Technologie informacyjne Bazy danych z zastosowaniem OpenOffice.org Base
Bazy danych Baza danych jest to zbiór danych powiązanych między sobą pewnymi zależnościami. Baza danych składa się z danych oraz programu komputerowego wyspecjalizowanego do gromadzenia i przetwarzania tych danych. Program taki lub zestaw programów nazywany jest Systemem zarządzania bazą danych SZBD (ang. DataBase Management System, DBMS) System zarządzania bazą danych (SZBD) to oprogramowanie bądź system informatyczny służący do zarządzania komputerowymi bazami danych. Wyróżniamy: SZBD działające w architekturze klient-serwer Bezserwerowe SZBD
SZBD typu klient-serwer Większość obecnie spotykanych systemów działa w trybie klient-serwer, gdzie baza danych jest udostępniana klientom przez SZBD będący serwerem. Serwer baz danych może udostępniać dane klientom bezpośrednio lub przez inny serwer pośredniczący (np. serwer WWW lub serwer aplikacji). Systemy bazy danych w architekturze klient-serwer to m.in.: DB2 Informix Dynamic Server Firebird Microsoft SQL Server MySQL Oracle PostgreSQL
SZBD bezserwerowe Czasem jednak stosowanie serwera nie jest konieczne. Istnieją bazy danych, które nie muszą być współdzielone przez wielu użytkowników w tym samym czasie. Do takich zastosowań używane są bezserwerowe bazy danych takie jak: Microsoft Access (część pakietu Microsoft Office) OpenOffice.org Base (część pakietu OpenOffice.org) UWAGA: Obecna wersje powyższych programów mogą również współpracować z bazami danych typu klient-serwer
Funkcje baz danych Podstawowe funkcje bazy danych to: projektowanie rekordów: nazwa pola, długość pola. rodzaj pola (tekstowe, liczbowe, logiczne) edycja danych: dopisywanie, poprawianie, usuwanie rekordów, sortowanie, wyszukiwanie i selekcja danych, tworzenie zapytań, tworzenie raportów.
Rodzaje baz danych Bazy danych można podzielić według używanych struktur danych: bazy proste każda tablica danych jest samodzielnym dokumentem i nie może współpracować z innymi tablicami, bazy relacyjne wiele tablic danych może współpracować ze sobą (są między sobą powiązane za pomocą relacji), bazy obiektowe dane przechowywane są w strukturach obiektowych zdefiniowanych jako klasy, bazy relacyjno obiektowe relacyjna baza danych zapisanych w strukturach obiektowych, strumieniowe bazy danych dane są przedstawione w postaci zbioru strumieni danych, temporalne bazy danych odmiana bazy relacyjnej, w której każdy rekord posiada stempel czasowy, określający czas w jakim wartość jest prawdziwa.
Proste bazy danych W prostych bazach każda tablica danych jest samodzielnym dokumentem i nie może współpracować z innymi tablicami. Bazy proste znajdują zastosowanie w jednym wybranym celu. Z baz tego typu korzystają liczne programy typu: książka telefoniczna, książka kucharska, spisy książek, kaset i inne.
Właściwości prostych baz danych Dane w prostych bazach można: sortować, przeszukiwać, stosować w nich filtry ograniczające zakres wyświetlanych informacji. Proste bazy danych można tworzyć: w dowolnym programie zarządzającym bazami danych, w arkuszach kalkulacyjnych, w prostych edytorach tekstów (pliki z wartościami oddzielanymi przecinkami CSV lub tabulatorami TSV). Dedykowane programy do tworzenia prostych baz danych umożliwiają: tworzenie bazy (tzn. tabeli z danymi), tworzenie graficznego interfejsu użytkownika,
Relacyjne bazy danych W bazach relacyjnych wiele tablic danych może współpracować ze sobą. Bazy relacyjne posiadają wewnętrzne języki programowania, (zwykle SQL ) do operowania na danych. Relacyjne bazy danych oparte są na następujących zasadach: wszystkie wartości danych oparte są na typach prostych, wszystkie dane przedstawiane są w formie dwuwymiarowych tabel, każdy wiersz składa się z jednakowych kolumn wypełnionych wartościami, możliwe jest porównywanie wartości z różnych kolumn i tabel oraz scalanie wierszy, gdy pochodzące z nich wartości są zgodne. wiersze w relacyjnej bazie danych przechowywane są w dowolnym porządku - nie musi on odzwierciedlać ani kolejności ich wprowadzania, ani kolejności ich przechowywania. każda tabela powinna zawierać przynajmniej jedną kolumnę o niepowtarzalnych wartościach (tzw. klucz podstawowy tabeli ).
