COBRO - Instytut Badawczy Opakowań Centrum Certyfikacji Opakowań 02-942 Warszawa, ul. Konstancińska 11 Tel. (22) 842-20-11 Fax (22) 842-23-03 Certyfikacja opakowań i materiałów opakowaniowych na znak B - Program certyfikacji COBRO-B Informator dla klientów Zatwierdzenie aktualnego wydania Kierownik Centrum Certyfikacji Opakowań Dyrektor COBRO - Instytutu Badawczego Opakowań mgr inż. Andrzej Milewski prof. dr hab. inż. Stanisław Tkaczyk Wydanie 19 7 kwietnia 2015 r.
1. Podstawy prawne Certyfikacja na wspólny znak towarowy gwarancyjny oparta jest o umowę licencyjną ze Stowarzyszeniem na rzecz Badań Technicznych i Atestacji w Warszawie, zawartą w 2005 r. Certyfikacja na znak B jest dobrowolna i oparta o kryteria techniczne zatwierdzone przez Radę Zarządzającą Centrum Certyfikacji Opakowań. 2. Program certyfikacji COBRO-B Program dotyczy dobrowolnej certyfikacji na znak towarowy gwarancyjny B. Certyfikacji mogą być poddane następujące opakowania i materiały opakowaniowe: Pudełka z tektury do pakowania produktów spożywczych, Skrzynki transportowe z tworzyw sztucznych, Torby papierowe do pakowania sypkich produktów spożywczych, Beczki z tworzyw sztucznych do pakowania produktów spożywczych, Pudła z tektury falistej, Folie z tworzyw sztucznych do pakowania produktów spożywczych, Wiadra z tworzyw sztucznych, Torebki z folii z tworzyw sztucznych do pakowania produktów spożywczych, Materiały wielowarstwowe z udziałem papieru. Jest to certyfikacja prowadzona zgodnie z typem programu 3 wg PN-EN ISO/IEC 17067: 2014. Powyższy system certyfikacji obejmuje: wybór próbek wymaganych przez jednostkę certyfikującą, określenie właściwości przez badanie, ocenę warunków organizacyjno-technicznych do prowadzenia stabilnej produkcji, ocenę sprawozdania z badań, decyzję w sprawie certyfikacji, wydanie certyfikatu, nadzór nad prawidłowością stosowania certyfikatu i nad procesem produkcyjnym poprzez kontrole, nadzór nad zgodnością wyrobów z badanym wzorcem poprzez okresowe badania próbek pobranych u posiadacza certyfikatu. 3. Przebieg procesu certyfikacji opakowań i materiałów opakowaniowych na znak B Zgłoszenie opakowania lub materiału opakowaniowego do certyfikacji dokonuje się poprzez złożenie wniosku o certyfikację (druk w załączeniu). Do wniosku powinny być dołączone: jednoznaczna identyfikacja wyrobu (dokumentacja techniczna lub stosowana norma) wraz z ogólnym opisem (w przypadku opakowania należy podać jego krótką charakterystykę określającą: materiał, z którego wykonano opakowanie, podstawowe wymiary, pojemność lub ładowność i opis konstrukcji), wypełniony kwestionariusz oceny zakładu produkcyjnego lub wstępny kwestionariusz oceny importera, w przypadku wnioskodawcy nie będącego producentem wyrobu (druki w załączeniu), sprawozdanie z badań laboratoryjnych. 2
W przypadku certyfikacji na znak B opakowań i materiałów mających bezpośredni kontakt z produktami spożywczymi wymagane jest także dołączenie Deklaracji potwierdzającej spełnienie wymagań Rozporządzenia (WE) nr 1935/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady Europy z dnia 27.10.2004 r. w sprawie materiałów i wyrobów przeznaczonych do kontaktu z żywnością oraz uchylające dyrektywy 80/590/EWG i 89/109/EWG (Dz.Urz. UE z 13.11.2004, L 338 str. 4) i ustawy z dnia 25.08.2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz.U. z 27.09.2006 r.; nr 171, poz. 1225) z późniejszymi zmianami oraz Rozporządzenia Komisji (WE) nr 10/2011 z dnia 14.01.2011 r. (Dz.Urz. UE z 15.01.2011, L 12 str. 10) z późniejszymi zmianami. Próbki do badań początkowych pobiera i dostarcza do laboratorium wnioskodawca. Próbki powinny zostać pobrane komisyjnie w sposób losowy. W uzasadnionych przypadkach próbki do badań mogą zostać pobrane przez jednostkę certyfikującą. Ocenę kompletności wniosku i załączonej dokumentacji przeprowadzają pracownicy Centrum Certyfikacji Opakowań. W przypadku pozytywnego wyniku oceny wstępnej wniosku i kompletności załączonej do wniosku dokumentacji (w tym sprawozdania z badań), wniosek zostaje zarejestrowany. Na życzenie wnioskodawcy