Audyt Funduszy Unijnych Adrianna Choczaj, Iwona Jasińska, Marcela Jamroz, Patrycja Bojar
Co to są Fundusze Unijne? Unia Europejska, jako organizacja międzynarodowa, rozporządza własnym budżetem, z którego finansowane są działania mające na celu rozwiązywanie wspólnych problemów. To, na co Unia Europejska przeznacza fundusze, jest ściśle powiązane ze strategią jej rozwoju. Szczegółowy plan wydawania unijnych funduszy, zwany Wieloletnimi Ramami Finansowymi, określany jest nie rzadziej niż raz na 5 lat, a w praktyce co siedem lat.
Skąd pochodzą pieniądze na Fundusze Europejskie? Budżet Unii Europejskiej tworzą głównie dochody pochodzące z państw członkowskich. Budżety roczne są ustalane w granicach wyznaczonych przez długoterminowy plan finansowy, zwany także perspektywą finansową Unii Europejskiej. Obecny plan finansowy będzie funkcjonował do 2020 roku.
Struktura Funduszy Europejskich Pięć głównych funduszy wspiera rozwój gospodarczy wszystkich krajów Unii zgodnie z celami strategii Europa 2020. Są to: Europejski Fundusz Rozwoju Gospodarczego Europejski Fundusz Społeczny Fundusz Spójności Europejski Fundusz Rolny na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich Europejski Fundusz Morski i Rybacki
Zasady działania Funduszu Europejskiego Zasada partnerstwa- partnerstwo oznacza celowy proces, w którym biorą udział instytucje uczestniczące w realizacji projektu na poziomie krajowym, regionalnym i lokalnym oraz partnerzy, na wszystkich etapach realizacji polityki spójności UE, tj. programowania, wrażania, monitorowania i ewaluacji. Wszyscy uczestnicy tego procesy wzajemnie się uzupełniają, a dzięki współpracy powstaje efekt synergii i wartość dodana. Zasada dodatkowości (współfinansowania i dodatkowości)- Finansowanie z europejskich funduszy strukturalnych nie może zastępować krajowych wydatków państw członkowskich. Celem jest wyznaczenie realnych, ale ambitnych celów w zakresie strukturalnych wydatków publicznych, tak aby zagwarantować, że wkład z funduszy strukturalnych rzeczywiście stanowi wartość dodaną. Zasada subsydiarności- władze wyższego szczebla podejmują działania tylko wtedy, gdy cele nie mogą zostać zrealizowane w sposób wystarczający przez władze niższego szczebla. Instytucje unijne realizują zadania dopiero, gdy regiony lub kraje członkowskie nie mogą skutecznie wykonać ich samodzielnie. Zasada decentralizacji- wynika z zasady subsydiarności i ma na celu umocnienie roli samorządów regionalnych i lokalnych w realizacji i wykorzystaniu Funduszy Europejskich. W wielu dziedzinach zdecentralizowanie kompetencji znacznie zwiększa ich efektywność tak pod względem kosztów, jak i jakości usług i przybliżenia ich obywatelowi. Zasada koncentracji- polega na wspieraniu ze środków unijnych działań, które mają największe znaczenie dla rozwoju Unii oraz zwiększenia jej spójności społeczno-gospodarczej czy terytorialnej. Zasada programowania - pomoc przeznaczona jest na trwałe rozwiązywanie problemów w danej gałęzi gospodarki lub regionie, co w praktyce oznacza konieczność formułowania wieloletnich planów rozwoju gospodarczego i wykorzystania środków publicznych. Wymiar terytorialny polityki regionalnej - Fundusze Europejskie mają na celu wspieranie rozwoju terytoriów określonych nie tylko administracyjnie, ale powiązanych funkcjonalnie, o podobnych cechach społeczno-gospodarczo-przestrzennymi i jednolitymi celami rozwoju.