Przykłady relacyjnych baz danych Dwie tabele zawierające takie samo pole Dwie tabele powiązane za pomocą tabeli łączącej
Typy relacji 1 1 - np. jednej osobie odpowiada jeden PESEL, 1 m - np. jeden autor może być autorem wielu książek, M m - np. wielu autorów i wiele książek (złożenie relacji 1 m - jeden autor dla wielu książek oraz relacji n 1 - jedna książka ma wielu autorów).
Proste bazy danych vs. relacyjne Proste bazy danych równoczesny dostęp do danych sprawia kolizje Sekwencyjny dostęp do danych plik musi być czytany od początku do końca System nadawania uprawnień jedynie na poziomie systemu operacyjnego, wraz ze wzrostem liczby rekordów znacznie maleje szybkość wykonywania operacji, wyszukiwanie informacji w pliku prostym jest stosunkowo trudne Relacyjne bazy danych wbudowany mechanizm wielodostępu swobodny (niesekwencyjny) dostęp do danych wbudowany system nadawania uprawnień szybki dostęp do danych oparty o kryteria zdefiniowane przez użytkownika obsługa wspólnych standardów przez wiele baz danych.
Uruchomienie OpenOffice.org Base Zaznacz Utwórz nową bazę danych i przyciśnij przycisk Dalej.
Kreator bazy danych Żeby mieć dostęp do konkretnej bazy danych (źródła danych) w czasie pracy z programem Writer lub Calc, baza danych musi być zarejestrowana w programie OpenOffice Ponieważ tabele zostaną stworzone ręcznie bez pomocy kreatora, zaznacz Otwórz bazę danych do edycji i przyciśnij przycisk Utwórz. Nadaj nazwę Kadry naszej bazie danych i wskaż miejsce, gdzie będzie zapisana na dysku komputera.
Tabele W tabelach przechowywane są dane. Tabele składają się z pól (kolumn). Każde pole ma swoje określone parametry i przechowuje dane tego samego typu. W rekordach (wierszach) tabeli zapisuje się pojedynczy zestaw danych, na przykład informacje dotyczące jednego pracownika. Kwerendy Kwerendy to zapytania do bazy danych, pozwalające na wyselekcjonowanie potrzebnych danych. Formularze Formularze są przyjaznym narzędziem do przeglądania, edycji i dodawania danych. Formularze to przede wszystkim wygoda dla użytkownika. Raporty Umożliwiają łatwy wydruk wybranych danych. Dane mogą pochodzić z tabel lub kwerend. W każdym ze składników bazy danych, program udostępnia kreatora, który poprowadzi przez proces tworzenia nowego elementu. Składniki bazy danych
Definiowanie nowej tabeli Po zaznaczeniu pozycji Tabele, w oknie Zadania można wybrać jedno z trzech dostępnych poleceń: Utwórz projekt tabeli... - Pozwala na ręczne stworzenie tabeli (definicje pól i ich właściwości). Użyj kreatora by utworzyć tabelę... - Kreator tabeli pozwala skorzystać z dużej ilości zdefiniowanych wcześniej pól, które można użyć w tworzonej tabeli. Można też za jego pomocą stworzyć szybko kilka tabel testowych, które posłużą do poznawania możliwości programu. Utwórz widok... - Umożliwia połączenie danych z kilku tabel i przedstawienie ich, w formie jednej tabeli. Tworząc nową tabelę należy zdefiniować pola, w których przechowywane będą dane. Należy wybrać typ pola i określić jego właściwości. Należy również ustalić, które pole będzie kluczem głównym tabeli.
Podstawowe typy pól Typ pola Opis Tekst VARCHAR Używany dla dowolnych danych tekstowych. Ograniczenie długości możliwego do wpisania tekstu do 254 znaków. Memo LONGVARCHAR Pole tekstowe umożliwiające wpisanie znacznie dłuższych tekstów (do 65535 znaków) np. notatek czy opisów. Dziesiętny DECIMAL Integer INTEGER Pole liczbowe. Można określić ilość miejsc po przecinku. Liczba całkowita. Zalecany dla pól stanowiących klucz główny tabeli. Data DATE Pole przystosowane do przechowywania daty. Godzina TIME Pole przystosowane do przechowywania godziny. Tak/Nie BOOLEAN Posiada tylko dwie wartości: prawda lub fałsz (1 lub 0).
