Załącznik nr 1 do Ogłoszenia OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA PODSTAWOWEGO 1) Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług sportowo rekreacyjnych o zróżnicowanym charakterze dla uprawnionych Użytkowników, tj. pracowników Banku Gospodarstwa Krajowego, ich dzieci oraz osób towarzyszących. 2) Przedmiotem zamówienia podstawowego jest świadczenie usług sportowo-rekreacyjnych polegających na zapewnieniu nielimitowanego dostępu do obiektów i zajęć sportoworekreacyjnych na terenie całego kraju. 3) Okres realizacji zamówienia wynosi 24 miesiące, z możliwością przedłużenia w ramach opcji (OPCJA I) na kolejne 24 miesiące. 4) Zakres usług dla pracowników i osób towarzyszących musi obejmować minimum następujące usługi sportowo - rekreacyjne: basen, gimnastyka, joga, siłownia, aerobic, nauka sztuk walki, nauka tańca, pilates, fitness, aqua aerobic. Dla dzieci (do ukończenia 18-go roku życia) Wykonawca zapewni nielimitowany dostęp co najmniej - w zależności od typu oferty - do: a) wyznaczonych obiektów basenowych; b) wyznaczonych obiektów basenowych oraz nauki sztuk walki i nauki tańca. 5) Zamawiający przewiduje w ramach opcji (OPCJA II) możliwość zapewnienia limitowanego dostępu do obiektów i zajęć sportowo-rekreacyjnych na terenie całego kraju, tj., korzystanie z karty zgodnie z liczbą wejść zapisanych na karcie, maksymalnie raz dziennie, 8 wejść w miesiącu. 6) Zamawiający informuje, że maksymalna przewidywana liczba Użytkowników, którzy mogą skorzystać z usług sportowo-rekreacyjnych, wynosi miesięcznie łącznie (wraz z opcją nr II): 1600 pracowników, 900 osób towarzyszących, 200 dzieci pracowników a w tym 200 dzieci korzystających tylko z obiektów basenowych: a) w ramach zamówienia podstawowego: 1000 pracowników, 900 osób towarzyszących, 100 dzieci pracowników, a w tym 100 dzieci korzystających tylko z obiektów basenowych, b) w ramach zamówienia OPCJA II: 600 pracowników, 300 osób towarzyszących, 100 dzieci pracowników, a w tym 100 dzieci korzystających tylko z obiektów sportowych. 7) Powyższe liczby są danymi szacunkowymi i nie stanowią zobowiązania Zamawiającego do korzystania z usług rekreacyjno-sportowych dla w/w liczby osób. Zmniejszenie liczby Użytkowników nie będzie stanowiło podstawy do jakichkolwiek roszczeń ze strony Wykonawcy. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie za faktyczną liczbę Użytkowników w danym okresie 1
rozliczeniowym (miesiącu), jednakże Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty w trakcie trwania Umowy wynagrodzenie jedynie za faktycznie zrealizowaną część przedmiotu Umowy, tj. karty nielimitowane i limitowane, zgodnie z warunkami opisanymi w Umowie oraz OPZ. Zamawiający gwarantuje realizację zamówienia podstawowego tj., kart nielimitowanych wg wartości określonych w Formularzu cenowym (Tabela nr 1) dla podstawowej części zamówienia. 8) Osoba uprawniona może korzystać tylko z jednej z form dostępności usług sportoworekreacyjnych, nielimitowanej bądź limitowanej (opisanej w opcji nr II). Posiadacze kart z dostępem nielimitowanym mogą przechodzić do systemu z limitowanym dostępem i odwrotnie. 9) W ramach jednego obiektu Użytkownicy będą mogli skorzystać z kilku form aktywności sportowej i rekreacyjnej w ciągu jednego dnia np. z basenu, siłowni i fitnessu, w zależności od usług dostępnych w obiekcie. Użytkownicy będą mieli możliwość skorzystania z dowolnej liczby obiektów w ciągu jednego dnia. 10) Wykonawca w okresie obowiązywania Umowy zobowiązany będzie do zapewnienia Użytkownikom dostępu nielimitowanego do minimum 2000 obiektów sportowo-rekreacyjnych na terenie całego kraju w dni robocze i weekendy w godzinach otwarcia obiektów. 