Spis treści. III. Biuro rachunkowe 23

Spis treści Czym jest Jednolity Plik Kontrolny 5 Kogo i od kiedy obowiązują przepisy o JPK 5 Co zawiera JPK 6 JPK a system finansowo-księgowy 6 I. Podatnik samodzielnie prowadzący księgowość 7 Dane źródłowe 7 Sporządzenie JPK_VAT 7 Wystawienie deklaracji VAT-7 11 Weryfikacja pliku JPK_VAT 11 Wysyłka JPK_VAT zatwierdź i wyślij 15 Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) 18 II. Podatnik przekazujący dane do biura rachunkowego 19 Wstęp 19 Dane źródłowe 19 Utworzenie JPK_VAT 20 III. Biuro rachunkowe 23 IV. Dodatkowe operacje związane z JPK_VAT 27 1. Korekta 27 2. Import JPK_VAT wewnętrznego 28 3. Pliki JPK_VAT wewnętrzne a rozliczeniowy 29 4. Import zapisów VAT na podstawie JPK_VAT 30 5. Wykazywanie faktur detalicznych w JPK_VAT 31 V. Obsługa elektronicznej kontroli podatkowej 35 VI. Elektroniczna kontrola skarbowa w InsERT nexo 36

JPK INSERT NEXO 5 Czym jest Jednolity Plik Kontrolny Od 1 lipca 2016 r. firmy stopniowo są obejmowane obowiązkiem udostępniania organom podatkowym informacji gospodarczych w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego. Jest to elektroniczna postać ksiąg podatkowych i dowodów księgowych przekazywana fiskusowi. JPK ma sztywny układ i format narzucony przez Ministerstwo Finansów. Dzięki temu możliwa jest weryfikacja, analiza i kontrola danych wysyłanych przez różne firmy, działające w różnych branżach. W ten sposób systemy informatyczne resortu finasów wyszukują nieprawidłowości, a w kolejnym kroku firmy mogą być pociągnięte do odpowiedzialności. Firmy przekazują dane fiskusowi dwojako: obowiązkowo i co miesiąc informacje o ewidencji VAT za dany okres, na żądanie rodzaje ksiąg i okres wskazuje fiskus. Kogo i od kiedy obowiązują przepisy o JPK Obowiązkiem przesyłania ewidencji VAT objęci są przedsiębiorcy będący podatnikami VAT wysyłają oni co miesiąc plik JPK_VAT. Natomiast pozostałe pliki na żądanie fiskusa przekazywać muszą wszyscy podatnicy VAT, którzy prowadzą księgowość w formie elektronicznej. W zależności od wielkości zatrudnienia i obrotów obowiązek ten dotyczy firm w różnych terminach. firmy JPK na żądanie ewidencja VAT mikro małe zatrudnienie: mniej niż 10 osób, obrót roczny lub suma aktywów: mniej niż 2 mln euro zatrudnienie: mniej niż 50 osób, obrót roczny: mniej niż 10 mln euro lub suma aktywów: mniej niż 10 mln euro 1 lipca 2018 1 stycznia 2018 1 lipca 2018 1 stycznia 2017 średnie zatrudnienie: mniej niż 250 osób, obrót roczny: mniej niż 50 mln euro lub suma aktywów: mniej niż 43 mln euro 1 lipca 2018 1 stycznia 2017 duże zatrudnienie: od 250 osób, obrót roczny: ponad 50 mln euro lub suma aktywów: ponad 43 mln euro 1 lipca 2016 1 lipca 2016

6 JPK INSERT NEXO Co zawiera JPK Struktura logiczna JPK obejmuje obecnie: ewidencję zakupu i sprzedaży VAT (JPK_VAT), księgi rachunkowe (JPK_KR), wyciągi bankowe (JPK_WB) operacje magazynowe (JPK_MAG), faktury VAT (JPK_FA), podatkową księgę przychodów i rozchodów (JPK_PKPIR), ewidencję przychodów (JPK_EWP). W przyszłości ta lista może się powiększyć, m.in. o raporty z kas rejestrujących, paragony oraz księgi i dowody dotyczące rozliczania akcyzy. JPK a system finansowo-księgowy Dane, które trafiają do JPK pobierane są bezpośrednio z programów finansowo-księgowych firm. Dlatego kluczową kwestią dla przedsiębiorców jest posiadanie systemów, które są dostosowane do jego obsługi. Ten przewodnik zawiera szczegółowy opis procedur, dzięki którym można poprawnie i skutecznie generować JPK w programach linii InsERT nexo.

8 JPK INSERT NEXO W pierwszej kolejności trzeba wybrać Miesiąc naliczenia. Dostępne jest także pole korekty, jeżeli plik JPK_VAT ma zostać wysłany jako korygujący. Kod urzędu skarbowego uzupełni się automatycznie (jeśli podano go w danych firmy). W następnym kroku należy kliknąć Wykonaj, a potem jeśli nie ma błędów i ostrzeżeń Zakończ. Plik JPK_VAT w Rachmistrzu nexo i Rewizorze nexo domyślnie generowany jest na podstawie zapisów w ewidencji VAT sprzedaży i zakupu ze wskazanego miesiąca. Dzieje się tak dlatego, że składany plik JPK_VAT jest ich elektroniczną postacią i powinien odwzorowywać zebrane w nich zapisy. Ten typ pliku podlega wysyłce elektronicznej na bramkę Ministerstwa Finansów. Możliwe jest wygenerowanie tylko jednego pliku rozliczeniowego JPK_VAT za dany miesiąc. Na poziomie modułu e-sprawozdawczość JPK_VAT można użyć opcji Pokaż lub Popraw (górne menu lub menu kontekstowe). W ten sposób można sprawdzić dane wygenerowane w pliku JPK_VAT.