Właściwości pola Właściwość pola Opis Wartość automatyczna Dostępna przy polu typu Integer. Ustawienie na Tak powoduje, że przy dodawaniu nowego rekordu wstawiona zostanie automatycznie wartość zwiększona w stosunku do wartości z poprzedniego rekordu. Polecenie automatycznego zwiększenia Wstawia polecenie określające wartość przyrostu. Wymagany jest wpis Ustawienie na Tak spowoduje, że program nie pozwoli na pozostawienie pustego pola. Długość Określa długość pola w tabeli. Miejsca po przecinku W przypadku pola liczbowego określamy ilość miejsc po przecinku. Wartość domyślna Wartość ta zostanie automatycznie zaproponowana przy dodawaniu nowego rekordu. Przykład formatu Po naciśnięciu przycisku z trzema kropkami otwiera się okno Formatowanie pola, gdzie możemy wybrać format wyświetlania danych.
Klucz główny Klucz główny to pole lub grupa pól, których wartość jednoznacznie identyfikuje rekordy w tabeli. Dla każdego rekordu w tabeli może istnieć tylko jedna unikalna wartość klucza głównego. W przypadku pola, które ma być kluczem głównym tabeli, warto wybrać typ pola Integer i określić właściwość Wartość automatyczna na Tak. Program sam zadba o wprowadzanie właściwych wartości. Jeśli w czasie definiowania tabeli nie określono, które z pól będzie kluczem głównym, program przypomni o tym przy zapisywaniu projektu tabeli i w razie potrzeby utworzy go automatycznie. Klucz do pola przyporządkowuje się wskazując przy pomocy myszy prostokąt po lewej stronie nazwy pola. Po przyciśnięciu prawego klawisza myszy otwiera się menu kontekstowe, z którego należy wybrać opcję Klucz główny. Przy nazwie pola pojawia się symboliczny rysunek klucza.
Tworzenie tabeli za pomocą kreatora wybór pól W oknie Zadania przyciśnij Użyj kreatora by utworzyć tabelę... Otwiera się okno kreatora tabeli. Z lewej strony ekranu przedstawiona jest lista kroków, które należy wykonać w trakcie tworzenia tabeli. 1. Wybierz pola - W pierwszym kroku wybieramy pola, które znajdą się w nowej tabeli. Pola wybiera się z tabel przykładowych, przenosząc je przy pomocy strzałki z listy Dostępne pola do listy Wybrane pola. Możesz ustalić też kolejność ułożenia pól w tabeli. Po podświetleniu nazwy pola przenosi się je w górę lub w dół przy pomocy strzałek umieszczonych z prawej strony listy Wybrane pola. Przykład: z tabeli Aktywa wybieramy kilka pól, do których będziemy wprowadzać informacje o użytkowanych w firmie środkach trwałych. Pole IDAktywów będzie zawierało kolejne numery środków trwałych w naszej ewidencji.
Tworzenie tabeli za pomocą kreatora typy i formaty pól 2. Określ typy i formaty Z lewej strony jest lista wybranych pól, które będą umieszczone w nowej tabeli. Po prawej stronie ekranu dostępny zestaw informacji o podświetlonym polu i jego właściwościach. Można tu zmienić nazwę lub właściwości pola. Przyciskami [+] i [ ] można dodać własne pola lub usuwać istniejące. Strzałkami góra dół można zmienić ostateczną kolejność kolumn.
Tworzenie tabeli za pomocą kreatora klucz główny Dodaj klucz główny automatycznie - Program doda do tabeli dodatkowe pole, które będzie kluczem głównym. Użyj istniejącego pola jako klucza głównego Wybiera się z listy pole, które będzie kluczem głównym. W zależności od typu danych, wartości będą mogły być wstawiane automatycznie lub nie. Zdefiniuj klucz główny jako kombinację kilku pól Wybiera się pola, których zawartość będzie kluczem głównym. Należy pamiętać, że kombinacja zawartości tych pól musi być unikalna, nie może się nigdy powtórzyć. W przypadku naszej testowej bazy danych kluczem głównym tabeli będzie już istniejące pole. Pozostaw zaznaczoną opcję Utwórz klucz główny, zaznacz opcję Użyj istniejącego pola jako klucza głównego i wybierz z rozwijanej listy pole o nazwie IDAktywów. Zaznacz również opcję Wartość automatyczna. Wartości będą wstawiane automatycznie.
