Biuro Zakupów Centralnych 00-848 Warszawa ul. Żelazna 59a e-mail: anna.delida@intercity.pl Warszawa, dn. 08 kwietnia 2016r. Dotyczy: ZAPYTANIA OFERTOWEGO nr 27/02/IT/2016 na zakupu usługi utrzymania infrastruktury technicznej Oracle E-Business Suite, Oracle Hyperion Planning i aplikacji analitycznych Oracle Business Intelligence (znak postępowania 27/02/IT/2016) W odpowiedzi na pytania Wykonawców w ramach postępowania nr 27/02/IT/2016 dot. zakupu usługi utrzymania infrastruktury technicznej Oracle E-Business Suite, Oracle Hyperion Planning i aplikacji analitycznych Oracle Business Intelligence Zamawiający udziela następujących odpowiedzi: Pytanie 1: Czy Zamawiający dopuszcza pracę zdalną przy utrzymaniu i obsłudze incydentów? Przez pracę zdalną mamy na myśli szyfrowane kanały dostępu do infrastruktury i aplikacji. Jeśli nie, prosimy o podanie lokalizacji systemów. Tak Zamawiający dopuszcza pracę zdalną przy utrzymaniu i obsłudze incydentów Pytanie 2: Czy zapis dotyczący wymagań stawianych Oferentowi w Zapytaniu Ofertowym punkt 11 podpunkt 2) a) cytuję: "Dla części systemowej oprogramowania Oracle: wymagamy przynajmniej dwóch certyfikatów z poniższej listy, każdy dodatkowy będzie podnosił punktację. Wymagamy przynajmniej dwóch osób z certyfikatem: 1. Oracle VM 3.0 for x86 Certified Implementation Specialist 2. Oracle Linux 6 Certified Implementation Specialist 3. Oracle Enterprise Linux Administrator Certified Associate 4. Oracle Database 10g Managing Oracle on Linux Certified Expert" oznacza przynajmniej dwie osoby posiadające dowolny certyfikat z listy 1-4? Wymagamy co najmniej dwóch osób, każda z przynajmniej jednym certyfikatem z powyższej listy (nie mogą być to dwie osoby z tylko jednym i identycznym certyfikatem). Pytanie 3:
Czy zapis dotyczący wymagań stawianych Oferentowi w Zapytaniu Ofertowym punkt 11 podpunkt 2) b) cytuję: "Dla części aplikacyjno-bazodanowej oprogramowania Oracle: Wymagamy przynajmniej dwóch certyfikatów z poniższej listy, każdy dodatkowy będzie podnosił punktację. Wymagamy przynajmniej dwóch osób z certyfikatem: 1. OCP 12c - Oracle Database 12c Administrator Certified Professional 2. OCP 11g - Oracle Database 11g Administrator Certified Professional 3. OCM 11g - Oracle Database 11g Administrator Certified Master 4. Oracle Database 11g Performance Tuning Certified Expert 5. Oracle Certified Expert, Oracle Real Application Clusters 11g and Grid Infrastructure Administrator 6. Oracle Database 11g Security Certified Implementation Specialist" oznacza przynajmniej dwie osoby posiadające dowolny certyfikat z listy 1-6? Wymagamy co najmniej dwóch osób, każda z przynajmniej jednym certyfikatem z powyższej listy (nie mogą być to dwie osoby z tylko jednym i identycznym certyfikatem). Pytanie 4: Czy mogą Państwo podać historyczne / spodziewane ilości (np. średnio w miesiącu): a. Zgłoszeń dotyczących zarządzaniem uprawnieniami; b. Zgłoszeń incydentów (z podziałem na kategorie); c. Zgłoszeń dotyczących zarządzaniem drukarkami; Pytanie 5: a. Zgłoszeń dotyczących zarządzaniem uprawnieniami; - 10 b. Zgłoszeń incydentów (z podziałem na kategorie); - (1 Wysoki, 2 - Średni, 4 - Niski) c. Zgłoszeń dotyczących zarządzaniem drukarkami; - 2 Jest różnica w czasach (czas reakcji) pomiędzy Umową a Opisem Przedmiotu Zapytania które należy wziąć pod uwagę? Proszę przyjąć Czas Reakcji z Umowy 1h. Pytanie 6: Czy można założyć, że zgłoszenia incydentów Kategorii 1 będą dotyczyć wyłącznie systemu Oracle E- Business Suite (system bardziej operacyjny / krytyczny niż Hyperion Planning i BI)? Wyłącznie Nie, ale na pewno więcej będzie dotyczących OeBS niż pozostałych systemów. Pytanie 7:
