Lublin, 11 lutego 2013 r. Zapytanie ofertowe (dotyczy osobistego przygotowania i przeprowadzenia grupowych zajęć szkoleniowych zakresu kadr i płac z obsługą programu Symfonia Kadry i Płace) Kod CPV: 80000000-4 Usługi edukacyjne i szkoleniowe Kod CPV: 80521000-2 Usługi opracowywania programów szkoleniowych Podstawa prawna: zasada konkurencyjności w ramach POKL I. ZAMAWIAJĄCY ul. Sierpińskiego 24/5, 20-448 Lublin ul. Narutowicza 57/4, 20-016 Lublin KRS 0000306907 Tel./fax (81) 532 10 32, 532 10 30, 532 10 33 II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi w postaci osobistego przygotowania i przeprowadzenia grupowych zajęć szkoleniowych z zakresu kadr i płac z obsługą programu Symfonia Kadry i Płace na szkoleniu Kadry i płace z Symfonią w ramach projektu Mikroprzedsiębiorstwo - makromożliwości. Projekt Mikroprzedsiębiorstwo - makromożliwości jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Część I. Przygotowanie i przeprowadzenie grupowych zajęć szkoleniowych z zakresu kadr i płac w wymiarze 50 godz. dydaktycznych w ramach szkolenia Kadry i płace z Symfonią realizowanego w Lublinie. A) Do zakresu obowiązków Wykonawcy będzie należało: Przygotowanie dokumentacji szkoleniowej, tj. szczegółowego programu (konspektu) zajęć oraz materiałów szkoleniowych dla uczestników/czek (1 kpl. w wersji elektronicznej) na co najmniej 7 dni przed planowanym terminem zajęć. Szczegółowy program będzie uwzględniał wyniki testów wstępnych z zakresu szkolenia przeprowadzonych w trakcie rekrutacji, dzięki którym trener znając braki uczestników, lepiej dostosuje zajęcia do ich potrzeb. Prowadzenie dokumentacji zajęć szkoleniowych w postaci dziennika zajęć, w tym sprawdzanie obecności uczestników/czek oraz systematyczne uzupełnianie dziennika. Strona1 Zapytanie ofertowe: Kadry i płace z Symfonią (I edycja, Lublin)
Przygotowanie pytań teoretycznych i/lub zadań praktycznych na egzamin oraz udział w egzaminie na ostatniej godzinie zajęć w dn. 09.05.2013r. B) Zajęcia zostaną zrealizowane przez Wykonawcę na podstawie ramowego programu obejmującego następujące moduły: Stosunek pracy (charakterystyka i podstawy prawne stosunku pracy; podstawowe obowiązki pracodawcy i pracownika w trakcie trwania stosunku pracy). Rodzaje umów oraz zasady ich zawierania i rozwiązywania (charakterystyka zatrudnienia na podstawie stosunku pracy i stosunku cywilno-prawnego; rodzaje umów o pracę, zasady i konsekwencje zawierania i rozwiązywania umów; pozostałe formy świadczenia pracy wg kodeksu pracy; obowiązki dokumentacyjno-informacyjne wynikające z zawarcia umowy o pracę, w tym zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej (akta osobowe itp.). Zasady i konsekwencje odpowiedzialności pracowników )obowiązki pracownika wynikające z art. 100 Kodeksu Pracy; odpowiedzialność porządkowa za nieprzestrzeganie obowiązków pracowniczych; odpowiedzialność pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy; odpowiedzialność za mienie powierzone pracownikowi). Czas pracy i jego ewidencjonowanie (pojęcie czasu pracy zgodnie z art. 128 Kodeksu Pracy; systemy czasu pracy i ich charakterystyka; ustalanie wymiaru czasu pracy; praca w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej; sposoby ewidencjonowania czasu pracy). Zasady udzielania urlopów (rodzaje urlopów; urlop wypoczynkowy - prawo do urlopu wypoczynkowego i jego wymiar; sposoby naliczania proporcjonalnie do okresu zatrudnienia; ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy; urlopy bezpłatne i zasady ich udzielania). Wynagrodzenia (podstawy prawne ustalania wynagrodzeń: wynagrodzenie a umowa o pracę, wynagrodzenie a ustawy i inne akty powszechnie obowiązujące; naliczanie wynagrodzeń: podstawowe składniki listy płac; składniki obligatoryjne i fakultatywne wynagrodzenia; sposób wyliczania wynagrodzenia w liście płac; naliczanie wynagrodzenia za: czas choroby, przepracowaną część miesiąca, nadgodziny; naliczanie wynagrodzenia z tytułu umów cywilnoprawnych). Obowiązki zakładów pracy wobec ZUS i Urzędu Skarbowego (obowiązki wobec ZUS: zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym, zgłoszenie pracownika, zgłoszenie wyrejestrowania z