Portal Pracowniczy Wnioski urlopowe UŁ

Portal Pracowniczy Wnioski urlopowe UŁ Instrukcja wniosków urlopowych dla pracowników UŁ (stanowiska nienauczycielskie) Styczeń 2018 COPYRIGHT@CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018

Instrukcja wniosków urlopowych dla pracowników UŁ (stanowiska nienauczycielskie) Spis treści SPIS TREŚCI... 1 1. WPROWADZENIE... 2 2. OBIEG WNIOSKÓW URLOPOWYCH... 3 2.1. URLOP WYPOCZYNKOWY... 3 2.2. URLOP WYPOCZYNKOWY NA ŻĄDANIE... 3 2.3. URLOP OKOLICZNOŚCIOWY... 4 3. JAK ZŁOŻYĆ ELEKTRONICZNY WNIOSEK URLOPOWY?... 5 4. ETAPY OBIEGU WNIOSKU URLOPOWEGO - URLOP WYPOCZYNKOWY I URLOP WYPOCZYNKOWY NA ŻĄDANIE... 7 4.1. WNIOSEK URLOPOWY URLOP WYPOCZYNKOWY / URLOP WYPOCZYNKOWY NA ŻĄDANIE ETAP WNIOSKOWANIA KROK 1 7 4.2. WNIOSEK URLOPOWY URLOP WYPOCZYNKOWY / URLOP WYPOCZYNKOWY NA ŻĄDANIE AKCEPTACJA BEZPOŚREDNIEGO PRZEŁOŻONEGO KROK 2... 12 4.3. WNIOSEK URLOPOWY URLOP WYPOCZYNKOWY / URLOP WYPOCZYNKOWY NA ŻĄDANIE - ZAAKCEPTOWANY PRZEZ PRZEŁOŻONEGO MOŻLIWY DO ANULOWANIA KROK 3... 15 5. ETAPY OBIEGU WNIOSKU URLOPOWEGO - URLOP OKOLICZNOŚCIOWY... 17 5.1. WNIOSEK URLOPOWY URLOP OKOLICZNOŚCIOWY ETAP WNIOSKOWANIA KROK 1... 17 5.2. WNIOSEK URLOPOWY URLOP OKOLICZNOŚCIOWY AKCEPTACJA BEZPOŚREDNIEGO PRZEŁOŻONEGO KROK 2... 20 5.3. WNIOSEK URLOPOWY URLOP OKOLICZNOŚCIOWY - ZAAKCEPTOWANY PRZEZ PRZEŁOŻONEGO MOŻLIWY DO ANULOWANIA KROK 3... 22 SPIS RYSUNKÓW... 24 COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 1

1. Wprowadzenie Wniosek urlopowy w Portalu Pracowniczym to dokument umożliwiający pracownikowi Uniwersytetu Łódzkiego wypełnienie w formie elektronicznej podania o urlop wypoczynkowy, urlop wypoczynkowy na żądanie oraz urlop okolicznościowy a następnie przesłanie go do akceptacji przełożonego na UŁ. Obieg dokumentu odbywa się w całości w systemie, wraz z akceptacją przełożonego i nie podlega wydrukowi. Wersja elektroniczna wniosku urlopowego nie wyklucza obecnie obowiązujących na UŁ trybów składania przez pracowników podań o urlop (poprzez e-mail do przełożonego, w wersji papierowej etc.), stanowi ona formę alternatywną do wyboru przez pracownika. Celem wprowadzenia elektronicznej wersji wniosków urlopowych w Portalu Pracowniczym jest częściowe zautomatyzowanie procesu ich składania i zatwierdzania przez przełożonych, bez potrzeby drukowania. Złożony w takiej formie wniosek, po zatwierdzeniu przez przełożonego, w po pierwszym dniu rozpoczęcia urlopu, automatycznie jest przesyłany z Portalu Pracowniczego do systemu Kadrowo-Płacowego. Nieobecność ta jest również automatycznie nanoszona na kalendarzu urlopów i nieobecności pracownika w Portalu Pracowniczym zakładka Zatrudnienie -> Urlopy i nieobecności. Wniosek urlopowy w Portalu Pracowniczym obecnie uruchomiony jest dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach nienauczycielskich na UŁ. Uwaga: Pracownik może złożyć wniosek urlopowy w systemie tylko w swoim imieniu, nie może złożyć wniosku w imieniu zastępowanego pracownika lub na mocy uprawnień do procedowania delegacji w imieniu upoważnionych pracowników. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 2

