Podręcznik dla Podmiotów wpisanych do Rejestru Usług Rozwojowych

Podręcznik dla Podmiotów wpisanych do Rejestru Usług Rozwojowych Warszawa, wrzesień 2013 r.

Wstęp... 3 Rozdział I Sposób wypełnienia Karty Podmiotu oraz przygotowania dokumentacji potwierdzającej spełnienie kryteriów wpisu do Rejestru Usług Rozwojowych.... 4 1. Informacje ogólne na temat Karty Podmiotu... 4 2. Słownik pojęć używanych dla określenia kryteriów wpisu do Rejestru Usług Rozwojowych.... 6 3. Objaśnienie dot. sposobu wypełniania Karty Podmiotu oraz załączanych dokumentów potwierdzających spełnienie kryteriów dostępu do Rejestru Usług Rozwojowych... 8 4. Metryczka Podmiotu... 10 5. Kryteria Podmiotowe Opcja nr 1 dla Podmiotów, które zadeklarują chęć realizacji usług wyłącznie komercyjnych... 15 6. Kryteria Podmiotowe Opcja nr 2 dla Podmiotów, które zadeklarują chęć realizacji usług rozwojowych wyłącznie z udziałem środków Unii Europejskiej lub usług mieszanych z udziałem środków Unii Europejskiej i środków komercyjnych.... 16 7. Kryteria Wiarygodności... 19 Rozdział II... 32 Cel i zakres audytu weryfikującego prawdziwość oświadczeń i informacji podawanych przez Podmioty wpisujące się do Rejestru Usług Rozwojowych.... 32 Rozdział III... 35 Procedura odwoławcza... 35 Rozdział IV... 38 Naruszenia związane z brakiem dokumentów na podstawie których Podmiot został wpisany do Rejestru Usług Rozwojowych.... 38 Załączniki:... 72 Załącznik nr 1 Karta Podmiotu zostanie dołączona do Podręcznika po zakończeniu jej konsultacji.... 72 2

Wstęp Niniejszy podręcznik ma na celu zaprezentowanie głównych założeń dotyczących funkcjonowania Rejestru Usług Rozwojowych. W dokumencie tym zostały określone kryteria obowiązujące dla podmiotów chcących korzystać z Rejestru Usług Rozwojowych oraz opisano zasady dokonywania audytu. 3

Rozdział I Sposób wypełnienia Karty Podmiotu oraz przygotowania dokumentacji potwierdzającej spełnienie kryteriów wpisu do Rejestru Usług Rozwojowych. 1. Informacje ogólne na temat Karty Podmiotu 2. Słownik pojęć używanych dla określenia kryteriów wpisu do Rejestru Usług Rozwojowych. 3. Objaśnienie dot. sposobu wypełniania Karty Podmiotu oraz załączanych dokumentów potwierdzających spełnienie kryteriów dostępu do Rejestru Usług Rozwojowych. 1. Informacje ogólne na temat Karty Podmiotu a) Karta Podmiotu, jej struktura i zakres, stanowią zbiór propozycji, które zostały wypracowane w czasie konsultacji ze środowiskiem interesariuszy (tj.: przedstawicielami Ministerstw, Urzędów Marszałkowskich i Wojewódzkich Urzędów Pracy, osób z organizacji pozarządowych, uczelni wyższych, przedstawicielami firm świadczących działania rozwojowe, przedstawicielami instytucji dystrybuujących środki publiczne z przeznaczeniem na realizację usług rozwojowych) 1) Karta Podmiotu składa się z trzech części: I. Metryczka, II. Kryteria podmiotowe, III. Kryteria wiarygodności. 2) Do rejestru usług rozwojowych (dalej: rejestr) może się wpisać każdy Podmiot, który wypełni: A. Metryczkę (I cześć Karty Podmiotu) oraz B. zadeklaruje spełnienie Kryteriów podmiotowych (II część Karty Podmiotu) opcja 1 dla Podmiotu, który deklaruje chęć świadczenia tylko usług komercyjnych lub opcja 2 dla Podmiotu, który deklaruje chęć świadczenia tylko usług finansowych z EFS lub usług mieszanych (usług finansowych z EFS i usług komercyjnych). 3) W przypadku, gdy Podmiot zadeklaruje chęć realizacji usług rozwojowych, skierowanych do pracowników i przedsiębiorców, które będą finansowane ze środków Unii Europejskiej (EFS) w ramach nowej perspektywy finansowej 2014-2020 (i usług mieszanych, o których mowa powyżej) wówczas jest zobowiązany do zadeklarowania spełnienia kryteriów wiarygodności (III część Karty Podmiotu). 4

4) Podmiot przy wpisie każdej usługi rozwojowej do rejestru (Karta Usługi) będzie zobowiązany do potwierdzenia, że informacje przez niego oświadczone w metryczce i kryteriach podmiotowych są aktualne na dzień wpisu tej usługi do rejestru. Jeżeli Podmiot będzie wpisywał kilka usług rozwojowych dziennie ww. oświadczenie składa tylko przy wpisie pierwszej usługi danego dnia. 5) Podmiot będzie zobowiązany do aktualizacji złożonego w Karcie Podmiotu oświadczenia w stosunku do kryteriów wiarygodności co 6 miesięcy, licząc od dnia wpisu do rejestru. Jednocześnie przy wpisie każdej usługi rozwojowej do rejestru (Karta Usługi) Podmiot będzie zobowiązany do potwierdzenia, że na dzień zgłoszenia usługi do rejestru spełnia minimalne wymagania określone w kryteriach wiarygodności. 6) Jeżeli Podmiot wpisany do rejestru przestał spełniać którekolwiek z kryteriów warunkujących wpis do rejestru, określonych w Karcie Podmiotu, jest zobowiązany do poinformowania Administratora rejestru w celu zmiany statusu Podmiotu w rejestrze. Informacja taka powinna być zamieszczona także na etapie wpisywania usługi do rejestru. 7) Jeżeli informacje podane przez Podmiot w metryczce (część I Karty Podmiotu) uległy zmianie, Podmiot wpisany do rejestru jest zobowiązany do aktualizacji tych informacji w terminie maksymalnie 7 dni kalendarzowych od zaistnienia zmiany. Obowiązek ten wynika z Regulaminu funkcjonowania Podmiotu w rejestrze. Weryfikacja informacji podawanych w części I (Metryczka) będzie dokonywana przez Administratora rejestru przy dokonywaniu wpisu do rejestru oraz (w przypadku Podmiotów deklarujących chęć realizacji usług rozwojowych skierowanych do pracowników i przedsiębiorców, które będą finansowane ze środków EFS w ramach nowej perspektywy finansowej 2014-2020 i usług mieszanych) - podczas weryfikacji spełnienia Kryteriów podmiotowych (cz. II) i Kryteriów wiarygodności (cz. III). 8) Klienci korzystający z rejestru usług rozwojowych będą widzieli jedynie informacje podane przez Podmiot w Metryczce. 9) W przypadku, gdy Podmiot zadeklaruje chęć realizacji usług rozwojowych skierowanych do pracowników i przedsiębiorców, które będą finansowane ze środków EFS w ramach nowej perspektywy finansowej 2014-2020 i usług mieszanych wówczas informacje podane przez Podmiot w Karcie Podmiotu (kryteria podmiotowe, kryteria wiarygodności) mogą podlegać weryfikacji (kontroli). Weryfikacja jest przeprowadzana przez Administratora rejestru i/lub instytucję/firmę upoważnioną przez Administratora rejestru. Weryfikacja prawdziwości złożonych przez Podmiot oświadczeń i informacji w Karcie Podmiotu jest przeprowadzana po dokonaniu wpisu do rejestru. 10) Dane osobowe personelu Podmiotu, z którym współpracę deklaruje Podmiot podczas wpisu do rejestru, przetwarzane są w celu weryfikacji zgodności danych z deklaracją Podmiotu. Osoby z personelu Podmiotu (w tym kadra współpracująca) zobowiązane są wypełnić, podpisać i zmieścić w Rejestrze oświadczenia, których wzór i treść dostępna będzie w Rejestrze Usług Rozwojowych, o przyjęciu do wiadomości: kto jest administratorem ich danych osobowych oraz w jakim zakresie i celu dane osobowe są przetwarzane. 5