JPK INSERT NEXO 9 Zawartość pliku prezentowana jest w czterech zakładkach. W piątej znajdują się załączniki do pliku można dodawać dowolne dokumenty, nie są one przesyłane do Ministerstwa Finansów. Informacje te są tylko do odczytu i nie podlegają edycji. W pierwszej zakładce Podstawowe prezentowane są ogólne dane dotyczące nagłówka pliku oraz podmiotu wystawiającego. W dolnej części znajdują pola PodatekNalezny i PodatekNaliczony, które prezentują podsumowane wartości podatków. Ich wartości będą pomocne w późniejszej analizie (krok Weryfikacji JPK_VAT). Najechanie myszą na dane pole umożliwi wyświetlenie sposobu ich wyliczenia.

10 JPK INSERT NEXO Druga i trzecia zakładka kolejno prezentują zapisy w ewidencji VAT sprzedaży i zakupu. Czwarta zakładka to wysyłka elektroniczna, gdzie szybko można sprawdzić stan przekazania pliku do Ministerstwa Finansów. Dodatkowo, dzięki opcji Pokaż XML, można podejrzeć postać XML pliku rozliczeniowego (taka treść zostanie wysłana na bramkę Ministerstwa Finansów) i pliku wewnętrznego. Natomiast dzięki opcji Eksportuj można wyeksportować plik na zewnętrzny nośnik danych, np. dysk twardy komputera. Poniżej obraz z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy).

JPK INSERT NEXO 11 Wystawienie deklaracji VAT-7 Aby wystawić deklarację VAT-7 w module Deklaracje i e-sprawozdawczość Deklaracje skarbowe i JPK w widoku Deklaracje skarbowe, należy kliknąć Dodaj i zapisać deklarację. Wyliczone wartości pól deklaracji VAT-7 pozwolą na dokonanie analizy (weryfikacji) informacji zebranych w pliku JPK_VAT. Weryfikacja pliku JPK_VAT Celem weryfikacji jest uzgodnienie kwot wyliczonych w deklaracji VAT-7 i w pliku JPK_VAT za dany okres (miesiąc). Weryfikacja pliku JPK_VAT jest zalecana przed jego wysłaniem do systemu Ministerstwa Finansów. Porównanie danych z deklaracją VAT-7 jest zautomatyzowane i znacznie upraszcza analizę wyliczonych danych. Opcję Porównaj z deklaracją można znaleźć w górnym menu Operacje w widoku e-sprawozdawczość JPK_VAT oraz w widoku Deklaracje skarbowe także w górnym menu Operacje, pod nazwą Porównaj z JPK_VAT.

12 JPK INSERT NEXO Program przeprowadzi analizę deklaracji VAT-7 i JPK_VAT. W przypadku braku różnic wyświetli komunikat, że dane są jednakowe. W przeciwnym razie pojawi się komunikat o braku zgodności, a wszystkie pozycje, w których wystąpi różnica wartości, zostaną oznaczone czerwonym kolorem. Dane można łatwo analizować dzięki dwóm kolumnom JPK_VAT oraz Deklaracja. Po kliknięciu OK następuje przejście do następnego kroku. Warto wiedzieć, że w przypadku deklaracji VAT-7K porównywane będą wartości pobrane z trzech plików JPK_VAT (za dany okres). Można także zapoznać się z polami pliku JPK_VAT tak, aby analiza danych była łatwa. Informacje techniczne na temat wypełniania pól pliku JPK_VAT: NAGŁÓWEK KodFormularza dostarczone przez schemę; WariantFormularza dostarczane przez schemę; CelZlozenia 1 złożenie pliku; DataWytworzeniaJPK data aplikacyjna z godziną; DataOd data wskazana ręcznie data początkowa dla sprzedaży: selekcjonowane są zapisy, których data dostawy jest nie wcześniejsza niż data początkowa i miesiąc naliczenia jest równy/ większy miesiącowi z daty początkowej; dla zakupu: zapisy, których data otrzymania jest nie wcześniejsza niż data początkowa oraz miesiąc odliczenia jest równy/większy miesiącowi z daty początkowej; DataDo data wskazana ręcznie data końcowa nie wcześniejsza niż data początkowa; dla sprzedaży: data dostawy nie późniejsza niż data końcowa oraz miesiąc naliczenia nie późniejszy niż miesiąc daty końcowej; dla zakupu: data otrzymania nie późniejsza niż data końcowa oraz miesiąc odliczenia nie późniejszy niż miesiąc daty końcowej; DomyslnyKodWaluty PLN; KodUrzedu kod urzędu skarbowego na potrzeby deklaracji VAT: wspólnika, jeżeli działalność wymagająca wskazania właściciela, Mojej firmy, jeżeli forma prawna nie wymaga wskazania właściciela możliwość podania ręcznego. PODMIOT1 IdentyfikatorPodmiotu identyfikator podatkowy do zapisu VAT; Pełna nazwa pełna nazwa podmiotu; REGON REGON podmiotu, może zostać niewypełniony;

