Informacja o przebiegu XX posiedzenia Komitetu Audytu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej W dniu 27 lutego 2015 r. odbyło się dwudzieste posiedzenie Komitetu Audytu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej (1/2015). W posiedzeniu, udział wzięli: 1. Pan Robert Gwiazdowski - Członek niezależny Komitetu; 2. Pan Ireneusz Fąfara - Członek niezależny Komitetu; 3. Pani Leokadia Oręziak - Członek niezależny Komitetu; 4. Pani Urszula Kalina-Prasznic - Członek niezależny Komitetu; 5. Pan Dariusz Klimczak - Członek niezależny Komitetu; 6. Pan Jacek Pierzyński - Członek niezależny Komitetu; 7. Pan Marcin Szemraj - Kierujący Stanowiskiem ds. Audytu Wewnętrznego MPiPS (SAW), Audytor wewnętrzny; 8. Pan Marcin Szemraj - Kierujący Stanowiskiem ds. Audytu Wewnętrznego MPiPS (SAW), Audytor wewnętrzny; 9. Pan Andrzej Brągiel - Audytor wewnętrzny MPiPS, a także osoby zaproszone na posiedzenie Komitetu: 10. Pan Zbigniew Derdziuk - Prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS); 11. Pani Katarzyna Dejer - Dyrektor Departamentu Kontrolingu ZUS 12. Pan Mariusz Jedynak - Dyrektor Departamentu Audytu Wewnętrznego ZUS; 13. Pan Wojciech Karczewski - Dyrektor Wydziału Audytu Wewnętrznego Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON); 14. Pani Teresa Persjanow - Audytor wewnętrzny PFRON. Na wstępie, Kierujący SAW poinformował obecnych, iż Przewodniczący Komitetu z powodu nieobecności w dniu posiedzenia, zgodnie z regulaminem Komitetu przekazał zastępstwo do przewodniczenia Panu Robertowi Gwiazdowskiemu. Na wniosek zastępującego Przewodniczącego Komitetu, przyjęto bieżący porządek posiedzenia: 1. Przedstawienie informacji o istotnych działaniach audytu wewnętrznego w Państwowym Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. 2. Przedstawienie funkcjonowania modelu kontroli zarządczej w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, w tym: - zmiany i doskonalenie monitorowania realizacji wyznaczonych celów, - realizacja aktualnie wyznaczonych celów strategicznych i operacyjnych, - budowanie i rozwój kompetencjach analitycznych w Zakładzie, - sposób wykorzystania zdolności analitycznych do doskonalenia efektywności systemu kontroli zarządczej. 3. Informacja o przyjęciu protokołu z poprzedniego posiedzenia. 4. Harmonogram działań związanych z kaskadowym systemem składania oświadczeń o stanie kontroli zarządczej za rok 2014, w tym: - wskazania do ograniczenia możliwości wypełnienia przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w części dotyczącej Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych - jedynie w zakresie prawidłowości realizacji przepisów, tj. legalności. - podjęcie uchwały przez Komitet Audytu. 5. Informacja o działaniach audytu wewnętrznego w MPiPS w okresie grudzień 2014 r. luty 2015 r., w tym ocena zewnętrzna. 6. Dyskusja dotycząca pkt. 1 5. 7. Wolne wnioski i propozycje. 8. Ustalenie terminu kolejnego spotkania. 1
Ad. 1. Pan Wojciech Karczewski, Dyrektor Wydziału Audytu Wewnętrznego Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, przedstawił prezentację Podsumowanie wyników pracy komórki audytu wewnętrznego Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w roku 2014 oraz przedstawienie planowanych działań w roku 2015 (konspekt prezentacji stanowi załącznik do protokołu). Na wstępie, Dyrektor WAW przedstawił istotne informacje o celach i planie finansowym PFRON, a także tło historyczne funkcjonowania audytu wewnętrznego w strukturze organizacyjnej Funduszu. W dalszej części zaprezentowane zostały założenia do konstrukcji planu audytu wewnętrznego, w tym obszary i analiza ryzyka, a także wybrane zadania audytowe z obszarów: wpłat na Fundusz; dofinansowania do wynagrodzeń osób niepełnosprawnych; realizacji zadania wynikającego z priorytetu wyznaczonego przez Komitet Audytu innych, istotnych działań audytu wewnętrznego, w tym przewidzianych do realizacji w 2015 r. Ad. 2. Państwo: Katarzyna Dejer, Dyrektor Departamentu Kontrolingu ZUS i Mariusz Jedynak, Dyrektor Departamentu Audytu Wewnętrznego ZUS, przedstawili prezentację System