11) Przez obiekt sportowo-rekreacyjny Zamawiający rozumie budynek lub samodzielny lokal, w którym świadczone są przez niezależne podmioty usługi objęte zamówieniem. Zajęcia oferowane w jednym obiekcie (pod jednym adresem administracyjnym) przez ten sam podmiot, traktowane będą jako jeden obiekt. 12) Dostęp do obiektów sportowo - rekreacyjnych musi mieć charakter open, przez co rozumie się nielimitowany dostęp do różnych usług (bez dopłaty) w różnych obiektach sportowo-rekreacyjnych tego samego dnia. Ponadto, dostępność obiektów nie może być ograniczona porą dnia, tzn. Użytkownik będzie miał prawo korzystania z obiektu w pełnym zakresie czasu jego otwarcia dla korzystających. 13) Zamawiający dopuszcza stosowanie limitów czasowych dla niektórych usług świadczonych w wybranych obiektach zgodnie z obowiązującymi w tych obiektach regulaminami stosowanymi dla ich klientów, przy czym wymaga, aby jednorazowy dostęp do każdej usługi nie był krótszy niż 45 minut, a w przypadku sauny i vacu (body space) nie krótszy niż 30 minut dziennie. 14) Dostęp do obiektów sportowo-rekreacyjnych i oferowanych usług musi być zapewniony przez 7 dni w tygodniu, z wyjątkiem ograniczeń wprowadzonych przez dany obiekt, wynikających z obowiązujących w nim godzin pracy, regulaminów i grafików. Użytkownicy nie mogą być zobligowani do deklaracji korzystania z określonej lokalizacji. 15) Zamawiający nie dopuszcza możliwości dostępu dla Użytkownika do obiektu sportowo rekreacyjnego na zasadzie zniżki lub upustu cenowego. 16) Zamawiający dopuszcza możliwość wnoszenia przez Użytkowników dodatkowych opłat za niektóre usługi świadczone przez obiekty sportowo rekreacyjne w szczególnych sytuacjach, gdy dopłaty pobierane będą przez same obiekty, a jednostkowa wartość takiej dopłaty nie będzie wyższa niż 25 PLN, z zastrzeżeniem, że w obiektach tych zgodnie z obowiązującym regulaminem, opłata dodatkowa pobierana jest od wszystkich klientów Wykonawcy korzystających z danej usługi w ramach wcześniej wykupionego abonamentu. Ewentualna dopłata będzie dokonywana indywidualnie przez Użytkownika, bez udziału Zamawiającego. 17) Zamawiający nie uznaje za dopłatę kaucji zwrotnej pobieranej w obiekcie jak również jednorazowego zakupu karty członkowskiej, o ile obowiązek takich opłat wynika z regulaminu danego obiektu sportowo rekreacyjnego i dotyczy wszystkich klientów korzystających z usług danego obiektu. 2
18) Użytkownik musi być upoważniony do wejścia oraz korzystania z usług w obiektach, z którymi Wykonawca ma podpisane Umowy, zlokalizowanych na terenie całego kraju. Aktualny zakres dostępnych usług sportowo-rekreacyjnych musi być zamieszczony na stronie internetowej Wykonawcy. 19) Przed rozpoczęciem świadczenia usługi Zamawiający przekaże Wykonawcy listę Użytkowników, zawierającą imię i nazwisko Użytkownika, a w przypadku dzieci datę urodzenia. Zamawiający nie przewiduje podawania numerów PESEL Użytkowników. 20) Jedynym dopuszczonym przez Zamawiającego sposobem weryfikacji i dostępu użytkowników do obiektów sportowo-rekreacyjnych jest imienna karta (magnetyczna, chipowa lub zbliżeniowa, po okazaniu której wraz z dokumentem potwierdzającym tożsamość i podpisem na liście użytkownik jest wpuszczany do obiektu. 21) Zamawiający nie dopuszcza innych form weryfikacji uczestników jak np. stosowanie kodów PIN otrzymywanych poprzez wiadomości sms, czy weryfikację danych biometrycznych. 22) Zamawiający nie przewiduje ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z realizacją usług sportowo-rekreacyjnych poza ustalonym wynagrodzeniem. 23) Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany nazwisk Użytkowników w trakcie obowiązywania Umowy na imiennej liście i uaktualniania jej co miesiąc bez konieczności sporządzania aneksu do Umowy. 