Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Projekt pn. Program rozwoju Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy UMOWA Nr: UDA-POKL.04.01.01-00-157/11-00 Załącznik nr 7 do SIWZ:.. projekt Umowy DOSTAWA I WDROŻENIE Z DEDYKOWANYMI SZKOLENIAMI SYSTEMU ERP WRAZ Z ELEKTRONICZNYM SYSTEMEM OBIEGU DOKUMENTÓW W OBSZARZE ZINTEGROWANEGO INFORMATYCZNEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA UNIWERSYTETEM KAZIMIERZA WIELKIEGO W RAMACH REALIZACJI PROJEKTU PROGRAM ROZWOJU UNIWERSYTETU KAZIMIERZA WIELKIEGO W BYDGOSZCZY UMOWA nr:, w sprawie nr rej.:.. Zawarta dnia.../... /2013 r. (dzień/miesiąc/rok) w Bydgoszczy pomiędzy: Uniwersytetem Kazimierza Wielkiego, 85-064 Bydgoszcz ul. J. K. Chodkiewicza 30, NIP: 554-264-75-68 reprezentowanym przez:.... zwanym dalej Zamawiającym, a:.... reprezentowanym przez:.. wpisanym do Krajowego Rejestru Sądowego... zwanym dalej Wykonawcą. 1

W treści Umowy Zamawiający i Wykonawca mogą być nazywani Stroną lub Stronami Umowa została zawarta w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego udzielonego w trybie przetargu nieograniczonego:, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r., nr 113, poz. 759 ze zm.). 2

1 Zakres głównych definicji oraz powtarzalnych pojęć Zakres głównych definicji oraz powtarzalnych pojęć obejmujących treść Umowy oraz jej Załączniki: Analiza Przedwdrożeniowa Awaria Błąd Czas Naprawy Realizowany Przez Wykonawcę zespół kompleksowych czynności, polegających na przeprowadzeniu pełnej analizy (w tym analizy pod kątem procesów) środowiska technicznego i funkcjonalnego Wykonawcy w obszarze ZISZ. Ramy czasowe przeprowadzenia Analizy Przedwdrożeniowej określone są Harmonogramem Ramowym Umowy. W ramach Analizy Przedwdrożeniowej Wykonawca opracowuje ponadto następujące dokumenty: Harmonogram Szczegółowy Wdrożenia, Plan Wdrożenia, Dokument Analizy Przedwdrożeniowej wraz ze Scenariuszami Testowymi. Powyższy dokumenty zostaną przedstawione Przewodniczącemu Komitetu Sterującego, celem rozpoczęcia Procedury Odbioru. Wykryta wada (nieprawidłowa praca) ZISZ spowodowana jego błędem, uniemożliwiająca Zamawiającemu tymczasowe lub trwałe korzystanie z ZISZ w zakresie funkcji niezbędnych do prowadzenia bieżącej działalności. System w skutek awarii osiąga stan systemu nieprodukcyjnego. Zakłócenie pracy ZISZ, spowodowane niedziałaniem lub nienależytym działaniem ZISZ, w szczególności polegające na ograniczeniu realizacji lub uciążliwości w realizacji jednej z funkcji systemu ZISZ. Czas liczony od momentu przekazania zgłoszenia o nieprawidłowym działaniu systemu do czasu zamknięcia 3

Czas Reakcji Dni Robocze Dokument Analizy Przedwdrożeniowej Dokument Inicjujący Projekt (DIP) zgłoszenia w skutek wykonania naprawy przez Wykonawcę lub Podwykonawców i przywrócenia systemu do pracy produkcyjnej (właściwej). Zatem poprzez dokonanie naprawy Zamawiający rozumie usunięcie wszelkich Wad uniemożliwiających korzystanie z ZISZ. Czas liczony od momentu przekazania zgłoszenia Wykonawcy (lub Podwykonawcom) o nieprawidłowym działaniu systemu do momentu podjęcia przez Wykonawcę (lub Podwykonawców) działań zmierzających jasno do usunięcia zaistniałej sytuacji (wyeliminowania Wady). Dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Dokument powstały w ramach Analizy Przedwdrożeniowej (w tym audytu środowiska Zamawiającego) zawierający szczegółowy opis procesów Zamawiającego w obszarze wdrażanego w przez Wykonawcę rozwiązania. Dokument zawiera również model integracji ze wszystkimi systemami przewidzianymi w projekcie m.in.: ERP, ESOD i USOS. Dokument ten podlega Procedurze Odbioru przez Komitet Sterujący. Dokument przygotowuje Wykonawca. Dokument zostaje przedstawiony na pierwszym Posiedzeniu Komitetu Sterującego przez Wykonawcę, z uwzględnieniem Planu Komunikacyjnego i Strategii Zarządzania Ryzykiem, które dostarcza Zamawiający. Dokument Inicjujący Projekt zawiera ogólny zarys i koncepcję na realizację przedsięwzięcia od strony technicznej i funkcjonalnej oraz wstępny plan wdrożenia z uwzględnieniem podstawowych Produktów i Planu Komunikacyjnego. Dokument Inicjujący Projekt musi 4

Dokument Odbioru Etapu (Protokół Odbioru) Dokument Odbioru Końcowego (Protokół Odbioru Końcowego) Dokumentacja Powykonawcza zawierać się w ramach obowiązujących Wykonawcę wszystkich dotychczasowych dokumentów, w tym SIWZ i Umowy. Dokument Inicjujący Projekt zostaje uzgodniony przez obie strony, z uwzględnieniem wszelkich uwag. Dokument ten stanowi również szkielet Harmonogramu Szczegółowego Wdrożenia. Dokument ten staje się zbiorem bazowych wytycznych dla dalszych prac realizowanych w Projekcie. DIP nie wymaga zmian podczas realizacji Projektu (z wyłączeniem zmian w strukturze załącznika: Plan Komunikacyjny). Dokument ten podlega Procedurze Odbioru przez Komitet Sterujący. Dokument przygotowuje Wykonawca. Dokument przedłożony przez Wykonawcę, do akceptacji w głosowaniu przez Komitet Sterujący, stwierdzający odbiór Etapu (lub jego części) zgodnie z Harmonogramem Ramowym Umowy. Procedura akceptacji Dokumentu Odbioru Etapu inicjuje Procedurę Odbioru. Dokument przygotowuje Wykonawca. Przewidziano trzy Dokumenty Odbioru Etapu (po zakończeniu Etapu I, II oraz III), które zostały ujęte w Harmonogramie Ramowym Umowy. Pojedynczy dokument przygotowany i przedłożony przez Wykonawcę, zaakceptowany w głosowaniu przez Komitet Sterujący, zatwierdzający zakończenie procesu Odbioru Końcowego. Warunkiem koniecznym do akceptacji przez Komitet Sterujący jest zakończenie Odbiorów Etapów wszystkich Etapów. Procedura akceptacji Dokumentu Odbioru Końcowego inicjuje Procedurę Odbioru. Dokumentacja Powykonawcza (uwzględniająca moment startu Pełnej Produkcyjnej Pracy Systemu) zawierająca szczegółowe 5

