Załącznik do Zarządzenia Wewnętrznego Nr 16/2014 Starosty Średzkiego z dnia 22.10.2014r. Instrukcja określająca zasady przeprowadzania inwentaryzacji w Starostwie Powiatowym w Środzie Wlkp. Celem wprowadzenia niniejszej instrukcji jest określenie zasad, trybu i metod przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Starostwie Powiatowym w Środzie Wlkp. I. Pojęcie i cel inwentaryzacji 1. Inwentaryzacja to ogół czynności mających na celu okresowe ustalenie lub sprawdzenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki, porównanie go ze stanem ewidencyjnym oraz ustalenie różnic pomiędzy tymi stanami. 2. Celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki i na tej podstawie: a) doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, b) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie, c) dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątku jednostki, d) przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarowaniu majątkiem jednostki e) podjęcie decyzji w sprawie stwierdzonych różnic pomiędzy stanem księgowym a stanem faktycznym ( i wyeliminowanie jeżeli jest to możliwe przyczyn je powodujących), f) rozliczenie różnic w księgach rachunkowych danego roku obrotowego w celu doprowadzenia do zgodności zapisów księgowych ze stanami rzeczywistymi. 3. Inwentaryzacją obejmuje się wszystkie wszystkie aktywa i pasywa jednostki, a w szczególności: a) rzeczowe składniki aktywów trwałych, do których zalicza się: środki trwałe, środki trwałe w budowie, b) wartości niematerialne i prawne, c) rzeczowe składniki aktywów obrotowych, d) aktywa finansowe, w tym: inwestycje, udziały, akcje, inne papiery wartościowe, środki pieniężne, e) należności i zobowiązania, f) pozostałe aktywa i pasywa, g) składniki majątkowe ujęte w ewidencji ilościowej - wycena, h) znajdujące się w jednostce obce składniki aktywów, które zostały powierzone do użytkowania, i) składniki majątkowe objęte ewidencją pozabilansową. 4. Częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji, na ostatni dzień roku obrotowego, określa się w odniesieniu do niżej wymienionych grup składników majątku - następująco: a) aktywa - z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji, materiałów, towarów, produktów gotowych - raz w roku, b) zapasy materiałów, towarów i produktów gotowych znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową - raz na dwa lata, c) środki trwałe, pozostałe środki trwałe w używaniu oraz środki trwałe w budowie znajdujące się na terenie strzeżonym - raz na cztery lata. 5. Termin przeprowadzenia inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego uważa się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. 6. Dodatkowo Starosta Średzki może zarządzić przeprowadzenie inwentaryzacji doraźnej w przypadku zaistnienia okoliczności uzasadniających jej przeprowadzenie tj. zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, zaistnienia zdarzeń losowych (powódź, pożar, kradzież), zmiany formy własności, przekształcenia w inną formę organizacyjno-prawną oraz w innych uzasadnionych przypadkach. 1
II. Organizacja i obowiązki osób odpowiedzialnych za inwentaryzację 1. Do kierownika jednostki w zakresie inwentaryzacji należy: a) wydawanie wewnętrznych przepisów w zakresie inwentaryzacji w szczególności zarządzenia wewnętrznego w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, b) powoływanie przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej oraz członków komisji inwentaryzacyjnej, c) zatwierdzanie protokołów inwentaryzacyjnych oraz załącznika z rozliczenia inwentaryzacji ( załącznik nr 1). Kierownik jednostki odpowiada za prawidłowe przeprowadzenia inwentaryzacji. 