Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 373/2015 Rektora PB REGULAMIN ORGANIZACJI WYMIANY MIĘDZYNARODOWEJ W RAMACH PROGRAMU ERASMUS+ W POLITECHNICE BIAŁOSTOCKIEJ 1 Informacje ogólne 1. Erasmus+ to unijny program w dziedzinie kształcenia, szkoleń, młodzieży i sportu na lata 2014-2020. 2. Wszystkie informacje dotyczące udziału w programie Erasmus+ są dostępne w Biurze ds. Współpracy Międzynarodowej PB oraz na stronach www.erasmusplus.org.pl i http://erasmus.pb.edu.pl. 3. Przygotowaniem umów bilateralnych, ustaleniami dotyczącymi ich realizacji oraz monitorowaniem i koordynowaniem międzynarodowej wymiany dydaktycznej studentów i pracowników Uczelni zajmuje się Biuro ds. Współpracy Międzynarodowej, zwane w dalszej części Zasad - Biurem. 4. Dokumentację finansową dotyczącą wydatkowania środków w ramach programu Erasmus+ przechowuje Kwestura. 5. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o studencie, rozumie się przez to studenta studiów pierwszego stopnia, drugiego stopnia lub uczestnika studiów doktoranckich. 6. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o uczestniku, rozumie się przez to studenta studiów pierwszego stopnia, drugiego stopnia, uczestnika studiów doktoranckich oraz absolwenta PB (w przypadku praktyk Erasmus+). 7. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o pracowniku, rozumie się przez to pracownika PB zatrudnionego na podstawie stosunku pracy. 8. Przez Uczelnię rozumie się Politechnikę Białostocką. 9. Przez instytucję rozumie się uczelnię zagraniczną i inny podmiot przyjmujący osobę zakwalifikowaną na wyjazd. 10. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o Narodowej Agencji (zwanej dalej NA), rozumie się przez to instytucję, która jest odpowiedzialna za koordynację programu Erasmus+. W Polsce jej funkcję spełnia Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji. 11. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o stypendium, rozumie się przez to środki finansowe, które pozwolą na pokrycie dodatkowych kosztów związanych z wyjazdem i pobytem w instytucji. Nie musi ono pokrywać pełnych kosztów związanych z przygotowaniem i realizacją wyjazdu. 12. Za wyjazdy studentów i nauczycieli akademickich od strony merytorycznej odpowiedzialny jest Dziekan wydziału macierzystego, za pozostałych pracowników niebędących nauczycielami, ich bezpośredni przełożeni. 13. Rektor na wnioski dziekanów powołuje Wydziałowych Koordynatorów ds. programu Erasmus, zwanych dalej Koordynatorami. 14. Osoba kwalifikowana na wyjazd w programie Erasmus+ może posiadać obywatelstwo dowolnego kraju świata. O jej uprawnieniu do wyjazdu decyduje fakt przynależności do społeczności akademickiej uczelni (czyli powinna być uczestnikiem lub pracownikiem uczelni wysyłającej). Jeżeli osoba taka posiada obywatelstwo inne niż państwa członkowskiego UE lub EOG, powinna sprawdzić zasady odnoszące się do wjazdu na terytorium kraju przyjmującego w związku planowanym pobytem jako stypendysta programu Erasmus+. 15. Dofinansowanie z programu Erasmus+ przyznaje się w celu zrealizowania w instytucji części określonego programu studiów licencjackich/inżynierskich, magisterskich lub doktoranckich prowadzących do uzyskania dyplomu uczelni macierzystej (wysyłającej) lub w celu odbycia praktyki związanej z kierunkiem kształcenia uczestnika. 16. Praktyki mogą być praktykami obowiązkowymi lub nieobowiązkowymi (z punktu widzenia programu kształcenia), ale zawsze muszą gwarantować możliwość nabycia kompetencji związanych z kierunkiem kształcenia w uczelni macierzystej. 1
17. Wyjazd stypendialny w ramach programu Erasmus+ wymaga realizacji w uczelni przyjmującej studiów stacjonarnych (full time), a praktyki pracy w pełnym wymiarze godzin uzgodnionym z instytucją przyjmującą. 18. Liczbę punktów ECTS niezbędną do uzyskania podczas pobytu w instytucji przyjmującej określa uczelnia wysyłająca w porozumieniu z instytucją przyjmującą. 19. W przypadkach nieobjętych niniejszym regulaminem dotyczących wyjazdów pracowników PB, decyzje podejmuje Prorektor ds. Rozwoju i Współpracy. 20. W przypadkach nieobjętych niniejszym regulaminem dotyczących studentów, decyzję podejmuje Dziekan wydziału macierzystego studenta z zastrzeżeniem spraw będących w kompetencji innych organów. 2 Zasady rekrutacji studentów PB 1. W programie Erasmus+ możliwy jest wyjazd na studia i praktyki za granicę więcej niż jeden raz, na okres nieprzekraczający 12 miesięcy ( kapitał wyjazdowy ) oddzielnie na każdym cyklu studiów, niezależnie od typu i liczby okresów mobilności. 2. Wcześniejszy udział w ramach programu LLP Erasmus oraz Erasmus+ zostanie uwzględniony (pomniejszy kapitał wyjazdowy ) w przypadku studentów wyjeżdżających w ramach tego samego cyklu studiów z programu Erasmus+. 3. W programie mogą uczestniczyć studenci studiów stacjonarnych i niestacjonarnych. 4. Student studiów niestacjonarnych jest zobowiązany do uiszczenia czesnego w PB za okres studiów odbywany za granicą w ramach programu Erasmus+. Decyzje o zwolnieniach z części opłaty czesnego- na zasadach określonych uchwałą Senatu podejmuje Dziekan danego wydziału. 