Przykładowa lista dokumentów potwierdzających poniesienie i kwalifikowalność wydatków w ramach Działania 6.3 PO KL 25.02.2011 r.
Wynagrodzenie osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę - lista płac zawierająca wszystkie składniki: wynagrodzenie netto, składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, - w przypadku, gdy z listy płac nie wynikają składki ZUS będące kosztem pracodawcy, a stanowią one wydatek kwalifikowalny w ramach realizowanego projektu możliwe jest wykazanie innego dokumentu księgowego (np. DRA, PK) obejmującego składki będące kosztem pracodawcy,
Wynagrodzenie właściciela firmy (partnera) zaangażowanego w realizację projektu - nota księgowa, Wynagrodzenie osób zatrudnionych na podstawie umowy o dzieło lub umowy zlecenie - rachunek, faktura VAT lub inne dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej,
Beneficjent musi zweryfikować przed zaangażowaniem personelu do projektu, czy osoba ta jest zaangażowana w realizację innych projektów, a jeżeli tak to czy będzie w stanie efektywnie realizować zadania w projekcie np. oświadczenie. Jednocześnie powinien zobowiązać ją do prowadzenia ewidencji godzin pracy bez względu na formę zatrudnienia jej w ramach rozliczenia. Osoba ta musi prowadzić ewidencję godzin i zadań realizowanych w ramach wszystkich projektów, w które jest zaangażowana i udostępniać beneficjentowi ww. ewidencję godzin w okresie realizacji zadań w ramach danego projektu.
W przypadku gdy osoba zatrudniona jako personel projektu u jednego beneficjenta w trakcie tego zatrudnienia zaczyna pracę w kolejnym projekcie u innego beneficjenta, jest ona zobowiązana do prowadzenia ewidencji godzin i zadań od momentu podjęcia zatrudnienia w drugim projekcie, obejmującej obydwa projekty.
Delegacje pracowników Druk polecenia wyjazdu służbowego oraz dodatkowo u beneficjenta inne dokumenty wymagane przez prawo krajowe i zgodne z regulaminem wewnętrznym instytucji m.in.: 1) w przypadku wykorzystania samochodu służbowego 1) w przypadku wykorzystania samochodu służbowego powinna być dołączona ewidencja przebiegu pojazdu, 2) w przypadku wykorzystania samochodu prywatnego do celów służbowych powinna być załączona kserokopia dowodu rejestracyjnego, umowa na wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych, ewidencja przebiegu pojazdu oraz ewentualnie umowa użyczenia pojazdu, w przypadku gdy osoba nie jest właścicielem samochodu,
Catering - rachunek lub faktura VAT, Ubezpieczenie/badania lekarskie uczestników projektu - polisa ubezpieczeniowa lub faktura wraz z wykazem imiennym osób, kserokopie zaświadczeń poszczególnych uczestników za badania.
Dojazdy uczestników - bilety zwrot kosztów dojazdu uczestnika projektu na szkolenie następuje na podstawie biletu komunikacji publicznej (jednorazowego lub czasowego) lub innego równoważnego dokumentu. W przypadku, gdy dana forma wsparcia nie odbywa się w sposób ciągły, ale np. w wybrane dni tygodnia lub w przypadku nieobecności uczestnika na zajęciach koszt biletu okresowego należy kwalifikować proporcjonalnie w stosunku do faktycznej ilości dojazdów uczestnika na miejsce realizacji formy wsparcia w okresie, którego dotyczy bilet.
- oświadczenie korzystania z własnego samochodu (w uzasadnionych przypadkach) wydatki poniesione przez uczestnika projektu związane z dojazdem samochodem są kwalifikowalne do wysokości ceny biletu transportu publicznego na danej trasie (jeżeli uczestnik poniósł koszty w wysokości równej lub wyższej niż cena biletu), po przedstawieniu przez uczestnika projektu stosowanego oświadczenia. Natomiast, jeśli uczestnik udokumentuje poniesienie kosztów w kwocie niższej od ceny biletu, zwrot nastąpi do wysokości faktycznie poniesionych kosztów.
Oświadczenie powinno zawierać informację dotyczącą trasy, na jakiej odbywa się przejazd, odległości i poniesionych kosztów. Dodatkowo do oświadczenia należy załączyć kserokopię dowodu rejestracyjnego i ewentualnie umowę użyczenia pojazdu, w przypadku gdy osoba nie jest właścicielem pojazdu oraz potwierdzenie ceny biletu na danej trasie, wystawione przez przewoźnika.
Opieka nad dziećmi i osobami zależnymi - rachunek do umowy cywilno prawnej na podstawie której świadczona jest opieka, - rachunek/faktura wystawione przez instytucję/podmiot sprawujący opiekę w czasie nieobecności uczestnika projektu lub imienne potwierdzenie zapłaty (np. z przedszkola), - rachunek/faktura wystawione bezpośrednio na beneficjenta.
Otwarcie rachunku bankowego, prowadzenie konta, koszty przelewów - wyciąg bankowy/dokument wewnętrzny,
Zakupy w tym materiały biurowe, artykuły żywnościowe, cross-financing - rachunek lub faktura VAT, UWAGA! - jeśli dokument finansowo księgowy obejmuje różne stawki VAT należy ująć je w osobnych wierszach załącznika numer 1 wniosku beneficjenta o płatność. Wynajem sali - rachunek lub faktura VAT,
Wszystkie dokumenty dotyczące realizacji Wszystkie dokumenty dotyczące realizacji projektu powinny być przechowywane w siedzibie beneficjenta/partnera.
Należy pamiętać o przechowywaniu szczegółowych dokumentów tj.: - harmonogram szkolenia czy innej formy wsparcia, - listy obecności uczestników projektu, - listy potwierdzające otrzymanie materiałów szkoleniowych, - dzienniki zajęć, - dokumenty związane z kosztami dojazdu uczestnika projektu na miejsce odbywania zajęć,
- dokumenty potwierdzające pracę osób zaangażowanych w realizację zadania (m.in. umowy o pracę, umowy cywilno-prawne, listy obecności, karty czasu pracy, zakresy czynności służbowych lub opis stanowiska pracy) - umowy najmu, - dokumenty potwierdzające ukończenie szkolenia lub innej formy wsparcia wraz z potwierdzeniem odbioru przez uczestnika.
Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w przypadku rozliczania kosztów bezpośrednich ryczałtem
Beneficjent powinien wskazać we wniosku o dofinansowanie, iż zamierza rozliczać koszty bezpośrednie ryczałtem. Odpowiednie zapisy rozliczanego ryczałtowo projektu zostają umieszczone w umowie o dofinansowanie projektu. Rozliczenie projektu odbywa się na podstawie zrealizowanych zadań (w oparciu o wskazane kwoty ryczałtowe) oraz osiągniętych wskaźników.
Przykładowe dokumenty: Listy obecności uczestników na szkoleniu/spotkaniu lub innej formy wsparcia realizowanej w ramach projektu, Dzienniki zajęć prowadzone w projekcie, Dokumentacja zdjęciowa, Analizy i raporty wytworzone w ramach projektu, Notatki, Dokumenty potwierdzające odbiór materiałów przez uczestników projektu, Opracowania wyników badań, itp..
Dziękuję za uwagę