pomiędzy EJOT Holding GmbH & Co.KG z wszystkimi powiązanymi spółkami i. (dalej nazywanym Dostawcą) 1. Cel i zakres obowiązywania Poniższe wytyczne jakościowe opisują podstawowe wymagania wobec dostawców grupy EJOT. Służą do zapewnienia jakości produktów i powiązanych z nimi usług, uwzględnionych w ofercie produktowej lub rozprowadzanych jako produkt EJOT. Obejmują one systematyczne planowanie, realizację i weryfikację podjętych działań, ukierunkowanych na ciągłą poprawę jakości, szczególnie w celu zapewnienia bezbłędnej jakości dostaw (tzw. strategia zero błędów) oraz ciągłej poprawy świadczonych usług. 2. System Zarządzania Jakością W celu zapewnienia jakości Dostawca musi określić i utrzymywać System Zarządzania Jakością zgodny z wymaganiami normy ISO TS 16949 lub przynajmniej ISO 9001 oraz uwzględniający warunki ekonomiczne. Jako dowód Dostawca powinien przedstawić ważny certyfikat akredytowanej jednostki certyfikującej. Dostawca zobowiązany jest do natychmiastowego powiadomienia o wszelkich zmianach w statusie certyfikacji (np. nie przeprowadzone audity, utrata ważności certyfikatu, zmiany w normie). 07.09.2011 Strona 1 z 7
3. Inne dokumenty jakościowe Oprócz wyżej wymienionych standardów wiążące są również dokumenty dotyczące zamówienia, np.: rysunki, z uwzględnieniem określonych w nich wymagań (normy EJOT, normy DIN/EN/PN, techniczne warunki dostaw, itd.) VQS (Prewencyjne Zapewnienie Jakości) uzgodnione procedury i środki kontrolno-pomiarowe normy klientowskie szczególne wymagania prawne szczególne wymagania środowiskowe Dostawca sprawdza dane zamówienia w zakresie swojej wiedzy pod względem zawartości i kompletności. W przypadku uzasadnionych wątpliwości, co do skuteczności realizacji zamówienia EJOT jest niezwłocznie informowany. 4. Audit EJOT i/lub klient końcowy EJOT oraz osoby trzecie działające na zlecenie EJOT lub klienta końcowego EJOT zastrzegają sobie prawo (po uprzednim powiadomieniu i ustaleniu terminu auditu) do otrzymania i sprawdzenia obowiązującej dokumentacji jakościowej Dostawcy oraz dostęp do pomieszczeń i urządzeń związanych z produkcją i kontrolą towaru. Podstawą przeprowadzenia auditu może być: zabezpieczenie procesu powstawania produktu i fazy uruchomienia produkcji seryjnej (nowe produkty) braki jakościowe optymalizacja procesu zmiany w procesie przeniesienia procesu Wyniki auditu i wnioski wyciągnięte z kontroli na miejscu będą traktowane jako poufne i nie będą udostępniane osobom trzecim chyba, że ujawnienie to zostanie wyraźnie uzgodnione. W przypadku konieczności, z punktu widzenia EJOT, podjęcia odpowiednich środków zaradczych, Dostawca zobowiązany jest stworzyć plan działań, terminowo go realizować i informować EJOT o statusie podjętych działań. 5. Dostawy i oznakowanie towarów (odbiór towaru) Dostawca zobowiązuje się zrealizować wszystkie dostawy/umowy i oznaczyć towar zgodnie z zamówieniem i wcześniejszymi uzgodnieniami. Towar musi być jednoznacznie oznakowany tak, aby zapewnić jego identyfikację i identyfikowalność. Dopuszcza się możliwość zastosowania oznakowania do odczytu przy użyciu sprzętu do automatycznej identyfikacji. Specjalnie wydany materiał nie może być wymieszany z innymi materiałami/dostawami. Materiał musi znajdować się w wyróżniających się pojemnikach i dostarczony nie wymieszany. Dostawca jest odpowiedzialny za opakowanie dobre jakościowo i bezpieczne na czas transportu. Na ogół odbywa się to w porozumieniu z EJOT. Dla 07.09.2011 Strona 2 z 7