Centrum Certyfikacji Opakowań może wydać potwierdzenie przyjęcia wyrobu do certyfikacji. Od daty zarejestrowania wniosku zaczyna się proces certyfikacji. Po dostarczeniu przez wnioskodawcę do Centrum Certyfikacji Opakowań wszystkich wymaganych dokumentów (łącznie ze sprawozdaniem z badań laboratoryjnych), przeprowadzana jest kontrola warunków organizacyjno-technicznych do prowadzenia stabilnej produkcji (jeśli o certyfikat występuje producent wyrobu) lub kontrola warunków organizacyjno-technicznych do prowadzenia stabilnego jakościowo importu (jeśli o certyfikat występuje importer wyrobu). W przypadku posiadania przez wnioskodawcę certyfikowanego systemu zarządzania jakością wg normy ISO 9001 w zakresie zgodnym z wystąpieniem o certyfikację, Centrum Certyfikacji Opakowań może odstąpić od przeprowadzenia kontroli warunków organizacyjno-technicznych. Po przeprowadzeniu kontroli warunków organizacyjno-technicznych do prowadzenia stabilnej produkcji lub importu, Centrum Certyfikacji Opakowań dokonuje oceny wniosku oraz załączonej dokumentacji. Przygotowana przez rzeczoznawcę analiza dokumentacji referowana jest na posiedzeniu Sekcji Komitetu Technicznego. Sekcja Komitetu Technicznego wnioskuje o przyznanie lub nieprzyznanie certyfikatu i w postaci orzeczenia przekazuje do Centrum Certyfikacji Opakowań. W przypadku, gdy w trakcie przeglądu i oceny dokumentacji załączonej do wniosku o certyfikację, rzeczoznawca stwierdzi, że wszystkie elementy procesu certyfikacyjnego są spełnione i nie stwarzają żadnych wątpliwości, może postawić wniosek o udzielenie certyfikatu, bez konieczności rozpatrywania go przez Komitet Techniczny. Na podstawie orzeczenia Komitetu Technicznego lub wniosku rzeczoznawcy, stwierdzającego, że certyfikowany wyrób spełnia ustalone kryteria, decyzję o przyznaniu lub odmowie przyznania certyfikatu podejmuje kierownik Centrum Certyfikacji Opakowań. Certyfikaty na znak B oraz na zgodność z normą przyznawane są na okres trzech lat, z ważnością od dnia wydania. 3
Wnioskodawca, który otrzymał decyzję o nieprzyznaniu certyfikatu, jest powiadamiany na piśmie o negatywnym wyniku rozpatrzenia jego wniosku, z uzasadnieniem podjętej decyzji oraz o możliwości złożenia odwołania. Po przyznaniu certyfikatu, jednostka certyfikująca zawiera umowę z wnioskodawcą. Umowa taka zawiera prawa i obowiązki posiadacza certyfikatu i jednostki certyfikującej, a w szczególności: zasady posługiwania się certyfikatem, sprawy nadzoru jednostki certyfikującej nad wypełnianiem przez posiadacza certyfikatu swoich obowiązków, częstotliwość kontroli w trakcie nadzoru, częstotliwość badań laboratoryjnych w trakcie nadzoru, obowiązek informowania przez jednostkę certyfikującą posiadacza certyfikatu o istotnych zmianach w procesie certyfikacji, obowiązek informowania przez posiadacza certyfikatu jednostki certyfikującej o wszelkich zmianach w wyrobach, procesie produkcji lub organizacji systemu kontroli jakości, odpowiedzialność jednostki certyfikującej za zachowanie poufności przez jej pracowników w stosunku do informacji, z jakimi zapoznali się podczas procesu certyfikacji, zasady opłat za certyfikację i przeprowadzane kontrole w trakcie nadzoru, zasady zawieszania i cofania certyfikatów. Po podpisaniu umowy i dokonaniu opłaty za certyfikację, certyfikat zostaje wręczony wnioskodawcy lub przesłany pocztą. 4. Nadzór nad certyfikatem Centrum Certyfikacji Opakowań sprawuje stały nadzór nad prawidłowością stosowania przyznanego certyfikatu na znak B przez cały okres ważności tego certyfikatu. Nadzór ten sprawowany jest poprzez: kontrole warunków organizacyjno-technicznych do prowadzenia stabilnej produkcji lub stabilnego jakościowo importu, okresowe kontrole prawidłowości stosowania certyfikatu, badania próbek wyrobów pobranych u producenta (importera) i/lub zakupionych w handlu, wykonywane w uprawnionych laboratoriach, nadzór nad sposobem wykorzystania certyfikatów przez producentów lub importerów. Posiadacz certyfikatu ma obowiązek informowania jednostki certyfikującej o wszelkich zmianach w wyrobach, procesie produkcji lub organizacji systemu kontroli jakości. Powinien także przechowywać zapisy dotyczące prowadzonych badań certyfikowanych wyrobów oraz zapisy dotyczące reklamacji w stosunku do wyrobów objętych certyfikatem. Kontrole przeprowadzane są w odstępach rocznych. Kontrole częstsze przeprowadzane są w przypadkach potrzeby sprawdzenia wykonania działań korygujących lub w przypadku złożenia do Centrum Certyfikacji Opakowań reklamacji na jakość certyfikowanych wyrobów. W czasie kontroli sprawdza się m.in.: czy certyfikat jest wykorzystywany do wyrobów, które go uzyskały, 4
