeracji). Opłaty te powinny znaleźć się w pozycji pozostałe opłaty opłaty jednorazowe i pozostałe w załączniku nr 1 jeśli będą występowały. Płatność faktury w terminie 14 dni od dnia wystawienia dokumentu przez Wykonawcę. Zapewnienie stałego dostępu do publicznej sieci telefonicznej drogą kablową doziemną Usługi nie mogą być świadczone z użyciem technologii alternatywnych np. drogą radiową oraz przez Internet, technologią VOIP. Świadczenie usługi w systemie naliczania sekundowego, Brak opłaty za niezrealizowane połączenia, Brak opłaty za rozpoczęcie połączeń, Sporządzanie i dostarczanie Zamawiającemu szczegółowych wykazów realizowanych na jego rzecz usług telekomunikacyjnych w formie bilingu na płytach CD razem z fakturą, za dany okres rozliczeniowy, ew. udostępnienie wykazu bieżących i archiwalnych połączeń poprzez strony www lub na adres e-mail najlepiej w formacie xls, Bezpłatne, okresowe (co 6 miesięcy) przeglądy stanu technicznego pracy dostarczanych łączy oraz sprawdzanie parametrów łączy poprzez ich pomiary i usuwanie usterek, przejęcie całości ruchu wychodzącego Zamawiającego z zachowaniem posiadanych numerów telefonów i dotychczasowego sposobu ich wybierania, realizacja połączeń z zasadniczym wykorzystaniem istniejącej infrastruktury Zamawiającego, tj. w miarę możliwości bez wykonywania dodatkowych instalacji (np. wewnętrznych) w obiektach Zamawiającego, a w przypadku konieczności wykonania takich prac zobowiązanie Wykonawcy do wykonania ich na własny koszt w sposób uzgodniony z Zamawiającym, w przypadku usług wymagających konieczności zainstalowania dodatkowych urządzeń zobowiązanie Wykonawcy do tego, że ich dostawa, montaż i serwis w okresie gwarancyjnym (nie krótszym niż czas obowiązywania umowy, będącej skutkiem rozstrzygnięcia niniejszego przetargu) będzie leżał w całości po stronie Wykonawcy, w przypadku zaproponowania przez Wykonawcę usług, wymagających ingerencji sprzętowej lub programowej w posiadaną centralkę abonencką Zamawiającego, zobowiązanie Wykonawcy do wykonania tych prac na własny koszt lub pokrycia kosztów niezbędnej ingerencji, w szczególności skonfigurowanie centrali telefonicznej Zamawiającego oraz programu bilingowego tak aby naliczał opłaty za rozmowy i drukował bilingi zgodnie ze stanem faktycznym opłat za poszczególne połączenia wychodzące z numerów wewnętrznych centrali. Centrala Slican MAC 4
6400 będąca własnością zamawiającego jest na gwarancji zatem najlepiej aby konfiguracji dokonał obecny serwis centrali pod kierunkiem wykonawcy. w przypadku udzielenia przez Wykonawcę pakietów minut wliczonych w wartość pakietu złożenie informacji o wielkości takich pakietów i sposobie ich rozliczania (łącznie na kontrakt czy oddzielnie dla każdego numeru), w przypadku, gdy zaproponowane zostanie rozwiązanie, uwzględniające pozostawienie opłat za udostępnienie linii (abonamentów) u dotychczasowego operatora innego niż ten, w imieniu którego Wykonawca składa ofertę - podanie sugerowanej wielkości tych abonamentów jako odrębnej pozycji zgodnie z załącznikiem nr 1 do zapytania ofertowego w przypadku, w którym najkorzystniejsze okaże się również przejęcie przez Wykonawcę również abonamentów, Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia niezbędnych dokumentów związanych z przejęciem abonamentów oraz zorganizowania rozwiązania umów z dotychczasowym operatorem (TP S.A.) w ramach własnych działań, w przypadku udzielenia przez Wykonawcę dodatkowych upustów nie wpływających bezpośrednio na zastosowane stawki, np. upustu od łącznej wielkości rachunku - złożenie informacji o wielkości takiego