Dokumentacja Wdrożenia Dokumentacja Zarządcza informacje techniczne na temat ZISZ rozszerzeń funkcjonalnych, interfejsów, formularzy, raportów, w tym pozwalające na identyfikację stworzonych lub zmienionych obiektów, ich modyfikacje i rozszerzenia w związku z nowymi wymaganiami funkcjonalnymi, a ponadto dokumentacja konfiguracji ZISZ. Dokumentacja Powykonawcza, podlega Procedurze Odbioru, dokonywanej przez Komitet Sterujący. Dokument przygotowuje Wykonawca. Dokumentacja Powykonawcza jest szczególną formą Dokumentacji Projektowej, która pozwala na poprawną realizację procesu Gwarancji. Pełna dokumentacja przygotowywana przez Wykonawcę, powstała w wyniku realizacji działań wdrożeniowych w obszarze ZISZ. Dokumentacja Wdrożenia zawiera jasno opisany przebieg wszystkich Etapów wdrożenia, w oparciu o Harmonogram Ramowy Umowy. Dokumentacja Wdrożenia podlega Procedurze Odbioru, realizowanej przez Komitet Sterujący. Komitet Sterujący może podjąć decyzję o częściowym odbiorze Dokumentacji Wdrożenia (w ramach Etapów Harmonogramu Ramowego Umowy). Dokument przygotowuje Wykonawca. Dokumentacja powstająca w trakcie realizacji Wdrożenia związana z zarządzaniem Projektem obejmująca m.in. Dokument Inicjujący Projekt, notatki ze spotkań, protokoły przekazania i odbioru. Dokumentacja Zarządcza celem odbioru podlega Procedurze Odbioru, realizowanej przez Komitet Sterujący. Fazy odbioru dokumentacji Zarządczej określi Komitet Sterujący w oparciu o Harmonogram Ramowy Umowy oraz Harmonogram Szczegółowy Wdrożenia. 6

Dokumenty Wytworzone w Projekcie (Dokumentacja Projektowa) ESOD (Elektroniczny System Obiegu Dokumentów) Etap Główny Dostawca Główny Użytkownik Godziny Robocze Gwarancja (indywidualne podejście do rozwiązywania problemów w obszarze wdrażanego systemu ERP oraz ESOD) Wszystkie dokumenty jakie będą wytwarzane w projekcie, zdefiniowane w zapisach niniejszej Umowy oraz dokumenty, których wytworzenie zlecił Komitet Sterujący. Dokumenty przedkładane są Komitetowi Sterującemu, celem uruchomienia procedury Odbioru. Dla wszelkich faktur wystawianych przez Zamawiającego Wykonawcy określono inną ścieżkę przepływu. Elektroniczny System Obiegu Dokumentów rozwiązanie wdrażane równolegle w ramach ZISZ w Projekcie PO KL UDA-POKL.04.01.01-00-157 / 11, pn. Program Rozwoju Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego. Wyodrębniona część Harmonogramu Ramowego Umowy, obejmująca wykonanie określonych prac. Etapy podlegają Procedurze Odbioru. Członek Komitetu Sterującego (przedstawiciel Wykonawcy), reprezentujący interesy Wykonawcy. Członek Komitetu Sterującego (przedstawiciele Zamawiającego), odpowiedzialny za całość oczekiwanych wyników Projektu oraz monitorujący czy rozwiązanie będzie spełniało potrzeby zdefiniowane przez Projekt. Godziny pracy Zamawiającego 7.15 15.15 w Dni Robocze. Dedykowane wsparcie świadczone przez Wykonawcę (lub autoryzowanych partnerów Wykonawcy) polegające na asystowaniu i bieżącym wsparciu Zamawiającego w okresie pierwszych dwóch lat od daty uruchomienia Pełnej Produkcyjnej Pracy Systemu. Gwarancja realizowana będzie 7

Harmonogram Ramowy Umowy Harmonogram Szczegółowy Wdrożenia poprzez telefoniczne (z dopuszczeniem faksu), elektroniczne (e-mail, komunikatory internetowe) oraz osobiste konsultacje. W ramach Gwarancji zapewniony musi być dostęp do wszelkich aktualizacji i poprawek wdrożonego ZISZ (ERP i ESOD) oraz prawo do korzystania z nich. Gwarancja nie obejmuje bezpośredniego wspierania (tzw. help-desk ) przez Wykonawcę (lub autoryzowanych partnerów Wykonawcy) użytkowników końcowych systemów ERP oraz ESOD Zamawiającego. W ramach Gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do usuwania Wad; Awarii, Błędów oraz Usterek. Dokument określający ramowe terminy wykonania poszczególnych Etapów (tzw. kamienie milowe ) oraz zawierający harmonogram płatności, stanowiący Załącznik nr 4 do Umowy sporządzony przez Zamawiającego. Dokument określający szczegółowe terminy realizacji prac i opisy Produktów. Opracowany przez Wykonawcę w ramach Analizy Przedwdrożeniowej w oparciu o Umowę (w tym Harmonogram Ramowy Umowy) i SIWZ. Harmonogram Szczegółowy Wdrożenia podlega Procedurze Odbioru, dokonywanej przez Komitet Sterujący. Harmonogram Szczegółowy Wdrożenia może podlegać korektom na podstawie uchwał Komitetu Sterującego (w Procedurze Odbioru). Dokument przygotowuje Wykonawca. Harmonogram Szczegółowy Wdrożenia nie może zmieniać zapisów dotyczących wszelkich płatności oraz terminów, zawartych w Harmonogramie Ramowym Umowy. Harmonogram Ramowy Umowy jest dokumentem nadrzędnym w stosunku do Harmonogramu Szczegółowego Wdrożenia. Harmonogram Szczegółowy Wdrożenia może 8

Informacje Poufne Zamawiającego Komitet Sterujący LDAP Majątkowe Prawa Autorskie zawierać istotne działania, które nie zostały ujęte w ramach Harmonogramu Ramowego Umowy. Informacje lub materiały odnoszące się do Zamawiającego lub jego pracowników, które znalazły się w posiadaniu Wykonawcy w związku z zawarciem i wykonaniem Umowy. Informacjami Poufnymi Zamawiającego są w szczególności: dane finansowe, informacje organizacyjne, informacje lub dane osobowe, które mogą być uznane za poufne lub są oznaczone przez Zamawiającego, jako informacje poufne. Informacjami Poufnymi Zamawiającego są w szczególności informacje chronione na podstawie ustawy z dn. 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. nr 133 poz. 883 ze zm.). Organ nadrzędny, powołany przez Zamawiającego, w celu koordynacji i monitoringu wszelkich prac prowadzonych w obszarze wdrożenia (Projektu) nowego systemu zarządzania technologiami informacyjnymi ZISZ; obszar wdrożenia systemów zarządzania Uczelnią oraz integracji tego systemu z Uniwersyteckim Systemem Obsługi Studiów - USOS. Szczegółowy zakres integracji zawierają Specyfikacje Istotnych Warunków Zamówienia. Komitet Sterujący posiada wyłącznie kompetencje w wyżej wykazanym obszarze wdrożenia z możliwością podejmowania wewnętrznych, obowiązujących przedstawicieli Wykonawcy i Zamawiającego Uchwał. (Lightweight Directory Access Protocol) baza danych użytkowników, której wytworzenie leży w zakresie obowiązków Zamawiającego przy współpracy z Wykonawcą. Oznaczają majątkowe prawa autorskie w rozumieniu ustawy 9

