Wybrane zagadnienia z zakresu kwalifikowalności wydatków i finansowania projektów w ramach PO KL

Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007-2013 Wybrane zagadnienia z zakresu kwalifikowalności wydatków i finansowania projektów w ramach PO KL Toruń, 29 października 2010 r. Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Zakres prezentacji 1. Podstawowe i szczegółowe zasady kawlifikowalności wydatków. 2. Zasady rozliczania kosztów pośrednich w projekcie. 3. Zasady przepływu środków finansowych w ramach projektów. 4. Zasady prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej projektu. 5. Zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy.

Wytyczne krajowe: Zasady finansowania PO KL, Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013 wydane przez Ministra Rozwoju Regionalnego, Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL

Zasady kwalifikowalności

Podstawowe zasady kwalifikowania wydatków Wydatki w ramach PO KL są kwalifikowalne, o ile: są niezbędne dla realizacji projektu, a więc mają bezpośredni związek z celami projektu; są racjonalne i efektywne, tj. nie są zawyŝone w stosunku do cen i stawek rynkowych oraz spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami (relacja nakład/rezultat); zostały faktycznie poniesione; są udokumentowane; są zgodne z zatwierdzonym budŝetem projektu, z uwzględnieniem zasad konstruowania budŝetu w ramach PO KL; są zgodne ze szczegółowymi zasadami określonymi w Wytycznych, tj: - nie zostały wymienione w katalogu wydatków niekwalifikowalnych w ramach PO KL; - zostały poniesione zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych; są zgodne z odrębnymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, w szczególności z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm.).

Podstawowe zasady kwalifikowalności wydatków W ramach PO KL niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatku tzn. zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych wspólnotowych lub krajowych, w tym: zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch róŝnych projektów dofinansowanych w ramach PO KL lub innych programów operacyjnych finansowanych z funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności; zrefundowanie podatku od towarów i usług (VAT) w ramach PO KL, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budŝetu państwa; zakupienie środka trwałego z udziałem środków krajowych otrzymanych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków wspólnotowych, a następnie zrefundowanie jego amortyzacji w ramach PO KL; rozliczenie tego samego wydatku w kosztach bezpośrednich oraz kosztach pośrednich projektu.

Podstawowe zasady kwalifikowalności wydatków Beneficjent ma obowiązek ujawniania wszelkich przychodów, które powstaną w związku z realizacją projektu), przy czym odsetki na wyodrębnionym rachunku bankowym na potrzeby projektu nie stanowią przychodu. Przychód uzyskany w ramach projektu podlega zwrotowi w całości lub proporcjonalnie do tego, w jakim stopniu do jego osiągnięcia przyczynił się projekt realizowany w ramach PO KL. Instytucją odpowiedzialną za wezwanie do zwrotu jest WUP w Toruniu. Beneficjent jest zobowiązany do zachowania trwałości projektu zgodnie z art. 57 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999. Aktywa wytworzone bądź nabyte w ramach projektu nie mogą zostać zbyte za uzyskaniem korzyści majątkowej w ciągu 5 lat od zakończenia realizacji projektu.

Okres kwalifikowania wydatków Realizacja projektu w ramach konkursów nr 6/6.3/2010 musi się mieścić w okresie: 01.04.2011r. 31.12.2011r. Końcowa data kwalifikowalności wydatku moŝe zostać zmieniona na pisemny wniosek Beneficjenta, za zgodą podmiotu będącego stroną umowy, na warunkach określonych w umowie. Koszty przed podpisaniem umowy Okres kwalifikowalności wydatków w ramach projektu moŝe przypadać na okres przed podpisaniem umowy o dofinansowanie (np. wydatki poniesione na ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie projektu mogą zostać poniesione przed podpisaniem umowy i będą mogły zostać uznane za kwalifikowalne pod warunkiem przyjęcia projektu do realizacji). Koszty po zakończeniu realizacji projektu Kwalifikowanie wydatków poniesionych po dniu wskazanym jako dzień zakończenia realizacji projektu jest moŝliwe w przypadku, gdy wydatki te odnoszą się do zadań realizowanych w okresie wdraŝania projektu oraz zostały poniesione w ciągu 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji projektu, jednakŝe nie później niŝ przed złoŝeniem końcowego wniosku o płatność.