kontroli zarządczej w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (konspekt prezentacji stanowi załącznik do protokołu). W toku prezentacji omówione zostały istotne aspekty rozwoju i wzmacniania systemu kontroli zarządczej w ZUS: rozwój efektywnego i spójnego modelu, opartego na zarządzaniu przez cele i zarządzaniu procesowym, w tym: - kaskadowanie realizacji celów w ZUS oparte na: wizji i misji Zakładu, strategii, planie działalności i systemie oceny pracy oddziałów; - rezultaty ukierunkowane na poprawę wizerunku Zakładu: zadowolenie klientów z poziomu obsługi, wydajne i efektywne procesy, dostosowana organizacja i zasoby, racjonalne gospodarowanie środkami publicznymi oraz zmotywowani i przygotowani pracownicy. system pomiaru działalności Zakładu oparty na monitoringu realizacji celów i zadań, a także prezentacja i omówienie wyników w zakresie: - Strategii Zakładu - Zarząd Zakładu i kadra kierownicza Centrali ZUS, - Planu działalności Zakładu i systemu oceny pracy oddziałów - Rady Segmentów oraz Komitety Oddziałowe. Podejście procesowe zainicjowane w ramach Strategii ZUS na lata 2010-2012, a obecnie kontynuowane w Strategii ZUS na lata 2013-2015 i obejmuje: zidentyfikowane i opisane procesy w ZUS wraz z wyznaczonymi właścicielami; opracowana architektura zarządcza procesów w ZUS; określone role i odpowiedzialności w zarządzaniu procesowym zarówno na poziomie Oddziału, Centrali, jak i Zakładu; zdefiniowany katalog usług biznesowych w ZUS; usługi zdefiniowane pod kątem klienta (end2end); przebieg usług i procesów w poprzek pionów funkcjonalnych ( silosów ). Wyrażone w Strategii ZUS na lata 2013 2015 dążenie do poprawy obsługi klientów zostało potwierdzone otrzymaniem przez Zakład w IV kwartale 2014 r. certyfikatu wg normy PN-EN ISO 9001:2009. W ostatnim elemencie prezentacji omówiony został rozwój efektywnego i spójnego modelu kontroli zarządczej w ZUS, oparty na: budowaniu i rozwoju kompetencji analitycznych w Zakładzie sposobie wykorzystania zdolności analitycznych do doskonalenia efektywności systemu kontroli zarządczej. 2
Pan Zbigniew Derdziuk, Prezes ZUS, podkreślił szczególną wartość wpływu kompetencji analitycznych na przykładzie ewolucji funkcji audytu wewnętrznego. Obecny potencjał Departamentu Audytu Wewnętrznego pozwala na sprawne i wydajne wnoszenie wartości dodanej w zakresie analitycznego podejścia do zagadnień zgodności i efektywności, a finalnie pozyskiwanie realnych oszczędności. Prezes ZUS zwrócił uwagę na właściwą interpretację skali oszczędności uzyskanych w ostatnim okresie przez audyt wewnętrzny, gdzie wartość 1% należy odnieść do wielomiliardowego budżetu Zakładu. Ad. 3. Pan Marcin Szemraj poinformował obecnych, iż w związku z brakiem uwag do projektu protokołu z XIX. (dziewiętnastego) posiedzenia, przesłanego drogą mailową do wszystkich Członków Komitetu, wersja ostateczna została podpisana przez Przewodniczącego Komitetu w dniu 10 grudnia 2014 r. Ad. 4. Kierujący SAW przedstawił harmonogram działań związanych z procesem przygotowania oświadczenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej o stanie kontroli zarządczej za rok 2014. Kierujący jednostkami organizacyjnymi, nadzorowanymi przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej: 1) Komendą Główną Ochotniczych Hufców Pracy, 2) Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, 3) Urzędem do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych, 4) Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, w terminie do dnia 15 marca 2015 r. składają do MPiPS oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za rok 2014 do właściwych komórek organizacyjnych MPiPS, prowadzących sprawy związane z nadzorem Ministra nad daną jednostką, celem ich zaopiniowania. Po weryfikacji formalnej i merytorycznej, departamenty przekażą oświadczenia wraz z opiniami i towarzyszącą dokumentacją do Stanowiska ds. Audytu Wewnętrznego MPiPS, celem przedłożenia Komitetowi Audytu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej. Oświadczenia będą opiniowane przez Komitet Audytu w terminie umożliwiającym przygotowanie