Menadżer wdrożenia (Wykonawca) Menadżer wdrożenia (Zamawiający) Naprawa Obejście ( hot fix ) z dnia 04.02.1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. nr 90, poz. 631 ze zm.). Przedstawiciel Wykonawcy, odpowiedzialny za zarządzanie i koordynację bieżących prac realizowanych przez zespół wdrożeniowy Wykonawcy. Menadżer wdrożenia odpowiada przed przewodniczącym Komitetu Sterującego. Przedstawia raporty oraz wybrane dokumenty zastępcy Przewodniczącego Komitetu Sterującego. Przedstawiciel Zamawiającego, odpowiedzialny za zarządzanie i koordynację bieżących prac realizowanych przez zespół wdrożeniowy Zamawiającego (zespół IT), Menadżer wdrożenia odpowiada przed Przewodniczącym Komitetu Sterującego. Przedstawia raporty oraz wybrane dokumenty zastępcy Przewodniczącego Komitetu Sterującego. Usunięcie Wady ZISZ poprzez dostarczenie i implementację przez Wykonawcę w środowisku systemowym Zamawiającego, Oprogramowania lub jego części wolnych od Wad, zapewniające poprawne funkcjonowanie ZISZ (ERP i ESOD) zgodnie z funkcjonalnością opisaną w Załączniku nr 1 do Umowy i Analizie Przedwdrożeniowej, z uwzględnieniem polityki producentów Oprogramowania Systemowego, jeżeli takowe nie jest wytwarzane przez Wykonawcę, która może być niezależna od polityki i działań Wykonawcy. Naprawą jest również modyfikacja przez Wykonawcę kodu oraz konfiguracji w obszarze ZISZ, w celu usunięcia Wady. Jest tymczasowym przywróceniem funkcjonalności ZISZ lub jego części, poprzez wyeliminowanie uciążliwości Wady, związanej z nieprawidłowym funkcjonowaniem tego systemu 10

Odbiór Etapu Odbiór Końcowy (ZISZ) Oferta i doprowadzenie do działania ZISZ lub jego części zgodnie z Umową. Obejście nie stanowi Naprawy, tj. usunięcia Wady. Proces potwierdzenia należytego wykonania Umowy, zgodnie z jej wszystkimi załącznikami i uchwałami Komitetu Sterującego w zakresie poszczególnych Etapów, z uwzględnieniem Harmonogramu Ramowego Umowy. Proces zakończony jest Dokumentem Odbioru Etapu. Proces musi zakończyć się w terminach realizacji Etapów, zgodnie z Harmonogramem Ramowym Umowy, z uwzględnieniem wszystkich zapisów Umowy. Proces polegający na przeprowadzeniu oceny działania całego ZISZ wdrożonego zgodnie z Umową (wykonania wszystkich jego Produktów i Etapów); ma na celu ostateczne potwierdzenie należytego wykonania ZISZ oraz wszelkich prac wdrożeniowych, prowadzonych w zakresie tego systemu. W procedurze Odbioru Końcowego przedkładana jest również wszelka dokumentacja, w tym pełna (finalna) dokumentacja związana z procesem zarządzania ryzykiem. Przeprowadzenie Odbioru Końcowego i akceptacja przez Komitet Sterujący wszelkiej dokumentacji związanej z tym procesem (łącznie z Dokumentem Odbioru) poprzedza bezpośrednio rozpoczęcie świadczenia przez Wykonawcę okresu Gwarancji. Proces Odbioru Końcowego zakończony jest Dokumentem Odbioru Końcowego. Proces realizowany jest po zakończeniu odbioru Etapu III, zgodnie z Harmonogramem Ramowym Umowy. Proces musi zakończyć się w terminie, z uwzględnieniem Wszystkich zapisów Umowy. Oferta złożona przez Wykonawcę wraz z wszystkimi załącznikami do Oferty, w postępowaniu przetargowym, 11

zgodnie z przepisami obowiązującej ustawy Prawo Zamówień Publicznych, wybrana przez Zamawiającego, stanowiąca Załącznik nr 2 do Umowy. W niniejszej Umowie nazewnictwo: Oferta oraz Załącznik nr 2 do Umowy występują zamiennie. Okres Pełnej Produkcyjnej Pracy Systemu Okres następujący automatycznie po spełnieniu określonych (poprawnej produkcyjnej pracy ZISZ) warunków: patrz również: Pełna Produkcyjna Praca Systemu. Oprogramowanie Komponenty ZISZ (ERP oraz ESOD) wraz z Oprogramowaniem Systemowym. Oprogramowanie Systemowe Systemy operacyjny, oprogramowanie bazodanowe, (oprogramowanie systemów operacyjnych, aplikacyjne oraz inne oprogramowanie niezbędne bazodanowe, aplikacyjne i narzędziowe) do prawidłowej instalacji oraz uruchomienia i funkcjonowania ZISZ (m. in. oprogramowanie służące do administracji i zarządzania sprzętem komputerowym, systemem operacyjnym i systemem zarządzania bazą danych, oprogramowanie komunikacyjne umożliwiające podłączenie stacji dostępowych do serwera bazy danych, wszelkie programy narzędziowe). Plan Komunikacyjny Dokument kontrolujący przepływ informacji pomiędzy członkami Komitetu Sterującego oraz pozostałymi osobami i podmiotami zaangażowanymi w prace nad wdrożeniem ZISZ. Plan Komunikacyjny w pierwotnej postaci nie wymaga Procedury Odbioru i staje się załącznikiem Dokumentu Inicjującego Projekt. Plan Komunikacyjny może być modyfikowany podczas realizacji Projektu na wniosek formalny, w ramach struktury Komitetu Sterującego. Dokument Planu Komunikacyjnego przygotowuje Zamawiający. Plan Wdrożenia Dokument powstały w wyniku Analizy Przedwdrożeniowej 12

Procedura Korekty Procedura Odbioru obejmujący plan, wdrożenia, konfiguracji i integracji ZISZ oraz innych środowisk o których mowa w SIWZ. Produkt zawierać będzie szczegółowy opis realizacji przez ZISZ wymagań określonych w Wymaganiach Funkcjonalnych wraz ze wskazaniem w tabeli Wymagań Funkcjonalnych miejsc w analizie, w których opisana jest realizacja poszczególnych funkcji. Plan Wdrożenia jest dokumentem w oparciu, o który będą prowadzone prace wdrożeniowe. Podlega Procedurze Odbioru, dokonywanej przez Komitet Sterujący. Plan Wdrożenia może podlegać korektom na podstawie uchwał Komitetu Sterującego. Dokument przygotowuje Wykonawca. Procedura dokonywana przez podmiot lub osobę tworzącą dany dokument lub zbiór dokumentów, po odrzuceniu ich przez Komitet Sterujący na podstawie decyzji Przewodniczącego Komitetu Sterującego. Procedura Korekty musi zostać zakończona w terminie 7 (siedmiu) Dni Roboczych od daty odrzucenia dokumentu lub zbioru dokumentów przez Komitet Sterujący. W przypadku Odbioru Etapu lub Odbioru Końcowego Procedurę Korekty uruchamia przedstawienie (dostarczenie o którym mowa w definicji Protokołu Rozbieżności) Wykonawcy Protokołu Rozbieżności. Procedura wykonywana przez Komitet Sterujący, związana z wydaniem uchwały przez ten podmiot, mającej na celu zaakceptowanie dokumentów wytworzonych podczas realizacji Projektu w obszarze wdrożenia ZISZ Procedura Odbioru uruchamia Procedurę Wydania Uchwały. W przypadku braku akceptacji dokumentów, w ramach Procedury Odbioru uruchamiany jest proces korekty (Procedura Korekty) / poprawy przedłożonych Komitetowi Sterującemu dokumentów. W przypadku Odbioru Etapu lub Odbioru 13