5. Osoba ubiegająca się o wyjazd na studia w ramach programu Erasmus+ musi spełniać następujące kryteria formalne: 1) zostać oficjalnie zarejestrowanym na kierunku studiów/studiach doktoranckich prowadzącym do otrzymania tytułu licencjata/inżyniera, magistra lub stopnia doktora w PB; 2) (w momencie wyjazdu) posiadać status studenta co najmniej drugiego roku studiów w przypadku studiów pierwszego stopnia; 3) w przypadku studiów drugiego i trzeciego stopnia student może wyjechać już w pierwszym semestrze; 4) w przypadku studiów doktoranckich o terminie wyjazdu decyduje kierownik studiów doktoranckich; 5) nie może być urlopowana (w trakcie wymiany) na kierunku, z którego kierowana jest na wymianę; 6) w momencie ubiegania się o wyjazd w ramach programu Erasmus+ posiadać minimalną średnią ocen 3,2 z dwóch ostatnich semestrów lub jednego semestru w przypadku studentów pierwszego roku studiów pierwszego stopnia, a przypadku studentów pierwszego semestru studiów drugiego stopnia z dwóch ostatnich semestrów studiów pierwszego stopnia; 7) posiadać znajomość języka obcego na poziomie co najmniej B1 potwierdzoną egzaminem językowym organizowanym przez Biuro, ważnym certyfikatem lub innym dokumentem uprawniającym do zwolnienia z egzaminu. Wykaz dokumentów potwierdzających znajomość języka obcego i uznawanych w procesie rekrutacji jest dostępny na stronie http://erasmus.pb.edu.pl; 8) przejść procedurę kwalifikacyjną przewidzianą na wydziale macierzystym (Dziekan może określić dodatkowe wymogi wobec kandydatów na okresowe studia zagraniczne jak: rozmowa kwalifikacyjna, projekt, inne); 9) w momencie wyjazdu na studia może mieć dług kredytowy nie większy niż 5 pkt. ECTS z całego okresu studiów, przy czym w każdym takim przypadku student powinien zwrócić się do dziekana swojego wydziału z prośbą o zgodę na wyjazd i uzyskać taką zgodę na piśmie; 10) na studencie w trakcie kwalifikowania na studia w programie Erasmus+ nie może ciążyć kara dyscyplinarna (zgodnie z Ustawą z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym). 2
6. Osoba ubiegająca się o wyjazd na praktyki w ramach programu Erasmus+ musi spełniać następujące kryteria formalne: 1) zostać zarejestrowanym na kierunku studiów prowadzącym do otrzymania tytułu licencjata/inżyniera, magistra lub stopnia doktora w PB; 2) nie może być urlopowana w czasie praktyk Erasmus+ na kierunku/dyscyplinie, z którego kierowana jest na wymianę; 3) uzyskać pisemną zgodę Dziekana/Koordynatora na wyjazd stypendialny w formie akceptacji Wniosku oraz programu praktyki (Learning Agreement for Traineeships); 4) na studencie w trakcie kwalifikowania na praktyki w programie Erasmus+ nie może ciążyć kara dyscyplinarna (zgodnie z Prawem o szkolnictwie wyższym, Ustawa z dn. 27 lipca 2005r.). 7. Na praktyki w programie Erasmus+ może wyjechać również absolwent PB. Kandydat musi zostać zrekrutowany (spełniając wszystkie kryteria z punktu 6) na wyjazd w trakcie ostatniego roku studiów i musi zrealizować i ukończyć praktyki w ciągu 12 miesięcy od ukończenia studiów (złożenia egzaminu dyplomowego). Okres mobilności absolwenta jest częścią kapitału wyjazdowego przypisanego do danego cyklu studiów. 8. Wyjazd na praktyki Erasmus+ może trwać 2 lub 3 miesiące. O możliwościach/warunkach przedłużenia okresu praktyk decyduje Biuro na wniosek uczestnika. 9. Harmonogram rekrutacji Biuro ogłasza w terminie do dnia 20 października na stronie http://erasmus.pb.edu.pl. Jest on również dostępny u Koordynatorów. 10. Wykaz uczelni zagranicznych dostępnych dla studentów poszczególnych wydziałów jest zamieszczony na stronie Biura http://erasmus.pb.edu.pl i jest na bieżąco aktualizowany. 11. Po ogłoszeniu rekrutacji student składa u Koordynatora dokument: Ankietę kandydata. 12. Rekrutację główną na studia w ramach programu Erasmus+ przeprowadza na wydziałach Komisja Kwalifikacyjna pod kierunkiem Koordynatora. W jej skład wchodzą Koordynator, Prodziekan ds. Studenckich i Dydaktyki oraz przedstawiciel studentów. 13. Sposób podziału miejsc przypadających na poszczególne wydziały na wyjazdy studentów w ramach programu Erasmus+ reguluje odrębne zarządzenie Rektora. 14. Studenci mogą wyjeżdżać na studia w ramach limitów miejsc przyznanych na dany wydział, określonych w umowach bilateralnych zawartych z uczelniami zagranicznymi. 15. Studenci PB, którzy wcześniej nie realizowali studiów za granicą w ramach programu LLP Erasmus i Erasmus+, mogą być traktowani przy rekrutacji priorytetowo. 16. Koordynator informuje kandydatów na wyjazd o kryteriach kwalifikacji i sposobie przekazania ich wyników. 17. Na podstawie listy rankingowej sporządzonej w oparciu o kryteria kwalifikacyjne z uwzględnieniem wybranych przez kandydatów uczelni zagranicznych, Koordynator podaje do wiadomości studentów informację o zakwalifikowaniu/niezakwalifikowaniu do danej instytucji zagranicznej. Od wyników postępowania kwalifikacyjnego studentowi przysługuje odwołanie do Dziekana wydziału w terminie 7 dni od ogłoszenia wyników przez Koordynatora. 18. W przypadku rezygnacji studentów z list podstawowych, zwalniane miejsca będą przyznawane studentom z list rezerwowych zgodnie z pozycją rankingową. 19. Koordynator sporządza protokół z przeprowadzonej rekrutacji studentów (według załączonego wzoru - Załącznik nr 1), który wraz z Ankietami kandydatów przekazuje do Biura. 20. Zmiana uczelni zagranicznej wskazanej w protokole wymaga akceptacji Koordynatora. 21. Rekrutacja dodatkowa odbywa się w przypadku zmian osób zakwalifikowanych w ramach rekrutacji głównej. Koordynator sporządza protokół z przeprowadzonej rekrutacji dodatkowej (według załączonego wzoru - Załącznik nr 2), który wraz z Ankietami kandydatów przekazuje do Biura. 22. Kandydat, który rezygnuje z wyjazdu, powinien pisemnie poinformować o tym fakcie właściwego koordynatora wydziałowego, Biuro ds. Współpracy Międzynarodowej (w formie elektronicznej) i uczelnię zagraniczną (w formie elektronicznej). 3