Na co wydawane są Fundusze Europejskie? W strategii Europa 2020 zostały określone cele i priorytety rozwoju Unii Europejskiej. Na tej podstawie wyznaczono tzw. Polityki horyzontalne: Zrównoważony rozwój- Unia stara się dbać o to, by rozwój gospodarczy Europy nie odbywał się kosztem środowiska naturalnego. Równość szans- Przedsięwzięcia współfinansowane ze środków europejskich powinny być zgodne z polityką równości szans. Społeczeństwo informacyjne- Realizacja polityki społeczeństwa informacyjnego polega na upowszechnianiu nowoczesnych technologii informacyjnych w życiu codziennym obywateli, przedsiębiorstw i administracji publicznej.
Procentowa alokacja funduszy europejskich w Polsce w ramach poszczególnych Programów Operacyjnych Największe kwoty Polska zainwestuje w infrastrukturę transportową (drogową i kolejową), ale największy wzrost wydatków nastąpi w sferze innowacyjności i wsparcia przedsiębiorców. Nadal finansować będziemy inwestycje w ochronę środowiska i energetykę, a także projekty z dziedziny kultury, edukacji, zatrudnienia czy przeciwdziałania wykluczeniu społecznemu.
Na czym polega audyt funduszy unijnych? Przeprowadzenie audytu ma na celu sprawdzenie czy działania, których dotyczą poniesione wydatki, rzeczywiście zostały zrealizowane oraz czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie i poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi. Audyt ma prowadzić do stwierdzenia wiarygodności danych zawartych w przedstawionych dokumentach związanych z realizowanym projektem.
Zakres audytu Cel: Celem przeprowadzenia audytu zewnętrznego jest uzyskanie informacji przez beneficjenta oraz instytucję wypłacającą środki, że projekt jest realizowany prawidłowo. Audyt zewnętrzny ma prowadzić do stwierdzenia wiarygodności danych - zarówno liczbowych, jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez beneficjenta dokumentach związanych z realizowanym projektem. Stwierdzenie wiarygodności danych ma charakter: Bezpośredni - badanie ksiąg rachunkowych Pośredni - badanie działającego systemu kontroli wewnętrznej.
Co obejmuje audyt funduszy unijnych? Audyt zewnętrzny projektów unijnych obejmuje: - sprawdzenie czy beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte, - sprawdzenie czy beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i z obowiązującymi przepisami prawa, - sprawdzenie czy beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowoksięgowym, - sprawdzenie prawidłowości przeprowadzenia procedury przetargowej (jeśli dotyczy), - audyt poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej, - analizę terminowości uzyskiwania środków na realizację projektu, - sprawdzenie wniosków beneficjentów o płatność z księgami rachunkowymi beneficjenta w części dotyczącej projektu, - sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta, - weryfikację sposobu monitorowania projektu (osiągania celu projektu), - sprawdzenie sposobu archiwizacji dokumentacji z realizowanym projektem
Wybór audytora W celu zapewnienia odpowiedniej jakości audytu należy zlecić go jednostkom lub podmiotom, które zatrudniają osoby o odpowiednich kwalifikacjach w zakresie przeprowadzania audytu oraz funkcjonowania poszczególnych funduszy unijnych wspierających rozwój Polski. Przez podmioty posiadające odpowiednie umiejętności w ww. zakresie rozumie się: - podmioty uprawnione do badania sprawozdań finansowych, - osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje zawodowe wydawane przez organizację, - osoby posiadające międzynarodowe uprawnienia audytora wewnętrznego, - osoby posiadające zaświadczenie o zdaniu egzaminu na audytora wewnętrznego.
Uregulowania prawne Biegły rewident, sporządzając dokumentację z audytu wykorzystywania środków unijnych, powinien uwzględniać w szczególności: 1) oczekiwania od audytu wynikające z przepisów unijnych oraz z polskich przepisów i wytycznych (np. wytycznych Ministerstwa Gospodarki i Pracy do ramowego audytu wydatków kwalifikowanych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Funduszy Spójności - maj 2005 r.), 2) wymogi międzynarodowe standardów rewizji finansowej, 3) międzynarodowe standardy audytu, 4) postanowienia wydanych przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów norm wykonywania zawodu biegłego rewidenta i postanowienia Kodeksu etyki zawodowej, 5) ustalenia umowy o przeprowadzenie audytu wykorzystywania środków unijnych.
