PROTOKÓŁ KONTROLI DORAŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W WOJEWÓDZKIM INSPEKTORACIE TRANSPORTU DROGOWEGO

NK-II.431.35.2011 PROTOKÓŁ KONTROLI DORAŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W WOJEWÓDZKIM INSPEKTORACIE TRANSPORTU DROGOWEGO W GDAŃSKU, UL. JAŚKOWA DOLINA 50 Kontrolę doraźną w Wojewódzkim Inspektoracie Transportu Drogowego w Gdańsku, przeprowadził w dniach 9 i 12 grudnia 2011 r. Zespół Kontrolny w składzie: Mirela Bemben Przewodnicząca Zespołu Kontrolnego starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Kontroli w Wydziale Nadzoru i Kontroli Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, na podstawie upowaŝnienia Wojewody Pomorskiego Nr 87/2011 z dnia 30 listopada 2011 r.; Tomasz Manowski inspektor wojewódzki w Oddziale Kontroli w Wydziale Nadzoru i Kontroli Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, na podstawie upowaŝnienia Wojewody Pomorskiego Nr 88/2011 z dnia 30 listopada 2011 r. Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w Gdańsku, zwany w dalszej części Inspektoratem realizuje zadania na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz. U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874 z poźn zm.). Inspektorat jest jednostką budŝetową, stanowi aparat pomocniczy Pomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego, zwanego w dalszej części Wojewódzkim Inspektorem i wchodzi w skład zespolonej administracji rządowej w województwie ( 24 pkt 12 statutu Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 120/09 Wojewody Pomorskiego z dnia 18 maja 2009 r. w sprawie nadania statutu PUW - Dz. Urz. Woj. Pom. Nr 78, poz. 1563, z późn. zm.). Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w Gdańsku obejmuje swym zasięgiem teren województwa pomorskiego. Funkcję Wojewódzkiego Inspektora od dnia 5 października 2007 r. pełni Pan Grzegorz Kamiński, natomiast funkcję Zastępcy Wojewódzkiego Inspektora od dnia 1 lutego 2008 r. pełni Pan Tomasz Redo. Szczegółową organizację i tryb pracy Inspektoratu określa regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem Nr 34/08 Pomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie ustalenia Regulaminu organizacyjnego Wojewódzkiego Inspektoratu Transportu Drogowego w Gdańsku. 1

Kontrolujący dokonali wpisu do ksiąŝki kontroli w poz. 4 w 2011 r. Temat kontroli: Ocena prawidłowości przyjmowania, rozpatrywania skarg i wniosków. Okres objęty kontrolą: Od 1 stycznia 2010 r. do dnia kontroli, tj. do dnia 9 grudnia 2011 r. Ilekroć w protokole jest mowa o: - Inspektoracie naleŝy przez to rozumieć Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w Gdańsku; - Wojewódzkim Inspektorze - naleŝy przez to rozumieć Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego; - Regulaminie Inspektoratu - naleŝy przez to rozumieć zarządzenie Nr 34/08 Pomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie ustalenia Regulaminu organizacyjnego Wojewódzkiego Inspektoratu Transportu Drogowego w Gdańsku; - Kpa naleŝy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 z poźn. zm.); - rozporządzeniu - naleŝy przez to rozumieć rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46). Ustalenia kontroli Zgodnie z art. 63 Konstytucja Rzeczpospolitej Polskiej kaŝdy ma prawo składać petycje, wnioski i skargi w interesie publicznym, własnym lub innej osoby za jej zgodą do organów władzy publicznej oraz do organizacji i instytucji społecznych w związku z wykonywanymi przez nie zadaniami zleconymi z zakresu administracji publicznej. Ustawodawca w celu zapewnienia prawidłowego realizowania tego prawa w dziale VIII Kpa oraz w rozporządzeniu określił szczegółowe zasady dotyczące rozpatrywania skarg i wniosków przez organy państwowe, organy jednostek samorządu terytorialnego, organy samorządowych jednostek organizacyjnych oraz przez organizacje i instytucje społeczne. Realizując postanowienia 3 rozporządzenia, Wojewódzki Inspektor wyznaczył do koordynacji rozpatrywania skarg i wniosków w Wojewódzkim Inspektoracie ( 30 2