23. Politechnika Białostocka nie gwarantuje, że uczestnik zakwalifikowany przez wydział macierzysty na wymianę w ramach programu Erasmus+ uzyska aprobatę instytucji zagranicznej. Dlatego też przed poniesieniem kosztów związanych z organizacją transportu i zakwaterowania uczestnik powinien uzyskać oficjalne potwierdzenie przyjęcia z instytucji zagranicznej w postaci podpisanego dokumentu Learning Agreement for studies, before the mobility/ Learning Agreement for Traineeships, before the mobility. PB nie odpowiada za zmiany decyzji podjętych przez instytucje zagraniczne. 3 Zasady dofinansowania wyjazdów studentów PB 1. Uczestnik zakwalifikowany na wyjazd otrzymuje dofinansowanie w formie stypendium oraz dodatek socjalny na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie. 2. Stawki dofinansowania w programie Erasmus+ przy wyjazdach do poszczególnych grup krajów docelowych określa Narodowa Agencja, w oparciu o wytyczne Komisji Europejskiej, w porozumieniu z władzą krajową właściwą ds. szkolnictwa wyższego i opublikowane są one na stronach: http://erasmus.pb.edu.pl oraz www.erasmusplus.org.pl. 3. Możliwy jest wyjazd na studia/praktyki z dofinansowaniem zerowym (bez stypendium) lub z dofinansowaniem z funduszy UE połączony z dofinansowaniem zerowym. Przy czym wyjazd ten musi spełnić wszystkie kryteria programu Erasmus+. 4. Warunkiem niezbędnym do otrzymania dofinansowania jest podpisanie przez uczestnika i osobę reprezentującą PB Umowy finansowej, regulującej zobowiązania stron wymiany. Taką umowę podpisuje również uczestnik z dofinansowaniem zerowym. Podpisanie Umowy finansowej następuje po otrzymaniu przez Biuro podpisanego przez wszystkie strony Learning Agreement for studies, before the mobility/learning Agreement for Traineeships, before the mobility. 5. Uczestnik na okres finansowania nie może otrzymywać innego dofinansowania z funduszy Unii Europejskiej na pokrycie identycznych kosztów. 6. O ile nie jest naruszony punkt 5, dodatkowe wsparcie finansowe z innych źródeł przyznane w celu zrealizowania programu studiów/praktyk uzgodnionego w Learning Agreement jest dopuszczalne (np. kieszonkowe zaoferowane uczestnikowi przez organizację przyjmującą na praktyki). 7. Uczestnik otrzyma dofinansowanie na okres ustalony w podpisanej Umowie finansowej pomiędzy osobą reprezentującą PB, a uczestnikiem. Data rozpoczęcia okresu mobilności będzie pierwszym dniem, w jakim uczestnik musi być obecny w organizacji przyjmującej. Datą zakończenia będzie ostatni dzień, w jakim uczestnik musi być obecny w uczelni przyjmującej. 8. Wniosek o przedłużenie okresu pobytu powinien być zgłoszony do Biura nie później niż jeden miesiąc przed końcem okresu mobilności. Po podjęciu decyzji przez Biuro o przedłużeniu okresu mobilności, umowa finansowa wymaga aneksowania. 9. Studenci, którzy chcą kontynuować studia w uczelni zagranicznej w kolejnym semestrze muszą aplikować w wyznaczonym przez Biuro terminie i uzyskać zgodę Koordynatora. Przedłużenia studiów za granicą są możliwe wyłącznie w ramach jednego roku akademickiego. 10. W ramach jednego roku akademickiego student może wyjechać na studia tylko do jednej uczelni partnerskiej. 11. Kwota dofinansowania, liczba rat, oraz terminy wypłaty są regulowane w Umowie finansowej i w Aneksach do Umowy finansowej. 12. Wypłata pierwszej raty dofinansowania jest uwarunkowana otrzymaniem przez Biuro dokumentu Learning Agreement for Studies (z podpisami wszystkich stron). Wypłata ostatniej raty jest uwarunkowana spełnieniem wszystkich wymogów formalnych określonych w Umowie finansowej. 13. Ostateczna kwota za cały okres mobilności zostanie określona poprzez pomnożenie liczby dni/miesięcy uzgodnionych przed wyjazdem w Umowie finansowej przez mającą zastosowanie stawkę dzienną/miesięczną dla danego kraju przyjmującego. W przypadku niepełnych miesięcy, kwota 4
dofinansowania zostanie obliczona poprzez pomnożenie liczby dni w niepełnym miesiącu przez 1/30 tej kwoty. 14. Jeżeli potwierdzony okres pobytu w organizacji przyjmującej (w dokumencie określonym w Umowie finansowej) będzie krótszy niż ustalony w umowie finansowej lub aneksie wydłużającym okres dofinansowania, wysokość dofinansowania zostanie odpowiednio obniżona. Jeśli potwierdzony okres pobytu będzie dłuższy niż uzgodniony z Uczelnią okres dofinansowania, wysokość dofinansowania nie zmieni się, a dofinansowanie na okres przekraczający uzgodniony wcześniej w Umowie finansowej zostanie uznane za dofinansowanie zerowe. 15. Mobilność studentów niepełnosprawnych wyjeżdżających na studia i praktyki oraz mobilność studentów wyjeżdżających na studia i posiadających uprawnienia do stypendium socjalnego będzie finansowana z projektu w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER). Wypłata stypendium z ww. budżetu nastąpi w PLN. 16. W przypadku studentów wyjeżdżających na studia, osoba posiadająca uprawnienie do otrzymywania stypendium socjalnego będzie otrzymywała z budżetu przyznanego Uczelni dodatkowo 839 zł (dodatek socjalny) na każdy pełny miesiąc pierwotnie zaakceptowanego pobytu. Dla niepełnych miesięcy kwotę dodatku oblicza się proporcjonalnie do okresu pobytu. 