Tworzenie tabeli za pomocą kreatora koniec Utwórz tabelę Należy nadać nazwę tabeli, oraz zaznaczyć co ma nastąpić po utworzeniu tabeli.
Projekt tabeli Jeśli chcesz utworzyć całkowicie nową tabelę, w oknie Zadania wybierz Utwórz projekt tabeli. Jeśli chcesz dokonać zmian w już istniejącej, podświetl nazwę tabeli, prawym przyciskiem myszy otwórz menu kontekstowe i wybierz opcję Edytuj. W obu przypadkach pojawia się okno Projekt tabeli. W górnej części okna definiujemy listę pól tabeli, w dolnej określamy właściwości każdego z pól tabeli. Lista właściwości pola zależy od typu i może się różnić dla różnych typów pola. Każde pole musi mieć swoją nazwę i wybrany typ danych, jakie będą w nim przechowywane. Stworzymy teraz dwie podstawowe tabele: Pracownicy i WarunkiZatrudnienia, które będą podstawą naszego systemu kadrowego. W tabeli Pracownicy przechowywane będą raczej niezmienne informacje o każdym pracowniku. W każdym rekordzie tabeli znajdą się informacje o jednej osobie. W tabeli WarunkiZatrudnienia znajdą się informacje dotyczące umów o pracę i ich ewentualnych zmian. Ponieważ warunki zatrudnienia dla jednego pracownika mogą się zmieniać, z każdym pracownikiem może być powiązane kilka umów o pracę lub aneksów. Z tej właśnie przyczyny informacje o warunkach zatrudnienia będziemy zbierać w odrębnej tabeli. W tabeli WarunkiZatrudnienia dane o umowach zawartych z jednym pracownikiem mogą obejmować kilka rekordów w zależności od ilości zmian warunków zatrudnienia.
Struktura tabeli Pracownicy
Struktura tabeli WarunkiZatrudnienia
Definiowanie relacji W menu Narzędzia wybierz opcję Relacje... Otwiera się okienko Dodaj tabelę zawierające listę tabel w naszej bazie danych oraz w tle okno Projekt relacji. Przyciskiem Dodaj umieszczamy tabele w oknie Projekt relacji. Z menu Wstaw wybierz opcję Nowa relacja. Otwiera się okienko Relacje. Wybieramy tabele oraz pola, które będą podstawą połączenia, oraz opcje związane z aktualizacją i usuwaniem rekordów W przypadku naszej bazy danych ustaw relację między polem ID w tabeli Pracownicy a polem IDPracownika w tabeli WarunkiZatrudnienia. Pole IDPracownika zostało specjalnie stworzone na użytek relacji łączącej obie tabele.
Definiowanie relacji Po zdefiniowaniu relacji, na schemacie pojawia się linia łącząca wybrane pola obu tabel. Program automatycznie określa rodzaj relacji, jeden do wielu lub jeden do jednego. W prosty sposób można również utworzyć relację przy pomocy myszy. Umieszczamy wskaźnik myszy na polu będącym kluczem głównym w tabeli, podstawowej przyciskamy lewy przycisk i trzymając go przesuwamy do pola w drugiej tabeli według którego tabele będą łączone.
Wprowadzanie, edycja, wyszukiwanie, filtrowanie danych Zapisuje dane Włącza/wyłącza tryb edycji danych w tabeli Wycina zaznaczone dane z tabeli i kopiuje do schowka. Kopiuje zaznaczone dane do schowka. Wkleja dane ze schowka Cofa wprowadzone dane lub zmiany danych, ale tylko do momentu zapisania. Ikona Zapisz musi być aktywna. Otwiera okno Wyszukiwanie rekordów. Odświeża zawartość wyświetlonej tabeli. Otwiera okno Porządek sortowania, pozwalające wybrać sposób sortowania rekordów. Sortuje według zaznaczonego pola w porządku rosnącym. Sortuje według zaznaczonego pola w porządku malejącym. Uruchamia Autofiltr. Powoduje wyświetlenie wszystkich rekordów lub tylko spełniających kryteria filtrowania. Otwiera okno Filtr standardowy, gdzie określamy ustawienia filtrowania. Kasuje ustawienia filtrowania danych i wyświetla wszystkie rekordy tabeli. Włącza lub wyłącza eksplorator źródeł danych.