zleceń podwykonawstwa (dostawa następuje w opakowaniach EJOT) Dostawca jest zobowiązany do zapewnienia dostaw zgodnie z zamówieniem w uporządkowanych partiach. 6. Wzorcowanie (Próby początkowe) Dostawca musi spełniać wymagania VDA Część 2 Zapewnienie jakości dostaw lub PPAP wg. standardu QS 9000. Przed rozpoczęciem produkcji seryjnej nowych lub zmienionych produktów (wyjątek: narzędzia szybko zużywające się, w przypadku braku szczególnych uzgodnień) dostawca zobowiązuje się przeprowadzić wstępne wzorcowanie poprzez odpowiednie badanie zdolności, w celu wykazania, iż jest w stanie spełnić wymogi stawiane przez klienta/ejot. Procedura pobierania próbek i lista wymaganych badań zostały określone w wytycznych pobierania próbek EJOT (http://www.ejot.de). Składniki wyrobu powinny być przekazywane w ramach próbki początkowej za pomocą systemu IMDS (Data International Material System). Dostawy seryjne mogą się rozpocząć dopiero po pisemnym zwolnieniu wzorców przez klienta/ejot. Próby początkowe muszą być produkowane przy wykorzystaniu tych samych metod i urządzeń produkcyjnych, które zostały zaplanowane przy produkcji początkowej lub zostały uwzględnione przy produkcji seryjnej. Pierwsze wzory należy pobrać po dokonania ustawień i ustaleniu procesu produkcyjnego zgodnie z posiadanym doświadczeniem oraz po wykonaniu odpowiedniej wielkości serii próbnej. Dostawca musi być pewny, że wzorce/przykłady są zgodne z dokumentacją techniczną. Oznacza to m.in., że dostawca jest zobowiązany w własnym zakresie, gdy brakuje mu własnych urządzeń kontrolujących, zlecić zewnętrznej instytucji kontrolującej badania, w celu zbadania właściwości i/lub funkcji wyrobu. Niedokładnie przeprowadzone badania, niekompletnie lub błędnie wypełnione formularze wyników mogą prowadzić do negatywnej oceny wzorców. Wyjątek od ogólnych zobowiązań dotyczących wzorcowania stanowią surowce i materiały pomocnicze. Dla usług zewnętrznych, takich jak np. obróbka cieplna i powierzchniowa obowiązują dodatkowe ustalenia (ujęte w pkt. 15). Ogólny obowiązek informowania Dostawcy o zmianach zgodnie z ustaleniami VDA pozostaje nienaruszony. 7. Identyfikacja i wzorcowanie zmian W przypadku zmian w bieżącej serii pierwsza dostawa zmodyfikowanych produktów musi posiadać dodatkową etykietę z napisem: Części zmodyfikowane, krótki opis zmian oraz raport z badania początkowego (VDA lub PPAP). Zmiany podlegające obowiązkowi zgłoszenia: zmiany w wyrobie (projekt, specyfikacja, materiał, zasadnicze zmiany narzędzia) przeniesienie produkcji, np. zmiana lokalizacji produkcji zmiany w procesie produkcji, o ile mają wpływ na funkcji wyrobu w przypadku zmiany dostawcy surowców lub usług zmiany dotyczące części nabytych/zakupionych zmiany dotyczące pkt.15 Uzgodnienia specyficzne Dostawca zobowiązany jest przedłożyć do EJOT na piśmie planowane zmiany przed ich wprowadzeniem, celem zatwierdzenia. 07.09.2011 Strona 3 z 7
8. Potwierdzenie zdolności O ile jest to uzgodnione, należy przestrzegać wymagań zgodnie z VDA 2 lub QS 9000/PPAP (ang. Production Part Approval Process), dotyczących uzgodnionych cech produktu istotnych dla jego funkcji. W przypadku, gdy ustalone wskaźniki zdolności nie zostały osiągnięte, powinno dojść do porozumienia między stronami o podjęciu odpowiednich środków. 