17. Prawo do otrzymywania dodatku socjalnego przysługuje studentom pobierającym stypendium socjalne w Uczelni w roku akademickim poprzedzającym wyjazd. Wypłata dodatku socjalnego nie ma zastosowania przy wyjazdach studentów na praktyki. 18. Wypłata dodatku socjalnego oraz standardowego stypendium na koszty utrzymania studentom zakwalifikowanym do otrzymywania dodatku socjalnego następuje w PLN. 19. Wypłata standardowego stypendium na koszty utrzymania studentom bez dodatku socjalnego następuje w EUR. 20. Student deklaruje prawo do otrzymywania stypendium socjalnego z chwilą wnioskowania o wyjazd w formularzu Ankieta kandydata. 21. W celu udokumentowania prawa do otrzymywania stypendium socjalnego, zgodnie z regulacjami Uczelni, wykorzystane zostaną informacje, którymi dysponują Dziekanaty poszczególnych wydziałów. 22. Jeżeli student posiadający prawo do stypendium socjalnego decyduje się na wyjazd z dofinansowaniem zerowym, nie przysługuje mu wypłata dodatku socjalnego. 23. Jeżeli Uczelnia zezwala studentowi otrzymującemu dodatek socjalny na przedłużenie wyjazdu stypendialnego z otrzymywaniem dofinansowania (wsparcia indywidualnego), to ma obowiązek wypłacić także dodatek socjalny za przedłużony okres. 24. Studenci z orzeczonym stopniem niepełnosprawności, zakwalifikowani na wyjazd mogą ubiegać się o dodatkowe środki. Wnioski o dodatkowe fundusze należy składać do uczelnianego koordynatora programu Erasmus+. Każdy wniosek będzie rozpatrywany indywidualnie. Musi być on zaopiniowany przez Pełnomocnika ds. studentów niepełnosprawnych PB. 25. Zwrot dodatkowych kosztów poniesionych w związku z niepełnosprawnością, tam gdzie ma to zastosowanie, będzie opierać się na dokumentach dostarczonych przez uczestnika potwierdzających poniesienie dodatkowych kosztów na podstawie dowodów finansowych (zwrot za poniesione koszty rzeczywiste). Koszty powinny być dostosowane do realnych potrzeb związanych z typem niepełnosprawności i oszczędne. Szczegółowe informacje są dostępne na stronie www.erasmusplus.org.pl. 26. Wypłata dodatku z tytułu niepełnosprawności (rozliczenie według kosztów rzeczywistych) oraz standardowego stypendium na koszty utrzymania (ryczałt) zakwalifikowanym na wyjazd studentom niepełnosprawnym następuje w PLN. 27. Na czas wyjazdu w ramach programu Erasmus+ student PB zachowuje przysługujące mu prawa do korzystania z krajowych stypendiów nabytych przed wyjazdem z zastrzeżeniem punktu 6. 28. Dofinansowanie w ramach programu Erasmus+ lub jego część będzie podlegać zwrotowi, jeżeli uczestnik nie będzie przestrzegać warunków Umowy finansowej. Jednakże zwrot nie będzie wymagany, jeżeli 5
uczestnik nie mógł ukończyć planowanych działań za granicą z powodu działania siły wyższej. Takie przypadki wymagają pisemnego zgłoszenia przez Biuro i podlegają zatwierdzeniu przez NA. 29. Uczestnik programu Erasmus+ rozpoczynający mobilność od 1 stycznia 2015 r. i później przed rozpoczęciem i na koniec okresu mobilności, z wyjątkiem uczestnika dla którego dany język jest językiem ojczystym, zobowiązany jest wypełnić we wskazanym przez Uczelnię narzędziu on-line test biegłości językowej. Dotyczy to uczestnika, dla którego językiem wykładowym (studia)/roboczym (praktyki) jest jeden z języków obcych wymienionych na stronach internetowych: http://erasmus.pb.edu.pl i www.erasmusplus.org.pl. Uczestnik zobowiązany jest bezzwłocznie poinformować Biuro, jeśli nie jest w stanie wykonać testu on-line. 30. Uczestnik, któremu została przyznana licencja on-line na kurs językowy, będzie uczestniczyć w określonym kursie on-line w celu lepszego przygotowania się do wyjazdu w programie Erasmus+, przy czym będzie korzystać z licencji zgodnie z jej przeznaczeniem, w okresie pomiędzy dwoma testami biegłości językowej on-line. Uczestnik zobowiązany jest bezzwłocznie poinformować Biuro jeżeli nie jest w stanie uczestniczyć w kursie językowym on-line, na który otrzymał licencję. 31. Wypłata końcowej transzy dofinansowania nastąpi nie wcześniej niż uczestnik wypełni test biegłości językowej w narzędziu on-line wskazanym przez Biuro. 4 Zasady rozliczeń studentów PB 1. Studenci zakwalifikowani na studia Erasmus+ składają do Koordynatora dokumenty w postaci: Learning Agreement for studies, before the mobility, formularzy aplikacyjnych uczelni zagranicznej (np. organizacji zakwaterowania, określonych przez Uczelnię zagraniczną dotychczasowych zaliczeń z karty przebiegu studiów w formie ECTS Transcript of Records i potwierdzonego przez Koordynatora, listy polecające, inne). Terminy składania dokumentów na Wydziale ustala Koordynator w uzgodnieniu z Biurem. Niedostarczenie w terminie wymaganych dokumentów może spowodować przesunięcie studenta na listę rezerwową lub jego skreślenie z wykazu osób zakwalifikowanych. Decyzję podejmuje Koordynator. 2. Dziekan lub Koordynator akceptuje indywidualny dla każdego uczestnika program studiów Erasmus+ Learning Agreement for studies, before the mobility- LAS, bądź program praktyki Learning Agreement for Traineeships, before the mobility (zwanego dalej LAT). Powyższe dokumenty muszą zostać podpisane przez trzy strony: Politechnikę Białostocką, uczelnię/instytucję przyjmującą uczestnika. 