2. Obieg wniosków urlopowych Proces wniosku urlopowego odbywa się w całości elektronicznie za pośrednictwem systemu i uczestniczą w nim Pracownik oraz jego Przełożony na UŁ, nie podlega on wydrukowi. Każdy rodzaj wniosku urlopowego (urlop wypoczynkowy, urlop wypoczynkowy na żądanie, urlop okolicznościowy) procedowany jest na odrębnym formularzu elektronicznym. Poniżej przedstawione zostały etapy obiegu wniosków urlopowych dla każdego typu: 2.1. Urlop wypoczynkowy 1. Wniosek urlopowy - urlop wypoczynkowy - Etap wnioskowania (krok 1 z 3) - wypełnienie przez pracownika wniosku o urlop wypoczynkowy. Pracownik może w systemie złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy najpóźniej w dzień poprzedzający planowaną nieobecność. 2. Wniosek urlopowy - urlop wypoczynkowy - Akceptacja bezpośredniego przełożonego (krok 2 z 3) akceptacja wniosku urlopowego przez przełożonego. Akceptacja wniosku możliwa jest najpóźniej w pierwszym dniu rozpoczęcia urlopu, potem wniosek automatycznie zostaje anulowany przez system (jako niezatwierdzony i niezrealizowany). 3. Wniosek urlopowy - urlop wypoczynkowy Zaakceptowany przez przełożonego możliwy do anulowania (krok 3 z 3) krok opcjonalny, widoczny tylko w przypadku, gdy przełożony zaakceptował wniosek urlopowy z przyszłą datą rozpoczęcia urlopu. Wówczas po dokonaniu akceptacji wniosku (krok 2), ma jeszcze możliwość jego anulowania najpóźniej przeddzień rozpoczęcia urlopu. W dniu rozpoczęcia urlopu wniosek znika z Listy zadań przełożonego, automatycznie zostaje wysłany do systemu Kadrowo-Płacowego jako zatwierdzony i realizowany. 2.2. Urlop wypoczynkowy na żądanie 1. Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy na żądanie - Etap wnioskowania (krok 1 z 2 lub 1 z 3) - wypełnienie przez pracownika wniosku o urlop wypoczynkowy na żądanie. Pracownik może w systemie złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy na żądanie najpóźniej w pierwszym dniu nieobecności. 2. Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy na żądanie - Akceptacja bezpośredniego przełożonego (krok 2 z 2 lub 2 z 3) akceptacja wniosku urlopowego przez przełożonego. Akceptacja wniosku możliwa najpóźniej w pierwszym dniu rozpoczęcia urlopu, potem wniosek automatycznie zostaje anulowany przez system (jako niezatwierdzony i niezrealizowany). COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 3

3. Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy na żądanie Zaakceptowany przez przełożonego możliwy do anulowania (krok 3 z 3) krok opcjonalny, widoczny tylko w przypadku, gdy wniosek o urlop wypoczynkowy na żądanie ma wskazaną przyszłą planowaną datę rozpoczęcia urlopu. Przełożony po dokonaniu akceptacji wniosku (krok 2), ma jeszcze możliwość jego anulowania. Może to uczynić najpóźniej w pierwszym dniu rozpoczęcia urlopu, potem wniosek znika z Listy zadań przełożonego, automatycznie zostaje wysłany do systemu Kadrowo-Płacowego jako zatwierdzony i realizowany. Jeżeli pracownik składa wniosek o urlop wypoczynkowy na żądanie w dniu jego rozpoczęcia, wówczas krok ten nie występuje. 2.3. Urlop okolicznościowy 1. Wniosek urlopowy urlop okolicznościowy Etap wnioskowania (krok 1 z 3) - wypełnienie przez pracownika wniosku o urlop okolicznościowy. Pracownik może w systemie złożyć wniosek o urlop okolicznościowy najpóźniej w pierwszym dniu nieobecności. 2. Wniosek urlopowy urlop okolicznościowy - Akceptacja bezpośredniego przełożonego (krok 2 z 2 lub 2 z 3) akceptacja wniosku okolicznościowego przez przełożonego. Akceptacja możliwa najpóźniej w pierwszy dzień rozpoczęcia urlopu, potem wniosek automatycznie zostaje anulowany przez system (jako niezatwierdzony i niezrealizowany). 3. Wniosek urlopowy urlop okolicznościowy Zaakceptowany przez przełożonego możliwy do anulowania (krok 3 z 3) krok opcjonalny, widoczny tylko w przypadku, gdy wniosek o urlop okolicznościowy ma wskazaną przyszłą planowaną datę rozpoczęcia urlopu. Uwaga: Do obiegu wniosków urlopowych wprowadzony jest mechanizm powiadomień e-mail wysyłanych do pracownika oraz przełożonego UŁ. Przełożony otrzyma powiadomienie o złożonym wniosku urlopowym przez pracownika, pracownik otrzyma powiadomienie o akceptacji wniosku urlopowego przez przełożonego oraz anulowaniu jego akceptacji jeżeli taka nastąpi. Wiadomości wysyłane są tylko do osób, które mają uzupełnione w Portalu Pracowniczym swoje adresy e-mail oraz wyraziły zgodę na otrzymywanie powiadomień o nowych dokumentach zakładka Zmień e-mail (opis jak uzupełnić pracowniczy adres e-mail dostępny w Instrukcji podstawowych funkcjonalności w module Dokumenty). COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 4

3. Jak złożyć elektroniczny wniosek urlopowy? W Portalu Pracowniczym pracownik może złożyć elektroniczny wniosek o urlop wypoczynkowy bezpośrednio z głównej strony systemu, klikając w ZŁÓŻ WNIOSEK O URLOP WYPOCZYNKOWY znajdujący się w bloku informacji Urlop wypoczynkowy. Po jego wskazaniu system domyślnie otwiera do uzupełnienia formularz wniosku urlopowego - urlop wypoczynkowy na pierwszym kroku: Etap wnioskowania. Urlop wypoczynkowy złóż wniosek o urlop wypoczynkowy Wniosek o urlop wypoczynkowy oraz pozostałe dokumenty w tym wniosek o urlop wypoczynkowy na żądanie i wniosek o urlop okolicznościowy pracownik może również złożyć w systemie poprzez zakładkę Dokumenty -> Dodaj. Zakres wyświetlanych sekcji zależny jest od uprawnień użytkownika. Dokumenty - lista sekcji Po kliknięciu w Dodaj pojawia się strona Wybierz typ dokumentu, gdzie pracownik wskazuje typu dokumentu z listy: - Delegacja krajowa obieg mieszany - Delegacja krajowa obieg z podpisem elektronicznym - Nota wewnętrzna - Wniosek DSS - dofinansowanie do przedszkoli - Wniosek DSS dofinansowanie do wczasów pod gruszą COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 5