2. Do kompetencji głównego księgowego w zakresie inwentaryzacji należy: a) przeprowadzenie szkolenia przedinwenatryzacyjnego, b) uzgadnianie z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej terminarza wykonania poszczególnych etapów inwentaryzacji, c) określenia zasad przeprowadzenia inwentaryzacji drogą uzgodnienia sald, d) określenia zasad przeprowadzenia inwentaryzacji drogą weryfikacji stanów księgowych z dokumentacją, e) zapewnienie wyceny arkuszy spisowych, f) zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, g) sprawowanie ogólnego nadzoru nad całokształtem prac inwentaryzacyjnych, 3. Do uprawnień i obowiązków przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej należy: a) współopracowanie z głównym księgowym, b) stawianie wniosków w sprawie powołania składu osobowego komisji inwentaryzacyjnej, c) organizowanie prac przygotowawczych do inwentaryzacji, d) przygotowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej, e) prowadzenie rozliczenia arkuszy spisowych z natury, stanowiących druki ścisłego zarachowania, f) stawianie uzasadnionych wniosków, g) przeprowadzenia inwentaryzacji w sposób uproszczony, przeprowadzenia spisów uzupełniających lub powtórnych, h) kontrolowanie pod względem formalnym i rachunkowym wypełnionych arkuszy inwentaryzacyjnych i innych dokumentów z inwentaryzacji, i) dopilnowanie terminowego złożenia wyjaśnień odnośnie ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych za ich powstanie, j) przygotowanie wniosków o wszczęcie dochodzenia w przypadku ujawnienia niedoborów i szkód zawinionych. 4. Do obowiązków członków komisji inwentaryzacyjnej należy: a) zapoznanie się z regulaminem ( instrukcją) inwentaryzacji oraz udział w szkoleniu, b) zaopatrzenie się w arkusze spisowe i inne potrzebne druki, c) ustalenie kolejności spisu składników majątku, d) zorganizowania pracy w ten sposób, aby normalna działalność komórki nie została zakłócona, e) terminowe przeprowadzenie spisu z natury na wyznaczonym polu spisowym, f) terminowe przekazanie przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej arkuszu spisowego oraz informacji o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach, zapasach niepełnowartościowych, g) przedstawienie sprawozdania z przebiegu spisu z natury. 5. Do zadań osób odpowiedzialnych materialnie za składniki objęte inwentaryzacja należy: a) udział w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym, b) uzupełnienie i uporządkowanie dokumentacji inwentaryzacyjnych składników, c) przygotowanie do inwentaryzacji rejonów spisowych i znajdujących się w nich składników. 6. Terminy inwentaryzacji składników aktywów i pasywów określa ustawa o rachunkowości. III. Metody inwentaryzacji 1. Inwentaryzację przeprowadza się w drodze: a) spisu z natury, b) uzgodnienia (potwierdzenia) salda - tj. uzyskania od kontrahentów i banków, pisemnych potwierdzeń wykazanych sald, 2
c) weryfikacji tj. porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości składników majątku. 2. Poszczególnym składnikom majątku przyporządkowana jest ściśle określona metoda inwentaryzacji. 3. W drodze spisu z natury przeprowadza się inwentaryzację: a) środków pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), b) akcji, obligacji, bonów i innych papierów wartościowych, c) rzeczowych składników majątku obrotowego - materiałów, towarów itp., d) środków trwałych z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony i gruntów, które inwentaryzowane są drogą weryfikacji, e) składników majątkowych ujętych wyłącznie w ewidencji ilościowej oraz będących własnością innych jednostek. 4. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury polega na: a) ustaleniu rzeczywistej wartości poszczególnych składników majątku poprzez ich przeliczenie, zważenie, zmierzenie oraz ujęciu ustalonej ilości w arkuszu spisu z natury, b) wycenie spisanych ilości, c) porównaniu wartości wycenionego spisu z danymi z ksiąg inwentarzowych i rachunkowych, d) ustaleniu ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych i wyjaśnieniu przyczyn ich powstania oraz postawieniu wniosków co do sposobu ich rozliczenia, e) ujęciu różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczeniu w księgach rachunkowych. 5. Metodą uzgodnienia (potwierdzenia) sald inwentaryzuje się: a) środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych, b) pożyczki i kredyty, c) należności, z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych, należności wobec pracowników oraz z tytułów publiczno-prawnych, d) powierzone kontrahentom własne składniki majątkowe. 6. W drodze weryfikacji przeprowadza się inwentaryzację: a) gruntów, budynków, budowli i środków trwałych trudno dostępnych oglądowi, b) wartości niematerialnych i prawnych, c) należności spornych i wątpliwych, d) należności od pracowników, e) należności publiczno-prawnych, f) funduszy i kapitałów, g) rezerw i przychodów przyszłych okresów, h) innych aktywów i pasywów niepodlegających spisowi z natury i uzgodnieniu sald. Inwentaryzacja w drodze spisu z natury Inwentaryzację metodą spisu z natury przeprowadza powołana przez kierownika jednostki z udziałem osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone im mienie i w tym celu komisja inwentaryzacyjna, która może się dzielić na zespoły spisowe. I. Komisja Inwentaryzacyjna Do obowiązków Komisji Inwentaryzacyjnej należy w szczególności: a) ustalenie harmonogramu i zakresu spisu z natury, b) dokonywanie podziału terenu jednostki na poszczególne rejony spisowe, c) przeszkolenie osób biorących udział w spisie z natury, d) przygotowanie dokumentacji przebiegu i rozliczenie inwentaryzacji, e) gospodarowanie arkuszami spisu z natury, f) ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych i przedkładanie wniosków w sprawie ich rozliczenia, g) sporządzanie sprawozdań z przebiegu inwentaryzacji. 3
II. Zespoły spisowe 1. Zespoły spisowe powołuje Starosta Średzki na wniosek przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej. 2. Do zespołów spisowych powinny być powoływane osoby z odpowiednimi kwalifikacjami oraz niezbędną wiedzą w zakresie materiałoznawstwa. 3. W skład zespołu spisowego nie może być powołana osoba: a) materialnie odpowiedzialna za stan objętych spisem z natury składników majątku, b) prowadząca ewidencję składników majątkowych podlegających spisowi, c) niezapewniająca bezstronności spisu. 4. Do obowiązków zespołu spisowego należy w szczególności: a) zapoznanie się z obowiązującą w jednostce instrukcją inwentaryzacyjną oraz udział w szkoleniu przedinwentaryzacyjnym, b) pobranie przed rozpoczęciem spisu arkuszy spisu z natury, c) pobranie od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczeń wstępnych i końcowych, d) przeprowadzenie spisu z natury w określonym terminie, e) ustalenie rzeczywistej wartości poszczególnych składników majątku poprzez ich przeliczenie, zmierzenie, zważenie oraz ujęcie ustalonej ilości w arkuszu spisu z natury, f) terminowe przekazanie wypełnionych arkuszy spisu z natury przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej oraz wszelkich informacji o stwierdzonych w toku czynności spisowych nieprawidłowościach, zwłaszcza w zakresie gospodarki składnikami majątku i zabezpieczenia ich przed zniszczeniem lub zagarnięciem. III. Przebieg spisu z natury 1. Spis z natury przeprowadza się w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za składniki majątku objęte spisem lub innej osoby przez nią pisemnie upoważnionej. 