3. Zmian w zawartym porozumieniu o programie studiów/praktyk dokonuje się każdorazowo w formie pisemnej za zgodą stron, nie później niż 30 dni od daty rozpoczęcia semestru (w przypadku studiów). W uzasadnionych przypadkach zmian w LAS można dokonać w terminie późniejszym za zgodą Koordynatora. 4. W celu dokonania zmian przedmiotów/programu praktyk, uczestnik wypełnia część LAS - During the mobility/lat - During the mobility (Changes to the original LA). Dokument musi zostać podpisany przez wszystkie trzy ww. strony. 5. Wydziały dołożą wszelkich starań, aby przy sporządzaniu LAS nie powstawały różnice między efektami kształcenia w uczelni wysyłającej i przyjmującej, które powodowałyby konieczność zaliczania dodatkowych przedmiotów w uczelni macierzystej po powrocie z wyjazdu. W przypadku, gdy różnic tych nie da się uniknąć, przedmioty do zrealizowania w uczelni macierzystej po powrocie z wyjazdu muszą być bezwzględnie określone przed wyjazdem studenta i ujęte w tej części LAS ( other specific requirements that the sending or the receiving institution need to introduce ). Termin i sposób uzupełnienia różnic po powrocie zostaje ustalony na piśmie w formie przyjętej przez dany wydział zgodnie z regulacjami uczelnianymi odnoszącymi się do toku studiów. 6. Wszystkie strony (uczelnia wysyłająca, instytucja przyjmująca oraz uczestnik) są zobowiązane do podpisania LAS/LAT przed rozpoczęciem okresu mobilności. 6
7. Dziekan jest zobowiązany do zaliczenia semestru na podstawie przedmiotów zaliczonych, uzgodnionych przed wyjazdem (LAS, before the mobility) lub w trakcie trwania wyjazdu na studia w programie Erasmus+ (LAS, during the mobility) oraz po zaliczeniu ew. różnic programowych. 8. W trakcie semestru student jest zobligowany do zrealizowania w uczelni przyjmującej modułów (przedmiotów) i uzyskania 30 punktów ECTS. Jeżeli LAS zakłada zrealizowanie przez studenta większej liczby punktów ECTS niż liczba wymagana do zaliczenia semestru, przed wyjazdem studenta na wydziale macierzystym zostanie uzgodniony sposób uznania punktów dodatkowych. 9. Student na 30 dni przed planowanym rozpoczęciem praktyki składa w Biurze komplet zaakceptowanych przez Dziekana/Koordynatora oryginałów dokumentów (z oryginalnymi podpisami wszystkich stron) tj. Wniosek oraz LAT. Na dokumencie LAT wymagany jest również podpis przedstawiciela przedsiębiorstwa/instytucji zagranicznej oraz uczestnika. 10. Dokumenty aplikacjyjne na wyjazd na praktyki są przyjmowane i realizowane wg kolejności zgłoszeń, do wyczerpania środków finansowych. 11. Student może wyjechać do uczelni lub instytucji pod warunkiem akceptacji jego kandydatury przez stronę przyjmującą. Odbywa się to na podstawie dokumentów wymaganych przez uczelnię/instytucję zagraniczną. Jeżeli dokumenty zostaną odrzucone przez uczelnię partnerską, student za zgodą Koordynatora ma prawo do skorzystania z innych dostępnych miejsc. 12. Studenta przebywającego na wymianie międzynarodowej w ramach programu Erasmus+ obowiązuje Regulamin studiów PB/Regulamin studiów doktoranckich PB. 13. Studenci przebywający na wymianie Erasmus+ mają gwarancję wyboru specjalności i realizację dyplomu w wybranej katedrze lub zakładzie zgodnie z przyjętymi kryteriami na wydziale macierzystym. 14. Student po powrocie z Uczelni zagranicznej jest zobowiązany do przetłumaczenia na język polski Transcript of Records oraz, w przypadku jeśli zrealizowany program różni się od Learning Agreement, również opisów zrealizowanych na wymianie przedmiotów wraz z osiągniętymi efektami kształcenia. 15. Przedmioty zrealizowane przez studenta w ramach programu Erasmus+ wraz z ocenami są zaliczane na podstawie: 1) dokumentu sporządzonego przez Uczelnię zagraniczną (tzw. Transcript of Records) zawierającego pełny wykaz przedmiotów i uzyskanych przez studenta ocen z zaliczeń i egzaminów; 2) tłumaczenia (przygotowanego przez studenta) na język polski ww. dokumentu, zaakceptowanego przez Koordynatora. 16. Zaliczenia okresu studiów dokonuje się przy zastosowaniu narzędzi systemu transferowania ECTS. Okres studiów zrealizowany w ramach programu Erasmus+ zostanie uznany przez uczelnię wysyłającą za równoważny z okresem studiów/praktyki w tej uczelni. 17. Student semestru dyplomowego zakwalifikowany na wyjazd, zobowiązany jest do uzyskania: 1) pisemnej zgody promotora w Politechnice Białostockiej na pisanie pracy na odległość i konsultowania jej drogą elektroniczną; 2) w uczelni partnerskiej właściwej liczby punktów dla danego poziomu kształcenia, tj. 15 ECTS za zrealizowanie programu zawartego w Learning Agreement w przypadku pisania pracy inżynierskiej/licencjackiej oraz 10 ECTS w przypadku pisania pracy magisterskiej. 18. W przypadku nieterminowego uzyskania Transcript of Records z uczelni zagranicznej, Dziekan może wyrazić zgodę na uczęszczanie na zajęcia na kolejnym semestrze. Rejestracja na ten semestr może nastąpić po dostarczeniu do Uczelni Transcript of Records. 19. Oceny w skali ECTS (lub innych, lokalnych) uzyskane za granicą są przeliczane według tabeli: 7