Czy Zamawiający posiada i planuje odnawiać na czas trwania Umowy Usług Utrzymania serwis i wsparcie producentów sprzętu i oprogramowania zapewniające dostęp do najnowszych wersji i poprawek oprogramowania, oraz naprawę sprzętu w odpowiednim SLA? Tak Pytanie 8: Jaki system backupu jest zainstalowany u Zamawiającego? (nazwa, wersja) Wykonawca w ramach usług utrzymania ma dostarczyć, wdrożyć i utrzymywać system backup. Pytanie 9: Czy Zamawiający posiada wdrożony system monitoringu infrastruktury, baz danych i aplikacji? Nie. Pytanie 10: Jakie są dokładnie wersje aplikacji i baz danych? bazy danych 11g, Essbase, aplikacje: OBIEE (11g), e-business Suite (11i, R12), Hyperion Planning 11.1.2.1, OVM, Solaris 5.11. Pytanie 11: Na etapie zapytania RFI Zamawiający udzielił odpowiedzi na pytania: 37. Czy w ramach wsparcia należy dokonywać napraw sprzętowych Tak oraz 54. Poprosimy o informację o posiadaniu/nie posiadaniu aktualnego wsparcia/kontraktu serwisowego producenta dla każdego z obecnie posiadanych komponentów infrastruktury (serwery, macierze, infrastruktura LAN i SAN, inne niezbędne komponenty infrastrukturalne). Posiadamy aktualne wsparcie serwisowe producenta. a także 55. Poprosimy o informację, w jaki sposób aktualnie zabezpieczona jest ciągłość przetwarzania danych. Jak realizowane są procedury reagowania na wypadek awarii w oprogramowaniu narzędziowym, systemie operacyjnym, sprzętu? W jaki sposób aktualnie zapewniona jest kontynuacja przetwarzania w przypadku awarii sprzętu? Nadzór na tymi zagadnieniami aktualnie sprawuje firma zewnętrzna. Wykonawca powinien zaproponować rozwiązanie.
Na kim w takim razie będzie leżała odpowiedzialność za wykonywanie napraw sprzętowych na Wykonawcy czy na Firmach Serwisowych, których definicja określona jest w projekcie umowy? Gdzie leży granica odpowiedzialności w zakresie napraw sprzętowych? Odpowiedzialność będzie spoczywała na Firmie Serwisowej, ale Wykonawca będzie zgłaszał, monitorował, koordynował realizację usług. Pytanie 12: Czy przedstawiony do wglądu projekt umowy podlega uzgodnieniom z wybranym w drodze postępowania Wykonawcą, czy też składając ofertę Wykonawca oświadcza, że projekt umowy akceptuje bez uwag i w przypadku wyboru jego oferty umowę podpisze w takiej postaci jak przedstawia projekt? W ramach składania pytań do zapytania ofertowego, Oferenci mieli możliwość zgłaszania zmian/uwag do treści umowy, która stanowi nieodłączny element zapytania ofertowego. Zamawiający na późniejszym etapie postępowania, nie przewiduje możliwości zmiany treści umowy. Pytanie 13: Jaka dokumentacja opisująca aktualny stan systemów, zostanie udostępniona wykonawcy na potrzeby wykonania inwentaryzacji i audytu zerowego (na początku umowy)? Załącznik nr 1 do umowy oraz dokumentacja z wdrożenia. Pytanie 14: Str. 2 pkt 3) lit. c OPZ Zamawiający zawarł zapis Administrowanie systemem tworzenia kopii zapasowych, na udostępnionym dla Zamawiającego sprzęcie i oprogramowaniu Czy w zadaniach Wykonawcy leży udostępnienie sprzętu? Jeśli tak, to jaki to ma być sprzęt i na jakich warunkach udostępniony? Chodzi o udostepnienie sprzętu i oprogramowania przez Wykonawcę dla Zamawiającego w ramach miesięcznej opłaty zgodnie z umową. Pytanie 15: Jaka w poprzednim okresie utrzymaniowym (ostatni rok) była częstość występowania zdarzeń kategorii 1, 2 i 3?