Tworzenie kwerendy za pomocą kreatora wybór pola W oknie Zadania przyciśnij Użyj kreatora aby utworzyć kwerendę... Otwiera się okno kreatora kwerendy. Z lewej strony ekranu przedstawiona jest lista kroków, które musisz wykonać w trakcie tworzenia kwerendy. 1. Wybierz pola które znajdą się w kwerendzie. Pola wybieramy z listy pól, przenosząc je przy pomocy strzałki z listy Dostępne pola do listy Pola w kwerendzie. Po dodaniu pól z jednej tabeli wybieramy następną i dodajemy pola do listy Pola w kwerendzie. Można ustalić też kolejność ułożenia pól w kwerendzie. Po podświetleniu nazwy pola przenosimy je w górę lub w dół przy pomocy strzałek umieszczonych z prawej strony listy Pola w kwerendzie.
Tworzenie kwerendy za pomocą kreatora sortowanie 2. Porządek sortowania - Wybieramy kolejność i sposób sortowania pól. W naszym przykładzie dane posortowane będą według pola Nazwisko. Jeśli będzie kilka osób posiadających takie samo nazwisko, w następnej kolejności będą oni sortowani według imienia.
Tworzenie kwerendy za pomocą kreatora warunki przeszukiwania 3. Warunki przeszukiwania Wybieramy pola i warunki jakie powinny być spełnione dla każdego z nich. Dodatkowo zaznaczamy, czy muszą być spełnione wszystkie warunki (zaznacz opcję Dopasuj do wszystkich poniższych), czy też wystarczy spełnienie tylko jednego z nich (zaznacz opcję Dopasuj do jednego z poniższych).
Tworzenie kwerendy za pomocą kreatora Szczegóły lub skrót 4. Szczegóły lub skrót Kwerenda szczegółowa wyświetla wszystkie rekordy spełniające warunki przeszukiwania. Kwerenda skrócona służy do wyświetlenia wyników funkcji agregujących, takich jak wartość średnia, maksymalna lub minimalna, czy też suma wartości. Możemy wygenerować zestawienie pokazujące np. maksymalne wynagrodzenie każdego z pracowników. Dwa następne kroki związane są z kwerendą skróconą. W przypadku wyboru kwerendy szczegółowej będą nieaktywne, przejdziesz od razu do etapu definiowania aliasów
Tworzenie kwerendy za pomocą kreatora kolejne kroki 5. Grupowanie (kwerenda skrócona) - W zależności od wyboru pola, którego wartości mają być agregowane program podpowiada, według których pól dane powinny być grupowane. 6. Warunki grupowania (kwerenda skrócona) Warunki grupowania wyznaczamy w podobny sposób jak warunki przeszukiwania. 7. Aliasy Możemy zmienić tu domyślne nagłówki kolumn. Początkowo proponowana jest nazwa pola tabeli. 8. Przegląd Nadajemy nazwę kwerendzie. Przyciśnięcie przycisku Zakończ zapisuje kwerendę i kończy działanie kreatora. Jeśli zaznaczyliśmy opcję Wyświetl kwerendę, zostanie wyświetlona lista rekordów spełniających kryteria przeszukiwania. Rekordów będzie jednak o wiele więcej, niż można tego oczekiwać. Przyczyną jest brak ustanowienia połączenia (relacji) między rekordami obu tabel. Relacje definiujemy po wejściu w tryb edycji kwerendy. Po określeniu relacji pomiędzy polem ID w tabeli Pracownicy i polem IDPracownika ilość rekordów będzie zgodna z oczekiwaniami.
Zadanie utwórz kwerendę Na potrzeby naszej bazy danych Kadry proszę utworzyć teraz prostszą kwerendę, pozbawioną warunków przeszukiwania i sortowania. Kwerenda posłuży do połączenia w jednym miejscu danych o pracowniku z danymi zawierającymi warunki zawartych przez niego umów o pracę. Wybierz do kwerendy wszystkie pola tabel Pracownicy i WarunkiZatrudnienia. Po wygenerowaniu kwerendy, ręcznie ustaw relacje pomiędzy polem ID w tabeli Pracownicy i polem IDPracownika w tabeli WarunkiZatrudnienia. Nadaj kwerendzie nazwę Kwerenda_Pracownicy_umowy. Ponieważ w każdym wierszu tej kwerendy mamy informacje o pracowniku i zawartej z nim umowie, możesz użyć ją jako źródło danych w dokumencie. Na przykład po otwarciu szablonu z tekstem umowy o pracę możesz w odpowiednich miejscach dokumentu umieścić pola z danymi, które będą pobrane z kwerendy.