Regulaminu Inspektoratu) Wydział Prawny. Ponadto, w Inspektoracie obowiązuje zarządzenie Nr 7/2002 Pomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego z dnia 30 kwietnia 2002 r. w sprawie przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Wojewódzkim Inspektoracie Transportu Drogowego w Gdańsku. (akta kontroli str. 1) W Wojewódzkim Inspektoracie na tablicy ogłoszeń znajduje się informacja o dniach i godzinach przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków przez Wojewódzkiego Inspektora. Informacja ta jest zgodna z treścią art. 253 2 i 3 kpa. JednakŜe brak jest w Inspektoracie informacji, o komórce organizacyjnej lub pracownikach odpowiedzialnych za przyjmowanie oraz rozpatrywanie skarg i wniosków, co narusza postanowienia 3 ust. 2 rozporządzenia. Kontrolującym okazano do kontroli Rejestr Skarg i Wniosków Inspektoratu, który prowadzony jest w formie elektronicznej a następnie wydrukowany i wpięty do teczki ze sprawami pełniąc jednocześnie funkcję spisu spraw. Spisy zawierały następujące kolumny: lp.; data wpływu; imię i nazwisko oraz adres zgłaszającego skargę/wniosek.; przedmiot skargi/wniosku; nazwisko pracownika/nazwa komórki odpowiedzialnej za załatwienie skargi/wniosku, termin załatwienia skargi/wniosku; sposób załatwienia skargi/wniosku; nr teczki rzeczowej w której znajdują się akta sprawy; uwagi. W okresie objętym kontrolą w spisach zarejestrowano łącznie 258 spraw, z czego w 2010 r. 234 i w 2011 r. 24. Kontrolującym do kontroli okazano wszystkie segregatory, w których przechowywane są skargi i wnioski rozpatrywane przez poszczególne osoby zatrudnione w Wydziale Prawnym Inspektoratu. W okresie poddanym kontroli sprawy dotyczące skarg i wniosków były rejestrowane, pod następującymi symbolami klasyfikacyjnymi: Rok 2010 051- skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio ; 052 skargi i wnioski przekazywane wg właściwości; Rok 2011 r. W roku 2011 od momentu wejścia w Ŝycie przepisów w sprawie nowej instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) stosowano symbol 051- rozpatrywanie skarg i wniosków. 3

Zgodnie ze spisem spraw, zarejestrowano pod tym numerem 6 pozycji. Ustalono, Ŝe w aktach spraw objętych spisem znajdowała się jedna dodatkowa sprawa o numerze WITD.WP.051/10/2011, której nie zarejestrowano. W związku z faktem Ŝe pomiędzy poz. 6 a poz.10 brakowało trzech spraw - kontrolujący poprosili o wyjaśnienia Panią Joannę Czartowską Naczelnika Wydziału Prawnego z których wynika, Ŝe: skarga wniesiona przez pełnomocnika przedsiębiorcy (...) została zarejestrowana pod numerem WITD.WP.051/10/2011, pomimo iŝ spis spraw kończy się na numerze 6, gdyŝ przedmiotowa skarga została wniesiona 27 stycznia 2011 r. (data wpływu), tj. na przełomie stycznia i lutego, kiedy to wchodziło w Ŝycie Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej (...) i powstały wątpliwości co do stosowania numerów spraw. W tym okresie w zawieszeniu na zarejestrowanie czekało kilka spraw z datami wpływu wcześniejszymi niŝ przedmiotowa skarga. Z uwagi na konieczność przekazania pisma zgodnie z właściwością został mu nadany dalszy numer, aby moŝna było zachować chronologię wpisów w rejestrze. Kolejne sprawy zostały jednak juŝ zarejestrowane pod nowymi numerami WP.8120.(...). Stąd wynika róŝnica w numeracji. Kontrolujący przyjęli powyŝsze wyjaśnienia. (akta kontroli str. 2) 1410- skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio; 1411 skargi i wnioski przekazane wg właściwości; 1820 skargi i wnioski rozpatrywane w zakresie transportu drogowego; 1821 przekazywanie skarg i wniosków wg właściwości; PowyŜsze symbole klasyfikacyjne (1410, 1411, 1820 i 1821) są zgodnie z obowiązującą od 1 stycznia 2011 r. instrukcją kancelaryjną wprowadzoną Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.). 1410- skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio; 1411 skargi i wnioski przekazane wg właściwości; Zgodnie z pismem WP.021.1.2011 z dnia 12 grudnia 2011 r. w okresie poddanym kontroli - do tut. Inspektoratu wpłynęło ogółem: 258 skarg i wniosków, - drogą mailową wpłynęło ogółem 61, - brak było skarg i wniosków składanych ustnie, - na zaniedbanie lub nienaleŝyte wykonanie zadań przez Pomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego lub pracowników Inspektoratu wpłynęło ogółem 5 skarg, 4