Szczegółowe zasady kwalifikowalności Wydatki niekwalifikowalne Zgodnie z Rozporządzeniem nr 1081/2006: podatek VAT, jeŝeli moŝe zostać odzyskany zakup nieruchomości, gruntu oraz infrastruktury, zakup sprzętu, mebli oraz pojazdów, z wyjątkiem wydatków w ramach cross-financingu odsetki od zadłuŝenia. Zgodnie z Krajowymi Wytycznymi: koszty prowizji pobieranych w ramach operacji wymiany walut, wydatek poniesiony na środki trwałe, które były współfinansowane ze środków krajowych lub wspólnotowych w przeciągu 7 lat poprzedzających złoŝenie wniosku o dofinansowanie projektu, koszty kar i grzywien, a takŝe koszty procesów sądowych (z wyjątkiem wydatków związanych z odzyskiwaniem kwot nienaleŝnie wypłaconych po akceptacji Instytucji Zarządzającej) oraz koszty realizacji ewentualnych postanowień wydanych przez sąd, wydatki związane z umową leasingu, a w szczególności: podatek, marŝa finansującego, odsetki od refinansowania kosztów, koszty ogólne, opłaty ubezpieczeniowe, wydatki związane z wypełnieniem wniosku o dofinansowanie projektu.

Szczegółowe zasady kwalifikowalności Wydatki niekwalifikowalne c.d. Ponadto: Zgodnie z zasadami przyjętymi przez Instytucję Zarządzającą, niekwalifikowalne są wpłaty dokonywane przez pracodawców na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach wynagrodzenia personelu projektu. Podatek od towarów i usług jest niekwalifikowalny w zakresie, w którym beneficjentowi przysługuje prawo częściowego odliczenia podatku VAT wg proporcji ustalonej zgodnie z art. 90 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. UWAGA! Wydatki niekwalifikowalne związane z realizacją projektu ponosi Beneficjent.

Szczegółowe zasady kwalifikowalności koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtem Koszty bezpośrednie mogą być rozliczane ryczałtem w oparciu o kwoty ryczałtowe wyłącznie w ramach Działania 6.3 Beneficjent ma moŝliwość wyboru sposobu rozliczania wydatków w projektach, tj. na podstawie kwot ryczałtowych lub na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków; kwotą ryczałtową jest kwota uzgodniona za wykonanie określonego w projekcie zadania na etapie zatwierdzenia projektu do realizacji; w przypadku podjęcia decyzji o rozliczaniu kosztów bezpośrednich kwotami ryczałtowymi, Beneficjent przedstawia wydatki projektu w szczegółowym budŝecie projektu w podziale na zadania (jeśli w ramach projektu realizowanych będzie kilka zadań). w ramach kwoty ryczałtowej beneficjent wykazuje we wniosku o płatność wydatki objęte cross-financingiem do wysokości limitu określonego w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu; koszty bezpośrednie rozliczone kwotą/ami ryczałtową/ymi są traktowane jako wydatki poniesione. Beneficjent powinien posiadać odpowiednią dokumentację potwierdzającą wykonanie zadań i osiągnięcie wskaźników produktu uzgodnionych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie.

Szczegółowe zasady kwalifikowalności koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtem rozliczanie kosztów bezpośrednich na podstawie kwoty ryczałtowej jest dokonywane we wniosku o płatność w zaleŝności od wykonanych zadań oraz osiągniętych wskaźników produktu w ramach projektu w stosunku do załoŝeń zawartych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu; Koszty zarządzania projektem są kwalifikowalne proporcjonalnie do zrealizowanych przez Beneficjenta zadań merytorycznych; Beneficjent w trakcie realizacji projektu nie ma moŝliwości zmiany sposobu rozliczania kosztów bezpośrednich rozliczanych kwotą ryczałtową na koszty bezpośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków w trakcie realizacji projektu;

Szczegółowe zasady kwalifikowalności Koszty zarządzania projektem obejmują : wynagrodzenia koordynatora/kierownika projektu lub innej osoby mającej za zadanie koordynowanie lub zarządzanie projektem; wynagrodzenia innego personelu bezpośrednio zaangaŝowanego w zarządzanie projektem, o ile jego zatrudnienie jest niezbędne dla realizacji projektu; wydatki związane z otworzeniem i prowadzeniem rachunku bankowego; wydatki związane z ustanowieniem zabezpieczeń prawidłowej realizacji umowy; zakup lub amortyzacja sprzętu lub wartości niematerialnych i prawnych niezbędnych do zarządzania projektem; działania informacyjno-promocyjne związane z realizacją projektu (np. zakup materiałów promocyjnych i informacyjnych, zakup ogłoszeń prasowych); inne o ile są bezpośrednio związane z koordynacją i zarządzaniem projektem (np. wydatki związane z ewaluacją).