Jak wygląda kontrola? Sprawdzenie odbywa się poprzez badanie, czy księgi rachunkowe wraz z dowodami księgowymi, wnioski o płatność sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków i sprawozdania z realizacji projektu odpowiadają we wszystkich istotnych aspektach wymogom programu, a także czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów.
Procedury - faza planowania (analiza ryzyka, program zadania audytowego, przygotowanie ścieżki audytu, zaplanowanie testów zgodności i testów rzeczywistych), faza wykonywania (wykonywanie zaplanowanych czynności audytowych), faza sprawozdawczości (sprawozdanie wstępne, narada zamykająca i sprawozdanie końcowe).
Przykład Ważne: Zakres audytu, który zleca beneficjent, powinien zostać przedstawiony w zaproszeniu do złożenia oferty - przy czym jest on bezpośrednio związany z właściwą wyceną usługi.
Rezultaty prowadzonego audytu Audytor ma za zadanie przygotowanie opinii i raportu z audytu. Dokumenty te są następnie przekazywane do instytucji wdrażającej oraz archiwizowane w dokumentacji, która dotyczy projektu. Upoważnione organy kontrolne mogą wystąpić o udostępnienie tych dokumentów do ww. instytucji. Dodatkowo jednostka, która została poddana audytowi ma prawo do odniesienia się do tych dokumentów.
Szczeble kontroli funduszy a) dostarczenie kierownikowi jednostki racjonalnego zapewnienia, że realizacja projektów finansowanych z funduszy strukturalnych przebiega zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, oraz z zawartymi umowami i wnioskami o dofinansowanie projektu b) uzyskanie racjonalnej pewności, że projekty są wykonywane zgodnie z obowiązującymi w jednostce procedurami, a w szczególności: z procedurą realizacji projektów finansowanych z funduszy strukturalnych, ustalonym obiegiem dokumentów finansowo-księgowych, procedurą udzielania zamówień publicznych c) uzyskanie racjonalnej pewności, iż określone w jednostce mechanizmy kontrolne są realizowane i są skuteczne.
Audytor wewnętrzny bada w szczególności: czy prowadzona jest odrębna ewidencja księgowa dla projektu czy wydatki są ponoszone z wyodrębnionego rachunku bankowego -kwalifikowalność wydatków, zwłaszcza w aspekcie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych i sposób ich dokumentowania zgodność kwot ujętych we wnioskach o płatność z dokumentami księ- gowymi, zapisami księgowymi, wyciągami bankowymi zgodność realizacji projektu z zawartą umową, np. harmonogram realizacji projektu, wskaźniki realizacji celów projektu: wskaźniki produktu i wskaźniki rezultatu terminowość i rzetelność składanych sprawozdań prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych archiwizowanie dokumentacji związanej z realizacją projektu.
Opinia audytora Wyróżniamy cztery rodzaje opinii, które mogą zostać wydane przez audytora: 1) opinia pozytywna - projekt został zrealizowany zgodnie z zasadami i przepisami prawa, a znalezione błędy są mało istotne, 2) opinia negatywna projekt został zrealizowany niezgodnie z przepisami prawa bądź łamał zasady udzielonej pomocy, a ustalone w nim błędy mówią o niezrealizowaniu projektu, 3) opinia warunkowa - audytor z różnych powodów nie jest w stanie dokonać audytu całego projektu i wydaje opinię warunkową tylko do tego obszaru, który został zbadany bądź gdy powodzenie projektu zależy od spełnienia rekomendacji audytora 4) brak opinii - wstrzymanie się od wydania opinii o projekcie jest podejmowane w sytuacji gdy audytor nie może przeprowadzić zadania audytowego zgodnie z powszechnie uznanymi standardami.