JPK INSERT NEXO 13 AdresPodmiotu; KodKraju kod państwa pobrany ze słownika państw Mojej firmy; Województwo województwo Mojej Firmy; Powiat; Gmina; Ulica; NrDomu; NrLokalu; Miejscowość; KodPocztowy; Poczta; SprzedażWiersz; LpSprzedaży numer kolejny wiersza w pliku; DataSprzedaży data dostawy; Data wystawienia data wystawienia; NrDokumentu numer dokumentu zapisu VAT; Nazwa nabywcy imię i nazwisko nabywcy bądź nazwa firmy; AdresNabywcy adres podmiotu na zapisie VAT sprzedaży; K10 dostawa krajowa DK w stawce zwolnionej; dostawa krajowa zwrot VAT podróżnym DK-ZVP w stawce zw; K11 Dostawa z transakcją DPTK; SUPTK Świadczenie usług poza terytorium kraju wartość netto; K12 kwota netto świadczenie usług art. 100 ust. 1pkt. 4 SUPTK: Świadczenie usług poza terytorium kraju wartość netto; K13 dostawa krajowa DK w stawce 0%; dostawa krajowa zwrot VAT podróżnym DK-ZVP w stawce 0%; K14 kwota netto art. 129: dostawa krajowa zwrot VAT podróżnym DK-ZVP w stawce 0%; K15 kwota netto dostawa krajowa w stawce 5%; dostawa krajowa zwrot VAT podróżnym DK- -ZVP netto w stawce 5%; K16 VAT dostawy krajowej w stawce 5%; dostawa krajowa zwrot VAT podróżnym DK-ZVP VAT w stawce 5%; K17 kwota netto dostawa krajowa w stawce 7 lub 8%; dostawa krajowa zwrot VAT podróżnym DK-ZVP netto w stawce 7 lub 8%; K18 kwota VAT dostawy krajowej w stawce 7 lub 8%; dostawa krajowa zwrot VAT podróżnym DK-ZVP VAT w stawce 7 lub 8%; K19 kwota netto - dostawa krajowa w stawce 22 lub 23%; dostawa krajowa zwrot VAT podróżnym DK-ZVP netto w stawce 22 lub 23%; K20 VAT dostawa krajowa w stawce 22 lub 23%; dostawa krajowa zwrot VAT podróżnym DK-ZVP VAT w stawce 22 lub 23%; K21 kwota netto dostawa WDT, kwota netto transakcji Wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej dostawa WTT-D; K22 kwota netto transakcja eksport towarów; K23 Kwota netto transakcja Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (podatek należny) WNT N, Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów środek transportu (podatek należny) WNT-ST-N; K24 VAT od transakcji Wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (podatek należny) WNT- -N, Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów środek transportu (podatek należny) WNT-ST-N; K25 wartość netto Importu towarów w procedurze uproszczonej (podatek należny) IT-PU-N; K26 wartość VAT Importu towarów w procedurze uproszczonej (podatek należny) IT-PU-N; K27 kwota netto Importu usług spoza UE (podatek należny) IU-sUE-N; K28 kwota VAT Importu usług spoza UE (podatek należny) IU-sUE-N; K29 kwota netto Importu usług z UE (podatek należny) IU-zUE-N; K30 kwota VAT Importu usług z UE (podatek należny) IU-zUE-N; K31 kwota netto Dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca (art. 17 ust. 1 pkt. 7) dostawa DT-PN-D, Świadczenie usług, dla których podatnikiem jest nabywca, (art. 17 ust. 1 pkt. 8) dostawa SU-PN-D; K32 kwota netto transakcji Dostawa towarów, dla których podatnikiem jest nabywca (art. 17 ust.1 pkt.5 dostawca nie posiada siedziby na terytorium kraju) nabycie DT-PN-N-ptk; K33 kwota VAT transakcji Dostawa towarów, dla których podatnikiem jest nabywca (art. 17 ust.1 pkt.5 dostawca nie posiada siedziby na terytorium kraju) nabycie DT-PN-N-ptk; K34 kwota netto Dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca (art. 17 ust. 1 pkt. 7) nabycie DT-PN-N, Świadczenie usług, dla których podatnikiem jest nabywca, (art. 17 ust. 1 pkt. 8) nabycie SU-PN-N; K35 kwota VAT Dostawy towarów, dla których podatnikiem jest nabywca (art. 17 ust. 1 pkt. 7) nabycie DT-PN-N, Świadczenie usług, dla których podatnikiem jest nabywca, (art. 17 ust. 1 pkt. 8) nabycie SU-PN-N; K36 kwota VAT z Remanentu likwidacyjnego RL; K37 kwota VAT ze zwrotu odliczonej lub zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących, o którym mowa w art. 111 ust. 6 ustawy; K38 Kwota VAT Wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów środek transportu (podatek należny) WNT-ST-N.