2. Słownik pojęć używanych dla określenia kryteriów wpisu do Rejestru Usług Rozwojowych. Podmiot każda firma/instytucja, która świadczy usługi rozwojowe dla przedsiębiorców i ich pracowników bez względu na jej formę prawną; Podmiot terminowo reguluje zobowiązania wynikające z realizowanych usług rozwojowych Podmiot reguluje zobowiązania wobec osób/podmiotów zgodnie z zapisami umów/terminami określonymi na fakturach i rachunkach oraz zgodnie z zapisami prawa w tym zakresie. Klient pracownik lub firma/instytucja bezpośrednio korzystająca z usługi rozwojowej świadczonej przez Podmiot. Opinia klienta instytucjonalnego opinia firmy/instytucji, która była bezpośrednim odbiorcą danej usługi i jej pracownicy podnieśli swoje kwalifikacje dzięki udziałowi w usłudze. Opinie klientów instytucjonalnych wykazuje się w obowiązkowych kryteriach wiarygodności oraz w doświadczeniu w metryczce. Pracownik osoba pracująca, która jest delegowana przez swojego pracodawcę do udziału w usłudze rozwojowej lub osoba pracująca, która podnosi swoje kwalifikacje z własnej inicjatywy 1. Usługa rozwojowa usługa obejmująca działania edukacyjne, które mają pozwolić na nabycie/uzyskanie/utrzymanie/wzrost wiedzy/umiejętności/kompetencji/kwalifikacji klientów. Są to także działania mające na celu rozwój klienta poprzez świadczenie m.in. działań diagnostycznych (np. analiza potrzeb) lub wspierających wdrożenie konkretnych rozwiązań. Nie odnosi się to jednak do działań inwestycyjnych. Zdefiniowany poniżej katalog usług rozwojowych jest katalogiem otwartym i Administrator Rejestru Usług Rozwojowych w zależności od potrzeb rynku będzie wprowadzał do niego nowe działania rozwojowe. Usługa rozwojowa o charakterze zawodowym Kurs zawodowy = kwalifikacyjny kurs zawodowy - to kurs, którego program nauczania uwzględnia podstawę programową kształcenia w zawodach, w zakresie jednej kwalifikacji, którego ukończenie umożliwia przystąpienie do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie w zakresie tej kwalifikacji. Obrót - suma przychodów uzyskanych przez Podmiot na poziomie ustalania wyniku na działalności gospodarczej tzn. jest to suma przychodów ze sprzedaży netto, pozostałych przychodów operacyjnych oraz przychodów finansowych. W przypadku Podmiotów nieprowadzących działalności gospodarczej i jednocześnie niebędących jednostkami sektora finansów publicznych jako obroty należy rozumieć wartość przychodów (w tym przychodów osiągniętych z tytułu otrzymanego dofinansowania na realizację projektów), a w przypadku jednostek sektora finansów 1 Definicja pracownika będzie uzależniona od definicji przyjętej w RPO/POWER gdyż na przestrzeni lat realizacji programów definicja ta może się zmieniać jak pokazuje doświadczenie PO KL. 6

publicznych (jsfp) wartość wydatków poniesionych w (poprzednim) roku. W przypadku Podmiotu będącego (publiczną) uczelnią wyższą jako obroty należy rozumieć sumy poniesionych przez nią kosztów operacyjnych oraz kosztów finansowych za poprzedni rok/lata. W przypadku organizacji zrzeszających pracodawców i pracowników, jeśli organizacje te świadczą min. 60% swoich usług rozwojowych nieodpłatnie (np. cech rzemiosł, Izby rzemieślnicze, Związki pracodawców, Związki zawodowe), wówczas obrót ustalany jest w oparciu o szacunkową wartość netto zrealizowanych usług rozwojowych (np. w oparciu o dokumentację usługi, ceny rynkowe usług, wkład w wynagrodzeniu osoby, która świadczy usługę rozwojową). Podmiot prowadzi aktywną działalność gospodarczą podmiot, zgodnie z dokumentem rejestrowym nie zawiesił prowadzenia działalności. Rozpoczęcie realizacji usługi rozwojowej początek świadczenia usługi rozwojowej np. pierwszy dzień szkolenia, pierwsze spotkanie z doradcą, pierwsze uruchomienie szkolenia e-learning; Projekt przedsięwzięcie o charakterze jednorazowym, składające się z zestawu powiązanych ze sobą zadań, w tym usług rozwojowych, podejmowane dla osiągnięcia z góry określonych celów (definicja ma zastosowanie w szczególności do projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej ale też do projektów komercyjnych). Potwierdzeniem realizacji projektu jest opinia/oświadczenie strony umowy zlecającej realizację projektu. Dokument potwierdzający (poświadczający) doświadczenie Podmiotu w realizacji usług rozwojowych dokument od klienta instytucjonalnego i nieinstytucjonalnego potwierdzający realizację usługi rozwojowej i/lub projektu, np. referencje, oświadczenia klienta potwierdzające zrealizowanie usługi, akceptacja końcowego rozliczenia projektu (np. informacja o akceptacji końcowego wniosku o płatność); dokument potwierdzający zapłatę za zrealizowanie usługi rozwojowej; Doświadczenie w realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej realizacja projektów jako beneficjent, Podmiot wsparcia, partner. Potwierdzeniem realizacji projektu EFS jest opinia/oświadczenie strony umowy o dofinansowanie, która przyznała dofinansowanie, akceptacja płatności końcowej. Podmiot wsparcia posiadający doświadczenie w realizacji projektów współfinansowanych z EFS - Podmiot, który otrzymał wsparcie finansowe z EFS na realizację własnego projektu. Kadra, którą Podmiot dysponuje osoby z personelu Podmiotu (dot. personelu zarządzającego, operacyjnego i merytorycznego), z którymi Podmiot podpisał dwustronnie akceptowaną deklarację/porozumienie współpracy i którym Podmiot zleca/gwarantuje przeprowadzenie/świadczenie min. 80 godzin usług rozwojowych rocznie (w przypadku personelu merytorycznego i dydaktycznego) oraz min. 480 godzin w przeciągu roku w sposób powtarzalny (w przypadku personelu zarządzającego i/lub operacyjnego). Przy czym kadra, którą dysponuje Podmiot i którą wykazuje w momencie wpisu do Rejestru Usług Rozwojowych, powinna przynajmniej 7