24) W przypadku zmiany liczby Użytkowników, rozliczenie nastąpi w odniesieniu do aktualnej liczby osób objętych świadczeniem przedmiotowych usług w danym okresie rozliczeniowym. Zamawiający przekaże Wykonawcy zmodyfikowaną listę imienną do 20-go dnia miesiąca poprzedzającego kolejny okres rozliczeniowy. W sytuacji, gdy nie nastąpi zmiana Użytkowników, obowiązywać będzie lista z poprzedniego miesiąca. 25) Wykonawca w ramach Umowy umożliwi także korzystanie z nowo dostępnych usług sportoworekreacyjnych, świadczonych przez podmioty, z którymi Wykonawca nawiąże współpracę na terenie Polski w trakcie trwania Umowy bez konieczności sporządzania aneksu do Umowy. Aktualna lista placówek realizujących usługi będzie zawsze dostępna na stronie internetowej Wykonawcy. 26) Zamawiający dopuszcza zgłaszanie nowych Użytkowników i rezygnacje dotychczasowych za pomocą platformy internetowej lub w formie wysyłanych mailem plików Excel. 27) Warunki realizacji zamówienia zawierają również istotne postanowienia Umowy stanowiące załącznik nr 2 do OGŁOSZENIA 28) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Oferty nie zawierające pełnego zakresu przedmiotu zamówienia zostaną odrzucone. 29) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 30) Wykonawca jest obowiązany wskazać w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom. Nie wskazanie części przeznaczonej do podzlecenia będzie rozumiane, że zamówienie zostanie wykonane siłami własnymi Wykonawcy. 31) Lista placówek Zamawiającego: 1. Bank Gospodarstwa Krajowego Centrala w Warszawie 2. Bank Gospodarstwa Krajowego Oddział w Warszawie 3. Bank Gospodarstwa Krajowego Oddział w Białymstoku 3
4. Bank Gospodarstwa Krajowego Oddział we Gdańsku 5. Bank Gospodarstwa Krajowego Oddział w Katowicach 6. Bank Gospodarstwa Krajowego Oddział w Kielcach 7. Bank Gospodarstwa Krajowego Oddział w Krakowie 8. Bank Gospodarstwa Krajowego Oddział w Lublinie 9. Bank Gospodarstwa Krajowego Oddział w Łodzi 10. Bank Gospodarstwa Krajowego Oddział w Olsztynie 11. Bank Gospodarstwa Krajowego Oddział w Opolu 12. Bank Gospodarstwa Krajowego Oddział w Poznaniu 13. Bank Gospodarstwa Krajowego Oddział w Rzeszowie 14. Bank Gospodarstwa Krajowego Oddział w Szczecinie 15. Bank Gospodarstwa Krajowego Oddział w Toruniu 16. Bank Gospodarstwa Krajowego Oddział we Wrocławiu 17. Bank Gospodarstwa Krajowego Oddział w Zielonej Górze II. ZAMÓWIENIE W RAMACH PRAWA OPCJI W ramach Opcji Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa do poniżej przedstawionych Opcji. Prawo Opcji jest prawem Zamawiającego, z którego może, ale nie musi skorzystać. W przypadku nie skorzystania przez Zamawiającego z prawa Opcji w całości lub części Wykonawcy nie będzie przysługiwało dodatkowe wynagrodzenie, ani jakiekolwiek roszczenie. OPCJA I : 1. W ramach części zamówienia objętej prawem opcji Zamawiający przewiduje możliwość powtórzenia zamówienia opisanego w ust. I - zlecenie świadczenia przez Wykonawcę usług stanowiących przedmiot niniejszego zamówienia przez okres kolejnych 24 miesięcy, począwszy od dnia podpisania umowy, z uwzględnieniem opcji korzystania również z limitowanego dostępu do usług sportowo rekreacyjnych (opisanego w opcji nr II). 2. Zlecenie kontynuacji świadczenia usług w ramach prawa opcji zostanie skierowane w formie pisemnej lub elektronicznej na adres przedstawiciela Wykonawcy wskazany w Umowie nie później niż przed upływem 24 miesięcy realizacji zamówienia w części podstawowej przez osobę posiadającą odpowiednie umocowanie ze strony Zamawiającego. OPCJA II: 1. W okresie obowiązywania umowy w ramach świadczenia usług dostępnych dla osób uprawnionych Zamawiającego, Wykonawca zaproponuje dodatkową kartę zapewniającą limitowany dostęp do obiektów i zajęć sportowo rekreacyjnych na terenie całego kraju. 2. W ramach jednego obiektu Użytkownicy będą mogli skorzystać z jednej formy aktywności sportowej i rekreacyjnej w ciągu dnia np. z basenu, siłowni lub fitnessu, w zależności od usług 4