upustu, warunkach i sposobie jego naliczania oraz ujęcie go w deklarowanej cenie usługi. Ponadto Zamawiający informuje, że Wykonawcy wyłonionemu w przetargu przewiduje możliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego w postaci obsługi ruchu wychodzącego z nowych lokalizacji, przyłączonych w trakcie obowiązywania niniejszej umowy. Wzór formularza, zawierającego oświadczenie o sposobie spełnienia wymagań określonych w przetargu stanowi załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Oferty nie zawierające wypełnionego i podpisanego formularza będą traktowane jako niekompletne, a więc nie spełniające warunków określonych w zapytaniu ofertowym i jako takie zostaną odrzucone. 5. Inne wymagania stawiane Wykonawcy i urządzeniom: - zobowiązanie Wykonawcy do stałego, systematycznego wykonywania przedmiotu zamówienia w całym zakresie zgodnie z opisem zawartym w niniejszej specyfikacji, - dla dostarczanych materiałów i urządzeń stanowiących przedmiot dostawy powinny one posiadać dopuszczenie do odbioru oraz powszechnego lub jednostkowego stosowania, powinny zostać wyprodukowane wg najnowszej technologii i wiedzy w tej dziedzinie, wraz z wymaganymi atestami, dopuszczeniami, certyfikatami lub deklaracjami zgodności - w szczególności powinny posiadać homologację, dopuszczającą je do pracy w sieci operatora publicznego, - każde urządzenie, stanowiące przedmiot postępowania, powinno być dostarczone jako nowe (nieużywane), a więc powinno być objęte zarówno gwarancją producenta, jak też rękojmią Wykonawcy - nie dopuszcza się stosowania części i podzespołów używanych nawet w przypadku, gdy Wykonawca udzieli na nie gwarancji analogicznych jak dla nowych podzespołów. - okres gwarancyjny, obejmujący poprawne działanie urządzenia, nie może być krótszy niż dwa lata. terminowość usuwania usterek w łączności w okresie gwarancji i rękojmi przystąpienie do 8 godzin po otrzymaniu zawiadomienia, a zakończenie do 24 godzin siedem dni w tygodniu od daty zgłoszenia. 5
- Za każdy dzień braku dostępnej usług z winy operatora zarówno dostępności linii brak sygnału, niedziałającego numeru jak i dostępu do Internetu zamawiającemu będzie przysługiwało prawo do zwrotu zgodnie z punktem 12. lit. j) załącznika nr 4 do zapytania ofertowego. Dodatkowym atutem Wykonawcy jest posiadanie wdrożonego systemu zarządzania (jakością ISO 9001 i/lub środowiskowego ISO 14001 i/lub bezpieczeństwa informacji ISO 27001). Proszę dołączyć celem potwierdzenia kopię aktualnego certyfikatu. 6. Termin wykonania zamówienia Termin wykonania przedmiotu zamówienia określono na : dwa lata od daty podpisania umowy na świadczenie usług, będących przedmiotem niniejszego zamówienia. W przypadku przekroczenia tego terminu, wynikającego z konieczności zorganizowania nowego postępowania, Wykonawca powinien świadczyć te usługi na warunkach analogicznych do określonych w niniejszym postępowaniu bez konieczności podpisywania nowej umowy do czasu rozstrzygnięcia nowego postępowania. Wybrany Wykonawca po podpisaniu umowy ma czas na realizację zadania tj. przeprowadzenie wszelkich czynności zapewniających uruchomienie i utrzymywanie stałego dostępu do oferowanych sług do dnia 16 kwietnia 2010 r. 7. Sposób przygotowania oferty cenowej: 7.1. należy ją złożyć w zamkniętej kopercie, na której należy umieścić nazwę i adres Zamawiającego, nazwę i adres Zleceniobiorcy, nr NIP, Regon oraz nazwę zadania, 7.2. ceny podane w ofercie powinny być wyrażone cyfrowo i słownie, 7.3. oferta ma być napisana w języku polskim, czytelną i trwałą techniką, 7.4. oferta ma obejmować całość zamówienia w części