1 5x, 2 9x, 3 22x Pytanie 16: W jakich zazwyczaj terminach przypadają u Zamawiającego okna serwisowe? Czy to są godziny popołudniowe, nocne, weekendowe? Jeżeli chodzi o zakres umowy to: godziny nocne i/lub dni weekendowe Pytanie 17: Jakie będą kryteria akceptacji przez Zamawiającego Rozwiązania Zastępczego? Rozwiązanie Zastępcze pozwala na pracę systemu i aplikacji, jednak dopuszczalne jest obniżenie wydajności przedmiotowego systemu + nie pełna funkcjonalność nie kluczowych elementów. Pytanie 18: W ramach której umowy rozliczane będą prace Firm Serwisowych, jeżeli takowe prace będą miały miejsce? Czy płatności do Firm Serwisowych za te prace będzie regulował Zamawiający czy Wykonawca? Pytanie sformułowane jest w kontekście zadań Wykonawcy ujętych w par. 2 pkt. 2 projektu umowy? ATiK z firmą Oracle lub jej partnerem. Pytanie 19: Zaistniała rozbieżność w czasach reakcji na zgłoszenia. W treści zapytania ofertowego widnieje czas reakcji 15min dla wszystkich kategorii zgłoszeń, a w projekcie umowy 1h/1h/4h. Zakładając, że Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest do akceptacji projektu umowy bez uwag interpretujemy, że czasy reakcji wpisane w projekt umowy są właściwymi czasami. Z Umowy Czas Reakcji 1h. Pytanie 20: W par. 7 projektu umowy opisane są zasady wykonywania Usług Dodatkowych. Czy na podstawie tych zapisów słusznie interpretujemy, że Wykonawca może takie usługi wykonywać, ale w żaden sposób nie jest do ich wykonywania i przyjmowania zamówień na ich wykonanie zobowiązany?