2. Zespół spisowy przed rozpoczęciem spisu z natury pobiera od osoby materialnie odpowiedzialnej za inwentaryzowane składniki majątku pisemne oświadczenie o ujęciu w księdze inwentarzowej wszystkich dowodów przychodu i rozchodu oraz o uzgodnieniu stanu tej ewidencji z ewidencją księgową (załącznik nr 2) sprawdza stan zabezpieczenia spisywanych składników majątkowych przed niekontrolowanym ruchem osób niezwiązanych z czynnościami spisowymi. 3. Rzeczywistą ilość spisywanych z natury składników majątku ustala zespół spisowy przez przeliczenie, z zmierzenie lub zważenie. Przeliczenie składników majątku polega na fizycznym ustaleniu ich ilości w sztukach lub jej wielokrotnościach, egzemplarzach, arkuszach, kompletach. Przeważenie składników majątku polega na ich fizycznym położeniu na wagę i odczytaniu jej wskazania. Zmierzenie składników polega na położeniu przyrządu mierniczego do spisywanego składnika majątkowego i odczytaniu jego wskazania. 4. Jeżeli nie ma możliwości zważenia ilości rzeczowych składników majątku trudnych do dokładnego zmierzenie (znajdujących się w zbiornikach, pryzmach itp.), ich ilość ustala się na podstawie obliczeń technicznych lub szacunków. Obliczenia techniczne lub szacunki powinny być uwidocznione na arkuszach spisowych lub w specjalnym załączniku do arkusza spisowego. 5. Znajdujące się na określonym polu spisowym składniki majątku objęte spisem z natury nie powinny być wydawane lub przyjmowane do czasu zakończenia spisu. W wyjątkowych sytuacjach zespół spisowy może wyrazić zgodę na wydanie lub przyjęcie określonego składnika majątku, jeżeli jest niezbędne do zapewnienia normalnej działalności jednostki. Wydanie lub przyjęcie składnika majątku w tym przypadku powinno nastąpić na specjalnie oznaczonych dowodach magazynowanych, umożliwiających odpowiednie ich ujęcie w księgach rachunkowych. 6. Bezpośrednio po ustaleniu rzeczywistej ilości składnika majątku zespół spisowy dokonuje wpisu do arkusza spisu z natury. 7. Zespół powinien wypełniać arkusze w sposób umożliwiający podział ujętych w nim składników majątku według miejsc przechowywania i według osób materialnie odpowiedzialnych, a także wyodrębnienie składników własnych i obcych z dalszym ich podziałem na pełnowartościowe i niepełnowartościowe. 8. Arkusz spisu z natury, na którym ujęto wynik spisu, powinien zawierać co najmniej: 4
a) nazwę jednostki (nadruk lub odciśnięcie stempla zawierającego nazwę jednostki), b) numer kolejny arkusza spisu oraz oznaczenie uniemożliwiające ich zmianę tj. podpis Głównego Księgowego, c) określenie rodzaju inwentaryzacji (np. pełna inwentaryzacja okresowa), d) nazwę lub numer pola spisowego, e) datę rozpoczęcia i zakończenia spisu, a jeżeli jest to niezbędne do rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za spisywany majątek - również godziny, f) termin przeprowadzenia spisu, g) imię i nazwisko oraz podpisy osoby materialnie odpowiedzialnej, członków zespołu spisowego oraz osób uczestniczących w spisie, h) numer kolejny pozycji arkusza, i) szczegółowe określenie składnika majątku, np. numer inwentarzowy, j) jednostki miary, k) ilość stwierdzoną w czasie spisu z natury, l) cenę za jednostki miary i wartość wynikającą z przemnożenia ilości składnika majątku stwierdzonej w czasie spisu przez cenę jednostkową. 9. Arkusze spisowe sporządza się w dwóch egzemplarzach, a przy inwentaryzacjach zdawczo-odbiorczych w trzech. Oryginał otrzymuje księgowość, a kopię osoba materialnie odpowiedzialna, w której obecności winny być spisane wszystkie składniki majątkowe. W arkuszach nie powinno się zostawiać wolnych niewypełnionych wierszy. 10. Wynik spisu ujmuje się w arkuszu spisu w sposób trwały długopisem, atramentem lub pismem maszynowym. W arkuszach spisu z natury niedopuszczalne jest pozostawianie niewypełnionych wierszy, korygowanie błędnych zapisów przez zamazywanie, wycieranie lub inne przerabianie dokonanych zapisów. Poprawianie błędnego zapisu polega na skreśleniu zapisu nieprawidłowego w taki sposób, żeby pierwotna treść była czytelna i wpisaniu poprawnego wpisu. Przy każdym poprawionym zapisie powinien być zamieszczony podpis przewodniczącego zespołu spisowego i osoby materialnie odpowiedzialnej. 