Szczegółowe zasady kwalifikowalności Zarządzanie projektem nie jest celem projektu, na które powinno być kierowane wsparcie, lecz jedynie narzędziem słuŝącym jego realizacji. W związku z powyŝszym środki zaangaŝowane w zadanie związane z zarządzaniem projektem powinny być kalkulowane w wysokości niezbędnego minimum pozwalającego na sprawna jego realizację. Ponadto, wydatki związane z wynagrodzeniem osób, które wykonują więcej niŝ jedno zadanie/funkcję w ramach projektu lub są zatrudnione w więcej niŝ jednym projekcie mogą być uznane za kwalifikowalne, o ile obciąŝenie wynikające z wykonywania danego zadania/funkcji nie wyklucza moŝliwości prawidłowej i efektywnej realizacji pozostałych zadań/funkcji powierzonych danej osobie.

Szczegółowe zasady kwalifikowalności Koszty zarządzania powinny być adekwatne do całkowitych kosztów projektu. Wydatki na działania informacyjno - promocyjne powinny uwzględniać specyfikę projektu oraz adekwatność i niezbędność ich poniesienia dla osiągnięcia celów projektu. Zgodnie z Wytycznymi, podmiot będący stroną umowy moŝe podjąć decyzję o uznaniu za niekwalifikowalne całości lub części wydatków w ramach projektu w przypadku naruszenia przez Beneficjenta zasady efektywnego zarządzania finansami.

Szczegółowe zasady kwalifikowalności Cross-financing Cross financig - zasada elastycznego finansowania z EFS wydatków objętych zakresem pomocy z innego funduszu (kwalifikowalne w ramach EFRR). Dotyczy kategorii wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego projektu i stanowi logiczne uzupełnienie działań w ramach PO KL. Powiązany wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach danego projektu. Wartość wydatków w ramach cross-financingu nie moŝe stanowić więcej niŝ 10% wszystkich wydatków kwalifikowalnych projektu. Wydatki w ramach cross-financingu powinny zostać przeznaczone przede wszystkim na zapewnienie realizacji zasady równości szans, w szczególności w odniesieniu do potrzeb osób niepełnosprawnych. Beneficjent jest zobowiązany do: oszacowania kosztów cross-financingu w ramach projektu i wskazania ich wysokości w budŝecie wniosku o dofinansowanie projektu, wskazania poziomu wydatków poniesionych w ramach cross financingu we wnioskach o płatność. Poziom cross - financingu weryfikowany jest na etapie ubiegania się o środki w ramach PO KL (przez IW (IP II)).

Szczegółowe zasady kwalifikowalności Cross-financing c.d. Rodzaje wydatków kwalifikowalnych, np.: zakupu oraz leasingu (finansowego i zwrotnego) pojazdów oraz mebli; zakupu oraz leasingu (finansowego lub zwrotnego) sprzętu rozumianego jako: środki trwałe (z wyłączeniem pojazdów i mebli), których wartość początkowa jest wyŝsza od 10% kwoty określonej w przepisach podatkowych, uprawniającej do dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego (350 PLN) **; dostosowywania budynków, pomieszczeń i miejsc pracy. UWAGA! Wydatki w ramach cross - financingu powyŝej dopuszczalnej kwoty określonej w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu nie są kwalifikowalne. ** Zgodnie z art. 16 d ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 22 d ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Szczegółowe zasady kwalifikowalności Opłaty finansowe i inne Opłaty finansowe i inne są kwalifikowalne, o ile ich poniesienie jest niezbędne do realizacji projektu: koszty otwarcia oraz prowadzenia wyodrębnionego na rzecz projektu subkonta na rachunku bankowym lub odrębnego rachunku bankowego, opłaty bankowe pobierane od dokonywanych transakcji finansowych (krajowych lub zagranicznych), np. opłaty za dokonywanie przelewów, koszty porad prawnych, opłaty notarialne, koszty doradztwa udzielonego przez ekspertów finansowych lub technicznych, koszty księgowości, koszty obsługi finansowych instrumentów zabezpieczających realizację umowy o dofinansowanie (poręczenie, gwarancja). Koszty przeprowadzenia audytu zewnętrznego nie są kwalifikowalne, chyba Ŝe audyt jest wymagany przez IP lub IW(IP2) i został uwzględniony w zatwierdzonym budŝecie projekt.