Końcowego Procedurę Korekty uruchamia przedstawienie (doręczenie o którym mowa w definicji Protokołu Rozbieżności) Wykonawcy Protokołu Rozbieżności. W ramach Procedury Odbioru wykonywane jest obowiązkowo następujące działanie: 1. przedłożeniu przez Menadżera Wdrożenia, Członka Komitetu Sterującego (lub inną upoważnioną przez Wykonawcę bądź Zamawiającego osobę) Komitetowi Sterującemu projektu dokumentu lub dokumentu finalnego (w tym wszelkiej dokumentacji). Procedura Wydania Uchwały Następnie w ramach Procedury Odbioru inicjowany jest proces Procedury Wydania Uchwały. Skierowanie dokumentu (lub zbioru dokumentów) do korekty uruchamia proces Procedury Korekty. Wydanie uchwały zakańcza Procedurę Odbioru. Procedura polegająca na poddaniu pod głosowanie w ramach Komitetu Sterującego wszelkich dokumentów (oraz wszelkich produktów) wytworzonych w Projekcie. Procedura Uchwały polega na: 1. zgłoszeniu przez Członka Komitetu Sterującego Wniosku Formalnego dotyczącego sprawy lub zbioru spraw związanego z merytoryczną częścią wdrożenia, 2. jawnym Głosowaniu Członków Komitetu Sterującego nad przedłożonym dokumentem, 3. wydaniu przez Przewodniczącego Komitetu Sterującego decyzji po przejściu procesu legislacyjnego (głosowania / głosowań), kierującej dokument 14

Pełna Produkcyjna Praca Systemu Podwykonawca (Podwykonawcy) Produkt do korekty, z uwzględnieniem zapisów w Załączniku nr 6 do Umowy; paragrafów 3 ust. 4, 5, 6 oraz 7 lub wydaniu przez Komitet Sterujący uchwały akceptującej dokument, z uwzględnieniem zapisów w Załączniku nr 6 do Umowy; paragrafów 3 ust. 4, 5, 6 oraz 7. Okres funkcjonowania ZISZ (wszystkich jego funkcjonalności - modułów - zgodnie z Umową oraz Harmonogramem Szczegółowym i wszelką dokumentacją zaakceptowaną przez Komitet Sterujący) z uwzględnieniem produkcyjnego przetwarzania wszystkich danych cyfrowych Zamawiającego objętych migracją z posiadanego przed wdrożeniem środowiska Simple System SQL, z uwzględnieniem procesów integracji środowiska ERP i ESOD według SIWZ i dokumentów zaakceptowanych przez Komitet Sterujący. Produkcyjna Praca Systemu realizowana jest w Środowisku Produkcyjnym. Produkcyjna Praca Systemu rozpoczyna się w momencie pozytywnego zakończenia Odbioru Końcowego i zaakceptowania przez Komitet Sterujący Dokumentu Odbioru Końcowego. Podmiot realizujący prace w ramach Zespołu Roboczego Wykonawcy. Za wszelkie działania Podwykonawców odpowiada wyłącznie Wykonawca. Rezultat dostawy lub usługi zrealizowanej przez Wykonawcę (np.: wszelka dokumentacja związana z obszarem systemu ERP, dokument Analizy Przedwdrożeniowej, dedykowane szkolenia, konfiguracja systemu ERP, rozszerzenia funkcjonalne systemu ERP) stanowiące integralną część Wdrożenia. 15

Projekt Całość prac realizowanych w ramach wdrażania ZISZ w Uniwersytecie Kazimierza Wielkiego. Projekt PO KL / Projekt PO KL (nr)/ Projekt Projekt Program rozwoju Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego pn. Program Rozwoju Uniwersytetu nr umowy: UDA-POKL-04.01.01-00-147/11-00, realizowanym Kazimierza Wielkiego w Uniwersytecie Kazimierza Wielkiego, w okresie od 01.09.2012 do 31.08.2014. Protokół Odbioru Oprogramowania (w tym Protokół odbioru licencji dla użytkowników ZISZ oraz protokół licencji) odbioru licencji dla systemów operacyjnych do zastosowań serwerowych oraz oprogramowania bazodanowego. Protokół podpisuje Zamawiający po dostarczeniu w / w przedmiotu przez Wykonawcę. Szablon dokumentu do wypełnienia dostarcza Wykonawcy Zamawiający. Podpisany przez obie Strony Protokół Odbioru Oprogramowania znajdować się będzie w zasobach Zamawiającego. Wykonawca otrzymuje kopię protokołu. Jeżeli Wykonawca nie przewiduje kosztów związanych z tymi pozycjami, powinien On powiadomić Zamawiającego na etapie SIWZ o tym fakcie, wpisując w Formularz Cenowym Oferty odpowiednią wartość - słownie nie przewiduję kosztu, zero zł. Dokument przygotowuje Zamawiający na podstawie informacji udzielonych przez Wykonawcę. Wraz z Protokołem Odbioru Oprogramowania Wykonawca dostarcza Zamawiającemu również Umowę Licencyjną. Protokół Odbioru Usługi Szkoleniowej Protokół odbioru, wykorzystywany do poświadczenia odbioru należycie wykonanej usługi szkoleniowej. Protokół przedkładany jest Zamawiającemu przez Wykonawcę, na szablonie dokumentu stworzonym przez Wykonawcę, celem akceptacji i podpisania przez Strony. Protokół musi zawierać informacje o ilości przeprowadzonych szkoleń, ich dokładnych 16

terminach, w zestawieniu z ilością godzin (szkoleń) przeprowadzonych faktycznie w danym dniu oraz dane dotyczące pełnej frekwencji uczestników. Kopię protokołu otrzymuje Wykonawca. Oryginał protokołu znajdować się będzie w zasobach Zamawiającego. Protokół Rozbieżności Protokół opracowany przez Zamawiającego i przedstawiony Wykonawcy. W przypadku odbioru Etapu lub Odbioru Końcowego dostarczenie o którym mowa w tej definicji Wykonawcy Protokołu Rozbieżności uruchamia Procedurę Korekty. Protokół Rozbieżności zostaje opracowany przez Zamawiającego maksymalnie w terminie 14 (czternastu) dni Roboczych i dostarczony Wykonawcy w formie elektronicznej (e-mail), z opcją elektronicznego potwierdzenia odbioru korespondencji oraz za pomocą standardowej korespondencji pocztowej (z potwierdzeniem odbioru). Za dzień dostarczenia Protokołu Rozbieżności przyjmuje się datę doręczenia korespondencji do siedziby Wykonawcy, lub w przypadku braku odbioru dokumentu przez Wykonawcę (stwierdzenie na podstawie dokumentu przesyłki, zgodnie z dokumentacją operatora pocztowego, bądź kuriera) datę wysłania do Wykonawcy przez Zamawiającego korespondencji elektronicznej (e-mail). Zamawiający nie musi dysponować elektronicznym potwierdzeniem odbioru wiadomości e-mail. Przewiduje się również osobiste wręczenie Protokołu Rozbieżności Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego, jeżeli Strony tak postanowią. Protokół Rozbieżności zostaje sporządzony w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. Przewodniczący Komitetu Sterującego Osoba, pełniąca funkcję prorektora w Uniwersytecie Kazimierza Wielkiego lub posiadająca pełnomocnictwo 17

do reprezentowania Zamawiającego w zakresie decyzji zarządu Zamawiającego, w obszarze realizacji projektu PO KL UDA-POKL.04.01.01-00-157 / 11; kierownik w / w projektu. Scenariusz Testowy / Scenariusze Testowe Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) Strategia Zarządzania Ryzykiem Zestaw przypadków testowych (opracowanych przez Wykonawcę w konsultacji z Zamawiającym) szczegółowo opisujących, jakie czynności, w jakiej kolejności i przy użyciu jakich danych należy wykonać w celu przetestowania poprawności działania zintegrowanych systemów w Projekcie oraz części systemu: wdrożonego ZISZ. Scenariusze opisują też oczekiwane wyniki działania środowiska w danej sytuacji oraz wyniki uzyskane podczas przeprowadzenia testów. Scenariusze muszą uwzględniać przejście danych przez konkretne procesy, zdiagnozowane w ramach Projektu. Scenariusze zostaną poddane walidacji oraz dopasowaniu na etapie uruchomienia środowiska testowego (II Etap według Harmonogramu Ramowego Umowy). Scenariusz testowy zostanie dostarczony Komitetowi Sterującemu wraz z dokumentacją Analizy Przedwdrożeniowej. Dokumentację (dla scenariuszy) przygotowuje Wykonawca. Ostatecznie opracowane przez Wykonawcę Scenariusze Testowe staną się załącznikiem funkcjonalnym wchodzącym w skład Dokumentu Odbioru Końcowego). Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia wraz z wszystkimi załącznikami do SIWZ, stanowiąca Załącznik nr 1 do Umowy. W niniejszej Umowie nazewnictwo: SIWZ oraz Załącznik nr 1 do Umowy występują zamiennie. Zbiór dokumentów wytwarzanych i aktualizowanych w procesie zarządzania ryzykiem (włącznie z rejestrem ryzyk), przez cały okres realizacji Umowy. Dokumentacja związana 18