9. Dokumentacja Dla wyrobów wymagających dokumentacji obowiązują ustalenia VDA Część 1. Okres przechowywania dokumentacji musi być zgodny z ustaleniami VDA Część 1 (przynajmniej 15 lat). Dokumenty muszą być przekazane upoważnionemu pracownikowi EJOT lub organowi właściwemu na jego wniosek. Dostawca zobowiązany jest do kontroli wyrobu i prowadzenia zapisów z badań. Obowiązek przechowywania tych zapisów wynosi przynajmniej 10 lat. Poza tym uwzględnia się też wymagania prawne dotyczące obowiązku prowadzenia zapisów (np. odpowiedzialność za produkt). Na życzenie klienta/ejot ww. dokumenty należy udostępnić. 10. Certyfikaty / Dokumenty kontroli EJOT ma prawo wymagać od dostawcy certyfikatu potwierdzającego zachowanie istotnych właściwości produktu. Certyfikaty muszą być zgodne z wymaganiami normy EN 10204. Dostawca musi dołączyć certyfikaty/dokumenty kontroli do dostawy lub przechować je i udostępnić na żądanie. Zawsze powinna istnieć możliwość przyporządkowania ww. dokumentów do numeru partii dostarczanego towaru. 11. Substancje niebezpieczne Przepisy regulacji REACH dot. substancji chemicznych i ich mieszanin muszą być przestrzegane (dotyczy w szczególności klasyfikacji, oznakowania, opakowania, kart charakterystyki, jak również zasad produkcji i użytkowania). Zgodnie z regulacją każdy pracodawca jest zobowiązany ocenić wszystkie stosowane przez siebie wyroby, preparaty i materiały pod względem szkodliwości/potencjalnych zagrożeń. Ma obowiązek poinformować o wynikach odpowiednie urzędy, klientów i pracowników firmy. Dostawca jest zobowiązany przy wzorcowaniu lub pierwszej dostawie, jednorazowo dla każdego produktu zawierającego niebezpieczne substancje, preparaty lub wyroby dołączyć kompletnie wypełnioną kartę charakterystyki zgodną z regulacją REACH (EG) Nr. 1907/2006. W razie konieczności ponownej oceny produktów należy przekazać klientowi zmienioną kartę charakterystyki. W przypadku produktów, które nie zawierają wg regulacji REACH substancji niebezpiecznych, dostawca jest zobowiązany na żądanie klienta potwierdzić ten fakt. 07.09.2011 Strona 4 z 7
Potwierdzenie to może mieć formę prawidłowo wypełnionej karty charakterystyki. Ponadto należy przestrzegać listy VDA dla materiałów objętych obowiązkiem deklaracji. Dostawca musi udostępnić na żądanie klienta informacje na temat rodzaju i ilości poszczególnych składników pisemnie lub poprzez bazę IMDS. 12. Zgodność dostawy Dostawca jest zobowiązany do 100% zgodności dostaw (ilość i termin) z wymaganiami jakościowymi. W przypadku odchyleniach należy podjąć natychmiastowe środki zaradcze w porozumieniu z klientem/ejot. Zgodność dostaw jest kontrolowana, w przypadku niedopuszczalnych odchyleń Dostawca jest zobowiązany do podjęcia środków naprawczych. 13. Reklamacje Weryfikacja dostarczonych produktów odbywa się podczas kontroli na wejściu, wszelkie niezgodności są niezwłocznie zgłaszane Dostawcy. W szczególnych przypadkach, gdy proces kontroli zostaje wydłużony (np. test SSN) i nie można natychmiast poinformować dostawcy o zidentyfikowanej niezgodności, Dostawca nie ma prawa odrzucenia reklamacji z tytułu opóźnienia zgłoszenia wady. Dostawca otrzymuje niezgodne części wraz z raportem reklamacji i jest zobowiązany przeanalizować odchylenia, a następnie przekazać kompletny raportu 8D. Dostawca po otrzymaniu reklamacji musi niezwłoczne podjąć krótkoterminowe działania w celu usunięcia błędów i powiadomić klienta/ejot w ciągu 24 godzin. Zapasy magazynowe objęte reklamacją muszą być natychmiast zablokowane, aby zapobiec dalszym wysyłkom. W przypadku wadliwych dostaw, dostawca musi w ciągu tygodnia od daty reklamacji dostarczyć towar zamienny w odpowiedniej ilości. Jeśli rodzaj i częstotliwość występowania niezgodności zezwalają na sortowanie, to wadliwa partia jest sortowana przez Dostawcę w uzgodnionym terminie. Jeśli sortowanie nie jest możliwe przez Dostawcę, to EJOT może zlecić sortowane firmie zewnętrznej na koszt Dostawcy (za zgodą Dostawcy). 