Ręczne tworzenie kwerendy W oknie Zadania przyciśnij Utwórz projekt kwerendy... Otwiera się okno edycji kwerendy oraz okienko z którego wybieramy tabele biorące udział w kwerendzie. W górnej części ekranu Projekt kwerendy znajdują się wybrane tabele wraz z widoczną listą pól. W tym trybie program automatycznie rozpoznaje zdefiniowane wcześniej relacje i pokazuje je w postaci linii łączącej pola dwóch tabel.
Wiersze opisujące pola kwerendy Pole Wybieramy pole tabeli, które umieszczone będzie w kwerendzie. Alias Nazwa kolumny, jaka zostanie wyświetlona w kwerendzie. Domyślnie wyświetlana jest nazwa pola tabeli (nazwa kolumny tabeli). Tabela Nazwa tabeli z której pochodzi pole. Sortowanie Wybieramy, czy dane będą sortowane wg tego pola. Jeśli wybierzemy w kilku kolumnach opcję sortowania, dane będą sortowane wg kolejności kolumn od lewej strony. Widoczny Zaznaczamy, czy po wygenerowaniu kwerendy kolumna na być widoczna, czy też nie. Funkcja Możemy wybrać funkcję agregującą. Kryterium Określamy, jakie warunki muszą spełnić dane by zostały wyświetlone. Możesz określić kilka warunków wprowadzając je w linijkach lub. Wybrane zostaną wszystkie dane spełniające chociaż jedno z wprowadzonych kryteriów. Jeśli w kwerendzie wystąpi kilka rekordów z takimi samymi wartościami, zaznaczenie tej opcji spowoduje wyświetlenie tylko jednego rekordu. Opcję można włączyć ikoną na pasku narzędziowym lub wskazując wskaźnikiem myszy puste pole w lewym dolnym rogu ekranu, prawym klawiszem uaktywnij menu kontekstowe. W menu możemy zaznaczyć lub odznaczyć tę opcję. Pola dodajemy do projektu kwerendy chwytając myszą nazwę pola w tabeli i przenosząc ją do kolumny tabelki poniżej. Można też w wierszu Pola wybrać z listy potrzebne pole tabeli.
Zadanie Za pomocą ręcznego edytora stworzyć kwerendę skróconą, która wyświetli sumę wynagrodzeń pracowników na stanowisku pracownik
Formularze Formularz ułatwia współpracę użytkownika z bazą danych jest jej interfejsem (najczęściej graficznym) Formularz można stworzyć od podstaw, ręcznie rozmieszczając pola do edycji danych i ich opisy lub użyć kreatora, który wykona te czynności. Po wskazaniu w oknie Baza Danych pozycji Formularze w oknie Zadania można wybrać jedno z dwóch dostępnych poleceń: Utwórz projekt formularza... - Pozwala na ręczne przygotowanie formularza. Użyj kreatora aby utworzyć formularz... - Program poprowadzi przez proces definiowania zawartości i parametrów formularza, generując na końcu gotowy formularz. Ponieważ formularz utworzony przy użyciu kreatora można potem dowolnie modyfikować, jest to mechanizm, który znacznie przyspieszy pracę tak początkującym jak i zaawansowanym użytkownikom programu.
Kreator formularza wybór pól 1. Wybór pól Wybierz tabelę lub kwerendę a z niej pola, które znajdą się na formularzu. Dodanie pola polega na przesunięciu jego nazwy z listy Dostępne pola do listy Pola formularza. Nazwy pól przenosimy między listami przy pomocy strzałek. Pojedyncza strzałka przenosi jedno pole, a podwójna wszystkie pola. Możesz tu również zmienić kolejność ułożenia pól na formularzu. Po podświetleniu nazwy pola przenosimy je w górę lub w dół przy pomocy strzałek umieszczonych z prawej strony listy Pola formularza.
Kreator formularzy - podformularze 2. Zdefiniuj podformularz Podformularz to formularz umieszczony w głównym formularzu, zawierający dane z innej tabeli lub kwerendy. Podformularz stosujemy, gdy np. jeden rekord z tabeli użytej w głównym formularzu jest powiązany z jednym lub wieloma rekordami innej tabeli. Jeśli chcemy dodać podformularz, należy zaznaczyć pole Dodaj podformularz. Tabele lub kwerendy użyte w formularzu i podformularzu muszą być ze sobą powiązane. Powiązanie może wynikać z utworzonej wcześniej relacji lub możesz ustalić je ręcznie. Jeśli program znajdzie możliwe do użycia relacje, wyświetli je w okienku po prawej stronie. Będziesz mógł wybrać jedną z nich. Jeśli nie korzystasz z relacji lub relacje nie zostały odnalezione, zaznacz pole Podformularz oparty o ręcznie wybrane pola. 3. Dodaj pola podformularza Wybierz tabelę a następnie pola, które będą dostępne w podformularzu. Pola wybieramy w ten sam sposób, jak w przypadku formularza nadrzędnego.