14 JPK INSERT NEXO SPRZEDAZCTRL LiczbaWierszySprzedaży liczba wierszy w pliku; PodatekNalezny suma VAT zapisów wziętych do pliku powinna być równa sumie VAT w pliku; ZAKUPWIERSZ LpZakupu numer wiersza w pliku; Nazwa wystawcy nazwa podmiotu w zapisie VAT zakupu; AdresWystawcy adres wystawcy; NRIdWystawcy NIP, VATIN podmiotu w zapisie VAT; NrFaktury pole dokument z zapisu VAT zakupu; DataWplywuFaktury data otrzymania z zapisu VAT zakupu; K42 kwota netto dowolnej transakcji (poza KPN Korekta podatku naliczonego, w przypadku nieterminowych płatności, NK-K Korekta podatku naliczonego od pozostałych nabyć, NKST-K Korekta podatku naliczonego od nabyć środków trwałych) z rodzajem zakupu Inwestycyjne; K43 kwota VAT dowolnej transakcji (poza KPN Korekta podatku naliczonego (nieterminowe płatności, NK-K Korekta podatku naliczonego od pozostałych nabyć, NKST-K Korekta podatku naliczonego od nabyć środków trwałych) z rodzajem zakupu Inwestycyjne; K44 kwota netto dowolnej transakcji (poza KPN Korekta podatku naliczonego (nieterminowe płatności, NK-K Korekta podatku naliczonego od pozostałych nabyć, NKST-K Korekta podatku naliczonego od nabyć środków trwałych) z rodzajem zakupu zaopatrzeniowe bądź kosztowe; K45 kwota VAT dowolnej transakcji (poza KPN Korekta podatku naliczonego (nieterminowe płatności), NK-K Korekta podatku naliczonego od pozostałych nabyć, NKST-K Korekta podatku naliczonego od nabyć środków trwałych) z rodzajem zakupu zaopatrzeniowe bądź kosztowe; K46 kwota VAT transakcji NKST-K Korekta podatku naliczonego od nabyć środków trwałych z rodzajem zakupu inwestycyjne; K47 kwota VAT transakcji NK-K Korekta podatku naliczonego od pozostałych nabyć z rodzajem zakupu kosztowe i zaopatrzeniowe; K48 kwota VAT z transakcji KPN korekta podatku naliczonego (nieterminowe płatności). ZAKUPCTRL LiczbaWierszyZakupow liczba wierszy w pliku; PodatekNaliczony suma VAT z wierszy zakupów powinna zgadzać się z kwotą wykazywaną na deklaracji VAT-7.

16 JPK INSERT NEXO Drugą możliwością podpisania pliku jest wykorzystanie Profilu zaufanego. Założenie profilu odbywa się w serwisie epuap.gov.pl. Aby skorzystać z tej metody autoryzacji w programach księgowych linii InsERT nexo należy, podobnie jak dla podpisu kwalifikowanego, wybrać w górnym menu Wysyłka elektroniczna opcję Eksportuj metadane do podpisania. Następnym etapem jest przejście do strony internetowej epuap, gdzie należy zalogować się do swojego konta. W serwisie dostępna jest opcja Moja skrzynka, a w niej karta Robocze, z poziomu której należy wczytać zapisany wcześniej plik. Służy do tego opcja Dodaj plik z dysku. Po kliknięciu w przycisk Dodaj, plik do podpisania pojawia się na liście. Następnie należy kliknąć w zaimportowany plik i zainicjować procedurę podpisu uruchamiając opcję Podpisz. W przypadku, gdy pojawi się komunikat o braku postaci wizualnej pliku, należy zgodzić się na wykonanie podpisu. Plik ma zostać podpisany profilem zaufanym, dlatego w kolejnym oknie należy wybrać tą właśnie metodę autoryzacji. System przesyła następnie kod autoryzacyjny na adres e-mail podany podczas rejestracji profilu zaufanego. Otrzymany ciąg znaków należy wprowadzić w wyświetlonym oknie i zatwierdzić klikając przycisk Potwierdź. Podpisany plik można teraz zapisać na dysku komputera służy do tego przycisk Pobierz. Gdy podpisany plik XML zostanie już pobrany, należy wskazać plik dany JPK_VAT w programie księgowym linii InsERT nexo, a następnie wczytać podpisany plik metadanych za pomocą opcji Importuj podpisany plik metadanych (dostępna w górnym menu Wysyłka elektroniczna widoku e-sprawozdawczość JPK_VAT). Zaimportowane dane autoryzujące zostaną dołączone do pliku JPK_VAT. Od tego momentu plik stanowi zintegrowaną całość, gotową do wysyłki elektronicznej.

JPK INSERT NEXO 19 II. Podatnik przekazujący dane do biura rachunkowego Instrukcja dla programu Subiekt nexo Wstęp W Subiekcie nexo, który pracuje bez zainstalowanego systemu księgowego, moduł e-sprawozdawczość wchodzi w skład węzła Ewidencje dodatkowe. W module dostępny jest widok e-sprawozdawczość JPK_VAT. Przygotowano go w związku z obowiązkami sprawozdawczymi podatników VAT. Do skorzystania z tego widoku w programie Subiekt nexo wymagany jest aktywny abonament. Obsługiwane są w nim pliki JPK_VAT wewnętrzne, generowane w Subiekcie nexo. Pliki wewnętrzne mogą służyć jako dane dla generowanego pliku rozliczeniowego, tworzonego w programie księgowym InsERT nexo, czyli Rachmistrzu lub Rewizorze. Wymiana plików JPK_VAT wewnętrznych umożliwia m.in. rozliczenia podatników przez biura rachunkowe, którzy nie będą musieli dostarczać ewidencji w postaci drukowanej wystarczy wygenerowany plik JPK_VAT. Wewnętrzne pliki JPK_VAT można również wykorzystać w związku z centralizacją rozliczeń VAT jednostki podrzędne są zobligowane do wysyłania jednostkom nadrzędnym swoich danych dotyczących ewidencji VAT. Dane źródłowe Źródłem danych dla pliku JPK_VAT w Subiekcie nexo są zestawienia Rejestr sprzedaży VAT i Rejestr zakupu VAT, które zawierają dane o wystawionych dokumentach. Należy pamiętać, że z Subiekta nexo w pliku JPK_VAT można przekazać dane zarówno o sprzedaży, jak i o zakupie.