11. Dla zapewnienia rzetelności i prawidłowości spisu z natury przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub osoba przez niego wyznaczona dokonuje wyrywkowej kontroli spisu. W toku kontroli należy zbadać, czy zespoły spisowe działają zgodnie z obowiązującymi przepisami i ustaleniami, a zwłaszcza czy została zapewniona kompletność spisu z natury oraz prawidłowo zostały wypełnione arkusze spisu z natury. Kontrolujący zobowiązany jest do umieszczenia na arkuszach spisu adnotacji (podpisu) przy kontrolowanych pozycjach oraz sporządzenia protokołu z przebiegu kontroli. 12. Po zakończeniu spisu i dokonaniu ostatniego zapisu w arkuszach spisowych zespół spisowy powinien zamieścić na tym arkuszu adnotację o treści: "Spis zakończono na pozycji.." 13. Prawidłowo wypełnione arkusze spisu z natury podpisują członkowie zespołu spisowego, osoba materialnie odpowiedzialna oraz inne osoby uczestniczące w spisie. 14. Zespół spisowy po zakończeniu czynności spisowych pobiera od osoby materialnie odpowiedzialnej oświadczenie końcowe co do przebiegu dokonanego spisu z natury i zawierające stwierdzenie, czy wnosi ona lub nie wnosi zastrzeżeń do przeprowadzonego spisu z natury (załącznik nr 3) oraz przekazuje wszystkie arkusze spisu z natury zarówno te wypełnione, jak i niewykorzystane, a także anulowane przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej. 15. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej po zgromadzeniu wszystkich wypełnionych arkuszy spisu z natury i sprawdzeniu ich kompletności przekazuje je Głównemu Księgowemu w celu dokonania ich wyceny i ustalenia ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych. IV. Wycena spisu z natury i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych 1. Po otrzymaniu spisu z natury Główny Księgowy, zleca określonym pracownikom księgowości dokonanie wyceny spisanych składników majątku oraz porównania ilości wartości poszczególnych składników majątku ustalonych w toku spisu z natury z ilością i wartością tych składników wynikającą z ewidencji księgowej. Natomiast błędy powstałe przy wycenie arkuszy powinny być poprawione i podpisane przez osoby, którym powierzono wykonanie tej czynności. Przy wycenie spisanych składników majątku stosuje się zasady określone w ustawie o rachunkowości. 2. W przypadku, gdy stan rzeczywisty ustalony w drodze spisu z natury jest niższy od stanu ewidencyjnego wynikającego z prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych, powstaje niedobór, w sytuacji odwrotnej powstaje nadwyżka. 3. Różnice inwentaryzacyjne należy ująć w zestawieniach różnic, sporządzonych w sposób umożliwiający ustalenie łącznej sumy różnic inwentaryzacyjnych z podziałem według poszczególnych kont 5
syntetycznych oraz według osób materialnie odpowiedzialnych, a także umożliwiający powiązanie poszczególnych pozycji zestawienia różnic z pozycjami arkuszy spisu z natury. 4. Różnice inwentaryzacyjne należy zweryfikować między stanem rzeczywistym, a stanem księgowym, rozliczyć i dorowadzić stan księgowy do stanu rzeczywistego. 5. W przypadku stwierdzenia różnic inwentaryzacyjnych w odniesieniu do niedoborów i szkód zawinionych Wydział Finansów i Budżetu przygotowuje i dostarcza wezwania do zapłaty osobom materialnie odpowiedzialnym. Inwentaryzacja w drodze uzgodnienia sald 1. W drodze uzgodnienia sald inwentaryzuje się: a) środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych, b) pożyczki i kredyty, c) należności, d) powierzone kontrahentom własne składniki majątkowe. 