ubezpieczeń, naliczanie i odprowadzenia składek ZUS; obowiązki wobec US: naliczanie zaliczek na podatek dochodowy i odprowadzanie ich do US, rozliczenia roczne PIT; aktualnie obowiązujące dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe i zasady ich wypełniania). Wprowadzenie i obsługa programu Płatnik (pierwsze uruchomienie konfiguracja programu, założenie nowej firmy; zakładanie kartotek dla płatników składek w Rejestrze Płatników; tworzenie rejestru ubezpieczonych i operacje na zapisanych w nim danych; tworzenie dokumentów ubezpieczeniowych i rozliczeniowych; korygowanie dokumentów; tworzenie zestawów dokumentów i obsługa dokumentów w zestawach; rejestrowanie potwierdzenia odbioru z ZUS do zestawu; sporządzanie miesięcznych raportów; archiwizacja danych w programie; współpraca Płatnika z innymi programami (kadrowe, księgowe). Wszystkie ww. moduły mają charakter teoretyczno-praktyczny. W czasie ich trwania (łącznie 50 godz. dydakt.), grupa będzie mieć zajęcia w sali komputerowej. Strona2 Zapytanie ofertowe: Kadry i płace z Symfonią (I edycja, Lublin)
C) Zajęcia będą prowadzone w grupie 5-10 osobowej w Lublinie. D) Zajęcia będą odbywać się popołudniami (godz. 16:20-19:50) i w weekendy (w przedziale godz. 09:00-16:00) w terminach: 12, 14, 16, 17, 19, 21, 26, 28 marca, 4, 9, 11 kwietnia 2013 r. oraz 9 maja 2013r. (egzamin), przy czym Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany godzin i terminów. Część II. Przygotowanie i przeprowadzenie grupowych zajęć szkoleniowych w wymiarze 40 godz. dydaktycznych z zakresu obsługi Programu Symfonia Kadry i Płace w ramach szkolenia Kadry i płace z Symfonią realizowanego w Lublinie. A) Do zakresu obowiązków Wykonawcy będzie należało: Przygotowanie dokumentacji szkoleniowej (kursu), tj. szczegółowego programu (konspektu) zajęć oraz materiałów szkoleniowych dla uczestników/czek (1 kpl. w wersji elektronicznej) na co najmniej 7 dni przed planowanym terminem zajęć. Prowadzenie dokumentacji zajęć szkoleniowych w postaci dziennika zajęć, w tym sprawdzania obecności uczestników/czek oraz systematycznego uzupełniania dziennika. Przygotowanie pytań teoretycznych i/lub zadań praktycznych na egzamin oraz udział w egzaminie na ostatniej godzinie zajęć w dn. 09.05.2013r. B) Zajęcia zostaną zrealizowane przez Wykonawcę na podstawie ramowego programu obejmującego następujące moduły: Wprowadzenie i obsługa programu Symfonia Kadry i Płace (rozpoczęcie pracy w programie charakterystyka okien w programie, wstępne ustawienia programu; założenie nowej firmy uzupełnienie danych; dodawanie okresów płacowych; zatrudnienie nowego pracownika (przyjęcie do pracy, umowa, szkolenie BHP, uaktualnienie bilansów okresowych); zdarzenia występujące w trakcie umowy nanoszenie w kalendarzu poszczególnych elementów; naliczanie listy płac; zamykanie poszczególnych okresów płacowych; struktura zatrudnienia grupy; przyporządkowanie pracowników do wzorca; definiowanie elementów kadrowo płacowych; rejestracja i rozliczenie potrąceń z wynagrodzenia; obliczanie wynagrodzeń ( modyfikowanie zestawu płacowego); ewidencja czasu pracy; rejestracja zdarzeń; praca z bilansami okresowymi; rozliczanie urlopów i zasiłków z wykorzystaniem bilansów okresowych; rozliczanie wynagrodzeń karty wynagrodzeń, listy płac; księgowanie wynagrodzeń; przelewy; raporty i zestawienia; moduł RCP; deklaracje ZUS i PIT; świadectwo pracy; współpraca programu z programem Płatnik i programami księgowymi (Symfonia Finanse i Księgowość); archiwizacja danych). Ww. moduły mają charakter praktyczny w czasie ich trwania (łącznie 40 godz. dydakt.), grupa będzie mieć zajęcia w sali komputerowej. C) Zajęcia będą prowadzone w grupie 5-10 osobowej w Lublinie. D) Zajęcia będą odbywać się popołudniami (godz. 16:20-19:50) i w weekendy (w przedziale godz. 09:00-16:00) w terminach: 16, 18, 20, 21, 23, 25 kwietnia oraz 7, 9 maja 2013 r., przy czym Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany godzin i terminów. III. WYMAGANIA W STOSUNKU DO OFERENTA A) Wykonawca musi posiadać wykształcenie wyższe. Strona3 Zapytanie ofertowe: Kadry i płace z Symfonią (I edycja, Lublin)