czy zostały wykonane zalecenia zgłoszone przez rzeczoznawców podczas poprzednich kontroli, czy konstrukcja opakowań, materiał lub technologia produkcji nie uległy zmianie w okresie od przeprowadzenia badań certyfikacyjnych, czy stosowany system kontroli zapewnia stabilność produkcji, czy prowadzony jest rejestr reklamacji i jak dużo reklamacji zgłoszono. W czasie kontroli mogą zostać pobrane próbki do badań laboratoryjnych. W przypadku, gdy kontrola wykaże że wszystkie elementy systemu jakości funkcjonują bez zastrzeżeń, prowadzone są regularne badania jakości wyrobów przez producenta lub importera i udokumentowane są zapisy wyników badań, a także prowadzony jest rejestr reklamacji, można odstąpić od przeprowadzenia badań kontrolnych w laboratorium Instytutu. Jeśli wymagane jest badanie w trakcie nadzoru próbki do badań pobiera rzeczoznawca Instytutu. Jeśli nie ma możliwości pobrania próbek podczas kontroli w nadzorze, sposób pobrania określa kierownik Centrum Certyfikacji Opakowań. Koszty kontroli i badań laboratoryjnych pokrywa posiadacz certyfikatu. 5. Rozszerzenie certyfikatu Posiadacz certyfikatu na znak B może wnioskować o rozszerzenie zakresu certyfikatu o odmiany lub wersje certyfikowanego opakowania, jeżeli nie różnią się one znacząco i spełniają wszystkie wymagania przypisane dla wyrobu podstawowego. Wnioskujący powinien złożyć wniosek oraz: dokumentację techniczną wykazującą istotę różnic, opis różnic w stosunku do opakowania posiadającego zezwolenie. Rozszerzenie zakresu certyfikatu może nastąpić po przeprowadzeniu przez Centrum Certyfikacji Opakowań uproszczonego procesu certyfikacji. Zakres tego procesu i wymaganą do jego przeprowadzenia dokumentację określa Centrum Certyfikacji Opakowań na podstawie opinii Sekcji Komitetu Technicznego. 6. Przedłużenie certyfikatu Przedłużenie certyfikatu na znak B może nastąpić na wniosek posiadacza certyfikatu na podstawie: złożonego wniosku, pozytywnych wyników badań laboratoryjnych, pozytywnych wyników kontroli przeprowadzonych przez Centrum Certyfikacji Opakowań w czasie nadzoru, przeprowadzenia pełnego procesu certyfikacji. Wniosek o przedłużenie certyfikatu powinien być złożony na dwa miesiące przed upływem terminu ważności certyfikatu. Przedłużenie certyfikatu może nastąpić na podstawie wyników badań laboratoryjnych wykonanych w ramach nadzoru nad certyfikatem, przy czym w przypadku, gdy badania przeprowadzone były wcześniej niż rok przed przedłużeniem certyfikatu wnioskodawca zostanie zobowiązany do wykonania badań w ramach nadzoru nad przedłużonym certyfikatem, w terminie określonym przez jednostkę certyfikującą. 5
W przypadku wystąpienia o przedłużenie certyfikatu na podstawie wyników badań laboratoryjnych wykonanych w ramach nadzoru wymagane jest złożenie oświadczenia, że nie wprowadzono zmian w wyrobie i warunkach jego wytwarzania mających wpływ na bezpieczeństwo, zgodnie z obowiązującymi kryteriami technicznymi Przy przedłużaniu ważności certyfikatu nie podpisuje się z wnioskodawcą nowej umowy, lecz wydaje się nowy załącznik do istniejącej umowy i nowy certyfikat. 