Ocena ECTS A B C D E Fx, F Ocena PB 5,0 4,5 4,0 3,5 3,0 2,0 Ocena słowna bardzo dobry dobry plus dobry dostateczny plus dostateczny niedostateczny passed= zaliczone (zal) wpisy zaliczenia przedmiotu bez oceny końcowej; w wykazie mogą dotyczyć najwyżej dwóch przedmiotów w semestrze i przypisuje im się maksymalnie ocenę D = 3,5, o ile nie jest to ustalone inaczej w Transcript of Records. 20. Nieuzyskanie ustalonej w LAS liczby punktów ECTS na uczelni zagranicznej wymaga decyzji władz wydziału macierzystego o warunkach kontynuowania studiów w PB. 21. Uczestnik, który zrealizował program praktyk zawodowych zobowiązany jest dostarczyć potwierdzenie (Traineeship Certificate) z instytucji, w której był zatrudniony. Minimalny okres praktyki wynosi 2 miesiące. Potwierdzony pobyt w instytucji zagranicznej wraz z uzupełnioną kartą praktyk jest podstawą zaliczenia jej jako integralnej części programu studiów i/lub wpisaniem do suplementu do dyplomu. 22. Wzory formularzy dotyczących wyjazdów studentów na studia/praktyki opublikowane są na stronie http://erasmus.pb.edu.pl. 5 Zasady rozliczeń studentów zagranicznych 1. Studenci zagraniczni aplikujący na studia w ramach programu Erasmus+ zobowiązani są do przesłania Learning Agreement for Studies z max. liczbą 36 punktów ECTS/sem., zawierający przedmioty wybrane w systemie ELAM (Erasmus Learning Agreement Manager) lub w wyjątkowych przypadkach, za zgodą Koordynatora, przedmioty z systemu USOS. Termin przesłania dokumentów do Biura upływa 15 lipca na semestr zimowy i 15 stycznia na semestr letni. 2. Oferta przedmiotów w systemie ELAM na kolejny rok akademicki, czyli wydziałowy program studiów z liczbą punktów ECTS oferowany dla studentów zagranicznych, jest zatwierdzany przez rady wydziałów i zamieszczany przez Koordynatorów w systemie ELAM do 15 kwietnia. Wszelkie zmiany w ofercie wymagają zgody rad wydziałów. 3. Studenci zagraniczni aplikujący na praktyki w ramach programu Erasmus+ na wybrany wydział Uczelni zobowiązani są do przesłania Learning Agreement for Traineeships. Aplikacje są rozpatrywane indywidualnie na wydziale. Praktykant nie posiada statusu studenta Politechniki Białostockiej. 4. O przyjęciu studenta na studia/praktyki decyduje Dziekan/Koordynator składając podpis na Learning Agreement for Studies /Learning Agreement for Traineeships. 5. Student przyjęty na studia może dokonywać zmian w wybranym programie przedmiotów w ciągu dwóch tygodni od daty rozpoczęcia zajęć dla studentów zagranicznych. W uzasadnionych przypadkach Koordynator, może zezwolić na wydłużenie tego terminu. 6. Przed końcem każdego semestru Koordynator przesyła do Biura wykaz ocen z prowadzonych na danym wydziale przedmiotów. 7. Biuro na podstawie ocen przesłanych przez Koordynatora wystawia studentowi Learning Agreement for Studies - Recognition Outcomes wraz z datami potwierdzającymi czas odbytych studiów w PB. Dokument jest podpisywany przez Dziekana/Koordynatora. 8. Praktykant otrzymuje Learning Agreement for Traineeships - Traineeship Certificate, potwierdzający odbytą praktykę, podpisany przez Dziekana/Koordynatora. 9. Zagranicznych studentów kwaterowanych w Domach Studenta PB obowiązują zasady zawarte w Regulaminie Mieszkańca Obcokrajowca Domu Studenta Politechniki Białostockiej. 8
6 Zasady realizacji mobilności pracowników Uczelni tj. nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych oraz wyjazdów pracowników w celach szkoleniowych 1. Wymiana międzynarodowa pracowników Uczelni realizowana jest w formie krótkich wyjazdów finansowanych ze środków programu Erasmus+ (działania: Staff Mobility for Teaching zwanych dalej Wyjazdy Dydaktyczne WD i Staff Mobility for Training zwanych dalej Wyjazdy Szkoleniowe WS. 2. Do kategorii WD zalicza się także przyjazdy pracowników zagranicznych przedsiębiorstw, którzy przyjeżdżają na zaproszenie uczelni w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych ze studentami uczelni zapraszającej. Przedsiębiorstwo zatrudniające pracownika przyjeżdżającego do polskiej uczelni w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych ze studentami musi być zarejestrowane w kraju uczestniczącym w programie Erasmus+. 3. Organizacją wymiany programowej i rozliczeniem wyjazdu pod względem merytorycznym zajmuje się Biuro. 4. Biuro ogłasza w terminie do dnia 20 października harmonogram rekrutacji na stronach www.pb.edu.pl. Jest on również dostępny w Biurze i u Koordynatorów. 5. Plan wyjazdów kadry dydaktycznej z poszczególnych Wydziałów w danym roku akademickim sporządza Koordynator na podstawie wniosków zgłoszonych przez nauczycieli akademickich zainteresowanych wyjazdem w terminie określonym przez harmonogram. Sposób rozdziału miejsc przypadających na poszczególne jednostki reguluje odrębne Zarządzenie Rektora. 6. Plan wyjazdów szkoleniowych pracowników PB w danym roku akademickim sporządza Biuro na podstawie wniosków zgłoszonych przez kierowników jednostek. Aplikacje pracowników są realizowane w kolejności zgłoszeń do wyczerpania środków finansowych. 7. Wymiana programowa kadry w celach dydaktyczno-szkoleniowych jest realizowana tylko i wyłącznie w ramach podpisanych przez Uczelnię umów bilateralnych zatwierdzonych przez NA, w formie wyjazdu, finansowanego na podstawie umowy zawieranej pomiędzy pracownikiem, a Uczelnią. Niniejszy wyjazd nie stanowi podróży służbowej. 8. Przy kwalifikowaniu na wyjazd uczelnia bierze pod uwagę: 1) kompetencje językowe; 2) doświadczenie zawodowe lub dydaktyczne, w szczególności prowadzenie zajęć ze studentami zagranicznymi. 3) co najmniej pozytywny wynik z ostatniej oceny parametrycznej. 