A i/lub B, zgodnie z opisem w punkcie 8.3 8. Dokumenty wymagane od wykonawcy 8.1. W celu wykazania spełniania wymaganych warunków, wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty wskazane poniżej dokumenty, określone w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2008 r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. Nr 87, poz. 605): a) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, b) aktualne zaświadczenie o wpisie do rejestru przedsiębiorców telekomunikacyjnych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. Nr 171, poz. 1800 z późn. zm.), w zakresie uprawniającym do wykonania przedmiotu zamówienia, c) wykaz co najmniej 2 usług zrealizowanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, porównywalnych z przedmiotem niniejszego zamówienia wraz z załączonymi dokumentami potwierdzającymi, że usługi te zostały należycie wykonane - Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. 8.2. W celu potwierdzenia, że oferowane usługi odpowiadają wymaganiom dotyczącym przedmiotu zamówienia określonym przez zamawiającego, wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty: Regulamin świadczenia usług telekomunikacyjnych przez wykonawcę, sporządzony na podstawie ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. Nr 171, poz. 1800 z późn. zm.), oraz regulamin świadczenia usługi dostępu do Internetu. Regulaminy będą określały szczegółowy zakres i warunki wykonywania publicznie dostępnych usług telekomunikacyjnych i dostępu do Internetu i będą stanowił załącznik do umowy; aktualny cennik usług telekomunikacyjnych wykonawcy obowiązujący na usługi nie wymienione w formularzu ofertowym nr 1, nr 2 8.3. Wypełniony i podpisany załącznik nr 1 i/lub załącznik nr 2 do zapytania ofertowego w zależności od tego czy oferta jest tylko na usługi w części A czy w części B czy w obu częściach jednocześnie. Gdy oferta nie obejmuje np. części B to na załączniku należy napisać NIE DOTYCZY i przekreśli cała stronę i dołączyć do oferty niewypełniony. 8.4. zaakceptowanie i przyjęcie do wprowadzenia do umowy warunków stanowiących załącznika nr 4 do zapytania ofertowego. 6
9. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert. Przy wyborze oferty zarówno dla części A jak i dla części B zapytania ofertowego Zamawiający będzie się kierował kryterium: Cena 100%. Ocena ofert będzie przebiegała w następujący sposób : Każdej rozpatrywanej ofercie komisja przyzna punkty za cenę oferty wg poniższego wzoru (z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku) : gdzie: X = (C min / C) x 100, X ilość punktów obliczona dla badanej oferty C min najniższa cena oferty, spośród ofert nie podlegających odrzuceniu C cena badanej oferty. 10. Miejsce i termin złożenia propozycji cenowej Oferty należy złożyć do dnia 25 lutego 2010 do godz. 11.00 w sekretariacie Urzędu Miejskiego w Polanicy Zdroju przy ul. J. Dąbrowskiego 3, 57-320. Propozycja złożona po wskazanym terminie zostanie zwrócona nie otwarta na adres Zleceniobiorcy. 6. Zleceniobiorca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę przed ostatecznym terminem składania ofert. 7. Otwarcie złożonych propozycji cenowych nastąpi w dniu 25 lutego 2010 o godzinie 11.15. 9. Osobą uprawioną do kontaktów jest Robert Szeniszewski e-mail: web@polanica.pl fax. 074-868-10-46 11. Wykaz załączników do zapytania ofertowego załącznik nr 1 - Formularz ofertowy - cześć A załącznik nr 2 - Formularz ofertowy - cześć B załącznik nr 3 - Wykaz wykonanych/wykonywanych dostaw usług załącznik nr 4 Istotna dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy. Zatwierdzam. 7