- Wniosek DSS dofinansowanie do wczasów zakupionych indywidualnie - Wniosek DSS oświadczenie o przychodach - Wniosek urlopowy urlop okolicznościowy - Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy - Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy na żądanie Po wskazaniu z listy typu dokumentu np. wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy wybór należy zatwierdzić klikając WYBIERZ. Dodawanie dokumentów - wybór typu dokumentu przez użytkownika : Wniosek urlopowy Utworzony wniosek urlopowy system automatycznie zapisuje na Liście zadań pracownika. System domyślnie, po dodaniu nowego dokumentu otwiera jego formularz do edycji na pierwszym kroku: Etap wnioskowania. Jeżeli pracownik chce w późniejszym czasie rozpocząć uzupełnianie wniosku urlopowego to po zamknięciu formularza (zalecane kliknięcie Przerwij i zachowaj jako roboczy u dołu strony) może go odszukać na swojej Liście zadań (domyślnie sortowanie dokumentów od najświeższego). W celu dokończenia wypełniania Wniosku urlopowego, na Liście zadań należy odszukać dany wniosek. Następnie w pozycji wiersza tego wniosku aby go otworzyć można kliknąć np. w id dokumentu, nr dokumentu etc. lub kliknąć w przycisk funkcyjny AKCJE i w nim Otwórz dokument. Dokument zostanie otworzony na kroku uprzednio zapisanym. W sekcja Lista zadań widok złożony dla każdego typu dokumentu widoczna jest oddzielna tabela, wnioski urlopowe wyświetlane są w tabeli Bieżące wnioski urlopowe. Lista zadań widok złożony: tabela Bieżące wnioski urlopowe COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 6

4. Etapy obiegu wniosku urlopowego - urlop wypoczynkowy i urlop wypoczynkowy na żądanie 4.1. Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy / urlop wypoczynkowy na żądanie Etap wnioskowania krok 1 Formularze kroku pierwszego dla Wniosku urlopowego - urlop wypoczynkowy - Etap wnioskowania oraz Wniosku urlopowego - urlop wypoczynkowy na żądanie - Etap wnioskowania mają ten sam układ i zawierają: 1. Nagłówek i podtytuł W nagłówku widoczna jest nazwa kroku, na którym znajduje się dokument. W podtytule zawarte są podstawowe informacje o dokumencie (dane wnioskodawcy, numer dokumentu oraz typ dokumentu). Dane te system uzupełnia automatycznie. Dla przejrzystości każdego z kroków dla wniosku urlopowego, widok dokumentu w zakresie nagłówka jest ujednolicony. Podtytuł jest zawsze widoczny - po przewinięciu strony w dół opis ten jest zmniejszony, rozciągnięty i "przyklejony" w górnej części ekranu. Dzięki temu podstawowe informacje na temat wniosku są łatwo dostępne. 2. Informacje o wniosku obowiązkowe pola do wypełnienia Jest to główna część wniosku urlopowego, która zawiera obowiązkowe pola do wypełnienia przez pracownika UŁ (są one oznaczone gwiazdką): Zatrudnienie (tylko stanowiska nienauczycielskie) pole to system wypełnia automatycznie, zgodnie z zatrudnieniem pracownika wynikającym z systemu Kadrowo- Płacowego. W przypadku, gdy pracownik ma kilka miejsc zatrudnienia, należy dokonać w tym polu wyboru właściwego zatrudnienia dla którego składany jest wniosek. Dostępne ilość dni, które pracownik może wykorzystać na urlop wypoczynkowy według procesowanego rodzaju wniosku urlopowego w danym roku kalendarzowy (urlopu wypoczynkowego lub urlopu wypoczynkowego na żądanie). Dane pobierane są z systemu Kadrowo-Płacowego, jeżeli pracownik ma wątpliwości co do ich prawidłowości należy skontaktować się z Działem Spraw Pracowniczych UŁ. Wnioskujesz o ilość dni o którą pracownik wnioskuje, wyliczona według wprowadzonych dat rozpoczęcia i zakończenia urlopu. System początkowo domyślnie wpisuje 0, jeżeli planowane daty rozpoczęcia i zakończenia nie zostały jeszcze wypełnione. Po wypełnieniu dat system automatycznie przelicza i wprowadza ilość wnioskowanych dni (liczy tylko dni robocze). Pozostanie różnica powyższych pól (Dostępne i Wnioskujesz o). Dane wypełnia system, bez możliwości edycji. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 7

Planowana data rozpoczęcia urlopu oraz Planowana data zakończenia urlopu pola do uzupełnienia przez pracownika, daty można wskazać z kalendarza lub wprowadzić ręcznie według prawidłowego formatu daty dd.mm.rrrr. Dla wniosku o urlop wypoczynkowy pracownik może wskazać planowane daty rozpoczęcia i zakończenia urlopu tylko daty przyszłe. Natomiast dla wniosku o urlop wypoczynkowy na żądanie pracownik może wskazać planowane daty rozpoczęcia i zakończenia datę teraźniejszą oraz przyszłe. W przypadku pracowników zatrudnionych na niepełny etap w polach Dostępne, Wnioskujesz o oraz Pozostanie wyświetlane są tylko godziny zgodne z przysługującym czasem urlopu. Pracownik wnioskując o urlop w danym dniu, wskazuje Planowaną datę rozpoczęcia urlopu oraz Planowaną datę zakończenia urlopu, system sprawdza w harmonogramie jego pracy czy dany dzień jest dniem roboczym dla pracownika oraz ile godzin roboczych powinien odliczyć na urlop. Po wskazaniu dat rozpoczęcia i zakończenia urlopu w części Informacje o wniosku pracownik może wykonać następujące czynności dla wniosku: Usuń dokument Oznacza zakończenie pracy z dokumentem na danym kroku. Po kliknięciu otworzy się nowe okno Usuwanie dokumentu, gdzie należy podać powód usunięcia dokumentu a następnie zatwierdzić klikając Usuń dokument. Wnioski urlopowe anulowane wyświetlane są ze statusem Usunięty na liście dokumentów w sekcjach Moje archiwum (dla pracownika) i Archiwum dokumentów powiązanych (dla przełożonego). Dane o nieobecnościach z takich wniosków nie są przesyłane do systemu Kadrowo-Płacowego. Etap wnioskowania: przykład usuwania dokumentu Przerwij i zachowaj jako roboczy Oznacza zapisanie dokumentu na Liście zadań pracownika, dotychczas wprowadzone na wniosku informacje zostaną zapisane i będzie on mógł powrócić do jego wypełniania w późniejszym czasie. Dokument taki nie zostanie przesłany do akceptacji przełożonego. Prześlij do dalszej akceptacji Oznacza zapisanie i przesłanie wniosku urlopowego na kolejny krok Akceptacja bezpośredniego przełożonego. Uwaga: W sytuacji, gdy pracownik składa wniosek urlopowy, którego termin pokrywa się z innym wnioskiem urlopowym wcześniej złożonym i wysłanym do akceptacji przełożonego to system nie prześle takiego dokumentu na kolejny krok i przy datach planowanego rozpoczęcia i zakończenia urlopu wyświetli komunikat: COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 8