z tym procesem akceptowana jest wyłącznie przez Przewodniczącego Komitetu Sterującego, po zasięgnięciu opinii Członków Komitetu Sterującego oraz Menadżerów Wdrożenia. Dokumentację przygotowuje Zamawiający oraz Wykonawca. Nadzór nad tym procesem przygotowując wszelkie wytyczne - sprawuje Członek Komitetu Sterującego - specjalista ds. ryzyka ze strony Zamawiającego. System ERP (Enterprise Resource Planning) Rozwiązanie systemowe Enterprise Resource Planning, którego opis znajduje się w SIWZ. Środowisko Produkcyjne Środowisko ZISZ obsługujące dane produkcyjne (zarówno dane nowe oraz dane zmigrowane z dotychczasowych rozwiązań) Zamawiającego. Środowisko Testowe Środowisko rozwiązań systemowych wdrażanych w Projekcie, służące do bezpiecznego uruchomienia zasobów produkcyjnych Zamawiającego. Środowisko to poddawane jest procesowi modelowania oraz testowania rozwiązań. Testy Wszelkie czynności celem, których jest sprawdzenie i potwierdzenie, czy przekazane przez Wykonawcę Produkty są zgodne z Załącznikiem nr 1 do Umowy i Analizą Przedwdrożeniową. Szczegółowy wykaz testów wraz z procedurą ich przeprowadzenia zostanie opracowany na etapie Analizy Przedwdrożeniowej. Umowa Niniejsza Umowa wraz z załącznikami. Ilekroć mowa jest o Umowie należy przez to rozumieć niniejszą Umowę wraz z jej wszystkimi załącznikami (Załączniki od 1 do 8). Umowa Licencyjna Umowa zawarta pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą, dotycząca udzielenia Zamawiającemu bezterminowych licencji 19

USOS (System USOS) Usterka Wada Wdrożenie Wykonawca (Wykonawcy) na korzystania z systemu ERP i ESOD (w ramach ZISZ) oraz pozostałego Oprogramowania przekazywanego w ramach Umowy. Umowę przygotowuje Wykonawca. Patrz również: Protokół Odbioru Oprogramowania. Uniwersytecki System Obsługi Studiów, wytworzony w ramach Międzyuniwersyteckiego Centrum Informatyzacji - MUCI, który znajduje się w zasobach Uczelni. Integrowany w ramach ZISZ w Projekcie. Wada, która nie może być zakwalifikowana, jako Awaria lub Błąd, powodująca zakłócenie pracy ZISZ spowodowane nie działaniem lub nienależytym działaniem ZISZ, mającym wpływ na jego funkcjonalność, natomiast nieograniczające zdolności operacyjnych ZISZ. Usterki oznaczają wszelkie odchylenia od dokumentacji ZISZ, które nie mają istotnego wpływu na jego funkcjonowanie lub utrzymanie i jego dalszy rozwój, niebędące Awariami, ani Błędami. Jest to każda nieprawidłowość w działaniu części lub całości ZISZ rozumiana jako niezgodność z Umową, Analizą Przedwdrożeniową i Dokumentacją (w tym określoną przez Wykonawcę dokumentacją systemu). Wady dzielą się na Awarie, Błędy, Usterki. Całokształt prac podjętych przez Wykonawcę w celu samodzielnej eksploatacji ZISZ przez pracowników Zamawiającego, zakończone Odbiorem Końcowym. Podmiot związany niniejszą Umową. W przypadku konsorcjum Wykonawców niezbędne jest wymienienie w Ofercie wszystkich członków konsorcjum oraz wskazanie lidera konsorcjum Wykonawcy głównego, zwanego w treści Umowy 20

Wymagania Funkcjonalne Zespoły Robocze (Zespoły Realizujące Wdrożenie) Zgłoszenie Serwisowe ZISZ (System / Systemy [ w kontekście wdrażanych rozwiązań w projekcie]) Wykonawcą. Wszystkie zapisy niniejszej Umowy odnoszą się zarówno do lidera konsorcjum jak i pozostałych Wykonawców wchodzących w skład konsorcjum. Wymagania do ZISZ zawarte w Załączniku nr 1 do Umowy, stanowiące główne kryterium odbioru prac określonych Umową. Przewiduje się powołanie dwóch Zespołów Roboczych, którymi zarządzać będą Menadżerowie. Przewiduje się zespół Wykonawcy oraz Zamawiającego, biorące udział w realizacji prac w ramach Projekcie. Zespoły komunikują się między sobą, w celu wymiany bieżących informacji, z zakresu kompetencji każdego z Zespołów. Kompetencje obu Zespołów zostały określone w SIWZ. Zespół Roboczy Wykonawcy realizuje wdrożenie zgodnie z wszystkimi zapisami SIWZ i decyzji oraz uchwał Komitetu Sterującego. Zgłoszenie do Wykonawcy lub przedstawiciela Wykonawcy według polityki serwisowej Wykonawcy - wystąpienia Wad (w tym Usterek, Błędów oraz Awarii) dokonane przez Zamawiającego. Zintegrowany Informatyczny system zarządzania, wdrażany w ramach projektu PO KL UDA-POKL.04.01.01-00-157 / 11, pn. Program Rozwoju Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego. Na system ten składa się wdrożenie, które realizowane jest w ramach niniejszej Umowy rozwiązania Enterprise Resource Planning - ERP oraz ESOD i integracja tych systemów między sobą wraz z integracją (w zakresie opisanym w SIWZ) z posiadanym przez Zamawiającego Uniwersyteckim Systemem Obsługi Toku Studiów USOS, rozwiązaniem LDAP oraz pocztą 21

e-mail UKW. 22

2 Przedmiot Umowy 1. Przedmiotem Umowy jest: 1 Wykonanie Analizy Przedwdrożeniowej oraz przygotowanie i dostarczenie Dokumentacji Projektowej oraz Dokumentacji Powykonawczej ZISZ (w tym dokumentacji wszelkich wykonanych prac w ramach Umowy). 2 Wdrożenie wraz z integracją w ramach Zintegrowanego Informatycznego Systemu Zarządzania środowiska ERP oraz ESOD zgodnie z SIWZ, niniejszą Umową oraz Analizą Przedwdrożeniową i wszelkimi decyzjami oraz uchwałami Komitetu Sterującego. 3 Dostawa i wdrożenie w ramach systemu ZISZ modułów (rozwiązań) w następujących obszarach funkcjonalnych na podstawie wykonanej Analizy Przedwdrożeniowej oraz Dokumentacji Projektowej i SIWZ: 1 Finanse i Księgowość, 2 Budżetowanie 3 Kadry i Płace (w tym epit), 4 Majątek Trwały, 5 Obrót Towarowy/Gospodarka Magazynowa, 6 Ewidencja Sprzedaży, 7 Ewidencja Zakupu, 8 Zarządzanie Projektami, 9 Analizy (Raportowanie / Controling system Business Intelligence [BI]), 10 Elektroniczny obieg dokumentów (Elektroniczny System Obiegu Dokumentów - ESOD). 4 Wykonanie wszelkich niezbędnych czynności mających na celu wdrożenie, konfigurację, integrację wszystkich obszarów funkcjonalnych ZISZ łącznie z migracją danych z obecnie wykorzystywanego przez Zamawiającego systemu Simple System SQL oraz integrację danych z innymi systemami wskazanymi w SIWZ i uruchomienie produkcyjne ZISZ (Pełna Produkcyjna Praca Systemu) poprzedzone Testami, przy szczególnym uwzględnieniu następujących systemów informatycznych, zgodnie z SIWZ: 23