20 JPK INSERT NEXO Utworzenie JPK_VAT Aby utworzyć JPK_VAT, należy wciśnąć przycisk Dodaj JPK_VAT wewnętrzny w module e-sprawozdawczość JPK_VAT. Uruchomi się kreator, który umożliwi wygenerowanie pliku JPK_VAT wewnętrznego. W kreatorze dostępne są następujące opcje: Kod urzędu skarbowego jeśli to pole jest puste, to znaczy, że nie wypełniono pola urzędu w danych Mojej firmy; kod jest sprawdzany przez system, można go także wprowadzić ręcznie. Utwórz plik wysyłki VAT wewnętrzny za cały miesiąc wybranie tej opcji spowoduje, że system utworzy plik wysyłki na podstawie wszystkich wystawionych dokumentów sprzedaży lub wprowadzonych dokumentów zakupu za cały wskazany miesiąc. Utwórz plik wysyłki VAT wewnętrzny za dowolny okres (zaawansowane) aby taki plik powstał, konieczne jest wybranie dokumentów w Rejestrze sprzedaży VAT lub Rejestrze zakupów VAT przy użyciu filtrów oraz wykonanie polecenia Dodaj plik VAT wewnętrzny.

JPK INSERT NEXO 21 Naciśnięcie klawisza Wylicz (F5) we wskazanym rejestrze spowoduje wyliczenie raportu. Następnie należy wybrać Dodaj plik VAT wewnętrzny, a w wyświetlonym oknie pomocniczym wpisać (jeśli to konieczne) kod urzędu skarbowego oraz nacisnąć OK. System monitoruje status tej operacji, a po jej wykonaniu udostępnia log (można go przejrzeć w oknie dialogowym Zakończono, po wybraniu opcji Przejdź do logu operacji). Jeśli po kliknięciu przycisku Dalej program nie zgłosi żadnych błędów, należy wciśnąć Zakończ. Plik wewnętrzny JPK_VAT pojawi się w module. Dla tak wygenerowanego pliku można wybrać opcję Pokaż/Popraw, aby sprawdzić zawarte w nim informacje. Plik JPK_VAT wewnętrzny wygenerowany za pomocą kreatora jest podzielony na następujące zakładki, które ułatwiają obsługę i weryfikację:

22 JPK INSERT NEXO Podstawowe część nagłówkowa pliku, która zawiera podstawowe dane dotyczące: okresu, za jaki plik został wygenerowany, urzędu, do którego jest kierowany, dane firmy, której plik dotyczy, wartości sum kontrolnych sprzedaży i zakupu. Ewidencja sprzedaży pokazuje pozycje zapisów VAT w ewidencjach VAT sprzedaży wraz z datą sprzedaży, datą wystawienia, numerem dokumentu oraz danymi nabywcy. Ewidencja zakupu pokazuje pozycje zapisów VAT w ewidencjach zakupu wraz z datą otrzymania dokumentu, numerem oraz danymi sprzedawcy. W górnym menu Operacje (w widoku e-sprawozdawczość JPK_VAT) dostępne są następujące polecenia: koryguj tylko dla plików typu rozliczeniowego, pokaż XML umożliwia podgląd zawartości pliku VAT w takiej postaci, jaka zostanie wysłana elektronicznie, eksportuj opcja omówiona w kolejnym kroku. Jeśli firma wystawia faktury do zafiskalizowanych paragonów, należy sprawdzić informacje zawarte w rozdziale IV w punkcie 5. Zapisany na dysku plik należy przekazać do biura rachunkowego. Trzeba kliknąć opcję Eksportuj, która jest dostępna w menu kontekstowym (prawy klawisz myszy) i umożliwia zapisanie pliku JPK_VAT w postaci XML na dysku komputera.