W tym okresie już masz zaplanowany wniosek urlopowy, ale nie został jeszcze zaakceptowany przez przełożonego. Po wypełnieniu wniosku urlopowego przez pracownika, w momencie przesłania go do akceptacji przełożonemu, system pomniejsza pracownikowi ilość dostępnych dni (godzin) urlopowych. Gdy pracownik składa kolejny wniosek urlopowy, na formularzu wyświetlana jest ilość dostępnych dni (godzin) urlopowych pomniejszona o uprzednio wnioskowane. W przypadku, gdy przełożony nie zaakceptuje wniosku urlopowego (krok 2 lub 3) zwracane są pracownikowi dni (godziny) urlopowe z niezrealizowanego wniosku. Ilość dostępnych dni (godzin) urlopowych oraz kalendarz nieobecności (w tym złożonych wniosków urlopowych) pracownik może zobaczyć w zakładce Zatrudnienie -> Urlopy i nieobecności. W ramach informacji uzupełniających wniosek urlopowy (nieobowiązkowych) pracownik ma możliwość dodania w formularzu wniosku załączników (skanu dokumentów) oraz komentarzy. Opis sekcji poniżej. 3. Załączniki dodatkowy moduł, nieobowiązkowy Załączniki do elektronicznego formularza wniosku urlopowego dołączane są w postaci skanów dokumentów. Można dodać pliki o następujących rozszerzeniach: - 'bmp' - plik z grafiką bitmapową, - 'jpeg' - plik z grafiką rastrową, - 'jpg' - plik z grafiką rastrową, - 'png' - plik z grafiką rastrową, - 'pdf' - popularny format dokumentów, - 'doc' - plik dokumentu MS Word (stara wersja), - 'docx' - plik dokumentu programu MS Word (nowa wersja), - 'txt' - standardowy plik tekstowy (na przykład napisany w notatniku), - 'odt' - plik dokumentu programów z rodziny OpenOffice. Maksymalnym rozmiarem jednego pliku jest 10 MB. W celu dodania pliku należy na wniosku w pasku Załączniki kliknąć Dodaj +. Wyświetlone zostanie okno wyboru plików z komputera pracownika, za pomocą którego należy wskazać pożądany dokument, a następnie kliknąć Otwórz. Wszystkie dołączone dokumenty wyświetlane są w tabeli w części Załączniki. Dla każdego dodanego pliku, za pomocą przycisku funkcyjnego Akcje można wykonać Pobierz załącznik lub Usuń załącznik. Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy - Etap wnioskowania: Załączniki COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 9

4. Komentarze i oświadczenia - dodatkowy moduł, nieobowiązkowy Do elektronicznego formularza wniosku urlopowego oprócz załącznika pracownik może dodać dodatkową informację w formie komentarza np. uzasadnienie planowanego urlopu. W celu dołączenia uwagi należy kliknąć Dodaj+ mieszczącego się w wierszu Komentarze i oświadczenia. Otworzy się okno Dodaj uwagę, gdzie należy wskazać typu uwagi Komentarz oraz wypełnić pola Tytuł oraz Treść a następnie kliknąć Dodaj w celu jej zapisana w dokumencie. Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy - Etap wnioskowania: okno Dodaj uwagę - przykład Wszystkie dodane na wniosku komentarze wyświetlane są w tabeli w części Komentarze i Oświadczenia. Za pomocą przycisku funkcyjnego AKCJE autor danej uwagi może wykonać działania Pokaż szczegóły uwagi, Popraw uwagę oraz Usuń uwagę. Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy - Etap wnioskowania: Komentarze i oświadczenia Poniżej przykłady wypełnionych wniosków o urlop wypoczynkowy oraz o urlop wypoczynkowy na żądanie Etap wnioskowania. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 10

Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy - Etap wnioskowania: przykład wniosku Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy na żądanie - Etap wnioskowania: przykład wniosku COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 11