Analiza ryzyka audytowego Ryzyko jest nieodłączną częścią każdej działalności człowieka. Można je zaobserwować w polityce, prawie, medycynie, kulturze, nauce oraz w ekonomii. Należy je postrzegać jako niebezpieczeństwo, niepewność, możliwość nieosiągnięcia postawionego sobie celu, czy zakładanych wcześniej rezultatów.
Ryzyko w standardach audytu wewnętrznego Ryzyko to prawdopodobieństwo wystąpienia dowolnego zdarzenia, działania lub braku działania, którego skutkiem może być szkoda w majątku lub wizerunku danej jednostki, lub które przeszkodzi w osiągnięciu wyznaczonych celów i zadań. Ocena ryzyka polega na identyfikacji obszarów ryzyka i jego analizie. Analiza pomaga uszeregować obszary ryzyka pod względem ich ważności dla działalności jednostki. Audyt wyodrębnia obszary ryzyka i w każdym ze zidentyfikowanych obszarów ryzyka wskazuje zadania audytowe do wykonania w organizacji.
Przy ocenie zagrożenia ryzykiem należy wziąć pod uwagę: wiarygodność i rzetelność informacji finansowych i operacyjnych, skuteczność i efektywność działań operacyjnych, ochronę aktywów, zgodność z prawem, przepisami i umowami.
Analiza ryzyka dotyczy metody oceny podatności systemu lub grupy systemów na czynniki ryzyka. Dzięki niej następuje określenie wartości ryzyka i przypisanie ich do zadań audytowych. Zadania z największymi wartościami ryzyka uwzględniane są do realizacji w planie rocznym audytu.
Metody analizy ryzyka Wyróżnia się szacunkowe, matematyczne i mieszane metody analizy ryzyka. Szacunkowe - ryzyko jest oceniane na podstawie doświadczenia audytorów, tworzone są listy rankingowe, w których przypisuje się poziom ryzyka dla każdego wcześniej wybranego zadania audytowego. Określa się ilość zadań audytowych, które należy skorygować. Matematyczne - przy ocenie ryzyka stosowane są wzory matematyczne. Wykorzystywany jest często do obliczeń przyjęty algorytm i arkusz kalkulacyjny. Mieszane (metoda opracowana przez Biuro Audytu Wewnętrznego Ministerstwa Finansów) - audytor przypisuje wagę czynnikom ryzyka. Suma wag musi wynosić 100%. Czynnik ryzyka musi wynosić przynajmniej 10%. Ocena ryzyka odbywa się według skali 1 oznacza niskie natężenie ryzyka, 2 średnie, 3 wysokie, 4 bardzo wysokie. Oblicza się ryzyko ważone jako iloczyn każdego czynnika wyniku oceny ryzyka i przypisanej wagi.
Wady i zalety poszczególnych metod Szacunkowe - metody wymagają dużego doświadczenia zawodowego audytorów. Powinno w nich uczestniczyć kilku audytorów w celu zachowania obiektywizmu. Wadą metod jest trudność w precyzyjnej ocenie ryzyka i subiektywizm, przez który łatwo podważyć wyniki. Nie ma także możliwości porównania wyników w różnych okresach przeprowadzanych przez różnych audytorów. Zaletą natomiast jest łatwość ich stosowania. Matematyczne - metody te są pracochłonne, jednak część pracy jest wykonywana jednorazowo przy tworzeniu modelu i wprowadzaniu danych. Zaletą jest możliwość porównywania wyników w kolejnych okresach czasowych i dostarczanie dobrze udokumentowanych argumentów. Do wad zaliczyć można dużą kosztowność tych metod i konieczność ciągłego uaktualniania. Mieszane - przypisanie wag ryzyka odbywa się po uwzględnieniu opinii kierownika jednostki i komórki audytowanej. Ustalenie poziomu ryzyka ważonego dla każdego procesu w obszarze odbywa się poprzez zsumowanie w ramach procesu wyliczonych wartości ryzyka ważonego i podzielenie przez ilość ocenianych czynników. Możliwe subiektywne przypisanie wag ryzyka i błąd w obliczeniach, dlatego obliczenia powinny być sprawdzone przez innego audytora.
