Pamiętaj o właściwym ujęciu należności w bilansie firmy

RACHUNKOWOŚĆ i PODATKI DLA PRAKTYKÓW Pamiętaj o właściwym ujęciu należności w bilansie firmy FICYNAFK FINANSOWO-KSIĘGOWA

Kierownik Grupy Wydawniczej: Ewa Marmurska-Karpińska Wydawca: Marta Grabowska-Peda Redaktor: Katarzyna Brzozowska ISBN: 978-83-269-5736-9 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 Skład i łamanie: Raster Studio Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10 Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

PAMIĘTAJ O WŁAŚCIWYM UJĘCIU NALEŻNOŚCI W BILANSIE FIRMY Bezbłędne wykazanie należności w sprawozdaniu finansowym może zaważyć na jego poprawności. Należy je wykazać jako aktywa jednostki gospodarczej, ponieważ spełniają definicję aktywów, czyli są kontrolowane przez firmę posiadającą wiarygodnie określoną wartość i powstają w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. Należność to prawo osoby fizycznej lub prawnej do otrzymania świadczenia pieniężnego lub rzeczowego, które wynika z przeszłych zdarzeń wskutek realizacji świadczenia na rzecz innego podmiotu (osoby fizycznej lub prawnej). W rachunkowości należność to kategoria wyłącznie pieniężna, która oznacza wszelkie przyszłe przychody środków pieniężnych. Należności mogą zostać podzielone ze względu na kilka kryteriów, np.: obszar rozliczeń należności krajowe (np. sektor finansów publicznych, banki, osoby fizyczne i prawne) i zagraniczne (rządy innych państw, międzynarodowe instytucje finansowe, zagraniczne osoby fizyczne i prawne), termin płatności należności krótkoterminowe (okres spłaty nie przekracza 12 miesięcy) i długoterminowe (powyżej 12 miesięcy), stopień realności należności bezsporne (niekwestionowane przez dłużnika), sporne (niezapłacone lub kwestionowane przez dłużnika), należności wątpliwe (nie można ich wyegzekwować), należności przedawnione i nieściągalne, osobę dłużnika należności od osób fizycznych, osób prawnych, od pracowników, publicznoprawne. Należności trzeba prawidłowo wycenić Sporządzając bilans, trzeba wycenić aktywa i pasywa, a zatem także należności. Na dzień nabycia należności wycenia się według wartości nominalnej (art. 28 ust. 11 pkt 2 uor). Natomiast nie rzadziej niż na dzień bilansowy wycenia się je w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności (art. 28 ust. 1 pkt 7 uor). Przy czym należności zaliczone do aktywów finansowych można wycenić według skorygowanej ceny nabycia albo jeśli jednostka przeznacza je do sprzedaży w okresie do 3 miesięcy według wartości rynkowej lub inaczej określonej wartości godziwej (art. 28 ust. 1 pkt 7a uor). Kwota wymaganej zapłaty to nominalna kwota należności, którą powiększają kary umowne, zasądzone koszty sądowe oraz odsetki umowne lub ustawowe. 3

WAŻNE Należy pamiętać, że jednostka, ustalając kwotę wymaganej zapłaty, może nie naliczać kontrahentowi należnych odsetek, jeżeli nie rości sobie o nie pretensji. A zatem należność główną na dzień bilansowy powiększa się o odsetki tylko wtedy, gdy wierzyciel obciąży dłużnika odsetkami. Miejsce w bilansie zależy od rodzaju należności Należności z tytułu dostaw i usług Należności z tytułu dostaw i usług to rozliczenia z tytułu sprzedaży towarów i usług oraz składników majątku. Ewidencja tych rozrachunków prowadzona jest najczęściej na koncie 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami z analityką wyszczególniającą poszczególnych dostawców (zobowiązania) i odbiorców (należności). Z tym że firmy stosują też konto 201 do rozrachunków z dostawcami, rozrachunki z odbiorcami zaś ewidencjonują na koncie 202 Rozrachunki z odbiorcami. W bilansie należności z tytułu dostaw i usług wykazuje się w pozycji B.II. aktywów w podziale na należności od: jednostek powiązanych (poz. B.II.1a) z dodatkowym podziałem na należności w okresie spłaty do i powyżej 12 miesięcy, pozostałych jednostek, w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale (poz. B.II.2a) z dodatkowym podziałem na należności w okresie spłaty do i powyżej 12 miesięcy, pozostałych jednostek (poz. B.II.3a) z dodatkowym podziałem na należności w okresie spłaty do i powyżej 12 miesięcy. Należności z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń oraz innych świadczeń Należności z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych świadczeń obejmują w szczególności: kwoty należne od budżetu państwa i budżetów samorządu terytorialnego (np. nadpłaty podatków i opłat, nadwyżki VAT naliczonego nad należnym), kwoty należne od ZUS (np. nadpłaty ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych). W księgach rachunkowych ewidencję szczegółową tych rozrachunków prowadzi się z podziałem na poszczególne tytuły należności publicznoprawnych. Salda należności publicznoprawnych uzgadnia się z deklaracjami podatkowymi i wnioskami w sprawie dotacji. W bilansie wykazuje się je w pozycji B.II.3b aktywów. 4