Szczegółowe zasady kwalifikowalności Podatek od towarów i usług (VAT) moŝliwości odzyskania podatku VAT naleŝy rozpatrywać w oparciu o przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, kwalifikowalny tylko wtedy, gdy został rzeczywiście i ostatecznie poniesiony przez Beneficjenta oraz Beneficjent nie ma prawnej moŝliwości odzyskania podatku od towarów i usług (VAT), jeŝeli podatek VAT moŝe być częściowo odzyskany, kwalifikowalna jest ta część podatku VAT, która nie moŝe zostać odzyskana, Beneficjent składa odpowiednie oświadczenie o kwalifikowalności podatku od towarów i usług (VAT) na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie.

Szczegółowe zasady kwalifikowalności Wynagrodzenie personelu Personel projektu osoby zaangaŝowane do realizacji zadań w ramach projektu, tj. osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, osoby samozatrudnione (tj. osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą niezatrudniające pracowników) oraz osoby świadczące usługi w formie wolontariatu. W przypadku zatrudniania personelu na podstawie umowy o pracę, wydatki na wynagrodzenie personelu są kwalifikowalne, jeŝeli są spełnione łącznie następujące warunki: a) pracownik jest zatrudniony lub oddelegowany w celu realizacji zadań związanych bezpośrednio z wdraŝaniem projektu; b) okres zatrudnienia lub oddelegowania jest kwalifikowalny wyłącznie do końcowej daty kwalifikowania wydatków wyznaczonej w umowie o dofinansowanie projektu; c) zatrudnienie lub oddelegowanie do pełnienia zadań związanych z realizacją projektu jest odpowiednio udokumentowane postanowieniami umowy o pracę, zakresem czynności słuŝbowych pracownika lub opisem stanowiska pracy.

Szczegółowe zasady kwalifikowalności Zlecanie zadań Przy realizacji projektu Beneficjent moŝe zlecić innym podmiotom (wykonawcom) część zadań związanych z projektem. W przypadku zlecania usług Beneficjent powinien przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych w zakresie, w jakim ta ustawa stosuje się do Beneficjenta*. W przypadku realizacji zamówień przekraczających wyraŝoną w złotych równowartość 14 tys. euro netto stosować zasadę konkurencyjności ( 20 wzoru umowy) dot. Beneficjentów, którzy nie są zobligowani do stosowania PZP.. *Zapis nie wyklucza moŝliwości zlecania usług w trybie ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96 poz. 873, z późn. zm.).

Szczegółowe zasady kwalifikowalności Zlecanie zadań Wydatki związane ze zlecaniem zadań merytorycznych lub ich istotnej części w ramach projektu mogą stanowić wydatki kwalifikowalne pod warunkiem, Ŝe Beneficjent wskaŝe we wniosku o dofinansowanie projektu usługi, które zamierza zlecać innym podmiotom i wniosek w takiej formie zostanie zatwierdzony przez podmiot będący stroną umowy. Zasadą rozliczeń pomiędzy beneficjentem a wykonawcą jest faktura (rachunek) na realizację usługi/zamówienia. Wykonawca na fakturze przedstawia ogólną kwotę za zrealizowaną usługę/część usługi, zgodnie z zawartą umową. Na fakturze nie ma obowiązku wyszczególniania kategorii wydatków związanych z daną usługą. Z opisu faktury powinno wynikać co wchodziło w skład usługi (bez wykazywania części składowych usługi), przy czym w opisie tym zysk nie jest wykazywany. Na podstawie faktury beneficjent weryfikuje zgodność usługi z warunkami umowy. Po zatwierdzeniu dokumentów realizuje płatność na rzecz wykonawcy, a zatwierdzone dokumenty stanowią dokumentację projektu beneficjenta, która jest weryfikowana przez IW(IP2) (weryfikacja wniosków o płatność lub dokumentacji podczas kontroli na miejscu).