24 JPK INSERT NEXO SCENARIUSZ 4 Obsługa firm w zakresie sprzedaży i zakupu (także wielooddziałowych) poprzez pliki XML/EPP i JPK_VAT wewnętrzny W przypadku, kiedy biuro rachunkowe obsługuje firmę wielooddziałową, przygotowanie pliku JPK_VAT wymaga dodatkowych czynności. Część operacji będzie wprowadzona ręcznie do ewidencji VAT (najczęściej dokumenty zakupu kosztowe). Brakujące dane do sporządzenia deklaracji VAT-7 i JPK_VAT, to sprzedaż i zakup z poszczególnych oddziałów firmy. Można je wprowadzić na trzy sposoby: 1. Import danych na podstawie komunikacji plikami XML lub EPP zalecany sposób. Każdy z oddziałów przygotowuje pliki z danymi XML lub EDI++, które są importowane do programów księgowych na podstawie schematów dekretacji. Gdy wszystkie dokumenty są przesłane, można wygenerować plik JPK_VAT zgodnie z opisem zawartym w rozdziale I, rozpoczynając od kroku Sporządzenie JPK_VAT. 2. Import danych z JPK_VAT do ewidencji VAT również zalecany sposób. Każdy z oddziałów przygotowuje plik JPK_VAT w Subiekcie (zgodnie z opisem zawartym w rozdziale II). Poszczególne pliki JPK_VAT należy zaimportować do programu księgowego zgodnie z opisem zawartym w rozdziale IV, punkt 5. Po wykonaniu wymienionych czynności można wysłać plik do organów podatkowych zgodnie z opisem zawartym w rozdziale I, rozpoczynając od kroku Sporządzenie JPK_VAT (rozliczeniowego). 3. Import plików JPK_VAT wewnętrznych przekazanych przez oddziały (w widoku e-sprawozdawczość JPK_VAT). Każdy z oddziałów tworzy plik JPK_VAT wewnętrzny (zgodnie z opisem w rozdziale II) i przekazuje go do biura rachunkowego. Biuro importuje pliki zgodnie z opisem zawartym w rozdziale IV w punkcie 2 (warto zapoznać się także z punktem 3). Po wykonaniu tych czynności można przystąpić do tworzenia pliku JPK_VAT rozliczeniowego zgodnie z opisem zawartym w rozdziale I, rozpoczynając od kroku Sporządzenie JPK_VAT (rozliczeniowego). Warto także zapoznać się z informacjami zawartymi w rozdziale IV w punkcie 3 odnośnie plików wewnętrznych i rozliczeniowego. SCENARIUSZ 5 Rozliczanie centralne VAT przy jednostkach zależnych (np. gmina szkoła) Kiedy biuro rachunkowe obsługuje lub prowadzi jednostkę scentralizowaną i podległe jej jednostki podrzędne, przygotowanie pliku JPK_VAT wymaga wykonania dodatkowych czynności. Część operacji będzie wprowadzona ręcznie do ewidencji VAT (najczęściej dokumenty zakupu). Dane, których brakuje do sporządzenia deklaracji VAT-7 i JPK_VAT, to sprzedaż i zakup w tym wypadku z poszczególnych jednostek podrzędnych. Jednostki podrzędne powinny przesłać informacje o swoich rozliczeniach w postaci pliku JPK_VAT. Mogą je wygenerować jako: plik wewnętrzny w Subiekcie nexo (w którym jednostka podległa ewidencjonuje swoje dokumenty sprzedażowe i zakupowe), w module e-sprawozdawczość JPK_VAT opis tego zagadnienia znajduje się w rozdziale II, plik rozliczeniowy w Rewizorze/Rachmistrzu nexo (w którym jednostka podległa prowadzi swoją księgowość), w module Deklaracje e-sprawozdawczość JPK_VAT zgodnie z opisem zawartym w rozdziale I od kroku Sporządzenie JPK_VAT. Po zapisaniu pliku JPK_VAT na dysku możliwe jest przesłanie go do jednostki nadrzędnej, np. e-mailem. Przygotowanie pliku rozliczeniowego w Rewizorze/ Rachmistrzu nexo w jednostce nadrzędnej może odbywać się w następujący sposób: poprzez zaimportowanie zapisów VAT zakupu i sprzedaży do ewidencji VAT (opis w rozdziale IV w punkcie 4) z otrzymanego pliku wewnętrznego pochodzącego z Subiekta nexo. Na podstawie wczytanych zapisów VAT można wówczas utworzyć deklarację VAT-7 i JPK_VAT (opis w rozdziale I krok Sporządzenie JPK_VAT). poprzez wczytanie pliku rozliczeniowego z jednostki podrzędnej bezpośrednio do modułu e-sprawozdawczość JPK_VAT w swoim programie opis w rozdziale IV w punkcie 2. Po tej operacji należy przygotować plik rozliczeniowy wykorzystując opis zawarty w rozdziale I rozpoczynając od kroku Sporządzenie JPK_VAT (warto wcześniej zapoznać się z rozdziałem IV, punktem 3).

JPK INSERT NEXO 25 SCENARIUSZ 6 JPK_VAT w programie Biuro nexo Jeśli biuro rachunkowe wykorzystuje program Biuro nexo, można zbiorczo przygotować pliki JPK_VAT wraz z wysyłką we wszystkich obsługiwanych podmiotach. Wystarczy w module Biuro Klienci biura w górnym menu wybrać opcję Operacje zbiorcze. Należy wcześniej uzupełnić wszystkie zapisy w ewidencjach VAT, gdyż to one będą podstawą sporządzenia JPK_VAT. W kreatorze, który się pojawił, należy wybrać e-sprawozdawczość JPK_VAT. Po kliknięciu Dalej należy określić, jakie operacje mają zostać wykonane. Zwłaszcza generowanie, na podstawie ewidencji VAT, wysyłka, odbiór UPO, Certyfikat, bramka produkcyjna. Można również wybrać bramkę testową, aby zobaczyć jak będzie wyglądał cały proces żadne dane nie zostaną wysłane do organów skarbowych.

26 JPK INSERT NEXO Skutkiem zakończenia pracy kreatora będzie wygenerowanie plików JPK_VAT we wskazanych podmiotach oraz wykonanie wybranych operacji. Efekt pracy kreatora można sprawdzić na bieżąco w module Administracja Operacje zbiorcze w widoku Podgląd operacji, a po zakończeniu działania kreatora w tym samym module w widoku Historia Operacji. Warto także porównać dane w JPK_VAT z danymi zawartymi w deklaracji VAT-7 za ten sam okres. Należy najpierw dokonać analizy, a dopiero później wysłać JPK_VAT. Opis, jak wykonać analizę, znajduje się w rozdziale I, krok Weryfikacja pliku JPK_VAT.