w jednym roku kalendarzowym trwania współpracy przepracować na rzecz podmiotu odpowiednio min. 80 godzin (personel merytoryczny) i min. 480 godz. (personel operacyjno-zarządzający). Rok, w którym osoba z personelu przepracowała odpowiednio min. 80 i min. 480 godzin, musi zawierać się w ostatnich trzech latach kalendarzowych włączając w ten przedział rok, w którym nastąpił wpis Podmiotu do RUR. Osoby z kadry, którą Podmiot dysponuje wykazywane są w metryczce oraz mogą być wykazywane w kryteriach wiarygodności przy doświadczeniu kadry świadczącej usługi rozwojowe. Kadra w dyspozycji Podmiotu osoba, która jest pracownikiem Podmiotu lub z którą Podmiot podpisał porozumienie o współpracy, przy czym na dzień wpisu do RUR: kadra świadcząca wyłącznie usługi szkoleniowe powinna w ostatnich 3 latach zrealizować minimum 480 godzin usług szkoleniowych, w tym 240 godzin na rzecz Podmiotu kadra świadcząca usługi rozwojowe o charakterze zawodowym (np. kursy zawodowe) powinna w ostatnich 3 latach zrealizować minimum 250 godzin usług rozwojowych, w tym 100 godzin usług na rzecz Podmiotu oraz posiadać kwalifikacje/uprawnienia do wykonywania danej usługi rozwojowej kadra świadczącą usługi rozwojowej inne niż szkoleniowe (np. doradztwo) powinna w ostatnich 3 latach zrealizować minimum 100 godzin jednego rodzaju usług rozwojowych (def. w słowniczku), w tym 50 godzin na rzecz Podmiotu Kadra, która jest w dyspozycji Podmiotu wykazywana jest w kryteriach wiarygodności przy doświadczeniu kadry świadczącej usługi rozwojowe. Pozostawanie kadry w dyspozycji Podmiotu pozostawanie we współpracy na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilno-prawnej. Współpraca musi mieć charakter sformalizowany, tj. formę pisemną. Dzień złożenia oświadczenia dzień rejestracji w rejestrze oraz dzień rejestracji poszczególnych usług rozwojowych. RUR Skrót nazwy Rejestr Usług Rozwojowych. 3. Objaśnienie dot. sposobu wypełniania Karty Podmiotu oraz załączanych dokumentów potwierdzających spełnienie kryteriów dostępu do Rejestru Usług Rozwojowych. W tym punkcie wyjaśniono sposób wypełniania poszczególnych pól i kryteriów dla każdej z trzech części Kart Podmiotu. Wyjaśnienia do kryteriów poparto przykładami dostosowanymi do specyfiki i poziomu skomplikowania danego kryterium. Ponadto w objaśnieniach poruszane są kwestie związane z: 8

A. Weryfikacją wstępną polegającą na ocenie potencjału Podmiotu oraz wiarygodności deklaracji i oświadczeń składanych przez Podmiot podczas wpisu do RUR. Ocena dokonywana jest na podstawie informacji i danych wpisywanych w polach do tego przeznaczonych oraz na podstawie załączanych skanów oświadczeń, zaświadczeń, deklaracji, umów i innych dokumentów pomocniczych. Ważna jest kompletność i spójność informacji podawanych przez Podmiot w rejestrze (Karta Podmiotu) oraz załączanych dokumentach. B. Weryfikacją wtórną weryfikacja wtórna służy celom kontrolnym. Polega na ocenie prawdziwości informacji, deklaracji oraz oświadczeń składanych przez Podmiot podczas wpisu do RUR na podstawie oryginałów dokumentów (w tym dokumentów załączanych w RUR) oraz dokumentów źródłowych i innych dokumentów pomocniczych. Weryfikacja wtórna odbywa się w biurze/siedzibie Podmiotu lub w miejscu wskazanym przez Administratora Rejestru. Weryfikacji wtórnej podlegają tylko Podmioty, które zadeklarowały zamiar świadczenia usług rozwojowych z udziałem środków Unii Europejskiej (np. dofinansowywane w części ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego). Podmioty do kontroli wybierane są na podstawie analizy ryzyka. Analiza bazuje na informacjach podawanych przez Podmiot w RUR, załączanych zaświadczeniach, oświadczeniach, deklaracjach i innych dokumentach. Ponieważ z punktu widzenia celów RUR ważne jest spełnienie przez Podmioty minimalnych kryteriów wejścia podczas wpisu do rejestru oraz utrzymanie/poprawę stanu w przyszłości, w trakcie weryfikacji wtórnej badana będzie dokumentacja potwierdzająca stan wejścia do RUR oraz stan aktualny podczas weryfikacji. Informacja, o działaniach weryfikacyjnych będzie przekazywana wybranemu do oceny Podmiotowi z minimum 14-dniowym wyprzedzeniem. Wypełnienie pól tekstowych/liczbowych w RUR wymaganymi przez Administratora informacjami (np. posiadana kadra dydaktyczna) oraz zaznaczenie odpowiednich opcji (np. przedział osiąganych obrotów w przeciągu ostatnich 3 lat) traktowane jest jako złożenie deklaracji/oświadczenia przez Podmiot. Na potwierdzenie swoich deklaracji/oświadczeń Podmiot załącza przy wpisie wymagane dokumenty poświadczające niezbędne na tym etapie, np. skany porozumień/deklaracji współpracy, certyfikatów itp. dla potencjału wykazywanego w metryczce, zaświadczenia. Administrator rejestru, mając na względzie efektywne i racjonalne wykorzystanie zasobów rejestru, może ograniczyć ciężar załączanych dokumentów (pojemność) oraz ilość możliwych do wpisu znaków. W związku z powyższym Podmiot powinien dołożyć starań, aby przekazywane przez niego informacje oraz załączane dokumenty pomocnicze były rzeczowe i zawierały wszelki potrzebne dane. Dotyczy to w szczególności umów/porozumień współpracy z personelem, zaświadczeń o zrealizowanych godzinach danej usługi rozwojowej, rekomendacji i opinii od klientów instytucjonalnych, itp. Jeśli wyżej wspomniane dokumenty będą miały charakter zbyt ogólny i będą zawierały braki w danych, konieczne będzie załączanie skanów dokumentów źródłowych i innych dokumentów pomocniczych co może wyczerpać dostępny limit pojemności. Brak lub niekompletność informacji w załączanych dokumentach może powodować opóźnienie w akceptacji rejestracji Podmiotu w RUR. 9

