Wzór umowy pomiędzy: UMOWA O ŚWIADCZENIE USŁUGI AUDYTU DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ nr. zawarta w dniu. Instytutem Rozrodu Zwierząt i Badań Żywności PAN Olsztyn ul. Tuwima 10, 10-747 Olsztyn NIP: 739-05-04-515 REGON: 001289340 reprezentowanym przez prof. dr hab. Adama Zięcika Dyrektora Instytutu zwanym dalej Zamawiającym a. zwanym dalej Wykonawcą w wyniku udzielenia przez Zamawiającego zamówienia w oparciu o Regulamin Zamówień Publicznych w Instytucie Rozrodu Zwierząt i Badania Żywności PAN w Olsztynie, stanowiący załącznik Nr 1 do Zarządzenia Dyrektora IRZiBŻ PAN w Olsztynie Nr 103 z dnia 1 lutego 2011 r. o następującej treści: 1. 1. Na podstawie niniejszej umowy Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia audytu działalności statutowej Instytutu Rozrodu Zwierząt i Badań Żywności Polskiej Akademii Nauk w Olsztynie, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 5 września 2007 w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę. 2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania umowy w terminie do dnia r. 2. 1. Celem audytu działalności statutowej, zwanym dalej audytem jednostki, jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia oraz wydanie przez Wykonawcę opinii w zakresie: a) wiarygodności danych, zarówno liczbowych, jak i opisowych, zawartych w dokumentach związanych z prowadzoną przez Zamawiającego działalnością naukową, 1
b) realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów zgodnie z wymaganiami zawartymi we wnioskach, decyzji i umowie o dofinansowanie. c) poprawnego sposobu udokumentowania i ewidencyjnego wyodrębnienia rzeczywistych operacji gospodarczych. 2. Audyt obejmuje sprawdzenie jednego roku, z okresu lat 2008-2010, wybranego na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka, w celu ustalenia czy: a) system kontroli wewnętrznej jest adekwatny oraz działa efektywnie; b) plan rzeczowo finansowy oraz budżet jednostki został prawidłowo zrealizowany; c) zatwierdzenie wyników działalności badawczej oraz sposób ich udokumentowania jest prawidłowy; d) przestrzegane są przepisy o zamówieniach publicznych, finansach publicznych i rachunkowości w zakresie dotyczącym działalności statutowej; e) przestrzegane są przepisy w zakresie dyscypliny finansów publicznych; f) ewidencja księgowa jest prowadzona poprawnie, a w szczególności czy wydatki ponoszone w ramach dotacji są w wystarczający sposób wyodrębnione w ramach prowadzonej ewidencji księgowej; g) zalecenia i wnioski z wcześniejszych kontroli i audytów zostały wdrożone; h) system kontroli wewnętrznej funkcjonuje prawidłowo, i) sposób dokumentowania i zatwierdzania wyników działalności badawczej funkcjonuje prawidłowo 3. 1. Audyt zostanie przeprowadzony na podstawie powszechnie akceptowanych standardów audytu. 2. Wybór szczególnych obszarów audytu zostanie dokonany na podstawie udokumentowanej analizy ryzyka. 3. Wykonawca jest zobowiązany do należytego dokumentowania przeprowadzonych czynności. 4. 1. W ramach umowy, na podstawie przeprowadzonych czynności audytorskich oraz opracowanej dokumentacji, Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania sprawozdania z audytu i przekazania go Zamawiającemu w terminie 7 dni od dnia zakończenia audytu nie później niż do dnia 20 czerwca 2011 r. 2. Sprawozdanie z audytu, o którym mowa w ust. poprzedzającym, musi zawierać co najmniej: a) oznaczenie sprawozdania; b) datę jego sporządzenia; c) nazwę i adres oraz dane badanej jednostki; d) oświadczenie audytora oraz osób wykonujących czynności audytu o niezależności od badanej jednostki; e) imiona, nazwiska, adresy i numery uprawnień audytorów wykonujących czynności audytu; f) cele audytu; g) podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu; h) termin, w którym przeprowadzono audyt; 2