4.2. Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy / urlop wypoczynkowy na żądanie Akceptacja bezpośredniego przełożonego krok 2 Na kroku drugim Akceptacja bezpośredniego przełożonego wniosek o urlop wypoczynkowy oraz urlop wypoczynkowy na żądanie trafia na Listę zadań do przełożonego pracownika, zgodnie z danymi z systemu Kadrowo Płacowego. Przełożony po otwarciu dokumentu zakładka Dokumenty sekcja Lista zadań zapoznaje się z danymi wprowadzonymi na wniosku urlopowym przez pracownika, jednak nie ma możliwości dokonywania na nim zmian. Przełożony ma możliwość dodania na formularzu wniosku własnego komentarza w części Komentarze i oświadczenia. Dołączanie komentarzy do dokumentu opisane zostało na Etapie wnioskowania (pkt.4). Na kroku Akceptacja bezpośredniego przełożonego można wykonać następujące czynności dla dokumentu: Usuń dokument Przełożony może nie wyrazić zgody na urlop i usunąć wniosek. Oznacza to zakończenie pracy z dokumentem na danym kroku. Działanie przycisku opisane zostało na Etapie wnioskowania. Uwaga: w przypadku nie dokonania przez przełożonego akceptacji wniosku urlopowego, najpóźniej w pierwszy dzień rozpoczęcia urlopu, dokument automatycznie zostaje anulowany przez system jako niezrealizowany, dane dotyczące nieobecności pracownika nie są migrowane do systemu Kadrowo - Płacowego, pracownik otrzymuje powiadomienie e-mail o niezaakceptowaniu wniosku urlopowego przez przełożonego oraz jego anulowaniu w systemie. W takiej sytuacji, jeżeli we wnioskowanym terminie pracownik za zgodą przełożonego (otrzymaną poza systemem) przebywał jednak na urlopie, zobowiązany jest niezwłocznie po powrocie z urlopu złożyć stosowny wniosek poza systemem (np. w formie papierowej). Przekaż do poprawy W przypadku, gdy przełożony nie wyraża zgody na wnioskowany termin urlopu może wniosek cofnąć go do poprawy pracownikowi na Etap wnioskowania. W tej sytuacji, system wyświetli okno Przekazanie do dokumentu do poprawy, gdzie należy podać powód wycofania dokumentu oraz wskazać krok, na który ma być on przekazany. W tym przypadku do wyboru jest tylko Etap wnioskowania. Pracownik, który otrzyma wniosek wycofany do poprawy przy pierwszym jego otwarciu, wyświetlony będzie miał komunikat z podaniem przyczyny cofnięcia. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 12

Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy Akceptacja bezpośredniego przełożonego: okno Przekazanie dokumentu do poprawy - przykład Akceptuję pod względem merytorycznym i wyrażam zgodę na urlop Gdy przełożony nie ma zastrzeżeń i wyraża pracownikowi zgodę na urlop dokonuje akceptacji jego wniosku. W przypadku, gdy data rozpoczęcia urlopu jest przyszłą, zatwierdzony wniosek urlopowy pojawi się ponownie na Liście zadań przełożonego na ostatnim trzecim kroku Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy - Zaakceptowany przez przełożonego możliwy do anulowania. Wniosek taki przełożony może zaakceptować najpóźniej w pierwszym dniu rozpoczęcia urlopu, potem dokument znika z Listy zadań przełożonego, automatycznie zostaje anulowany przez system (jako niezatwierdzony i niezrealizowany). Po dokonaniu akceptacji wniosku urlopowego przez przełożonego, pracownik otrzyma z systemu automatyczne powiadomienie e-mail o jego zatwierdzeniu. Poniżej przykłady wypełnionych wniosków o urlop wypoczynkowy oraz o urlop wypoczynkowy na żądanie na kroku Akceptacja bezpośredniego przełożonego. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 13

Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy Akceptacja bezpośredniego przełożonego: przykład wniosku Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy na żądanie Akceptacja bezpośredniego przełożonego: przykład wniosku COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 14

4.3. Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy / urlop wypoczynkowy na żądanie - Zaakceptowany przez przełożonego możliwy do anulowania krok 3 Krok trzeci jest opcjonalnie, występuje tylko w przypadku gdy planowana data rozpoczęcia urlopu przez pracownika jest przyszłą, wówczas przełożony po wyrażeniu zgody na urlop (krok 2), ma jeszcze możliwość jego anulowania (krok 3). Krok ten widoczny jest na Liście zadań u przełożonego do dnia poprzedzającego planowaną datę rozpoczęcia urlopu, potem wniosek automatycznie zostaje wysłany do systemu Kadrowo-Płacowego (jako zatwierdzony i realizowany) oraz znika z Listy zadań przełożonego. Uwaga: W przypadku wniosku o urlop wypoczynkowy na żądanie złożonego w dniu rozpoczęcia urlopu, przełożony nie ma możliwości anulowania zaakceptowanego wniosku (krok 3) etap nie występuje. Przełożony w tym dniu może dokonać akceptacji wniosku (krok 2) i wówczas wniosek automatycznie zostaje wysłany do systemu Kadrowo- Płacowego (jako zatwierdzony i realizowany). Jeżeli w dniu rozpoczęcia takiego urlopu wniosek nie zostanie zaakceptowany przez przełożonego, automatycznie z końcem dnia rozpoczynającego urlop zostanie on anulowany i znika z Listy zadań przełożonego. W celu anulowania zaakceptowanego wniosku przełożony po otwarciu dokumentu na kroku 3 klika w przycisk Anuluj akceptację i usuń dokument. System poprosi przełożonego o podanie przyczyny anulowania dokumentu, działanie przycisku opisane zostało przy kroku 1. W takiej sytuacji pracownik otrzyma z systemu automatyczne powiadomienie e-mail o anulowaniu akceptacji wniosku urlopowego przez przełożonego. Dodatkowo przełożony na kroku 3 może dodać komentarz w sekcji Komentarze i oświadczenia. Opis dodania uwagi przedstawiony na kroku 1. Poniżej przykład wypełnionego wniosku o urlop wypoczynkowy na kroku Zaakceptowany przez przełożonego możliwy do anulowania. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 15

Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy Zaakceptowany przez przełożonego możliwy do anulowania: przykład wniosku COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 16

5. Etapy obiegu wniosku urlopowego - urlop okolicznościowy 5.1. Wniosek urlopowy urlop okolicznościowy Etap wnioskowania krok 1 Formularz kroku pierwszego Wniosek urlopowy - urlop okolicznościowy - Etap wnioskowania zawiera: 1. Nagłówek i podtytuł W nagłówku widoczna jest nazwa kroku, na którym znajduje się dokument. W podtytule zawarte są podstawowe informacje o dokumencie (dane wnioskodawcy, numer dokumentu oraz typ dokumentu). Dane te system uzupełnia automatycznie. Dla przejrzystości każdego z kroków dla wniosku urlopowego, widok dokumentu w zakresie nagłówka jest ujednolicony. Podtytuł jest zawsze widoczny - po przewinięciu strony w dół opis ten jest zmniejszony, rozciągnięty i "przyklejony" w górnej części ekranu. Dzięki temu podstawowe informacje na temat wniosku są łatwo dostępne. 2. Informacje o wniosku obowiązkowe pola do wypełnienia Jest to główna część wniosku urlopowego, która zawiera obowiązkowe pola do wypełnienia przez pracownika UŁ (oznaczone gwiazdką): Zatrudnienie (tylko stanowiska nienauczycielskie) pole to system wypełnia automatycznie, zgodnie z zatrudnieniem pracownika wynikającym z systemu Kadrowo- Płacowego. W przypadku, gdy pracownik ma kilka miejsc zatrudnienia, należy dokonać w tym polu wyboru właściwego zatrudnienia dla którego składany jest wniosek. Okoliczność pracownik wybiera z listy okoliczność urlopu dla której składa wniosek. W zależności od wskazanej okoliczności, na każde zdarzenie pracownik może wnioskować o jeden lub dwa dni urlopu. Poniżej wykaz okoliczności: Ślub pracownika przysługują 2 dni wolne; Narodziny dziecka pracownika przysługują 2 dni wolne; Zgon i pogrzeb małżonka pracownika / jego dziecka / ojca / matki / ojczyma / macochy przysługują 2 dni wolne; Ślub dziecka pracownika przysługuje 1 dzień wolny; Zgon i pogrzeb siostry / brata przysługuje 1 dzień wolny; Zgon i pogrzeb dziadka / babci pracownika przysługuje 1 dzień wolny; Zgon i pogrzeb teścia / teściowej przysługuje 1 dzień wolny; Zgon i pogrzeb innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką przysługuje 1 dzień wolny. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 17

W przypadku wskazania okoliczności Ślub pracownika pojawia się dodatkowe pytanie: Czy nastąpi zmiana nazwiska?. Jeżeli pracownik zaznaczy checbox potwierdzający zmianę nazwiska wówczas otrzyma dodatkowy komunikat: Przypominamy o obowiązku uregulowania formalności związanych ze zmianą nazwiska w Dziale Kadr UŁ. Dostępne po wskazaniu okoliczności system automatycznie uzupełnia max. ilość dni wolnych jaką pracownik może wnioskować na dane zdarzenie. Wnioskujesz o ilość dni o którą pracownik wnioskuje, wyliczona według wprowadzonych dat rozpoczęcia i zakończenia urlopu. System początkowo domyślnie wpisuje 0, jeżeli planowane daty rozpoczęcia i zakończenia nie zostały jeszcze wypełnione. Po wypełnieniu dat system automatycznie przelicza i wprowadza ilość wnioskowanych dni (liczy tylko dni robocze). Oświadczenie - ze względu na specyfikę urlopu okolicznościowego pracownik aby złożyć wniosek na taki typ urlopu, obowiązkowo musi zapoznać się z treścią oświadczenia i zaakceptować je poprzez zaznaczenie checkbox. Poniżej treść oświadczenia: Ja Jan Kowalski, świadomy/a odpowiedzialności za poświadczenie nieprawdy, oświadczam, iż podane przeze mnie informacje we wniosku o urlop okolicznościowy są zgodne ze stanem faktycznym i posiadam właściwe dokumenty potwierdzające zaistniały fakt uprawniający do udzielenia w/w urlopu okolicznościowego. Wniosek o urlop okolicznościowy składany jest na podstawie 15 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 2014 r., poz. 1632 ze zm.) Planowana data rozpoczęcia urlopu oraz Planowana data zakończenia urlopu pola do uzupełnienia przez pracownika, daty można wskazać z kalendarza lub wprowadzić ręcznie według prawidłowego formatu daty dd.mm.rrrr. Dla wniosku o urlop okolicznościowy pracownik może wskazać planowane daty rozpoczęcia i zakończenia urlopu datę teraźniejszą oraz przyszłe. Po wskazaniu dat rozpoczęcia i zakończenia urlopu w części Informacje o wniosku pracownik może wykonać następujące czynności dla wniosku: Usuń dokument Oznacza zakończenie pracy z dokumentem na danym kroku. Po kliknięciu otworzy się nowe okno Usuwanie dokumentu, gdzie należy podać powód usunięcia dokumentu a następnie zatwierdzić klikając Usuń dokument. Wnioski urlopowe anulowane wyświetlane są ze statusem Usunięty na liście dokumentów w sekcjach Moje archiwum (dla pracownika) i Archiwum dokumentów powiązanych (dla przełożonego). Dane o nieobecnościach z takich wniosków nie są przesyłane do systemu Kadrowo-Płacowego. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 18