2. Inwentaryzację środków pieniężnych na rachunkach bankowych polega na potwierdzeniu przez bank stanu środków ulokowanych przez jednostkę na rachunkach bankowych. Jeżeli stany są zgodne z danymi księgowymi jednostki inwentaryzacja została spełniona. 3. Inwentaryzacji w drodze sald dokonuje Główny Księgowy. 4. Uzgodnienia sald dokonuje się w formie pisemnej. Inwentaryzacja w drodze weryfikacji sald 1. Aktywa i pasywa, które nie mogą być zinwentaryzowane w drodze spisu z natury lub uzgodnienia salda, podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald. Inwentaryzacja droga weryfikacji polega na porównaniu stanu wynikającego z zapisów w księgach rachunkowych lub inwentarzowych z danymi w dokumentach źródłowych lub wtórnych, rejestrach oraz doprowadzenia ich do realnej wartości. 2. Celem inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald jest stwierdzenie, czy rzeczywiście posiadane dokumenty potwierdzają istnienie określonego salda oraz czy jest ono realne i prawidłowo wycenione. 3. W drodze weryfikacji sald inwentaryzuje się: a) wartości niematerialne i prawne, b) grunty, budynki, budowle oraz środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, c) należności sporne i wątpliwe, należności od pracowników, należności od osób i jednostek nieprowadzących pełnych ksiąg rachunkowych, należności publiczno- prawne, d) kapitały i fundusze, e) rezerwy i przychody przyszłych okresów f) wszystkie inne niewymienione powyżej składniki aktywów i pasywów. 4. Weryfikację przeprowadzają pracownicy wydziałów merytorycznych wraz z pracownikami księgowości. 5. Weryfikację gruntów przeprowadza Wydział Gospodarki Nieruchomościami na ostatni dzień roku obrotowego tj. poprzez porównanie danych ewidencyjnych z dokumentami źródłowymi. 6. Z przeprowadzonej weryfikacji sald sporządza się protokół, a w przypadku weryfikacji sprzętu i oprogramowania sporządza się protokół lub notatkę służbową ( protokół weryfikacji załącznik nr 4) V. Weryfikacja różnic inwentaryzacyjnych 1. W celu ustalenia przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych przeprowadza się postępowanie weryfikacyjne. 2. W trakcie prac weryfikacyjnych można żądać od osoby materialnie odpowiedzialnej złożenia pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych. 3. Komisja inwentaryzacyjna przy weryfikacji różnić inwentaryzacyjnych może korzystać z pomocy rzeczoznawców z danej dziedziny, specjalistów jednostki oraz głównego księgowego. 6
4. Rezultatem zakończonego postępowania weryfikacyjnego jest protokół, w którym komisja inwentaryzacyjna przedstawia umotywowane wnioski co do sposobu rozliczenia niedoborów i nadwyżek inwentaryzacyjnych, przekazywany Głównemu Księgowemu do zaopiniowania. 5. Protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych podlega zatwierdzeniu przez Starostę Średzkiego. VI. Dokumentowanie inwentaryzacji. 1. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice (nieprawidłowości i rozbieżności) między stanem rzeczywistym (wynikającym z inwentaryzacji), a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. 2. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych następuje na podstawie zatwierdzonego przez Starostę Średzkiego protokołu weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych (załącznik nr 5). 7
Załącznik nr 1 do Instrukcji określającej zasady przeprowadzania inwentaryzacji w Starostwie Powiatowym w Środzie Wlkp. Wyszczególnie nie aktywów i pasywów Pozycje bilansu Wartość aktywów i pasywów z inwentaryzacji Wartość ewidencji księgowej aktywów i pasywów Salda potwierdzone Salda niepotwierdzone Stan na dzień.. inwentaryzacji ewidencji księgowej Nadwyżki Niedobory Salda ustalone w drodze spisu z natury ( arkusz spisu z natury.) Potwierdzenie salda Weryfikacja sald 8