Przy wyborze odpowiedniej metody analizy ryzyka należy uwzględnić: rodzaj informacji, którą należy zgromadzić, stosowane w określonych metodologiach oprogramowania lub inne licencje ze względu na koszt ich zastosowania, dostępność wymaganej informacji, ilość dodatkowych informacji niezbędnych do osiągnięcia wiarygodnego wyniku łącznie z kosztem ich uzyskania, opinie innych użytkowników na temat przydatności danej metody w zwiększeniu efektywności audytu, gotowość kierownictwa do zaakceptowania danej metody określania sposobu i zakresu przeprowadzanych audytów.
Przykład realizacji zadania audytowego projektu finansowanego z funduszy unijnych Na wykonanie zadania audytowego pt.: Realizacja projektów finansowanych z funduszy strukturalnych przewidziano łącznie 30 dni, z tego: faza planowania: 5 dni (analiza ryzyka, program zadania audytowego, przygotowanie ścieżki audytu, zaplanowanie testów zgodności i testów rzeczywistych), faza wykonywania: 20 dni (wykonywanie zaplanowanych czynności audytowych), faza sprawozdawczości: 5 dni (sprawozdanie wstępne, narada zamykająca i sprawozdanie końcowe). Podczas przeprowadzania zadania audytowego zastosowano następujące techniki audytowe: zapoznawanie się z dokumentami, uzyskiwanie wyjaśnień i informacji od pracowników audytowanych komórek organizacyjnych oraz od innych pracowników, wizje lokalne. Podczas przeprowadzania zadania audytowego wykorzystano następujące dokumenty robocze: program pracy, program zadania audytowego, ścieżkę audytu, protokoły przyjęcia wyjaśnienia, pisma służbowe
Audytor wewnętrzny będzie wykonywał testy: przeglądowe: ścieżkę audytu - diagram, zgodności: przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego m.in. ogłoszenia, SIWZ, protokół z postępowania, przesłanie informacji do właściwej instytucji, składanie sprawozdań, wnioski o płatność, ewidencja księgowa, wyciągi bankowe i faktury, dokumenty finansowo-księgowe opisywanie faktur, realizacja harmonogramu rzeczowo-finansowego, oznakowanie dokumentów promocja i reklama. Testy zgodności są przeprowadzane dla uzyskania wystarczających dowodów pozwalających odpowiedzieć na pytanie jak jest? Testowanie polega na określeniu i doborze reprezentatywnej próbki operacji, zbadaniu jej, porównaniu wyników z oczekiwaniami i dokonaniu ekstrapolacji wyników na badaną populację
Przykład :Port Lotniczy Gdynia Kosakowo
Dziękujemy za uwagę
Źródła : http://ksiegowosc.infor.pl R. Krzemień, K. Winiarska, Audyt wewnętrzny w pytaniach i odpowiedziach komentarze, InfoAudit Sp.z o.o., Warszawa 2004 K. Czerwiński, Audyt wewnętrzny, InfoAudit Sp. z o.o. Warszawa 2004 Podręcznik audytu wewnętrznego w administracji publicznej, Ministerstwo Finansów, marzec 2003
https://europa.eu/european-union/topics/regionalpolicy_pl http://www.roedl.com/pl/pl/uslugi/doradztwo_w_zakres ie_pomocy_publicznej/fundusze_unijne_2014_2020_w_pol sce.html http://msp.katowice.eu/dotacjeue/abcfunduszyue/pag es/zasadydzialaniafunudszy.aspx https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/ofunduszach/zasady-dzialania-funduszy/czym-sa-funduszeeuropejskie/#zasady%20dzia%c5%82ania%20funduszy%2 0Europejskich