Należności od pracowników Należności od pracowników to najczęściej: wypłacone zaliczki (na: wynagrodzenia, zakup materiałów), udzielone pożyczki z funduszu socjalnego. Takie należności wykazuje się w bilansie w pozycji B.II.3.c aktywów. Pozostałe należności Pozostałe należności obejmują wszystkie rozrachunki, które nie są ujęte na kontach: 201 Rozrachunki z odbiorcami, 220 Rozrachunki publicznoprawne, 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami. Do pozostałych należności zalicza się w szczególności te z tytułu niedoborów i szkód oraz udzielonych pożyczek. Ewidencja pozostałych należności prowadzona jest na koncie 249 Pozostałe rozrachunki z podziałem analitycznym na poszczególne grupy rozrachunków oraz podmioty, których te rozrachunki dotyczą. Pozostałe należności w bilansie wykazywane są w pozycjach B.II.1b, B.II.2b, B.II.3c. Wartość należności aktualizuje się odpisami Wartość należności aktualizuje się, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty, poprzez dokonanie odpisu aktualizującego w odniesieniu do (art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości): należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości oraz w stosunku do których zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne lub został złożony wniosek o zatwierdzenie układu w postępowaniu o zatwierdzenie układu do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu-komisarzowi w postępowaniu upadłościowym lub umieszczonej w spisie wierzytelności w postępowaniu restrukturyzacyjnym; należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza lub jedynie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego w pełnej wysokości należności; należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności; należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania; należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej 5

działalności lub strukturą odbiorców w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności. Należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają dokonane uprzednio odpisy aktualizujące. Należności, na które dokonano odpisów w niepełnej wysokości, zalicza się odpowiednio do kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych. W przypadku ustania przyczyny, dla której dokonano odpisu, równowartość całości lub części uprzednio dokonanego odpisu aktualizującego zwiększa wartość należności i podlega zaliczeniu odpowiednio do pozostałych przychodów operacyjnych lub przychodów finansowych, zależnie od tego, w ciężar jakich kosztów dokonano uprzednio odpisów (art. 35b ust. 2 4 uor). Należności w walutach obcych trzeba przeliczyć na złote Księgi rachunkowe prowadzi się w walucie polskiej, a zatem wszystkie operacje gospodarcze wyrażone w walucie trzeba przeliczyć na złote po kursie (art. 30 ust. 2 uor): faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań; średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu faktycznego (np. w dokumencie celnym został ustalony inny kurs). Nie rzadziej niż na dzień bilansowy wyrażone w walutach obcych składniki aktywów (z wyłączeniem udziałów w jednostkach podporządkowanych wycenianych metodą praw własności) i pasywów należy wycenić po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski (art. 30 ust. 1 pkt 1 uor). Analizując bilans danej firmy, trzeba zwrócić uwagę na należności Jeżeli w bilansie mamy do czynienia ze znaczącym wzrostem należności w porównaniu z poprzednim rokiem, może to budzić obawy. Może to świadczyć o tym, że firma wystawia się na nadmierne ryzyko, kredytując swoich kontrahentów kredytem kupieckim. Konsekwencją takiego postępowania może być utrata płynności finansowej. Okolicznością usprawiedliwiającą firmę jest wzrost przychodów, co oznacza, że jednostka zwiększa skalę działalności, a to pociąga za sobą zwiększenie aktywów obrotowych. 6

PRZYKŁAD Spółka na dzień bilansowy posiada następujące należności z tytułu dostaw i usług: y od kontrahentów krajowych 123.000 zł, y od kontrahentów zagranicznych 12.000 euro, kurs euro na dzień bilansowy wynosi 4,2354 zł/euro, y od kontrahenta krajowego 5.000 zł, ale w związku ze zwłoką w zapłacie tej należności naliczono odsetki w wysokości 186 zł, y od kontrahenta krajowego 8.000 zł, zła sytuacja majątkowa i finansowa dłużnika wskazuje, że spłata tej należności w pełnej kwocie nie jest prawdopodobna, dlatego utworzono odpis aktualizujący wartość należności na kwotę 5.000 zł. W bilansie spółka wykaże należności w wysokości: 123.000 zł + (12.000 euro 4,2354 zł/euro) + (5.000 zł + 186 zł) + (8.000 zł 5.000 zł) = 182.010,80 zł. Należności długoterminowe wynoszą 60.648 zł. W bilansie spółka wykazała: B. Aktywa obrotowe II. Należności krótkoterminowe 1. Należności od jednostek powiązanych a) z tytułu dostaw i usług, o okresie spłaty: do 12 miesięcy powyżej 12 miesięcy b) inne 2. Należności od pozostałych jednostek, w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale a) z tytułu dostaw i usług, o okresie spłaty: do 12 miesięcy powyżej 12 miesięcy b) inne 3. Należności od pozostałych jednostek a) z tytułu dostaw i usług, o okresie spłaty: do 12 miesięcy powyżej 12 miesięcy b) z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych c) inne d) dochodzone na drodze sądowej 121.362,80 60.648 Podstaw prawna: Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1047). Barbara Kowalska specjalista ds. rachunkowości 7

Więcej ebooków o tematyce finansowo-księgowej: www.fabrykawiedzy.com 1RP0041 ISBN 978-83-269-5736-9