Załącznik nr 2 do Instrukcji określającej zasady przeprowadzania inwentaryzacji w Starostwie Powiatowym w Środzie Wlkp. dnia Oświadczenie wstępne Oświadczam, że wszystkie operacje dotyczące przychodu i rozchodu (materiałów, towarów, środków trwałych, gotówki), za które odpowiadam, zostały do chwili rozpoczęcia spisu prawidłowo udokumentowane i wykazane w obowiązującej dokumentacji przekazanej do działu księgowości. (podpis osoby materialnie odpowiedzialnej) 9
Załącznik nr 3 do Instrukcji określającej zasady przeprowadzania inwentaryzacji w Starostwie Powiatowym w Środzie Wlkp. dnia Oświadczenie końcowe Oświadczam, że materiały, towary, środki trwałe, gotówka, zostały w mojej (naszej) obecności prawidłowo przeliczone, przemierzone, przeważone i ujęte prawidłowo do spisu. Nie wnoszę (wnosimy) żadnych zastrzeżeń, co do przebiegu i prawidłowości spisu z natury oraz pracy komisji inwentaryzacyjnej... (podpis osoby materialnie odpowiedzialnej).. (podpis osoby przyjmującej) 10
Załącznik Nr 4 do Instrukcji określającej zasady przeprowadzania inwentaryzacji w Starostwie Powiatowym w Środzie Wlkp. Protokół weryfikacji wybranej pozycji aktywów i pasywów.. Pieczęć jednostki PROTOKÓŁ WERYFIKACJI Saldo konta. na dzień Zespół weryfikacji w składzie: 1.... 2. w dniu zweryfikował saldo konta.. i stwierdził, że saldo konta wynika z zapisów udokumentowanych sprawdzonymi i zatwierdzonymi dokumentami. Jest one realne i poprawnie ustalone. Saldo obejmuje: a)....zł b)....zł c)....zł Saldo końcowe na dzień wynosi....zł Podpis osoby odpowiedzialnej za ewidencję księgową Podpisy członków zespołu weryfikacyjnego:; 1... 2... Główny księgowy.. Kierownik Jednostki Załącznik Nr 5 do Instrukcji określającej zasady przeprowadzania inwentaryzacji w Starostwie Powiatowym w Środzie Wlkp. 11
. Protokół rozliczeń inwentaryzacji i dochodzeń w sprawie różnic inwentaryzacyjnych Komisja inwentaryzacyjna w składzie: 1). Przewodniczący. 2). Członek. 3). Członek. 4). Członek. I. Komisja inwentaryzacyjna w wyżej wymienionych składzie w obecności Skarbnika/Głównego Księgowego na posiedzeniu w dniu. dokonała rozliczenia inwestycji na Załączniku Nr 1 stanowiącym integralną część protokołu. II. Rozliczenie wyników inwentaryzacji Wartość 1. Ogółem niedobory 2. Ogółem nadwyżki. III. Komisja inwentaryzacyjna po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniające ustala co następuje: 1.... 2.. 3.. 4.. Zdaniem komisji inwentaryzacyjnej stwierdzono: a) niedobory - niezawinione i należy spisać je w ciężar kosztów lub strat - zawinione, obciążyć ich wartością osoby odpowiedzialne b) nadwyżki - niezawinione i należy spisać je w ciężar kosztów lub strat - zawinione, obciążyć ich wartością osoby odpowiedzialne Podpis członków komisji inwentaryzacyjnej 1. 2. 3. 4. 5. IV. Opinia prawna Radcy Prawnego Data.. Podpis i pieczęć... V. Opinia Skarbnika/Głównego Księgowego za okres przeprowadzenia i rozliczania inwentaryzacji 12
Data.. Podpis i pieczęć. VI. Decyzja Kierownika Jednostki 1. Niedobory wskazane w niniejszym protokole powstały ( nie powstały) skutkiem czynu noszącego znamiona przestępstwa. Zawiadomiono organa powołane do ściągania przestępstw. oraz jednostkę nadrzędną pismem z dnia Nr.. 2. Stwierdzone niedobory zmniejszyły stan aktywów: - -... 3. Należy uznać stwierdzone w wyniku inwentaryzacji niedobory za zawinione, obciążyć ich wartością w kwocie. Pana/Panią..i dochodzić roszczeń z tego tytułu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 4. Należy uznać stwierdzone w wyniku inwentaryzacji niedobory za niezawinione i spisać ich wartość w kwocie...w ciężar kosztów. 5. Stwierdzone w wyniku inwentaryzacji nadwyżki przyjęte zostały na stan zaewidencjonowane w trybie przewidzianym z zakładowym planie kont i instrukcji inwentaryzacyjnej. Data.. Podpis i pieczęć. (Księgowego i Kierownika jednostki) 13