REGULAMIN WYSTAWCÓW Pikniku Naukowo-Technologicznego odbywającego się w dniach 5-6.09.2015 na terenie Regionalnego Centrum Naukowo-Technologicznego w Podzamczu k. Chęcin 1 Postanowienia ogólne 1. Niniejszy regulamin, zwany w dalszej części regulaminem, określa zasady udziału w Pikniku Naukowo-Technologicznym (zwanym dalej również Strefą Pokazów), organizowanym podczas European Rover Challenge w Podzamczu 45 k. Chęcin, na terenie Regionalnego Centrum Naukowo-Technologicznego, w dniach 5-6 września 2015 roku. 2. Wyjaśnienie pojęć zawartych w Regulaminie: a) Strefa Pokazów - Piknik Naukowo-Technologiczny organizowany podczas European Rover Challenge; b) Formularz zgłoszeniowy - formularz uczestnictwa w Strefie Pokazów złożony przez potencjalnego Wystawcę, dostępny na stronie internetowej www.roverchallenge.eu; c) Mapa Strefy Pokazów mapa sytuacyjna, zawierająca plan zagospodarowania terenu wraz z legendą obejmującą m.in. ulokowanie namiotów, punktów medycznych i informacyjnych, dystrybuowana bezpłatnie w dniu Pokazów; d) Organizator Europejska Fundacja Kosmiczna; e) Producent PLANET PR spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie przy ul. Kościuszki 40 lok. 6, 30-105 Kraków, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, Wydział XI Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000521348, posiadającą numer identyfikacji podatkowej NIP 6762478944 oraz kapitał zakładowy w wysokości 126 000,00 złotych w całości wpłacony. f) Namiot zadaszona powierzchnia, w której odbywają się Pokazy; g) Pokaz przygotowany przez Wystawców interaktywny program o charakterze popularnonaukowym w formie prezentacji, zabaw czy innych formach zajęć o charakterze popularnonaukowym czy promocyjnym, w udostępnionej Wystawcy przestrzeni; h) Służby Porządkowe - powołane przez Organizatora osoby, w tym pracownicy agencji ochrony, legitymujące się identyfikatorem, dbające o bezpieczeństwo osób uczestniczących w Pokazach;
i) Służby Informacyjne - powołane przez Organizatora osoby, legitymujące się identyfikatorem, udzielające niezbędnych informacji Wystawcom i Uczestnikom; j) Wystawca podmiot (pod tym pojęciem rozumiemy stowarzyszenia, fundacje, organizacje rządowe i pozarządowe, instytucje samorządowe, otoczenia biznesu oraz przedstawicieli świata nauki), który został zaakceptowany przez Organizatora, jako Wystawca Strefy Pokazów;. k) Zespół Organizacyjny zespół techniczny i zarządczy, realizujący działania związane z organizacją Strefy Pokazów, powołany przez Organizatora; l) Patroni Pokazów podmioty (pod tym pojęciem rozumiemy stowarzyszenia, fundacje, organizacje rządowe i pozarządowe, instytucje samorządowe, otoczenia biznesu oraz przedsiębiorstwa) wspierające merytorycznie bądź finansowo zarówno samą Strefę Pokazów, jak i całą imprezę o nazwie European Rover Challenge. m) Siła wyższa - zdarzenie bądź połączenie zdarzeń obiektywnie niezależnych od Organizatora, które zasadniczo i istotnie utrudniają bądź uniemożliwiają wykonanie części lub całości Pokazów, których Organizator nie mógł przewidzieć i którym nie mógł zapobiec, ani ich przezwyciężyć i im przeciwdziałać poprzez działanie z należytą starannością. 2 Zasady udziału 1. W celu zgłoszenia uczestnictwa w Strefie Pokazów zainteresowany podmiot powinien wypełnić w sposób czytelny i wyczerpujący Formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie internetowej www.roverchallenge.eu. i przesłać droga elektroniczną skan opatrzony podpisami i pieczęciami. Na wskazany w Formularzu adres mailowy zostanie wysłane potwierdzenie otrzymania zgłoszenia. W ciągu pięciu dni roboczych od zapoznania się z nim i sprawdzenia pod kątem zgodności z Regulaminem Wystawców, Organizator prześle pozytywną lub odmowną decyzję dotyczącą udziału Wystawcy w Strefie Pokazów. 