do dnia 15 kwietnia 2015 r. projektu oświadczenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej o stanie kontroli zarządczej. Wskazano, podobnie jak w latach poprzednich, istotne wskazania do ograniczenia możliwości wypełnienia przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w części dotyczącej Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych - jedynie w zakresie prawidłowości realizacji przepisów, tj. legalności. Jednogłośnie przyjęto uchwałę nr 1/2015: w związku z obowiązującymi przepisami prawa, ograniczającymi zakres kompetencji Ministra Pracy i Polityki Społecznej, Komitet Audytu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej rekomenduje Ministrowi Pracy i Polityki Społecznej wniesienie zastrzeżenia do Działu I oświadczenia o stanie kontroli zarządczej o ograniczeniu oświadczenia wyłącznie do zakresu prawidłowości realizacji przepisów w części dotyczącej Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Ad. 5. Kierujący SAW przedstawił działania audytu wewnętrznego MPiPS w okresie grudzień 2014 marzec 2015 r.: A. Zadania zapewniające i doradcze wynikające z rocznego planu audytu wewnętrznego na rok 2014: 1. Zasady tworzenia planu działalności w MPiPS - czynności doradcze, zrealizowane. 2. Ocena realizacji programu finansowanego z środków innych niż fundusze strukturalne UE - zadanie zapewniające, zrealizowane. 3. Proces zarządzania ryzykiem w MPiPS - czynności doradcze, zrealizowane. 4. Czynności sprawdzające stan wdrożenia zaleceń z zadań audytowych z lat 2013 2014. 3
B. Zadanie doradcze spoza rocznego planu audytu wewnętrznego na rok 2014: Uczestnictwo w zleceniu KPRM w ramach realizacji projektu Procesy, cele, kompetencje - zintegrowane zarządzanie w urzędzie - etap wdrażania zarządzania przez cele, opracowanie koncepcji wizji i misji MPiPS. C. Zadania zapewniające i doradcze wynikające z rocznego planu audytu wewnętrznego na rok 2015: 1. Koordynacja procesu samooceny stanu kontroli zarządczej - czynności doradcze, w trakcie realizacji. 2. Wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów - rozpoczęcie czynności doradczych. 3. Ocena funkcjonowania skuteczności i efektywności systemu obsługi skarg i wniosków - zadanie zapewniające, w trakcie realizacji. 4. System zarzadzania bezpieczeństwem informacji - zadanie zapewniające, etap przeglądu wstępnego. D. Inne działania: 1. Działania doradcze w zakresie opracowania Planu realizacji zadań/działań Rządowego Programu Przeciwdziałania Korupcji na lata 2014-2019 - zadania MPiPS - projekt został uznany za wzorcowy przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych. 2. Certyfikat ukończenia szkolenia w zakresie bezpieczeństwa sieci komputerowych - testów penetracyjnych. Podjęcie czynności pilotażowych - plan użycia narzędzi do penetestów w środowisku testowym MPiPS. 3. Reprezentowanie stanowiska MPiPS w trakcie konferencji uzgodnieniowej projektu rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie trybu i sposobu realizacji zadań w celu zapewniania przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych. 4. Zewnętrzna, niezależna ocena audytu wewnętrznego w MPiPS - w trakcie realizacji. Zastępujący Przewodniczącego Komitetu zaproponował przyjęcie powyższej informacji bez szczegółowego omawiania, ponieważ Członkowie Komitetu uznali za kompletny i wyczerpujący zakres materiałów otrzymywanych na bieżąco w formie elektronicznej w części dotyczącej sprawozdań z realizacji zadań audytu wewnętrznego w MPiPS oraz jednostkach podległych i nadzorowanych przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Pan Marcin Szemraj przedstawił szczegóły dwóch działań, jako istotnych: 1) Zgodnie ze Standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych należy rozważyć możliwość wskazania celu istnienia Ministerstwa w postaci krótkiego i syntetycznego opisu misji. Misja MPiPS powinna odnosić się do działów administracji rządowej kierowanych przez Ministra PiPS. W ramach projektu KPRM pn. Procesy, cele, kompetencje - zintegrowane zarządzanie w Urzędzie, jednym z wypracowanych rezultatów projektu jest projekt