9. Kandydatury osób prowadzących zajęcia/opiekunów praktyk studentów zagranicznych w ramach programu Erasmus+, ubiegających się po raz pierwszy o wyjazd, osób stanowiących młodszą kadrę dydaktyczną oraz wyjazdy Koordynatorów, pracowników Biura (przynajmniej jeden raz w roku) są traktowane priorytetowo. 10. Celem wyjazdu pracownika Uczelni jest prowadzenie zajęć dydaktycznych dla studentów uczelni partnerskiej wyjazd typu WD (nauczyciel akademicki) lub doskonalenie zawodowe poprzez udział w szkoleniu podnoszącym kwalifikacje związane z charakterem wykonywanej pracy w uczelni macierzystej wyjazd typu WS (pracownicy nie będący nauczycielami). 11. Przed wyjazdem pracownika do uczelni partnerskiej powinien być uzgodniony pomiędzy stronami plan zajęć tzw. Staff Mobility for Teaching Mobility Agreement, (określa zakładane cele nauczania, zawartość programu zajęć oraz oczekiwane rezultaty) lub Staff Mobility for Training Mobility Agreement, (określa zakładane cele i oczekiwane rezultaty realizowanego szkolenia). 12. Pobyt pracownika PB w uczelni partnerskiej musi być rozpoczęty i zakończony w okresie jednego roku akademickiego. 13. Preferowany czas pobytu w uczelni partnerskiej przy wyjeździe typu WD i WS to min. 2 dni robocze do max. 5 dni roboczych. Na te dni wypłacane jest dofinansowanie, liczone bez dodatkowych dni przeznaczonych na podróż. Dopuszcza się możliwość wyjazdu na okres dłuższy niż 7 dni (pobyt w uczelni i podróż), jedynie w sytuacji, gdy istnieją uzasadnione względy ekonomiczne (np. cena biletu lotniczego). Pracownik planujący 9
przedłużyć swój pobyt poza okres wynikający ze skierowania na wyjazd w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych w ramach programu Erasmus+, zobowiązany jest przed wyjazdem: 1) uzyskać urlop wypoczynkowy lub bezpłatny na czas pobytu prywatnego; 2) złożyć oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu. Podczas pobytu w uczelni partnerskiej nauczyciel akademicki jest zobowiązany do przeprowadzenia co najmniej 8 godzin zajęć dydaktycznych. Wyjazdy nauczycieli PB powinny być powiązanie z wymianą studentów (tzw. wizyta monitoringowa u studentów PB przebywających na studiach w uczelni partnerskiej). Wyjazd pracownika może się wiązać także z obecnością lub potwierdzoną intencją przyjazdu (aplikacja) studenta zagranicznego do PB w ramach wymiany. Pracownik w trakcie wyjazdu nie może brać udziału w konferencji naukowej. 14. Wniosek pracownika o wyjazd wraz z załączonym potwierdzeniem uzgodnień z uczelnią partnerską (Staff Mobility for Teaching/Staff Mobility for Training), akceptacją Dziekana, bezpośredniego przełożonego, koordynatora wydziałowego, jest kierowany do Prorektora ds. Rozwoju i Współpracy (nie później niż 30 dni przed planowaną datą wyjazdu), który ustosunkowuje się do niego niezwłocznie (nie później jednak niż w ciągu dwóch tygodni). 15. Wypłata pełnego stypendium może nastąpić tylko pod warunkiem podpisania umowy finansowej. Wypłacenie stypendium następuje w sposób uzgodniony pomiędzy stronami, a jego wysokość jest wyrażona w EUR. 16. Na podstawie złożonego wniosku wyjazdowego pracownicy mają zapewnione ubezpieczenie obejmujące koszty leczenia i następstwa nieszczęśliwych wypadków na czas podróży i pobytu w instytucji zagranicznej (okres ten nie obejmuje okresu pobytu prywatnego). Niezależnie, na zasadach ogólnych, pracownik powinien wystąpić do NFZ o Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ). Uczestnik może dodatkowo ubezpieczyć się od odpowiedzialności cywilnej na koszt własny. 17. Uczelnia pośredniczy wyłącznie w rezerwacji połączeń lotniczych. 18. Powyższe zasady dotyczą również pracowników wyjeżdżających bez stypendium. 19. Wzory formularzy dotyczących wyjazdów pracowników, o których mowa w niniejszym Regulaminie, opublikowane są na stronie www.erasmus.pb.edu.pl. 20. Nauczyciele akademiccy przyjeżdżający w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych na PB w ramach programu, otrzymują stypendium przeznaczone na pokrycie kosztów pobytu w PB z uczelni macierzystej (wysyłającej pracownika). 21. Pracownicy zagranicznych przedsiębiorstw zaproszonych w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych ze studentami otrzymują stypendium z PB w ramach środków WD przyznanych na realizację wyjazdów Erasmus+. 7 Zasady rozliczeń finansowych pracowników PB 1. Pracownik zakwalifikowany na wyjazd otrzymuje dofinansowanie zwane stypendium. Uczelnia może pokryć inne koszty związane z wyjazdem. 2. Stypendium w programie Erasmus+ przy wyjazdach do poszczególnych grup krajów docelowych określa NA, w oparciu o wytyczne Komisji Europejskiej, w porozumieniu z władzą krajową właściwą ds. szkolnictwa wyższego i opublikowane są na stronach: http://erasmus.pb.edu.pl oraz www.erasmusplus.org.pl. 3. Stypendium na koszty pobytu wypłacane będzie zgodnie z krajem docelowym (wg podziału na grupy ustalonego przez Komisję Europejską), wg stawek dziennych ustalonych dla Polski przez NA. 4. Biuro ds. Współpracy Międzynarodowej przyjmuje komplety dokumentów zgłoszonych do wyjazdu pracowników do ostatniego dnia roboczego miesiąca marca każdego roku. Po tym terminie, jeśli pozostaną środki na realizację wyjazdów, dokumenty osób zainteresowanych udziałem w Programie Erasmus+ będą realizowane wg kolejności zgłoszeń (niezależnie od podziału). 5. Ustala się trzy terminy wypłat stypendiów w danym miesiącu: 6. A) 1-szy roboczy dzień miesiąca 10