dostępnych w obiekcie zgodnie z liczbą wejść zapisanych na karcie, maksymalnie 8 razy w miesiącu. 3. Zakres usług dla pracowników i osób towarzyszących musi obejmować minimum następujące usługi sportowo - rekreacyjne: basen, gimnastyka, joga, siłownia, aerobic, nauka sztuk walki, nauka tańca, pilates, fitness, aqua aerobic. Dla dzieci (do ukończenia 18-go roku życia) Wykonawca zapewni nielimitowany dostęp co najmniej - w zależności od typu oferty - do: a) wyznaczonych obiektów basenowych; b) wyznaczonych obiektów basenowych oraz nauki sztuk walki i nauki tańca. 4. Zamawiający informuje, że maksymalna przewidywana liczba Użytkowników, którzy mogą skorzystać z usług sportowo-rekreacyjnych, wynosi miesięcznie: 1000 pracowników, 600 osób towarzyszących, 100 dzieci pracowników, a w tym 100 dzieci korzystających tylko z obiektów basenowych. 5. Powyższe liczby są danymi szacunkowymi i nie stanowią zobowiązania Zamawiającego do korzystania z usług rekreacyjno-sportowych dla w/w liczby osób. Zmniejszenie liczby Użytkowników nie będzie stanowiło podstawy do jakichkolwiek roszczeń ze strony Wykonawcy. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie za faktyczną liczbę Użytkowników w danym okresie rozliczeniowym (miesiącu). 6. Wykonawca w okresie obowiązywania Umowy zobowiązany będzie do zapewnienia Użytkownikom kart limitowanych dostępu do minimum 1700 obiektów sportoworekreacyjnych na terenie całego kraju w dni robocze i weekendy w godzinach otwarcia obiektów. 7. Przez obiekt sportowo-rekreacyjny Zamawiający rozumie budynek lub samodzielny lokal, w którym świadczone są przez niezależne podmioty usługi objęte zamówieniem. Zajęcia oferowane w jednym obiekcie (pod jednym adresem administracyjnym) przez ten sam podmiot, traktowane będą jako jeden obiekt. 8. Dostępność obiektów nie może być ograniczona porą dnia, tzn. Użytkownik będzie miał prawo korzystania z obiektu w pełnym zakresie czasu jego otwarcia dla korzystających. 9. Zamawiający dopuszcza stosowanie limitów czasowych dla niektórych usług świadczonych w wybranych obiektach zgodnie z obowiązującymi w tych obiektach regulaminami stosowanymi dla ich klientów, przy czym wymaga, aby jednorazowy dostęp do każdej usługi nie był krótszy niż 45 minut, a w przypadku sauny i vacu (body space) nie krótszy niż 30 minut dziennie. 10. Dostęp do obiektów sportowo-rekreacyjnych i oferowanych usług musi być zapewniony przez 7 dni w tygodniu, z wyjątkiem ograniczeń wprowadzonych przez dany obiekt, wynikających z obowiązujących w nim godzin pracy, regulaminów i grafików. Użytkownicy nie mogą być zobligowani do deklaracji korzystania z określonej lokalizacji. 11. Osoba uprawniona może korzystać tylko z jednej z form dostępności usług sportoworekreacyjnych nielimitowanej bądź limitowanej. Posiadacze kart z dostępem nielimitowanym mogą przechodzić do systemu z limitowanym dostępem i odwrotnie. 12. Pozostałe warunki korzystana z OPCJI II realizowane będą zgodnie z Zamówieniem opisanym w ust. I pkt 14-27. 13. Realizacja OPCJI II będzie odbywała się na zasadach przewidzianych dla zamówienia podstawowego, tj. Zamawiający przekaże Wykonawcy listę Użytkowników, zawierającą imię i nazwisko Użytkownika, a w przypadku dzieci datę urodzenia. Zamawiający nie przewiduje podawania numerów PESEL Użytkowników. 5