1 w zakresie migracji: system ERP Simple System SQL oparty o bazę Microsoft SQL zawierający uruchomione moduły: 1 Środki Trwałe, 2 Rejestr Zakupów, 3 Obsługa kas, 4 Finanse i Księgowość (wraz z Biblioteką Funkcji dla Excela), 5 Przelewy, 6 Dekrety tekstowe, 7 Sprzedaż, 8 Gospodarka Magazynowa, 9 Kadry, 10 Obsługa ubezpieczeń, 11 Dekrety tekstowe, 12 Podatek Dochodowy, 13 Płace, 2 w zakresie integracji: usługi katalogowe LDAP (OpenLDAP / SUN/ORACLE Directory Server); szczegółowy zakres integracji ustalony zostanie przez Strony na etapie Analizy Przedwdrożeniowej. Wykonawca musi mieć na uwadze wzgląd polityki Zamawiającego, która stanowi o używaniu jednego loginu oraz hasła w obrębie systemów informatycznych Zamawiającego, 3 w zakresie integracji: systemy komunikacyjne poczta e-mail UKW (zakres integracji dotyczy powiadomień z uwzględnieniem infrastruktury obszaru Business Intelligence wdrażanego systemu ERP; szczegółowy zakres integracji ustalony zostanie przez Strony na etapie Analizy Przedwdrożeniowej). 4 w zakresie integracji: system dziekanatowy USOS (Uniwersytecki System Obsługi Studiów, wytworzony w ramach Międzyuniwersyteckiego Centrum Informatyzacji MUCI), oparty o bazę ORACLE, działający w zasobach Zamawiającego; szczegółowy zakres integracji ustalony zostanie przez Strony na etapie Analizy Przedwdrożeniowej, 5 w zakresie integracji: system ERP z ESOD, w zakresie wymaganych przez Zamawiającego w SIWZ do implementacji przez Wykonawcę procesów (w tym procesów i wszelkich 24

ustaleń zdiagnozowanych na podstawie Analizy Przedwdrożeniowej). 5 Objęcie usługą Gwarancji przedmiotu Umowy w okresie 24 miesięcy od następnego dnia po dacie podpisania Protokołu Odbioru Końcowego na zasadach opisanych w 1 (zakres definicji) oraz 8. 6 Zaplanowanie, przygotowanie, zorganizowanie i przeprowadzenie dedykowanych szkoleń dla administratorów i użytkowników (w tym kadry kierowniczej Zamawiającego) z zakresu obsługi i funkcjonowania ZISZ, zgodnie z zapisami SIWZ. 2. Realizacja przedmiotu Umowy nastąpi poprzez: 1 przygotowanie i przedstawienie na pierwszym posiedzeniu Komitetu Sterującego Dokumentu Inicjującego Projekt (DIP), zawierającego między innymi: 1 ogólny plan koncepcji wdrożenia, z nastawieniem na możliwe do zdiagnozowania ryzyka w obszarze zadań w ramach SIWZ oaz Umowy, zarys Harmonogramu Szczegółowego Wdrożenia. 2 Strategię Zarządzania Ryzykiem (dokument zostaje dostarczony Wykonawcy przez Zamawiającego). 3 Plan Komunikacyjny (dokument zostaje dostarczony Wykonawcy przez Zamawiającego). 2 Dostawę wszelkich licencji Oprogramowania niezbędnych do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania ZISZ ze szczególnym uwzględnieniem ERP oraz ESOD w ramach ZISZ i Oprogramowania Systemowego, w szczególności: 1 oprogramowania systemów operacyjnych, 2 oprogramowania aplikacyjnego, 3 oprogramowania bazodanowego, 4 oprogramowania narzędziowego. 3 Instalację, konfigurację powyższego oprogramowania oraz wszelkich komponentów infrastruktury technicznej niezbędnych do poprawnej pracy systemu ZISZ (z wyłączeniem infrastruktury serwerowej i sieciowej). 4 Przeprowadzenie Analizy Przedwdrożeniowej. 5 Wykonanie i systematyczne dostarczanie Dokumentacji Projektowej: Dokumentacji Wdrożenia, 25

Dokumentacji Zarządczej oraz Dokumentacji Powykonawczej w obszarze ZISZ w tym wszelkiej dokumentacji rozwiązań integracji ZISZ z pozostałymi systemami wymienionymi w 2 ust.1 pkt 4, wraz z wszystkimi podpunktami. 3. ZISZ będzie spełniać wymagania określone w Załączniku nr 1 do Umowy i będzie pozwalał na realizację procesów Zamawiającego określonych w tymże załączniku oraz procesów zdiagnozowanych / przemodelowanych podczas Analizy Przedwdrożeniowej. 4. Wykonany przedmiot Umowy będzie zgodny z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa oraz będzie posiadał funkcjonalności właściwe dla stanu prawnego obowiązującego w poszczególnych okresach historycznych, a w szczególności z: 1 Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz.U. z 2010 r., nr 113 poz. 759 ze zm.); 2 Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. - o ochronie danych osobowych (j.t. Dz. U. z 2002 r., nr 101, poz. 926, ze zm.); 3 Ustawą z dnia 29 września 1994 r. - o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2009 r., nr 152, poz. 1223 ze zm.); 4 Ustawą z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.); 5 Ustawą z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t.dz.u. z 2011 r., nr 74, poz. 397 ze zm.);ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku dochodowym od towarów i usług (j.t. Dz.U. z 2011 r., nr 177, poz. 1054 ze zm.); 6 Ustawą z dnia 27 lipca 2005 r. prawo o szkolnictwie wyższym (j.t. Dz.U.z 2012 r., poz.572 ze zm.); 7 Ustawą z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2009 r., nr 205 poz. 1585 ze zm.); 8 Ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157. poz.1240 ze zm.); 9 Ustawą z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64 poz. 565 ze zm.); 10 Ustawą z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz.U. nr 96 poz. 615 ze zm.); 11 Ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2000 r., nr 98 poz. 1071 ze zm.); 12 Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (j.t. Dz.U. z 2011 26