B) 10- ty dzień miesiąca\ C) 15-ty dzień miesiąca Stypendium przy wyjazdach zgłaszanych po tych terminach będzie wypłacane w następnym miesiącu. Związane jest to z prawidłowym odprowadzeniem podatku. 7. Po powrocie z instytucji partnerskiej pracownik PB zobowiązany jest do: - wypełnienia online Ankiety Stypendysty (po mailowym Wezwaniu przez serwer Komisji Europejskiej do złożenia raportu z wyjazdu w ramach Programu Erasmus+/Erasmus Participant Report Request, najpóźniej w terminie 30 dni od dnia otrzymania wezwania), - pisemnego zaświadczenia/certyfikatu (na papierze firmowym lub z pieczęcią uczelni przyjmującej wraz z podpisem osoby upoważnionej) o okresie pobytu w uczelni przyjmującej (tj.od 2 do 5 dni) i zrealizowaniu celu wyjazdu oraz w przypadku wyjazdu typu WD liczbie godzin przeprowadzonych zajęć dydaktycznych, zgodnych z formularzem Staff Mobility for Teaching. W przypadku wyjazdu typu WS zaświadczenie powinno zawierać informację o charakterze odbytego szkolenia. Okres pobytu potwierdzonego przez uczelnię musi być taki sam jak okres pobytu podany w formularzach Staff Mobility for Teaching czy Staff Mobility for Training oraz w umowie finansowej (tj. od 2 do 5 dni) - dokumentów podróży (bilety wszelkich środków lokomocji, ewidencję przebiegu pojazdu w przypadku podróży samochodem, kart pokładowych) - złożenia w Biurze pisemnej relacji z wizyty Pracownik zobowiązany jest do przedłożenia ww. dokumentów w terminie 7 dni od powrotu. 8 Opodatkowanie stypendiów Erasmus+ podatkiem dochodowym od osób fizycznych Otrzymywane przez pracowników stypendium w ramach Programu Erasmus+ będzie zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych w wysokości stanowiącej równowartość diety z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, za każdy dzień w którym było wypłacone stypendium. W związku z powyższym zaliczka na podatek dochodowy od wypłaconych stypendiów będzie potrącana z listy płac przy najbliższej wypłacie wynagrodzenia. Przykład 5-dniowy wyjazd do Hiszpanii: -Pracownik otrzymuje stypendium w wysokości 500 EUR. -Równowartość diet z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju wynosi: 5 x 50 EUR = 250 EUR -Stypendium zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych: 250 EUR - Stypendium opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych wg zasad ogólnych (skali podatkowej) wynosi 250 EUR tj. 1032,50 PLN (250 EUR x 4,13) wg kursu z dnia poprzedzającego dzień wypłaty) - Należny podatek zostaje potrącony z listy płac przy najbliższej wypłacie wynagrodzenia. 11
Załącznik nr 1 do Regulaminu organizacji wymiany międzynarodowej w ramach programu ERASMUS+ w PB Białystok,.. Protokół z posiedzenia Wydziałowej Komisji Kwalifikacyjnej Wydziału.. PB odbywającego się w dniu Rekrutacja główna na studia w ramach Programu ERASMUS+ na semestr. roku akademickiego. 1. Kryteria kwalifikacyjne: - średnia ocen - wynik z egzaminu językowego/zwolnienia - 2. Wykaz osób dopuszczonych do postępowania kwalifikacyjnego, które złożyły wymagane dokumenty i brały udział w postępowaniu kwalifikacyjnym: Lp. Nazwisko Imię Rok studiów Semestr Stopień studiów Kierunek 1 2 3. Wykaz osób zakwalifikowanych na listę główną: Lp. Nazwisko Imię Kierunek 1 2 Uczelnia zagraniczna Pozycja na liście rankingowej (od najwyższej pozycji rankingowej) Finansowanie: PO WER (PLN) czy ERASMUS+ (EUR) UWAGI nowy wyjazd czy przedłużenie pobytu 4. Wykaz osób zakwalifikowanych na listę rezerwową: Lp. Nazwisko Imię Kierunek 1 2 Uczelnia zagraniczna Pozycja na liście rankingowej (od najwyższej pozycji rankingowej) Finansowanie: PO WER (PLN) czy ERASMUS+ (EUR) UWAGI nowy wyjazd czy przedłużenie pobytu 5. Zasady przechodzenia z listy rezerwowej na listę główną /jeśli dotyczy/. 6. Wyniki rekrutacji zostaną przekazane studentom drogą. (np. elektroniczną). Imiona, nazwiska, podpisy członków komisji kwalifikacyjnej : /Koordynator, Prodziekan ds. Studenckich i Dydaktyki, przedstawiciel studentów/ 12
Załącznik nr 2 do Regulaminu organizacji wymiany międzynarodowej w ramach programu ERASMUS+ w PB Białystok,.. Protokół z posiedzenia Wydziałowej Komisji Kwalifikacyjnej Wydziału.. PB odbywającego się w dniu Rekrutacja dodatkowa na studia w ramach Programu ERASMUS+ na semestr. roku akademickiego. 1. Kryteria kwalifikacyjne: - średnia ocen - wynik z egzaminu językowego/zwolnienia - 2. Uzasadnienie przeprowadzenia dodatkowej rekrutacji: - - 3. Wykaz osób zakwalifikowanych na listę główną: Lp. Nazwisko Imię Kierunek Uczelnia zagraniczna Pozycja na liście rankingowej (od najwyższej pozycji rankingowej) Finansowanie: PO WER (PLN) czy ERASMUS+ (EUR) UWAGI nowy wyjazd czy przedłużenie pobytu 1 2 4. Wyniki rekrutacji zostaną przekazane studentom drogą. (np. elektroniczną). Imiona, nazwiska, podpisy członków komisji kwalifikacyjnej : /Koordynator, Prodziekan ds. Studenckich i Dydaktyki, przedstawiciel studentów/ 13
Załącznik nr 3 do Regulaminu organizacji wymiany międzynarodowej w ramach programu Erasmus+ w PB (imię i nazwisko pracownika). (jednostka organizacyjna, nr telefonu) OŚWIADCZENIE W związku z wyjazdem zagranicznym w ramach programu Erasmus+ w dniach od.. do, obejmującym także pobyt o charakterze prywatnym w dniach od..do przyjmuję odpowiedzialność za zdarzenia losowe i wynikłe stąd szkody mogące mieć miejsce w czasie pobytu o charakterze prywatnym oraz zrzekam się wszelkich roszczeń wobec Politechniki Białostockiej z tym związanych. Białystok, dnia... (podpis Pracownika) 14