Przerwij i zachowaj jako roboczy Oznacza zapisanie dokumentu na Liście zadań pracownika, dotychczas wprowadzone na wniosku informacje zostaną zapisane i będzie on mógł powrócić do jego wypełniania w późniejszym czasie. Dokument taki nie zostanie przesłany do akceptacji przełożonego. Prześlij do dalszej akceptacji Oznacza zapisanie i przesłanie wniosku na kolejny krok Akceptacja bezpośredniego przełożonego. Uwaga: W sytuacji, gdy pracownik składa wniosek o urlop okolicznościowy, którego termin pokrywa się z innym wnioskiem urlopowym wcześniej złożonym i wysłanym do akceptacji przełożonego to system nie prześle takiego dokumentu na kolejny krok i przy datach planowanego rozpoczęcia i zakończenia urlopu wyświetli komunikat: W tym okresie już masz zaplanowany wniosek urlopowy, ale nie został jeszcze zaakceptowany przez przełożonego. W ramach informacji uzupełniających wniosek urlopowy (nieobowiązkowych) pracownik ma możliwość dodania w formularzu wniosku załączników (skanu dokumentów) oraz komentarzy. Opis sekcji przedstawiony został pkt. 4.1. Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy / urlop wypoczynkowy na żądanie Etap wnioskowania krok 1. Uwaga: w przypadku wskazania dat dla planowanego rozpoczęcia i zakończenia urlopu przekraczających ilość dni przysługujących pracownikowi na daną okoliczność pod ilością dni Wnioskujesz o wyświetlony zostanie komunikat: Wnioskujesz o większą ilość dni niż jest dostępna. Poniżej przykład wypełnionego wniosku o urlop okolicznościowy typ ślub pracownika - Etap wnioskowania. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 19

Wniosek urlopowy urlop okolicznościowy - Etap wnioskowania: przykład wniosku okolicznościowego ślub pracownika 5.2. Wniosek urlopowy urlop okolicznościowy Akceptacja bezpośredniego przełożonego krok 2 Na kroku drugim Wniosek urlopowy - urlop okolicznościowy - Akceptacja bezpośredniego przełożonego dokument trafia na Listę zadań do przełożonego pracownika, zgodnie z danymi z systemu Kadrowo Płacowego. Przełożony po otwarciu dokumentu zakładka Dokumenty sekcja Lista zadań zapoznaje się z danymi wprowadzonymi na wniosku urlopowym przez pracownika, jednak nie ma możliwości dokonywania na nim zmian. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 20

Przełożony ma możliwość dodania na formularzu wniosku własnego komentarza w części Komentarze i oświadczenia. Dołączanie komentarzy do dokumentu opisane zostało w instrukcji dla wniosku o urlop wypoczynkowy - Etap wnioskowania (pkt.4.1). Na kroku Akceptacja bezpośredniego przełożonego można wykonać następujące czynności dla dokumentu: Usuń dokument Przełożony może nie wyrazić zgody na urlop i usunąć wniosek. Oznacza to zakończenie pracy z dokumentem na danym kroku. Działanie przycisku opisane zostało w instrukcji dla wniosku o urlop wypoczynkowy - Etap wnioskowania (pkt.4.1). Uwaga: w przypadku nie dokonania przez przełożonego akceptacji wniosku okolicznościowego, najpóźniej w pierwszy dzień rozpoczęcia urlopu, dokument automatycznie zostaje anulowany przez system jako niezrealizowany, dane dotyczące nieobecności pracownika nie są migrowane do systemu Kadrowo - Płacowego, pracownik otrzymuje powiadomienie e-mail o niezaakceptowaniu wniosku okolicznościowego przez przełożonego oraz jego anulowaniu w systemie. W takiej sytuacji, jeżeli we wnioskowanym terminie pracownik za zgodą przełożonego (otrzymaną poza systemem) przebywał jednak na urlopie okolicznościowym, zobowiązany jest niezwłocznie po powrocie z urlopu złożyć stosowny wniosek poza systemem (np. w formie papierowej). Przekaż do poprawy W przypadku, gdy przełożony nie wyraża zgody na wnioskowany termin urlopu może wniosek cofnąć go do poprawy pracownikowi na Etap wnioskowania. Działanie przycisku opisane zostało w instrukcji dla wniosku o urlop wypoczynkowy - Etap wnioskowania (pkt.4.1). Pracownik, który otrzyma wniosek wycofany do poprawy przy pierwszym jego otwarciu, wyświetlony będzie miał komunikat z podaniem przyczyny cofnięcia. Akceptuję pod względem merytorycznym i wyrażam zgodę na urlop Gdy przełożony nie ma zastrzeżeń i wyraża pracownikowi zgodę na urlop okolicznościowy dokonuje akceptacji jego wniosku. W przypadku, gdy data rozpoczęcia urlopu jest przyszłą, zatwierdzony wniosek okolicznościowy pojawi się ponownie na Liście zadań przełożonego na ostatnim trzecim kroku Wniosek urlopowy urlop okolicznościowy - Zaakceptowany przez przełożonego możliwy do anulowania. Wniosek taki przełożony może zaakceptować najpóźniej w pierwszym dniu rozpoczęcia urlopu, potem dokument znika z Listy zadań przełożonego, automatycznie zostaje anulowany przez system (jako niezatwierdzony i niezrealizowany). Po dokonaniu akceptacji wniosku okolicznościowego przez przełożonego, pracownik otrzyma z systemu automatyczne powiadomienie e-mail o jego zatwierdzeniu. Poniżej przykład wypełnionego wniosku o urlop okolicznościowy typ ślub pracownika - Akceptacja bezpośredniego przełożonego. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 21