Koszty pośrednie w projekcie

Szczegółowe zasady kwalifikowalności Koszty pośrednie Koszty pośrednie koszty związane z obsługą techniczną projektu, których nie moŝna bezpośrednio przyporządkować do konkretnego zadania. Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby: ryczałtowo, przy czym w przypadku konkursów ogłoszonych dla Działania 6.3 (ze względu na wysokość środków przeznaczonych na konkurs) obowiązuje limit 20% bezpośrednich kosztów projektu pomniejszonych o wydatki dotyczące crossfinancingu (obowiązujący dla projektów o wartości do 2 mln zł); na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków (tj. bez stawki ryczałtowej, z pełnym udokumentowaniem wydatków) - w tym przypadku nie obowiązuje limit procentowy. Beneficjent dokonuje wyboru jednego z ww. sposobów rozliczania przed złoŝeniem wniosku dofinansowanie projektu, przy czym Beneficjenci będący PJB mogą rozliczać koszty pośrednie wyłącznie na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków.

Szczegółowe zasady kwalifikowalności Koszty pośrednie Koszty pośrednie mogą obejmować wyłącznie następujące koszty administracyjne (katalog zamknięty): koszty zarządu (tj. koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu np. kierownik jednostki); koszty personelu obsługowego (w tym obsługi kadrowej, administracyjnej, sekretariatu i kancelarii); koszty obsługi księgowej (tj. koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu); opłaty administracyjne za najem powierzchni biurowych lub czynsz; amortyzacja środków trwałych; opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, odprowadzanie ścieków, itp.; usługi pocztowe, telefoniczne, telegraficzne, teleksowe, internetowe, kurierskie; usługi kserograficzne; koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych (np. długopisów, papieru, teczek, toneru do drukarek, płyt CD, dyskietek), nie związanych bezpośrednio z realizacją zadań w projekcie; koszty ubezpieczeń majątkowych; koszty ochrony; sprzątanie pomieszczeń (w tym środki do utrzymania czystości pomieszczeń, dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację pomieszczeń, itp.). Koszty z ww. katalogu mogą stanowić koszty bezpośrednie, o ile zostaną bezpośrednio przypisane i rozliczane w odniesieniu do danego zadania.

Szczegółowe zasady kwalifikowalności Koszty pośrednie c.d. NiezaleŜnie od wybranego sposobu rozliczania wydatków, Beneficjent zobowiązany jest przedstawić w załączonym do wniosku o dofinansowanie realizacji projektu szczegółowym budŝecie projektu, uzasadnienie dla wykazanej we wniosku o dofinansowanie wartości kosztów pośrednich, które zamierza w projekcie rozliczyć: Wysokość ryczałtu powinna wynikać z metodologii (indywidualnej kalkulacji kosztów) przedstawianej przez beneficjenta w szczegółowym budŝecie projektu na etapie wnioskowania o środki w ramach PO KL. Metodologia powinna: być przygotowana w oparciu o dotychczasowe wartości kosztów pośrednich Beneficjenta; wskazywać sposób wyliczenia dla kaŝdej kategorii kosztów pośrednich, które Beneficjent uwzględnił w budŝecie projektu; wskazywać koszty pośrednie, które Beneficjent rozlicza ryczałtem w ramach innych realizowanych przez niego projektów. Metodologia wyliczania kosztów pośrednich podlega weryfikacji na etapie oceny wniosku o dofinansowanie projektu i moŝe podlegać negocjacjom, w tym takŝe przy uwzględnieniu zadań zlecanych na zewnątrz. W przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków Beneficjent jest zobowiązany przedstawić w załączonym do wniosku o dofinansowanie projektu uzasadnieniu do szczegółowego budŝetu projektu listę kosztów pośrednich, które zamierza rozliczyć w projekcie. Wyliczenie kosztów pośrednich odbywa się na podobnych zasadach jak dla wydatków bezpośrednich wykazanych w szczegółowym budŝecie projektu.