2. Dodatkowe informacje o warunkach udziału w Strefie Pokazów można uzyskać kontaktując się z przedstawicielem Organizatora pod adresem joanna@spacefdn.com lub numerem telefonu 12 376 42 70. 3. Organizator zastrzega sobie prawo odmówienia zgłaszającemu uczestnictwa w Strefie Pokazów, gdy uzna że: a) Pokazy nie będą miały charakteru interaktywnego; b) Pokazy nie będą miały charakteru popularnonaukowego; c) Pokazy stanowią zagrożenie bezpieczeństwa dla uczestników obecnych w Strefie Pokazów. 4. Każdemu Wystawcy zostanie bezpłatnie udostępnione jedno miejsce na parkingu przy Regionalnym Centrum Naukowo-Technologicznym podczas trwania Pokazów. 5. W Strefie Pokazów obowiązuje zakaz reklamy podmiotów innych niż Wystawcy/ Sponsorzy/ Patroni Pikniku. 6. Wystawcom Strefy Pokazów Organizator zapewnia: a) promocję i reklamę Strefy Pokazów, jako wydarzenia;
b) uzyskanie potrzebnych zgód i zezwoleń niezbędnych do zorganizowania Strefy Pokazów; c) opiekę medyczną podczas trwania Pokazów w postaci osób posiadających przeszkolenie z zakresu ratownictwa medycznego wraz ze sprzętem; d) ochronę dla zabezpieczenia porządku i bezpieczeństwa podczas Pokazów od momentu rozpoczęcia ustawiania namiotów do czasu ich demontażu; e) zaplecze sanitarne składające się z toalet i koszy na śmieci. 7. Dopuszcza się możliwość udziału Wystawcy w Strefie Pokazów z własnym wyposażeniem (namiot, stoły, krzesła), pod warunkiem wpisania tej informacji do Formularza zgłoszeniowego. Planowane wykorzystanie przez Wystawcę więcej niż jednego namiotu wymaga uzgodnienia z Organizatorem. 8. Organizator nie zapewnia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej dla Wystawców. Wystawcy zgłaszając swój udział w Strefie Pokazów i przesyłając Formularz zgłoszeniowy oświadczają, iż sami ponoszą pełną odpowiedzialność wobec Organizatorów jak i osób trzecich, uczestniczących w Pokazach odpowiadając za wszelkie wyrządzone szkody i zdarzenia wywołane swymi działaniami lub zaniechaniami lub działaniami/ zaniechaniami osób trzecich, którymi Wystawca się posługiwał przy przeprowadzaniu Pokazów. 9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za mienie Wystawców znajdujące się na terenie Strefy Pokazów. 10. Wystawca przeprowadzi Pokazy zgodnie z opisem zawartym w Formularzu zgłoszeniowym. Wszelkie zmiany w powyższym zakresie wymagają każdorazowo uzyskania zgody Organizatora w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 11. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za przerwanie w całości lub części Pokazów lub ich odwołania w całości lub w części w razie konieczności i z przyczyn wywołanych przez siłę wyższą, w tym również warunki pogodowe uniemożliwiające organizację Pokazów w zamierzonym zakresie. 12. Wystawca zobowiązany zostaje do wykonywania Pokazów w namiotach w dniach 5-6 września 2015 roku w godzinach od 10.00 do godz.17.00. Wystawca samodzielnie przygotowuje namiot do Pokazów, jak również po zakończeniu Pokazów doprowadza do stanu poprzedniego miejsce, w jakim znajdował się namiot. 13. Wjazd na teren Strefy Pokazów pojazdami w dniu 5 września 2015 roku, w celu przygotowania namiotu do Pokazów może nastąpić od godz. 6:00 do godz. 9:00. Pojazdy, o których mowa w zdaniu poprzedzającym powinny opuścić teren Strefy Pokazów najpóźniej do godz. 9.30 w dniu 5 września 2015 r. i będą mogły wjechać na teren Strefy Pokazów w celu spakowania przywiezionych rzeczy w dniu 6 września 2015 r. od godziny 18.00. 14. Korzystanie przez Wystawcę z własnego nagłośnienia w trakcie Pokazów wymaga wcześniejszego uzgodnienia z Organizatorem.