Ponadto Podmiot musi posiadać dokumenty źródłowe, potwierdzające deklaracje i oświadczenia złożone podczas wpisu do RUR, np. oryginały umów wykonawczych z personelem, oryginały dowodów księgowych, oryginały certyfikatów, itd. Dokumenty źródłowe niezbędne są podczas weryfikacji/kontroli w biurze lub siedzibie Podmiotu. 4 Metryczka Podmiotu Pierwszym etapem wpisu do Rejestru Usług Rozwojowych, dalej RUR, jest złożenie oświadczenia przez uprawomocnionego przedstawiciela Podmiotu, że Podmiot, który reprezentuje spełnia warunki niezbędne do wpisania go do rejestru i jest świadomy odpowiedzialności za składanie nieprawdziwych oświadczeń w Karcie Podmiotu. Oświadczenie składane jest poprzez oznaczenie właściwego pola (opcji) znajdującego się przy treści oświadczenia. Następnie Podmiot podaje, wymagane w polach metryczki informacje o własnej organizacji, jej osiągnięciach i potencjale kadrowym oraz o rodzaju świadczonych przez siebie usług rozwojowych, tj.: 1. Nazwa Podmiotu Podmiot wypełnia pole tekstowe przeznaczone na tą informację, np. Firma DD Sp. z o.o.(podaje się pełną oraz ewentualnie skróconą nazwę Podmiotu) 2. Rodzaje świadczonych usług rozwojowych (def. w słowniczku) Podmiot wybiera typy i podtypy usług rozwojowych z przeznaczonej do tego celu kafeterii możliwości wyboru. Podmiot będzie miał również możliwość dodania usługi nieokreślonej w kafeterii (wypełni przeznaczone do tego celu pole tekstowe) po uzyskaniu zgody Administratora Rejestru. A. Weryfikacja wstępna Informacje o których mowa w pkt 1 i 2 weryfikowane są podczas wpisu do rejestru na podstawie dokumentu rejestrowego (np. nazwa Podmiotu, rodzaj PKD wpisanych do dokumentu rejestrowego) oraz informacji zamieszczanych na oficjalnej stronie internetowej Podmiotu. B. Weryfikacja wtórna Ze względu na ogólnodostępny charakter informacji o których mowa w pkt 1 i 2 nie podlegają one weryfikacji (kontroli) na miejscu, tj.: w biurze lub siedzibie Podmiotu. 3. Kadra, którą Podmiot dysponuje (def. w słowniczku) Podmiot wypełnia przeznaczone dla tej informacji pole tekstowe wskazując możliwie dokładnie: liczbę osób przypisanych do podanych funkcji oraz specjalizację rodzajową (typ usługi) i tematyczną (specjalizacja w danej dziedzinie) oraz imiona i nazwiska osób z kadry z przypisaną im funkcją, rodzajem i tematyką świadczonej przez nią usługi rozwojowej Przykład: W dyspozycji Firmy DD sp. z o.o. są następujące osoby z kadry: opiekun programowy - 3 osoby, menadżer projektów szkoleniowo-doradczych 2 osoby, menadżer działu sprzedaży 1 osoba, przedstawiciele handlowi 3 osoby, trenerzy zarządzania 2 osoby, trenerzy z zakresu komunikacji interpersonalnej 2 osoby, 10

doradcy ds., zarządzania zmianą 2 osoby, itd. Następnie Podmiot wymienia imiona i nazwiska osób przypisując im funkcje i rodzaje usług zgodnie z zamieszczonym wcześniej opisem, np. Jan Kowalski, Zbigniew Nowak, Igor Malinowski - menadżerowie projektów szkoleniowo-doradczych, itd. Osoby z kadry wykazane w metryczce powinny przepracować na rzecz Podmiotu min. 80 godzin rocznie/480 godzin rocznie w okresie 3 lat od daty wpisu (np. jeśli datą wpisu jest 15 maja 2015, osoba z kadry powinna mieć przepracowane 80/480 godzin w roku 2015 i/lub 2014 i/lub w roku 2013). Następnie Podmiot załącza dokumenty potwierdzające współpracę z powyżej zadeklarowanym personelem, np. 6 umów o pracę oraz 9 umów/porozumień współpracy. Należy pamiętać, iż dokumenty te powinny wskazywać pozostawanie zadeklarowanego personelu w dyspozycji Podmiotu. Załączone dokumenty widoczne są tylko dla Administratora rejestru. A. Weryfikacja wstępna Informacje o których mowa w pkt 3 weryfikowane są podczas wpisu do rejestru na podstawie informacji podanych przez Podmiot oraz załączonych dokumentów potwierdzających. Dokument potwierdzający współpracę (np. porozumienie/umowa współpracy), powinien zawierać w szczególności: datę zawarcia, okres współpracy, formę i zasady współpracy, przedmiot współpracy (tj.: rodzaj/typ usług rozwojowych, tematyka usług rozwojowych, funkcja i ogólny zakres zadań przypisany do funkcji), podpisy stron, między którymi porozumienie/umowa zostały zawarte. Jeśli załączony/e dokumenty potwierdzające, nie zawierają wymaganych informacji lub budzą wątpliwości (np. porozumienia/umowy ramowe zawarte zostały na 1 miesiąc przed wpisem do RUR i mało prawdopodobne jest, aby osoba współpracująca otrzymała zlecania od Podmiotu na realizację min. 80 godzin danego typu usług rozwojowych rocznie i/lub min. 480 godzin powtarzalnej pracy w przeciągu roku dla funkcji zarządczo-operacyjnych) Administrator zastrzega sobie możliwość weryfikacji informacji podanych w załącznikach w biurze/siedzibie Podmiotu lub przesyła na maila osobie upoważnionej wskazanej metryczce, prośbę o przedłożenie dodatkowych dokumentów celem weryfikacji oświadczeń złożonych przez Podmiot w pkt 3. Dodatkowe dokumenty uzupełniające informacje z umów/porozumień to w szczególności: CV, umowy zlecenie/o dzieło i/lub faktury/rachunki. B. Weryfikacja wtórna Ze względu na deklaratywny charakter informacji, o których mowa w pkt 3 oraz deklaratywny charakter porozumień/umów ramowych załączanych na potwierdzenie opisanego w metryczce potencjału kadrowego Administrator zastrzega sobie prawo weryfikacji prawdziwości informacji o których mowa w pkt 3 w biurze/siedzibie Podmiotu, tj.: prawo wglądu w oryginały załączonych porozumień oraz dodatkowych dokumentów potwierdzających zapisy porozumień (rachunki/faktury, umowy cząstkowe, umowy o pracę, inne dokumenty potwierdzające zlecenie realizacji danej usługi i/lub pełnienie danej funkcji). 4. Dotychczasowe doświadczenie w realizacji usług rozwojowych - Podmiot wypełnia przeznaczone dla tej informacji pole tekstowe wskazując przy tym np.: typy/rodzaje zrealizowanych usług rozwojowych; 11

typy odbiorców tych usług; liczbę zrealizowanych usług (np. w godzinach); produkty/rezultaty zrealizowanych usług; inne informacje. Ponadto Podmiot załącza dokumenty poświadczające realizację usług rozwojowych (def. w słowniczku), tj. 5 opinii kluczowych dla Podmiotu klientów instytucjonalnych dokumenty te widoczne są tylko dla Administratora rejestru. Przykład ogólny: Firma DD działa na rynku od ponad 5 lat. W trakcie swojej działalności nawiązaliśmy współpracę z 46 klientami, z których 30 zaliczamy do grona naszych stałych klientów. Na rzecz naszych klientów wyświadczyliśmy 521 godzin usług doradczych w zakresie zarządzania zmianą w organizacji, Usługi doradcze skutkowały opracowaniem ponad 100 strategii rozwoju oraz 50 wdrożeniami planów restrukturyzacji zatrudnienia. Naszymi klientami są głównie przedsiębiorstwa produkcyjne z branży budowlanej. Na potwierdzeniem informacji o których mowa w pkt 4, Firma DD załączyła opinie 5 klientów instytucjonalnych, którzy w przeciągu ostatnich 3 lat wygenerowali 40% obrotów Firmy DD.. A. Weryfikacja wstępna Informacje, o których mowa w pkt 4, weryfikowane są podczas wpisu do rejestru na podstawie załączonych dokumentów potwierdzających (poświadczających) realizację usług. Dokument poświadczający realizację usług rozwojowych opisanych w pkt 4 to np. opinia, zaświadczenie od klienta instytucjonalnego. Dokument ten powinien zawierać w szczególności: datę wystawienia dokumentu, dane osoby/instytucji wystawiającej dokument, nazwę Podmiotu świadczącego usługę rozwojową, termin realizacji usługi rozwojowej, typ i tematykę usługi, liczbę godzin zrealizowanej usługi, typ odbiorców danej usługi rozwojowej, podpis osoby wystawiającej dokument. Jeśli załączony/e dokumenty poświadczające realizację usług rozwojowych, nie zawierają kompletnych informacji (np. nieznany jest rodzaj, temat, ilość zrealizowanych usług lub klient) Administrator zastrzega sobie możliwość weryfikacji informacji podanych w załącznikach w biurze/siedzibie Podmiotu lub przesyła na maila osobie upoważnionej wskazanej w metryczce, prośbę o przedłożenie dodatkowych dokumentów celem weryfikacji oświadczeń złożonych przez Podmiot, o których mowa w pkt 4 (np. umowy na realizację danej usługi rozwojowej, skan rachunku/f-ry, program i listę obecności na danej usłudze). B. Weryfikacja wtórna Administrator zastrzega sobie prawo weryfikacji prawdziwości informacji podawanych w pkt 4 w biurze/siedzibie Podmiotu, tj.: prawo wglądu w oryginały załączonych poświadczeń oraz dodatkowych dokumentów. 4. Inne informacje nt. Podmiotu np.: posiadane licencje, akredytacje, certyfikaty, tytuły - Podmiot wypełnia przeznaczone dla tej informacji pole tekstowe, podając przy tym czego dotyczy posiadana licencja, akredytacja, certyfikat, dyplomy, tytuły, nagrody itp. Ponadto Podmiot załącza dokumenty potwierdzające informacje, o których mowa w pkt 5 (np. skany licencji, certyfikatów, akredytacji, itd.), jednak nie więcej niż 5 dokumentów. Oznacza to, że jeśli Podmiot wykazał 3 certyfikaty załącza 3 skany 12