- jedna skarga na działanie pracowników, ze wskazanych powyŝej, nie została rozpoznana, gdyŝ została wniesiona drogą mailową bez podania adresu nadawcy (anonim). Pomimo wezwania o podanie danych wnioskodawca nie udzielił odpowiedzi. Ponadto bez odpowiedzi w 2010 r. pozostało 55 wniosków o przeprowadzenie kontroli lub udzielenie informacji w zakresie transportu drogowego, z uwagi na fakt braku danych adresowych przez wnioskodawców. W przypadku, gdy skarga lub wniosek zostały wniesione drogą mailową, wnioskodawca był wzywany o podanie danych do korespondencji. W licznych przypadkach informacje zawarte w w/w wnioskach, pomimo niepodania adresu do korespondencji przez wnioskodawcę, były wykorzystywane przy planowaniu działań kontrolnych w ramach kontroli drogowych lub w siedzibie przedsiębiorcy. (akta kontroli str. 3-5) Kontrolujący w celu dokonania oceny prawidłowości rozpatrywania skarg i wniosków wpływających do Inspektoratu poddali kontroli 43 losowo wybranych spraw z lat 2010-2011: 2011 WITD.WP.051/10/2011 WP.1410.01.2011, WP.8120.42.2011, WP.1410.04.2011, WP.8120.84.2011. WP.1410.05.2011, 2010 WP.1410.06.2011, WITD.WP.052-01/10, WP.1410.7.2011, WITD.WP.052-02/10, WP.1410.8.2011, WITD.WP.052-03/10, WP.1410.11.2011, WITD.WP.052-04/10, WP.1411.01.2011, WITD.WP.052-05/10, WP.1411.03.2011, WITD.WP.051-01/10, WP.1411.5.2011, WITD.WP.051-05/10, WP.1411.7.2011, WITD.WP.051-12/10, WP.1411.8.2011, WITD.WP.051-18/10 WP.1411.10.2011, WITD.WP.051-78/10, WP.1411.12.2011, WITD.WP.051-100/10, WP.1411.13.2011, WITD.WP.051-104/10, WP.8120.02.2011, WITD.WP.051-110/10, WP.8120.04.2011, WITD.WP.051-120/10, WP.8120.11.2011, WITD.WP.051-170/10, WP.8120.91.2011, WITD.WP.051-195/10, 5