i) zwięzły opis działań jednostki w obszarze objętym audytem; j) zwięzłą ocenę sytuacji ekonomicznej badanej jednostki; k) ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności jednostki objętej audytem; l) informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania; m) zaprezentowanie wyników badania, w tym obszarów, w których stwierdzono nieprawidłowości; n) określenie nieprawidłowości oraz analizę ich przyczyn i skutków; o) zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień; p) podpisy audytorów uczestniczących w audycie; q) podpisy reprezentantów audytora, jeśli audytorem jest osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej. 3. Wszystkie strony sprawozdania powinny być ponumerowane i parafowane. 4. Wnioski i opinie zawarte w sprawozdaniu powinny wynikać z dokumentacji audytorskiej. 5. Sprawozdanie z audytu, o którym mowa w ust. 1, zostanie sporządzone i przekazane Zamawiającemu w języku polskim w 3 egzemplarzach w wersji papierowej oraz 1 egzemplarz w wersji elektronicznej. 5. 1. Obowiązki i oświadczenia Wykonawcy: a) Wykonawca wykona przedmiot umowy zgodnie z zasadami etyki zawodowej, posiadanymi kwalifikacjami oraz obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa polskiego; b) Wykonawca potwierdza, że spełnia warunki do wyrażania bezstronnej i niezależnej opinii o badanym projekcie, w rozumieniu wymogów art. 66 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz polskich norm wykonywania zawodu; c) Wykonawca zapewni niezbędny personel oraz narzędzia do właściwego i terminowego wykonania umowy. W skład zespołu audytowego będą wchodzić następujące osoby: - - ; d) zmiana osób wymienionych w lit. c) dopuszczalna jest jedynie w szczególnych okolicznościach, po uprzednim pisemnym wyrażeniu zgody przez Zamawiającego na taką zamianę, z zastrzeżeniem, że zmiana taka może nastąpić jedynie na osobę o takich samych lub wyższych kwalifikacjach i doświadczeniu. Wniosek o zmianę powinien mieć formę pisemną, zawierać życiorys i obowiązki audytora oraz uzasadnienie; e) Wykonawca zobowiązany jest do udzielania pełnej informacji na temat postępu zakresu wykonanych prac na każde żądanie osoby upoważnionej przez Zamawiającego; f) Wykonawca zobowiązuje się, że osoby działające w jego imieniu nie będą wynosić jakichkolwiek dokumentów poza siedzibę Zamawiającego bez wyraźnej zgody Zamawiającego; 3
g) uregulowanie przez Zamawiającego zobowiązań za wykonaną usługę nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku udzielania wyjaśnień w zakresie objętym audytem ministrowi właściwemu do spraw nauki oraz osobom przez niego upoważnionym; h) Wykonawca przekaże Zamawiającemu dokumentację audytu, w tym sprawozdanie, w terminie 7 dni od dnia zakończenia audytu nie później niż do 30 czerwca 2011r. 2. Wszystkie wymienione powyżej obowiązki Wykonawca zobowiązuje się wykonać z należytą starannością, wymaganą przy pracach tego rodzaju. 6. 1. Obowiązki Zamawiającego: a) Zamawiający przygotuje i przekaże Wykonawcy niezbędne dokumenty do sporządzenia audytu; b) Zamawiający zapewni warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia audytu, a w szczególności udostępnia obiekty, urządzenia, dokumenty, niezbędne do przeprowadzenia audytu; c) Zamawiający zobowiązuje się, na żądanie audytora, udzielać informacji i wyjaśnień oraz potwierdzać za zgodność z oryginałem kopie dokumentów i ich odpisy, wyciągi, zestawienia oraz wydruki. 2. Udzielone ustnie informacje i złożone ustnie wyjaśnienia powinny zostać zaprotokołowane oraz podpisane przez Wykonawcę i przez osobę, która ich udzieliła lub je złożyła. 3. W związku z realizacją niniejszej umowy Wykonawca ma prawo, w przypadkach wymagających specjalnej wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji, powołać na swój koszt rzeczoznawcę. Opinia sporządzona przez rzeczoznawcę nie jest wiążąca dla Wykonawcy. 4. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za kompletne i terminowe wykonanie przedmiotu zamówienia określonego w 1 niniejszej umowy. 7. 1. Audyt odbywać się będzie w miejscu wskazanym przez przedstawiciela Zamawiającego przez cały czas trwania umowy. 