dokumentów potwierdzających; jeśli Podmiot wykazał 8 certyfikatów załącza 5 skanów certyfikatów kluczowych z punktu widzenia Podmiotu. dokumenty te widoczne są tylko dla Administratora rejestru. A. Weryfikacja wstępna Informacje, o których mowa w pkt 5 weryfikowane są podczas wpisu do rejestru na podstawie załączonych dokumentów (skany licencji, certyfikatów, akredytacji, dyplomów itp.). B. Weryfikacja wtórna Administrator zastrzega sobie prawo weryfikacji prawdziwości informacji, o których mowa w pkt 5 w biurze/siedzibie Podmiotu, tj.: prawo wglądu w oryginały załączonych dokumentów. Informacje formalne o Podmiocie, tj: 6. Adres (siedziba) Podmiotu wypełnienie pola tekstowego, np. ul. T. Kościuszki 20/5, 00-834 Warszawa 7. Telefon - wypełnienie pola tekstowego z nałożoną maską nr telefonu, np. +48 22 432 86 61, +48 601 233 233 8. Fax - wypełnienie pola z nałożoną maską nr fax j.w. 9. Adres e-mail - wypełnienie pola adres e mail, np. biuro@firmadd.pl 10. Adres strony internetowej - wypełnienie pola adres www, np. www.firmadd.com.pl 11. Numer identyfikacyjny REGON (o ile instytucja posiada numer REGON) - Wypełnienie pola tekstowego 9 znaków, np. 012358556. 12. Numer identyfikacji podatkowej - Wypełnienie pola tekstowego 10 znaków, np. 526-25-01-444 A. Weryfikacja wstępna Informacje, o których mowa w pkt od 6 do 12 weryfikowane są podczas wpisu do rejestru na podstawie dokumentu rejestrowego (np. nazwa i siedziba Podmiotu, nr NIP i regon) oraz informacji zamieszczanych na oficjalnej stronie internetowej Podmiotu. Jeżeli dokument rejestrowy nie jest ogólnie dostępny Administrator może wezwać Podmiot do uzupełnienia tego dokumentu (zaświadczenie z ewidencji działalności gospodarczej, KRS). B. Weryfikacja wtórna Ze względu na ogólnodostępny charakter informacji podawanych w pkt 6 i 12 nie podlegają one weryfikacji (kontroli) na miejscu, tj.: w biurze lub siedzibie Podmiotu. Jeżeli dokument rejestrowy nie jest ogólnie dostępny Administrator może wezwać Podmiot do uzupełnienia tego dokumentu (zaświadczenie z ewidencji działalności gospodarczej, KRS). 13. Imię i nazwisko osoby, która może składać oświadczenia w imieniu Podmiotu (możliwość wskazania kilku osób) należy wypełnić pole tekstowe imionami i nazwiskami osób uprawomocnionych. Mogą to być osoby, których uprawomocnienia wynikają z dokumentu rejestrowego lub umowy spółki (np. Prezes i Prokurent, właściciel); mogą to być osoby, które otrzymały pełnomocnictwa od reprezentantów Podmiotu wskazanych w dokumencie 13

rejestrowym lub umowie spółki (np. pełnomocnictwo dla dyrektora wydane przez Prezesa i Prokurenta, właściciela). Ponadto Podmiot załącza dokumenty potwierdzające informacje, o których mowa w pkt 13, np. skan pełnomocnictwa lub umowy spółki osobowej lub dokumentu rejestrowego jeśli jest niedostępny online na odpowiednich serwisach. 14. Imię i nazwisko osoby uprawnionej w imieniu Podmiotu do wpisywania danych do rejestru usług rozwojowych wraz z adresem e-mail i numerem telefonu (możliwość wskazania kilku osób) mogą to być osoby składające oświadczenia w imieniu Podmiotu lub inne uprawomocnione osoby sposób wypełnienia tego pola jest podobny jak w przypadku osób składających oświadczenia z tym, że dodatkowo należy podać dane kontaktowe do osoby (osób) odpowiedzialnej za wpisywanie danych do RUR, tj. bezpośredni numer telefonu i adres e-mail. Ponadto Podmiot załącza skany dokumentów, z których wynikają uprawnienia osoby (osób), o których mowa w pkt 14. A. Weryfikacja wstępna Informacje, o których mowa w pkt 13 i 14 w metryczce weryfikowane są podczas wpisu do rejestru na podstawie dokumentu rejestrowego (np. dane reprezentacji: właściciela, zarządu) oraz dokumentów pomocniczych, jeśli uprawnienia nie wynikają z dokumentów rejestrowych (np. umowy spółki, pełnomocnictwa/upoważnienia). B. Weryfikacja wtórna Administrator zastrzega sobie prawo weryfikacji prawdziwości informacji o których mowa w pkt 13 i 14 w biurze/siedzibie Podmiotu, tj.: prawo wglądu w oryginały załączonych dokumentów pomocniczych. 15. Oświadczenie, że Podmiot prowadzi aktywną działalność Podmiot potwierdza prowadzenie aktywnej działalności zaznaczając odpowiednią opcję w rejestrze. A. Weryfikacja wstępna Deklaracja Podmiotu, o której mowa w pkt 15 Metryczki weryfikowana jest podczas wpisu do rejestru na podstawie dokumentu rejestrowego (np. informacja o zawieszeniu działalności). B. Weryfikacja wtórna Ze względu na ogólnodostępny charakter informacji nie podlega ona weryfikacji (kontroli) na miejscu, tj.: w biurze lub siedzibie Podmiotu. Jeżeli dokument rejestrowy nie jest ogólnie dostępny Administrator może wezwać Podmiot do uzupełnienia tego dokumentu (zaświadczenie z ewidencji działalności gospodarczej, KRS). 16. Oświadczenie, że Podmiot przestrzega zapisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) - Podmiot potwierdza przestrzeganie przepisów ustawy i aktów wykonawczych zaznaczając odpowiednią opcję w rejestrze. A. Weryfikacja wstępna 14