Szczegółowe zasady kwalifikowalności Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem W przypadku rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem, procentowy limit kosztów pośrednich jest wskazany w umowie o dofinansowanie projektu. Limit ten jest podstawą do rozliczania kosztów pośrednich we wnioskach o płatność w zaleŝności od wysokości przedstawianych do rozliczenia wydatków bezpośrednich (pomniejszonych o cross-financing), zgodnych z budŝetem projektu i zasadami kwalifikowalności w ramach programu. Beneficjent dokonuje przeksięgowania odpowiedniej wysokości wydatków pośrednich oraz refundacji odpowiedniej kwoty z rachunku projektu w odniesieniu do poniesionych wydatków bezpośrednich. Na wysokość kosztów pośrednich mają wpływ nie tylko koszty bezpośrednie wykazane w dotychczas rozliczonych wnioskach o płatność, lecz równieŝ wszelkiego rodzaju pomniejszenia, które dokonywane są na zakończenie realizacji projektu (np. w związku z korektami finansowymi). Koszty pośrednie rozliczone ryczałtem traktowane są jako wydatki poniesione. Beneficjent nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki pośrednie, w związku z tym dokumenty te nie podlegają kontroli na miejscu. Podczas kontroli na miejscu moŝliwe jest jednak zweryfikowanie prawidłowości sporządzenia przez Beneficjenta metodologii wyliczania kosztów pośrednich, którą przedstawił na etapie wnioskowania o środki w ramach PO KL.

Szczegółowe zasady kwalifikowalności Koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków W przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków Beneficjent: wykazuje wartość poniesionych wydatków pośrednich we wnioskach o płatność do wysokości łącznej określonej w zatwierdzonym budŝecie projektu, ma obowiązek zbierania i opisywania dokumentów księgowych na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki pośrednie, wykazuje dokumenty księgowe we wniosku o płatność w zestawieniu poniesionych wydatków na zasadach analogicznych dla wydatków bezpośrednich, i mogą one podlegać kontroli na miejscu.

Finansowanie projektu

Finansowanie projektów konkursowych Realizacja projektu wyłonionego do dofinansowania w procedurze konkursowej odbywa się na podstawie umowy o dofinansowanie projektu. Co do zasady, dofinansowanie przekazywane jest Beneficjentowi w formie zaliczki na realizację projektu w ramach dwóch równoległych strumieni, tj. w formie: płatności budŝetu środków europejskich w części odpowiadającej finansowaniu ze środków EFS oraz dotacji celowej w części odpowiadającej współfinansowaniu krajowemu. Środki dotacji rozwojowej są przekazywane na wyodrębniony rachunek bankowy i co do zasady, płatności w ramach projektu powinny być regulowane za pośrednictwem tego rachunku.

Finansowanie projektów konkursowych Przekazanie pierwszej transzy (zaliczki) środków na realizacje projektu: na podstawie umowy o dofinansowanie projektu pomiędzy Beneficjentem a właściwą instytucją (WUP w Toruniu), w wysokości i terminie określonym w harmonogramie płatności, przy czym WUP w Toruniu stosuje praktykę konstruowania harmonogramu w oparciu o kwartały kalendarzowe. po złoŝeniu przez beneficjenta zabezpieczenia, o którym mowa w umowie dofinansowanie projektu (chyba, Ŝe Beneficjent jest zwolniony z jego złoŝenia).

Finansowanie projektów konkursowych Przekazanie kolejnej transzy (tylko jeśli dotyczy) Pod warunkiem rozliczenia we wniosku o płatność co najmniej 70% kwoty dotychczas otrzymanych środków, przy czym 70% rozpatrywane jest kumulatywnie, tzn. bierze się pod uwagę dotychczas rozliczone wnioskami o płatność wydatki w stosunku do kumulatywnej kwoty środków, które Beneficjent otrzymał do tej pory na realizację projektu. W przypadku niezłoŝenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie określonym przez beneficjenta w zaakceptowanym harmonogramie płatności (co do zasady nie dłuŝszym jednak niŝ 3 miesiące), od środków pozostałych do rozliczenia naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złoŝenia wniosku o płatność rozliczającego dany wydatek. Beneficjent ma prawo złoŝyć wniosek o płatność, w którym rozliczanych jest mniej niŝ 70% środków dotychczas przekazanych, o ile wynika to z harmonogramu płatności zaakceptowanego przez IP / IW (IP2). Zatwierdzenie takiego wniosku nie będzie skutkowało przekazaniem kolejnej transzy środków.