r., nr 123 poz. 698 ze zm.); 13 Ustawą z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz. 1450 ze zm.); 14 Ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198 ze zm.); 15 Ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. nr 144 poz. 1204 ze zm.). 5. Wykonawca zobowiązuje się, do terminowego zrealizowania Odbiorów Etapów dla poszczególnych obszarów funkcjonalnych ZISZ według Harmonogramu Ramowego Umowy. 6. Wykonawca zobowiązuje się wykonać wszystkie prace będące przedmiotem Umowy i jej załączników, z zachowaniem szczególnej staranności oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawami, normami i standardami technicznymi, zgodnie z Harmonogramem Ramowym Umowy. 7. Z chwilą zakończenia Wdrożenia Wykonawca przekaże Zamawiającemu kod źródłowy ZISZ (ERP oraz ESOD) oraz dokumentację z nim związaną w celu złożenia go w depozycie. Zamawiający przewiduje nieodpłatne złożenie kodu źródłowego w depozycie Wykonawcy z udzieleniem Zamawiającemu pełnego pełnomocnictwa do skorzystania z tego kodu, wyłącznie w przypadku wystąpienia sytuacji opisanej w ustępie 8 niniejszego paragrafu. 8. Zamawiający będzie miał prawo do skorzystania z kodu źródłowego oraz wszelkiej dokumentacji z nim związanej jedynie w przypadku upadłości Wykonawcy lub oficjalnej rezygnacji Wykonawcy z rozwoju dostarczonego Produktu, przed upływem terminu 3 (trzech) lat od daty zakończenia Gwarancji. Przez upadłość Wykonawcy rozumie się taki stan prawny, w którym prawo do rozwijania wdrożonego w ramach niniejszej umowy Oprogramowania nie zostaje przejęte przez podmioty trzecie. 9. Wykonawca przeniesie na rzecz Zamawiającego majątkowe prawa autorskie na wszelkich znanych polach eksploatacji do wszelkich modyfikacji i rozszerzeń w obrębie ZISZ zrealizowanych w trakcie Projektu. Przeniesienie majątkowych praw autorskich nastąpi z chwilą z chwilą podpisania przez Strony Dokumentu Odbioru Końcowego. Wynagrodzenie z tytułu przeniesienia majątkowych praw autorskich jest zawarte w wynagrodzeniu będącym całkowitą ceną brutto oferty. 27

3 Analiza Przedwdrożeniowa i konsultacje przedwdrożeniowe 1. Wykonawca przeprowadzi Analizę Przedwdrożeniową zakończoną Dokumentem Analizy Przedwdrożeniowej, w której skład będą wchodzić między innymi: 1 Plan Wdrożenia, szczegółowe uzgodnienia dotyczące: 1 zakresu i sposobu migracji danych z systemów obecnie eksploatowanych przez Zamawiającego do Systemu ERP, 2 zakresu i sposobu integracji Systemu ERP z innymi systemami mającymi wejść w skład ZISZ według postanowień niniejszej Umowy oraz SIWZ; 2 Harmonogram Szczegółowy Wdrożenia opracowany na podstawie Harmonogramu Ramowego Umowy, 3 szczegółowy opis wykonania przez ZISZ funkcji określonych w Wymaganiach Funkcjonalnych SIWZ (Załącznik nr 1 do Umowy), 4 analiza Wymagań Funkcjonalnych oraz dokumentacji eksploatowanego systemu, dostępnej u Zamawiającego, 5 koncepcja dopasowania do nowych modułów i funkcjonalności ZISZ, na podstawie dostarczonej listy wymaganych procesów, według SIWZ oraz Analizy Przedwdrożeniowej, 6 opracowanie koncepcji, konfiguracji oraz dostosowania funkcjonalności w stosunku do systemu Simple System SQL, będącego w zasobach Zamawiającego, 7 założenia konfiguracji i parametryzacji systemu ZISZ, 8 wykaz oraz harmonogram wykonania niezbędnych prac programistycznych, 9 plan szkoleń, 10 audyt przedwdrożeniowy środowiska technicznego oraz funkcjonalnego w ramach struktury funkcjonowania ZISZ i struktury funkcjonalnej Zamawiającego, 11 model integracji systemów w ramach ZIS, 12 Scenariusze Testowe, 13 diagnoza oraz identyfikacja przewidzianych do wytworzenia Produktów. 10. Wykonawca przekaże Zamawiającemu Analizę Przedwdrożeniową w formie pisemnej 28

i elektronicznej (.pdf,.doc /.docx), a ponadto przedstawi jej ustalenia w formie prezentacji w siedzibie Zamawiającego, niezależnie od terminu posiedzenia Komitetu Sterującego. Zamawiający dopuszcza, by czynność ta odbyła się na posiedzeniu Komitetu Sterującego. 11. Zatwierdzenie przez Komitet Sterujący dokumentów: Analizy Przedwdrożeniowej, Harmonogramu Szczegółowego Wdrożenia, Planu Wdrożenia i wszelkich innych dokumentów powstałych w tym procesie (o których mowa jest w 1 zakres definicji) Dokumentacją Projektową jest podstawą do rozpoczęcia kolejnych prac zaplanowanych w Projekcie. Dokumenty te podlegają Procedurze Odbioru. 12. Zamawiający przeprowadzi Procedurę Odbioru Analizy Przedwdrożeniowej nie później, niż 14 (czternaście) Dni Roboczych od dnia jej przedłożenia w formie pisemnej, elektronicznej i przeprowadzonej przez Wykonawcę prezentacji. 13. Wykonawca może odmówić wprowadzenia zmian do dokumentów Analizy Przedwdrożeniowej oraz Planu Wdrożenia jedynie w przypadku, gdy wprowadzenie zmian będzie miało negatywny wpływ na funkcjonowanie ZISZ - Wykonawca jest w stanie udowodnić za pomocą testów / innych wiarygodnych źródeł taki fakt. 14. Odmowa wprowadzenia zmian przez Wykonawcę wymaga szczegółowego uzasadnienia w formie pisemnej i przedstawienia tego uzasadnienia Zamawiającemu. 15. Zapisy zawarte w dokumentach Analizy Przedwdrożeniowej, Planu Wdrożenia, Harmonogramie Szczegółowym Wdrożenia w żadnym wypadku nie zwalniają Wykonawcy z obowiązku realizacji wszystkich prac i zobowiązań objętych Ofertą i określonych w Umowie. 16. Zakres Analizy Przedwdrożeniowej może ulec rozszerzeniu, jeżeli Strony tak postanowią i udokumentują ten fakt pisemnie na posiedzeniu Komitetu Sterującego. 29

4 Wdrożenie i konfiguracja systemu ZISZ 1. Wykonawca zgodnie z opracowanym na etapie Analizy Przedwdrożeniowej Planem Wdrożenia oraz pozostałą wytworzoną dostępną na daną chwilę Dokumentacją Projektową dokona instalacji, wdrożenia i konfiguracji systemu ZISZ. Działania te obejmą obszary funkcjonalne opisane w 2. 2. Wykonawca zgodnie z Planem Wdrożenia dokona integracji wszystkich obszarów funkcjonalnych ZISZ. 3. Wykonawca, zgodnie z opracowanym na etapie Analizy Przedwdrożeniowej Planem Wdrożenia, dokona konfiguracji i wdrożenia koniecznych rozszerzeń ZISZ, które są niezbędne do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania systemu ZISZ. 4. Oddany do eksploatacji przez Wykonawcę ZISZ będzie realizować wszelkie wymagania określone w Załączniku nr 1 do Umowy oraz w dokumencie Analizy Przedwdrożeniowej. 5. Testy, w tym testy integracji oraz sprawdzenia przejść danych pod kątem Scenariuszy Testowych będą poprzedzały Odbiór Etapów. 6. Scenariusze Testowe na podstawie których realizowane będą Testy, zostaną opracowane przez Zamawiającego przy współpracy z Wykonawcą na etapie Analizy Przedwdrożeniowej. Zamawiający przy współpracy z Wykonawcą przewiduje możliwość wprowadzanie zmian w Scenariuszach Testowych. 7. Testy przeprowadzone zostaną przez Wykonawcę przy pełnej obecności Zamawiającego. 8. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w działaniu ZISZ podczas Testów Wykonawca zobowiązany jest stwierdzone nieprawidłowości usunąć i powtórzyć procedurę Testów. 9. Podstawą do zgłoszenia przez Wykonawcę danego Produktu do Odbioru jest pozytywne zakończenie Testów. Wraz ze zgłoszeniem Wykonawca przekazuje Zamawiającemu wyniki przeprowadzonych Testów w formie pisemnej i elektronicznej (pliki.docx oraz.pdf). 10. Zamawiający ma prawo przeprowadzić własne, niezależne testy, także korzystając z pomocy firm lub osób trzecich, nie ujawniając przy tym informacji poufnych Wykonawcy. Testy te wykonywane są na koszt Zmawiającego oraz nie mogą wpływać na opóźnienia prac realizowanych przez Wykonawcę. Wykonawca ma obowiązek przedstawić zamawiającemu zakres informacji poufnych, dotyczący wyłącznie kodu źródłowego dostarczanego Oprogramowania. 30