15. Wystawcy Strefy Pokazów, bez zgody Organizatora, nie mogą na terenie Pokazów prowadzić sprzedaży jakichkolwiek produktów czy usług. 16. W przypadku gdy Wystawca zamierza prowadzić sprzedaż produktów lub usług w czasie trwania Pokazów, jest on zobowiązany wystąpić o zgodę na prowadzenie w/w sprzedaży w treści formularza zgłoszeniowego, o którym mowa w 2 ust. 1 regulaminu. 17. Organizator wyraża zgodę na sprzedaż produktów lub usług podczas Pokazów lub odmawia jej wyrażenia w treści decyzji o dopuszczeniu Wystawcy do udziału w Strefie Pokazów, o której mowa w 2 ust. 1 regulaminu, przy czym Organizator ma prawo nie wyrazić zgody na prowadzenie w/w sprzedaży bez podania przyczyny, niezależnie od dopuszczenia Wystawcy do udziału w Strefie Pokazów. 18. W razie udzielenia zgody na prowadzenie przez Wystawcę sprzedaży produktów lub usług podczas Pokazów, Wystawca może prowadzić tę sprzedaż wyłącznie w imieniu własnym i na własny rachunek oraz jest zobowiązany spełnić wszystkie wymogi dotyczące rzeczonej sprzedaży przewidziane przepisami prawa, a w szczególności prawa podatkowego. 3 Postanowienia końcowe 1. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad przebiegu Pokazów określonych w niniejszym dokumencie i w Regulaminie Terenu i Imprezy European Rover Challenge zamieszczonego na stronie: www.roverchallenge.eu oraz stosowania się do wskazówek Organizatora, jak również przestrzegania przepisów bezpieczeństwa związanych z Pokazami, w tym bhp, ppoż i innych przepisów obowiązujących na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej, związanych z obsługą tego typu imprez. 2. Działanie niezgodne ze wskazanymi powyżej regulacjami, rodzi po stronie uczestnika odpowiedzialność i obowiązek naprawienia powstałej szkody na zasadach ogólnych. 3. Producent będzie zbierał i przetwarzał dane osobowe Wystawcy z zastrzeżeniem pkt. 4, na co Wystawca wyraża zgodę zgłaszając swoje uczestnictwo w Strefie Pokazów. 4. Producent nie będzie zbierał i przetwarzał danych osobowych Wystawcy, wymienionych w art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. 2002, Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) tzw. Dane szczególnie wrażliwe. 5. Dane osobowe Wystawców będą wykorzystywane zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r., Nr 101 poz. 926 z późn. zm.). Podanie danych osobowych i udostępnianie wizerunku jest dobrowolne, jednakże dostęp do nich jest warunkiem wzięcia udziału w Strefie Pokazów. Każdy Wystawca ma prawo do wglądu do swoich danych i do ich poprawiania.
6. Dane osobowe Wystawców odpowiedzialnych za zorganizowanie Pokazów i współpracę z Organizatorem zgodnie z postanowieniami warunków formalnych będą przechowywane w bazie danych przez Producenta. Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie dla celów związanych z przygotowaniem Strefy Pokazów oraz dla celów marketingowych Organizatora np. do przesyłania materiałów promocyjnych pod wskazany adres. 7. Dane osobowe Wystawców odpowiedzialnych za zorganizowanie Pokazów i współpracę z Organizatorem, mogą zostać udostępnione podmiotom przygotowującym materiały informacyjne dotyczące Strefy Pokazów. 8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki podania błędnych danych osobowych przez Wystawców. 9. Wszelkie spory wynikłe w związku z wzięciem udziału w Strefie Pokazów rozstrzygane będą przez Sąd powszechny, właściwy dla siedziby Organizatora. Miejsce, data