Wniosek o płatność Wszystkie projekty w ramach PO KL są rozliczane na podstawie wniosku beneficjenta o płatność. We wniosku tym Beneficjent wykazuje postęp finansowy i rzeczowy z realizacji projektu (nie ma sprawozdania). Wzór wniosku beneficjenta o płatność znajduje się w załączniku nr 3 do Zasad finansowania PO KL, Instrukcja wypełniania wniosku znajduje się w załączniku nr 4 do ww. Zasad. Wniosek beneficjenta o płatność wypełnia się w Generatorze Wniosków Płatniczych dostępnym on-line na stronach www.funduszeeuropejskie.gov.pl oraz www.wup.torun.pl/pokl Wzór Szczegółowej charakterystyki udzielonego wsparcia (część merytoryczna) znajduje się w załączniku nr 2 do Zasad systemu sprawozdawczości PO KL 2007-2013.

Wniosek o płatność c.d. Wniosek o płatność jest składany w terminach określonych w umowie, nie rzadziej niŝ raz na 3 miesiące (w terminie 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego). Wniosek jest składany w wersji papierowej i elektronicznej. IW ma 20 dni roboczych od dnia jego wpłynięcia na dokonanie weryfikacji formalno-rachunkowej i merytorycznej przy czym termin ten dotyczy kaŝdej złoŝonej wersji wniosku. Płatność kolejnej transzy dotacji rozwojowej dla Beneficjenta następuje w terminie wskazanym w umowie, przy czym nie później niŝ w terminie 20 dni roboczych od dnia zatwierdzenia wniosku. Dodatkowo, zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie projektu, Beneficjent zobowiązany jest do przekazania w formie elektronicznej, wraz z wnioskiem o płatność, informacji o wszystkich uczestnikach Projektu, zgodnie z zakresem informacji określonym w załączniku nr 2 do wzoru umowy o dofinansowanie projektu.

Ewidencja księgowa Zgodnie z art. 60 lit. d) rozp. Rady (WE) nr 1083/2006 istnieje wymóg, aby Beneficjenci oraz inne podmioty uczestniczące w realizacji projektów utrzymywały odrębny system księgowy albo odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji związanych z danym projektem. Ze względu na rodzaj prowadzonej ewidencji i moŝliwość jej wykorzystania dla zapewnienia odrębnego ujęcia transakcji związanych z projektem, Beneficjentów w ramach PO KL moŝna podzielić na 2 grupy: Beneficjentów prowadzących pełną księgowość (wymóg zapewnienia odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej nie zaś odrębnych ksiąg rachunkowych), pozostałych Beneficjentów nie prowadzących pełnej księgowości (comiesięczne sporządzanie techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego Kumulatywnego zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dotyczące projektu nr na koniec miesiąca : /rok.. w oparciu o wzór załącznika do wniosku o płatność Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem).

Zabezpieczenie środków na realizację projektów Formy zabezpieczenia W przypadku konkursów ogłoszonych w ramach Poddziałania 6.1.1 przez WUP w Toruniu 22.03.2010 r. zabezpieczenie środków na finansowanie projektu stanowić będzie, co do zasady, weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową: - dotyczy to projektów, których wartość dofinansowania jest mniejsza bądź równa 10 mln PLN lub - w przypadku podpisania przez Beneficjenta z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Toruniu kilku umów o dofinansowanie projektu, których wartość dofinansowania jest mniejsza bądź równa 10 mln PLN ). Zabezpieczenie prawidłowej realizacji projektu składane przez Beneficjenta obejmuje całkowitą kwotę przyznanego dofinansowania. Z obowiązku składania zabezpieczenia zwolnione są jednostki sektora finansów publicznych, fundacje, których jedynym fundatorem jest Skarb Państwa oraz Bank Gospodarstwa Krajowego..

Wybrane zagadnienia z zakresu kwalifikowalności wydatków i finansowania projektów w ramach PO KL Dziękuję za uwagę Wojewódzki Urząd Pracy w Toruniu ul. Szosa Chełmińska 30/32