5 Integracja w obszarze ZISZ i migracja danych 1. Wykonawca dokona migracji danych z eksploatowanego dotychczas przez Zamawiającego systemu do ZISZ. Zakres migracji wynika z Załącznika nr 1 do Umowy oraz przeprowadzonej Analizy Przedwdrożeniowej. 2. Wykonawca jest zobowiązany poprawić wszystkie błędy wynikające ze źle przeprowadzonej migracji danych. 3. Wykonawca dokona integracji ZISZ z eksploatowanymi przez Zamawiającego systemami informatycznymi, zgodnie z SIWZ oraz zapisami niniejszej Umowy. 4. Migracja danych oraz integracja ZISZ z innymi systemami informatycznymi Zamawiającego, o których mowa w SIWZ oraz niniejszej Umowie, zostanie zrealizowana zgodnie z ustaleniami Analizy Przedwdrożeniowej. 31

6 Szkolenia użytkowników i administratorów ZISZ 1. Podczas Analizy Przedwdrożeniowej Wykonawca przygotuje ogólny konspekt szkoleń. Wykonawca przeprowadzi szkolenia w siedzibie Zamawiającego, zgodnie z zapisami SIWZ oraz ustaleniami z Zamawiającym trakcie realizacji Umowy. 2. Szkolenia obejmą liczbę uczestników zgodnie z tabelą; szczegółowy opis szkoleń został zawarty w SIWZ: Obszar funkcjonalny Liczba użytkowników Liczba administratorów ERP 40 6 ESOD 150 6 Raportowania i budżetowania (controlingu) 15 (wyłącznie kadra zarządzająca) 6 3. Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia wymienionych w SIWZ szkoleń oraz zapewni wykwalifikowaną kadrę wykładowców, gwarantujących odpowiedni poziom przeszkolenia i umiejętności koniecznych do sprawnego posługiwania się ZISZ przez użytkowników Zamawiającego. 4. Wykonawca, w porozumieniu z Zamawiającym przedstawi do zatwierdzenia szczegółowy konspekt szkoleń, zgodnie z treścią zapisów SIWZ. 5. Szkolenia odbędą się w siedzibie Zamawiającego. 6. Metodę weryfikacji efektywności szkoleń, która będzie podstawą do wydania certyfikatu ukończenia szkolenia Strony ustalą na etapie Analizy Przedwdrożeniowej. 7. Wykonawca opracuje i dostarczy materiały szkoleniowe dla uczestników poszczególnych szkoleń w formie papierowej i elektronicznej (w formacie.docx i.pdf). Materiały zostaną opracowane w języku polskim. 8. Wykonawca będzie zobowiązany do uaktualnienia i dostarczenia nowych wersji materiałów szkoleniowych uwzględniających w przypadku każdej zmiany, która nastąpi w okresie objętym 32

Gwarancją. 9. Wykonawca przygotuje listy obecności dla uczestników szkoleń i przekaże je po przeprowadzeniu szkoleń Zamawiającemu. 10. Szkolenia zostają uznane przez Zamawiającego za poprawnie przeprowadzone, po podpisaniu Protokołu Odbioru Usługi Szkoleniowej. 33

7 Dokumentacja Projektowa oraz Dokumentacja Powykonawcza 1. Dokumentacja Projektowa oraz Dokumentacja Powykonawcza, o której mowa w 1(zakres definicji) i 2 będą składały się w szczególności z następujących dokumentów: 1 instrukcje użytkownika, 2 instrukcje administratora z uwzględnieniem instrukcji konfiguracji ZISZ, 3 dokumentację rozszerzeń ZISZ, 4 wszelką dokumentację, o której mowa w 1, w zakresie definicji. 2. Wykonawca zobowiązany jest do przekazywania w formie pisemnej i elektronicznej w formatach.docx i.pdf opracowanej Dokumentacji Projektowej i Powykonawczej, którą powinien przygotować na podstawie zapisów SIWZ i Umowy, decyzji i uchwał Komitetu Sterującego oraz wszelkich innych przewidzianych na podstawie tych decyzji uchwał postępowań. 3. Zamawiający ma prawo udostępnić Dokumentację Projektową i Powykonawcza w sieci wewnętrznej Zamawiającego na stanowiskach związanych z użytkowaniem Oprogramowania w ramach ZISZ. 4. Zamawiający ma prawo sporządzić dowolną liczbę kopii Dokumentacji Projektowej i Powykonawczej poszczególnych obszarów funkcjonalnych ZISZ. 5. Po przekazaniu w okresie objętym Gwarancją nowej wersji ZISZ lub jego modyfikacji Wykonawca jest zobowiązany do przekazania zaktualizowanej wybranej (dotyczącej zaistniałych zmian) Dokumentacji Projektowej i Dokumentacji Powykonawczej uwzględniającej wprowadzone zmiany. 6. Dokumentacja Projektowa i Dokumentacja Powykonawcza podlega Procedurze Odbioru. 34

8 Gwarancja 1. Wykonawca udziela Zamawiającemu Gwarancji na okres 24 miesięcy liczonych od momentu startu Pełnej Produkcyjnej Pracy Systemu. 2. W okresie Gwarancji Wykonawca będzie świadczył usługi obejmujące w szczególności: 1 zapewnienia poprawnego działania Oprogramowania i usuwania Wad ZISZ - Usterek, Błędów i Awarii, 2 dostarczania Zamawiającemu nowych wersji ZISZ bez dodatkowych opłat dla Wykonawcy z tego tytułu, 3 stałego audytu nad ZISZ w zakresie jego zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz przygotowanie nowych wersji ZISZ w przypadku zmiany lub wprowadzenia nowych przepisów prawnych, aktualizacje muszą być dostarczone i wdrożone u Zamawiającego w okresie poprzedzającym wejście w życie tych przepisów, 4 uaktualnienia (tzw. update) ZISZ do każdej jego nowej wersji bez dodatkowych opłat Wykonawcy z tego tytułu uwzględniając aktualizację oprogramowania użytkowników w tym: systemów operacyjnych i przeglądarek internetowych, 5 możliwość korzystania z konsultacji telefonicznych, 6 konsultacji Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego (z wyłączeniem konsultacji drogą elektroniczną lub telefoniczną) w wymiarze 6 (sześciu) godzin w miesiącu; niewykorzystany w danym miesiącu limit godzin może być wykorzystany w ciągu kolejnych miesięcy trwania Gwarancji; podany wymiar godzin nie obejmuje procedury usuwania Wad w ramach Naprawy, 7 pomoc w diagnostyce problemów związanych z działaniem ZISZ, 8 zdalny serwis możliwość wykonywania za pośrednictwem bezpiecznego połączenia internetowego (Virtual Private Network VPN) Naprawy ZISZ bezpośrednio po ustaleniu przyczyny. 3. Każda nowa wersja ZISZ dostarczonego Zamawiającemu musi zawierać udokumentowany opis zmian funkcjonalności w porównaniu z wersją poprzednią. 4. Wykonawca zobowiązuje się do wdrożenia aktualizacji lub nowych wersji ZISZ u Zamawiającego w sposób niezakłócający bieżącego użytkowania ZISZ. 35