B) Wykonawca musi posiadać udokumentowane doświadczenie w przeprowadzeniu min. 150 godz. grupowych zajęć szkoleniowych z zakresów zajęć (kadr i płac - dot. Części I lub obsługi Programu Symfonia Kadry i Płace - dot. Części II). C) Wykonawca musi posiadać minimum trzyletnie doświadczenie zawodowe w zakresie realizacji zajęć szkoleniowych, usług edukacyjnych i/lub innych form przekazywania wiedzy z zakresu kadr i płac. D) Wykonawca wykluczy możliwość wystąpienia podwójnego finansowania przedmiotu umowy. E) Wykonawca zatrudniony na podstawie stosunku pracy w instytucji zaangażowanej w realizację PO KL, tj. w Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczącej, Instytucji Pośredniczącej II stopnia, Regionalnym Ośrodku EFS, Krajowym Ośrodku EFS i Krajowej Instytucji Wspomagającej, może ubiegać się o prowadzenie zajęć wyłącznie w sytuacji, w której nie zachodzi konflikt interesów lub podwójne finansowanie. F) W każdym miesiącu realizacji zajęć łączne zaangażowanie Wykonawcy w realizację zadań we wszystkich projektach w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia (NSRO) nie przekroczy 240 godzin miesięcznie. G) Wykonawca nie może podlegać wykluczeniom, o których mowa w aktualnych Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, tj. nie może być powiązany osobowo lub kapitałowo z Beneficjentem. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Ad. A) Na etapie składania oferty dla potwierdzenia spełnienia wymagania wskazanego w pkt. III. A) Wykonawca złoży oświadczenie wg wzoru z formularza ofertowego. Jeśli oferta danego Wykonawcy zostanie wybrana dostarczy on, przed podpisaniem umowy, kserokopie dokumentów potwierdzających spełnianie wymagania. Ad. B) Na etapie składania oferty dla potwierdzenia spełnienia wymagania wskazanego w pkt. III. B) Wykonawca złoży oświadczenie wg wzoru z formularza ofertowego. Jeśli oferta danego Wykonawcy zostanie wybrana dostarczy on, przed podpisaniem umowy, wykaz przeprowadzonych min. 150 godzin grupowych zajęć szkoleniowych (z zakresów zajęć: kadry i płace - dot. Części I lub obsługa Programu Symfonia Kadry i Płace - dot. Części II) wg wzoru dostarczonego przez Zamawiającego. Ad. C), D), E), F), G) Strona4 Zapytanie ofertowe: Kadry i płace z Symfonią (I edycja, Lublin)
Dla potwierdzenia spełnienia Wymagania wskazanego w pkt. III. C), D), E), F), G) Wykonawca złoży oświadczenia wg wzoru z formularza ofertowego. IV. OFERTY CZĘŚCIOWE Dopuszcza się możliwość składania ofert częściowych. V. PŁATNOŚCI Płatności na rzecz Wykonawcy będą realizowane po realizacji usługi zgodnie z terminem określonym w umowie, tj. 60 dni (pod warunkiem dostępności środków na koncie projektu). W ramach Części I niniejszego zapytania Wykonawca zostanie zatrudniony na podstawie umowy zlecenia. W ramach Części II niniejszego zapytania Wykonawca zostanie zatrudniony na podstawie umowy zlecenia. Wypłata wynagrodzenia nastąpi na podstawie wystawionego rachunku lub faktury (w zależności od statusu Wykonawcy). Do rachunku/faktury dołączone będą: protokół odbioru umowy oraz miesięczna ewidencja godzin i zadań realizowanych w ramach projektów NSRO. Zgodnie ze stanowiskiem Instytucji Zarządzającej PO KL (MRR) wszystkie szkolenia realizowane w ramach PO KL powinny być zwolnione z podatku VAT, o ile są finansowane w co najmniej 70% ze środków publicznych. Zamawiający informuje, iż szkolenie przewidziane jako przedmiot niniejszego zapytania ofertowego jest finansowane w 100% ze środków publicznych, co powoduje iż powinno być zwolnione z podatku VAT. W sytuacji gdy Wykonawca posiada interpretację organu podatkowego wydaną w jego indywidualnej sprawie, wskazującą na brak zwolnienia z podatku VAT w przedmiotowej kwestii, interpretacja taka powinna zostać przedstawiona Zamawiającemu i zostanie przez niego rozpatrzona. VI. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania przedmiotu zamówienia: do 31.05.2013r. Szczegółowy harmonogram zajęć zostanie przedstawiony przez Zamawiającego po rozstrzygnięciu postępowania. VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu ofertowym i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. Wykonawcy zobowiązują się nie podnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte, ponumerowane oraz zaparafowane lub podpisane przez osobę składającą ofertę. Ewentualne poprawki w tekście Oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez osobę, która jest jej Wykonawcą. Oferent powinien stworzyć ofertę na Formularzu załączonym do niniejszego zapytania. Strona5 Zapytanie ofertowe: Kadry i płace z Symfonią (I edycja, Lublin)
VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: a.jesionek@ffi.org.pl; faxu na numer 81 532 10 30; przesłana pocztą tradycyjną lub dostarczona osobiście na adres:, ul. Narutowicza 57/4, 20-016 Lublin do dnia 26 lutego 2013 roku do godz. 12-tej (liczy się data wpływu). Oferty przesłane e-mailem muszą zawierać podpisany przez Wykonawcę i zeskanowany Formularz ofertowy. 2. Oferty złożone po terminie, na innym druku, niekompletne lub nie spełniające stawianych wymagań nie będą rozpatrywane. 3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. IX. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: A) Kryteria podstawowe: 1. Oczekiwane wynagrodzenie brutto ogółem (całkowity koszt uwzględniający również koszty pracodawcy jeśli dotyczy) 50 % 2. Liczba przeprowadzonych godzin grupowych zajęć szkoleniowych z zakresu kadr i płac (w przypadku Części I) i obsługi Programu Symfonia Kadry i Płace (w przypadku Części II), ogółem w latach 2010, 2011, 2012 50 %. B) Kryterium dodatkowe: Za spełnienie kryterium Wykonawca otrzyma określoną liczbę dodatkowych punktów: 1. Uprawnienia pedagogiczne potwierdzone stosownym dokumentem 5 pkt. Sposób oceny ofert: Ad. A) 1. Oferta z najniższą ceną uzyska 50 pkt. w tej części oceny. Pozostałe oferty zostaną ocenione wg następującego wzoru. A n= (a min/a n) 50 pkt. a min - cena minimalna wśród złożonych ofert a n - cena zaproponowana przez oferenta n Ad. A) 2. Oferta z największą liczbą przeprowadzonych godzin uzyska 50 pkt. w tej części oceny. Pozostałe oferty zostaną ocenione wg następującego wzoru. A n= (a n/a max) 50 pkt. a n - liczba godzin przeprowadzonych przez oferenta n a max - największa liczba godzin wśród złożonych ofert Strona6 Zapytanie ofertowe: Kadry i płace z Symfonią (I edycja, Lublin)
Ad. B) 1. Punkty dodatkowe otrzyma każdy Wykonawca, który spełni kryterium dodatkowe. Ogółem można uzyskać maksymalnie 105 punktów. X. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem poczty elektronicznej. 2. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana będzie zobowiązany do dostarczenia: A) Dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań określonych w pkt. III (Wymagania w stosunku do Oferenta) lit. A) niniejszego zapytania - kserokopia dokumentu potwierdzającego posiadanie wykształcenia wyższego. B) Wykazu przeprowadzonych min. 150 godzin grupowych zajęć szkoleniowych z zakresu kadr i płac dot. Części I lub obsługi Programu Symfonia Kadry i Płace - dot. Części II, oraz wykazu przeprowadzonych godzin zajęć z ww. zakresów ogółem w latach 2010, 2011, 2012, wg wzoru dostarczonego przez Zamawiającego. C) CV na wzorze dostarczonym przez Zamawiającego wraz z deklaracją uczestnictwa w projekcie (z CV musi bezwzględnie wynikać, iż wykonawca posiadania min. 3 letnie doświadczenie zawodowe, zgodnie z pkt. III, lit C). D) Kserokopii dokumentu potwierdzającego posiadanie uprawnień pedagogicznych (jeśli dotyczy). 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji złożonych przez Wykonawcę oświadczeń poprzez żądanie przedstawienia odpowiednich dokumentów i kontakt z odpowiednimi instytucjami. 4. Jeżeli cena zaproponowana przez Wykonawcę wyłonionego w postępowaniu przekroczy założenia budżetu realizacji projektu, Zamawiający podejmie negocjacje celem jej obniżenia. Jeśli negocjacje nie przyniosą pożądanego skutku Zamawiający ma prawo odrzucić taką ofertę i wyłonić Wykonawcę, który uzyskał kolejną najwyższą ilość punktów w postępowaniu. XI. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udziela Pani Anna Jesionek oraz Pani Wioletta Ostrowska pod numerem telefonu 81 532 10 32 oraz adresem e-mail: a.jesionek@ffi.org.pl. XII. ZAŁĄCZNIKI Wzór formularza ofertowego. Strona7 Zapytanie ofertowe: Kadry i płace z Symfonią (I edycja, Lublin)