Wniosek urlopowy urlop okolicznościowy Akceptacja bezpośredniego przełożonego: przykład wniosku okolicznościowego ślub pracownika 5.3. Wniosek urlopowy urlop okolicznościowy - Zaakceptowany przez przełożonego możliwy do anulowania krok 3 Krok trzeci jest opcjonalny, występuje tylko w przypadku gdy planowana data rozpoczęcia urlopu okolicznościowego przez pracownika jest przyszłą, wówczas przełożony po wyrażeniu zgody na urlop (krok 2), ma jeszcze możliwość jego anulowania (krok 3). Krok ten widoczny jest na Liście zadań u przełożonego do dnia poprzedzającego planowaną datę rozpoczęcia urlopu, potem wniosek automatycznie zostaje wysłany do systemu Kadrowo-Płacowego (jako zatwierdzony i realizowany) oraz znika z Listy zadań przełożonego. Uwaga: W przypadku wniosku o urlop okolicznościowy złożonego w dniu rozpoczęcia urlopu, przełożony nie ma możliwości anulowania zaakceptowanego wniosku (krok 3) etap nie występuje. Przełożony w tym dniu może dokonać akceptacji wniosku (krok 2) i wówczas wniosek automatycznie zostaje wysłany do systemu Kadrowo-Płacowego (jako zatwierdzony i realizowany). Jeżeli w dniu rozpoczęcia takiego urlopu wniosek nie zostanie zaakceptowany przez przełożonego, automatycznie z końcem dnia COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 22

rozpoczynającego urlop zostanie on anulowany i znika z Listy zadań przełożonego (jako niezatwierdzony i niezrealizowany). W celu anulowania zaakceptowanego wniosku przełożony po otwarciu dokumentu na kroku 3 klika w przycisk Anuluj akceptację i usuń dokument. System poprosi przełożonego o podanie przyczyny anulowania dokumentu, działanie przycisku opisane zostało instrukcji dla wniosku o urlop wypoczynkowy - Etap wnioskowania (pkt.4.1). W takiej sytuacji pracownik otrzyma z systemu automatyczne powiadomienie e-mail o anulowaniu akceptacji wniosku urlopowego przez przełożonego. Dodatkowo przełożony na kroku 3 może dodać komentarz w sekcji Komentarze i oświadczenia. Opis dodania uwagi przedstawiony na kroku 1. Poniżej przykład wypełnionego wniosku o urlop okolicznościowy na kroku Zaakceptowany przez przełożonego możliwy do anulowania. Wniosek urlopowy urlop okolicznościowy Zaakceptowany przez przełożonego możliwy do anulowania: przykład wniosku okolicznościowego ślub pracownika COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 23

Spis Rysunków URLOP WYPOCZYNKOWY ZŁÓŻ WNIOSEK O URLOP WYPOCZYNKOWY... 5 DOKUMENTY - LISTA SEKCJI... 5 DODAWANIE DOKUMENTÓW - WYBÓR TYPU DOKUMENTU PRZEZ UŻYTKOWNIKA: WNIOSEK URLOPOWY... 6 LISTA ZADAŃ WIDOK ZŁOŻONY: TABELA BIEŻĄCE WNIOSKI URLOPOWE... 6 ETAP WNIOSKOWANIA: PRZYKŁAD USUWANIA DOKUMENTU... 8 WNIOSEK URLOPOWY URLOP WYPOCZYNKOWY - ETAP WNIOSKOWANIA: ZAŁĄCZNIKI... 9 WNIOSEK URLOPOWY URLOP WYPOCZYNKOWY - ETAP WNIOSKOWANIA: OKNO DODAJ UWAGĘ - PRZYKŁAD... 10 WNIOSEK URLOPOWY URLOP WYPOCZYNKOWY - ETAP WNIOSKOWANIA: KOMENTARZE I OŚWIADCZENIA... 10 WNIOSEK URLOPOWY URLOP WYPOCZYNKOWY - ETAP WNIOSKOWANIA: PRZYKŁAD WNIOSKU... 11 WNIOSEK URLOPOWY URLOP WYPOCZYNKOWY AKCEPTACJA BEZPOŚREDNIEGO PRZEŁOŻONEGO: OKNO PRZEKAZANIE DOKUMENTU DO POPRAWY - PRZYKŁAD... 13 WNIOSEK URLOPOWY URLOP WYPOCZYNKOWY AKCEPTACJA BEZPOŚREDNIEGO PRZEŁOŻONEGO: PRZYKŁAD WNIOSKU... 14 WNIOSEK URLOPOWY URLOP WYPOCZYNKOWY NA ŻĄDANIE AKCEPTACJA BEZPOŚREDNIEGO PRZEŁOŻONEGO: PRZYKŁAD WNIOSKU... 14 WNIOSEK URLOPOWY URLOP WYPOCZYNKOWY ZAAKCEPTOWANY PRZEZ PRZEŁOŻONEGO MOŻLIWY DO ANULOWANIA: PRZYKŁAD WNIOSKU... 16 WNIOSEK URLOPOWY URLOP OKOLICZNOŚCIOWY - ETAP WNIOSKOWANIA: PRZYKŁAD WNIOSKU OKOLICZNOŚCIOWEGO ŚLUB PRACOWNIKA... 20 WNIOSEK URLOPOWY URLOP OKOLICZNOŚCIOWY AKCEPTACJA BEZPOŚREDNIEGO PRZEŁOŻONEGO: PRZYKŁAD WNIOSKU OKOLICZNOŚCIOWEGO ŚLUB PRACOWNIKA... 22 WNIOSEK URLOPOWY URLOP OKOLICZNOŚCIOWY ZAAKCEPTOWANY PRZEZ PRZEŁOŻONEGO MOŻLIWY DO ANULOWANIA: PRZYKŁAD WNIOSKU OKOLICZNOŚCIOWEGO ŚLUB PRACOWNIKA... 23 COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2018 24