Deklaracja Podmiotu w sprawie przetwarzania danych osobowych nie wymaga załączania dokumentów pomocniczych potwierdzających deklarację na etapie wpisu do rejestru. B. Weryfikacja wtórna Ze względu na deklaratywny charakter oświadczenia, o którym mowa w pkt 16 - Administrator zastrzega sobie prawo weryfikacji złożonego oświadczenia/deklaracji w biurze/siedzibie Podmiotu, tj.: prawo wglądu w dokumenty określające i egzekwujące obowiązki Podmiotu wynikające z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, tj. w szczególności: 1. Posiadanie Polityki bezpieczeństwa (zawierającej informacje określone w 4 ww. Rozporządzenia). 2. Posiadanie Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych (zwierającej informacje określone w 5-9 oraz załączniku do ww. Rozporządzenia). 3. Posiadaniu ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. 4. Posiadaniu upoważnień wydanych osobom do przetwarzania danych osobowych (i odwołania nadanych upoważnień). 5. Posiadania oświadczeń osób mających dostęp do danych osobowych o zapoznaniu się z zasadami ochrony danych osobowych określonych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. (lub alternatywnie określonych w polityce bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym Podmiotu) oraz oświadczeń o znajomości konsekwencji i odpowiedzialności karnej wynikającej z nieprzestrzegania przez upoważnioną osobę zasad ochrony danych osobowych. 6. Posiadania zgody na przetwarzanie danych osobowych od osoby/osób, której/rych dane są przetwarzane (jeśli dotyczy). 7. Spełnienie obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 24 ww. ustawy (nazwa i adres administratora danych, cel zbierania danych, prawie dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania, dobrowolności albo obowiązku podania danych) oryginały oświadczeń kadry pozostającej w dyspozycji Podmiotu. 8. Posiadanie wniosku o rejestrację zbioru danych w GIODO (jeśli dotyczy). 5. Kryteria Podmiotowe Opcja nr 1 dla Podmiotów, które zadeklarują chęć realizacji usług wyłącznie komercyjnych Opisane poniżej kryteria podmiotowe, dotyczą tylko tych Podmiotów, które zadeklarują, że będą realizowały tylko komercyjne usługi rozwojowe finansowane bez udziału środków Unii Europejskiej. Oznacza, to że usługi tego Podmiotu nie będą dostępne dla osób 15

indywidualnych (pracowników) czy też instytucji (np. przedsiębiorstw), które otrzymały wsparcie unijne na potrzebne im działania rozwojowe. W momencie wpisu do rejestru Podmiot oświadcza spełnienie poniżej określonych kryteriów: 1. Podmiot nie zalega z zapłatą należności publicznoprawnych (podatki i ZUS) Podmiot potwierdza spełnienie kryterium zaznaczając odpowiednią opcję w rejestrze oraz załącza skan zaświadczenia z ZUS i US (zaświadczenia nie mogą być starsze niż 6 miesięcy od dnia złożenia deklaracji). 2. Podmiot będący osobą fizyczną lub osobą prawną, nie został skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwo składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karno-skarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. Podmiot będący osobą prawną, w których osoba będąca członkiem jego organów zarządzających lub wspólnikiem nie została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa, o których mowa wyżej. - Podmiot potwierdza spełnienie kryterium zaznaczając odpowiednią opcję w rejestrze oraz załącza skan zaświadczenia wydanego przez właściwy organ (KRK). A. Weryfikacja wstępna Deklaracje składane przez Podmiot, o których mowa w ww. punktach Kryteriów podmiotowych Opcja 1, weryfikowane są podczas wpisu do rejestru na podstawie załączonych dokumentów (skany zaświadczeń z ZUS, US i KRK). B. Weryfikacja wtórna Nie dotyczy - Podmioty świadczące usługi rozwojowe finansowane wyłącznie z komercyjnych środków są wyłączane ze zbiorowości objętej analizą ryzyka służącą wyłonieniu próby badanych/weryfikowanych Podmiotów. 6 Kryteria Podmiotowe Opcja nr 2 dla Podmiotów, które zadeklarują chęć realizacji usług rozwojowych wyłącznie z udziałem środków Unii Europejskiej lub usług mieszanych z udziałem środków Unii Europejskiej i środków komercyjnych. Podmiot spełniający kryteria w opcji 2 będzie mógł realizować usługi rozwojowe dofinansowywane ze środków Unii Europejskiej. Ponadto z usług tego Podmiotu będą mogły skorzystać osoby indywidualne (pracownicy) i instytucje (np. przedsiębiorstw), które otrzymały wsparcie unijne na potrzebne im działania rozwojowe i poszukują realizatorów tych usług. W momencie wpisu do rejestru Podmiot oświadcza spełnienie poniżej określonych kryteriów: 1. Podmiot nie zalega z zapłatą należności publicznoprawnych (podatki i ZUS) Podmiot potwierdza spełnienie kryterium zaznaczając odpowiednią opcję w rejestrze oraz załącza skan zaświadczenia z ZUS i US (zaświadczenia nie mogą być starsze niż 6 miesięcy od dnia złożenia deklaracji). Podmiot musi posiadać zaświadczenia od ZUS i US aktualne (ważność 6 miesięcy) na dzień składania oświadczeń i podczas weryfikacji. 16

2. Podmiot posiada co najmniej 3 lata (36 miesięcy) doświadczenia na rynku w realizacji usług rozwojowych - Podmiot potwierdza spełnienie kryterium zaznaczając odpowiednią opcję w rejestrze. Doświadczenia Podmiotu na rynku w obszarze realizacji usług rozwojowych, należy traktować jako rozpoczęcie realizacji min. 3 usług rozwojowych (def. słowniczek), z których co najmniej jedna usługa była realizowana w okresie co najmniej 36 miesięcy od dnia wpisu Podmiotu do rejestru. Jednocześnie wszystkie (min. 3) przedstawione przez Podmiot usługi muszą być zakończone przed dniem wpisu do rejestru. Przykładowo, jeżeli Podmiot wpisuje się do rejestru 2 stycznia 2015 r. musi posiadać doświadczenie w realizacji co najmniej 3 usług rozwojowych, z których co najmniej 1 usługa rozpoczęła się przed 2 stycznia 2012 r. Ponadto wszystkie przedstawione usługi muszą zakończyć się do dnia 1 stycznia 2015 r. włącznie. 3. Podmiot będący osobą fizyczną lub osobą prawną, nie został skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwo składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karnoskarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. Podmiot będący osobą prawną, w których osoba będąca członkiem jego organów zarządzających lub wspólnikiem nie została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa, o których mowa wyżej. Podmiot potwierdza spełnienie kryterium zaznaczając odpowiednią opcję w rejestrze oraz załącza skan zaświadczenia wydanego przez właściwy organ (KRK). 4. Podmiot nie został wykluczony z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich. Rejestr Podmiotów wykluczonych prowadzony jest przez Ministra Finansów. Podmiot potwierdza spełnienie kryterium zaznaczając odpowiednią opcję w rejestrze. A. Weryfikacja wstępna a. Deklaracje Podmiotu, o których mowa ww. kryteriach podmiotowych opcja 2 w pkt 1 i 3, weryfikowane są podczas wpisu do rejestru na podstawie załączonych dokumentów (skany zaświadczeń z ZUS, US i KRK). b. Deklaracja składana przez Podmiot w pkt 2 Kryteriów podmiotowych Opcja 2, weryfikowana jest podczas wpisu do rejestru na podstawie oświadczenia (zaznaczenia opcji w rejestrze). c. Deklaracja składana przez Podmiot, o której mowa w pkt 4 weryfikowana jest przez Administratora RUR na podstawie informacji uzyskanej z Ministerstwa Finansów (Administrator wysyła do Ministra Finansów zapytanie dot. Podmiotu rejestrującego się w RUR, czas oczekiwania na odpowiedź Ministra Finansów nie wstrzymuje procesu rejestracji Podmiotu w RUR. W przypadku otrzymania od MF odpowiedzi przeczącej tj. informacji, że Podmiot został wykluczony z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich Podmiot zostaje zawieszony w RUR do czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego w sprawie złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą. 17