28 JPK INSERT NEXO 2. Import JPK_VAT wewnętrznego Opcja Importuj JPK_VAT wewnętrzny znajduje się w module Deklaracje skarbowe i JPK w widoku e-sprawozdawczość JPK_VAT pod klawiszem Dodaj zarówno w menu kontekstowym (prawy klawisz myszy), jak i w górnym menu. Pliki JPK_VAT wewnętrzne są generowane w innych systemach księgowych lub handlowych, np. w Subiekcie nexo, a następnie mogą być zaimportowane do programu księgowego za pomocą opcji Importuj JPK_VAT wewnętrzny. Pliki te nie podlegają wysyłce elektronicznej. Służą do zasilenia pliku rozliczeniowego. Przykładowo, biuro rachunkowe może otrzymać od swojego klienta plik JPK_VAT (wygenerowany w systemie handlowym np. w Subiekcie nexo opis generowania znajduje się w rozdziale II). Taki plik powinien zostać wówczas zaimportowany do programu księgowego i wykorzystany do wygenerowania pliku rozliczeniowego. W podobny sposób pliki zaimportowane z innego systemu mogą być wykorzystywane przy scentralizowanych rozliczeniach VAT. Jednostki podległe przesyłają pliki do jednostki nadrzędnej, która wykorzystuje Rewizora nexo lub Rachmistrza nexo. Ta z kolei importuje je do programu i na ich podstawie generuje plik rozliczeniowy, który jest wysyłany elektronicznie na bramkę Ministerstwa Finansów. Aby zaimportować plik wewnętrzny, należy wybrać wcześniej omawianą opcję Importuj JPK_VAT wewnętrzny. Pojawi się okno ze szczegółami oraz pytaniem, czy właśnie ten plik chcemy zaimportować.

JPK INSERT NEXO 29 Wybranie opcji Tak spowoduje zapisanie pliku w module e-sprawozdawczość JPK_VAT. W kolumnie C (Charakter) będzie on miał wpisaną literę W (wewnętrzny). W swojej zawartości nie różni się on niczym od pliku rozliczeniowego i posiada takie same zakładki. 3. Pliki JPK_VAT wewnętrzne a rozliczeniowy Podczas tworzenia pliku rozliczeniowego program księgowy sprawdza, czy istnieją zaimportowane pliki wewnętrzne JPK_VAT z danego miesiąca. W przypadku gdy nie ma takich plików wewnętrznych, JPK_VAT rozliczeniowy utworzony zostanie z ewidencji VAT w programie. W sytuacji, gdy w module e-sprawozdawczość JPK_VAT będą znajdować się pliki wewnętrzne (zaimportowane z zewnętrznego systemu), program udostępni dodatkowe opcje związane ze źródłem danych do utworzenia pliku rozliczeniowego. Użytkownik może za ich pomocą zdecydować, czy plik rozliczeniowy z danego miesiąca utworzony zostanie na podstawie zapisów z ewidencji VAT w programie, czy na podstawie danych pobranych z zaimportowanych plików wewnętrznych. Opcja scalania plików wewnętrznych służy właśnie do zasilenia pliku rozliczeniowego danymi z wybranych plików wewnętrznych. Użytkownik może wybrać, które z nich zasilą plik rozliczeniowy domyślnie zaznaczone są wszystkie.

JPK INSERT NEXO 31 5. Wykazywanie faktur detalicznych w JPK_VAT W pliku JPK_VAT należy wykazywać wszystkie faktury wystawione na podmioty prowadzące działalność gospodarczą. Bez względu na to, czy sprzedaż została zafiskalizowana, czy nie. Problematyczne będzie wykazywanie faktur detalicznych wystawionych dla firm do zafiskalizowanych paragonów. Najważniejsze z punktu widzenia użytkownika jest takie przygotowanie JPK_VAT, aby nie dublować należnego podatku VAT. Dlatego kwotę raportów dobowych/raportu miesięcznego/ wartości paragonów należy pomniejszać o VAT z wykazanych faktur detalicznych. Obsługa faktur detalicznych wystawionych na firmy a JPK_VAT W Subiekcie nexo w dokumentach sprzedaży (fakturach), w zakładce VAT dodano możliwość oznaczenia, że dokument ten został wystawiony na podmiot prowadzący działalność gospodarczą. Pole nazywa się Wystawiony na i przyjmuje dwie wartości: podmiot prowadzący działalność gospodarczą oraz osoba fizyczna. Należy pamiętać, że znacznik ten jest ustawiany domyślnie na podmiot prowadzący działalność gospodarczą w przypadku, gdy klient posiada NIP (bez znaczenia, czy jest to firma, czy osoba). Gdy faktura detaliczna została wystawiona do paragonu (ufiskalnionego), należy odpowiednio odfiltrować dokumenty w raporcie Rejestr VAT. Trzeba wykorzystać filtry: Typ dokumentu oraz Wystawiony na. Do tak odfiltrowanych dokumentów należy wystawić nowy typ dokumentu: Pomniejszenie sprzedaży detalicznej. Program automatycznie pobierze wartości do dokumentu pomniejszenia.

32 JPK INSERT NEXO Po jego wygenerowaniu należy zmienić filtr Typ dokumentu (jak poniżej). Pomniejszenia dla faktury detalicznej generowane są z datą ich wystawienia, a dla pozostałych dokumentów z datą zakończenia dostawy (obowiązku podatkowego). Na dokumencie Pomniejszenie sprzedaży detalicznej wartości są zapisane ze znakiem minus, tak aby wartość podatku VAT nie została zawyżona. Przekazanie danych do programów księgowych W celu wygenerowania pełnego pliku JPK_VAT dane z Subiekta nexo należy przesłać do programu księgowego. Można to zrobić na dwa sposoby. Pierwszy sposób Plik wewnętrzny JPK_VAT należy wygenerować w module e-sprawozdawczość. Można także wykorzystać wcześniej omówiony moduł Rejestru sprzedaży, który w górnym menu udostępnia możliwość wygenerowania pliku JPK_VAT wewnętrznego.