Dotyczy to zwłaszcza sytuacji gdy przedstawiony kosztorys Usługi Dodatkowej podlega akceptacji przez Zamawiającego i może nie zostać zaakceptowany? Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienie oferty (pracochłonności) i po jej zaakceptowaniu do wykonania Usług Dodatkowych. Usługi Dodatkowe to prace inne niż wymienione w par.2 (Przedmiot Umowy). Pytanie 21: Pytanie dotyczy łącznego wynagrodzenia opisanego w par. 10 pkt 1 projektu umowy. Uważamy, że na moment złożenia oferty a tym bardziej podpisania umowy, nie można określić łącznego wynagrodzenia umowy za Usługi i Usługi Dodatkowe, ponieważ jak sam Zamawiający zapisał w par. 7 projektu umowy, na Usługi Dodatkowe Wykonawca będzie każdorazowo składał ofertę dopiero w odpowiedzi na otrzymane zapytanie dot. Usług Dodatkowych, a prace będą wykonywane dopiero po akceptacji tej oferty przez Zamawiającego. Prosimy o zjecie stanowiska w tej sprawie. W ramach Łącznego Wynagrodzenia Zamawiający wykonuje usługi opisane w par.2 (Przedmiot Umowy) oraz do 192 godzin (par.2 pkt. 9) na Usługi Dodatkowe (opisane w par.7). W par. 10 pkt. 1 zostały wyszczególnione składniki opłaty miesięcznej. Łączne wynagrodzenie Wykonawcy = 12 x wynagrodzenie miesięczne. Pytanie 22: W przypadku udziału podwykonawców w realizacji umowy, wystarczająca będzie podanie listy Wykonawców czy też niezbędne są inne dokumenty dotyczące podwykonawców? Zgodnie z zapisami pkt. 8 ppkt..9 Zamawiający wymaga przedstawienia listy podwykonawców zawierającą nazwę i powierzony zakres. Pytanie 23: Czy wymagania spełniane w części przez Oferenta (Wykonawcę), uzupełnione spełnianymi wymaganiami podwykonawcy Oferenta w innej części (np. posiadane referencje, certyfikaty) Zamawiający uzna za łącznie spełnione? Tak Pytanie 24: W pkt 11. ppkt 2) lit c zapytania ofertowego Zamawiający informuje, że dodatkowe punkty Wykonawca otrzyma za przedłożenie certyfikatów/szkoleń z oprogramowania wykorzystywanego na potrzeby umowy do wykonywania kopii zapasowych. Jakie certyfikaty i/lub szkolenia Zamawiający
uzna za dodatkowo punktowane? Jakiego oprogramowania do wykonywania backupów dotyczy ten warunek? Prosimy uprzejmie o wskazanie zasad przyznawania dodatkowych punktów, ponieważ nie są one nigdzie określone ani w treści zapytania ani w umowie. Chodzi o sprzęt i oprogramowanie do wykonywania kopii zapasowych zaoferowane przez Wykonawcę. Pytanie 25: Prosimy o wskazanie wg jakich zasad i kryteriów będą przydzielane punkty za spełnienie każdego wymaganego warunku zarówno w ocenie części handlowej i części merytorycznej. Zamawiający ogólnie określił, że za ocenę merytoryczną oferent może otrzymać maks. 40pkt. a za ocenę handlową 60 pkt. Jednocześnie w pkt. 11, ppkt 2) lit a), b), c) Zamawiający informuje, przykładowy cyt. Dla części systemowej oprogramowania Oracle: wymagamy przynajmniej dwóch certyfikatów z poniższej listy, każdy dodatkowy będzie podnosił punktację nie określając jednocześnie jak będą punktowane dodatkowe certyfikaty i jaki będą miały te punkty wpływ (udział) w ogólnej punktacji. Tak niejasny zapis rodzi wątpliwość co do jasnych kryteriów przydzielania punktów w poszczególnych kryteriach podlegających ocenie. Prosimy o zajęcie stanowiska w tej sprawie. W części handlowej ocena jest wynikiem działania arytmetycznego podanego w zapytaniu, gdzie najwyższą liczbę punktów uzyskuje oferta najtańsza. Zgodnie ze wzorem, przy czym za wartość oferty zostanie przyjęta łączna wartość wszystkich składowych wyceny oddzielnie dla każdego okresu (12, 18, 24 miesiące umowy). W części merytorycznej, Oferent otrzyma dodatkowy punkt za spełnienie każdego wymagania