B. Weryfikacja wtórna Administrator zastrzega sobie prawo weryfikacji prawdziwości złożonych deklaracji, o których mowa w pkt od 1 do 3, w biurze/siedzibie Podmiotu, tj.: a. Prawo wglądu w oryginały zaświadczeń z ZUS, US, KRK aktualnych na dzień wpisu do RUR oraz na dzień dokonywania weryfikacji/kontroli (pkt 1 i 3); b. Prawo wglądu w oryginały dokumentów potwierdzających realizację usług rozwojowych od min. 36 pełnych miesięcy kalendarzowych od dnia wpisu do Rejestru Usług Rozwojowych (pkt 3). Na potwierdzenie wymaganego doświadczenia Podmiot udostępnia podczas weryfikacji oryginały dokumentów potwierdzających realizację usług rozwojowych w przeciągu 36 miesięcy, np. referencje od klientów. Jeśli jednak referencje nie będą jednoznacznie wskazywały terminu rozpoczęcia i zakończenia danej usługi rozwojowej, będą nieczytelne (np. pieczątka klienta, podpis przedstawiciela klienta, rodzaj usługi), Podmiot zostanie poproszony o dodatkowe dokumenty weryfikujące spełnienie niżej określonych warunków (dokumenty źródłowe: umowy z klientami, dowody księgowe, listy obecności, program usługi, itp.). W omawianym kryterium ważne jest określenie czy Podmiot działa na rynku usług rozwojowych od min. 36 miesięcy od daty wpisu do rejestru oraz czy robi to aktywnie, dlatego wymagane minimum (realizacja 3 usług rozwojowych) musi spełniać poniższe dwa warunki łącznie: min. 1 z 3 usług rozpoczęła się min. 36 miesięcy od dnia wpisu do rejestru (jeśli datą wpisu do rejestru jest 1.01.2015 r. to najpóźniejszą datą rozpoczęcia realizacji 1 usługi powinien być 31.12.2011 r.) i zakończyła się w dniu poprzedzającym datę wpisu do rejestru (czyli najpóźniej 31.12.2014 r.) oraz pozostałe 2 z 3 usług wykazanych muszą się zakończyć w okresie 36 miesięcy od daty wpisu do rejestru, czyli w analizowanym przypadku do 31.12.2014 r. włącznie. Przykład praktyczny: Stan na dzień 1 lutego 2014 r. Firma doradczo-konsultingowa DD realizuje usługi doradcze od 3,5 roku i zamierza wpisać się do Rejestru Usług Rozwojowych niezwłocznie po skompletowaniu wymaganych do tego celu dokumentów. Firma przewiduje, że w ciągu 30 dni będzie gotowa na rejestrację w RUR i że 3 marca 2014 r. dokona wpisu. Aby udowodnić świadczenie usług rozwojowych od min. 36 m-cy od daty wpisu do RUR, Firma DD skompletowała dokumentację dla 3 usług doradczych świadczonych dla 3 klientów: dla Firmy Q, Firmy W i Firmy E. Usługa dla Firmy Q rozpoczęła się 17 lutego 2011 r. i zakończyła 2 kwietnia 2011 r. Usługa dla Firmy W rozpoczęła się 12 maja 2012 r. i zakończyła 1 marca 2013 r. Usługa dla Firmy E rozpoczęła się 26 czerwca 2013 r. i zakończyła 15 stycznia 2014 r. Jako dokumentację Firma DD przygotowała 3 umowy doradcze (z Firmą Q, W i E), w których określono datę rozpoczęcia realizacji każdej usługi doradczej oraz 3 protokoły odbioru/akceptacji zrealizowanej usługi doradczej (z dnia 2 kwietnia 2011 r., 1 marca 2013 r. i 15 stycznia 2014 r.). Dokumentami pomocniczymi były potwierdzenia przelewy wynagrodzenia za wykonanie każdej z ww. 3 usług. Firma DD spełniła wymagania dotyczące wypełnienia warunków kryterium w pkt 3, ponieważ w dniu wpisu do bazy (3 marca 2014 r.) przedstawiła wymagane 3 usługi rozwojowe (doradcze) z których każda zakończyła się w okresie 36 miesięcy od daty wpisu (tj. w okresie od 2 marca 2011 r. do 2 marca 2014 r.), jedna z usług rozpoczęła się 18

17 lutego 2011 r. (czyli wcześniej niż 2 marca 2011 r.) i zakończyła przed 2 marca 2014 r., pozostałe dwie usługi zakończyły do 2 marca 2014 r. (okres 36 miesięcy liczony od daty wpisu do rejestru). Administrator wystąpi do Ministerstwa Finansów o sprawdzenie czy na dzień kontroli Podmiot nadal nie jest wykluczony z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich. 7 Kryteria Wiarygodności Kryteria wiarygodności wypełniają Podmioty, które zadeklarowały chęć realizacji usług rozwojowych wyłącznie z udziałem środków Unii Europejskiej lub usług mieszanych z udziałem środków Unii Europejskiej i środków komercyjnych. W kryteriach wiarygodności, kryteria opisane w pierwszych 3 punktach są obowiązkowe, natomiast kryterium opisane w pkt 4 jest nieobowiązkowe. Za kryteria wiarygodności każdy Podmiot może otrzymać od 0 do 100 punktów. Aby uzyskać wpis do RUR Podmiot musi: a. uzyskać minimalną liczbę punktów w każdym z 3 obowiązkowych kryteriów wiarygodności - wyjątek stanowi kryterium nr 3, gdzie w przypadku Podmiotów, które świadczą zarówno usługi szkoleniowe, usługi rozwojowe o charakterze zawodowym, jak i inne usługi rozwojowe wymagane jest uzyskanie minimalnej liczby punktów dla każdego zadeklarowanego typu usług (tj. minimum punktów za doświadczenie kadry świadczącej usługi szkoleniowe, minimum punktów za usługi rozwojowe o charakterze zawodowym i minimalną liczbę punktów za doświadczenie kadry świadczącej inne usługi rozwojowe niż szkoleniowe) - oraz b. uzyskać łącznie minimalną liczbę punktów ustaloną dla części III. Kryteria wiarygodności. Wymagane minimalne punkty dla części III oraz poszczególnych kryteriów w tej części znajdują się w KARCIE PODMIOTU stanowiącej załącznik nr 1 do przedmiotowego Przewodnika. Oznacza to, że nie wystarczy osiągnąć minimum punktów w każdym z 3 obowiązkowych kryteriów. Podmiot jest zobowiązany wykazać się spełnieniem dodatkowych elementów, jednak dodatkowe punkty ponad minimum mogą pochodzić z tych obszarów, które ze względu na charakter działalności Podmiotu, formę i treść świadczonych usług rozwojowych są dla danego Podmiotu najbardziej odpowiednie, np. Podmiot może wykazać większy potencjał kadrowy, większe obroty, więcej opinii klientów instytucjonalnych, posiadane certyfikaty.. Administrator RUR określił maksymalną punktację dla części III oraz poszczególnych kryteriów w tej części w KARCIE PODMIOTU stanowiącej załącznik nr 1 do przedmiotowego Przewodnika. 19