34 JPK INSERT NEXO Dotyczy to także dokumentu faktur detalicznych. Dla niego należy określić warunek wyboru: (N) Naliczono pomniejszenie = TAK. Dodatkowe informacje w zakresie Subiekta nexo/nexo PRO Dokumenty pomniejszeń widoczne są w module Urządzenia zewnętrzne w widoku Raporty dobowe. Mogą być generowane: ręcznie w module sprzedaży (także zbiorczo), podczas wyliczania rejestru VAT sprzedaży, podczas wystawiania JPK_VAT w Subiekcie (opcja Utwórz plik wysyłki VAT wewnętrzny za dowolny okres zaawansowane).

JPK INSERT NEXO 35 V. Obsługa elektronicznej kontroli podatkowej Ustawa nakłada na przedsiębiorców obowiązek udostępniania organom podatkowym ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej, zgodnej z formatem Jednolitego Pliku Kontrolnego (art. 193a w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa Dz.U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.). JPK na żądanie obejmuje: księgi rachunkowe JPK_KR, ewidencje VAT JPK_VAT, wyciąg bankowy JPK_WB, magazyn JPK_MAG, faktury VAT JPK_FA, podatkową księgę przychodów i rozchodów JPK_PKPIR, ewidencję przychodów JPK_EWP. Obowiązkiem JPK na żądanie objęci są wszyscy podatnicy, którzy prowadzą księgowość w formie elektronicznej, w zależności od poniższych kryteriów: od 1 lipca 2018 r. mikro-, małe i średnie firmy, od 1 lipca 2016 r. duże przedsiębiorstwa. Podczas kontroli skarbowej podatnik może być zobowiązany do przygotowania plików JPK zawierających dane nie tylko dotyczące ewidencji VAT, ale znacznie szersze, np. faktur, magazynu, ksiąg handlowych, wyciągów bankowych i innych. W programach z linii InsERT nexo do obsługi tego scenariusza jest przeznaczony osobny moduł, w którym można generować pliki za dowolne okresy, np. kilkumiesięczne. Okres kontroli wskazany jest zawsze wyraźnie przez urząd skarbowy. Nie w każdym programie da się wygenerować każdy rodzaj pliku. Moduł e-kontrole podatkowe generuje następujące rodzaje plików w zależności od programów: Subiekt JPK_FA, JPK_MAG, JPK_WB; Rachmistrz JPK_VAT, JPK_PKPIR, JPK_EWP; Rewizor JPK_VAT, JPK_KR, JPK_WB; Gestor i Gratyfikant nie generują JPK. Należy pamiętać, że funkcjonalność dotycząca Jednolitego Pliku Kontrolnego jest zabezpieczona aktywnym abonamentem. Oznacza to, że aby pracować z modułem e-kontroli (generować pliki i wysyłać je na bramkę Ministerstwa Finansów), potrzebny jest aktywny abonament.

36 JPK INSERT NEXO VI. Elektroniczna kontrola skarbowa w InsERT nexo W programach linii InsERT nexo do obsługi elektronicznej kontroli skarbowej służy odrębny widok w module Deklaracje skarbowe i JPK. Domyślnie widok e-kontrola jest wyłączony. Aby go aktywować, należy kliknąć w opcję Więcej, a następnie wybrać e-kontrolę. Za jego pośrednictwem podatnicy mogą generować zbiory plików JPK, a następnie przesyłać je do kontroli. Oprócz samego generowania paczki plików JPK, widok e-kontrola umożliwia: Poprawienie/Pokazanie pliku JPK możliwa jest zmiana nazwy i opisu niezatwierdzonego zbioru plików; Zatwierdzenie/Anulowanie zatwierdzenia pliku JPK zatwierdzić można tylko pliki zgodne ze strukturą logiczną dostarczoną przez Ministerstwo Finansów; Eksport zbioru plików JPK zapisanie plików XML na dysku komputera; Usunięcie zbioru plików JPK usuwać można tylko niezatwierdzone zbiory.

JPK INSERT NEXO 37 W formularzu zbioru plików JPK dostępne są opcje związane z zarządzaniem poszczególnymi plikami: Generuj pliki operacja dostępna w trybie Popraw (czyli dla zbioru plików, który nie został jeszcze zatwierdzony) pozwala na dodanie nowych plików na żądanie organu podatkowego, np. dotyczących innego zakresu dat bądź innej ewidencji księgowej niż wygenerowana pierwotnie; Usuń usuwa wskazany plik JPK; Eksportuj opcja umożliwiająca zapisanie pliku JPK w postaci XML na zewnętrzny nośnik danych. Pozwala np. w sytuacji awaryjnej, gdy komunikacja elektroniczna nie działa, na zapisanie pliku na nośniku, który można następnie wysłać drogą tradycyjną bądź jako e-mail do urzędu skarbowego; Importuj operacja dostępna w trybie Popraw (czyli dla zbioru plików, który nie został jeszcze zatwierdzony) pozwala na wczytanie plików pochodzących z innych systemów i będących dopełnieniem zbioru plików potrzebnych do kontroli, np. pliki z fakturami VAT dostarczonymi przez Subiekta nexo; Koryguj opcja dostępna w menu kontekstowym poszczególnych pozycji. Pozwala skorygować poszczególne pliki JPK wygenerowane na żądanie organu kontrolnego; Pokaż XML pozwala wyświetlić wybrany plik JPK w postaci XML; Wysyłka elektroniczna zestaw opcji związanych z podpisem elektronicznym, wysyłką pliku do systemu kontroli oraz pobraniem Urzędowego Poświadczenia Odbioru.