ponad wymagany obligatoryjnie, czyli jeśli dla części bazodanowej oferent przedstawi, że posiada dodatkowe certyfikaty w zasobach niepokrywających się z wcześniej ujętymi w wymaganiu podstawowym otrzyma dodatkowy punkt. Punktacja ofert będzie przeliczana w stosunku do oferty która zgromadzi najwyższą ilość punktów. Pytanie 26: W jakim celu Wykonawcy mają podać ceny świadczenia usług na okresy 18 i 24 miesięcy, skoro projekt umowy, który Wykonawca akceptuje swoim oświadczeniem składanym wraz z ofertą, wyraźnie mówi o tym, że zostanie ona podpisane na okres 12 miesięcy? Uważamy, iż w odniesieniu do zapisów umowy okresy 18 i 24 m-ce nie są istotne a przede wszystkim nie podlegają ocenie wg opisanych kryteriów oceny oferty w części handlowej. W umowie podano minimalny okres trwania umowy 12 miesięcy. Ostateczny okres zostanie ustalony po wybraniu jednego z 3 wariantów. Niniejszym Zamawiający zmienia zapis w paragrafie 12 ust. 1 umowy, w następujący sposób:
Umowa zostaje zawarta na okres miesięcy i obowiązuje od dnia jej zawarcia. Pytanie 27: Prosimy o przedstawienie charakterystyki środowisk zapasowych dla opisanej w zapytaniu ofertowym infrastruktury? Czy środowiska zapasowe też mają być utrzymywane przez Wykonawcę w ramach zawartej umowy? PKP Intercity nie posiada środowiska zapasowego dla przedmiotowej infrastruktury. Pytanie 28: W zapytaniu ofertowym Zamawiający umieścił wymagania odnośnie dysponowania osobami posiadającymi certyfikaty Oracle Database Administrator. Czy zatem słusznie interpretujemy, że utrzymanie baz danych Oracle, serwerów aplikacji również będzie przedmiotem usług świadczonych w ramach umowy? Jeśli tak, to prosimy o przedstawienie charakterystyk wszystkich baz danych i serwerów aplikacji Oracle wchodzących w skład utrzymywanych środowisk, także zapasowych. Znajomość technologii Oracle potwierdzona certyfikatami jest niezbędna w celu prawidłowego utrzymywania systemów, na których uruchomione jest oprogramowanie Oracle. Dodatkowo w ramach Usług Dodatkowych istnieje możliwość zlecenia prac w obszarze technologii Oracle: bazy danych 11g, Essbase, aplikacje: OBIEE (11g), e-business Suite (11i, R12), Hyperion Planning 11.1.2.1, OVM, Solaris 5.11. Pytanie 29: Na etapie RFI dotyczącego przedmiotowego zapytania Zamawiający udzielił odpowiedzi na ponad 100 pytań. Czy na obecną chwilę Zamawiający podtrzymuje udzielone wówczas odpowiedzi, czy też wprowadza zmiany do udzielonych uprzednio odpowiedzi? Jeśli tak to prosimy o przytoczenie zmienionych odpowiedzi wraz z pytaniami ich dotyczącymi. Jeżeli występują jakiekolwiek wątpliwości proszę o zadawanie pytań. Pytanie 30: W związku z dużą liczbą pytań i koniecznością zwiększenia czasu na przygotowanie oferty, związanego z udzielonymi odpowiedziami na pytania, prosimy o wydłużenie terminu składania ofert do dnia 19 kwietnia 2016r. do godz. 12:00 Zamawiający nie przychyla się do uwzględnienia prośby. Pytanie 31 Wykaz sprzętu stanowiący załącznik do projektu umowy różni się od wykazu sprzętu, będącego załącznikiem do OPZ. Prosimy uprzejmie o wskazanie, który z załączników obowiązuje Wykonawcę
na potrzeby złożenia oferty. Jaki faktyczny stan sprzętowy będzie przejmował Wykonawca od Zamawiającego po zakończeniu obecnej umowy wsparcia? Aktualny jest wykaz sprzętu w umowie. Pytanie 32 Czy Wykonawca obecnie świadczący usługę utrzymania w zakresie backupu pozostawia wykorzystywane do tego celu narzędzia i systemu do dalszej dyspozycji Zamawiającego? Jeśli tak, to prosimy o wskazanie nazwy używanych narzędzi i systemu. Zamawiający wymaga udostępnienia sprzętu i oprogramowania przez do backup u przez Wykonawcę