Kreator formularzy połączenie między formularzami 4. Wybierz połączenia między formularzami Wybierz nazwy pól, wg. których dane będą połączone. Połączone zostaną pola posiadające takie same wartości danych.
Kreator formularzy rozmieszczenie formantów 5. Rozmieść formanty Wybierz, w jaki sposób będą ułożone pola i etykiety na formularzu. Wyboru dokonujemy przez zaznaczenie kliknięciem myszy odpowiedniego obrazka ze schematem rozmieszczenia pól. Jeśli wybierzemy układ, w którym etykiety znajdują się po lewej stronie pola z danymi, możemy dodatkowo wybrać, czy etykieta z opisem pola będzie wyrównana do lewej, czy prawej strony.
Kreator formularzy ciąg dalszy 6. Wybierz tryb wprowadzania danych Zaznaczając odpowiednie pola możesz ograniczyć użytkownikowi dostęp i możliwość modyfikacji danych. 7. Zastosuj style Wybierz jeden ze zdefiniowanych stylów odpowiadających za wygląd formularza oraz rodzaj krawędzi pola do wprowadzania danych. 8. Określ nazwę Nadaj nazwę, pod jaką formularz będzie zapamiętany w programie. Zaznacz również, w jakim trybie formularz zostanie otwarty po zakończeniu pracy kreatora. Przyciśnięcie przycisku Zakończ tworzy nowy formularz i kończy pracę kreatora.
Zadanie utwórz formularz Przygotuj formularz do wprowadzania danych o pracownikach i zawartych z nimi umowach. Wybierz wszystkie pola tabeli Pracownicy. Będą one umieszczone w formularzu nadrzędnym. Dodaj podformularz, w którym zawarte będą pola tabeli WarunkiZatrudnienia. Ustaw sposób połączenia między formularzami. Pole IDPracownika z podformularza połącz z polem ID formularza nadrzędnego. Rozmieszczając formanty w formularzu wybierz układ podformularza jako arkusz danych. Nadaj nazwę Pracownicy.
Ręczna edycja formularza Podświetl przy pomocy myszy nazwę wybranego formularza i przyciśnij prawy klawisz myszy. Z menu kontekstowego wybierz Edytuj. Otwiera się projekt formularza, w którym możemy dokonywać zmian. Zmiana położenia pól formularza Pola formularza zachowują się podobnie do obiektów graficznych. Możesz je przesuwać, kotwiczyć, zmieniać ich rozmiar. Kiedy klikniesz na polu formularza, pojawią się tzw. zaczepy. Chwytając zaczepy zmienisz rozmiar pola lub przesuniesz je w inne miejsce. Zwróć uwagę, że etykieta z opisem pola jest z nim na stałe połączona. Jest to efekt grupowania pól w jeden obiekt. Grupowanie, rozgrupowanie pól Kilka pól możemy połączyć na stałe w jedną grupę, którą na przykład możemy przesuwać w projekcie formularza. Z grupowaniem mamy do czynienia po utworzeniu formularza przy pomocy kreatora. Etykieta z opisem pola jest zgrupowana z polem danych. Jeśli chcemy połączyć kilka sąsiadujących pól w jedną grupę, trzeba zaznaczyć jedno z nich po czym przy pomocy myszy zaznaczyć wybraną grupę pól. Pola zostaną zgrupowane w jeden obiekt. Jeśli chcemy zaznaczyć jedno pole z grupy, musimy wskazać je mając wciśnięty klawisz [Ctrl]. Zmiana parametrów i właściwości pola Po zaznaczeniu wybranego formantu, prawym klawiszem myszy otwieramy menu kontekstowe. Po wybraniu opcji Formant... otwiera się okno Właściwości, gdzie możesz zmienić parametry formantu. Parametry zgrupowane są w trzech zakładkach. Ogólne Definiujesz tu głównie właściwości dotyczące formatowania pola. Dane Wybierasz dane, które będą obsługiwane przez pole formularza. Wydarzenia Możesz tu przypisać makra, które będą uruchamiane w zależności od wystąpienia zdarzenia.