WITD.WP.051-201/10, WITD.WP.051-204/10, WITD.WP.051-225/10, WITD.WP.051-226/10, WITD.WP.051-227/10. Ustalono, iŝ 41 skontrolowanych spraw, które zostały poddane kontroli nie stanowiło skarg ani wniosków w rozumieniu Działu VIII Kpa. Większość spośród ww. pism stanowiły: - wnioski przedsiębiorców o rozłoŝenie na raty spłatę kar pienięŝnych nałoŝonych decyzją administracyjną przez Wojewódzkiego Inspektora, - informacje o udostępnienie informacji publicznej, - zapytania, prośby o udzielenie informacji dotyczących zadań Wojewódzkiego Inspektora, - wnioski o przeprowadzenie kontroli autokarów lub przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą z zakresu transportu drogowego, - zaŝalenia stron na niezałatwienie sprawy w terminie. Tylko w 3 przypadkach kontrolujący uznali przedmiotowe pisma za skargi w rozumieniu przepisów Kpa. W myśl art. 227 Kpa przedmiotem skargi moŝe być w szczególności zaniedbanie lub nienaleŝyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarŝących, a takŝe przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw. Skarga w rozumieniu art. 227 Kpa obejmuje zakres podmiotowy i przedmiotowy. Od strony podmiotowej skargę w rozumieniu art. 227 Kpa moŝe wnieść kaŝdy, natomiast katalog przykładów stanowiących przedmiot skargi jest otwarty. Charakteryzując skargę J. Starościak wskazywał, iŝ musi ona odpowiadać jednocześnie dwóm warunkom. Po pierwsze nie posiada cech środka prawnego uregulowanego w Kodeksie postępowania administracyjnego lub procedurach szczególnych, po drugie zawiera zarzut wadliwej działalności organu lub jego pracownika. Przenosząc powyŝsze rozwaŝania na treść pism, które zostały poddane kontroli naleŝy stwierdzić Ŝe przedmiotowe pisma dotyczyły czynności, które powinny być rozpatrzone w ramach innych procedur niŝ tryb skargowy. Dotyczyło to w szczególności wniosków o udostępnienie informacji publicznej, której szczegółowy tryb postępowania został określony w ustawie z 6 września 2001 r. o dostępnie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.). 6

NaleŜy równieŝ zaznaczyć, iŝ pisma, które w swojej treści odnoszą się do zaniechań organu czy pracownika a dotyczą sprawy, w której toczy się postępowanie administracyjne powinny zostać zakwalifikowane jako pisma procesowe. Zgodnie art. 222 Kpa o tym czy pismo jest skargą albo wnioskiem decyduje treść pisma a nie jego forma zewnętrzna, dlatego przy ocenie skierowanego do organu pisma naleŝy badać jego treść, a nie kierować się jego formą zewnętrzną (np. tytułem). Oznacza to, iŝ osoba wnosząca pismo nie ma obowiązku wykazania się znajomością prawa, wiadomościami o zakresie działania organów administracji publicznej, cięŝar kwalifikacji prawnej pisma spoczywa zawsze na jego adresacie. Potwierdza to wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego I OSK 209/10 z dnia 28 kwietnia 2010 r., w którym orzeczono Jeśli skarga została złoŝona w sprawie indywidualnej, to albo wszczyna postępowanie administracyjne w sposób wskazany w art. 233 Kpa, albo jest pismem w toku toczącego się postępowania administracyjnego, wymagającym nadania mu odpowiedniego biegu stosownie do art. 234 Kpa lub art. 235 Kpa ( ) Chodzi w tym wypadku o uniemoŝliwienie stronom toczącego się postępowania administracyjnego podejmowania prób wywierania wpływu na sposób załatwienia ich sprawy. Skarga w toku postępowania moŝe zatem zawierać procesowe oświadczenie woli strony w postaci np. wniosku o wyłączenie pracownika, wniosku o zawieszenie czy umorzenie postępowania. MoŜe takŝe obejmować oświadczenie wiedzy strony i wówczas naleŝy ją traktować jako materiał dowodowy w sprawie, który pozwoli wyjaśnić stan faktyczny sprawy i przyczyni się do wydania decyzji. W kaŝdej z tych sytuacji nie ma jednak podstaw prawnych do traktowania pisma, nawet gdy zawiera w treści skargę na konkretny organ lub urzędnika z kręgu podmiotów wymienionych w art. 229, jako skargę złoŝoną w trybie art. 227 Kpa. (akta kontroli str. 61-69) PowyŜsze dotyczy równieŝ art. 37 1 Kpa (tj. zaŝalenia na niezałatwienie sprawy w terminie), który jest szczególnym środkiem prawnym, tzn. nadzwyczajnym środkiem zwalczania bezczynności organu i równieŝ takie pismo nie moŝe być zakwalifikowane jako skarga w rozumieniu Działu VIII Kpa. W myśl powyŝszego artykułu na niezałatwienie sprawy w terminie stronie słuŝy zaŝalenie bezpośrednio do organu wyŝszego stopnia, który rozpatrując zaŝalenie wydaje postanowienie, określając w nim dodatkowy termin do załatwienia sprawy. Jeśli zaŝalenie na niezałatwienie sprawy w terminie zostało wniesione i dalej sprawa nie została załatwiona pomimo upływu dodatkowego terminu na jej załatwienie (określonego w wydanym przez organ wyŝszego stopnia postanowieniu), to moŝna mówić o wyczerpaniu środków odwoławczych i wnieść skargę na bezczynność organu do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. W związku z powyŝszym naleŝy zaznaczyć, Ŝe zła 7