misji oraz wizji MPiPS w brzmieniu: Tworzenie podstaw dla podnoszenia jakości życia poprzez stanowienie prawa dotyczącego spraw rodziny, rynku pracy i zabezpieczenia społecznego - silna rodzina, stabilna praca, aktywny senior i pewna emerytura Wdrożenie misji i wizji MPiPS pozwoli na określenie strategicznych kierunków funkcjonowania Ministerstwa oraz resortu pracy oraz zabezpieczenia społecznego. Wdrożenie zdefiniowanej w ramach projektu misji i wizji Ministerstwa pozwoli na określenie celów strategicznych Ministerstwa, jak również będzie podstawą procesu kaskadowania celów strategicznych na poziom operacyjny. Członkowie Komitetu zaakceptowali treść projektu misji i wizji Ministerstwa. 2) Obowiązek uzyskania zewnętrznej, niezależnej oceny audytu wewnętrznego określa standard 1312 Międzynarodowych Standardów Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego - obowiązujący dla komórek audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych na podstawie Komunikatu Nr 2 Ministra Finansów z dnia 17 czerwca 2013 r. (Dz. Urz. MF 2013 r., poz. 15), w związku z art. 273 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. 2013 r. poz. 885 - j.t. z późn. zm.). 4
W ramach oceny, osoby z kompetencjami i kwalifikacjami niezbędnymi do przeprowadzenia zewnętrznej, niezależnej i obiektywnej oceny audytu wewnętrznego MPiPS, skierowały do Członków Komitetu Audytu ankietę. Informacje, opinie i uwagi zawarte w ankiecie będą pomocne przy przeprowadzeniu oceny SAW, a także pozwolą na przeprowadzenie oceny skuteczności i efektywności wsparcia realizowanego na rzecz Komitetu Audytu w zakresie ustawowych zadań. Ankiety zostały wypełnione przez wszystkich Członków Komitetu. Ad. 6. i 7. Dyskusja w zakresie dotyczącym pkt. 1 5 posiedzenia odbywała się na bieżąco. Odnosząc się do tematu analizy ryzyka przeprowadzanej w PFRON, Pan Jacek Pierzyński zwrócił uwagę na częstotliwość aktualizacji mapy ryzyka, natomiast Pani Urszula Kalina- Prasznic zwróciła uwagę na znaczne różnice w opisie analizy ryzyka PFRON i ZUS, gdzie w pierwszym przypadku oceny ryzyka są bardzo wysokie ze względu na uwzględnienie priorytetów dla ocen WAW (1,00). W odpowiedzi, kierujący audytem PFRON i ZUS podkreślili fakt przyjęcia odmiennych modeli analizy ryzyka w odniesieniu do znacznie zróżnicowanych trybów funkcjonowania obu instytucji. Pan Robert Gwiazdowski zwrócił się z pytaniem, jak szczegółowo Ministerstwo Finansów reguluje kwestię przeprowadzania i dokumentowania analizy ryzyka. W odpowiedzi, Pan Marcin Szemraj wskazał ogólne ramy przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego, a także poinformował, iż w obrębie I półrocza 2015 r. planowane jest spotkanie audytorów wewnętrznych MPiPS i jednostek podległych i nadzorowanych - kwestia modelu analizy ryzyka na potrzeby tworzenia planu audytu mogłaby być jednym z punktów dyskusji. Prezes ZUS zwrócił uwagę na istotne różnice skali finansów i struktur organizacyjnych ZUS i PFRON, Równocześnie, Prezes ZUS wskazując na liczne podobieństwa elementów realizowanych zadań, jak np. działania związane z egzekucją należności lub działania związane z orzecznictwem, zaproponował rozważenie możliwości przeprowadzenia pilotażu segmentowego łączenia funkcji bez konieczności łączenia instytucji. Segmentacja mogłaby dotyczyć w szczególności działań związanych z potrzebami uruchamiania wczesnej aktywności i rehabilitacji osób czasowo lub trwale niezdolnych do pracy. W części dotyczącej podsumowania prezentacji ZUS, Członkowie Komitetu podkreślili istotną rolę Zakładu w realizacji polityki społecznej państwa, a jednocześnie wskazali na konieczność zmiany i wzmocnienia wizerunku Zakładu, jako instytucji zaufania publicznego. Pani Urszula Kalina-Prasznic wyraziła uznanie dla zmian zainicjowanych w strategii ZUS wyrażając jednocześnie nadzieję, że zmiany te powinny przyczynić się do stopniowego odwracania trendu negatywnych ocen społecznych. Ad. 8. Wstępnie uzgodniono, iż dokładny termin kolejnego posiedzenia Komitetu zostanie ustalony w trybie roboczym. Przewidywany termin: czerwiec 2015 r. Przewodni 5