Pasek projektu formularza Zaznaczanie obiektów Włączenie/Wyłączenie trybu edycji Właściwości formantu Opcje formularza Nawigator formularza Wybór pola tabeli Kolejność przechodzenia między polami przy użyciu klawisza [Tab] Otwiera formularz w trybie projektu Uaktywnia lub dezaktywuje Autofokus Otwiera okno ustawień pozycji i rozmiaru zaznaczonego formantu lub grupy formantów Lista z opcjami kotwiczenia Pozwala zmienić sposób wyrównywania obiektów Siatka widoczna lub nie Obiekty mogą być przesuwane tylko między punktami siatki Wyświetlanie prowadnic podczas przesuwania obiektów
Pasek formantów Umożliwia zaznaczanie obiektów Włącza/Wyłącza tryb edycji Właściwości formantu Opcje formularza Pole wyboru Tak/Nie Pole tekstowe Pole formatowane Przycisk Przycisk opcji Pole listy Pole kombi Pole etykiety - wyświetla wprowadzony tekst Otwiera pasek narzędzi z dodatkowymi formantami Otwiera pasek narzędzi Projekt formularza Określa, czy po dodaniu nowego formatu zostanie uruchomiony kreator
Tworzenie raportów Program OpenOffice.org Base posiada wbudowany generator raportów, umożliwiający wydruk zestawień zawierających informacje z bazy danych. Raporty możesz tworzyć na podstawie danych, zawartych w tabeli lub w kwerendzie. Po zaznaczeniu elementu bazy danych Raporty w oknie Zadania, jest dostępna tylko jedna opcja: Użyj kreatora by utworzyć raport. Przyciśnięcie jej otwiera okno z listą czynności (kroków), które potrzebne są do wygenerowania raportu. Każdy krok zatwierdzamy przyciśnięciem przycisku Dalej. 1. Wybór pól Wybierz tabelę lub kwerendę a z niej pola, które znajdą się w raporcie. Dodanie pola polega na przesunięciu jego nazwy z listy Dostępne pola do listy Pola w raporcie. Nazwy pól przenosimy między listami przy pomocy strzałek. Pojedyncza strzałka przenosi jedną, a podwójna wszystkie nazwy. Możesz tu również zmienić kolejność ułożenia kolumn w raporcie. Po podświetleniu nazwy pola, przenosimy ją w górę lub w dół przy pomocy strzałek umieszczonych z prawej strony listy Pola w raporcie. 2. Nazywanie pól Dla każdego pola możemy wprowadzić nazwę, która będzie widoczna na wydruku. Domyślnie nadawana jest nazwa pola w tabeli lub kwerendzie. 3. Grupowanie Dane w raporcie można pogrupować według jednego lub kilku pól. Pola według których chcemy pogrupować dane przenosimy do listy Grupowania. 4. Opcje sortowania Określają sposób sortowania danych. Należy wybrać pola i sposób sortowania dla każdego z nich.
Tworzenie raportów - c.d. 5. Wybierz wygląd Wybierz jeden ze zdefiniowanych formatów graficznych raportu. Zaznacz również, czy raport będzie ułożony na stronie pionowo, czy poziomo. Ponieważ raport generowany jest jako plik OpenOffice.org Writer, możemy później zmodyfikować jego wygląd. 6. Utwórz raport W ostatnim kroku nadaj nazwę, pod którą będzie on widoczny na liście. S Są do wyboru dwa rodzaje raportów. Raport statyczny Dane pobrane do raportu są zapamiętywane i nie ulegają już zmianie. Zmiany w bazie danych nie wpływają na zawartość raportu. Raport dynamiczny Za każdym razem kiedy otwieramy raport, pobierane są do niego aktualne dane z bazy danych. Zaznacz również, czy po utworzeniu raportu od razu zostanie on wygenerowany i wyświetlony, czy też chcesz dokonać w nim jeszcze poprawek. Wygląd raportu można zmienić również później. Należy wskazać przy pomocy myszy nazwę raportu, prawym klawiszem myszy otworzyć menu kontekstowe i wybrać opcję Edytuj. W trybie edycji można uzupełnić dane w nagłówku lub zmienić szerokości kolumn.
Ostatnie słowo... OpenOffice.org Base jest dosyć nowym modułem pakietu i jeszcze nie do końca dopracowanym. Na pewno oferuje mniej niż jego konkurent MS Access. Pocieszające jest to, że jest w ciągłym rozwoju i wkrótce będzie dorównywał swemu komercyjnemu odpowiednikowi.