kwalifikacja pisma w sprawie indywidualnej odbiera stronie moŝliwość korzystania ze środków zaskarŝenia wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 12 czerwca 2007 r. VI SA/WA 516/07 ( ) skarga w rozumieniu art. 227 k.p.a. jest środkiem wyjątkowym i moŝna ją składać jedynie wówczas, gdy kodeks postępowania administracyjnego nie przewiduje innych środków. Gdyby więc nawet strona złoŝyła w sytuacji przedstawionej w pytaniu - skargę, to zgodnie z art. 234 pkt 1 k.p.a. zostałaby ona potraktowana i rozpoznana jak zaŝalenie z art. 37 1 k.p.a. ( ). (akta kontroli str. 70-79) W ocenie kontrolujących w pozostałym zakresie (3 sprawy) skargi rozpatrywane i przekazywane do organów państwowych oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestruje się i przechowuje w sposób zgodny z art. 254 Kpa. Jedną z w/w spraw uznano za anonim i zgodnie z 8 ust. 1 Rozporządzenia pozostawiono ją bez rozpatrzenia, na drugą skargę udzielono odpowiedzi zgodnie z art. 237 1 Kpa, natomiast w przypadku trzeciej skargi organ uznał się za nie właściwy i przekazał ją w terminie nie przekraczającym 7 dni do rozpatrzenia zgodnie z właściwością. Ponadto zawiadomienie o sposobie załatwienia powyŝszych skarg zawiera oznaczenie organu, od którego pochodzą, wskazanie w jaki sposób skarga została załatwiona, oraz podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska słuŝbowego osoby upowaŝnionej do załatwienia skargi. Kontrolujący sposób realizacji zadań przez jednostkę kontrolowaną oceniają pozytywnie z uchybieniami. Zwracają uwagę na fakt iŝ, sposób kwalifikacji pism jako skargi lub wniosku w rozumieniu działu VIII kpa dokonywany w Wojewódzkim Inspektoracie Transportu Drogowego prowadzi do wykazywania w rocznych analizach rozpatrywania skarg i wniosków zawyŝonej liczby skarg rozpatrywanych przez jednostkę. Przykładowo w sprawozdaniu za rok 2010 wykazano, Ŝe do Pomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego wpłynęło ogółem 234 skarg i wniosków w przypadku gdy rzeczywista liczba skarg i wniosków, które wpłynęły do organu w tym okresie to 1 skarga. 8

POUCZENIE Pomorski Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego został poinformowany o prawie zgłoszenia w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu kontroli, ale przed jego podpisaniem, umotywowanych zastrzeŝeń, co do ustaleń w nim zawartych (zgodnie z art. 44 ust. 4 i 6 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie ( Dz. U. Nr 31, poz. 206, z późn. zm.). Jednocześnie kontrolujący poinformowali Pomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Transportu Drogowego o prawie odmowy podpisania protokołu kontroli, z jednoczesnym obowiązkiem złoŝenia na tę okoliczność w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu kontroli wyjaśnień dotyczących przyczyn odmowy, zgodnie z art. 44 ust. 3 ww. ustawy. Odmowa podpisania protokołu kontroli nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolujących i sporządzenia wystąpienia pokontrolnego. Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla kaŝdej ze stron. Gdańsk, dnia:23.12. 2011 r. (data sporządzenia protokołu) ZESPÓŁ KONTROLNY W SKŁADZIE: Starszy Inspektor Wojewódzki Mirela Bemben MIRELA BEMBEN. TOMASZ MANOWSKI Inspektor Wojewódzki Tomasz Manowski.. Gdańsk, dnia 9.01.2011 12 r. POMORSKI WOJEWÓDZKI INSPEKTOR TRANSPORTU DROGOWEGO Grzegorz Kamiński. (podpis i pieczątka kontrolowanego) 9