8. 1. Za wykonanie prac objętych niniejszą umową Zamawiający zapłaci Wykonawcy zryczałtowane wynagrodzenie umowne zawierające podatek VAT, określone w formularzy ofertowym, w wysokości.. brutto w tym podatek VAT w wysokości (słownie:. ). 2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ustępie poprzedzającym, zostanie zapłacone w terminie 30 dni (przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę) od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT, po przekazaniu przez Wykonawcę sprawozdania z audytu. 9. 1. Osobami odpowiedzialnymi za kontakty robocze w trakcie realizacji umowy są: a) ze strony Zamawiającego..; 4
b) ze strony Wykonawcy.. 10. 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: a) za odstąpienie przez Wykonawcę od umowy w wysokości 10% wynagrodzenia brutto określonego w 8 ust. 1; b) za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z powodu okoliczności leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 10% wynagrodzenia brutto określonego w 8 ust. 1; c) za niedotrzymanie przez Wykonawcę terminu realizacji przedmiotu umowy określonego w 1 ust. 2 w wysokości 0,2% wynagrodzenia brutto określonego w 8 ust. 1 za każdy dzień opóźnienia w wykonaniu audytu. 2. Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną za odstąpienie przez Wykonawcę od umowy z powodu okoliczności, za które winę ponosi Zamawiający, w wysokości 10% wynagrodzenia brutto określonego w 8 ust. 1. 3. Kary umowne należne Zamawiającemu mogą zostać potrącone z kwoty określonej w 8 ust. 1. 4. Zapłata kar umownych nie wyłącza uprawnienia do dochodzenia uzupełniającego odszkodowania, na zasadach ogólnych. 5. W przypadku opóźnienia w terminowym opłacaniu należności, Zamawiający zapłaci Wykonawcy odsetki ustawowe naliczane od dnia następującego po dniu zapłaty wskazanym na fakturze jako termin płatności. 11. 1. Zamawiający może odstąpić od umowy: a) w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy - w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca nie może domagać się od Zamawiającego kar umownych, może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy; b) w przypadku niewywiązywania się przez Wykonawcę z postanowień niniejszej umowy; c) w przypadku opóźnienia Wykonawcy w realizacji umowy przekraczającego.. dni. 12. 1. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy rezultatów badania oraz faktów i okoliczności poznanych w toku badania. 2. Wykonawca ma prawo udostępnić rezultaty audytu poza Zamawiającym, wyłącznie organom upoważnionym przepisami ustaw do wglądu w tego rodzaju dokumenty, w tym organom Krajowej Izby Biegłych Rewidentów, sprawującym nadzór nad należytym wykonywaniem zawodu przez członków Izby. 5
13. Wykonawca nie może bez zgody Zamawiającego powierzyć innej osobie prawnej wykonania zobowiązań wynikających z niniejszej umowy. 14. 1. Zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Zamawiający przewiduje, a Wykonawca wyraża na to zgodę, że w ramach zawartej umowy mogą zostać wprowadzone następujące zmiany: a) zmiany terminu realizacji umowy, ze względu na wystąpienie okoliczności nie dających się przewidzieć przed zawarciem umowy, np. działanie siły wyższej; b) zmiany terminu realizacji umowy, ze względu na wystąpienie okoliczności, których strony umowy nie były w stanie przewidzieć przed jej zawarciem, pomimo zachowania należytej staranności. 3. W przypadku zaistnienia sytuacji wskazanej w ust. 2, strony ustalają nowy termin realizacji przedmiotu umowy. 15. 1. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego. 2. Wszelkie spory powstałe w związku z realizacją niniejszej umowy strony poddają rozstrzygnięciu sądowi właściwemu dla siedziby Zamawiającego. 3. Umowę niniejszą sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa egzemplarze dla Zamawiającego, jeden egzemplarz dla Wykonawcy. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA 6