Spełnienie kryteriów wiarygodności podlega weryfikacji wstępnej i wtórnej (w biurze/siedzibie Podmiotu). 1. Doświadczenie rynkowe Podmiotu w realizacji usług rozwojowych - Podmiot potwierdza spełnienie kryterium zaznaczając odpowiednią opcję w rejestrze. Opcje dotyczą wysokości obrotów z tyt. realizacji usług rozwojowych wygenerowane w przeciągu ostatnich 3 lat (36 miesięcy od daty wpisu do rejestru). Administrator wyznaczył progi kwotowe im większe zadeklarowane obroty, tym większa ilość otrzymanych punktów w tym kryterium. Ponadto Podmiot wypełnia zestawienie wyodrębniając pozycje i wartości pozycji dot. przychodów/obrotów dla poszczególnych zadeklarowanych typów usług rozwojowych z podziałem na ostatnie 3 lata obrotowe. A. Weryfikacja wstępna Deklaracja Podmiotu, o której mowa w pkt 1 Kryteriów wiarygodności, weryfikowana jest podczas wpisu do rejestru na podstawie wypełnionego zestawienia. Podmiot musi wykazać w każdym roku obroty z tytułu świadczenia usług rozwojowych nie mniejsze niż 60 tyś zł netto. Dotyczy to również Instytucji, które świadczą min. 60% swoich usług rozwojowych nieodpłatnie. W przypadku Instytucji, które świadczą min. 60% swoich usług rozwojowych nieodpłatnie, podczas weryfikacji wstępnej oceniane jest zestawienie zawierające szacunkowe wartości netto zrealizowanych usług rozwojowych nie wystarczy sama deklaracja Instytucji (zaznaczenie opcji w rejestrze). Przykład oparty na uogólnionych założeniach: Izba Rzemieślnicza 70% świadczonych przez siebie usług szkoleniowych, świadczy nieodpłatnie na rzecz członków Izby. Są to głównie szkolenia z zakresu obowiązującego prawa. Na dzień wpisu do RUR (15 maja 2014 r. mamy zamknięte następujące 3 lata obrotowe: 2011, 2012, 2013. W ciągu ostatnich 3 lat obrotowych Izba zrealizowała 100 16-godzinnych szkoleń w tym 34-2011 r., 30-2012 r., 36-2013 r. Obecnie godzina szkoleniowa z zakresu prawa i aktualizacja prawa w obszarze funkcjonowania przedsiębiorstw (np. ZUS, podatki, rachunkowość, prawo pracy, itp.) kosztuje na rynku komercyjnym min. 160 zł netto. Aby ustalić minimalną cenę netto godziny szkoleniowej, przeprowadzono w kwietniu 2014 r. rozeznanie rynkowe, określając przedmiot zapytania dla każdej wykazywanej w zestawieniu tematyki szkoleniowej, przy czym założono w przedmiocie realizację 16 godzinnego szkolenia (2 dni), godzinę szkoleniową jako 45 min. oraz liczebność grupy od 8 do 10 osób. Dla każdej tematyki szkoleniowej pozyskano min. 3 oferty cenowe (cenę netto i brutto). Dla uproszczenia szacunku wyznaczyliśmy bieżącą cenę minimalną 160 zł netto (tj. żadna minimalna cena netto dla poszczególnych tematyk nie była niższa niż 160 zł netto). Biorąc pod uwagę inflację (tj.: wzrost cen dóbr i usług konsumpcyjnych w rozpatrywanych latach na podst. danych GUS) odnotowaną w 2012 r., 2013 r. i na koniec kwietnia 2014 r. przyjęto na tej podstawie następujące wskaźniki wzrostu cen netto usług szkoleniowych: 2012 3,7% wzrostu w odniesieniu do roku 2011; 2013 r.- 4% w odniesieniu do roku 2012; 2014 r. 4% wzrostu w odniesieniu do roku 2013. 20

Izba bazując na ustalonej w 2014 r. minimalnej cenie netto dla usługi szkoleniowej z zakresu prawa oraz mając na względzie ww. % przyrost cen usług w poszczególnych latach, ustaliła następującą wartość netto zrealizowanych usług: 2011 34 szkoleń x 16 godzin x 142,65 zł = 77 601,60 zł netto (147,93 zł : 103,7%) 2012 30 szkoleń x 16 godzin x 147,93 zł = 71 006,40 zł netto (153,85 zł :104%) 2013 36 szkoleń x 16 godzin x 153,85 zł = 88 617,60 zł netto (160 zł :104%) Na potwierdzenie spełnienia kryterium obrotów Izba przygotowała do ewentualnej weryfikacji wtórnej oryginały dzienników zajęć z każdego szkolenia (programy podpisane przez trenerów prowadzących, listy obecności). B. Weryfikacja wtórna (podobna jak w przypadku obrotów wykazywanych w kryteriach podmiotowych opcja 2) Administrator zastrzega sobie prawo weryfikacji prawdziwości deklaracji i podanych informacji, o których mowa w pkt 1 w biurze/siedzibie Podmiotu, tj.: prawo wglądu w zestawienia (rejestry) sprzedaży dokonywanej w ramach działalności Podmiotu, na których Podmiot oznaczy pozycje związane z przychodami z tytułu realizacji usług rozwojowych deklarowanych w Rejestrze Usług Rozwojowych oraz prawo wglądu w wybrane oryginały dowodów źródłowych dla tych pozycji (faktury, rachunki, umowy oraz sprawozdania finansowe, książka przychodów i rozchodów, PIT itp.) Podczas weryfikacji Podmiot będzie zobowiązany wykazać, że stan zadeklarowany i informacje podane w dniu wpisu do rejestru oraz na dzień przeprowadzania weryfikacji są prawdziwe. W przypadku Instytucji, które świadczą min. 60% swoich usług rozwojowych nieodpłatnie (np. cech rzemiosł, Izby rzemieślnicze, Związki pracodawców, Związki zawodowe), deklarowany na wejściu i w dniu kontroli obrót ustalany będzie w oparciu o przedstawioną dokumentację zrealizowanych usług (np. dzienniki zajęć) oraz szacunkowe ceny tych usług na rynku (rozeznanie rynkowe) i/lub wkład w wynagrodzeniu osób, które świadczyły te usługi rozwojowe (wynagrodzenie trenerów/doradców prowadzących usługi). 2. Opinie klientów instytucjonalnych - Podmiot potwierdza spełnienie kryterium zaznaczając odpowiednią opcję w rejestrze. Opcje dotyczą liczby posiadanych opinii przy założeniu, że dla 1 usługi realizowanej w danym okresie czasu wykazywana jest opinia 1 klienta instytucjonalnego (jeśli w danej usłudze uczestniczyło kilku klientów instytucjonalnych opinię wystawić może tylko jeden z nich) oraz dla 1 klienta wykazywane są wszystkie usługi zrealizowane na jego rzecz w danym okresie czasu (co oznacza, że dokument od klienta instytucjonalnego potwierdzający realizację 2 lub więcej usług rozwojowych liczony jest jako 1 dokument/usługa). Dokumenty poświadczające zrealizowanie usług rozwojowych wystawione przez klientów instytucjonalnych (firm i instytucji) nie starsze niż 3 lata 36 miesięcy (liczone od dnia wpisu do rejestru), zawierające następujące elementy: 1. nazwę / markę Podmiotu świadczącego usługi; 2. zakres świadczonych usług; 3. termin świadczonych usług; 4. grupa odbiorców usługi; 21