7. Zawieszenie i cofnięcie certyfikatu Certyfikat dotyczący określonego wyrobu może być zawieszony na czas określony w następujących przypadkach: stwierdzenia, że wyrób nie spełnia wymagań bezpieczeństwa, negatywnych wyników badań wyrobu, lub kontroli przeprowadzanych w ramach nadzoru, uniemożliwienia jednostce przeprowadzenia badań lub kontroli, niewywiązywania się posiadacza certyfikatu z zawartej umowy. W pierwszym przypadku, decyzja o zawieszeniu podejmowana jest w trybie natychmiastowym. Certyfikat może być również zawieszony na podstawie porozumienia pomiędzy Jednostką Certyfikującą i Posiadaczem Certyfikatu, na czas przerwania wytwarzania lub importu danych wyrobów lub z innych powodów. Zawieszenie certyfikatu będzie potwierdzone przez Jednostkę Certyfikującą, z podaniem określonych przez Komitet Techniczny warunków, po spełnieniu których certyfikat będzie przywrócony. Pod koniec okresu zawieszenia Jednostka Certyfikująca sprawdza, czy zostały spełnione warunki, niezbędne do przywrócenia certyfikatu. W wyniku spełnienia tych warunków certyfikat zostanie przywrócony. Jeśli nie zostaną spełnione, Jednostka Certyfikująca cofnie certyfikat. Jednostka Certyfikująca ma prawo cofnąć certyfikat w przypadku: nadużycia przez Posiadacza Certyfikatu uprawnień wynikających z posiadania certyfikatu, nie spełnienia w określonym terminie warunków określonych przy zawieszeniu certyfikatu, zgłoszenia do Centrum Certyfikacji Opakowań rezygnacji z certyfikatu przez zainteresowanego Posiadacza Certyfikatu. Decyzję w sprawie cofnięcia certyfikatu podejmuje kierownik Centrum Certyfikacji Opakowań na podstawie orzeczenia Sekcji Komitetu Technicznego. W przypadku ponownego ubiegania się o certyfikat po jego cofnięciu, Jednostka Certyfikująca przeprowadza ponownie pełen proces certyfikacji. 8. Prawa wnioskodawcy Wnioskodawca ma prawo do uzyskania pełnej informacji odnośnie procedury certyfikacji, wymagań certyfikacyjnych oraz kosztów certyfikacji, Wnioskodawca ma prawo do rezygnacji z ubiegania się o certyfikat na każdym etapie procesu; może zostać obciążony wówczas kosztami poniesionymi przez Centrum Certyfikacji Opakowań do momentu przerwania procesu certyfikacji, 6
Wnioskodawca może zgłaszać reklamacje dotyczące działań Centrum Certyfikacji Opakowań w zakresie certyfikacji swoich wyrobów do kierownika Centrum Certyfikacji Opakowań Instytutu na każdym etapie realizacji procesu. Wnioskodawca ma prawo odwołać się od decyzji podjętej w procesie certyfikacji a także w późniejszym nadzorze (nie przyznania, zawieszenia, cofnięcia certyfikatu itp.) do Dyrektora COBRO - Instytutu Badawczego Opakowań w ciągu 14 dni od otrzymania decyzji Centrum. 9. Opłaty Opłaty za certyfikację zawarte są w cenniku Centrum Certyfikacji Opakowań, dołączonym do niniejszej informacji. Opłaty za przeprowadzenie certyfikacji pobierane są po zakończeniu procesu certyfikacji, ale przed wydaniem certyfikatu. Opłaty te nie obejmują opłat za badania laboratoryjne. Opłaty za badania laboratoryjne do celów certyfikacji, jak również opłaty za badania w ramach nadzoru rozliczane są przez wykonujące je laboratorium. Koszty podróży służbowych, związanych z przeprowadzeniem certyfikacji rozliczane są zgodnie z cennikiem. 10. Obowiązki dostawcy certyfikowanych wyrobów Posiadacz Certyfikatu zobowiązuje się, że certyfikowane opakowania będą zgodne z przekazanymi do badań, na podstawie których przyznano certyfikat. Posiadacz Certyfikatu zobowiązuje się informować Jednostkę Certyfikującą o wszelkich zmianach dotyczących certyfikowanego opakowania, m.in. w systemie jakości, konstrukcji i technologii wytwarzania opakowania. Posiadacz Certyfikatu zobowiązuje się do przechowywania zapisów odnoszących się do wszelkich reklamacji dotyczących certyfikowanych opakowań, podejmowania odpowiednich działań związanych z tymi reklamacjami i wszelkimi usterkami wykrytymi w wyrobie oraz dokumentowania podjętych działań. Posiadacz Certyfikatu będzie udostępniać powyższe zapisy na życzenie Jednostki Certyfikującej. Posiadacz Certyfikatu jest zobowiązany zapewnić możliwość przeprowadzenia przez Jednostkę Certyfikującą, w ramach nadzoru, kontroli wszystkich elementów objętych systemem jakości certyfikowanego opakowania. Posiadacz Certyfikatu zobowiązuje się do uiszczenia na rzecz Jednostki Certyfikującej opłat związanych z certyfikacją i nadzorem, zgodnie z cennikiem obowiązującym w czasie wykonywania czynności certyfikacyjnych. 7