14. Postanowienia końcowe Jeśli EJOT musi spełniać względem swoich klientów wymagania jakościowe przekraczającej wymagania niniejszego QSV, to Dostawca w miarę swych możliwości jest zobowiązany do rozpatrzenia i spełnienia tych dodatkowych wymagań. Dostawca i EJOT zgadzają się, że wymagania przewidziane w niniejszej umowie mogą być poprawione lub zmienione w razie potrzeby. Strony umowy zobowiązują się do wzajemnej współpracy i podjęcia wszystkich możliwych starań w celu spełnienia wymagań QSV. 15. Uzgodnienia specyficzne 15.1 Galwanizacja 15.1.1 Wzorcowanie (Próby początkowe) W uzupełnieniu do ogólnych wymagań wzorcowania stosuje się dla procesu galwanizacji następujące przyczyny wymagające ponownego wzorcowania: zmiana elektrolitów 07.09.2011 Strona 5 z 7
zmiana pasywacji zmiany w procesie wyżarzania (temperatura, czasy, urządzenia) 15.1.2 Praca dodatkowa Wszelkie prace dodatkowe obejmujące procesy trawienia uzgadniane są z EJOT. Należy postępować zgodnie z instrukcją roboczą AA1225, o ile są spełnione wymagania specyficzne klienta końcowego (wskazane w zamówieniu). Towary te (po pracy dodatkowej) muszą być również odpowiednio przy wysyłce oznakowane. 15.1.3 Inne Procesy galwanizacji muszą spełniać wymagania CQI-11 (ang. Special Process: Plating System Assessment) AIAG (ang. Automotive Industry Action Group). EJOT oczekuje tutaj samodzielnej oceny zgodnie z kwestionariuszem ww. dyrektywy. 15.2 Obróbka cieplna 15.2.1 Wzorcowanie (Próby początkowe) W uzupełnieniu do ogólnych wymagań wzorcowania stosuje się dla procesu obróbki cieplnej następujące przyczyny wymagające ponownego wzorcowania: zmiana środka hartującego zastosowanie nowego urządzenia zmiana urządzenia 15.2.2 Praca dodatkowa Wszelkie prace dodatkowe uzgadniane są z EJOT. Towary te (po pracy dodatkowej) muszą być również odpowiednio przy wysyłce oznakowane. 15.2.3 Inne Procesy obróbki cieplnej muszą spełniać wymagania CQI-9 (ang. Heat Treatment System Assessment) AIAG (ang. Automotive Industry Action Group). EJOT oczekuje tutaj samodzielnej oceny zgodnie z kwestionariuszem ww. dyrektywy. 15.3 Powlekanie 15.3.1 Wzorcowanie (Próby początkowe) W uzupełnieniu do ogólnych wymagań wzorcowania stosuje się dla procesu powlekania następujące przyczyny wymagające ponownego wzorcowania: zmiana urządzenia powlekającego zastosowanie nowego urządzenia zmiana dostawców środków powlekających 07.09.2011 Strona 6 z 7
15.3.2 Praca dodatkowa Wszelkie prace dodatkowe uzgadniane są z EJOT. Towary te (po pracy dodatkowej) muszą być również odpowiednio przy wysyłce oznakowane. 15.3.3 Inne Procesy powlekania muszą spełniać wymagania CQI-12 (ang. Coating System Assessment) AIAG (ang. Automotive Industry Action Group). EJOT oczekuje tutaj samodzielnej oceny zgodnie z kwestionariuszem ww. dyrektywy. 16. Cele jakościowe Zarówno EJOT wobec swoich klientów, tak i Dostawca wobec EJOT, jest zobowiązany do minimalizacji błędów (Reguła: ZERO BŁĘDÓW). 17. Postanowienie końcowe Zmiany i uzupełnianie niniejszej umowy wymagają formy pisemnej. Ciasna, dn. Dostawca Dział Jakości Kierownictwo EJOT Dział Jakości Dział Zakupów 07.09.2011 Strona 7 z 7